Referat af Kultur- og Idrætsudvalgets møde den kl. 15:30 i Byrådsstuen Ivar Huitfeldt

Transkript

1 Referat af Kultur- og Idrætsudvalgets møde den kl. 15:30 i Byrådsstuen Ivar Huitfeldt Tilstedeværende: Anette Simoni (V) formand Ali Ünsal (V) næstformand Dora Olsen (O) udvalgsmedlem Erik Swiatek (A) udvalgsmedlem Jacob Mark (F) udvalgsmedlem Thomas Kielgast (U) udvalgsmedlem Trine Hastrup (V) udvalgsmedlem Punkter på åben dagsorden 61. Godkendelse af dagsorden 62. Anlægsbevilling til midlertidige skaterfaciliteter 63. Fritidspas flygtninge 64. Budgetmøde med FMU og budgetdialogmøde Økonomiske Redegørelse Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler 67. Ny fælles procedure i forbindelse med tomme kommunale bygninger og lokaler 68. Kulturtjeneste Køge 69. Status på Køge Billedskole og Billedkunstgrundkursus (BGK) 70. Studietur Valencia 71. Orientering fra formanden 72. Orientering fra forvaltningen 73. Eventuelt Punkter på lukket dagsorden 74. Eventuelt.

2 61. Godkendelse af dagsorden Indstilling Mødet afholdes i Byrådsstuen Ivar Huitfeldt kl Forventet beslutningsproces Udvalg Planlagt mødedato Beh. mødedato Kategori Indstillingstype Kultur- og Idrætsudvalget :30 Fælles- og Kultur Sagsnr. Beslutning Godkendt. Fraværende: Trine Hastrup Side 61

3 62. Anlægsbevilling til midlertidige skaterfaciliteter Indstilling Fælles- og Kulturforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, Økonomiudvalget og Køge Byråd, at der gives anlægsbevilling på kr. til etablering af midlertidige skate-faciliteter samt flytning af faciliteter ved Tapperiet som konsekvens af Køge Kysts etablering af almindingen. Rådighedsbeløb er afsat i budget Baggrund og vurdering Som en konsekvens af ombygningen af Tapperiet er den eksisterende plads med skatefaciliteter blevet delvist fjernet og bliver helt ryddet i løbet af maj 2015, hvor Køge Kyst påbegynder etablering af den planlagte alminding på østsiden af bygningen. På vestsiden af Tapperiet er byggefeltet blevet delvist ryddet i forbindelse med byggeriet bl.a. ved fjernelse af bunkers. Herefter planlægges etableret en ny multifunktionel plads - Gule Plads, som kan blive et attraktivt rum og park for skate, gadeidræt, performance, dance m.m. Der ønskes en varig løsning, som dels kan støtte op om det levende skate- og gadeidrætsmiljø, som hører hjemme i Gule Hal og ved Tapperiet, dels blive et rekreativt åndehul for Køges borgere. Der arbejdes på et projekt, som kan anlægges, når rådhusets administration fraflytter de midlertidige pavillioner og byggefeltet ryddes primo I den mellemliggende periode fra maj 2015 til primo 2017 er det aftalt, at der etableres midlertidige skate-faciliteter i området. Køge Kyst stiller en egnet grund til rådighed i hele perioden, hvorpå der kan etableres midlertidige faciliteter. Grunden er placeret tæt på dirtjump-banen på Søndre Havn ikke langt fra Tapperiet. Det midlertidige anlæg kræver, at den eksisterende rampe fra Tapperiet flyttes og der reetableres faciliteter på den nye placering. Derudover etableres de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger, som er påkrævet ift myndighedsbehandlingen. Desuden flyttes øvecontainere fra Tapperiets østside til vestsiden og klatretårnet fjernes, så byggegrunden ryddes og Køge Kyst kan påbegynde anlæg af almindingen. Økonomi Der er i budget 2015 afsat rådighedsbeløb på i alt 1,5 mio.kr., hvoraf der anbefales meddelt anlægsbevilling på kr. til flytning af faciliteter samt etablering af midlertidige skatefaciliteter. Der er tidligere givet anlægsbelling på kr. den 24. marts 2015 til forundersøgelse vedrørende den Gule Plads. Rest rådighedsbeløbet vil herefter være på kr. Økonomisk Afdeling bemærker, at der søges om anlægsbevilling på kr. til midlertidige skaterfaciliteter. Den budgetterede kassebeholdning vil ikke blive påvirket, da der er afsat rådighedsbeløb i budgettet. Der er tidligere givet anlægsbevilling på kr. og den samlede anlægsbevilling vil herefter være kr. ud af samlet rådighedsbeløb på 1,5 mio. kr. Forventet beslutningsproces Udvalg Planlagt mødedato Beh. mødedato Kategori Indstillingstype Kultur- og Idrætsudvalget : :30 Til behandling Fælles- og Kultur Økonomiudvalget : :00 Til behandling Fælles- og Kultur Køge Byråd : :00 Til behandling Fælles- og Kultur Sagsnr Beslutning Indstilles godkendt. Fraværende: Trine Hastrup Side 62

4 63. Fritidspas flygtninge Indstilling Fælles- og Kulturforvaltningen indstiller, at Kultur- og Idrætsudvalget drøfter forslag til fritidspasordning for nytilkomne voksne flygtninge. Baggrund og vurdering Kultur- og Idrætsudvalget besluttede på mødet den 2. marts 2015, at forvaltningen skulle fremlægge forslag til fritidspasordning for nytilkomne voksne flygtninge. Nytilkomne flygtninge under 18 år vil kunne modtage støtte gennem den nuværende fritidspasordning, der dækker støtte til børn og unges deltagelse i Køge Kommunes foreningsliv. Køge Kommune råder på nuværende tidspunkt ikke over en pulje, hvorfra der kan tildeles fritidspas til voksne. Eksisterende fritidspasordning Børn og unge under 18 år kan få tildelt et fritidspas, hvis de af økonomiske, sociale eller sundhedsmæssige årsager har behov herfor. Barnets skole, SSP, PPR, en sagsbehandler eller en sundhedsplejerske i Køge Kommune vurderer, om barnet har behov for støtte til kontingentbetalingen. Der udeles ét fritidspas pr. barn pr. år. Modtageren af et fritidspas, kan aflevere fritidspasset i én (godkendt folkeoplysende) forening i Køge Kommune. Når foreningen modtager et fritidspas, betyder det, at fritidspasindehaveren er kontingentfri og derfor ikke skal have et girokort eller anden form for opkrævning. Fritidspasset bliver opbevaret af foreningen til årets udgang, hvorefter det sendes til Kulturafdelingen, og kontingentet refunderes. Fritidspasset gælder i én forening om året. Er det først afleveret i en forening, kan modtageren først vælge en ny forening næste år. Puljen til fritidspas til børn og unge er i 2015 på kr. Kontingent til de fritidspas, der kommer i anvendelse vurderes i gennemsnit til kr. pr. pas. Forslag til forsøgsordning med fritidspas til nytilkomne voksne flygtninge Deltagelse i kommunens etablerede foreningsliv forventes at kunne give nyankomne voksne flygtninge et indblik i dansk kultur og sprog samt lette integrationen i det danske samfund. Derudover kan deltagelse i kommunens fritidsliv styrke netværket, give selvtillid samt øge trivlsen. Ifølge flygtningeprognosen fra Forvaltning for Arbejdsmarked og Borgerservice, forventes det at Køge Kommune modtager ca. 120 nye flygtninge i Såfremt det ønskes at indføre fritidspas til nytilkomne flygtninge, vil passene kunne fordeles via samtaler. Under samtalen kan kontaktpersonen og flygtningen sammen finde frem til hvilken aktivitet, der ønskes samt hvilken forening, der vil være i stand til at tage i mod flygtningen. Det forekommer umiddelbart mest hensigtsmæssigt, at samtalen om mulig tildeling af fritidspas, foretages af modtageenheden på Center for Dansk og Integration, der i forvejen beskæftiger sig med placering af nytilkomne flygtninge. Det forventes, at ca. 40 % af de nytilkomne flygninge vil tage imod et tilbud om fritidspas. Det foreslås, at et fritidspas til nyankomne voksne flygninge tildeles for et år. Efter første år tages stilling til, om der er grundlag for fortsat at tildele den voksne fritidspas. Foreningslivet vil på forhånd skulle informeres om de mulige nye medlemmer samt de udfordringer, der kan være forbundet hermed. Side 63

5 Økonomi Det skønnes, at der vil komme ca. 120 flygtninge i Ved en forventning om at ca. 40 % vil tage i mod et tilbud om fritidspas til deltagelse i kommunens foreningsliv, vil udgiften til fritidspas til voksne nytilkomne flygtninge i 2015 beløbe sig til ca kr. Forventet beslutningsproces Udvalg Planlagt mødedato Beh. mødedato Kategori Indstillingstype Kultur- og Idrætsudvalget : :30 Til behandling Fælles- og Kultur Sagsnr Beslutning Drøftet. Forvaltningen bedes sikre, at de forventede udgifter på kr. medtages i fællessag vedrørende flygtninge som forventes fremlagt i forbindelse med 3. økonomiske redegørelse. Forsøget ønskes trods dette igangsat allerede nu. Såfremt de forventede udgifter ikke bevilges i forbindelse med 3. økonomiske redegørelse, nedlægges ordningen igen. Ordningen evalueres efter et år. Side 64

6 64. Budgetmøde med FMU og budgetdialogmøde Indstilling Fælles- og Kulturforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget at: 1. FMU-FKF's ønske om at møde Kultur- og Idrætsudvalget på mødet den 10. august 2015 tages til efterretning 2. Udvalget drøfter om man vil afholde dialogmøde med foreningerne og bestyrelserne for de selvejende institutioner m.fl. i august-september måned Baggrund og vurdering Møde med FMU: Det fremgår af Byrådets godkendte budgetvejledning , at FMU'erne på deres møder i april måned drøfter behovet for at mødes med fagudvalget samt i givet fald fastlægger eventuel dato for, hvornår mødet afholdes. Formålet med mødet er at medarbejderne (B-siden) har mulighed for at tilkendegive synspunkter og faglige begrundelser vedrøende områdets udfordringer og handlemuligheder. FMU FKF har på møde den 10. april 2015 givet udtryk for, at de gerne vil mødes med Kultur- og Idrætsudvalget den 10. august Dialogmøde: Det fremgår endvidere af budgetvejledningen, at fagudvalgene i forsommeren drøfter, i hvilket omfang der skal afholdes møde med brugere og interessenter i augustseptember Formålet med møderne er, at fagudvalgene har en dialog med brugere og interessenter, hvor brugere og interesenter kan tilkendegive deres synspunkter, og fagudvalgene kan være med til at skabe en forventningsafstemning omkring budgettet. Forvaltningen anbefaler, at udvalget drøfter hvorvidt man vil afholde dialogmøde med foreningerne, bestyrelserne for de selvejende institutioner m.v. Økonomi Intet at bemærke. Forventet beslutningsproces Udvalg Planlagt mødedato Beh. mødedato Kategori Indstillingstype Kultur- og Idrætsudvalget : :30 Til behandling Fælles- og Kultur Sagsnr Beslutning Ad 1. Til efterretning. Ad 2. Drøftet og godkendt. Side 65

7 Økonomiske Redegørelse 2015 Indstilling Fælles- og Kulturforvaltningen indstiller at Kultur- og Idrætsudvalget: 1. drøfter og indstiller 2. Økonomiske Redegørelse 2015 til Økonomiudvalgets og Byrådets godkendelse, 2. tager til efterretning, at direktionen indstiller til Økonomiudvalg og Byråd, at der sker en nedjustering af kommunens lønbudgetter i overensstemmelse med den budgetårsvirkning, som overenskomstforliget har i anbefaler over for Økonomiudvalget og Byrådet, at der gives en tillægsbevilling på kr. til Kultur- og Idrætsudvalget vedr. projektet Kulturtjeneste, 4. anbefaler over for Økonomiudvalget og Byrådet, at der gives en budgetneutral omplacering fra Ejendoms- og Driftsudvalget til Kultur- og Idrætsudvalget på kr. vedr. lønmidler til Musikskolen, 5. anbefaler over for Økonomiudvalget og Byrådet, at der gives en budgetneutral indtægts- og udgiftsbevilling på ialt kr. vedr. projektet Placemaking, 6. anbefaler over for Økonomiudvalget og Byrådet, at der gives en budgetneutral indtægts- og udgiftsbevilling på kr. til Køge Ungdomsskole/Tapperiet. Baggrund og vurdering 2. Økonomiske Redegørelse 2015 viser, at der overordnet set er balance på Kultur- og Idrætsudvalgets område når der tages højde for forventede overførsler, udgiftsneutrale omplaceringer samt nedregulering af lønbudgettet. Der forventes et samlet forbrug på 105,8 mio. kr. svarende til merudgifter på kr. på driftsbudgettet. Heraf vedrører kr. merudgifter på Musikskolen, som forventes overført til 2016 og kr. vedrørende aftale om lønbudget på musikskolen, som finansieres af en udgiftsneutral omplacering. Hertil kommer merudgifter vedr. projektet kulturtjeneste på kr., hvor indtægterne først udbetales fra Kulturministeriet når regnskabet er gjort op i Endelig kommer mindreudgifter på kr. vedrørende Teaterbygningen som forventes overført til I 2. Økonomiske Redegørelse er der desuden gennemført en nedregulering af lønbudgettet for Kultur- og Idrætsudvalget med kr., som følge af overenskomstforliget med forhandlingsfællesskabet. Lønbudgettet nedjusteres i overensstemmelse med den budgetårsvirkning, som forliget har i Midlerne indfryses på en central pulje under det enkelte aktivitetsområde og afventer stillingtagen til 3. Økonomiske Redegørelse. I Aftale om Budget 2015 besluttede Byrådet, at der skulle lægges et loft over udgiften til konsulentydelser på de enkelte udvalg for at følge og styre udviklingen i brugen af konsulenter. Forbruget af konsulentydelser forventes at holde sig inden for det vedtagne konsulentloft på kr. Nedenfor er de enkelte aktivitetsområder for Kultur- og Idrætsudvalget beskrevet. Fritidsfaciliteter: Der forventes et samlet forbrug på 24,8 mio. kr. svarende til budgettet. For aktivitetsområdet betyder nedreguleringen af lønbudgettet, at der indfryses kr. på en central konto under aktivitetsområdet, jf. ovenfor. Biblioteksområdet: Side 66

8 KøgeBibliotekerne forventer et forbrug på 27,8 mio. kr. svarende til budgettet. For aktivitetsområdet betyder nedreguleringen af lønbudgettet, at der indfryses kr. på en central konto under aktivitetsområdet, jf. ovenfor. Kultur mv.: Der forventes et samlet forbrug på 28,1 mio. kr. svarende til merudgifter på kr. Heraf vedrører kr. merudgifter på Musikskolen, som forventes overført til Der er udarbejdet handleplan til håndtering af det forventede merforbrug. Hertil kommer merudgifter på kr. vedr. projektet Kulturtjeneste. Projektet løber frem til 2017, hvor udgifterne først dækkes, når regnskabet for projektet foreligger, hvorfor forvaltningen anbefaler en tillægsbevilling i 2015 på kr., som reelt er udgiftsneutral, da indtægterne tilføres i Herudover vedrører kr. overflytning af lønbudget på medarbejder, som har været delt mellem ETK og musikskolen. Beløbet finansieres af en omplacering fra Ejendoms- og Driftsudvalget. Hertil kommer mindreudgifter på kr. vedrørende minimal vedligeholdelse på Teaterbygningen, som forventes overført til For aktivitetsområdet betyder nedreguleringen af lønbudgettet, at der indfryses kr. på en central konto under aktivitetsområdet, jf. ovenfor. Forvaltningen har modtaget en bevilling på fra Kultur Metropol Øresund og kr. fra Spar Nord fonden vedrørende projektet Placemaking. Forvaltningen anbefaler derfor, at der gives en budgetneutral indtægts-/udgiftsbevilling på kr. vedrørende projektet Placemaking. Folkeoplysning og fritidsaktiviteter: Der forventes et forbrug på 25,1 mio. kr. svarende til budgettet. For aktivitetsområdet betyder nedreguleringen af lønbudgettet, at der indfryses kr. på en central konto under aktivitetsområdet, jf. ovenfor. Køge Ungdomsskole har modtaget følgende indtægter: kr. i honorarstøtte til koncerter fra Kunststyrelsen kr. vedrørende tilskud til Nytårskoncert, kr. til Kyndelmissevandring samt kr. vedrørende tilskud til jazzfestival fra Køge Kyst. Forvaltningen anbefaler derfor, at der gives en budgetneutral indtægts- og udgiftsbevilling på kr. til Køge Ungdomsskole/Tapperiet. Økonomi Der henvises til ovenfor. Bilag 2. Økonomiske Redegørelse 2015 Forventet beslutningsproces Udvalg Planlagt mødedato Beh. mødedato Kategori Indstillingstype Kultur- og Idrætsudvalget : :30 Til behandling Fælles- og Kultur Sagsnr Beslutning Ad 1. Drøftet og indstilles godkendt. Ad 2. Til efterretning. Ad 3-6. Indstilles godkendt. Side 67

9 65 2. ØKONOMISKE REDEGØRELSE 2015

10 NOTAT Dato Dokumentnummer Fælles- og Kulturforvaltningen Økonomisk afdeling 9. april Økonomiske Redegørelse Økonomiske Redegørelse 2015 viser, at der overordnet set er balance på Kultur- og Idrætsudvalgets område, når der tages højde for forventede overførsler samt udgiftsneutrale omplaceringer. Der forventes et samlet forbrug på 105,8 mio. kr. svarende til merudgifter på kr. på driftsbudgettet. Heraf vedrører kr. merudgifter på Musikskolen, som forventes overført til 2016 og kr. vedrørende aftale om lønbudget på musikskolen, som finansieres af en udgiftsneutral omplacering. Køge Rådhus Torvet Køge Tlf Kontakt: Asger Ledskov Tlf Mail fkf@koege.dk Hertil kommer merudgifter vedr. projektet kulturtjeneste på kr., hvor indtægterne først udbetales fra Kulturministeriet når regnskabet er gjort op i Endelig kommer mindreudgifter på kr. vedrørende Teaterbygningen som forventes overført til I 2. Økonomiske Redegørelse er der desuden gennemført en nedregulering af lønbudgettet for Kultur- og Idrætsudvalget med kr., som følge af overenskomstforliget med forhandlingsfællesskabet. Lønbudgettet nedjusteres i overensstemmelse med den budgetårsvirkning, som forliget har i Midlerne indfryses på en central pulje under det enkelte aktivitetsområde og afventer stillingtagen til 3. Økonomiske Redegørelse. I Aftale om Budget 2015 besluttede Byrådet, at der skulle lægges et loft over udgiften til konsulentydelser på de enkelte udvalg for at følge og styre udviklingen i brugen af konsulenter. Forbruget af konsulentydelser forventes at holde sig inden for det vedtagne konsulentloft på kr. Side 1 / 3 Side 68

11 Dato Dokumentnummer 9. april Nedenfor er de enkelte aktivitetsområder for Kultur- og Idrætsudvalget beskrevet. Årets priser, netto i kr. Forbrug pr. 31. mar Forventet forbrug 2015 Oprindeligt budget 2015 Tillægsbevilling 2015 Omplaceringer 2015 Korrigeret budget 2015 Budgetafvigelse 1 Serviceudgifter Fritidsfaciliteter Biblioteksområdet Kultur mv Folkeoplysning & Fritidsaktiviteter I alt ) Forventet regnskab fratrukket korrigeret budget Fritidsfaciliteter Der forventes et samlet forbrug på 24,8 mio. kr. svarende til budgettet. For aktivitetsområdet betyder nedreguleringen af lønbudgettet, at der indfryses kr. på en central konto under aktivitetsområdet, jf. ovenfor. Biblioteksområdet KøgeBibliotekerne forventer et forbrug på 27,8 mio. kr. svarende til budgettet. For aktivitetsområdet betyder nedreguleringen af lønbudgettet, at der indfryses kr. på en central konto under aktivitetsområdet, jf. ovenfor. Kultur mv. Der forventes et samlet forbrug på 28,1 mio. kr. svarende til merudgifter på kr. Heraf vedrører kr. merudgifter på Musikskolen, som forventes overført til Der er udarbejdet handleplan til håndtering af det forventede merforbrug. Hertil kommer merudgifter på kr. vedr. projektet Kulturtjeneste. Projektet løber frem til 2017 og finansieres fuldt ud af Kulturministeriet. Udgifterne dækkes først i 2017 når regnskabet for projektet foreligger, hvorfor forvaltningen anbefaler en tillægsbevilling i 2015 på kr., som reelt er udgiftsneutral, da indtægterne tilføres i Herudover vedrører kr. overflytning af lønbudget på medarbejder, som har været delt mellem ETK og musikskolen. Beløbet finansieres af en omplacering fra Ejendoms- og Driftsudvalget. Hertil kommer mindreudgifter på kr. vedrørende minimal vedligeholdelse på Teaterbygningen, som forventes overført til For aktivitetsområdet betyder nedreguleringen af lønbudgettet, at der indfryses kr. på en central konto under aktivitetsområdet, jf. ovenfor. Forvaltningen har modtaget en bevilling på fra Kultur Metropol Øresund og kr. fra Spar Nord fonden vedrørende projektet Placemaking. Senest redigeret Klik her for at angive tekst. Side 2/3 Side 69

12 Dato Dokumentnummer 9. april Forvaltningen anbefaler derfor, at der gives en budgetneutral indtægts- /udgiftsbevilling på kr. vedrørende projektet Placemaking. Folkeoplysning og fritidsaktiviteter Der forventes et forbrug på 25,1 mio. kr. svarende til budgettet. For aktivitetsområdet betyder nedreguleringen af lønbudgettet, at der indfryses kr. på en central konto under aktivitetsområdet, jf. ovenfor. Køge Ungdomsskole har modtaget følgende indtægter: kr. i honorarstøtte til koncerter fra Kunststyrelsen kr. vedrørende tilskud til Nytårskoncert, kr. til Kyndelmissevandring samt kr. vedrørende tilskud til jazzfestival fra Køge Kyst. Forvaltningen anbefaler derfor, at der gives en budgetneutral indtægts- og udgiftsbevilling på kr. til Køge Ungdomsskole/Tapperiet. Senest redigeret Klik her for at angive tekst. Side 3/3 Side 70

13 66. Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler Indstilling Fælles- og Kulturforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at: 1. frivillige sociale foreninger i Køge Kommune, som er åbne for alle og varetager opgaver, som er forenelige med Folkeoplysningslovens regler og/eller til gavn for almenvellet godkendes til at låne lokaler gratis 2. ovennævnte frivillige sociale foreningers adgang til at låne lokaler prioriteres som anført i vedhæftede bilag. Baggrund og vurdering De nuværende retningslinjer for udlån og leje af Kultur- og Idrætsudvalgets lokaler godkendt af Kultur- og Idrætsudvalget den 1. december 2014 giver adgang til at en række foreninger/grupper og enkeltpersoner bortset fra frivillige sociale foreninger i Køge Kommune kan låne kommunale lokaler gratis i en prioriteret rækkefølge. På baggrund af en henvendelse fra en frivillig social forening anbefaler forvaltningen, at retningslinjerne suppleres med følgende under afsnittet Hvem kan låne lokaler: Frivillige sociale foreninger i Køge Kommune, som er åbne for alle og varetager opgaver, som er forenelige med Folkeoplysningslovens regler og/eller til gavn for almenvellet. Se vedhæftede retningslinjer s. 4, hvor formuleringen er indsat med rødt. Da der er stor efterspørgsel efter lokalerne - specielt i visse tidsrum - anbefales at ovennævnte frivillige sociale foreninger prioriteres ind som anført i vedhæftede retningslinjer under afsnittet Principper for tildeling af lokaler. Se vedhæftede retningslinjer s. 7, hvor ændringen er indsat med rødt. Forvaltningen vurderer, at retningslinjerne herved vil kunne imødekomme de frivillige sociale foreningers behov for at kunne låne kommunle lokaler gratis. Økonomi Ovennævnte har ikke økonomiske konsekvenser for Køge Kommune. Kommunikation Ajourførte retningslinjer med ovennævnte beslutning offentliggøres over for foreningerne via portalen Koegefritid.dk. Bilag Retningslinjer for lån og leje af kommunale lokaler rev_ 1_12_14_DOCX.PDF Forventet beslutningsproces Udvalg Planlagt mødedato Beh. mødedato Kategori Indstillingstype Kultur- og Idrætsudvalget : :30 Til behandling Fælles- og Kultur Sagsnr Beslutning Ad 1 og 2. Godkendt. Side 71

14 66 RETNINGSLINJER FOR LÅN OG LEJE AF KOMMUNALE LOKALER REV_ 1_12_14_DOCX.PDF

15 Retningslinjer for lån og leje af Kulturog Idrætsudvalgets kommunale lokaler Fælles- og Kulturforvaltningen Kulturafdelingen Godkendt Kultur- og Idrætsudvalget Side 72

16 Kulturafdelingen Retningslinjer for lån og leje af kommunale lokaler INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse Forord 3 Hvem kan låne lokaler? 4 Hvem kan låne lokaler gratis? 4 Foreninger der ikke er åbne for alle 6 Foreninger fra andre kommuner 6 Private/kommercielle/ entrégivende arrangementer 6 Børneattester (tro- og loveerklæring) 6 Principper for tildeling af lokaler 6 Hvilke lokaler kan lånes/lejes? 8 Hvilke lokaler kan de godkendte foreninger låne? 8 Særligt for Køge Spejderhus Marksvinget 8 Ansøgning om lån af udendørsanlæg 8 Hvordan lånes lokalerne? 9 Hvordan bliver en forening godkendt til lokaleudlån? 9 Udlåns/lejeformer 9 Sæsonlån/-leje 10 Datobestemt lån/-leje 10 Turneringslån 10 Overblik over reservationer 11 Skolernes ferie 11 Ændring af en tildelt tid 11 Overnatnings-arrangementer 11 Ret og pligt det skal I være opmærksomme på 12 Ansvar 12 Korrekt benyttelse og overholdelse af tider 12 Aflysning af reservationer 12 Tilsyn og misligholdelse 13 Klageadgang 13 Opbevaring af eget udstyr og rekvisitter 13 AV-udstyr 13 Rygning 13 Forsikring af egne rekvisitter 13 1 Side 73

17 Kulturafdelingen Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler Skader på lokaler og inventar 14 Bilag 15 2 Side 74

18 Kulturafdelingen Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler Forord Køge Kommune har et stort udvalg af frivillige foreninger, som er med til at gøre Køge til et spændende sted at bo. For at understøtte foreningslivet i kommunen tilbyder kommunen bl.a. lån og udlejning af kommunale lokaler og haller til foreningerne. Dette dokument beskriver retningslinjerne for lån og leje samt brug af kommunale lokaler. Køge Kommunes lokaler, haller og udendørsanlæg stilles gratis til rådighed for foreninger i Køge Kommune, der er godkendt til at låne lokaler. Øvrige foreninger kan leje lokalerne. Lokalerne kan ikke lånes til erhvervsmæssige, kommercielle eller private formål. Det er typisk skolelokaler og skolernes gymnastiksale, der kan lånes, når de ikke er optaget af skolerne selv eller af andre kommunale aktiviteter. Som udgangspunkt er skolerne optaget af skolerne selv i tidsrummet 8-16 på hverdage. Lokalerne må kun bruges til foreningernes aktiviteter. Der kan være særlige regler for de enkelte lokaler. 3 Side 75

19 Kulturafdelingen Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler Hvem kan låne lokaler? Hvem kan låne lokaler gratis? Kultur- og Idrætsudvalgets kommunale lokaler kan som udgangspunkt benyttes gratis af: 1. Folkeoplysende foreninger og aftenskoler i Køge Kommune har ret til gratis adgang til kommunale lokaler og haller, såfremt de er egnede til formålet og står ledige. 2. Andre foreninger i Køge Kommune under forudsætning af: At de er organiseret som forening med vedtægter, der beskriver foreningens formål; At foreningen tilbyder folkeoplysende virksomhed At foreningen har en bestyrelse At foreningen er demokratisk opbygget At foreningen bygger på aktivt medlemskab og har mindst 5 betalende medlemmer At foreningen som udgangspunkt er åben for alle, som tilslutter sig foreningens formål At foreningen er hjemmehørende i Køge Kommune; At foreningen har en virksomhed, som er almennyttig og kontinuerlig 3. Paraplyorganisationer, der gennemfører fællesarrangementer for medlemsforeninger, der er hjemmehørende i Køge Kommune. 4. Selvorganiserede grupper i Køge Kommune, som er åbne for alle og som understøtter almenvellet 5. Sociale foreninger i Køge Kommune som er godkendt efter Servicelovens Frivillige sociale foreninger i Køge Kommune som er åbne for alle og varetager opgaver, som er forenelige med Folkeoplysningslovens regler og/eller til gavn for almenvellet 7. Foreninger/grupper i Køge Kommune, hvortil der ud fra saglige kriterier er begrænset adgang og som har et formål som understøtter almenvellet 4 Side 76

20 Kulturafdelingen Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler 8. Enkeltpersoner i Køge Kommune som vil afholde offentlige arrangementer, som understøtter almenvellet 9. Kommunale aktører/andre forvaltninger/selvejende institutioner under forudsætning af, at lokalet, hvis der er tale om datobestemt lån, bookes tidligst 4 uger før det ønskes benyttet, så der ikke spærres for foreningerne, som har førsteret til lokalerne. 5 Side 77

21 Kulturafdelingen Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler Foreninger der ikke er åbne for alle Foreninger i Køge Kommune, der ikke lever op til ovennævnte kriterier for gratis lokalelån, men som ønsker at låne kommunens lokaler skal betale leje. Takstbladet med priser for leje kan findes på foreningsportalen Foreninger fra andre kommuner Folkeoplysende foreninger fra andre kommuner, der ønsker at benytte de kommunale lokaler, skal betale leje. Takstbladet med priser for leje kan findes på Foreningsportalen ( og revideres hvert år i forbindelse med den kommunale budgetlægning. Private/kommercielle/ entrégivende arrangementer Køge Kommune udlåner ikke lokaler og faciliteter til private fester/formål eller kommercielle formål. Hvis en forening afholder et enkeltstående arrangement, hvortil der opkræves entré, kræves der ikke leje, hvis formålet med arrangementet er at skaffe midler til foreningens almennyttige aktiviteter. Hvis en enkeltperson afholder et enkeltstående arrangement, hvortil der opkræves entré, kræves der ikke leje, hvis formålet med entréen er at skaffe midler til arrangementets afholdelse eller et almennyttigt formål. Børneattester (tro- og loveerklæring) Alle, der låner kommunale lokaler, har ifølge Folkeoplysningsloven pligt til at afgive erklæring om indhentning af børneattester. Erklæringen er bl.a. en betingelse for, at der kan anvises lokaler. Der skal afleveres en erklæring pr. år. Erklæringen kan findes på Foreningsportalen ( og underskrives, indscannes og returneres til forening@koege.dk eller sendes med almindelig post. Principper for tildeling af lokaler Udlån prioriteres som følger: a) Folkeoplysende aktiviteter for børn og unge b) Folkeoplysende voksenundervisning, herunder aktiviteter i tilknytning hertil c) Aktiviteter for voksne, som er godkendt under Folkeoplysningsloven d) Paraplyorganisationer, der gennemfører fællesarrangementer for medlemsforeninger, der er hjemmehørende i Køge Kommune e) Selvorganiserede grupper som er åbne for alle og understøtter almenvellet f) Sociale foreninger som er godkendt efter Servicelovens 79 6 Side 78

22 Kulturafdelingen Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler g) Frivillige sociale foreninger i Køge Kommune som er åbne for alle og varetager opgaver, som er forenelige med Folkeoplysningslovens regler og/eller til gavn for almenvellet h) Foreninger/grupper som er afgrænset ud fra saglige kriterier og hvis formål understøtter almenvellet i) Enkeltpersoner som vil afholde offentlige arrangementer, som understøtter almenvellet. Ved anvisning af lokaler, som er særlig egnede for handicappede, skal anvisning til en sådan virksomhed som udgangspunkt ske før anden anvisning. Desuden prioriteres aktiviteter, der er afhængige af indendørs faciliteter for at kunne udføres, fx gymnastik og håndbold, højere end typiske udendørsaktiviteter som fx fodbold og spejder. 7 Side 79

23 Kulturafdelingen Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler Hvilke lokaler kan lånes/lejes? Hvilke lokaler kan de godkendte foreninger låne? Kulturafdelingen råder på nuværende tidspunkt over lokaler på 16 skoler i kommunen, på Køge Gymnasium, i Køge Spejderhus på Marksvinget, Boholte Fritidslokaler, Borup Kulturhus og på Ølby Bibliotek. Se Foreningsportalen ( for en detaljeret oversigt over lokalerne. Særligt for Køge Spejderhus Marksvinget Kulturudvalget besluttede den 1. marts 2010, at Spejderhuset fortsat benyttes til foreningsformål. Køgespejderne, herunder Sct. Georgs Gilde Køge, har fortrinsret til lån af lokalerne, jf. Køge Byråds beslutning den 20. december 2005, og prioriteres således først i fordelingen af sæsonlån. Ønsker kommunale skoleklasser og daginstitutioner at benytte Køge Spejderhus til fast institutionsbrug, sker det mod betaling. Ansøgning om lån af udendørsanlæg Arealer til udendørs aktiviteter ligger primært ved skoler, haller og kommunale ejendomme og på forskellige idrætsanlæg. Foreninger, der ønsker at låne udendørs arealer, skal kontakte Teknik- og Miljøforvaltningen, Veje og Byrum. Se kontaktoplysninger, åbningstider samt oversigt over udendørsanlæggene på Veje og Byrums hjemmeside. 8 Side 80

24 Kulturafdelingen Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler Hvordan lånes lokalerne? Hvordan bliver en forening godkendt til lokaleudlån? Foreninger skal godkendes til at låne lokaler gratis i Kulturafdelingen, inden de første gang kan søge om at låne kommunale lokaler. Det er muligt gratis, at låne et mødelokale til afholdelse af stiftende generalforsamling i forbindelse med opstart af en forening, hvis Kulturafdelingen vurderer, at der er tale om et almennyttigt, folkeoplysende formål. Foreningens vedtægter indsendes til forening@koege.dk sammen med kontaktoplysninger på formand og kasserer inkl. CPR-nummer (til brug for nemid-adgang til Foreningsportalen) og tro og loveerklæring (børneattest). Foreningen skal regne med sagsbehandlingstid på mindst en måned. Se også Foreningsportalen ( for vejledning i foreningsdannelse. Udlåns/lejeformer Tidsrummet for lån/leje af lokaler følger skoleåret. Der skelnes mellem tre former for udlån af lokaler. 1. Sæsonlån/leje: Foreningens sæson, som afgrænser sig til en periode på en bestemt ugedag og bestemt tidsrum (fx holdtræning hver onsdag fra 1. nov. til 31. maj eller træning den første mandag i hver måned). 2. I Borup Kulturhus går sæsonen fra 1. august til første 31. juli. 3. Datobestemt lån/leje: Enkelte lån på udvalgte datoer og tidsrum (fx til foreningsmøder eller ekstra sammenkomster). 4. Turneringslån: En eller flere dage, hvor en forening afholder turnering, stævne eller kamp. Alle former for udlån foregår over Foreningsportalen ( Dog skal foreninger, der ønsker at benytte et skolelokale mellem kl og (Asgård Skole mellem 8.00 og 17.00), henvende sig direkte til servicelederen på den pågældende skole. Foreninger, der ønsker tider i de selvejende haller og Multihallen i Borup, skal henvende sig direkte til hallen. Foreningerne skal regne med, at aktiviteter i nogle tilfælde forsøges samlet, fx for at udnytte pladsen optimalt eller for at undgå at opvarme en hel hal, såfremt der fx er tale om booking af en enkelt badmintonbane. Foreningerne er ansvarlige for, at kontaktoplysninger m.v. holdes 9 Side 81

25 Kulturafdelingen Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler opdateret på Foreningsportalen. Sæsonlån/-leje Hvis en godkendt forening ønsker at låne lokaler til en sæson i tidsrummet mandag-fredag efter kl (Asgård Skole, Køge Gymnasium, Borup Skole s hal, Søndre Skole s gymnastiksal efter kl ) samt i weekenderne, skal der ansøges elektronisk via Foreningsportalen ( Der skal udfyldes en lokaleansøgning for hvert enkelt lokale, og samtlige felter skal udfyldes. Ansøgningsfristen er den 1. marts. Det kan ses på Foreningsportalen ( når der åbnes for sæsonbooking primo marts. Foreningerne kan senest 1. juni se på Foreningsportalen ( hvilke sæsonlån, de har fået. Servicelederen skal kontaktes senest 14 dage før lokalerne tages i brug for at få udleveret regler for brugen samt evt. nøglekort, der giver adgang til lokalerne. Foreninger, der har sæsonlån af et lokale i en periode, skal vige for: Aktiviteter, der hører under skolens primære formål, fx eksaminer, terminsprøver og temauger. Turneringer og stævner, som bookes efter sæsonbookingen i foråret. Sæsonbookinger gælder ikke i skoleferier og på skolefridage. Ansøgningsfristen for lån/leje af lokaler for en sæson i Borup Kulturhus er den 15. januar. Foreningerne får besked senest med udgangen af februar måned om deres sæsonlån/-leje. Datobestemt lån/- leje Godkendte foreninger, der ønsker at booke et lokale til enkelte datoer i tidsrummet mandag-fredag efter kl (Asgård Skole, Køge Gymnasium, Borup Skole s hal, Søndre Skole s gymnastiksal efter kl ) samt i weekenderne, skal via formand, kasserer eller kontaktperson gå ind på Foreningsportalen ( og følge vejledningen for elektronisk booking. Der skal ansøges senest 2 uger før den ønskede dato. Såfremt en forening ønsker at leje et lokale kontaktes Kulturafdelingen på forening@koege.dk senest 14 dage før leje af lokalet ønskes. Foreningen skal altid selv underrette servicelederen umiddelbart efter, at bookingen er gået igennem med henblik på at aftale adgang til lokalet m.m. Kontaktoplysninger på skoler og haller kan findes på Foreningsportalen ( Turneringslån Ved turneringer skal et lokale bookes på samme måde som til datobestemte lån, dvs. senest 2 uger før. Da foreningerne dog ofte ikke kender turneringsplanerne, når sæsonbookingen finder sted, har de ret til at booke efterfølgende. Turneringer prioriteres 10 Side 82

26 Kulturafdelingen Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler over sæsonlån. Hvis de ønskede tider til en turnering er optaget i Foreningsportalen, kontakter foreningen selv servicelederen direkte. Overblik over reservationer Skolernes ferie Det er muligt at få et overblik over foreningens tider uden at logge på Foreningsportalen med NemID. Se vejledning på Foreningsportalen ( Der er lukket for brug af lokaler på skolerne i ferierne. I særlige tilfælde kan foreningerne ansøge servicelederen om lov til at benytte lokalerne. Skolernes ferieplan findes på Kommunens hjemmeside. Ændring af en tildelt tid Overnatningsarrangementer Servicelederen har mulighed for at ændre på en tildelt tid, hvis skolen selv skal bruge et lokale eller en hal. Servicelederen skal give låneren et skriftligt opsigelsesvarsel på mindst 14 dage. Det er gratis for godkendte foreninger at overnatte i de kommunale lokaler, fx i forbindelse med større stævner, såfremt servicelederen godkender ansøgningen. Ansøgning om tilladelse til overnatning sker direkte til servicelederen. Udover ansøgningen til servicelederen er det foreningens ansvar at søge tilladelse til overnatning hos Køge Kommunes Beredskab. Der skal udfyldes ansøgningsskema på Brand og Rednings hjemmeside. ( Skemaet skal udfyldes senest 4 dage før overnatningen. Vær opmærksom på at opgive den præcise adresse for overnatningsstedet (fx Skovvej 1-3). 11 Side 83

27 Kulturafdelingen Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler Ret og pligt det skal I være opmærksomme på Ansvar I forbindelse med aftalen omkring udlån af lokaler udleveres nøglekort eller nøgler, og den enkelte bruger instrueres i brugen heraf med henblik på selv at kunne låse op m.v. Nøglekort/nøgler fås ved henvendelse i dagtimerne til servicelederen på den enkelte institution. Foreningerne har ansvaret for lokalet i tildelingsperioden samt for, at lokalerne er aflåste, når de forlades. Der skal altid være en ansvarlig person fra foreningen, som servicelederen kan kontakte. Husk at lukke vinduer og slukke lys. Udgifter i forbindelse med udbedring af evt. skader på lokaler og/eller inventar skal ved krav fra skolen betales af foreningen. Husk, at lokalerne bruges af mange. Fortæl servicelederen, hvis der ikke har været ryddet op, da I kom, eller hvis der er problemer med vandhaner, toiletter, lys eller andet. Der kan være særlige regler for de enkelte lokaler. Det er foreningens ansvar, at den ansvarlige bruger er bekendt med sit ansvar for lokalets brug og åbning og aflåsning af lokalet. Servicelederen vil gennemgå disse forhold med den ansvarlige bruger. Korrekt benyttelse og overholdelse af tider Lokalerne må kun benyttes til de aktiviteter, som er godkendt af kommunen eller servicelederne. De enkelte serviceledere kan udlevere særlige regler om oprydning og benyttelse. Det er foreningens pligt at sørge for almindelig oprydning, når udlånet af lokalet afsluttes. Borde, stole og andet inventar stilles som ved modtagelse af lokalet, med mindre andet er aftalt, ligesom det er lånerens ansvar at klargøre idrætshaller m.v. ved opsætning og nedtagning af net, bander og lignende rekvisitter. OBS! Det er ikke tilladt for foreningerne, der tildeles lokaler til foreningens aktiviteter, at låne eller leje lokaler ud til andre foreninger eller personer. Dette gælder også baner, fx til badminton. Aflysning af reservationer Foreningerne har pligt til at meddele, hvis de alligevel ikke skal bruge lokalet, eller hvis de skal bruge det i et kortere tidsrum end booket, så andre kan få glæde af lokalerne. Alle ubenyttede, tildelte tider skal aflyses. Det gælder også, hvis en forening har fået tildelt tider hver uge, men kun har mulighed for at udnytte tiden hver anden uge. Hvis der er tale om aflysning af en hel sæsonbooking, skal foreningen give besked til Kulturafdelingen på forening@koege.dk, 12 Side 84

28 Kulturafdelingen Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler der herefter sletter bookingen i systemet. Hvis der er tale om en enkelt aflysning, skal foreningen selv slette den enkelte tid i Foreningsportalen og give besked til servicelederen. Foreningernes tider kan blive aflyst, enten fordi skolen selv skal bruge lokalerne, eller fordi en anden forening har fået tilladelse til at bruge lokalerne til et enkeltarrangement (fx turnering el.lign.). Servicelederne skal give låneren et skriftligt opsigelsesvarsel på mindst 14 dage. Især i maj-juni kan der være mange aflysninger, da der er terminsprøver og eksamener på mange skoler. Tilsyn og misligholdelse Det er afgørende, at foreningerne anvender de offentlige lokaler til det formål, vedtægterne beskriver, at ordensregler mv. overholdes, herunder at det kun er tilladt at benytte indendørs fodtøj i sale og haller samt at lokalerne benyttes og ikke står tomme. Ved fast lån føres der tilsyn med, om tiderne bliver brugt. Hensigten er, at så mange foreninger som muligt skal kunne have glæde af lokalerne. Ved udeblivelse uden afbud er låneren ansvarlig for lokalet. Ved 3 registrerede udeblivelser uden afbud vil en forenings tider blive aflyst uden yderligere varsel. Ved misbrug kan foreningen udelukkes fra brug af de kommunale lokaler. Det kan fx være, hvis aftaler om oprydning, aflåsning etc. ikke overholdes. Der skal gives en skriftlig begrundelse for udelukkelse fra brug af lokaler. Foreningen har i sådanne tilfælde ankemulighed. Klageadgang En låner har ret til at klage over en afgørelse, som er truffet af institutionen eller Kulturafdelingen om lån af kommunale lokaler. Klage over en afgørelse sendes til Kulturudvalget, Rådhuset, Torvet 1, 4600 Køge. Klagen skal være indgivet senest 4 uger efter modtagelsen af afgørelsen. Opbevaring af eget udstyr og rekvisitter AV-udstyr Rygning Forsikring af egne rekvisitter Idet lokalerne bruges af mange, har foreningerne ikke ret til skabe el.lign. til opbevaring af eget udstyr og rekvisitter. Der kan dog træffes midlertidig aftale med de enkelte institutioner om opbevaring. Eventuelle lån af AV-udstyr kan aftales med servicelederen. Foreningerne er ansvarlige for, at bestilt AV-udstyr og lignende er under opsyn i hele det tidsrum, der er aftalt ved bestilling. Rygning i lokalerne er forbudt. Herudover skal den enkelte institutions regler for rygning på matriklen følges. Når en forening medbringer sine egne rekvisitter, kun til brug af foreningens medlemmer, og de skal opbevares på skolen i et lånt 13 Side 85

29 Kulturafdelingen Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler lokale, skal foreningen selv tegne en løsøreforsikring. Skader på lokaler og inventar Skader på bygninger og inventar opstået i forbindelse med udlån meddeles samme dag til servicelederen. Hvis det ikke er muligt, anmeldes skaden næste dag til institutionen, hvor udlånet er aftalt. Skaden betales af skadevolder eller dennes forsikring. 14 Side 86

30 Kulturafdelingen Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler Bilag Kontaktoplysninger på serviceledere - findes på Foreningsportalen ( Takster for leje af kommunale lokaler - findes på Foreningsportalen ( 15 Side 87

31 67. Ny fælles procedure i forbindelse med tomme kommunale bygninger og lokaler Indstilling Fælles- og Kulturforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget og Ejendoms- og Driftsudvalget at en ny fælles procedure godkendes. Baggrund og vurdering Et øget pres på kommunens større lokaler har de seneste år medført, at flere foreninger ikke har fået opfyldt deres lokaleønsker. Særligt større lokaler i Køge by, som overvejende anvendes af idrætsforeninger, er efterspurgte. Køge Kommune har med en ny idrætsstrategi stor fokus på at sikre bedst mulige vilkår for kommunens foreninger, og strategien har bl.a. en målsætning om tilgang af medlemmer til idrætsforeningerne. Et øget antal medlemmer vil betyde yderligere pres på faciliteter og lokaler. En række aktuelle udfordringer har øget presset på lokalerne: Ny skolereform - skolerne anvender selv faciliteterne om eftermiddagen Lukning af skoler - Lellinge skole lukker Flere brugere som følge af nye retningslinjer for lån og leje af lokaler Manglende mulighed for kontrol med, om de bookede lokaler rent faktisk benyttes Teaterbygningen - lukning på længere sigt Fælles- og Kulturforvaltningen har igangsat en række initiativer for at imødekomme de aktuelle udfordringer og en række alternative muligheder er desuden blevet undersøgt heriblandt muligheden for at anvende tomme kommunale lokaler og bygninger til formålet. Teknik- og Miljøforvaltningen oplyser, at der pt ikke findes egnede tomme kommunale lokaler, som kan anvendes til det ønskede formål. Fælles- og Kulturforvaltningen har udfordringer vedr. foreningslokaler, som ikke udelukkende kan løses internt i forvaltningen. Dertil kommer at lukninger af kommunale institutioner samt eventuelt salg af kommunale bygninger ofte medfører store konsekvenser for de foreninger, som anvender bygningerne til fritidsbrug. På den baggrund anbefaler Fælles- og Kulturforvaltningen i samråd med Teknik- og Miljøforvaltningen, at en ny fælles procedure vedtages. Proceduren skal følges, når kommunale lokaler og bygninger bliver tomme, og den skal sikre, at en eventuel mulighed for at imødekomme foreningernes lokalebehov bliver tilgodeset, som en fast indarbejdet del af arbejdsgangen. Anbefalet procedure: 1. Fælles- og Kulturforvaltningen udarbejder løbende en kravspecifikation for aktuelle lokalebehov, som indeholder oplysninger om geografisk beliggenhed, størrelse, faciliteter m.v.. 2. Når lokaler/bygninger bliver tomme vurderer Teknik- og Miljøforvaltningen, om disse kan leve op til de aktuelle behov 3. Teknik- og Miljøforvaltningen hører Fælles- og Kulturforvaltningen om lokaler/bygninger kan være relevante ift. foreningsbrug, ligesom Teknik- og Miljøforvaltningen hører andre forvaltninger, der kan anvende ledige lokaler 4. Hvis det vurderes, at lokaler/bygninger lever op til behov kan Fælles- og Kulturforvaltningen undersøge nærmere, hvorvidt lokaler/bygninger kan anvendes, ombygges og godkendes til foreningsbrug. Fælles- og Kulturforvaltningen har ansvar for udgifter til eventuel ombygning og drift. Side 88

32 Økonomi Ingen bemærkninger Forventet beslutningsproces Udvalg Planlagt mødedato Beh. mødedato Kategori Indstillingstype Kultur- og Til : :30 Fælles- og Kultur Idrætsudvalget behandling Ejendoms- og Til Ejendoms- og : :00 Driftsudvalget behandling Driftsudvalget Sagsnr Beslutning Godkendt. Side 89

33 68. Kulturtjeneste Køge Indstilling Fælles- og Kulturforvaltningen og Børne- og Ungeforvaltningen indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, Skoleudvalget og Børneudvalget, at orienteringen om projektet Kulturtjeneste Køge tages til efterretning. Baggrund og vurdering Kulturministeriets offentliggjorde i efteråret 2014 en pulje til etablering af lokale kulturtjenester. Formålet er at sikre en ramme for, at børn og skolebørn i højere grad møder kunst og kultur i deres dagligdag. Puljen understøtter ministeriets strategier vedr. børn og skolebørns møde med kunst og kultur. En undersøgelse fra foretaget af Kulturafdelingen - viser, at Køge kommune har et mangfoldigt udbud af kulturtilbud og velfungerende kulturinstitutioner, som samarbejder med dagtilbud og skoler. Det er imidlertid langt fra alle børn, som gennem pasningstilbud og skole stifter bekendtskab med mulighederne. Deltagelse er i høj grad afhængig af, om pædagoger og lærere kender til tilbuddene, og derudover har det stor betydning, om der er skabt gode samarbejdsrelationer på tværs af skoler og kulturinstitutioner. Med skolereformen kom målsætningen om åben skole og dermed bl.a. et fokus på etablering af samarbejder mellem kultur-, forenings- og skoleområdet. I Køge kommune er erfaringerne efter knap et år med skolereformen at enkelte skoler er kommet godt igang, mens andre stadig er i den spæde start. Der vurderes at være et generelt ønske hos skolelederne om at styrke åben skole målsætningen. Flere angiver at økonomi er en barriere for etablering af samarbejder. I forhold til dagtilbudsområdet er der en forventning om, at der er en lang række synergieffekter ift. samarbejde mellem dagtilbud og kulturinstitutioner, som ikke udnyttes i dag. På den baggrund ansøgte Fælles- og Kulturforvaltningen og Børne- og Ungeforvaltningen i januar 2015 Kulturstyrelsen om tilskud til projektet Kulturtjeneste Køge. Ansøgningen er udarbejdet i tæt samarbejde mellem forvaltningerne og de involverede parter, og der har været stor opbakning til projektet i den indledende fase. Kulturstyrelsen meddelte i april 2015, at de ønsker at støtte projektet med kr Kort om projektet - Projektbeskrivelse vedhæftet Projektet er forankret med en styregruppe og en projektgruppe på tværs af Fælles- og Kulturforvaltningen og Børne- og Ungeforvaltningen. Projektledelse varetages af Kulturafdelingen og Køgebibliotekerne. Projektperioden løber fra august 2015 til december Kulturtjenesten har overvejende fokus på kulturinstitutioner som aktører, men der vil ligeledes blive sat kompetencer på forenings- og idrætsområdet i spil, hvor det giver mening. Kulturtjenestens indsatser tager udgangspunkt i, at kommunens skoler og dagtilbud ved projektets start har vidt forskellige forudsætninger for at samarbejde med kulturaktører. Nogle skoler og dagtilbud har begrænset erfaring og er på niveau 1, mens andre er klar til niveau 4 (noveuaer beskrives nedenfor). Kulturtjenesten har til formål at flytte skoler og dagtilbud til et højere kompetenceniveau gennem en struktureret indsats, som er tilpasset den enkeltes niveau. Hermed sikres, at alle kan udvikle kompetencer i eget tempo. Der arbejdes derfor med udfordringen på fire niveauer: Niveau 4 - Kulturtjenestepartnere Side 90