Indkøbsdatasamarbejdet

Transkript

1 Indkøbsdatasamarbejdet Hvad vi (indtil videre) har lært af at analyse e-handelsdata 18. september 2019 Mathias Winther Indkøbsanalytiker, Økonomi & Analyse

2 Fokuspunkter Meget kort om Indkøbsdatasamarbejdet Hvorfor er arbejdet med e-handel så vigtigt? Status på e-handel i kommunerne nu med helt friske 2018-tal! 2

3 Kort om indkøbsdatasamarbejdet Med i EH-analysen Ikke med i EH- Analysen 92 kommuner deltager i indkøbsdatasamarbejdet svarende til 98% af befolkningen. Kommunerne afleverer deres elektroniske fakturaer til SKI, som bl.a. bruger data til at udarbejde ledelsesinformationsrapporter til de deltagende kommuner. Kommunerne har siden 2018 også leveret oplysninger om e-handel. 3

4 Hvorfor er e-handel så vigtigt? 4

5 Regneeksempel: Hvor meget har e-handel sparet kommunerne for i 2018? fakturaer 77 Kommuner fakturaer Øvrig E-handel: Transaktionsomkostninger Besparelse i 2018 E-handel: 90 kr. minus Mail/telefon: 175 kr. Fysisk i butik: 330 kr. 57,5-163 mio. kr. i alt ,1 mio. kr. pr. kommune 5

6 Regneeksempel: Hvor meget arbejdstid går der på at behandle fakturaerne? Alle 92 kommuner i fakturaer 5 minutter timer ~ 718 årsværk Gennemsnit for kommunerne i fakturaer 5 minutter timer ~ 7,8 årsværk der kunne havde været brugt på kerneforretningen. 6

7 Hvad er den direkte effekt af at e-handle? Højere e-handelsgrad Højere compliance Lavere forbrug Kilde: SKI (2019): Status på e-handel i kommunerne 7

8 Hvem køber ind i kommunerne? IT og teleudstyr Forsyningsvirksomhed Facility Management ydelser Uddannelse, kursus og forplejning Diverse varekøb Medie, kommunikation og grafiske ydelser Beklædning og værnemidler Kontorhold Bøger og undervisningsmateriale Inventar Husholdningsapparater og forbrugerelektronik Tekniske artikler Lægemidler Fødevarer Transportmidler Transport og logistik Aftørrings- og engangsartikler (forbrugsartikler) Byggematerialer og værktøj Rengørings- og forbrugsartikler Aktivitetsprodukter Håndværkerydelser Vej og Park ydelser Maskiner og udstyr Sygeplejeartikler Hjælpemidler til borgere Renovation og affaldsbehandling Diverse tjenesteydelser Varekøb Total 4% 89% 4% 4% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Central Decentral Teknik & Miljø Ukendt Note: Data er et gennemsnit af fire kommuner i 2017 Inputdata er antal vareindkøb i 2017 fordelt på forvaltningsenhed 8

9 Status på e-handel i kommunerne i

10 Indkøbsdatasamarbejdets definition af e-handel Alt det som kommunen selv mener er e-handel 10

11 Metode sådan opgør vi E-handel OG/ ELLER Analyserup Kommune Godkendelse Eller Yderligere analyse 11

12 E-handel i tal i mio. kr. i forbrug antal indkøb 5,6% af forbrug (kr.) 12,9% af antal indkøb 40% samlet vækst Kr. % 262 mio. kr. på SKI-aftaler Største kategori (kr.): Fødevarer Mest handlet (i %): Kirurgiske produkter Leverandørens typiske branche: Engroshandel 77 Kommuner (*) (*) Ud af 92 deltagende kommuner 12

13 E-handelsgrad (antal indkøb) Hvilke kommuner e-handler mest i procent i 2018? 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16% 18% E-handelsgrad (forbrug kr.) 13

14 E-handelsgrad (antal indkøb) E-handelsgrader opgjort på kategorier i 2018 Størrelse på forbrug Kirurgiske produkter 50% Kontorhold 40% Rengøringsmaterialer Produkter til børn og unge Sygeplejeartikler 30% 20% Inventar Sports og genoptræningsudstyr Husholdningsapparater og forbrugerelektronik Aftørrings og engangsartikler (forbrugsartikler) Byggematerialer og værktøj 10% Tekniske artikler Beklædning og værnemidler IT og teleudstyr Fødevarer Hjælpemidler til borgere 0% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% E-handelsgrad (forbrug) 14

15 Stor spredning i e-handelsgrad blandt kommunerne i 2018 Note: Udvalgte indkøbskategorier 15

16 E-handelsgrad (antal indkøb) 70 % Deepdive: Indkøbskategoriniveau 3 Kopi- og printerpapir Tavler (incl whiteboard) 60 % Kontormaskiner Aftørringspapir Kirurgiske produkter Kontor og skoleartikler 50 % Medicinske beklædningsgenstande og tekstiler 40 % Produkter, møbler mv til medicinske institutioner Rengøringsmaterialer - Ikke specificeret (N2) Rengøringmidler Beskæftigelsesmaterialer Bade- og kropsartikler Engangsservice Rengøringsmaskiner Rengøringsrekvisitter Udstyr og forbrugsmaterialer til behandling 30 % Legetøj (inde og ude) Sportsrekvisitter Kaffe og te Storkøkkenudstyr Stomi- og urologiprodukter Babyudstyr 20 % DiabetesartiklerMøbler Dentalprodukter Servietter, duge, lys mv. Fisk og skaldyr IT Hardware Drikkevarer Fødevarer tilberedt Bleer Kød og fjerkræ Værnemidler El artikler (lyskilder) Poser Emballage 10 % Kontormøbler Boligtekstiler, gardiner mv. Mejeriprodukter og æg AV-udstyr forbrugselektronik kolonial Størrelse på forbrug Frugt og grønt Kopi og print Brød og bageriprodukter Hårde hvidevarer 0 % Telefoni 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % Genbrugshjælpemidler E-handelsgrad (forbrug kr.) 16

17 E-handelsadfærd i % 90% 80% ,05% 0,96% 5% 9% % 8% 70% 60% % 30% 50% 40% 30% % 15% 19% 20% 10% 0% % 10% % 8% % E-handel (antal fakturaer) E-handel i procent Ikke-E-handel 0-49 kr kr kr kr kr kr kr. =< kr. 17

18 Kommunernes oplevede barrierer ift. at indføre og øge e-handel Mangel på ressourcer (tid og økonomi mv.) 19% 46% 17% 18% Mangel på politisk og/eller ledelsesopbakning 10% 32% 20% 38% Mangel på IT-kompetencer 9% 28% 23% 41% Mangel på understøttende IT-systemer 16% 12% 22% 51% Mangel på dokumentation, business case og eksempler på bestpractice mv. 2% 22% 22% 55% Mangel på juridiske kompetencer 2% 10% 89% Mindst en af ovenstående barrierer 39% 43% 8% 10% I høj grad I nogen grad I begrænset grad Slet ikke 0% 20% 40% 60% 80% 100% Angiv venligst om I har oplevet, at nedenstående forhold har været en barriere for at indføre/øge brugen af e-handel i jeres organisation. N = 79 kommuner 18

19 E-handelsgrad (antal indkøb) Sammenhæng mellem målbare målsætninger og e-handelsgrad 30% Har I i din kommune lokale, målbare målsætninger for brugen af e-handel? 25% 20% 15% 10% 5% Ja Nej 0% 0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16% E-handelsgrad (Forbrug kr.) Kilde: SKI (2019): Status på e-handel i kommunerne Note data 19

20 Et par tanker fra en indkøbsanalytiker E-handelsdata er af bedre datakvalitet end det øvrige e-fakturadata. Det vil sige, at det er mere ensartet, indeholder mindre datastøj og fejl. Bedre datakvalitet = bedre og mere detaljerede analyser. Indkøbsdata indeholder desværre mange variationer og slåfejl. Jo mere standardiseret og ensartet data er, desto nemmere, hurtigere og mere præcis bliver det at arbejde med data. Påstand: Øget e-handel fører til, at controllere i langt højere grad vil kunne finde uoverensstemmelser, fejl og snyd i fakturadata. Påstand: E-handel og bedre datakvalitet frigiver arbejdstid til at undersøge mere komplekse indkøbsområder hvor beløbene og fakturafejlene potentielt er større. Eksempel: Rabat kilden til upræcise prisanalyser og misfornøjede indkøbsanalytikere Et ønske fra en indkøbsanalytiker: Et felt i OIOUBL standarden: E-handel (true/false) Præfiks i ordre_nr altid er et bogstaver og ikke løbende numre. 20

21 Spørgsmål til analysen, E-handel og indkøbsdatasamarbejdet kan henvises til: Mathias Winther Indkøbsanalytiker Besøg ski.dk