Referat af formandsmøde d. 22. januar 2019 i Sct. Mortens Sognegård

Transkript

1 Deltagere: Line Hansen (Kvislemark-Fyrendal-Førslev), Anne Ladefoged (Sct. Mortens), Poul Sandberg (Herlufsholm, PU), Gustav Nielsen (Skt. Jørgens), Ib Rugbjerg Nygaard (Vallensved), Birgit Lund Terp (PU), Jan Kinnberg (PU), Grethe Andersen (Fensmark), Claus de Neergaard (Skelby-Gunderslev), Niels Hansen (Rislev), Erling Johansson (Snesere), Mogens Kessel (PU), Ove Jensen (Herlufmagle), Palle Brushøj (Fodby), Pernille Roug (Næstelsø-Mogenstrup), Lene Cortz (Sct. Peders), Leif Hansen (PU), Bonnie Ludvigsen (Vejlø), Merete Larsen (Rønnebæk), Karin Schmidt (Toksværd-Holme Olstrup), Ole Kert (Fuglebjerg-Tystrup- Haldagerlille), Ingrid Rosengren (PU), Benny Lykkegaard (provstikonsulent), Holger Hansen (PU), Anna Helleberg Kluge (provst og PU). Referent: Anita Bahn Ring Dagens ord ved Anna Kluge 1. Opfølgning på visionsmøder Status v/anna Kluge a. Hvor langt er vi nået? På 2 måneder er PU nået rundt til alle MR. PU har samlet indtryk i en arbejdstegning som et hjul med nav. Visionsarbejdet er en proces. På møderne gik det op for PU, at MR gerne ville være en del af noget større. Man har ikke meldt sig som menighedsrådsmedlemmer fordi de ville lære om f.eks. barselsorlov og organistvikarer. I provstiet er begyndende samarbejder om f.eks. regnskabskontor og kalkning. Ud over det er der behov for hjælp til: Forvaltning Økonomi Drift HR Ledelse Kommunikation Udvikling På forvaltning og økonomi bruger PU ca. 2/3 af arbejdstiden, drømmen er at bruge meget mere tid på udvikling og kirkeliv. De største problemer er der hvor der er for lidt ledelse. Hvordan får vi så løftet de opgaver. Bonnie, Vejlø: Når du taler om ledelse, er det så MR du taler om? Anna: MR har ledelse over de ansatte. Det vil være godt, at have fokus på hvordan vi leder overalt i provstiet. Side 1 af 10

2 Præsterne er ledere overfor menigheden. Provsten leder præsterne. Biskoppen er provstens leder. Vi må prøve at sætte retning for hvordan vi alle sammen leder. Anna tegning af visionshjul fra mødet: Gustav, Skt. Jørgens: Hjulet er rigtigt og ser godt ud. Hvordan går vi fra navet til drift? Anna: Vi har nogle tanker, men ikke hele løsningen. På driften er det hovedsageligt MR der skal i gang. Provstiet kan etablere netværk og skabe rum for at MR kan få glæde af hinandens kompetencer og erfaringer. Udvikling: Det kunne være inspirationsdage og projekt basen. Birgit, PU: Det kunne også være de folk der sidder her, der kommer med gode historier og udveksler det. Anna: Med et helhedssyn kan vi undgå, at fægte lidt til højre og venstre. Benny Lykkegaard: Der er mange forskellige måder at gøre tingene på. F.eks. på kirkegårdsområdet. Hvad er best practise. Jeg laver forsøg på hvordan man laver opmåling og plejeplaner til kirkegårde. Det skal ende med at blive til virkelighed. Best practise findes. Side 2 af 10

3 Anna: I bykirkerne er der f.eks. problemer med psykisk syge der dukker op til gudstjenester og er truende. Der er indkaldt til møde, og det viser sig at Holsted har haft en hel dag om hvordan man håndterer det. Skt. Jørgens kender til hvordan man får fat i politiets vejledning osv. Et eksempel på at når man gør noget sammen, så er der stor viden. b. Projekt kirkeudvikling 2. Tanker fra præstekonvent Anna har haft samtaler enkeltvis med alle præsterne. De har travlt og er ofte ensomme i deres arbejde. De er blevet spurgt: Hvad er det de gerne vil have fra provsten og omvendt. Der er brugt nogle konventer på forventningsafstemning. Hvad må man evaluere på? Man er tydelige overfor hinanden, hvornår er vi så det? Og hvad mener man? Jeg er tydelig i: Mine forventninger Min kommunikation Mine holdninger Jeg er ordentlig, når jeg: Giver alle den samme korrekte sagsbehandling Taler pænt Har styr på aftaler og arrangementer Er forberedt Jeg er ansvarlig, når jeg: Er løsningsorienteret Giver relevante oplysninger til dem, jeg arbejder sammen med Reagerer på det, jeg ser og hører Er bevidst om min egen rolle Jeg viser mig engageret, når jeg: Tager initiativ Udtrykker arbejdsglæde Støtter andres ideer Gør mig umage Side 3 af 10

4 Jeg er en hyrde (leder), når jeg: Støtter dem, der for tiden har det svært Sætter tro på dagsordenen Samler i fællesskab Er visionær og sætter retning Vi har brug for at få sat noget i gang med præsternes ferie- fri ordning, så vi opnår større fleksibilitet, og der er tid til andre spændende opgaver. Der arbejdes på at få nogle ferieteams for præsterne, så der er flere til at bære/dække en evt. sygemelding. Forhåbentlig bliver det godt og vil betyde at vi kommer til at se nogle glade præster. Og at de præstemøder, hvor man 2 gange om året aftaler ferie, vil resultere i andre netværksfællesskaber. Lene, Sct. Peder: betyder det, at vi risikerer at få en 3. præst? Ja, i spidssituationer. Palle: Det er spændende, at der engang imellem kommer en anden præst. Tegningen som kan ses i præsentationsmaterialet er fremlagt for præsterne som et forslag. Er det smart at man sætter by og landsogn sammen i stedet for? Stemningen var lidt, at man vælger det fordi bypræster har rigeligt med præster om søndagen, men mangler hjælp i hverdagen til handlinger. Der er allerede nu igangsat et pilotprojekt i Tyvelse, Glumsø, Skelby- Gunderslev, Herlufmagle Pastorat med deltagelse af de 3½ sognepræster. Anna: I første omgang gælder det ferie-fri, men det kan blive til meget mere, hvis præsterne har lyst til det. Der er rigtig mange ressourcer hos præsterne, og der er mange der kan flere forskellige ting. Som noget nyt mødes præsterne en gang måneden i en 1 time fra 8-9. En kollega laver en faglig oplæg på ca. 15 min. og derefter drøftes det. Det er et Side 4 af 10

5 tjenstligt møde. Man gør sig umage når man skal fremlægge noget for sine kolleger. Lene: Det er spændende, men er lidt modstander af at der kommer fremmede præster og at MR ikke bliver hørt. Gustav: Det bør kunne evalueres? Anna: Det testes i et års tid, og så evalueres det også med MR. 2. Projekt Kirkeudvikling Næste projekt koster lidt penge. I har allerede på budgetsamråd været med til at bevilge kr i 2019 til projektet. Projektet går ud på, hvordan vi laver kirke for passive medlemmer? Hvordan gør man det, så det kommer hele provstiet til gavn. Det skal ikke være et projekt - et sted - i et sogn. I Australien, når man skal holde styr på sin fåreflok, kan man ikke hegne arealet ind. Hvad gør man så? Man laver en brønd med vand, og et godt græsningsareal. Og på et eller andet tidspunkt kommer fårene tilbage for at få næring. Hvor kan man få god næring i provstiet? Under Stiftsrådets underudvalg er Kirke på vej. Her samles nogle mennesker der starter med at lytte. Når vi har lyttet, så handler vi på det vi har hørt. Som alene ildsjæl bliver man hurtig træt. Tanken er, at med Østre Kapelvej 10 som fysisk rum, mødes vi, dem der har lyst, præster og frivillige. Hver onsdag kl. 10 og en gang om måneden onsdag aften. Vi drøfter, får støtte, udfordring, fællesskab og så videre. Ikke teologer får den nødvendige viden til at kunne lave kirkelige projekter. Det er et frivillighedsprojekt for alle både præster og lægfolk, der meget gerne må være med. Det er en måde at drive mission lokalt og bliver meget spændende at se hvad der kan komme ud af det. Der bliver også et uddannelsesforløb for interesserede. Side 5 af 10

6 Vi skal blive ved med at have gudstjenester som vi altid har gjort, men også give plads til eksperimenter. I skal få øje på de ildsjæle der findes rundt omkring og sende dem til basen på Østre kapelvej. Ib, Vallensved: Henter man også inspiration udefra? Hvad har faktisk virket andre steder. Anna: Ja og vi kan også lave inspirationsdage sammen med Kirke på vej. For de bevilgede kr får vi to mennesker hver onsdag, og vi kan trække på andre. Bonnie, Vejlø: Er det ikke en stor udfordring, at få folk til at indse at de mangler vandet? Anna: Nogen siger, at det netop er folkekirkens problem, at den tilbyder frelse, men næsten ingen mener, at de har brug for det. Anna: Først skal vi finde ud af hvad der er brug for. Det er første del af arbejdet. Ingrid: Som præster, MR og frivillige kan vi mødes og øve os i at bede osv. Palle: Når vi holder fællesspisning i Fodby kan der samles 80 mennesker, men når der foregår noget i kirken, kommer de altså ikke i samme antal. Anna: Den største udfordring for mig er, at få kommunikeret ud til jer, hvad der foregår og hvor langt er vi nået. Anita: På sigt kræver alt det her en vedtægt om samarbejde. Så det er noget der gerne må komme på menighedsrådsmødernes dagsordener. Noget I drøfter. Anna: Der arbejdes på et vedtægtsforslag og det kommer naturligvis ud til menighedsrådene. Side 6 af 10

7 4. Blanket til 5% ansøgninger og 2-årige vedligeholdelsesplaner Der er nye blanketter på vej, som skal udfyldes og ansøgninger skal være vedtaget på et menighedsrådsmøde. Man behøver ikke at medsende hele menighedsrådsmødereferatet, men vedhæft et delreferat. Husk at medsende mere end et tilbud/overslag. Få et overblik over økonomi. Det er væsentlige oplysninger på fællesskabets vegne, at PU skal træffe afgørelser. Der kan kun søges til uforudsete udgifter. Bagatelgrænsen er kr Der skal være gode grunde for ikke at vælge den billigste håndværker. Ib, Vallensved: Det kan være, at menighedsrådet pr. mail er nødt til at forhånds beslutte at søge? Hvis man gør det skal det efterfølgende i menighedsreferatet og man skal med mail kunne dokumentere at menighedsrådet ønsker at søge midlerne. Anna: Når man søger 5% midler og gerne vil bruge MR frie midler, skal der udfyldes en vedligeholdelsesplan som en form for en statusopgørelse. Gustav: Der mangler udenomsarealer ved næsten samtlige punkter i vedligeholdelsesplanen. Palle: Har søgt om en prøvekalkning. Og PU vil komme forbi på forårets rundtur. Merethe, Rønnebæk: Vil gerne have PU ud og se kirken efter indv. kalkning. 5. Hvem må hvad skemaet Det er stiftet der skal sikre vores kirker til vores efterkommere. Bygninger: Man må ikke sætte så meget som en tegnestift i væggen. Montere lysholdere osv. uden Stiftets godkendelse. Find ud af om man må, og om der er råd til det. Det anbefales meget, at menighedsrådene ser videoer fra denne webside: Fælles indkøb af f.eks. gran der kan spares op til 50% Side 7 af 10

8 6. Sikring af gravminder Der henvises til retningslinjer på provstiets hjemmeside: 7. Civilregistrering I grupperum kan I finde hvert kvartals registreringstidspunkter på eget sogn. Der fremvises en årsregistrering fra Herlufsholm. Nederst kan I se de kirkelige registreringer. Der er meget store tal i budgetterne for 2019 i forhold til de faktiske omkostninger. For at undskylde dem der har meget store tal, så var det sådan at indtil 2015 så var der kun formål 65. Når I skal i gang med at udarbejde budget 2020, så skal tallene altså være rigtige. Tjek alle lønudgifter om de er fordelt på de rigtige formål. I økonomiportalen styres budget og regnskab. Her skal regnskabsfører rette, så det er rigtigt for budgetår Rettelser vedr. civilregistrering og personregistrering bør foretages allerede nu. Men de øvrige formål rettes først fra Palle: Hvor længe har det skema eksisteret? 2-3 år, husk at læse de meddelelser der kommer på DAP. 8. Pas på præsteboliger Er der opsat brand- og gasalarmer i præsteboligerne? 9. Eventuelt Fællesindkøb af gran ved Leif Hansen: Et underudvalg af Næstved Provstis kirkegårdsudvalg har mødtes om takster og ved den lejlighed talte man om fælleskøb af f.eks. gran. Kalundborg Kirkegård kan indkøbe med store besparelser til hele provstiets kirkegårde. Benny: Hvis nogen er interesseret, kan vi hurtigt finde ud af noget sammen. Det kan være starten på fællesindkøb. Der kan også være fordele ved nyindkøb af maskiner til kirkegården og reparationer. Man kan få rådgivning på Næstved Kirkegårde. Side 8 af 10

9 Ny provst Grethe Andersen: Er der nyt om provstekollega til Anna. Anna: Vi skal finde ud af hvordan opgaverne skal løses fremover. Hvilken struktur der vil understøtte de opgaver vi har. Visionsprocessen viser, at vi bevæger os fra et provsti der udelukkende udfører forvaltningsopgaver til et udviklingscenter. Det medfører ny struktur. PU har møde med biskoppen i marts måned hvor det skal drøftes. Udbud af rollen som byggerådgiver: Palle: Hvornår er der licitation? Møde onsdag aften i udbudsudvalget. Der forventes at byggerådgiverrollen sættes i udbud umiddelbart derefter. Persondatolov: Palle: Efterlyser kursus i persondatalov. Ingrid: der kommer en praktisk vejledning fra Kirkeministeriet. Benny Lykkegaard: Der er noget på DAP og jeg skal snart på kursus. Herefter vil jeg undervise på DANSK, så det er til at forstå hvad vi som provsti og menighedsråd skal foretage os. Lene, Sct. Peders: Husk, at emnefelt i mail kan hackes. Pernille, Næstelsø: Har en kursist der er blevet fritstillet på grund at persondataloven. Man må bl.a. ikke kunne genkendes på billeder uden samtykke. Poul: Pas på ved barnedåb, at der tages billeder og lægges op på f.eks. Facebook. Hvis der er en anden familiedåb samtidig og der optages. Kan den anden dåbsfamilie blive vist frem på billederne. Fremtidens møder: Gustav, Skt. Jørgens: Vi er ikke blevet spurgt om 1 eller 2 provster, men jeg synes at det er gået godt. Det er dog et for stort arbejdspres for 1 person. Side 9 af 10

10 Gustav, Skt. Jørgens: Den form for formandsmøde vi har haft i dag, har været god. Både med andagt og formen. Ved budgetsamrådsmøder anbefaler han at man ser mere fremad end bagud. Birgit, PU: Der er efterspurgt denne slags møder. Anna: Det var dejligt, at være ude og besøge jer. At se tingende fra alle de forskellige vinkler der er. Det er meget tydeligt at kirke sker lokalt. Det var en overraskelse og nu nemmere at forstå det hele. Elever på kirkegården: Der er mulighed for at have en elev på kirkegården. Det er ikke en stor omkostning. Leif, PU: Man kan f.eks samarbejde med en brolægger virksomhed om det grå område som vi som kirkegård ikke kan tilbyde elever. Pernille: Næstelsø er flere gange blevet spurgt, om man vil have nogle i samfundstjeneste. Det kunne være en god idé. Mogens, PU: Det kræver at graveren er positivt indstillet. Erling, Snesere: Det har man på Snesere Kirkegård, men personen må ikke være alene, så det kan ikke være hver dag det tilbydes. Anna: Opfordring fra biskoppen, der har været til møde med integrationsministeren. Integration er ikke en opgave folkekirken løfter så godt. Biskoppen opfordrer til, at det er noget vi hjælper til med. Lene, Sct. Peder: Har haft en del jobtræningshenvendelser, men man må ikke gå på stiger eller løfte noget og det er svært at tilbyde noget så. Benny Lykkegaard: Vi må kontakte jobcenteret om det. TAK FOR I AFTEN OG TAK TIL SCT. MORTENS Side 10 af 10