ELEKTRONISKE FORMULARER - STAMKORT

Transkript

1 ELEKTRONISKE FORMULARER - STAMKORT Elektrniske frmularer... 3 Stamkrt... 3 Dkumenter & dkumentsamlinger... 4 Oprettelse af dkumenter... 4 Beskrivelse af teksteditren... 6 Filer... 6 Rediger Indsæt Frmater Vis Indsættelse af tekst Brug af PDF-Frmularer Styring af dkumenter Opsætning af dkumenter Arrangering af dkumenter Oprettelse af Dkument gruppe Deaktiver dkumenter Opsætning under elektrniske frmularer Opsætning under verenskmster Visning af dkumenter Opsætning Oprettelse af dkumentsamlinger Opsætning Tilføj dkument til dkumentsamling Lede tekst til dkumenter Opsætning Kpitekst til dkumenter Opsætning Redigering af dkument Opsætning Deaktivering/aktivering af dkument Arkivering af dkument Mulighed fr at gemme dkumenter Dkumentet kan gemmes med andet navn Opsætning Dkumentet kan gemmes på et andet Drev Daglig brug af dkumenter Opret dkument Rediger dkument Oversigt ver prettede dkumenter Indsættelse af PDF-filer Sletning af dkumenter Sende jrnaler sm Dkument med fremtidsændring Nter Daglig brug af nter Massesletning af jurnaler g nter Sletning af jurnal Sletning af nter Tjekskema Opret tjekskema Opret tjekskema felter Slet tjekskema felter TimePlan Sftware A/S Side 1 af 76

2 MANUAL VERSION 7.16 Opret tjekskema Opsætning: Tjekskema under/ver 18 år Daglig brug af tjekskema Brug af tjekskema Histrik fr tjekskemaer Tjekskema felter på medarbejderudskrift Anden brug af tjekskema Tjekskema felter i dkumenter Eksprt/imprt af felter Digital signatur Opret Digital signatur Frberede dkumenter til Digital signatur Brug af Digital signatur i elektrniske jurnaler Digital Signatur Masse udsendelse Oversigt ver underskrifts prcessen Side 2 af 76 TimePlan Sftware A/S

3 ELEKTRONISKE FORMULARER - STAMKORT ELEKTRONISKE FORMULARER Med tillægsmdulet Elektrniske frmularer udvides medarbejderens stamkrt med fanebladene Tjekskema, Jurnal g Nter. TimePlans funktinalitet er nu udvidet til et persnale management system med mulighed fr prettelse, udskrift g arkivering/jurnalisering af infrmatin, der vedrører den enkelte medarbejder. Med tillægsmdulet har man gså mulighed fr at sende dkumenter til elektrnisk underskrift med digital signatur (Understøtter pt. kun esignatur g Penne), se mere i afsnittet m digital signatur. Mdulet kræver at tilbehørs-prgrammet TxText Cntrl bliver installeret, hvilket kan dwnlades fra STAMKORT Vælg Medarbejderliste > medarbejder > fanebladene Tjekskema/Jurnal /Nter. Med Tjekskema er der mulighed fr at afkrydse, m en medarbejder har mdtaget eks. nøgle til firmaet, arbejdstøj, mbiltelefn, sv. Med Jurnal er der mulighed fr at prette g ajurføre diverse dkumenter, f.eks. ansættelseskntrakter, psigelser, m.v., fr medarbejderen Med Nte er der mulighed fr at prette g gemme ntater/plysninger m medarbejderen. F.eks. infrmatin vedr. tidligere ansættelse, karriereønsker, medarbejdersamtale, g lignende. TimePlan A/S Side 3 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

4 MANUAL VERSION 7.16 DOKUMENTER & DOKUMENTSAMLINGER Før elektrniske frmularer er tilgængelige fr medarbejderen, skal dkumenterne, f.eks. ansættelseskntrakter, persnaleevalueringer sv., prettes g grupperes i dkumentsamlinger. Det er gså muligt at bestemme m der kan arkiveres PDF-dkumenter direkte på medarbejderne g at disse skal registreres under ændrede medarbejdere. OPRETTELSE AF DOKUMENTER Vælg Administratin > Elektrniske frmularer Herfra prettes dkumenter der skal bruges i TimePlan, g herfra tillades det gså at man kan arkivere egne PDF-dkumenter på medarbejderne, g m egne PDF'er skal registreres i ændrede medarbejdere (kræver tillægsmdulet Ændrede medarbejdere). Dkumenter sm ikke længere er i brug kan deaktiveres g skal deaktiverede dkumenter igen avendes kan de aktiveres. Højreklik i venstre felt Dkumenter g vælg Nyt dkument. Eller klik på værktøjslinjen g vælg Nyt dkument Side 4 af 76 TimePlan Sftware A/S

5 ELEKTRONISKE FORMULARER - OPRETTELSE AF DOKUMENTER Et eksisterende dkument kan redigeres, slettes eller deaktiveres ved at højreklikke på dkumentnavnet g vælge den ønskede handling. F.eks. kan dkumentnavnet ændres ved at højreklikke på dkumentet g derfra vælge Egenskaber. Indtast herefter dkumentets navn i Blanket navn. Bemærk, der må bruges max. 75 tegn i dialgbksen. Sm standard er dkumentet aktivt fr alle verenskmster, stillinger g alle medarbejdere. Dkument: Dkumentnavn: Herfra kan navnet ændres på dkumentet. Arkiver dkument i frbindelse med udskrivning: Betyder at dkumentet vil blive gemt på medarbejderen i det øjeblik at dkumentet udskrives. Ses ved at det er markeret med et X Registrer jurnal prettelse i ændrede medarbejdere (Kræver tillægsmdulet Ændrede medarbejdere): Betyder at de dkumenter dette er valgt på, vil blive registreret under ændrede medarbejdere, når de bliver ændret fra Jurnal på medarbejdernes stamkrt. Medarbejderbegrænsning: TimePlan A/S Side 5 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

6 MANUAL VERSION 7.16 Alle: Jurnal vil gælde fr alle medarbejdere. Kun nyansatte: Jurnal vil kun kunne vælges på medarbejdere der er nyansatte. Ikke nyansatte: Jurnalen vil vælges på alle medarbejdere sm ikke har status nyansat. Elektrnisk signatur: Her kan der vælges m der skal anvendes elektrnisk signatur. Se mere i afsnittet m elektrnisk signatur. Kan benyttes ved valgte verenskmster: Vælg hvilke verenskmster dkumentet skal gælde fr Kan benyttes ved valgte stillinger: Her vælges hvilke stillinger dkumentet skal gælde fr. Afdelinger: Her kan der vælges afdelinger dkumentet skal gælde fr, der kan søges på afdeling g man kan vælge at vise inaktive afdelinger. Efter at have klikket OK vendes der tilbage til frmularversigten. Dbbeltklik på dkumentnavnet i venstre side fr at indtaste / redigere indhldet i teksteditren, sm herefter åbnes i nyt vindue. BESKRIVELSE AF TEKSTEDITOREN Ved redigering af skabelner til elektrniske frmularer har TimePlan en teksteditr TxTextCntrl tilknyttet. Hermed en krt beskrivelse af teksteditren. FILER Gem: Gemmer dkumentet i TimePlan databasen. Side 6 af 76 TimePlan Sftware A/S

7 ELEKTRONISKE FORMULARER - FILER Gem sm: Gemmer dkumentet sm en fil i virksmhedens netværk. Sm standard gemmes dkumentet i mappen dkumenter på den maskine, TxTextCntrl er installeret på. Der kan gemmes i frmaterne Rich text frm *.rtf Tekst *.txt Wrd dkument *.dc Tx Text Cntrl *.txm Adbe PDF *.pdf Sidepsætning: får man en dialgbks til psætning af dkumentets sider. Dialgbksen er på engelsk. Sektiner understøttes kun ved indsættelse af sidehved g sidefd, da der kan vælges første side. Da sektiner ellers ikke understøttes, vil alle psætningerne beskrevet her gælde hele dkumentet. Margins and Paper: Herfra psættes dkumentets margener, papir frmat, sektinsstart g hvad det skal gælde fr. Margins: Herfra psættes margenerne fr tp g bund samt højre g venstre side. Paper: Her vælges papirfrmat g rientering af siderne. Vælges Custm size, skal bredde g højde på papiret angives. Sectin: Understøttes ikke. Apply t: Her angives m indstillingerne skal gælde hele dkumentet (Whle dcument) eller sektinen (Sectin) TimePlan A/S Side 7 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

8 MANUAL VERSION 7.16 Headers and Fter: Herfra psættes sidehved g sidefd Design: Her defineres sidehved g sidefd på siderne. Header: Her kan der fra drp-dwn bksen vælges mellem Nne: Ingen sidehved All sectins equal: Sidehved er ens på alle sider All sectin different: Ikke understøttet Header n first page: Herfra defineres sidehved på første side Same as ther pages: Samme sm på andre sider All sectins equal: sidehved er ens på alle sider All sectin different: Ikke understøttet Fter: Her kan der fra drp-dwn bksen vælges mellem Nne: Ingen sidefd All sectins equal: Sidefd er ens på alle sider All sectin different: Ikke understøttet Fter n first page: Herfra defineres sidefd på første side Same as ther pages: Samme sm på andre sider All sectins equal: sidefd er ens på alle sider All sectin different: Ikke understøttet Different header dd and even: Frskellige sidehveder på lige g ulige sider. Different Fter dd and even: Frskellige sidefødder på lige g ulige sider. Distance fra Egde: Her defineres afstanden fra papirets kant til start/slut af sidehved, sidefd på alle sider g første side. Side 8 af 76 TimePlan Sftware A/S

9 ELEKTRONISKE FORMULARER - FILER Apply t: Her angives m indstillingerne skal gælde hele dkumentet (Whle dcument) eller sektinen (Sectin) Clumns: Herfra psættes m dkumentet skal være pdelt i spalter. Antal spalter g spaltebredde defineres herfra g vil være gældende fr hele dkumentet. Number f clumns: Her angives antallet af spalter g m de skal frdeles lige ver siden. Width and spacing: Er der ikke valgt Equal clumn Width, angives bredden fr de enkelte spalter. Line between: Her kan vælges m spalterne skal være adskilt af en linje. Nne: ingen linje. Single en linje, hvr der kan defineres tykkelse g farve på. Apply t: Her angives m indstillingerne skal gælde hele dkumentet (Whle dcument) eller sektinen (Sectin) TimePlan A/S Side 9 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

10 MANUAL VERSION 7.16 Frames: Herfra defineres rammer på siden. REDIGER Frame: Her vælges ramme på dkumentet, der kan vælges mellem: Ingen, Tp, Bund eller bks Line Width: Her defineres tykkelsen på rammestregen. Line clr: Her defineres farven på rammestregen Other: Her kan du mikse egen farve. Distance and Optins: Her angives afstanden i mm. Afstanden angives fra kanten af papiret (Egde) eller fra teksten (Text). Vælges Text vil det være muligt at vælge at rammen skal inkludere sidehved eller sidefd eller begge. Apply t: Her angives m indstillingerne skal gælde hele dkumentet (Whle dcument) eller sektinen (Sectin). Udskriv: Udskriver dkumentet. Afslut: Lukker teksteditren. Frtryd: Annullerer den sidste redigering. Bemærk: Det er kun den seneste redigering, der kan annulleres (Der kan dg ikke frtrydes at der er indsat et grafisk element). Gentag: Den netp annullerede redigering genetableres. Side 10 af 76 TimePlan Sftware A/S

11 ELEKTRONISKE FORMULARER - INDSÆT Klip/Kpier/Sæt ind/slet: Standard Windws Clipbard redigerings funktinalitet. Søg/Erstat: Standard Søg/Erstat-dialger. Marker alt: Marker (vælg) hele dkumentet. INDSÆT Tekst: Indsæt tekst fra en fil (.DOC,.DOCX,.RTF..TXT.,.HTML g.txm). Billede: Indsæt billede (.BMP,.TIF,.WMF,.PNG,.JPG g.gif), billeder kan indsættes på t måder. Flytbar: Betyder at billedet kan flyttes g skaleres i dkumentet. Fast: Betyder at billedet ikke kan flyttes frit (betragtes sm et tekstelement) Skal et billede slettes, tastes der Shift + Delete OLE bjekt: Indsæt OLE bjekt. Tabel: Her åbnes en dialgbks til indsættelse af tabel. Dialgbksen er på engelsk. Tablesize: herfra defineres tabelstørrelse med antal af klnner g rækker. Clumn Width: Herfra vælges m tabellen autmatisk skal fylde hele sidebredden, eller m klnnerne skal have en bestemt størrelse. AutFit t page Width: Klnnerne får en bredde der gør at tabellen fylder hele sidebredden. Fixed clumn Width: Herfra vælges en fast klnnebredde. Optins Header: Første række indehlder verskrift, g vil blive sm verskrift på nye sider. Allw rws t break acrss pages: Tillader at rækker kan blive delt ver t sider, hvis indhldet på rækken ikke kan være på siden. Er der ikke markeret her vil hele rækken blive flyttet til næste side. TimePlan A/S Side 11 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

12 MANUAL VERSION 7.16 Sidehved g fd: Vælg mellem: Sidehved: Indsætte samme sidehved på alle siderne Sidefd: Indsætter samme sidefd på alle siderne Sidetal på alle siderne: Det er kun tallet der placeres i teksten. Ordet "Side" bliver ikke tilføjet. Sidetal kan kun placeres i sidehved eller sidefd. Sideantal: indsætter antal sider i dkumentet på alle siderne. I Indsæt Sidehved eller Sidefd på første side: Betyder at dkumenterne kan have speciel første side med egen sidehved/sidefd Eksisterende sidefd g sidehved aktiveres ved at dbbeltklikke på teksten der står i sidehvedet/sidefden. Arbejder man i sidehved/sidefd har man en højrekliksmenu, hvrfra man kan vælge: Cut: Klipper det markerede Cpy: Kpier det markerede Paste: Indsætter det man har klippet/kpieret Character: Skrifttype, skriftstørrelse, farve m.m. Paragraph: Afsnitsfrmatering Bullets and numbering: Punktpstilling Styles: Typgrafi/skabeln Insert: Herfra kan man indsætte Page numbering: Side nummerering Table: Tabel Image: Billede Højreklik på et indsat billede i sidehved/sidefd giver følgende mulighederne klip, kpier, skift billede, flyt frem, flyt bagud, Tekstmbrydning g frmatering Side 12 af 76 TimePlan Sftware A/S

13 ELEKTRONISKE FORMULARER - INDSÆT Textframe: Tekst bks. Højreklik på en tekst bks g man kan klippe, kpiere, mbryde tekst g vælge frmat Ved frmatering kan vælges hvrledes tekst bksen skal placeres i frhld til anden tekst. Sideskift: Opretter et tvunget sideskift i dkumentet. TimePlan A/S Side 13 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

14 MANUAL VERSION 7.16 FORMATER Skrifttype: Standard tekstfrmatering. Vælg fnt skrifttype/størrelse/typgrafi/farve. Afsnit: Opsæt marginer fr det valgte afsnit. Ved frmatering af afsnit, kan der lægges farve i hele afsnittet g der kan lægges en farvet ramme m afsnittet Marker afsnittet: Vælg frmater > Afsnit > Frame and Page Breaks, Vælg linje tykkelse g farve, vælg baggrundsfarve. Tabel: Ændre egenskaber fr den valgte tabel, dg ikke antal rækker g klnner. I frbindelse med prettelse af tabeller er det muligt at markere rækker der skal bruges sm verskrift, hvis tabellen fylder mere end en side. Marker den/de linjer der skal gå igen på siderne, vælg Frmater > Tabel > Size and Frmatting Side 14 af 76 TimePlan Sftware A/S

15 ELEKTRONISKE FORMULARER - VIS Vælg Repeat as header rw at tp f each page. De(n) markerede rækker vil nu blive gentaget når tabellen kmmer ver på en ny side. Punktpstilling: Specificer punktpstilling. Brug Egenskaber g vælg Nne hvis en eksisterende punktpstilling ønskes afbrudt. Skabelner: Gem frmateringsstil sm skabeln (style) fr senere genbrug. VIS Paneler: Vælg de paneler der ønskes vist. Kntrlkarakterer: Vælg m kntrlkarakterer skal vises. Zm: Vælg zmfaktr. Der kan i bunden af arbejdsvinduet zmes ind til at vise siden eller der kan vælges at zme ind g ud på teksten. TimePlan A/S Side 15 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

16 MANUAL VERSION 7.16 Klik på Knappen 1 fr at zme ind på hele siden. Klik på knappen 2 g flyt skyderen fr at zme ind/ud på teksten. Fr en sikkerheds skyld bør der pbevares en backup af eksisterende dkumenter, inden de evt. ver skrives, idet det ikke kan garanteres, at frmatering fretaget i f.eks. Wrd er krrekt efter indlæsning i teksteditren i TimePlan. INDSÆTTELSE AF TEKST Tekst kan indsættes i teksteditren på tre måder: Indtast tekst på nrmal vis sm i tekstbehandlingsprgrammer. Kpier g indsæt tekst fra eksisterende dkumenter, (f.eks. ansættelseskntrakter i Wrd). Imprter eksisterende dkument (.RTF,.TXT,.HTML,.DOC, DOCX g.txm) direkte med Indsæt > Tekst fra tpmenuen i teksteditren Side 16 af 76 TimePlan Sftware A/S

17 ELEKTRONISKE FORMULARER - INDSÆTTELSE AF TEKST Indsæt indhld fra TimePlan databasen ved at indsætte flettefelter i dkumentet. Flettefelterne indsættes ved at højreklikke, hvr flettefeltet ønskes indsat, g herefter vælge det ønskede flettefelt. TimePlan A/S Side 17 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

18 MANUAL VERSION 7.16 Der kan indsættes følgende felttyper Medarbejder: Herfra kan vælges alle felterne fra medarbejder stamkrtet inkl. Difference: Difference: Her kan der ved fremtidige skift af verenskmst, nrmtimer, løn m.m. vælges at der skal vises ændringen i frhld til den gældende kntrakt. Afdeling: Herfra vælges de plysninger der er indskrevet på Afdelingen Beregnede felter: Herfra er det muligt at psætte peride g plysninger der skal beregnes ud fra den valgte peride. Virker freløbig kun på PDF-frmularer. Andet: Herfra kan vælges specielle felter sm eks. Bruger g dat frmater Tjekskemafelter: Herfra kan der indsættes de prettede tjekskemafelter Lønparametre: Herfra kan der indsættes de fra Administratin > Lønparametre, prettede lønparametre der er på medarbejder Tabel: Indsætter en tabel Side 18 af 76 TimePlan Sftware A/S

19 ELEKTRONISKE FORMULARER - INDSÆTTELSE AF TEKST Frit felt: Indsætter et frit felt hvri der skrives en tekst. Denne tekst vil, når der vælges Stamkrt > Jurnal g der klikkes på en jurnal med frit felt skulle udfyldes før jurnalen åbner. Slet tabellinje: Sletter en tabellinje i en prettet tabel Celleegenskaber: Viser egenskaberne fr en markeret celle i en tabel Rediger: Svarer til Rediger på menulinjen. Flettefelterne vises i [] Vælg Gem fr at arkivere dkumentet i TimePlan databasen. BRUG AF PDF-FORMULARER Fra flere ffentlige instanser g generelle kntrakter fra eks. Dansk Erhverv er kntrakterne tilgængelige sm skriv-bare PDF'er, hvr kun bestemte mråder skal udfyldes. Hent disse frmularer g gem dem et sted hvrfra de kan hentes inde fra TimePlan. NB: Timeplan understøtter ikke PDF-frmularer med XFA-frms fra Adbe lifecycle. Fr at bruge disse PDF'er i TimePlan åbnes Administratin > Elektrniske frmularer > dkumenter. Der klikkes på Imprt i værktøjslinjen eller der højreklikkes i venstreside g vælges Imprter dkument TimePlan A/S Side 19 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

20 MANUAL VERSION 7.16 Blanket navn: Her skrives navnet på dkumentet. Filnavn: Udfyldes først, når dkumentet er hentet fra netværket ved at klikke der knappen Gennemse. Indehlder lønplysninger: Marker her hvis den imprterede PDF indehlder løn plysninger. Indehlder persnlige plysninger: Marker her hvis den imprterede PDF indehlder persnlige plysninger. Klik OK g frmularen er nu hentet ind til elektrniske frmularer i TimePlan. Åbn frmularen ved at dbbeltklikke på den Side 20 af 76 TimePlan Sftware A/S

21 ELEKTRONISKE FORMULARER - INDSÆTTELSE AF TEKST Indsæt flettefelterne i de skriv bare felter ved at højreklikke i feltet g vælge det felt fra stamkrt der skal indsættes. Der kan indsættes felter fra Medarbejder Afdeling Beregnede felter Andet Tjekskemafelter Lønparametre Frit felt TimePlan A/S Side 21 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

22 MANUAL VERSION 7.16 STYRING AF DOKUMENTER OPSÆTNING AF DOKUMENTER Fr at sikre krrekt prettelse g udskrift af dkumenter til medarbejderne kan der fretages afgrænsninger/psætninger, så de dkumenter, der er relevante fr medarbejderens verenskmst g stilling, er tilgængelige under fanebladet Jurnal på medarbejderens stamkrt. Jurnalerne kan gså afgrænses til kun at skulle vises på medarbejdere i bestemte afdelinger. Er der prettet mange dkumenter i venstre side kan det blive svært at finde de rigtige dkumenter. Det er derfr muligt at flytte dkumenterne til en ønsket placering altså lave ens egen filtrering på dkumenter. Det er gså muligt at prette dkument-grupper, hvri de frskellige dkumenter kan flyttes ind i. Der kan prettes grupper i grupper. ARRANGERING AF DOKUMENTER Vælg Administratin > Elektrniske frmularer. Marker det dkument der skal flyttes g træk det ver på det dkument, det skal stå ven ver ved at hlde venstre musetast nede mens dkumentet flyttes. Dkumentet er nu flyttet til den ønskede placering. Side 22 af 76 TimePlan Sftware A/S

23 ELEKTRONISKE FORMULARER - STYRING AF DOKUMENTER OPRETTELSE AF DOKUMENT GRUPPE Er det ikke nk at arrangere dkumenter i den rækkefælge man ønsker, kan man prette dkument grupper hvri dkumenterne kan arrangeres. Højreklik i venstre side g Vælg Opret Gruppe TimePlan A/S Side 23 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

24 MANUAL VERSION 7.16 Følgende Pp-up vises, hvri der skrives navnet på den ønskede gruppe. Gruppen er nu prettet g de dkumenter der skal ligge i gruppen kan nu trækkes dertil ved at hlde venstre musetast nede på dkument g trække det hen på gruppen. Side 24 af 76 TimePlan Sftware A/S

25 ELEKTRONISKE FORMULARER - STYRING AF DOKUMENTER Dkumentet er nu flyttet til gruppen. TimePlan A/S Side 25 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

26 MANUAL VERSION 7.16 DEAKTIVER DOKUMENTER Dkumenter kan deaktiveres/aktiveres fra Administratin > Elektrniske frmulerer. Højreklik på et dkument, eller marker dkumentet g vælg Funktiner > Deaktiver I det øjeblik et dkument er blevet deaktiveret, vil det blive vist under Vis inaktive, fra værktøjslinjen. Herfra kan man skifte tilbage til Vis aktive, eller man kan aktivere et dkument. Side 26 af 76 TimePlan Sftware A/S

27 ELEKTRONISKE FORMULARER - OPSÆTNING UNDER ELEKTRONISKE FORM Sm så vil blive vist under aktive dkumenter. OPSÆTNING UNDER ELEKTRONISKE FORMULARER Vælg Administratin > Elektrniske frmularer Højreklik på et dkument eller en Gruppe i venstre side af vinduet g vælg Egenskaber. Afkryds hvilke Overenskmster dkumentet skal tilhøre, Stillinger dkumentet kan bruges på, Medarbejdere dkumentet skal afgrænses på Indhld: Gælder kun fr PDF. Her kan der vælge m dkumenterne indehlder løn- g persnlige plysninger. TimePlan A/S Side 27 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

28 MANUAL VERSION 7.16 Elektrnisk signatur: Se mere under afsnittet Digital signatur. Underskrift: Vælg m det skal være muligt at benytte digital signatur på dkumentet eller m det skal være påkrævet. Underskriftsberettigede: Vælg dernæst hvem der skal være underskrift berettiget til at underskrive dkumentet. Signatur psætning: Her psættes meddelelser g påmindelser til underskriverne. Afdelinger dkumentet tilhører, prettes nye afdelinger bliver de autmatisk tildelt alle dkumenter. OPSÆTNING UNDER OVERENSKOMSTER Vælg Administratin > Overenskmster >Åbn Overenskmst > fanebladet Jurnal. Her vises alle dkumenter g dkument grupper, der er prettet under administratinen af elektrniske frmularer. Dkumenter, der er markeret med flueben, kan benyttes fr medarbejdere, sm er tilknyttet verenskmsten. VISNING AF DOKUMENTER Der kan vælges, at brugeren ikke har rettighed til at se de gemte dkumenter under medarbejderens stamkrt. Det er f.eks. relevant i frbindelse med ansættelseskntrakter. Denne rettighed gælder fr alle dkumenter, gså selvm de måske ikke indehlder persnlige plysninger. Side 28 af 76 TimePlan Sftware A/S

29 ELEKTRONISKE FORMULARER - OPRETTELSE AF DOKUMENTSAMLINGER OPSÆTNING Vælg Administratin > Rettighedsprfiler. Naviger herefter ind på brugerens rettighedsprfil g vælg Ret > Medarbejder > Adgang til jurnaler. Herfra kan der vælges mellem frskellige rettigheder til jurnaler. Må se jurnal: Betyder at brugeren må se jurnalerne i den aktuelle afdeling. Må prette jurnal: Betyder at brugeren må prette nye jurnaler på medarbejderne i den aktuelle afdeling. Må slette jurnal: Betyder at brugeren må slette gemte jurnaler på medarbejdere i den aktuelle afdeling. Adgang til jurnal fra andre afdelinger: Betyder at brugerne kan se plysninger i jurnaler der er prettet i andre afdelinger. OPRETTELSE AF DOKUMENTSAMLINGER En dkumentsamling kan f.eks. bestå af velkmstbrev, ansættelseskntrakt g persnalehåndbg. Frdelen ved at strukturere dkumenterne i samlinger/grupper på denne måde er bl.a., at det er nemt at udskrive et samlet sæt dkumenter til frskellige frmål. F.eks. et sæt med de dkumenter, sm skal anvendes ved ansættelse af en ny medarbejder. OPSÆTNING Vælg Administratin > Elektrniske frmularer. I højre side af vinduet struktureres dkumentsamlinger, dvs. dkumenter g grupper der kan anvendes på medarbejderne. TimePlan A/S Side 29 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

30 MANUAL VERSION 7.16 Højreklik i vinduet i højre side g vælg Ny gruppe. Giv dkumentsamlingen et navn. Vælg type fr dkumentsamlingen: Sæt: Hele dkumentsættet bliver udskrevet under jurnal på medarbejderens stamkrt. Individuel: Giver det mulighed fr kun at udskrive de dkumenter, sm ønskes fra medarbejderens stamkrt. TILFØJ DOKUMENT TIL DOKUMENTSAMLING Tilføj et dkument eller en dkumentgruppe til en dkumentsamling ved at trække det valgte dkument ver i de ønskede dkumentsamlinger. I praksis prettes der link fra dkumenter til en eller flere dkumentsamlinger. Et dkument kan således anvendes i flere dkumentsamlinger. Der kan trækkes flere kpier af samme dkument ver under en dkumentsamling. Det har relevans, hvis der skal prette dkumenter med kpitekster, eller hvis der blt ønskes udskrevet flere kpier af samme dkument i frbindelse med udskrift af et sæt dkumenter. LEDE TEKST TIL DOKUMENTER Der kan angives en lede tekst, dvs. en mere beskrivende tekst til dkumenter i dine dkumentsamlinger. Samme dkument kan anvendes i mange dkumentsamlinger. Derfr kan det være relevant at påføre ekstra tekst, sm beskriver dkument-/blanketnavnet. OPSÆTNING Vælg Administratin > Elektrniske frmularer. Side 30 af 76 TimePlan Sftware A/S

31 ELEKTRONISKE FORMULARER - OPRETTELSE AF DOKUMENTSAMLINGER Højreklik g vælg Egenskaber på et dkument under en dkumentsamling i højre side, Indtast en Lede tekst. KOPITEKST TIL DOKUMENTER Kpierede dkumenter kan gives kpitekster. I praksis fungerer det ved, at der indsættes et fletfelt i dkumenterne. Hvis der f.eks. er prettet t kpier, kunne det ene dkument have kpiteksten Kpi til medarbejderen, g det andet dkument kunne have kpiteksten Kpi til lederen. Ligeledes kunne der være et dkument, der hedder Original g et der hedder Kpi. OPSÆTNING Vælg Administratin > Elektrniske frmularer. Højreklik g vælg Egenskaber på et dkument under en dkumentsamling i højre side. Indsæt en Kpitekst, hvis der er et kpieret dkument, sm skal have en kpitekst Fr at vise kpiteksten skal riginaldkumentet have påført et fletfelt, hvr kpiteksten ønskes indsat. Dbbeltklik på riginaldkumentet i venstre side af frmularvinduet Herefter højreklikkes der i dkumentet i teksteditren g vælger Andet > Kpitekst Selv m der indsættes fletfeltet Kpitekst i riginaldkumentet, så vil dette felt kun vises på TimePlan A/S Side 31 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

32 MANUAL VERSION 7.16 kpierede dkumenter i dkumentsamlingen, hvr der er indtastes en kpitekst. Hvis ikke der er indtastet en kpitekst, så vises feltet ikke i riginaldkumentet. REDIGERING AF DOKUMENT Skal det være muligt fr brugere at kunne redigere i en jurnal, skal dkumentet være åbent fr redigering OPSÆTNING Vælg Administratin > Elektrniske frmularer. Højreklik g vælg Egenskaber på et dkument under en dkumentsamling i højre side. Sæt Markering ud fr Åbent (fr redigering), hvis dkumentet skal være åbent fr redigering ellers fjern markeringen hvis dkumentet ikke skal være åbent fr redigering, når det åbnes under en medarbejder i stamkrtet. DEAKTIVERING/AKTIVERING AF DOKUMENT Dkumenter kan deaktiveres/aktiveres fra Administratin > Elektrniske frmulerer. Højreklik på et dkument, eller marker dkumentet g vælg Funktiner > Deaktiver Side 32 af 76 TimePlan Sftware A/S

33 ELEKTRONISKE FORMULARER - OPRETTELSE AF DOKUMENTSAMLINGER I det øjeblik et dkument er blevet deaktiveret, vil det blive vist under Vis inaktive, fra værktøjslinjen. Herfra kan man skifte tilbage til Vis aktive, eller man kan aktivere et dkument. TimePlan A/S Side 33 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

34 MANUAL VERSION 7.16 Sm så vil blive vist under aktive dkumenter. ARKIVERING AF DOKUMENT Når et dkument er udskrevet g der svares Ja til at dette skal gemmes, kan man under Administratin > Elektrniske frmularer > Dkumenter > Egenskaber beslutte m det fysiske dkument skal gemmes eller der kun skal skrives en jurnallinje. På jurnallinjerne vil det fremgå med et X hvis et dkument er arkiveret, g med et 0 hvis ikke. På Jurnal linjen vil der gså fremgå m det er sendt til underskrift g hvilken status der er mht. underskriften: MULIGHED FOR AT GEMME DOKUMENTER Fr at der kan gemmes prettede dkumenter under medarbejderens stamkrt skal følgende psætning laves: Vælg Administratin > Glbale indstillinger > Stamdata > Medarbejder > Redigering Fjern flueben i Jurnaler skal ikke gemmes. DOKUMENTET KAN GEMMES MED ANDET NAVN Et dkument kan gemmes med et andet navn fra Medarbejder > Jurnal. Side 34 af 76 TimePlan Sftware A/S

35 ELEKTRONISKE FORMULARER - MULIGHED FOR AT GEMME DOKUMENTER OPSÆTNING Vælg Administratin > Elektrniske Jurnaler i højre side vælges Egenskaber fr dkumentet under den rette dkumentsamling. Herfra sættes der markering i at dkumentet er Åbent fr Redigering g at det Kan gemmes under andet navn. Dkumentet kan nu åbnes fra Medarbejder > Jurnal, g efter endt redigering vil der når dkumentet skal gemmes fremkmmer følgende: Hvrfra det er muligt at vælge et andet navn til dkumentet. Skriv det ønskede navn til dkumentet g klik på OK. Dkumentet er nu gemt på medarbejderen med det ønskede navn Gemte dkumenter, der kan redigeres g gemmes med de ændringer, der er lavet. Højreklik på det gemte dkument g vælg Rediger Jurnal. TimePlan A/S Side 35 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

36 MANUAL VERSION 7.16 Dkumentet åbnes nu g rettelserne kan laves, hvrefter der ved afslutning skal tages stilling til m dkumentet skal gemmes. Vælges der Ja, er det muligt at gemme dkumentet med et nyt navn. Efter klik på OK, bliver dkumentet nu gemt i venstre side under Jurnal på medarbejderen. DOKUMENTET KAN GEMMES PÅ ET ANDET DREV Et dkument kan gemmes på et andet drev fra Medarbejder > Jurnal. Højre klik på et gemt dkument g vælg Gem på andre drev > Gem på eksterne drev Side 36 af 76 TimePlan Sftware A/S

37 ELEKTRONISKE FORMULARER - MULIGHED FOR AT GEMME DOKUMENTER Herfra kan vælges hvr filen skal gemmes. Der kan gemmes i frmaterne RTF eller PDF. Dkumentet kan gså gemmes på andet drev ved prettelse af dkumentet fra Opret g Gemmen se, her ses knappen Gem på ekstern drev. TimePlan A/S Side 37 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

38 MANUAL VERSION 7.16 DAGLIG BRUG AF DOKUMENTER OPRET DOKUMENT Vælg Medarbejderliste > medarbejder > fanebladet Jurnal. I højre side vises alle tilgængelige dkumentsamlinger fr medarbejderen i en træstruktur g der vise gså knappen Send Jurnal. Send Jurnal: Giver mulighed fr at sende en jurnal til en medarbejder, såfremt der er prettet en på medarbejderens stamkrt. Er der en adresse er knappen aktiv ellers vises den sm udtnet/inaktiv. Vælg det dkument, sm der skal prettes ved at flde træstrukturen ud g markere det ønskede dkument med et flueben. Vælges et dkument i en gruppe af typen Sæt, vil alle dkumenter fra denne gruppe blive prettet. Der kan vælges flere dkumenter fra frskellige grupper, sm skal prettes samtidigt. Side 38 af 76 TimePlan Sftware A/S

39 ELEKTRONISKE FORMULARER - DAGLIG BRUG AF DOKUMENTER Knapperne i bunden har følgende funktiner: Gennemse: Kan kun bruges på de dkumenter der er gemt på medarbejdere, g åbner dkumenterne til gennemsyn. Ikrafttrædelsesdat: Hvis der er fremtidsændringer på en medarbejder, er det muligt at udskrive en kntrakt med de fremtidige ændringer ved at tage stilling til hvilken ikrafttrædelsesdat, dkumentets fletdata skal baseres på. Arkiver PDF: Betyder, at der kan imprteres PDF-dkumenter på medarbejderene. Er der fra Administratin > Elektrniske frmularer valgt at disse skal registreres under ændrede medarbejdere, vil de gså blive vist under Ændrede medarbejdere. Opret g Gennemse: Betyder at de valgte dkumenter bliver prettet til gennemsyn. Der kan ved lukning vælges m de skal gemmes. TimePlan A/S Side 39 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

40 MANUAL VERSION 7.16 Opret g Udskriv: Oprettet de valgte dkumenter g udskriver dem. De kan autmatisk gemmes efter udskrift hvis dette er sat under egenskaberne fr dkumentet. Ellers kan der vælges m de skal gemmes efter udskrift. Luk: Lukker stamkrtet REDIGER DOKUMENT Det er muligt at redigere på dkumentets elementer når der er valgt at prette dkumentet, såfremt dkumentet er åben fr redigering g brugeren ellers har rettighed til at måtte prette jurnal. Eksempelvis kan et billede indsat vha. [MEDA_BILLED.] redigeres. Dbbeltklik på billedet, g det vil være muligt at redigere billedets str. Der tages stilling til hvr bredt billedet skal være g højden følger så prprtinalt med i frhld til billedets prindelige mål. Når der udskrives et dkument, vil medarbejderdata til de frskellige fletfelter i dkumentet autmatisk blive verført. Når dkumentet er klart, kan det sendes direkte til medarbejderen, hvis medarbejderen har en e- mail, ved at klikke på knappen Send via mail. Herefter er det muligt at svare Ja til at gemme dkumentet på medarbejderen. Dkumentet vil herefter være tilgængelig i jurnallinjen i venstre side under Jurnal fanebladet. OVERSIGT OVER OPRETTEDE DOKUMENTER Oprettede dkumenter vises under fanebladet Jurnal i venstre side af vinduet. Side 40 af 76 TimePlan Sftware A/S

41 ELEKTRONISKE FORMULARER - DAGLIG BRUG AF DOKUMENTER Kpierede dkumenter vises på én linje. Linjer med blå baggrundsfarve indikerer at der er gemt en PDF-fil på medarbejderen INDSÆTTELSE AF PDF-FILER Det er muligt at imprtere PDF-filer direkte på medarbejderen inde på Jurnalkrtet. Klik på knappen Arkiver PDF Navngiv filen under Blanket navn. Klik derefter på Knappen Gennemse fr at finde Pdf en der er gemt på netværket. Vælg filen g klik Åbn, marker m filen Indehlder lønplysninger g/eller persnlige plysninger g klik OK. Dkumentet vises på skærmen, vælg Luk g klik Ja til at gemme dkumentet. TimePlan A/S Side 41 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

42 MANUAL VERSION 7.16 PDF-filen er nu gemt på medarbejderen g vises med blå baggrund i listen. Kun brugere der har ret til at se Lønplysning g/eller Persnlige plysninger kan åbne dkumentet igen. SLETNING AF DOKUMENTER Fra Jurnal vil en administratr have mulighed fr at slette en prettet jurnallinje med det underliggende dkument g eventuelle kpier. Marker dkumentlinjen, højreklik g vælg slet. Herefter fremkmmer følgende dialgbks: Hvis der svares OK, vil sletningen registreres i lggen således: SENDE JORNALER SOM Jurnaler kan nu sendes til medarbejderne på . Dette kræver dg at der på medarbejdernes stamkrt er psat en adresse Side 42 af 76 TimePlan Sftware A/S

43 ELEKTRONISKE FORMULARER - DAGLIG BRUG AF DOKUMENTER g at der under Administratin > Glbale Indstillinger > Kmmunikatin gså er psat en e- mailknt hvrfra der kan sendes mails. Er disse betingelser pfyldt er det muligt fra Stamkrt > Jurnaler at sende disse direkte til medarbejderen. TimePlan A/S Side 43 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

44 MANUAL VERSION 7.16 Marker den/de ønskede jurnal(er) g klik på Knappen Send Jurnal g følgende vises Marker ud fr feltet g det er nu muligt at angive emne på mailen, skrive evt. en besked g klik derefter på knappen Ok g mailen med jurnal sendes til medarbejderen. OBS! Dkumentet sendes kun sm vedhæftet når der vælges . Vælges en af de andre afsendelsesmetder, sendes der kun en besked. DOKUMENT MED FREMTIDSÆNDRING Ved valg af dkument under fanebladet Jurnal vil der, hvis der er fremtidsændringer på medarbejderen, blive bedt m at plyse en ikrafttrædelsesdat. Denne dat kan være den fremtidige, en valgfri eller dags dat Side 44 af 76 TimePlan Sftware A/S

45 ELEKTRONISKE FORMULARER - NOTER Dkumentet vil herefter blive udskrevet med den dat, der er valgt. NOTER Denne funktin følger med, når mdulet Elektrniske frmularer installeres. Nter følger medarbejderen, hvilket betyder at flytter medarbejderen afdeling, stpper g genansættes på et senere tidspunkt, vil nterne stadig være gemt på medarbejderen. DAGLIG BRUG AF NOTER Nter bruges bl.a. til at registrere uddannelsesbehv g diverse ønsker. Der er mulighed fr at prette et ubegrænset antal nter, sm autmatisk srteres efter dat. Det er endvidere muligt at redigere g udskrive nterne. Vælg Medarbejderliste > medarbejder > fanebladet Nter. Vælg Opret fr at prette en nte. TimePlan A/S Side 45 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

46 MANUAL VERSION 7.16 Indtast en verskrift, g indtast herefter den aktuelle nte. I venstre side af vinduet vises herefter, hvrnår nten er prettet, hvem der har prettet nten, m.m. Hvis linjen markeres, vil ntens indhld vises i højre side af skærmen. MASSESLETNING AF JOURNALER OG NOTER. Jurnaler g nter der er gemt på medarbejdere kan masseslettes fra Prgram > Slet data > Medarbejder jurnal g Prgram > Slet data > Medarbejder Nter SLETNING AF JOURNAL Menupunktet vil kun være synligt, ved anvendelse af tillægsmdulet Elektrniske frmularer g kun fr brugere der har rettighed til at slette jurnaler på medarbejderne. Side 46 af 76 TimePlan Sftware A/S

47 ELEKTRONISKE FORMULARER - MASSESLETNING AF JOURNALER OG NOT Vælger man Prgram > Slet Data > Medarbejder jurnal åbner et vindue. Hvrfra man kan vælge Slet jurnaler registreret før: Her vælges den dat sm jurnalen skal være registreret før. Afdeling: Her vælges hvilke(n) afdeling man ønsker at slette jurnaler i. Medarbejdere: Når der er valgt afdelinger, vises de tilhørende medarbejdere sm har tilknyttet jurnaler sm er registreret før valgte dat. Standard frmularer: Her vælges de jurnaler der skal slettes på de valgte medarbejdere. Jurnal uden frmular: Vil slette alle jurnal der ikke har reference til standardfrmularer, sm PDF er der er arkiveret på medarbejderens stamkrt g dkumenter sm er sendt med Digital signatur. TimePlan A/S Side 47 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

48 MANUAL VERSION 7.16 Ved valg af slet fremkmmer en advarsel. Klikker man Ja til denne vil alle de valgte jurnaler fr de valgte medarbejdere blive slettet permanent. Hvilket bekræftes af en infbks. Massesletning af jurnaler bliver nteret i lggen under Administratin > Lg > Medarbejdere > Medarbejder dkument massesletning. SLETNING AF NOTER Menupunktet vil kun være synligt, ved anvendelse af tillægsmdulet Elektrniske frmularer g kun fr brugere der har rettighed til at slette nter på medarbejderne. Side 48 af 76 TimePlan Sftware A/S

49 ELEKTRONISKE FORMULARER - MASSESLETNING AF JOURNALER OG NOT Vælger man Prgram > Slet Data > Medarbejder nter åbner et vindue. Hvrfra man kan vælge Slet nter registreret før: Her vælges den dat sm nten skal være registreret før. Afdeling: Her vælges hvilke(n) afdeling man ønsker at slette nter i. Medarbejdere: Når der er valgt afdelinger, vises de tilhørende medarbejdere sm har tilknyttet nter sm er registreret før valgte dat. Ved valg af slet fremkmmer en advarsel. TimePlan A/S Side 49 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

50 MANUAL VERSION 7.16 Klikker man Ja til denne vil alle de valgte nter fr de valgte medarbejdere blive slettet permanent. Hvilket bekræftes af en infbks. Massesletning af nter bliver nteret i lggen under Administratin > Lg > Medarbejdere > Medarbejdernte massesletning. Side 50 af 76 TimePlan Sftware A/S

51 TJEKSKEMA - OPRET TJEKSKEMA TJEKSKEMA Tjekskema er typisk et afkrydsningsskema, hvr det er muligt at angive, m medarbejderen har afleveret sit skattekrt, har fået udleveret nøgle, har fået udleveret beklædning, m.v. Tjekskemaet hjælper planlæggeren med at huske alt, f.eks. i frbindelse med ansættelse af en ny medarbejder. Tjekskemafelter der fra Administratin > Glbale indstillinger > Stamdata > Oplysninger bliver markeret sm persnlige plysninger vil blive krypteret i databasen. OPRET TJEKSKEMA Vælg Administratin > Tjekskema. Her prettes g vedligehldes tjekskemaer. OPRET TJEKSKEMA FELTER I venstre side vises felter, sm er prettet til brug i tjekskemaet. Opsætning: Klik på Tjekskema felter fr at prette nye felter, redigere eller slette eksisterende felter. TimePlan A/S Side 51 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

52 MANUAL VERSION 7.16 Klik på Opret ny eller Ret Indtast en lede tekst g vælg en type fr feltet. Mulige felttyper: Tal: Heltal kan indtastes i feltet. Dat: Dat kan indtastes eller vælges til feltet. Lgisk: Bks fr markering. Streng: Indskrivning af tekst g tal. Cmb: Drp-dwn liste Decimaltal: Decimaltal kan indtastes i feltet. Side 52 af 76 TimePlan Sftware A/S

53 TJEKSKEMA - OPRET TJEKSKEMA Når et felt er prettet sm cmb, kan du efterfølgende prette de værdier, sm det skal være muligt at vælge i drp-dwn menuen i et tjekskema. Marker feltet g klik på knappen Mulige værdier. Opret herefter et ubegrænset antal værdier. Brugeren vil kun kunne udfylde feltet med de værdier, der er prettet her. SLET TJEKSKEMA FELTER Når man fra Administratin > Tjekskema > Tjekskemafelter sletter felter, fremkmmer der en dialgbks m det valgte felt skal slettes. Når der vælges Ja g feltet er i brug, kmmer en ny bks der frtæller at data gemt i dette felt på alle medarbejdere vil blive slettet. Klikkes der Ja, skal man efterfølgende vælge Luk. OPRET TJEKSKEMA Det er muligt at prette et ubegrænset antal tjekskemaer i TimePlan, efter behv. OPSÆTNING: TimePlan A/S Side 53 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

54 MANUAL VERSION 7.16 Vælg Administratin > Tjekskema. Vælg Opret skema (eller Ret skema fr redigering af skema) Navngiv skemaet i den fremkmne bks. Træk felter fra venstre side ver til Tjekskemaet i højre side af skærmbilledet. Her kan felterne frit placeres. Størrelsen på et felt ændres ved at trække direkte i feltet. Side 54 af 76 TimePlan Sftware A/S

55 TJEKSKEMA - TJEKSKEMA UNDER/OVER 18 ÅR Er der sat mærke i feltet ud fr Skema er synligt, betyder det at skemaet er synligt på medarbejdernes stamkrt. Er der sat mærke i feltet ud fr Tekst ver felt, betyder det at teksten vil stå ver feltet. TJEKSKEMA UNDER/OVER 18 ÅR Du kan psætte en guide til anvendelse af et tjekskema fr medarbejdere ver g under 18 år. Det kræver, at der fretages en psætning under Glbale indstillinger. Vælg Administratin > Glbale indstillinger > Stamdata > Medarbejdere > Generelt. Her vælger du hvilket tjekskema, der skal anvendes fr medarbejdere ver g under 18 år. TimePlan A/S Side 55 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

56 MANUAL VERSION 7.16 Herudver skal Skema skal skifte autmatisk markeres under fanebladet Redigering (vælg Administratin > Glbale indstillinger > Stamdata > Medarbejdere > Redigering) Når medarbejderens stamkrt åbnes (Medarbejderliste > medarbejder > Tjekskema) vil navnet fr det/de tjekskemaer, sm anvendes til medarbejderen, være markeret g blive vist. Side 56 af 76 TimePlan Sftware A/S

57 TJEKSKEMA - DAGLIG BRUG AF TJEKSKEMA DAGLIG BRUG AF TJEKSKEMA BRUG AF TJEKSKEMA Sådan anvendes tjekskemaer: Vælg Medarbejderliste > medarbejder > Tjekskema. Marker det ønskede tjekskema i venstre side. Klik herefter på Ret. Vælg herefter m det aktuelle tjekskema skal rettes nu, eller m rettelsen skal træde i kraft på en speciel dat, eller m det skal være en tidsbegrænset fremtidsændring. Udfyld tjekskemaet. TimePlan A/S Side 57 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

58 MANUAL VERSION 7.16 HISTORIK FOR TJEKSKEMAER Du har mulighed fr at se, hvad medarbejderen tidligere har haft af registreringer på tjekskemaerne. Vælg medarbejderliste > medarbejder > fanebladet Histrik > dat. Vælg fanebladet Tjekskema. Du kan her se, hvad der var registreret på tjekskemaet på den pågældende dat. På nedenstående skærmbillede er valgt ikrafttrædelsesdat den i fanebladet histrik. Side 58 af 76 TimePlan Sftware A/S

59 TJEKSKEMA - TJEKSKEMA FELTER PÅ MEDARBEJDERUDSKRIFT TJEKSKEMA FELTER PÅ MEDARBEJDERUDSKRIFT Du har mulighed fr at medtage tjekskema felter på udskriften af din medarbejderliste. Vælg Medarbejderliste > Udskriv liste > Opret > fanebladet Faste felter. TimePlan A/S Side 59 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

60 MANUAL VERSION 7.16 Flyt de ønskede tjekskema felter til vinduets højre side (Valgte felter), ved at dbbeltklikke på feltnavnet under Tjekskema felter. ANDEN BRUG AF TJEKSKEMA TJEKSKEMA FELTER I DOKUMENTER Når et dkument prettes under elektrniske frmularer (Administratin > Elektrniske frmularer) kan værdier fra tjekskema felter indsættes sm flettefelter. Side 60 af 76 TimePlan Sftware A/S

61 TJEKSKEMA - EKSPORT/IMPORT AF FELTER Højreklik i dkumentet, naviger til Tjekskema felter, g vælg mellem de prettede felter til tjekskemaer. EKSPORT/IMPORT AF FELTER Indehlder TimePlan installatinen imprt- eller eksprtmdulet kan integratin med tjekskema felter fretages ved hjælp af henhldsvis imprt g eksprt. Under psætningen af imprt g eksprt er tjekskemaets felter tilgængelige under sektinen Tilgængelige felter. Overgangen fra standard felter til tjekskema felter er adskilt med en rød pil g navnet blk. TimePlan A/S Side 61 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

62 MANUAL VERSION 7.16 Side 62 af 76 TimePlan Sftware A/S

63 TJEKSKEMA - DIGITAL SIGNATUR DIGITAL SIGNATUR Digital signatur i TimePlan gør brugen af underskriftsprcesserne mellem TimePlan s elektrniske dkumenter g medarbejderne let g verskuelig. Brugerne vil let kunne skabe sig et verblik ver hvr dkumenterne befinder sig i underskrifts prcessen. Digital signatur kan kun anvendes i TimePlan installatin der har Tillægsmdulet Elektrniske frmularer. P.t. understøtter TimePlan kun esignatur g Penne sm udbydere af digital signatur. Udløbsdaten fr digital frespørgsler er kdet til 1 år frem i tiden fra det øjeblik anmdningen bliver afsendt OPRET DIGITAL SIGNATUR E-signatur licensen psættes i TimePlan fra Administratin > Glbale indstillinger > Kmmunikatin > Digital signatur. Prvider: Pt. kun esignatur g Penne. Begge understøtter Danmark (NemID), Nrge g Sverige (BankID) adresse sm skal mdtage besked m gdkendelse eller annullering af underskrift. Vises ved valg af esignatur NemID: NemID identifikatin Vises ved valg af esignatur (findes i esignatur bruger prfil) Kderd: Vises ved valg af Penne (Findes i brugerprfilen fra Penne) Licensnøgle: E-signaturlicens fra esignatur eller Penne. Brug CPR validering: Betyder at mdtagelse af digital signatur valideres ved brug af CPR-nummer på den medarbejder der mdtager dkumentet til underskrift. Kun medarbejdere hvis NemID er tilknyttet CPR-nummeret vil kunne åbne dkumentet fr underskrift. Vælger man at bruge CPR validering, kan der KUN sendes dkumenter til underskrift på medarbejderen der har et Gyldigt CPR-nummer. Er der flere underskrivere til dkumentet valideres der kun på CPR-nummeret på medarbejderen der skal underskrive dkumentet. Test licensnøgle: Vil blive grøn, hvis det er krrekte infrmatiner der indtastes Indtastes der en frkert nøgle vil der blive vist at licensen er ugyldig TimePlan A/S Side 63 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

64 MANUAL VERSION 7.16, ligeledes vil der vises en fejl besked hvis eller NemID ikke er kendt hs esignatur Derudver skal der på de enkelte afdelinger gså psættes en adresse på den afdelingsansvarlige fra Administratin > Afdelinger > Ret Er brugeren prettet fra medarbejdere, vil adresse være udfyldt med den der står på brugerens stamkrt. Er brugeren prettet via imprt eller fra Administratin > Brugere (Ikke valgt sm medarbejder) vil feltet være et frit felt hvri adressen skrives. FORBEREDE DOKUMENTER TIL DIGITAL SIGNATUR De elektrniske frmularer understøtter Digital signatur ved der kan tilføjes på dkumentets egenskaber m der skal være digital signatur på dkumentet eller ej. Standard på eksisterende dkumenter er sat til at der ikke skal benyttet digital signatur. Opsætning på dkumenterne sker fra Administratin > Elektrniske frmularer > Ret dkument ved højre klik > Egenskaber. Side 64 af 76 TimePlan Sftware A/S

65 TJEKSKEMA - DIGITAL SIGNATUR Der er tre niveauer valg af underskrift til digital signatur. Ikke mulig: Betyder at det ikke er muligt at bruge digital signatur på det valgte dkument. Mulig: Betyder at man kan bruge digital signatur på det valgte dkument. Påkrævet: Betyder at der skal bruge digital signatur på det valgte dkument. Ved valgene Mulig g Påkrævet bliver knappen Underskriftberettigede Fra denne vælges hvilke persner udver medarbejderen der skal underskrive det valgte dkument. aktiv. TimePlan A/S Side 65 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

66 MANUAL VERSION 7.16 Den afdelingsafsvarlige vises med rød skrift, medarbejderen vises med blå, de andre der vises er stillinger der kan underskrive dkumentet. Er der flere medarbejdere med sammen stilling, vil der ved afsendelse af dkumentet blive vist en liste med vilke medarbejdere der har den valgte stilling. Denne liste vil kun blive vist såfremt der er valgt mere end en anden underskriftberettiget. Medarbejderen vil altid skulle underskrive dkumentet. Der kan prettes flere trin fr de underskriftsberettigede,således at man kan vælge i hvilken rækkefølge hvem skal underskrive dkumentet. Klik på knappen Tilføj trin fr at prette et nyt step i gdkendelsesrækkefølgen. Er der prettet flere trin kan den skal underskrive dkumentet i pågældende trin sendes til trinet ved at højreklikke på underskriveren i 1 trin g g derefter vælge Send underskriver til g derfra vælge det relevante trin. Side 66 af 76 TimePlan Sftware A/S

67 TJEKSKEMA - DIGITAL SIGNATUR Ved afsendelse af digital signatur kan der under Signatur psætning, sm standard psættes hvr mange dage der skal gå før at de persner der skal underskrive dkumentet vil få en påmindelse, såfremt der ikke er blevet underskrevet. Opsætningen er default på Jurnalen, men kan ændres ved afsendelse. esignatur Penne Dage før første påmindelse: Her angives hvr man dage der skal gå før at alle der skal underskrive i pågældende trin, vil få en påmindelse. Dage mellem yderligere påmindelser: Her angives hvr man dage der skal gå mellem påmindelserne indtil alle, har underskrevet. Dage før rdren udløber: Her angives hvr man dage der skal gå Dage mellem yderligere påmindelser: Her angives hvr man dage der skal gå mellem påmindelserne indtil alle, har underskrevet Dage før rdren udløber: Her angives hvr man dage der skal gå før rdren/kntrakten annulleres, hvis alle ikke har underskrevet den. Emne: Her angives emnet fr den digitale signatur. Evt.: Til underskrift TimePlan A/S Side 67 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

68 MANUAL VERSION 7.16 før rdren/kntrakten annulleres, hvis alle ikke har underskrevet den. Nte til underskriverne: Heri kan der skrives en nte til de persner der skal underskrive dkumentet. Nten bliver inkluderet i en til dem der skal underskrive. Feltet skal udfyldes. Nte til underskriverne: Heri kan der skrives en nte til de persner der skal underskrive dkumentet. Nten bliver inkluderet i en til dem der skal underskrive. Feltet skal udfyldes. Emne fr påmindelse: Her angives emnet fr påmindelsen. Evt.: Husk nu.. Tekst til påmindelse: Her skrives den tekst medarbejderen ser i frbindelse med at vedkmmende mdtager en påmindelse. BRUG AF DIGITAL SIGNATUR I ELEKTRONISKE JOURNALER. Brugere der har ret til at prette jurnaler på medarbejderne, har gså ret til at prette dkumenter med Digital signatur fra medarbejder stamkrtet. Et dkument der skal sendes til underskrift via Digital signatur prettes fra Stamkrt >Jurnal > Opret g Gennemse eller Opret g Udskriv, Først når dkumentet gemmes på medarbejderen får man besked m man vil sende dkumentet til underskrift. Det samme gør sig gældende hvis det er et dkumentsæt man pretter, sm indehlder et dkument der skal sendes til underskrift. Vælges der Nej, annulleres dkumentet g der sendes intet til underskrift. Vælges der Ja, åbnes et vindue med hvem der kan underskrive dkumentet ud fra den psætning der blev sat på dkument egenskaberne. Har medarbejderne med de valgte stillinger ingen adresse registreret på stamkrtet vil de blive vist med en udtnet tjekbks, g der vil stå (Ingen e- mail angivet) Side 68 af 76 TimePlan Sftware A/S

69 TJEKSKEMA - DIGITAL SIGNATUR Efter valg af hvem der ud ver medarbejderen gså skal underskrive dkumentet får man et nte felt frem, hvri man kan skrive en intern lg besked. Efter at der er gemt nte kmmer bksen frem med påmindelser sm er sat på dkumentets egenskaber fra Administratin > Elektrniske frmularer, herfra kan der ændres på antal dage fr påmindelserne. TimePlan A/S Side 69 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

70 MANUAL VERSION 7.16 Efter at dkumentet er gemt på medarbejderen, vises der fr de gemte dkumentet i klnne tre et symbl fr at dkumentet er sendt til underskrift. Klnnen vil vise: : Sendt til underskrift. Dkumentet kan ved højre klik, gensendes til underskrif. : Underskrevet. : Afslået af medarbejder, Annulleret af bruger Side 70 af 76 TimePlan Sftware A/S

71 TJEKSKEMA - DIGITAL SIGNATUR Højre klikkes der på status har man følgende valgmuligheder: Vis jurnal: Viser det dkument der er gemt på medarbejderen. Rediger Jurnal: Vil kunne redigere det gemte dkument. Gem på andre drev: Giver mulighed fr at gemme dkumentet ud på et andet drev, end i TimePlan. Slet: Giver mulighed fr at slette det valgte dkument. Vis detaljer: Viser hvilken bruger der har prettet dkumentet, hvrnår dkumentet er sendt, hvilken handlinger der er sket på dkumentet, viser gså hvilke medarbejdere der står til at underskrive dkumentet samt hvilke handlinger de har fretaget. Ejer: Hvilken bruger har prettet dkumentet. Reference ID: Står der et nummer er dkumentet mdtaget hs esignatur eller Penne. Oprettelsesdat: Dat fr prettelse af dkumentet. Udløbsdat: Hvilken dat skal passeres fr at Ordren annulleres. Vises først i det øjeblik dkumentet er mdtager hs leverandøren til digital signatur. Påmindelsesdat: Hvilken dat sendes første påmindelse. Vises først i det øjeblik dkumentet er mdtager hs leverandøren til digital signatur. Gentages: Hvr fte gentages påmindelsen. Vises først i det øjeblik dkumentet er mdtager hs leverandøren til digital signatur. TimePlan A/S Side 71 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

72 MANUAL VERSION 7.16 Påmind m underskrivelse: Sendt afsted g ikke afsluttet. Annuller anmdning: Brugeren kan annullere underskriftanmdning der er sendt, men ikke afsluttet. Hent det riginal dkument: Henter det riginale dkument uden underskrifter. DIGITAL SIGNATUR MASSE UDSENDELSE Man kan sende dkumenter af typerne PDF g RTF til underskrift hs flere medarbejdere g der kan medsendes bilag der ikke skal underskrives med digital signatur. Efter afsendelse til underskrivning vil dkumenterne blive gemt på medarbejdernes Jurnal. Vælg Prgram > Digital signatur masse udsendelse. Vælg de medarbejdere der skal mdtage dkumentet/dkumenterne til underskrift. Default vises de primære medarbejdere i de valgte afdelinger, der kan tilvælges Vis fremtidige medarbejdere g Vis medarbejdere med sekundær tilknytning. Funktinen fr knapperne Arbejdstidsfilter g Fraværsfilter er beskrevet under Beskeder i grundmdulet. Klik på knappen Vælg Filer fr at vælge hvilke filer der skal sendes til digital Signatur. Skulle man have valgt medarbejdere der ikke har adresse på stamkrtet, får man følgende fejlmeddelelse. Side 72 af 76 TimePlan Sftware A/S

73 TJEKSKEMA - DIGITAL SIGNATUR Klik Ja fr at frtsætte, de medarbejdere der har vil blive vist. I venstre side vælges de filer der skal underskrives, ved at klikke på knappen Tilføj, brugerens stifinder vil åbne. Herfra findes de ønskede dkumenter. Klik på knappen Åbn fr at indsætte filerne. TimePlan A/S Side 73 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

74 MANUAL VERSION 7.16 Filerne kan fjernes igen ved at klikke i bksen ud fr dkumentet g klikke på knappen Fjern. Klik på knappen Send fr at sende dkumenterne. OVERSIGT OVER UNDERSKRIFTS PROCESSEN Fra Prgram > Oversigter kan man få versigter ver handlinger med Digital Signatur. Det er kun brugere der har rettighed til at måtte prette Jurnaler, der kan se dkumenterne (Dkument sættene) g underskriftsprcessen. I Oversigt ver, vælges enten Digital signatur igangværende eller Digital signatur histrik, g der vælges Anmdningsstatus. I nedenstående er der valgt Distrikt Øst Digital signatur igangværende, Anmdningsstatus Alle g klikket på Hent Data. I nedenstående er der valgt Distrikt Øst Digital signatur histrik, Anmdningsstatus Alle g klikket på Hent Data. Side 74 af 76 TimePlan Sftware A/S

75 TJEKSKEMA - DIGITAL SIGNATUR Billederne viser: Oversigt ver: Hvilke underskriftsanmdninger er i gang: Digital signatur igangværende. Digital signatur histrik. Dat fra xx Dat til: Vises kun ved Digital signatur histrik. Her sættes intervallet man ønsker at se histrikken fr. Anmdningsstatus: Her kan vælges mellem: Alle: Viser alle underskriftsanmdninger. Afviste: Vises kun ved Digital signatur igangværende. Viser de underskriftanmdninger der er Afvist af en eller flere underskrivere. Afviste anmdninger frbliver på listen indtil brugeren vælger at annullere dem, hvrefter de kmmer ver i. histrikken. Afviste anmdninger kan gensendes til underskrift g vil i så fald frblive på listen. Udestående: Vises kun ved Digital signatur igangværende. Viser de underskriftsanmdninger, der endnu ikke er afsluttet. Annullerede: Vises kun ved Digital signatur histrik. Viser de underskriftsanmdninger, der endnu er blevet annulleret af brugeren. Underskrevne: Vises kun ved Digital signatur histrik. Viser de underskriftsanmdninger, der endnu er blevet underskrevet. Hent data: Henter data fr det ønskede. Søgerd: Herfra kan der søges i det viste resultat. Resultat vindue: Status: Viser status på de valgte dkumenter/filer Dkumenter: Viser navn på dkumenterne. Medarbejder: Viser hvilken medarbejder anmdningen er sendt til. Bruger: Viser hvilken bruger der har sendt anmdningen. # Medarb. invlveret: Viser hvr mange medarbejdere der er sendt til. # Underskrifter: Viser hvr mange der har underskrevet anmdningen. # Afviste: Viser hvr mange der har afvist anmdningen. # Afventende: Viser det antal hs hvem anmdningen ikke er taget stilling til. Sidste aktivitet: Viser daten fr den seneste handling på anmdningen. I resultatvinduet kan bruge højre kliks menuen på de enkelte pster. TimePlan A/S Side 75 af 76 Indkildevej 6D, 1. sal, DK-9210 Aalbrg SØ CVR

76 MANUAL VERSION 7.16 Vis detaljer: Viser detaljerne fr den afsendte anmdning. Billedet er delt i t. Venstre side: Viser Brugeren der har afsendt anmdningen, handling, dat fr handlingen g evt. nte på anmdningen. Højre side: Viser underskriverne, status fr anmdningen g dat fr handlingen. Påmind m underskrivelse: Kun aktiv i billedet fr igangværende g først når anmdningen er sendt via udbyderen. Betyder at den kan sendes en påmindelse ud m at anmdningen skal underskrives. Annuller anmdning: Kun aktiv i billedet fr igangværende g først når anmdningen er sendt via udbyderen. Brugeren kan annullere sin anmdning g når dette sker, flyttes anmdningen til histrik. Gensend anmdning m underskrift. Vises i billederne fr igangværende g histrik, men først når anmdningen er blevet afvist/annulleret eller udløbet Betyder at brugeren kan vælge igen at sende anmdningen til underskrift. Side 76 af 76 TimePlan Sftware A/S