Præsentation af rapporterne i forbindelse med det kommunale indkøbsdataprojekt

Transkript

1 Præsentation af rapporterne i forbindelse med det kommunale indkøbsdataprojekt 17. juni 2016 Økonomi & Analyse Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S

2 Om det kommunale indkøbsdataprojekt Det kommunale indkøbsdataprojekt Regeringen og KL aftalte med aftalen om kommunernes økonomi for 2015 blandt andet at igangsætte en indkøbsanalyse på baggrund af kommunal indkøbsdata. 50 kommuner med 3,3 mio. indbyggere, svarende til 58,3% af befolkningen, har afleveret deres efaktura-data for 2014 til SKI. Kommunerne har bidraget med egne efaktura-data fra 2014, som efterfølgende i samarbejde med SAS Institute/KMD er blevet klassificeret med henblik på, at de kan sammenlignes på tværs af kommuner. De fakturadata, kommunerne har bidraget med, kan indeholde data fra 60-selskaber og andre organisationer, som kommunen normalt ikke medregner i egne indkøbsanalyser. Det har ikke i dette projekt været muligt at se bort fra sådanne organisationer. Den samlede database omfatter 6,8 mio. fakturaer med 47 mio. fakturalinjer. Der er tale om en samlet fakturering på 76 mia. kr., hvor tjenesteydelser udgør 38 mia. og varekøb udgør 11 mia. kr. Resten omfatter bl.a. mellemkommunale betalinger og andre ikke-indkøbsrelevante betalinger. Sammen med en projektgruppe med repræsentanter for kommunerne: Allerød, Esbjerg, Frederikssund, Glostrup, Holbæk, Horsens, Køge og Viborg har KL og SKI udarbejdet et sæt af rapporter, som sendes til alle 50 kommuner, der har deltaget i projektet. Projektgruppen har undervejs bidraget med værdifulde forslag til rapporternes indhold og udseende, men det er alene SKI, der er ansvarlig for rapporternes endelige udformning. OBS! Vær opmærksom på! Husk at der er tale om historiske data. De første data, der er omfattet af rapporterne, er i sagens natur fra januar Det er næsten 2½ år siden. Der vil være sket meget også i indkøbsfaglig henseende i hver enkelt kommune i den mellemliggende tid. Husk at selvom fakturadata er meget faktuel, og man kan få rigtig meget ud af den, så skal man være opmærksom på, at der kan være fejl i fakturaer. Ligesom der i forbindelse med konverteringen til den fælles databasestruktur kan være sket nogle uhensigtsmæssige indplaceringer af fakturalinjer. Husk at de tal og figurer, der vises i rapporterne, naturligvis er baseret på kommunernes egne fakturadata. Samtidigt er de ikke nødvendigvis præsenteret på samme måde, som man er vant til i de enkelte kommuner. Som følge af den opgørelsesmetode, der er anvendt i forbindelse med dette projekt med henblik på at sikre sammenlignelighed mellem kommuner, kan det umiddelbart være svært at sammenligne med kommunens egne opgørelser. Denne udfordring vurderes at være særligt relevant for kommuner, der anvender Bubobubos indkøbssystemer. Til gengæld giver opstillingerne mulighed for, at man kan sammenligne sin egen kommunes data med de andre kommuners. Naturligvis med den forsigtighed i konklusionerne man altid skal være sig bevidst i forbindelse med analyser. 2

3 Kommunerapportens side 1 Samlet registreret fakturabeløb i 2014 Denne del af rapporten viser det samlede beløb, som er faktureret for kommunen i Fakturaerne er opgjort efter tjenesteydelser og varekøb samt linjen Ikke udbudsbart mv., som for alle 50 kommuner samlet set udgør 27,5 mia. kr. (36,0% af total). Ikke udbudsbart mv. dækker over tre fakturatyper, som det enten ikke er relevant eller ikke har været muligt at placere i en af grupperne tjenesteydelser eller varekøb, som indkøbsanalysen ellers koncentrerer sig om. De tre fakturatyper under Ikke udbudsbart mv. er følgende: Ikke eller svært udbudsbart der for alle 50 kommuner samlet udgør 16,1 mia. kr. (29,9% af total). Denne post udgøres først og fremmest af interne betalinger og mellemoffentlige betalinger, diverse tilskud, skatter og afgifter mv., som det ikke er relevant at se nærmere på i forbindelse med en indkøbsanalyse. Ikke UNSPC-kategoriseret der set over alle 50 kommuner udgør 3,4 mia. kr. (4,5% af total). Denne post består af fakturalinjer, der ikke lader sig kategorisere i UNSPSC-nomenklaturen som følge af manglende informationer eller lignende. Ikke udbudskategoriseret der set over alle 50 kommuner udgør 1,3 mia. kr. (1,7% af total). Denne post udgøres af blandt andet en række vare- og tjenesteydelsesområder, der falder uden for de gængse kategoriseringer eller helt mangler mulighed for kategorisering. Top-5 tjenesteydelser og top-5 varekøb i 2014 Her vises de fem største hovedkategorier for kommunen målt i kroner per. indbygger i kommunen inden for tjenesteydelser hhv. varekøb. Befolkningstallet er opgjort per 1. juli Den resterende del af hver af de to overkategorier er endvidere samlet i en residual (Øvrige tj. ydelser hhv. Øvrige varekøb). Samlet vare- og tjenesteydelsesindkøb per indbygger Fakturabeløbet samlet for tjenesteydelses- og varekøb i 2014 per indbygger er opgjort. Endvidere er dette tal sammenlignet med de tilsvarende tal for de andre 49 kommuner og i figuren er kommunen indplaceret blandt alle 50 kommuner rangeret efter beløbsstørrelse. 3

4 Kommunerapportens side 2 og 3 Skema med Tjenesteydelser i 2014 Skemaets tre første værdisøjler viser kommunens samlede indkøb for så vidt angår Tjenesteydelser (kategoriniveau 1) samt brudt ned på niveau 2. Købet er vist i hele kroner totalt samt per indbygger. Endvidere er hver kategoriniveaus procentvise andel af det samlede fakturabeløb i 2014 angivet. Det skal bemærkes, at det ikke er alle områder, hvor opgørelsen indkøb per indbygger giver lige god mening. Befolkningstallet er opgjort per 1. juli Til sammenligning er der beregnet et gennemsnit for alle 50 kommuner i analysen. Imidlertid er der for hver kategori set bort fra de fem kommuner, der har det største forbrug af den pågældende kategori, samt fra de fem kommuner, der har det mindste forbrug. Derved kan kommuner med meget specielle indkøbsmønstre inden for hver kategori ikke påvirke gennemsnittet. Den aktuelle kommunes mer- eller mindreforbrug i forhold til gennemsnittet af de 40 mellemste kommuner er herefter opgjort både i kroner og i grafisk fremstilling. Endelig er der angivet en procentvis forskel mellem den pågældende kommunes forbrug og gennemsnitskommunernes. Skema med Varekøb i 2014 Helt parallelt til skemaet med tjenesteydelser er kommunens udgifter til varekøb opgjort på et skema med de samme kolonner. 4

5 Kommunerapportens side 4 og 5 Kommunens udgifter til tjenesteydelser i 2014 / Kommunens udgifter til varekøb i 2014 To visuelle præsentationer af de samlede indkøb af tjenesteydelser henholdsvis varekøb. Udgangspunktet er opgørelsen over tjenesteydelser og varekøb på kategoriniveau 1 og 2. Oversigterne anskueliggør grafisk de enkelte udgiftsområders størrelser i forhold til hinanden. Vær opmærksom på At man ikke kan sammenligne størrelserne af boksene på tværs af tjenesteydelser og varekøb. 5

6 Compliance- og prisanalyserapport: Aftørringspapir mm. (Side 1 af 2) Indkøb på området i alt, på aftalen samt compliance Øverst fremgår følgende oplysninger: Kommunens samlede indkøb (afrundet til hele kr.) indenfor området (defineret ud fra bestemte UNSPSC-koder, som fremgår andetsteds i forklaringen) Kommunens indkøb (afrundet til hele kr.) på den pågældende forpligtende SKIrammeaftale (de konkrete aftaledækkede varer hos den pågældende leverandør) Compliance (målt som andelen af købet af de konkrete aftaledækkede varer hos leverandøren på den forpligtende aftale i forhold til det samlede indkøb på vareområdet (uanset leverandør og om varen er aftaledækket). Compliance er angivet som samlet for hele året (det øverste procenttal) og opdelt efter 1. henholdsvis 2. halvår Største leverandører på området En oversigt over kommunens 9 største leverandører på det pågældende område målt på omsætning samt en opgørelse af alle de resterende leverandørers omsætning. Det skal pointeres, at kommunen kan have andre indkøbsaftaler end den forpligtende aftale, hvilket kan forklare omsætning hos andre leverandører. Køb hos aftaleleverandøren Købet hos eneleverandøren på den forpligtende aftale opdelt på køb af det forpligtende varesortiment samt køb af varer hos aftaleleverandøren men udenfor det forpligtende sortiment. I begge tilfælde på de udvalgte UNSPSC-kategorier. Om udvalg af relevante UNSPSC-kategorier SKI har medtaget de UNSPSC-kategorier, hvor aftalens varer: dækker en omsætning i data for > kr. (for Kontorvarer dog > kr.) står for mere end 10% af hele omsætningen i kategorien står for mere end 50% af aftaleleverandørens produkter i kategorien Det skal bemærkes, at helt ens produkter sagtens kan påføres forskellige UNSPSC-koder af forskellige leverandører. De udvalgte UNSPSC-koder for analysen af Aftørringspapir mm Dispenser til papirhåndklæde Engangs Servietter Håndcremer eller Bodylotions Hånddesinfektionsmidler Metal straps Papirhåndklæder, -ruller og -ark Papirsposer Plastikposer Shampooer, hårvaskemidler Solbeskyttelsesprodukter Sæbe OBS! Denne rapport er kun sendt til de kommuner, der er tilsluttet den pågældende aftale Tilbehør til medicinske undersøgelseslejer til generel brug, ekskl. betræk Toiletpapir/-ark Aftalens løbetid Aftalen Aftørringspapir mm. trådte i kraft: 31. august 2012 og udløber: 31. august En grafisk repræsentation af kommunens compliance Kommunens compliance-placering i forhold til de andre kommuner, der både er tilsluttet den konkrete forpligtende aftale og deltager i det kommunale indkøbsdataprojekt. Jo højere kommunens complianceprocent og dermed søjle i diagrammet, desto større andel af kommunens indkøb af aftaledækket varesortiment hos den konkrete forpligtende aftaleleverandør. 6

7 Compliance- og prisanalyserapport: Aftørringspapir mm. (Side 2 af 2) Kommunens prisforskel i forhold til kommuner, der ikke har tilsluttet sig den forpligtende aftale Kommunens konkrete betalte priser for køb hos aftaleleverandøren i forhold til de priser, som de kommuner, der ikke er tilsluttet den forpligtende aftale, har betalt for de samme varer fra samme leverandør i gennemsnit. Et positivt tal er udtryk for, at kommunen alt andet lige har betalt mindre end de ikke-tilsluttede kommuner. Med blåt er angivet den samlede prisforskel mellem kommunens køb i alt hos aftaleleverandøren i forhold til de ikke-tilsluttede kommuners gennemsnitlige køb af de samme varer. Med grønt er angivet den samlede prisforskel mellem kommunens samlede køb af de aftaledækkede varer hos aftaleleverandøren i forhold til de ikke-tilsluttede kommuners gennemsnitlige køb af de samme varer. Med rødt er angivet den samlede prisforskel mellem kommunens samlede køb af de IKKE aftaledækkede varer hos aftaleleverandøren i forhold til de ikke-tilsluttede kommuners gennemsnitlige køb af de samme varer. Det skal bemærkes, at rapporten ikke viser noget om, hvorvidt det ville have været dyrere eller billigere at købe tilsvarende varer hos andre leverandører. Ligeledes er der tale om en gennemsnitsvurdering, hvorfor de konkrete resultater for hver enkelt kommune vil være anderledes end vist. De fire udvalgte områder, der er udarbejdet compliance-rapporter for; Aftørringspapir mm., Engangsservice mm., Rengøringsrekvisitter mm. samt Kontorvarer mm., er medtaget, idet fakturadata for de fire områder havde en passende høj kvalitet til, at der kunne udarbejdes funktionelle oversigter. OBS! Denne rapport er kun sendt til de kommuner, der er tilsluttet den pågældende aftale. En grafisk repræsentation af prisforskellen Søjlerne angiver størrelsesforholdet mellem de forskellige prisforskelle, som er angivet øverst på siden. Når prisforskellen med hensyn til de IKKE aftaledækkede varer som udgangspunkt er mindre end for de aftaledækkede varer og i nogle tilfælde endog er negativ (altså at de ikketilsluttede kommuner betaler mindre for de pågældende varer end de tilsluttede kommuner) er det et udtryk for, at leverandøren har prissat de ikke-aftaledækkede varer relativt højere for de tilsluttede kommuner end de aftaledækkede varer. 7

8 Compliancerapport: Engangsservice mm. / Rengøringsrekvisitter mm. Rapporterne er helt tilsvarende i deres opbygning til rapporten Se forklaringen til rapporten vedrørende Aftørringspapir mm. De relevante UNSPSC-koder, der er anvendt i opgørelserne for de to områder Engangsservice mm. samt Rengøringsrekvisitter mm., er vist her til højre. Aftalernes løbetid Aftalen Engangsservice mm. trådte i kraft: 31. august 2012 og udløber: 31. august Aftalen Rengøringsrekvisitter mm. trådte i kraft: 15. april 2013 og udløber: 14. april De udvalgte UNSPSC-koder for analysen af Engangsservice mm Beskyttelses handsker Domestic baking sheets Domestic stock pots Emballagefolie Engangs beholdere til madvarer Engangsbestik Engangstallerkner Karton emballage Overtræk til fodtøj Papirprodukter Papirservietter Tandstikkere De udvalgte UNSPSC-koder for analysen af Rengøringsrekvisitter mm Affedtningsblandinger Afløbsrenser Beskyttelses handsker Blegemidler Dish towels Fejebakker Fejekoste, mopper, børster og tilbehør Fladmoppe Gulvrengøring Gulvskrabere Klude Koste Moppe- eller kosteholder Moppegarner Opvaskeprodukter Organiske syrer eller deres erstatningsstoffer Overtræk til fodtøj Rengøringsudstyr Rengøringsvogne Rengørinsspande Svampe Toilet børster Toiletrengøringsmidler Universalrengøringsmidler Vandblødgøringsmidler Vasketøjsprodukter Vaskeudstyrsstativ Øjendråber eller øjendråbestationer OBS! Disse rapporter er kun sendt til de kommuner, der er tilsluttet de pågældende aftaler. 8

9 Compliancerapport: Kontorvarer OBS! Denne rapport er kun sendt til de kommuner, der er tilsluttet den pågældende aftale. Rapporten er helt tilsvarende i sin opbygning til rapporten Se forklaringen til rapporten vedrørende Aftørringspapir mm. De relevante UNSPSC-koder, der er anvendt i opgørelserne for området Kontorvarer, er vist her til højre. De udvalgte UNSPSC-koder for analysen af Kontorvarer Alkaline batterier Arkivbokse eller arkivskabe Arkiveringslommer eller tilbehør Bladvendere Blokholder eller dispenser Blyantspidsere Blæsere Brevbakker eller penneholdere Double sided tape Elefantfod Etiket maskine Etiket maskine Faneblade Filtpenne Flip-overs eller tilbehør Forsendelses emballage Fotografisk papir Gummi bånd Holder eller dispenser til clips Hullemaskine Hæfteklammer Hæftemaskine Hængemapper eller tilbehør Indbindings- og lamineringsmaskiner Indbindings omslag Indpakningspapir Kalendere De udvalgte UNSPSC-koder (fortsat) Kalendere eller refill Katalogkuverter eller kuverter med split Klemrygge Klæbepuder Kontorartikler Kopipapir Kuglepen Lamineringmaskiner Lim dispensere eller refills Linealer Lukkeartikler Læsestativer Magnetic tape Magnetiske ophæng til rammer Mapper Miner Notesblokke Notesblokke, telefonbesked Nål eller tegnestift Omslag Organiser og tilbehør Packaging tape Paperbinders Papirclips Passer Pencils Plotterpapir Printer- og skrivepapir Printerpapir Prægetape Registre Regnemaskine Regneruller Regnskabsførelse, formularer eller bøger Rettelak Rettepen, refills Rettetape eller film Ringbind Rollerball penne Sakse De udvalgte UNSPSC-koder (fortsat) Selvklæbende notespapir Selvklæbende puder Skrivebordsartikler Skriveinstrumenter Skrivepapir Skriveunderlag Standard konvolutter Stempelfarve eller stempelpuder Tag holders or accessories Tape dispensere Tavle rensesæt eller tilbehør Tavlekridt Tegnekridt Tegnetrekant Tekstmarker Tidsskriftshylder Tilbehør til indbinding af mapper Transparent tape Transparenter til overheads Udstillingsinventar Universal Papir Vinkelmålere Viskelæder Væg plannere eller refills Wall clocks Whiteboards og tilbehør Aftalens løbetid Aftalen Kontorvarer mm. trådte i kraft: 14. oktober 2013 og udløber: 31. oktober

10 Mønsterrapporten Mønsterrapportens fokus Mønsterrapporten viser nogle nøgletal for hver enkelt kommunes indkøbsmønstre. Der er udvalgt fire områder; Fødevarer, Kontorhold, It- og teleudstyr og Sygeplejeartikler. De fire områder er valgt ud fra, at det er vareområder med et relativt højt standardiseringsniveau. Vær opmærksom på, at Kontorhold ikke definitionsmæssigt er det samme område som Kontorvarer, der blev anvendt i compliancerapporterne. Indkøb per indbygger Dette mål ser på forholdet mellem kommunens samlede indkøb inden for det pågældende område og kommunens indbyggerantal per. 1. juli Kommunens placering i forhold til de 49 andre kommuner, der deltager i det kommunale indkøbsdataprojekt, er markeret med rødt i et liggende søjlediagram. Jo højere kommunens placering i diagrammet, desto færre omkostninger er der til indkøb af det pågældende vareområde i forhold til antal indbyggere sammenlignet med de 49 andre kommuner. Antal fakturaer per indbyggere Dette er er mål for, hvor mange fakturaer kommunen modtog per indbyggere inden for det pågældende område i Jo højere kommunens placering i diagrammet, desto færre fakturaer skulle der håndteres til indkøbet af det pågældende vareområde sammenlignet med de 49 andre kommuner. Et mindre antal fakturaer pr indbyggere, kan være en indikator på færre ressourcer anvendt til fakturahåndtering. Gennemsnitlig faktura Dette er et mål for den gennemsnitlige fakturastørrelse målt i kr. for det pågældende område i Jo højere kommunens placering i diagrammet, desto større er fakturaerne i gennemsnit til indkøbet af det pågældende vareområde sammenlignet med de 49 andre kommuner. Leverandørantal Dette er et mål for, hvor mange leverandører der skulle til for at dække 80% af kommunens samlede indkøb på det pågældende område i Jo højere kommunens placering i diagrammet, desto færre leverandører skal der til at dække 80% af kommunens indkøb på det pågældende vareområde sammenlignet med de 49 andre kommuner. 10

11 Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Besøg ski.dk