Referat. Økonomiudvalget. Møde nr.: 3/2013 Dannet den: Onsdag den Mødedato: Tirsdag den Mødetidspunkt: 16:00-19:50

Transkript

1 Referat Økonomiudvalget Møde nr.: 3/2013 Dannet den: Onsdag den Mødedato: Tirsdag den Mødetidspunkt: 16:00-19:50 Mødested: Harhoff Medlemmer Niels Ulrich Hermansen (NUH) V Britta Nielsen (BN) F Sadik Topcu (ST) A Benny Christensen (BC) A Thorkil Mølgaard (TM) V Henrik Hvidesten (HHV) V Finn Andersen (FA) C Torben Lollike (TLO) B Per Nørhave (PEN) O Fraværende Bemærkninger

2 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side

3 2. Orientering fra borgmester og kommunaldirektør - januar Budgetmæssige konsekvenser ultimo januar Kodeks for godt politisk lederskab i Ringsted Kommune Politikkoncept for Ringsted Kommune Organisationsudvikling i Ringsted Kommune Ældrerådsvalg 2014 (ÆU) Forslag til ændring af Vedtægter for Ældrerådet i Ringsted Kommune (ÆU) Udmøntning af besparelse 2013 vedrørende velfærdsteknologi (ÆU) Støtte til etablering af rehabiliteringsteam til Fleks/førtidspensionssager (AMU) DIADEM - digitale ejendomsoplyssningsskemaer bevillingsflytning (PBU) Sct. Knudsgade 9 - Vurdering af bud på ejendom (PBU) Vurdering af tilbud på grund (PBU) Klimahandleplan samt bevilling for 2013 og 2014 (KMU) Opfølgning på henvendelse til Udbetaling Danmark Forslag til samarbejde om asylarbejde med Røde Kors Redegørelse for Landsbyforums økonomi Anlægsbevilling - frigivelse af midler Anlægsbevilling - frigivelse af midler...42 Åben sag Sagsid: 11/15127 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt

4 2. Orientering fra borgmester og kommunaldirektør - januar 2013 Åben sag Sagsid: 09/33978 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Beslutning i Økonomiudvalget den Intet

5 3. Budgetmæssige konsekvenser ultimo januar 2013 Åben sag Sagsid: 11/2029 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering x x Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Beskrivelse af sagen Grafen viser henholdsvis optalt beholdning og gennemsnitslikviditet gennem det seneste år. Opgørelsen omfatter perioden 21/ / Der er i ovenstående kurver taget hensyn til kommunens deponering på 13,0 mio. kr. som følge af uforbrugte kvalitetsfondsmidler. Når der er taget højde herfor, kan gennemsnitslikviditeten pr. 20. januar 2013 opgøres til 90,0 mio. kr.

6 Økonomi De likviditetsmæssige konsekvenser af beslutningerne på seneste Byrådsmøde og de resulterende ultimobeholdninger er opgjort nedenfor. Likviditetsvirkning af beslutninger på Byrådets møde 14. januar 2013 Beløb i mio. kr. R2011 B2012 B2013 B2014 B2015 B2016 Fremtid for den gamle skole Ørslev * -2,8 Etablering af særligt aktivitets- og samværstilbud ** -0,9 Afgørelse om vejbidrag *** -3,0 Udstykning 50 Søndervang 0,4-2,5 0,9 0,3 Noter: * Anlægsudgiften til nedrivning og genopretning finansieres af et forventet mindreforbrug på afsluttede anlægsopgaver i Dette vil indgå i sagen i maj måned om overførsler mellem 2012 og ** Anlægsudgiften finansieres af det reserverede beløb vedr. vejafvandingsbidrag. *** Beløbet finansieres af det i kassen reserverede beløb til vejafvandingsbidragssagen Sagen Midler til projekt til fastholdelse af unge, der har fået et uddannelsespålæg har ikke budgetmæssige konsekvenser, da der er tale om lige store udgifts- og indtægtsbevillinger og således netto giver nul. Kassebeholdning Beløb i mio. kr. ultimo året R2011 B2012 B2013 B2014 B2015 B2016 A. Samlet beholdning ultimo året B. Heraf forsyningsvirksomhedernes andel: Renovation (kommunens gæld) Reelle kassebeholdning (A + B) Specifikation af reelle kassebeholdning: Udlæg til forsyningsvirksomheder: Renovation Varmeforsyning -31 Øvrig skattefinansieret beholdning Restgæld på kommunens lån (excl. selvejende institutioner) er opgjort til: Restgæld i mio kr. ult. året R2011 B2012 B2013 B2014 B2015 B2016 Kommunelån 532,7 445,5 415,1 385,6 356,1 325,9 Lån til ældre- og handicapboliger 135,3 128,9 124,0 118,9 114,4 110,5 I alt restgæld ult. året 667,9 574,4 539,1 504,5 470,6 436,4

7 Økonomidirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Økonomiudvalget den Til efterretning.

8 4. Kodeks for godt politisk lederskab i Ringsted Kommune Åben sag Sagsid: 13/1678 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Kodeks for godt politisk lederskab i Ringsted Kommune (16775/13) Indledning Sagsgang Orientering Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Ringsted Byråd har på et byrådsseminar 30/11-1/ udarbejdet et kodeks for godt politisk lederskab i Ringsted Kommune. Sagen her ligger op til en drøftelse af, hvordan kodekset videre skal indgå i det politisk-administrative arbejde i Ringsted Kommune. Beskrivelse af sagen I forlængelse af KLK-analysen af ledelses- og samarbejdskulturen i Ringsted Kommune i foråret 2012 besluttede Byrådet, at der skulle afholdes et seminar for Byrådet om moral og etik i det politiske arbejde herunder forholdet til den administrative organisation. Seminaret skulle desuden indeholde en redegørelse for Ejendomsstabens og HR-stabens virke samt for den praktiske håndtering af fælles indkøbsaftaler. Seminaret er gennemført den Som bilag til denne sag er Kodeks for godt politisk lederskab i Ringsted Kommune, som er produktet fra seminaret af byrådsmedlemmernes drøftelser og enighed om, hvad der er særlig vigtigt i forhold til politisk lederskab. Høring Ingen Økonomi Ingen Borgmesteren indstiller, at 1) Økonomiudvalget oversender kodekset til fagudvalgene med henblik på, at de drøfter kodeks for godt politisk lederskab i Ringsted Kommune og deres anvendelse af kodekset 2) Kodeks for godt politisk lederskab i Ringsted Kommune indgår som element i introduktionen af det nye byråd i ) Byrådet én gang årligt drøfter kodeks for godt politisk lederskab i Ringsted Kommune på et seminar eller lignende

9 Beslutning i Økonomiudvalget den Punkt 2 i indstillingen er godkendt. Herudover udsættes sagen indtil der har været afholdt et temamøde med Byrådet og direktionen.

10 5. Politikkoncept for Ringsted Kommune Åben sag Sagsid: 12/33071 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU x x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg For at sikre arbejdet mod fælles politiske mål og inddragelse af interessenterne er der udarbejdet principper for politikprocesser og politikformulering i Ringsted Kommune. Formålet er at skabe mere genkendelighed i såvel politikprocesserne som i politikformuleringen i kommunen. Beskrivelse af sagen Ringsted Kommune vedtog en ny vision for kommunen i Med vedtagelsen af visionen har byrådet besluttet, at Ringsted Kommune fremadrettet skal være kendetegnet ved en klar udviklingsretning. I forlængelse af visionen er det tanken at se visionen, politikker, strategier og budgettet i en mere sammenhængende proces. Ringsted Byråd har desuden på et seminar i 2012 udarbejdet et kodeks for det politiske arbejde i Ringsted Kommune. I dette kodeks hedder det bl.a., at det politiske arbejde og den politiske ledelse skal kendetegnes ved et stærkt og vedholdende fokus på at formulere politikker, rammer og servicestandarder, som giver klar retning og opstiller tydelige mål. Dertil fastslår kodekset, at byrådet ønsker et stærkt og vedholdende fokus på at inspirere og engagere borgere, foreninger og virksomheder til at være en del af og bidrage til fællesskabet, og at dette bl.a. skal ske gennem tidlig inddragelse i forbindelse med udarbejdelse af politikker (før beslutningsforslag foreligger). Definition af politik og strategi Der har tidligere ikke været en klar definition af begreberne politik, plan og strategi i Ringsted Kommune. Fremover anvendes begreberne politikker og strategier efter følgende retningslinjer: Politikker indeholder Byrådets hensigt og overordnede mål på et konkret område med direkte henvisning til visionen. Politikker indeholder en beskrivelse af de vigtigste virkemidler og interessenter på området. Endelig angiver politikken, hvorledes der følges op på målene. Politikker revideres mindst en gang i hver byrådsperiode. For at sikre størst mulig forankring i byrådet skal alle politikker lægges op til vedtagelse i byrådet. Til hver politik knytter sig en strategi, som er en samling af konkrete mål og handlingsplaner til udmøntning af politikken. Strategier revideres årligt efter vedtagelse af budgettet, som er afgørende for, hvad der kan nås indenfor det enkelte område det kommende år. De

11 handlinger, som beskrives i strategien, er vigtige input til de enkelte enheders virksomhedsplaner. Balanceret politikproces Byrådet har i forbindelse med budget 2012 ønsket en plan for, hvordan kommunens planer, strategier og politikker revideres som følge af visionen. På den måde ønsker byrådet at sikre, at visionen indarbejdes i kommunens daglige arbejde. I foråret 2012 har administrationen fremlagt forslag om, at de politiske udvalg fremover indeholder følgende 19 politikområder. De 19 politikområder, der er i Ringsted Kommune, har forskellig karakter og omfang. Udviklingen af principperne for en politikproces er dermed en balance mellem at skabe fælles, genkendelige processer på den ene side, og på den anden side at udarbejde principper, der fx giver mulighed for at afprøve nye former for samarbejde, inddragelsesprocesser mv. Tilgangen vil derfor være den, at afdelinger og forvaltninger, der står for politikprocesserne, tager udgangspunkt i det nedenstående sæt af fælles principper for politikprocessen og at eventuelle afvigelser begrundes i forhold til de eksisterende principper (følg eller forklar-logikken). Plan for politikprocessen 1. Fagforvaltning udarbejder forslag til politikproces 2. Chefgruppen drøfter forslag til politikproces 3. Direktionen godkender politikproces 4. Ansvarligt fagudvalg godkender politikproces 5. Fagforvaltning gennemfører politikproces med a. Indhentning og bearbejdning af relevant viden fra faglitteratur, fagpersoner, lovgivning mv. b. Inddragelse af interne og eksterne interessenter (politiske udvalg, medarbejdere, borgere, foreninger, virksomheder mv.) via fx borgerpanel, workshops, konferencer, borgermøder mv. 6. Fagforvaltning udarbejder udkast til politik (formulering) 7. Chefgruppen drøfter udkast til politik (formulering) 8. Direktionen godkender udkast til politik (formulering) 9. Fagforvaltning indstiller udkast til politik (formulering) til godkendelse i a. Ansvarligt fagudvalg evt. andre fagudvalg b. Økonomiudvalg c. Byråd 10. Byråd sender udkast til politik (formulering) i høring 11. Fagforvaltning indstiller efter høring politik til endelig vedtagelse i a. Ansvarligt fagudvalg evt. andre fagudvalg b. Økonomiudvalg c. Byråd I politikprocessen skelner Ringsted Kommune mellem inddragelse og høring. Inddragelse foregår i processen før en politik formuleres og har til formål at borgerne og andre interessenter på et tidligt tidspunkt i politikprocessen får mulighed for at debattere mulighederne, fremsætte forslag og derved give deres synspunkter til kende, før kommunen har lagt sig fast på politikkens formulering. En høring foregår efter en politik er formuleret og godkendt og har til formål at give borgere og andre interessenter mulighed for at kommentere på den formulerede politik til fagudvalg og byråd inden den endelige politiske vedtagelse af en ny politik. Politikformulering

12 Byrådets visioner skal konkretiseres og udformes i de 19 politikker, der også skal generere en konkret strategi, der kan følges op på årligt. Det er et ønske at få en vis ensartethed i formuleringen af de 19 politikker med tilhørende strategier. Administrationen vil derfor arbejde efter en række retningslinjer for formuleringen af fremtidige politikker: Indledning: (rammesætning) Her defineres den spillebane, inden for hvilken politikken skal fungere. I indledningen beskrives det overordnede niveau for politikken (helikopter-perspektiv). Det skal ses som grundlag for at forstå det indhold, der herefter konkretiseres i politikken. Det kunne være ud fra følgende punkter: Begrebsafklaring (hvad er sundhed, hvad er kultur, hvad er...?) Afklaring af, hvordan politikken spiller sammen med anden planlægning (lokalt, regionalt, nationalt og internationalt) Hvilken virkelighed/udfordringer skal politikken forholde sig til? Hvad er formålet med politikken? (hvad dækker den over?, hvem gælder politikken for?) Politik, indsatser og målsætning En politik tager udgangspunkt i de visioner, byrådet har vedtaget for det pågældende politikområde. For at opfylde disse er det nødvendigt at skitsere det fokus, der er valgt for politikken, dvs. hvilke temaer er udgangspunkt for politikken. For politikken skal også opstilles en målsætning med beskrivelse af den indsats, der skal til for at nå målsætningen. Det kunne være ud fra følgende punkter: Visioner fra byrådets visionspapir for det pågældende politikområde. Struktur. En beskrivelse af, hvilke temaer politikken bygges op omkring, og hvorfor fokus er lagt her. For hvert tema kan evt. gives et kort oprids af facts for området, hvis det vurderes at være nødvendigt. Målsætning. Politikken skal indeholde klare målsætninger, eksempelvis under hvert tema. Layout og opsætning: Alle Ringsted Kommunes politikker opsættes efter kommunens fælles design-skabelon. Høring Ingen Økonomi Ingen økonomiske konsekvenser Vurdering Direktionen vurderer, at et samlet politikkoncept med vil skabe mere genkendelighed i såvel politikprocesserne som i politikformuleringen i kommunen blandt både ledelse, medarbejdere

13 og interessenter. Direktionen vurderer i øvrigt, at konceptet er tilstrækkeligt rummeligt til at kunne indeholde alle politikker. Kommunaldirektøren indstiller, at Ringsted Kommunes politikkoncept godkendes og anvendes i den fremtidige politikudvikling i kommunen. Beslutning i Økonomiudvalget den Sagen har været drøftet og sagen genoptages på næste Økonomiudvalgsmøde.

14 6. Organisationsudvikling i Ringsted Kommune Åben sag Sagsid: 13/1883 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Bilag 1 - Eksempler med hhv. 3 og 4 direktører (18127/13) 2 Bilag 2 - Oplæg til overordnet tidsplan (18129/13) 3 Bilag 3 - Overslag over potentiel besparelse ved ny organisatione (18131/13) Indledning Sagsgang Orientering Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg På økonomiudvalgsmødet 7. januar 2013 blev sag nr. 25 om proces for budget 2014 behandlet. Det fremgik af sagen, at der skal arbejdes med strukturelle effektiviseringer. En mulighed er at ændre organisationsmodel, så der kan reduceres i den administrative topledelse i Ringsted Kommune. På det ekstraordinære økonomiudvalgsmøde d. 14. januar 2013 orienterede kommunaldirektøren om muligheden for at sætte besættelsen af den ledige stilling som socialog sundhedsdirektør i bero. På Økonomiudvalgsmødet d. 29. januar 2013 deltager Kommunernes Landsforenings Konsulentvirksomhed (KLK) for at svare på spørgsmål om erfaringerne fra andre kommuner. Beskrivelse af sagen Ringsted Kommune er organiseret med tre forvaltninger, en stab og to sekretariater. Der er i alt 5 direktørstillinger. Andre kommuner af Ringsteds størrelse i region Sjælland, er typisk organiseret efter den såkaldte direktionsmodel, hvor kommunen er organiseret som én forvaltning, og der er sædvanligvis 3 eller 4 direktører. Ringsted Kommunes nuværende organisering (forvaltningsmodellen) er kendetegnet ved, at de tre forvaltninger og staben refererer til hver sin direktør, der primært arbejder på eget område. Forvaltningerne har eget sekretariat, og kan langt hen ad vejen klare sig selv og selvstændigt betjene de politiske udvalg. Forvaltningerne er organiseret i et antal afdelinger. I alt er der 18 chefer på niveauet under direktørerne. I direktionsmodellen organiseres kommunen som én forvaltning, der referer til én direktion. I stedet for forvaltninger, afdelinger, stabe og sekretariater organiseres administrationen i et antal centre (typisk i størrelsesordenen 8 10 centre). Hvert center har reference til en direktør. Centrene rummer ikke egne sekretariater med økonomi- og HR-funktioner, men skal trække på fællescentre i forhold til udvalgsbetjening, økonomistyring, HR m.v., hvorved det tværgående arbejde styrkes.

15 Fordelen ved forvaltningsmodellen er et stærkt fagligt fokus i topledelsen og sikkerhed for, at det enkelte fagområdes interesser er repræsenteret i direktionen. Ved at overgå fra en topledelse på 5 direktører og 18 afdelingschefer m.fl. til en direktionsmodel med 3 4 direktører og 8 10 chefer opnås en økonomisk besparelse, og mulighed for en højere grad af helhedstænkning og tværgående samarbejde med fokus på strategisk ledelse og udvikling. Antallet af direktører hænger sammen med den politiske struktur, og hvem der skal være sekretær for stående udvalg. I Ringsted Kommune er der for tiden 8 stående udvalg inkl. Økonomiudvalget. Hvis disse udvalg fortsat skal sekretærbetjenes af en direktør, så må det anbefales, at der er mindst 4 direktører af hensyn til arbejdsbelastning og overblik, alternativt kan udvalgene sekretærbetjenes af centerchefen. Denne løsning giver imidlertid risiko for, at direktionen mister føling med det politiske niveau. Ved at reducere antal af udvalg til 6 eller færre, så vurderes det, at 3 direktører kan sekretærbetjene alle udvalg. Byrådet har nedsat et såkaldt 17 stk. 4 udvalg til at se på udvalgsstrukturen. Bilag 1 viser eksempler med henholdsvis 3 og 4 direktører. Den nuværende udvalgsstruktur og administrative organisering fremgår af kommunens hjemmeside. Overgang til direktionsmodel bør ske pr. 1. januar 2014, idet en så omfattende organisationsændring bl.a. vil kræve en ny kontoplan. Ændringer af kontoplanen i løbet af et regnskabsår vil gøre regnskabsaflæggelse meget vanskelig. Endvidere skal der ske tilpasning af personalepolitik og MED-aftale m.v., hvorfor der bør afsættes tid i efteråret 2013 til dette administrative arbejde. Bilag 2 er et oplæg til overordnet tidsplan. Ringsted Kommune har for tiden 2 ledige direktørstillinger, og 3 ledige stillinger på chefniveau. Det betyder, at der i en direktionsmodel vil være plads til hovedparten af kommunens nuværende chefer. Og det vil være muligt at tilbyde chefer, der ikke kan blive centerchefer, en anden stilling i kommunen. Hvis Økonomiudvalget beslutter at arbejde videre med en direktionsmodel, vil der blive nedsat en administrativ koordinationsgruppe, der skal bistå direktionen med den videre proces. Gruppen vil få repræsentanter fra chefgruppen, HMU og stabe med særlig ekspertise indenfor HR, økonomi, bygninger og kommunikation. Høring Sagen er blevet drøftet i HMU d. 23. januar Der var enighed om at anbefale indstillingen, og at personalereduktioner som følge af denne organisationsudvikling sker ved naturlig afgang. HMU kan tilslutte sig hensigten med at opnå et bedre tværgående samarbejde i hele organisationen. HMU udtrykker tilfredshed med, at MED-systemet er en del af processen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser af denne sag. Overgang til en direktionsmodel vil medføre betydelige besparelser på konto 6 jf. bilag 3. Der kan blive behov for konsulentbistand og ny-indretning af administrationslokaler i såvel 2013 som Disse udgifter afholdes indenfor driften. Vurdering Direktionen vurderer, at direktionsmodellen vil styrke det strategiske fokus og skabe en mere dynamisk og udviklingsorienteret topledelse, med et langt tættere samarbejde mellem direktion og chefgruppe samtidig med, at den vil generere betydelige besparelser. Det,anbefales derfor at overgå til en direktionsmodel pr. 1. januar Den i bilag 2 fremlagte overordnede tidsplan anbefales som grundlag for det videre arbejde.

16 Overgang til direktionsmodellen kan medføre behov for justering af organisationen udover topledelsen. Der fremlægges særskilte sager herom, hvis dette bliver tilfældet. Dersom Økonomiudvalget beslutter at arbejde videre med direktionsmodellen forelægges snarest et konkret forslag til organisering af administrationen og den dermed forbundne økonomi. Direktionen anbefaler, at det fortsat skal være en direktør, som er sekretær for udvalgene, for at sikre sammenhængen mellem direktionens arbejde og det politiske niveau. Det anbefales endvidere at chefer, der ikke kan tilbydes en stilling som centerchef i en eventuel ny struktur, tilbydes en stilling på lavere niveau i organisationen. Kommunaldirektøren indstiller: 1. at 17 stk. 4 udvalget gør arbejdet færdigt 2. at der arbejdes videre med en konkretisering af en direktionsmodel, for at undersøge hvorledes den kan håndtere de udfordringer og opgaver, vi står overfor i Ringsted Kommune. Der arbejdes med forslag, der kan implementeres pr. 1. januar at besættelse af stillingen som social- og sundhedsdirektør sættes i bero, og at den ledige stilling som teknisk direktør ikke opslås ledig på nuværende tidspunkt 4. at det videre arbejde sker med udgangspunkt i, at det fortsat er en direktør, som er sekretær for udvalgene 5. at der forelægges konkret forslag til model på Økonomiudvalgsmødet senest i maj 6. at arbejdet sker efter den i bilag 2 beskrevne overordnede tidsplan incl. en ekstra behandling i Økonomiudvalget efter et byrådsseminar 7. at hvis der vedtages en ny organisationsstruktur, vil chefer, som ikke tilbydes en chefstilling, blive tilbudt en stilling på lavere niveau i organisationen Beslutning i Økonomiudvalget den en blev vedtaget efter afstemning. Niels Ulrich Hermanse n (NUH) V Britta Nielse n (BN) F Sadik Topc u (ST) A Benny Christense n (BC) A Thorkil Mølgaar d (TM) V Henrik Hvideste n (HHV) V Finn Anderse n (FA) C Torbe n Lollike (TLO) B For X X X X X X X Per Nørhav e (PEN) O Imod X X Undlo d Finn Andersen stemte imod med den bemærkning, at det er en forhastet beslutning og tidsplanen bliver svær at overholde og fordi anbefalingerne i KLK-rapporten endnu ikke er implementeret. Per Nørhave tilsluttede sig Finn Andersens bemærkninger.

17 7. Ældrerådsvalg 2014 (ÆU) Åben sag Sagsid: 12/34373 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Tidsplan for Ældrerådsvalg 2014 (200946/12) Indledning Sagsgang Orientering x x Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Ældrerådet følger Byrådets funktionsperiode som er 1. januar 2014 til 31. december Ældrerådet foreslår, at der afholdes valg til det nye Ældreråd den 29. oktober Beskrivelse af sagen Der er udarbejdet forslag til procedurer og tidsplan for afholdelse af Ældrerådsvalget. Forslag til tidsplan og procedure indeholder følgende hovedelementer: Ældrerådsvalget afholdes den 29. oktober Ældrerådets funktionsperiode er fra 1. januar 2014 til 31. december Der nedsættes en valgbestyrelse og vælges en formand (3 repræsentanter fra Ældrerådet, og af disse vælges formanden for valgbestyrelsen) Der opstilles som enkeltpersoner (uden stillere) Stemmeberettigede er alle personer, der den 1. oktober 2013 (førstkommende hverdag) er tilmeldt folkeregisteret i Ringsted Kommune, og som denne dag er mindst 60 år. Stemmesedlerne med frankeret svarkuvert og brevstemmemateriale udsendes 7. oktober Brevstemmematerialet består af returkuvert, stemmeseddel samt valgpjece med orientering om Ældrerådet samt oversigt over kandidaterne. Sidste frist for indlevering af brevstemmer er den 29. oktober 2013 kl Der foretages optælling på valgdagen kl på Amtstue Alle 71, med deltagelse af valgbestyrelsen, Ældrerådet og administrationen. Til det videre arbejde omkring selve valget foreslås som nævnt ovenfor, at der nedsættes en valgbestyrelse, til at sikre en smidig tilrettelæggelse. Valgbestyrelsen bemyndiges til at: Foretage justeringer og tilretninger i planen for Ældrerådsvalget. Godkende valgmateriale, stemmesedler m.v. Modtage og godkende kandidater. Forestå den endelige opgørelse af valget. Høring Ældrerådet. Økonomi Ingen bevillingsmæssig konsekvens.

18 Vurdering Ingen. Konst. Social- og Sundhedsdirektøren indstiller, at 1. Forslaget om procedurer og tidsplan for Ældrerådsvalget godkendes. 2. Valgdatoen bliver den 29. oktober Rådets funktionsperiode bliver fra den. 1. januar 2014 til 31. december Beslutning i Ældrerådet den Anbefales godkendt. Bilag ændres (se bilag). Administrationen deltager i maj mødet orientering om kommende valg. Ej til stede: Kirsten Bandholtz. Beslutning i Ældreudvalget den Anbefales godkendt, med Ældrerådets bemærkninger. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt, med Ældrerådets bemærkninger.

19 8. Forslag til ændring af Vedtægter for Ældrerådet i Ringsted Kommune (ÆU) Åben sag Sagsid: 10/1810 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Forslag til ændring af Vedtægter for Ældrerådet i Ringsted Kommune (195097/12) Indledning Sagsgang Orientering x x Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Ifølge lov om retssikkerhed og administration på det sociale område skal Byrådet i samarbejde med Ældrerådet fastsætte vedtægter for Ældrerådet. Vedhæftet er forslag til ændring af vedtægter for Ældrerådet (Bilag). Beskrivelse af sagen Bestemmelserne i retssikkerhedsloven om Ældreråd er blevet ændret med virkning fra 1. juli 2010, efter at Ældrerådets vedtægter er blevet udarbejdet og godkendt. I retssikkerhedslovens 32, stk. 3 står der nu: Er der ikke 4 uger før valgdagen opstillet det nødvendige antal kandidater, kan kommunalbestyrelsen i samråd med det siddende Ældreråd beslutte at aflyse afstemningen. Alle de opstillede kandidater er i så fald valgt. Baggrunden for lovændringen er, at der kan være situationer, hvor der kun kan skaffes samme antal eller færre kandidater som antallet af pladser i Ældrerådet. Er dette tilfældet kan valget aflyses, og de opstillede kandidater er derefter valgt. Derudover er der også sket ændringer vedr. stedfortrædere, 30, stk. 2, hvori der nu står: Ældrerådet består af mindst 5 medlemmer, og for hvert medlem kan vælges en stedfortræder. Baggrunden for denne ændring er, at det skal være muligt at etablere et Ældreråd, selvom det ikke er muligt at skaffe stedfortrædere. Det foreslås derfor, at ovenstående lovændringer indarbejdes i Vedtægter for Ældreråd , i pkt. 4, stk. 2 og 3, og pkt. 6, stk. 1, således: Pkt. 4, stk. 2: Byrådet sørger for, at der afholdes valg til Ældrerådet hvert fjerde år, og fastsætter i samarbejde med Ældrerådet regler for, hvordan valget skal afholdes. Byrådet kan i samråd med Ældrerådet aflyse afstemningen, hvis valgets resultat er givet på forhånd. Stk. 3. Medlemmerne vælges ved direkte valg, og for hvert medlem vælges så vidt muligt en stedfortræder. Det er ikke et krav, at den enkelte stedfortræder knyttes personligt til et bestemt ældrerådsmedlem. Ældrerådet kan ikke etableres på andre måder.

20 Pkt. 6, stk. 1: Hvis et medlems tilknytning til Ringsted Kommune ophører, kan vedkommende erstattes med en valgt stedfortræder. Høring Ældrerådet. Konst. Social- og sundhedsdirektør indstiller, at Ældrerådet anbefaler de foreslåede ændringer af vedtægter til Byrådet. Beslutning i Ældrerådet den Anbefales godkendt med følgende rettelser: Pkt. 1, stk. 3, ordet pensionister skal udelades samt pkt. 7 skal slettes, da teksten allerede står i pkt. 1, stk. 2. Tilrettet forslag videresendes til politisk behandling. Ej til stede: Birgit Thomsen Beslutning i Ældreudvalget den Anbefales godkendt, med Ældrerådets bemærkninger og med præcisering af, at den hidtidige praksis fortsættes, hvor stedfortrædere ikke er personlige. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt med Ældreudvalgets bemærkninger, og med præcisering af, at den hidtidige praksis fortsættes, hvor stedfortrædere ikke er personlige.

21 9. Udmøntning af besparelse 2013 vedrørende velfærdsteknologi (ÆU) Åben sag Sagsid: 12/32839 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 notat1 af om robotstøvsugning.docx (204508/12) 2 Kvalitetsstandard for praktisk hjælp (11502/13) Indledning Sagsgang Orientering X X Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Indeværende sag fremlægger forslag til hvordan om den samlede besparelse 2013 gennem brug af velfærdsteknologi særligt ved anvendelse af robotstøvsugere, som besluttet af byrådet som en del af budget Beskrivelse af sagen For at opnå besparelse i 2013, er der iværksat flere initiativer. Hensigten er, at der arbejdes med forskellige typer af velfærdsteknologi. Der forventes afkast på de dele af projektet vedrørende robotstøvsugning, hvor der arbejdes frem i mod at få helårsvirkning i Hvad angår elektroniske pilleæsker og nøglesystem, så forventes pilotprojekter igangsat i foråret, men der kan ikke opnås fuld implementering allerede i Bespar Hvornår else t. kr. Robotstøvsugere i Social og Sundhedsforvaltningen Elektroniske Pilleæsker 10 Pilotprojekt opstartes i foråret Nyt nøglesystem hos borgerne Robotstøvsugere hos borgerne I alt 500 Antal berørte borgere 150 Er iværksat Ingen 140 Pilotprojekt opstartes i foråret 200 Pilotprojekt er iværksat Afhænger af erfaringer med pilotprojekte t ca I Social- og Sundhedsforvaltningen på Amtstue Alle blev robotstøvsugning taget i brug i november.

22 I efteråret 2012 blev der iværksat et pilotprojekt med robotstøvsugning hos 8 borgere, der selv havde sagt ja tak til tilbud om at deltage. De foreløbige erfaringer fra dette projekt (bilag 1) er meget positive både fra borgernes side og hos medarbejderne. Antallet af borgere i projektet forventes derfor at blive udvidet i begyndelsen af Borgerne oplever, at der er mere rent i hjemmet, da robotten støvsuger 2-3 gange om ugen efter deres eget ønske. Robotten kan også komme længere ind under møbler end der stilles krav om i den nuværende kvalitetsstandard. Dog kommer den ikke ud i hjørnerne, paneler og møbler hvorfor alm. støvsugning vil være et supplement, hvor det er påkrævet. Ved robotstøvsugning bliver restrengøring som badeværelse, aftørring af støv og køkkenbord med mere fortsat varetaget af hjemmehjælpen. Derfor vil borgerne få samme antal besøg af hjemmehjælp som normalt. Det er ikke alle hjem, som fysisk er indrettet således, at de egner sig til robotstøvsugning ligesom, at borgeren også selv skal være i stand til at håndtere robotten. Hjemmeplejen udvælger borgere, hvor de mener robotstøvsuger vil være succes og herefter øges antallet op til mindst 94 borgere gennem nyvisiteringer og revisiteringer. I den nuværende kvalitetsstandard for praktisk hjælp tilbydes der som hovedregel rengøring af minutters varighed en gang hver 14. dag. Normalt er der afsat 20 minutter til støvsugning. Med implementering af robotstøvsugning vil den samlede tid til rengøring i hjemmet kunne nedsættes uden at kvaliteten af ydelsen forringes. Dette vil ikke medføre risiko for øget ensomhed hos borgeren pga. nedsat social kontakt, da der alligevel ikke kan samtales under almindelig støvsugning pga. støjniveauet. Forvaltningen har udarbejdet forslag til en ny kvalitetsstandard (bilag 2). Derudover skal der laves nye kontrakter med eksterne leverandører, hvor det foreslås at lægge ydelsen ind i taksten. Der kommer en ny sag vedr. takstberegning. Visitation af borgere til robotstøvsugning vil foregå løbende i 2013 samtidig med, at der alligevel skal foregå en revisitation af alle borgere. På denne måde undgår man, at skulle ud og visitere borgerne to gange. Høring Ældrerådet og Handicaprådet. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser, bortset fra udmøntning af den vedtagende besparelse på 0,5 mio.kr. Vurdering Det er forvaltningens vurdering, at forskellige former for velfærdsteknologi, som robotstøvsugning og nye nøglesystemer ved implementering vil medføre en række tidsmæssige besparelser uden, at det sænker kvaliteten af den opgave der skal løses, eller mindsker borgerens mulighed for social kontakt. Konst. Social og Sundhedsdirektøren indstiller, at: 1. forslag til udmøntning af besparelser 2013 vedrørende velfærdsteknologi godkendes. 2. kvalitetsstandarden for rengøring med robotstøvsuger godkendes

23 Beslutning i Handicaprådet den Sagen kunne ikke behandles, da rådet ikke var beslutningsdygtigt. Punktet sendes til høring i Handicaprådet (DH-siden) med høringsfrist den 18. januar kl til su@ringsted.dk Ej til stede: Jan Jakobsen, Lars Mørk, Lisbeth Andersen, Torben Lollike Beslutning i Ældrerådet den Anbefales godkendt. Ej til stede: Kirsten Bandholtz. Beslutning i Ældreudvalget den Godkendt efter afstemning. A Benny Christensen (BC) A V Per Roos (PR) V O Poul Nødgaard (PON) O Jan Jakobsen (JJ) Ø A Kim Bonde (KB) A A Gunnar Christiansen (GC) A V Henrik Hvidesten (HHV) V For x x x x x x Imod Undlo d x Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt efter afstemning. Niels Ulrich Hermanse n (NUH) V Britta Nielse n (BN) F Sadik Topc u (ST) A Benny Christense n (BC) A Thorkil Mølgaar d (TM) V Henrik Hvideste n (HHV) V Finn Anderse n (FA) C Torbe n Lollike (TLO) B Per Nørhav e (PEN) O For X X X X X X X X Imod Undlo d X

24 10. Støtte til etablering af rehabiliteringsteam til Fleks/førtidspensionssager (AMU) Åben sag Sagsid: 12/29859 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU x x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Arbejdsmarkedsstyrelsen har bevilget midler til støtte af etablering af rehabiliteringsteam vedr. iværksættelse af indsatsen i forbindelse med fleks- og førtidspensionsreformen i Støtten er på i alt kr. i Beskrivelse af sagen Midlerne skal anvendes til frikøb af medarbejdere og eller køb af konsulentbistand til etablering af rehabiliteringsteamet, etablering af samarbejde mellem kommune og sundhedsregionen samt etablering af fyldestgørende rutiner for opfølgning af de ressourceforløb, som borgere skal deltage i i forbindelse med afklaring og sagsbehandling ved fremtidige fleks- og førtidspensionssager. Midlerne kan anvendes til dækning af udgifter i perioden 27. november juli Høring Til orientering i Social- og sundhedsudvalget. x Økonomi Jobcentret har modtaget i alt kr. i Vurdering Det vurderes, at midlerne vil give et bidrag til dækning af udgifter til ekstraordinære merarbejder- og konsulentressourcer i forbindelse med etablering af rutiner, sagsgange og koordinering af opgaver i forbindelse med udmøntningen af den tværgående rehabiliteringsindsats for borgere omfattet af fleks- og førtidspensionsreformen. Konst. Social- og sundhedsdirektør indstiller, at: 1. Der gives en indtægtsbevilling på kr. til frikøb af medarbejdere og eller køb af konsulentbistand til etablering af rehabiliteringsteamet, samarbejde mellem kommune og sundhedsregionen samt opfølgning ved fremtidige fleks- og førtidspensionssager 2. Der gives en tilsvarende udgiftsbevilling, som anvendes til frikøb af medarbejdere og eller køb af konsulentbistand til etablering af rehabiliteringsteamet, samarbejde mellem

25 kommune og sundhedsregionen samt opfølgning ved fremtidige fleks- og førtidspensionssager. Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

26 11. DIADEM - digitale ejendomsoplyssningsskemaer bevillingsflytning (PBU) Åben sag Sagsid: 09/21445 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1. Information om DIADEM-brev til kommunerne (168601/12) 2 Bilag 2. Orientering om Kommunernes økonomi og DIADEM (187543/12) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har med brev den 28. juni 2012 oplyst, at man fra oktober 2012 lancerer en selvbetjeningsløsning, DIADEM, hvor fx ejendomsmæglere kan rekvirere en Ejendomsdatarapport til brug for ejendomshandel. (Bilag 1) Ejendomsdatarapporten afløser det kommunale ejendomsoplysningsskema. Beskrivelse af sagen Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter oplyser, at DIADEM bygger på en fælles forståelse mellem stat og KL/kommunerne om, at Ejendomsdatarapporten i praksis vil afløse det kommunale ejendomsoplysningsskema. Dette er i tråd med den aktuelle digitaliseringsdagsorden, der stiller krav om, at kommunikationen mellem myndigheder og borgere/virksomheder skal være digital inden for de næste par år. En forudsætning for at de kommunale gevinster kan høstes er, at kommunerne afvikler det kommunale ejendomsoplysningsskema, så der ikke er processer og arbejdsgange som overlapper med DIADEM. Jf. notat af den 8. oktober 2012 fra By, Bolig og Landdistrikter (Bilag 2) vil DIADEM medføre en samlet samfundsmæssig gevinst på 70 mio. kr. om året i 2008-niveau til brugerne (ejendomsmæglere og advokater) og kommunerne under forudsætning af, at der er ejendomsforespørgsler om året. Størstedelen af gevinsten - 56 mio. kr. - tilfalder kommunerne, primært i form af tids-/lønbesparelser. Kommunerne mister dog samtidig en gebyrindtægt på 40 mio. kr. og den permanente kommunale nettogevinst er derfor opgjort til 16 mio. kr. om året. Gevinsten er ikke fordelt på de enkelte kommuner. Det er dog ikke muligt fra lanceringens start, at gøre alle oplysninger digitalt tilgængelige. Mens arbejdet pågår med at digitalisere de sidste oplysninger vil det i en overgangsperiode på

27 tre år være nødvendigt, at kommunerne indberetter enkelte oplysninger til DIADEM via den semiautomatiske løsning (SAL). Jf. Ministeriet for By, Boliger og Landdistrikter er der stadig en kommunal gevinst, selvom SAL reducerer den i de første år. Ved brug af de samme forudsætninger, som er anvendt i den oprindelige business case, er det beregnet, at kommunernes samlede nettogevinst vil være reduceret til 1 mio. kr. i 2013, 6 mio.kr. i 2014, 11 mio. kr Fra 2016, når SAL er afviklet, vil kommunerne hvert år høste de fulde 16 mio.kr som blev opgjort i den oprindelige business case jf. ovenfor. Som følge af den semiautomatiske løsning (SAL) vil kommunerne have en uforudset leverandørudgift i en 3-årig periode. Da denne situation ikke var forudset ved udarbejdelse af business casen, ydes kompensation herfor fra staten. Teknisk Forvaltning bemærker: Ringsted kommunes andel af den samlede besparelsen på 56 mio. kr. udgør skønsmæssigt (56 mio / 169) svarende til kr. Årligt behandles ca. 650 skemaer af 400 kr. svarende til en årlig indtægt på kr. Ringsted Kommune vil i 2013 og fremefter miste denne indtægt. Høring Ingen. Økonomi Ringsted Kommune mister fra 2013 en årlig indtægt på ca kr. fra ejendomsoplysninger. Indtægten bogføres på kommunens fælleskonto. Tilsvarende sker der en besparelse i TF lønkonto på følgende beløb: Besparelsen i 2013 svarer til 6,25 % i alt kr. Besparelsen i 2014 svarer til 37,5 % i alt kr. Besparelsen i 2015 svarer til % i alt kr. Besparelsen i 2016 svarer til 100 % i alt kr. Ovenstående beløb overføres fra konto 6, Teknisk Forvaltning fra 2013 som følge af sparet tidsforbrug i Teknisk Forvaltning. Vurdering Teknisk Forvaltning vurderer, at det er et vigtigt skridt i retning mod en øget digitalisering, som gør det lettere for borgere og virksomheder at indhente de nødvendige oplysninger. Reduktionen i lønbudgettet i TF vil medføre en tilsvarende nednormering, foretaget ved naturlig afgang. Teknisk direktør indstiller, 1. at indtægtsbevilling på kr. for ejendomsoplysninger reduceres til 0 kr. 2. TF s lønbudget reduceres med følgende beløb i perioden : kr. 2014: kr. 2015: kr. 2016: kr.

28 Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefalet godkendt Ej til stede: Torben Lundsgaard og Kisser Lehnert Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

29 12. Sct. Knudsgade 9 - Vurdering af bud på ejendom (PBU) Lukket sag Sagsid: 09/20066 Sagen afgøres i: Byrådet

30 13. Vurdering af tilbud på grund (PBU) Lukket sag Sagsid: 12/28752 Sagen afgøres i: Byrådet

31 14. Klimahandleplan samt bevilling for 2013 og 2014 (KMU) Åben sag Sagsid: 12/34076 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag: status på klimahandleplan (198588/12) 2 bilag: handleplan xls (198593/12) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Ringsted Kommune vedtog en klimaplan i Klimaplanen skal sikre retning for klimaarbejdet frem til 2020, hvor de klimamål, som kommunen har tiltrådt i hhv. den Europæiske klimapagt og aftalen om Klimakommune, skal være nået. I forlængelse af klimaplanen blev der vedtaget en handleplan for 2011 og Der er nu gjort status for handleplanen og udarbejdet forslag til en ny handleplan, , som hermed forelægges. Samtidig søges om frigivelse af bevilling for 2013 og Beskrivelse af sagen Status for handleplan Handleplanen omfatter 18 projekter, som løbende er sat i gang over de to år, bilag 1. Af de 18 projekter er 6 afsluttede, 11 fortsætter og 2 projekter er opgivet/udsat. Handleplanen spænder over forskellige typer af projekter: projekter der indgår i sammenhæng med optimering af drift, primært i Forsyningen og Ejendomsstaben anlægsprojekter inden for trafik implementering af klimahensyn i kommunens planlægning og politikker pilotprojekter, der skal bidrage til at synliggøre og motivere - og som også kan omfatte inddragelse af borgere og virksomheder Der er ikke regnet på hvilken CO 2 -reduktion handleplanen har bevirket. Dels fordi det er et stort arbejde, dels fordi 2 år er lidt i denne sammenhæng og tallene vil være meget usikre. I den europæiske klimapagt er der imidlertid krav om løbende indberetning af CO 2 -reduktionen. Denne forpligtelse tages der hånd om i samarbejdet om klimapagten i Regionen. Forvaltningen anbefaler derfor, at Ringsted Kommune først regner på CO 2 -reduktionen i forbindelse med indberetningen. Ny handleplan Den nye handleplan består af en række projekter fra den gamle handleplan, som løber videre. Dertil kommer en række projekter, der er besluttet i anden sammenhæng, men som også bidrager til CO 2 -reduktion, fx Kærhave syd og ny trafikplan. Derudover er der forslag til en række nye projekter, jf. bilag 2: Udarbejdelse af en Strategisk energihandleplan

32 Fremme af energirenoveringer i private boliger via uvildig energirådgivning Samarbejde med virksomheder om energibesparelser Klimadag/deltage på Ringstedmessen Undersøge interessen hos skolerne for at samarbejde om elevkampagnen stop spild Høring Ingen Økonomi Byrådet har budgetteret med 0,5 mio. kr. til arbejdet med klima i 2013 og tilsvarende beløb for overslagsårene. På grundlag af Klimahandleplan og nedenstående vurdering, søges om en anlægsbevilling på 1,0 mio. kr., afsat med 0,5 mio. kr. i hhv og Bevillingen kan finansieres af det til formålet afsatte rådighedsbeløb på investeringsoversigten for 2013 og Vurdering Klimahandleplanen er udarbejdet som et led i at leve op til de indgåede klimaaftaler, hhv. Den Europæiske Klimapagt og aftalen om Klimakommune. Forvaltningen vurderer, at kommunen ikke kan leve op til aftalerne uden at bevillingen bliver frigivet. Da klimahandleplanen dækker perioden vurderer forvaltningen, at det er relevant at søge anlægsbevillingen frigivet for både 2013 og Teknisk direktør indstiller, 1. at status for klimahandleplan tages til efterretning 2. at forslaget til klimahandleplan vedtages 3. at der gives en anlægsbevilling på 1 mio. kr., finansieret af det til formålet afsatte rådighedsbeløb på investeringsoversigten, afsat med 0,5 mio. kr. i hhv og 2014 Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Pkt. 1 taget til efterretning Pkt. 2 godkendt Pkt. 3 anbefalet godkendt Ej til stede: Torben Lundsgaard og Johnny Brown Lundberg Dahlgaard Beslutning i Økonomiudvalget den Pkt. 3 anbefales godkendt.

33 15. Opfølgning på henvendelse til Udbetaling Danmark Åben sag Sagsid: 11/21012 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Notat til Bestyrelsen.pdf (198765/12) 2 VS: Svarbrev til Ringsted Kommune vedr. Udbetaling Danmark - Ringsted.pdf (2377/13) Indledning Sagsgang Orientering X X Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg På baggrund af Byrådets beslutning d. 12. november 2012 (sagsid 11/21012) blev der rettet henvendelse til KL s Bestyrelse d. 23. november 2012 (se bilag 1), hvori der blev udtrykt bekymring for konsekvenserne af implementeringen af Udbetaling Danmark. I brevet blev der bl.a. henledt særlig opmærksomhed på de bagvedliggende forudsætninger i den oprindelige business case, og den deraf afledte økonomiske konsekvens for kommunen. Ringsted kommune modtog d. 21. december et svarbrev fra KL s Bestyrelse (se bilag 2), og besvarelserne gennemgås her til orientering. Beskrivelse af sagen I sit svarbrev medgiver KL, at Ringsted Kommune peger på nogle væsentlige temaer i vores henvendelse. Bl.a.er KL helt enig i, at der skal arbejdes på at sikre kommunerne et så lavt administrationsbidrag til Udbetaling Danmark som muligt. Dette skal bl.a. sikres gennem de kommende års store IT-initiativer. KL påpeger, at det netop vedtagne administrationsbidrag for 2013 blev 193 mio. kr. mindre end den oprindelige baseline for projektet. I tabel 1 ses den tilrettede oversigt over de økonomiske konsekvenser for Ringsted Kommune som følge af overdragelsen af opgaver vedr. objektiv sagsbehandling til Udbetaling Danmark. Tabel 1: Samlet økonomisk konsekvens for Ringsted Kommune ifm. overflytning af opgaver til UdbetalingDanmark, mio. kr. (2013 endeligt prisfastsat) År Ringsted Kommunes Administrationsbidrag Merudgift/ besparelsespotentiale (samlet bidrag) mindreudgift (realistisk) ,600 2,544 2, ,807 2,544 2, ,750 2,544 2, ,750 2,544 2, ,602 2,544 1,058

34 Kilde: KL, ATP & Egne udregninger Note: + = merudgift / - = mindreudgift Det endelige administrationsbidrag for 2013 for Ringsted Kommune er nu endeligt fastsat til 4,6 mio. kr. Dette er kr. mindre end hvad Ringsted Kommune i første omgang havde indregnet, på baggrund af tidligere udmeldinger fra KL og Udbetaling Danmark. Ringsted Kommune står dog fortsat til netto at lide et økonomisk tab som følge af fastsættelsen af administrationsbidraget. Merudgiften for Ringsted Kommune vil i 2013 beløbe sig til ca. 2,1 mio. kr. Mht. Ringsted Kommunes bemærkninger omkring årsværksforudsætningerne for Udbetaling Danmark, påpeger KL, at problemstillingen er blevet belyst af 3 omgange dels via Deloittes grundige undersøgelse af alle kommuner i 2009, dels en opfølgning i efteråret 2010, og dels en mindre undersøgelse af familieydelsesområdet (15 kommuner). Det var netop på baggrund af disse undersøgelser, at det blev besluttet at nedjustere det samlede antal årsværk med ca. 200, da det blev besluttet, at Udbetaling Danmark også skulle overtage familieydelses-området. KL ser derfor ingen grund til at foretage en yderligere kvalificering af årsværks-forudsætningerne. Mht. overhead medgiver KL, at det er vanskeligt at opgøre, og overhead kan også være vanskelige at realisere f.eks. besparelser på husleje mv. KL holder sig imidlertid til den kortlægning af overheadbegrebet, som blev udført ifm. SKAT s overdragelse i Dog bemærker KL, at gennemsnitslønnen er blevet efterreguleret i efteråret 2012, og at dette bl.a. har medført en reduktion i administrationsbidraget på i alt 40 mio. kr. KL er meget opmærksom på opgaveglidning fra Udbetaling Danmark til kommunerne, og det er noget KL vil følge løbende i deres evaluering og rapportering omkring Udbetaling Danmark. På baggrund af kommunernes bemærkninger, ser KL dog ingen problemer i øjeblikket. KL oplyser endvidere, at KL s bestyrelse har besluttet, at der skal udarbejdes en incitaments-baseret prismodel for Udbetaling Danmark, der helt eller delvist skal erstatte den befolknings-nøgle der i dag anvendes som grundlag for fordeling af administrationsbidraget på kommunerne. Dette skulle gerne betyde, at der sker en tættere kobling af kommunernes træk på Udbetaling Danmarks ydelser, og det administrationsbidrag kommunen betaler for det træk. KL er overordnet enig i, at et projekt som Udbetaling Danmark giver anledning til refleksion, og at det er et eksempel på, hvordan staten gennemtvinger omorganisering af opgaver på det kommunale område, fordi de ikke mener kommunerne gør det hurtigt eller effektivt nok. KL opfordrer derfor kommunerne til selv at realisere stordriftsfordele og effektiviseringsgevinster inden staten gør det for os. Økonomi Herværende sag har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering KL har i deres svarbrev valgt ikke at forholde sig til substansen og de konkrete problemstillinger for Ringsted Kommune, som blev dem forelagt i kommunens skrivelse. De holder sig til generelle og overordnede vendinger, og nøjes med at påpege, at der er blevet gjort et grundigt stykke forarbejde forud for etableringen af Udbetaling Danmark, at administrationsbidraget trods alt er blevet mindre end først antaget, og at de løbende følger projektet for at sikre effektiviseringsgevinster og at en opgaveglidning ikke finder sted.