Frederiksberg Kommune. Sundheds og Omsorgsafdelingen

Transkript

1 2014 Frederiksberg Kommune Sundheds og Omsorgsafdelingen ANMELDT KOMMUNALT TILSYN PÅ HJEMMEHJÆLPSOMRÅ DET, FREDERIKSBERG KOMMUNES HJEMMEPLEJE, PLEJEGRUPPE 32 Udført af tilsynsassistent Kirsten Bech, Sundheds- og Omsorgsafdelingen, i perioden fra d. 23. juni til d. 8. juli 2014.

2 Indhold Baggrund for tilsynet... 3 Konklusioner på det aktuelle anmeldte tilsyn Levering af den visiterede hjælp Kvaliteten af den leverede hjælp Kommunikation mellem borger og leverandør Leverandørens tilbagemeldingspligt Medarbejdernes kompetencer og viden Samarbejdet mellem leverandøren og andre aktører Dokumentation Medicinhåndtering Opsamling på seneste tilsyn Leverandørens kommentarer til tilsynsrapporten Tilsynets afsluttende bemærkninger Bilag 1 Stikprøver dokumentation Bilag 2 Stikprøver medicin

3 Baggrund for tilsynet Frederiksberg Kommune er jf. Serviceloven 151 og Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, 15 og 16 forpligtiget til at føre tilsyn med hjemmehjælpsområdet. Formålet med tilsynet er i henhold til loven: at sikre, at borgerne får den hjælp, som de har ret til efter loven og i henhold til de afgørelser om hjælp, der er truffet at sikre, at borgerne får hjælp i henhold til kommunens kvalitetsstandarder at sikre, at hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde at forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer Herudover bliver der fulgt op på, at leverandøren lever op til sin tilbagemeldingspligt til at indberette ændringer i borgerens behov for hjælp, til Frederiksberg Kommunes Visitationsenhed. Metode Tilsynet er lavet med udgangspunkt i 7 fokusområder. Tilsynet foretager interviews med og stikprøver hos som udgangspunkt 5-8 tilfældigt udvalgte borgere samt fokusgruppeinterview med sædvanligvis 5 medarbejdere. Endvidere afholdes et møde med leverandørledelsen med udgangspunkt i blandt andet leverandørens stamoplysninger og de afholdte interviews. På baggrund af det samlede tilsyn udfærdiges en tilsynsrapport. En uddybning af metoden kan ses i Konceptet for tilsyn på hjemmehjælpsområdet i Frederiksberg Kommune. I tilsynsrapporten gives indskærpelser: ved manglende overholdelse af Frederiksberg Kommunes kvalitetsstandarder (fx rengøring, hvor ydelsen ikke er leveret som visiteret) ved manglende efterlevelse af kontrakt/aftale med kommunen (fx manglende dokumentation i kommunens omsorgssystem Rambøll Care). ved lovbrud (fx manglende overholdelse af tilbagemeldingspligten eller Sundhedsstyrelsens regler for medicinhåndtering) Anbefalinger gives, hvis tilsynet fx har bemærket uhensigtsmæssige arbejdsgange eller har bemærket, at medarbejderne efterspørger viden/kursustilbud, som leverandørerne med fordel kan tilbyde, men som der ikke direkte er nogle krav til. 3

4 Konklusioner på det aktuelle anmeldte tilsyn Indledning Nedenfor beskrives indledningsvis faktuelle oplysninger om tilsynet med Frederiksberg Kommunes Plejegruppe 32 (fremover kaldet Plejegruppe 32 ) samt borgernes overordnede tilfredshed med deres hjemmehjælp. Herefter følger besvarelser og uddybning af deres tilfredshed i forhold til de 7 fokusområder. I gennemgangen af fokusområderne inddrages den information tilsynet har indhentet i forbindelse med borgerinterviews, medarbejderinterviews, dialog med ledelsen samt tilsynsassistentens faglige observationer og vurdering. Plejegruppe 32 er kommunal leverandør af praktisk hjælp og personlig pleje og leverer aktuelt hjælp til i alt 323 i Frederiksberg Kommune. Heraf modtager 287 borgere praktisk hjælp og 140 borgere modtager personlig pleje. Tilsynet har aflagt tilsynsbesøg hos 8 borgere. Tilsynet oplever, at de 8 besøgte borgere forekom trygge ved tilsynsbesøget. Ingen af de besøgte med visiterede ydelser borgere har demensdiagnose. Tilsynet har talt med 5 medarbejdere, som alle har været ansat i Plejegruppe 32 i 6-25 år. Alle medarbejdere er faglærte indenfor pleje og omsorg og har været uddannede i mellem 6 og 24 år. Tilsynet gør opmærksom på, at der i rapporten omtales hjælper eller medarbejder. Tilsynet er bekendt med, at stort set alle medarbejdere er uddannede social - og sundhedshjælpere, hvorfor dette ligger implicit i benævnelserne. 1.Levering af den visiterede hjælp Tilsynet konkluderer overordnet, at de 8 borgere generelt er tilfredse med den hjemmehjælp, de modtager. 7 af de 8 borgere oplever, at de generelt er tilfredse med Plejegruppe 32 som leverandør af deres hjemmehjælp. 1 borger er ikke helt tilfreds, da vedkommende oplever, at hjælperne ikke altid aflægger det aftalte aftenbesøg, men udelukkende ringes op. Borgeren har behov for hjælp til toiletbesøg. Ledelsen oplyser efterfølgende, at aftenbesøg aflægges ansigt til ansigt, men at borgeren, som har nedsat hukommelse, måske glemmer det. Tilsynet har drøftet dette med leverandørledelsen, som følger yderligere op. 2 af borgerne har oplevet, ikke at modtage den hjælp, de er visiteret til. Den ene borger oplever, som nævnt ovenfor, ikke at have modtaget aftenbesøg og også hjælp til frokost i en periode, hvor der er ferielukket i ældreklubben. Den anden borger har en gang oplevet, at morgenhjælpen ikke kom. Efter henvendelse til Plejegruppe 32 kom der stadigvæk ikke hjælp, 4

5 hvorfor vedkommende selv måtte smøre mad til to måltider den dag. Borgerne har ikke oplevet, at Plejegruppe har aflyst et planlagt besøg, uden at der har været tilbud om erstatningsbesøg. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående at ledelsen sikrer, at visiterede ydelser leveres jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt Kvaliteten af den leverede hjælp 2 borgere oplever, at de aktuel ikke har en fast hjælper. For de 2 borgere er dette ikke et stort problem. De har tidligere haft fast hjælper og ser frem til, at de snart får en fast hjælper igen. Medarbejderne oplyser, at borgerne har faste hjælpere og at medarbejderne stort set kommer hos de samme borgere. Hos borgere med komplekse plejebehov, er der et team af hjælpere, som tillige kan have forskellige faglige kompetencer. Ledelsen bekræfter i stamoplysningerne medarbejdernes oplysninger. Der kan være ændringer under ferie og andet fravær ligesom elever i forskellige praktikforløb skal indgå i borgerforløb. Tilsynet bemærker, at en borger, som fra d juni 2014 i dagtiden har modtaget daglig hjælp til personlig pleje og praktisk hjælp, har haft 9 forskellige hjælpere på 15 hverdage og 4 forskellige hjælpere i løbet af 3 weekender i perioden jf. indberetning i afvigelser. Tilsynet bemærker, at der ikke er overensstemmelse mellem borgerens samt medarbejdernes og ledelsens oplevelser og oplysninger, og indberetninger i afvigelser, for denne borger i nævnte periode. Ledelsen oplyser efterfølgende, at borgeren har haft fast hjælper, men at det i perioden til efter sommerferien er vanskeligt at tilrettelægge hjælpen, da mange hjælpere har ferie. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående at ledelsen tilstræber, at borgere som modtager både praktisk hjælp og personlig pleje tilbydes færrest mulige hjælpere, jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 7.6. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen ved egenkontrol gennemgår enkelte borgeres antal af hjælpere indenfor ½ års periode for sikring af, at Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune 7.4 efterleves. For de 8 borgere gælder, at de ikke oplever, at have en aftale med Plejegruppe 32 om tidspunkt for levering af hjælpen. De oplever, at hjælpen stort set kommer indenfor sammen tidsinterval, men der er ikke en egentlig aftale. Af og til ringes en borgere op med oplysninger 5

6 om hvilken hjælper, der kommer og på hvilket tidspunkt. Borgerne oplever, at tidspunkterne passer dem og at de indordner sig hjemmeplejens arbejdstilrettelæggelse. De vil grundlæggende gerne have en fast aftale. 6 af de 8 borgere oplever, at hvis tidspunktet ændrer sig væsentligt ud over det tidspunkt, hvor de forventer, at hjælperen skal komme, da ringes de op. 1 borger oplever ikke, at dette sker og vil gerne orienteres. 1 borger oplever, at det sker af og til. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at borgerne bliver orienteret, hvis et aftalt tidspunkt ændres mere end 30 min. jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 7.2. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at borgerne kender deres faste aftaler for levering af hjemmehjælp, således at borgerne frit kan planlægge deres dag i relation hertil. Tilsynet konstaterer, at 1 af borgerne kender Frederiksberg Kommunes kvalitetsstandard, Information til dig, der søger eller modtager hjælp til pleje, omsorg- og træning i egen bolig eller ældrebolig. Borger har ikke brugt den. Hvad angår de specifikke kvalitetsstandarder for kommunens øvrige tilbud, er kvalitetsstandarderne, herunder Kvalitetsstandarden for rengøring generelt ikke kendt af borgerne. Medarbejderne oplyser, at de kender og bruger Frederiksberg Kommunes Kvalitetsstandarder, fx i samarbejdet med borgerne, hvis fx en borger ønsker at ryge, mens hjælperne er i hjemmet eller i forhold til indkøb af miljøvenlige rengøringsmidler. Ledelsen oplyser, at medarbejderne bruger Frederiksberg Kommunes Kvalitetsstandarder med henblik på faglighed i deres daglige arbejde. Kvalitetsstandarderne er tilgængelige i personalerummet, de gennemgås med medarbejderne, og giver en vejledning og rettesnor i forhold til de ydelser og den service, der leveres. 8 borgere er visiteret til rengøring og er tilfredse med den hjælp, de modtager hertil. Rengøringen lever op til Frederiksberg Kommunes Kvalitetsstandard herfor. 2 borgere er visiteret til personlig pleje. Den ene borger oplever ikke at have behov for hjælpen og ikke at modtage hjælpen. Ydelsen er visiteret og disponeret om dagen, men ikke leveret. Om aftenen er ydelsen visiteret, men ikke disponeret og ikke leveret. 6

7 Der er ikke dokumentation for det manglende behov for hjælp om dagen. Ledelsen oplyser efterfølgende, at om dagen leveres hjælpen, når borgeren af og til har behov for den grundet alvorlig sygdom. Hjælp til personlig pleje ophører om aftenen. Den anden borger tager imod tilsynet over middag, udelukkende iført undertøj. Borgeren oplyser, at vedkommende ikke har fået hjælp af den faste hjælper, og derfor ikke er i tøjet. Ledelse oplyser efterfølgende, at borgeren den morgen var meget træt og ønskede at sove videre, og derfor ikke havde fået tøj på. Tilsynet støtter borgeren med at få tøj på, og bemærker at vedkommende har vanskeligt ved at klare det selv. Der kommer ikke hjælpere senere på dagen til at hjælpe med påklædning. Det visiterede middagsbesøg er denne dag ikke disponeret og leveres ikke. Borgeren oplever ikke altid at modtage sit visiterede Omsorgsbesøg om aftenen. Borgeren oplyser, at hjælperne ringer og spørger, hvordan vedkommende har det. Borgeren bliver utryg, når hjælpen ikke kommer. Borgeren har tillige behov for hjælp til toiletbesøg. Ledelsen oplyser efterfølgende, at borgeren har modtaget alle sine aftenbesøg. Tilsynet bemærker, at der ikke er overensstemmelse mellem borgerens oplevelser og ledelsens tilbagemeldinger. Leverandørledelsen følger op herpå. Tilsynet bemærker, at Plejegruppe 32 har anmodet om hjælp til personlig pleje 2 gange i aftenhjælpen. Ydelsen bevilges af Visitationsenheden, men visiteres ved en fejl kun til én gang om aftenen. Plejegruppe 32 har ikke fulgt op herpå. Ydelsen er disponeret én gang. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at der er overensstemmelse mellem visiterede og disponerede ydelser. Dette jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune 4.1. ledelsen sikrer, at visiterede ydelser leveres eller ophører. Dette jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune 4.1. at ledelsen sikrer, at når hjælp ikke kan leveres hos borgere med nødvendigt behov for hjælp, da sikres det, at hjælpen tilbydes leveret senere. ledelsen sikrer, at visiterede ydelser leveres jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 1.1. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen ved kontakt til Visitationsenheden om ændring af ydelser til borgere, opretter en huskeliste eller en advis meddelelse 5 dage frem, for sikring af, at de ønskede 7

8 ændringer er visiteret. 4 af de 8 borgere er visiteret til omsorgsopgaver og oplever at modtage hjælpen. De 4 borgere oplever generelt, at de har et godt samarbejde med medarbejderne. Tilsynet bemærker, at hos én af de 4 borgere leveres en omsorgydelse Ekstra omsorgstid beregnet til fx socialt samvær til blandt andet ekstra oprydning. Hjælpen i hjemmet leveres med fleksibilitet og denne ydelse indgår heri, da der er komplekse forhold i hjemmet. Der er en dement ægtefælle, som får hjælp af hjemmehjælpsmodtageren. Den demente ægtefælle har ikke visiterede ydelser, skønt der samlet set i hjemmet er behov for hjælp til begge parter. Tilsynet vurderer, at indholdet i den visiterede og leverede ydelse Ekstra omsorgstid ikke lever op til indholdet i ydelsen, som beskrevet i Indsatskataloget. Tilsynet indskærper på baggrund af dette, at ledelsen sikrer, at visiterede ydelser leveres jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune 1.4. ledelsen sikrer, at indholdet i disponerede og leverede omsorgsydelser lever op til Frederiksberg Kommunes Indsatskatalog, så medarbejderne kan levere den hjælp, borgeren har behov for. Tilsynet anbefaler på baggrund af dette, at ledelsen sikrer, at der af hensyn til borgernes behov for hjælp og af hensyn til hjælpernes arbejdsmiljø, rettes yderligere ledelsesmæssig fokus på hjælpen i hjem med komplekse behov for hjælp. 2 af de 8 borgere oplever, at hjælperne inddrager dem i forbindelse med leveringen af hjælpen. De fortæller, at de finder ud af det sammen. De 6 andre borgere oplever, at de selv sørger for, at der er ryddeligt til hjælperne kommer og at de i øvrigt bidrager og deltager aktivt ud fra hjælp til selvhjælpsprincipperne i det omfang, de formår. Medarbejderne oplever, at de har mulighed for at inddrage borgerne ved levering af hjælpen. De søger at motivere borgerne til at deltage og at borgerne hjælper fx ved at tørre støv af. Medarbejderne oplever, at nogle borgere kun langsomt kan motiveres til at deltage. Ledelsen oplyser, at der er fokus på den rehabiliterende tilgang med afsæt i aktiverende kommunikation og samarbejde med Træning til Hverdagen. Begrebet Fleksibel hjælp/bytteydelser er kendt hos 1 af de 8 borgere. Ingen borgere oplever at benytte ydelsen. Flere borgere vil gerne benytte sig af muligheden til fx at komme en tur på gaden eller til rengøring af fx køkkenskabe. 8

9 Medarbejderne kender begrebet. De benytter ikke så ofte fleksibel hjælp/bytteydelser i forbindelse med levering af personlig pleje og praktisk hjælp. Medarbejderne har fx brugt bytteydelse til at købe og skifte en sikring eller til indkøb af mad. Ledelsen oplyser, at Kvalitetsstandarderne er tilgængelige for medarbejderne og at der jævnligt er dialog om bytteydelser i gruppen. Tilsynet har ikke fundet dokumentation for levering af fleksibel hjælp/bytteydelser i KMD Care. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at borgerne tilbydes fleksibel hjælp/bytteydelser og at dette dokumenteres i KMD Care jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 6.4. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen tydeliggør overfor borgerne, begrebet fleksibel hjemmehjælp og bytteydelser, således at borgerne kender til muligheden for at benytte ydelsen, og ved hvilke rettigheder, de har i forbindelse med den visiterede hjælp. 3. Kommunikation mellem borger og leverandør Alle borgerne oplever, at omgangstonen med hjælperne er behagelig. Medarbejderne oplever at have kompetencerne til at opretholde en god tone i dialogen med borgerne. De har alle gennemgået et længerevarende kommunikationskursus i De oplever, at når de er imødekommende, så er dialogen med borgeren nem. 7 af de 8 borgere har kontaktoplysninger til deres leverandør af hjemmehjælp. De borgere, der har forsøgt at ringe til Plejegruppe 32 oplever, at de kan komme i kontakt med dem. Hos en af borgerne er oplysningspapiret ikke ajourført. Ledelsen oplyser efterfølgende, at borgeren har fået udleveret relevante kontaktoplysninger. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at borgerne kan komme i telefonisk kontakt med leverandøren, jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 2.5. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at oplysningspapirer til borgerne udfærdiges og udleveres med ajourførte kontaktoplysninger. Dette vedrører også telefonnumre til social - og sundhedsassistent gruppen. 9

10 7 af de 8 borgere oplever, at medarbejderne kan legitimere sig ved billedlegitimations-kort. Generelt borgerne oplever, at medarbejderne viser id-kort de første gange, de kommer i hjemmet. Alle 8 borgerne oplever generelt ikke problemer heri, da de kender medarbejderne. Ingen af borgerne ønsker aktuelt at klage. Ingen af borgerne har en klagevejledning. Alle borgere ved, hvor de skal henvende sig, hvis de ønsker at klage. 4. Leverandørens tilbagemeldingspligt 5 af de 8 borgere oplever at få den hjælp, de har behov for. 6 af de 8 borgere oplever ikke at tale med hjælperne om deres behov for hjælp. 1 borger oplever aktuelt at mangle hjælp til frokost en gang om ugen i ferieperioden, samt hjælp til toiletbesøg om aftenen. 1 borger mangler hjælp til bestilling af madvarer, til hjælp i forbindelse med tøjvask og til medicingivning. 1 borger, som har været syg den sidste uge, mangler akut hjælp til personlige opgaver, samt generelt til flere praktiske opgaver. Ledelsen har straks fulgt op på de 3 borgeres behov for hjælp. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at medarbejderne jf. Serviceloven og Frederiksberg Kommunes Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune stk. 3.2 tilbagemelder til ledelsen, når borgerne har ændret behov for hjælp. Dette således, at hjælpen kan tilpasses det aktuelle behov og at borgerne får den bedst mulige hjælp. pligten til tilbagemelding overholdes, således at der opnås overensstemmelse mellem de visiterede, disponerede og leverede ydelser og borgerens aktuelle behov for hjælp. Medarbejderne oplever, at det primært er hos de borgere, hvor de er den faste hjælper, at der er en reel dialog om, hvorvidt den hjælp borgeren modtager, svarer til det, de har behov for. Hvis en medarbejder erfarer, at der i et hjem, hvor medarbejderen ikke er fast hjælper, er behov for anden hjælp, end den der er visiteret og disponeret, taler de i første omgang med borgerens faste hjælper om det, inden der evt. revisiteres. Af og til tager en kollega med ud til borgeren for at vurdere om hjælpen kan leveres på anden måde. De fleste medarbejdere tilbagemelder og dokumenterer i KMD-Care via smart-phones, fx generelle afvigelser og ændring i funktionsniveau, så ledelsen evt. kan anmode om ændret hjælp. Evt. tilbagemelder medarbejderne direkte til ledelsen. Tjeklisten er kendt, men benyttes ikke rutinemæssigt. Ledelsen oplyser, at der er et tæt samarbejde mellem medarbejder og teamleder med fokus på 10

11 tilbagemeldingspligten og på medarbejdernes dokumentation af borgernes ændrede behov for hjælp. Tjeklisten bruges sammen med medarbejderne. Tilsynet bemærker, at hos 6 borgere er tilbagemeldingspligten ikke overholdt. Dette gælder både fra medarbejder til ledelse og fra ledelse til Visitationsenheden. Det vedrører mere hjælp til praktiske opgaver i et hjem med 2 borgere, hjælp til personlig pleje, som bør ophøre samt hjælp til kompressionsstrømper, der skal visiteres, hjælp til ernæring og bad, hjælp til indkøb og supplement til vaskeriordning, affalds/oprydningshjælp og ændringer i tidspunkter for medicingivning. En af borgerne har ikke fået den hjælp, vedkommende har behov for i forhold til ernæring og personlig pleje. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen i samarbejde med medarbejderne rutinemæssigt anvender Tjeklisten hos alle borgere, for sikring af at observationer og hjælp i hjemmet dokumenteres og evt. tilbydes borgerne rutinemæssigt. Ledelsen har efterfølgende fulgt op på alle stikprøver. 5. Medarbejdernes kompetencer og viden Tilsynet oplever ved fokusgruppeinterviewet, at medarbejderne er kompetente og har forskellige kompetencer. Medarbejderne oplever, at de generelt føler sig fagligt rustet til deres hjemmehjælpsopgaver, herunder fagligt rustet til at håndtere borgere med særlige behov. En medarbejder er ressourceperson til borgere med psykisk sygdom, hjerneskade og demens. Ved behov for faglig sparring oplever medarbejderne, at de kan drøfte konkrete forhold med kolleger og ledelse. Medarbejderne oplever, at der ikke har været så mange undervisnings og kursustilbud den seneste tid. En medarbejder oplever, at af og til kan der være udfordringer i forhold at udøve hjælp til selvhjælp. På spørgsmålet om retningslinjer, når medarbejderne ikke kan levere hjælp eller komme i kontakt med borgeren ved et aftalt besøg, har medarbejderne forskellige svar. Viden om magtanvendelse har medarbejderne fra deres uddannelse og fra plejegruppen. De benytter ikke magt i forbindelse med levering af hjælpen. Medarbejderne udtrykker en anelse usikkerhed om begrebet magt. De oplever, at der er muligheder for kompetenceudvikling og at der har fx været undervisning i demens, smart-phones samt medicinhåndtering og at ledelsen søger at opfylde ønsker om undervisning. Ledelsen oplever, at medarbejdernes kompetencer er passende set ud fra borgernes behov for hjælp. Der tilbydes kurser og undervisning og ved den årlige MUS drøftes personlige ønsker. Ledelsen oplyser, at der løbende udbydes kurser til medarbejderne. 11

12 Tilsynet bemærker, at hos 4 borgere, som har særlige komplekse plejebehov, er der uopfyldte behov for hjælp. Tilsynet indskærper på baggrund af dette, at ledelsen sikrer, at der sammen med medarbejderen følges op på visiterede og disponerede ydelser og borgerens behov for hjælp. ledelsen sikrer, at medarbejderne aktivt bruger deres kommunikative færdigheder i dialogen med borgerne til at afdække borgernes behov for hjælp. Tilsynet anbefaler på baggrund at dette, at ledelsen gennemgår procedurer for når borgeren ikke åbner ved aftalt besøg og sikrer, at medarbejderne kender og følger dem. Se Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune punkt 3.4. ledelsen tilbyder undervisning i grundlæggende principper om forebyggelse af magt. Dette med henblik på medarbejdernes sikkerhed ved arbejdets udførelse. Alle medarbejdere hjælper med medicinadministration. De oplyser, at Plejegruppe 32 har en skriftlig instruks for medicinadministration, som de bruger ved behov. De tjekker altid medicinlisten i hjemmet i forbindelse med medicinadministration. De melder ikke altid tilbage, hvis borgerens navn ikke står på medicindoseringsæskerne. Ledelsen oplyser i stamoplysninger, at Sundhedsstyrelsens Korrekt håndtering af medicin et værktøj for plejehjem, hjemmeplejen og bosteder er kendt og at der for alle medarbejdere har været planlagt og afholdt undervisning i medicinhåndtering. Alle medarbejdere har ovennævnte pjece i deres mapper. Tilsynet bemærker, at 2 af de besøgte borgere, får hjælp til medicinadministration. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at medarbejderne tilbagemelder til ledelsen, når medarbejderne erfarer, at medicinhåndteringen i hjemmet ikke lever op til Sundhedsstyrelsens Korrekt håndtering af medicin Et værktøj for plejehjem, hjemmeplejen og bosteder, fx manglende navn på doseringsæsker. 6. Samarbejdet mellem leverandøren og andre aktører Ledelsen i Plejegruppe 32 oplyser, at samarbejdet med andre aktører herunder Frederiksberg Kommunes Visitationsenhed generelt fungerer godt. Uløste problemstillinger løses via dialog mellem områdeleder og samarbejdspartneren. Medarbejderne oplever, at samarbejdet med andre aktører fungerer godt. Ledelse og medarbejder oplever, at dialog og samarbejde med de pårørende fungerer godt. 12

13 Hos borgere med demens er der af og til oprettet en kommunikationsbog til brug mellem borger og pårørende samt hjemmeplejen. Ledelsen bemærker, at henvendelse til og fra pårørende sker efter aftale med borgeren. 7. Dokumentation Medarbejderne oplyser, at de dokumenterer direkte i KMD Care via deres smart-phones, hvis en borger har ændret behov for hjælp. De er tilfredse med systemet, dog oplever en medarbejder, at have svært ved at tage smart-phones til sig som arbejdsredskab, men vedkommende arbejder på det. Ledelsen beskriver i stamoplysningerne og oplyser til leverandørmødet, at ledelsen dokumenterer i KMD Care fx ved ændringer i borgernes funktionsniveau og ansøgninger om hjælp. Der er fokus på opdatering af Funktionsvurderingen, primært på Plejegruppe 32 s nye borgere. Ledelsen forventer at Funktionsvurderingen, fremstår ajourførte ultimo Tilsynet bemærker, at hos 7 af de 8 borgere fremstår Funktionsvurderingen generelt ikke ajourførte. Der er oprettet handleplaner hos alle 8 borgere. Handleplanerne fremstår hos 4 borgere generelt ikke ajourførte. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen efterlever Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune om regelsættet for dokumentation i kommunens omsorgssystem KMD Care. ledelsen sikrer, at relevante oplysninger om ændringer hos borgerne dokumenteres i KMD Care. ledelsen sikrer, at Funktionsvurderingen er ajourført ud fra Frederiksberg Kommunes retningslinjer. Tilsynet har taget 8 stikprøver af dokumentationen af stamdata i Frederiksberg Kommunens elektroniske omsorgssystem, KMD Care, hvor der skal findes aktuelle og relevante oplysninger. For 4 af 8 stikprøver er kontaktoplysninger på pårørende ajourført. Der henvises til bilag 1 for uddybning af stikprøver. I 4 af 8 stikprøver er der ikke overensstemmelse mellem de visiterede ydelser og borgerens behov for hjælp. I 3 af 8 stikprøver er funktionsændringer hos borgerne, der medfører en ændring i de visiterede ydelser, ikke dokumenteret i KMD Care Klientmodulet. 1 af borgerne har ikke fået den hjælp, vedkommende har behov for. 13

14 I 3 af 8 stikprøver er der i KMD Care, Hjemmehjælpsmodulet stamdata & planlægning, ikke overensstemmelse mellem visiterede og disponerede ydelser. I 3 af 8 stikprøver er der i KMD Care, Hjemmehjælpsmodulet Stamdata & planlægning, ikke overensstemmelse mellem de visiterede og leverede ydelser jf. Indberetning i afvigelser eller borgernes oplevelser. Ledelsen har meldt tilbage til tilsynet, at Plejegruppe 32 leverer den visiterede tid eller ydelse, og at der indberettes i Afvigelser. Tilsynet har anmodet ledelsen om at tage kontakt til Visitationsenheden med henblik på revisitation af ydelserne, såfremt det har givet anledning til dette. Ledelsen har fulgt på herpå. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen følger op på, at retningslinjerne for tilbagemeldingspligten efterleves, således at der opnås overensstemmelse mellem de visiterede, disponerede og leverede ydelser og borgerens behov for hjælp. ledelsen sikrer, at medarbejderne har kendskab til disse retningslinjer. Tilsynet har ikke fulgt op på, om der er overensstemmelse mellem visiterede, disponerede og i afvigelser indberettede ydelser samt fakturering, da dette sker via Økonomi - og Administrationsstaben. Medicinhåndtering 2 af de 8 borgere modtager hjælp til medicinadministration af Plejegruppe 32. Der henvises til bilag 2. Hos 1 borger er der ikke overensstemmelse mellem tidspunkt for levering af medicinen og det tidspunkt, hvor hjælpen reelt leveres. Hos den anden borger figurer medicin, som ikke længere er aktuel på medicinlisten. Medicinen er givet. En tredje borger er ikke visiteret til medicingivning. Der er hver aftenen disponeret opkald med henblik på at minde borgeren om at tage sin medicin. Borgeren oplyser, at skønt der ringes op tager vedkommende jævnligt ikke sin medicin. Medarbejderne har ikke fulgt på om medicinen er taget. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at medarbejderne efterlever retningslinjerne i Korrekt håndtering af medicin Et værktøj for plejehjem, hjemmeplejen og bosteder. ledelsen sikrer, at Kvalitetsstandarden for medicinhåndtering overholdes og 14

15 efterleves. ledelsen tilbagemelder til Frederiksberg Kommunes hjemmesygepleje, hvis medicinhåndteringen i hjemmet ikke er korrekt. ledelsen sikrer, at der er overensstemmelse mellem visiterede, disponerede og leverede ydelser. ledelsen i samarbejde med fx sygepleje og egen læge sikrer, at borgeren får den ordinerede medicin på det rigtige tidspunkt. Fx ved konsekvent at ændre på tidspunkt for medicinadministration eller tidspunkt for levering af hjælp. at ledelsen sikrer en sikker arbejdsgang som opfølgning af ydelser leveret ved telefonopkald. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen gennemgår Korrekt håndtering af medicin Et værktøj for plejehjem, hjemmeplejen og bosteder med medarbejderne, for sikring af. utilsigtede hændelser rapporteres. Opsamling på seneste tilsyn Kommunalt tilsyn: Der har ikke fundet anmeldt kommunalt tilsyn sted tidligere. Leverandørens kommentarer til tilsynsrapporten Leverandøren foreslår, at der i alle spørgsmål anvendes den aktiverende/rehabiliterende tilgang, eksempelvis: Hvad kan du selv bidrage med? Hvordan gør du nu? Vil du venligst selv tage kontakt til? Tilsynets afsluttende bemærkninger Tilsynet tager ved borgerinterviewet udgangspunkt i borgerens egne ressourcer og spørger til, hvorledes borgeren medinddrages i opgaveløsningen. Ved afdækning af borgerens aktuelle behov for hjælp, i relation til ajourføring af visiterede, disponerede og leverede ydelser, belyses dette af borgeren. Den rehabiliterende tilgang er således en naturlig del af tilsynet. Leverandørers bemærkninger giver anledning til yderligere fokus herpå. 15

16 Bilag 1 Stikprøver dokumentation Stikprøver dokumentation Stikprøve Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care). 2. Er personlige oplysninger dokumenteret i hjemmet? (skal tjekkes i kommunikationsmappen). 3. Stemmer de visiterede ydelser overens med borgerens behov for hjælp? 4. Er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 5. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og disponerede ydelser? 6. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og leverede ydelser de seneste 14 dage? (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet. 1. ja: 1,2,4,8 nej:3,5,6,7 2. ja: nej: 1,2,3,4,5,6,7,8 3. ja: 1,4,7,8 nej: 2,3,5,6 4. ja: 1,3,4,7,8 nej: 2,5,6 5. ja:1,4,5,6,7,8 nej:2,3,5, 6. ja:1,4,6,7,8 nej: 2,3,5 Kommentarer: Borger 2: Ad 3: Omhandler manglende behov for hjælp til pers. pleje aften, som er visiteret samt behov for hjælp til kompressionsstrømper, som ikke er visiteret. Ad 4: Personlig pleje dag og aften. Ad 5+6: Kompress.strømper ikke visiteret aften, ydelsen er disponeret. Personlig pleje visiteret aften, ikke disponeret aften. Ad 6: Kompress.strømper ikke visiteret aften. Ydelsen er leveret. Personlig pleje visiteret aften er ikke leveret aften. Borger 3: Ad 1: Af 5 kontaktpersoner er 2 døde og 3 har fået nyt telefonnr. Ad 3: Har behov for hjælp eftermiddag og aften til personlig pleje. Modtager af og til hjælpen om aftenen. Ad 5+6: Hjælp til personlig pleje er visiteret, men ikke disponeret og ikke leveret. Borger 5: Ad 1: En kontaktperson er der ikke længere kontakt med. Ad 3+4: Vedrører at borgeren har behov for hjælp til suppl. indkøbsordning, suppl. vaskeriordning, medicingivning aften. Ad 5: Vedrører medicingivning aften, som ikke er visiteret, den er disponeret. Ad 6: Vedrører medicingivning aften, som ikke er visiteret, den er leveret. Borger 6: Ad 1: En kontaktperson er der ikke længere kontakt med. Ad 3+4: Borger har været syg i 5 dage. Har behov for hjælp generelt til bl.a. skift af sengetøj, tøjvask, suppl. tøjvask, affald/oprydning, samt akut bad, indkøb, hæve penge. 16

17 Borger 7: Ad 1: En kontaktpersons kontaktoplysninger er ikke ajourført. Der tilføjes yderligere en kontaktperson. 17

18 Bilag 2 Stikprøver medicin Stikprøver medicinhåndtering Stikprøve Får borgeren hjælp til medicinadministration (hjælp til indtagelse af medicin)? (Undersøges i klientmodulet i Care forud for besøg. Hvis nej er nedenstående spørgsmål irrelevante) 2. Er der navn og cpr. nr. på medicinbeholderen? (Tjekkes i borgerens hjem. Kun de beholdere, som hjælperen udleverer medicin fra. Hvis der svares nej, skal hjemmesygeplejen kontaktes mhp. at bringe det i orden) 3. Hvis borgeren modtager hjælp til indtagelse af manuelt doseret medicin er der overensstemmelse mellem medicinliste og ophældt medicin? 4. Har borgeren taget den ordinerede og ophældte medicin? (Tjekkes i borgerens hjem) 5. Er der tvivl om hvilken medicin borgeren skal tage? - eks. ligger der flere forskellige medicinruller (Skal tjekkes i borgerens hjem) 6. Opdateret medicinliste? (Der tages et print af medicinliste i Care, som sammenlignes med medicinlisten i hjemmet og dosiskortet fra apoteket) 7. Er medicinen forsvarligt opbevaret? (Tjekkes i borgerens hjem) 1. ja: 2,8 nej: 2. ja:2,8 nej: 3. ja: nej: 2,8 4. ja: 2 nej: 8 5. ja: 8 nej: 2 6. ja: 2 nej: 8 7. ja: 2 nej:8 Kommentarer: Borger 2: Ad 3: Jf. medicinlisten skal medicin gives kl. 6 og kl. 14. Jf. Indberetning i afvigelser gives medicin kl. ca og kl. 13. Borger 8: Ad 3: Vedrører tbl. Cloriocard 75 mg, som er seponeret, men doseret. Ad 4: Borgeren har taget tbl. Cloriocard. Den er ikke ordineret. Ad 5: Der ligger ikke en ajourført medicinliste hjemmet. Ad 6: Der ligger ikke en ajourført medicinliste hjemmet. Ad 8: Ikke aktuel medicin opbevares med aktuel medicin. 18