Digitaliseringsplan frigivelse af anlægsmidler I Business cases. Digitaliseringsplanen

Transkript

1 Digitaliseringsplan frigivelse af anlægsmidler I Business cases 1 28

2 Indholdsfortegnelse Digital Post II...3 Digital kørselsgodtgørelse...5 Effektive møder...7 Analyse af HR- og lønarbejdsgange...9 Analyse af optimeret telefoni...12 Smart City Data Effektiv udnyttelse af data på det tekniske område...14 Digitale arbejdsgange i arbejdsmarkedsafdelingen...16 Funktions- og omsorgsstøttende teknologi til borgere, der kan og vil selv...19 Selvhjulpenhed og Recovery / Netværk og tryghed døgnet rundt velfærdsteknologi i sociale institutioner...22 Øget digitalisering på Børneudvalget...25 Øget digitalisering på Undervisningsudvalget

3 Digital Post II Business case Projektets formål 1. november 2014 trådte Lov om Offentlig Digital Post i kraft, og derved at det er obligatorisk for alle borgere over 15 år at have en digital postkasse. Der er som borger muligt at blive fritaget for modtagelse af digital post. Ca. 90 % af alle borgere i Frederiksberg Kommuner er tilsluttet Digital Post. Uanset om borgeren modtager post fra det offentlige som digital post eller er blevet fritaget og derfor fortsat modtager sin post som papirpost, er kommunens arbejdsgange blevet eller er i gang med at blive markant ændret. Arbejdsgangseffektiviseringen er knyttet til, at medarbejderne ikke længere skal hente brevene i printeren, kuvertere brevene, lægge brevene i udbakke, afhente brevene, portohåndtering og aflevering af brevene på posthus. I stedet kan medarbejderne nøjes med at trykke på send fra sin pc er. Papirpost til fritagne borgere udskrives og posthåndteres af kommunens digital post-leverandør. Projekt Digital post II er således en fortsættelse af kommunens projekt til implementering af Digital Post I ved et vedholdende fokus på at få breve, der endnu ikke er digitaliseret, til at overgå til digital post samt bibeholde anvendelse af digital post. Derudover er formålet med Digital post II at sikre gnidningsfrie og automatiserede arbejdsprocesser for såvel borgerne som medarbejderne. Det omfatter bl.a. returpostkasser, kontraktflade på og udfasening af papirblanketter. Projektet har således fokus på at sikre, at Frederiksberg Kommune opfylder kravet om digital kommunikation som fastslået i Lov om offentlig Digital Post, sikre et kvalitetsløft for borgerne fordi de vil kunne klare langt flere interaktioner med Frederiksberg Kommune digitalt og endelig vil projektet sikre effektiviseringer i organisation som følge af sparet tid til postforsendelsen. Opfyldelse af lovkrav X Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder Forudsætningen for realiseringen af effekten er, at alt post, som kan digitaliseres, reelt digitaliseres både i forlængelse af Lov om obligatorisk digital post for borgere og virksomheder, og i forlængelse af anden digitalisering i form af elektronisk post, kommunens hjemmeside og portaler mv. Af kommunens nuværende ca traditionelle papirforsendelser om måneden, er det forventningen, at kan digitaliseres. Dertil kommer den allerede indtrufne nedgang i papirforsendelser siden 2012, hvor kommunen udsendte mellem papirforsendelser om måneden. Gevinstopgørelse Gevinsterne ved projektet følger dels af, at medarbejderne sparer til postforsendelse, dels at kommunikationen med borgerne flyttes over på de digitale kanaler. Effektiviseringen på arbejdsgange på kr. er beregnet ud fra den samlede effektivisering siden 2012 fratrukket den besluttede effektivisering i 2012 på kr. Effektiviseringerne i arbejdsgangene indgår i moderniseringsaftalen og er altså midler, kommunerne selv kan beholde. I 2012 blev der også truffet beslutning om reducering af portobudgettet, som i dag svarer til de nye brevforsendelsesomkostninger. 3 28

4 Tabel 1: Kvalitative gevinster Kvalitetsløft til brugerne Kvalitetssikring Lettelser for personalet = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Investeringsopgørelse En række investeringer er allerede fortaget. De områder, hvor der skal sættes ind i 2015 er investeringer i selvbetjeningsløsninger, der kan erstatte papirblanketter samt i et mere avanceret input management system, der kan sikre at borgerhenvendelser kan straksjournaliseres. Driftsopgørelse Der er to driftsomkostninger knyttet til digital post. Licensomkostninger til de afsendersystemer der gør det muligt at sende breve digitalt og omkostninger til den enkelte forsendelse (transaktionsomkostninger). Disse driftsomkostninger finansieres inden for det nye portobudget og derved af de driftsmæssige besparelser på porto, print og kuvertering. Sammenfatning Projektet vil medføre betydelige besparelser i form at sparet tid i organisationen og et generelt kvalitetsløft i borgerkommunikationen. Tabel 6: Økonomisk oversigt kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring Investeringer i alt, heraf: Projektledelse Systemløsninger Mindreudgifter i alt, heraf lønsumsreduktion Total Akkumuleret total

5 Digital kørselsgodtgørelse Business case Projektets formål For at nedbringe medarbejdernes anvendte tid på indberetning af kørsel, vil projektet digitalisere og automatisere den eksisterende papirbårne indberetning af kørselsafregning for medarbejdere. Projektet bidrager derfor både til at kunne realisere en tidsbesparelse samt at øge datakvaliteten betydeligt, hvilket danner grundlag for bedre overblik og styring. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft x Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder Kommunens antal af kørselsgodtgørelser er baseret på posteringer i økonomisystemet, hvilket svarer til 1000 kørselsafregninger årligt. Det er vurderingen, at tallet kan være større. Enkelte brugere anvender i dag allerede en digital løsning (primært Socialtilsynet). Disse medarbejdere er ikke medregnet i business casen. Den nuværende papirbårne og manuelle arbejdsgang med udfyldning, udskrivning, godkendelse, indberetning og journalisering vurderes til at udgøre 24 minutter, som kan nedbringes til 6 minutter i en digitaliseret, automatiseret proces. Ved en omsætning på 1000 giver dette en årlig besparelse på 300 timer, svarende til kr. Gevinstopgørelse En digitalisering af kørselsgodtgørelse vil medføre følgende gevinster: Sparet tid for medarbejdere ved indberetning og hurtigere godkendelsesprocedure af kørselsgodtgørelser Reduceret tidsforbrug ved administrativ behandling. Bl.a. grundet automatisering ved journalisering af kørselsgodtgørelse på personalesager Øget datakvalitet grundet o færre manuelle indtastninger i kraft af automatisk udfyldning af persondata og organisationstilhørsforhold o Automatisk beregning af den tilbagelagte afstand. Tabel 1: Kvalitative gevinster De kvalitative gevinster består i bedre datakvalitet og en mere brugervenlig løsning for medarbejderne Kvalitetsløft til brugerne Kvalitetssikring Lettelser for personalet = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel 5 28

6 Investeringsopgørelse Investeringen anvendes til systemudvikling samt udgifter til etablering af integrationer til løn- og ESDH-system. Driftsopgørelse For at minimere de afledte driftsomkostninger sigter projektet mod at udvikle en løsning baseret på open source teknologi og samtidig gøre brug af data fra kommunens egen ruteberegnerløsning. Den afledte drift estimeres derfor til at udgøre kr. årligt til drift og vedligehold af applikation og den bagvedliggende server. Sammenfatning Projektet nedbringer anvendt tid på administration af kørselsgodtgørelse samt hæver brugervenlighed og kvaliteten af data. Tabel 6: Økonomisk oversigt kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring Investeringer i alt 150 -Systemudvikling og teknisk implementering 150 Afledt drift i alt Applikationsdrift Mindreudgifter i alt Lønsumsreduktion Total Akkumuleret total

7 Effektive møder Business case Projektets formål Formålet med projektet er gennem eksisterende teknologi at give mulighed for en mere effektiv mødeafholdelse, og derved reducere tiden anvendt på møder. Projektet har således fokus på at opnå en reducering af omkostningerne på transport og samtidig sikre et kvalitetsløft af møder ved hjælp af de teknologiske muligheder, der er til rådighed. Effektiviteten går på sparet tid på kørsel til møder uanset afstand, da selv korte afstande kan kræver tid til trafik, parkering mv. I forlængelse heraf er formålet også at modne organisationens brug af virtuel kommunikationsteknologi og dokumentdelingsværktøjer. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft x Effektivisering x Forudsætninger og usikkerheder De tekniske forudsætninger er på nuværende tidspunkt allerede opfyldt. Yderligere teknologivalg vil foregå i tæt samspil med Telefonianalysen, som udarbejdes i Målgruppen er alle kommunens ledere og medarbejdere med administrative arbejdspladser, i alt Effekten udregnes for 1/3 af medarbejderne, hvilket giver et medarbejderantal på 562. Dette for at udligne at der findes en række medarbejdere, som ikke afholder mange møder ud af huset i samme omfang som fx projektledere, konsulenter, ledere, souschefer m.v. Forudsætningerne for den beregnede effektivisering er: 4 videomøder årligt med en effektiv tidsbesparelse på 1 halv time pr møde = 2 timer årligt Timeløn på 250 kr. i timen 562 medarbejdere indgår i målgruppen Gevinstopgørelse Medarbejdere skal bl.a. undervises i 1) at anvende de tekniske værktøjer for video og e- Dagsorden, 2) at planlægge et videomøde, og 3) hvilke mødetyper, der er anvendelige til videomøder, således at teknologien anvendes til de rette mødeformer, fx: Status- og opfølgningsmøder Problemløsningsmøder, hvor der skal løses en konkret opgave i fællesskab - det kan fx være et arbejdsmøde Afslutningsmøder, hvor der afrapporteres og overdrages. Anvendes værktøjerne korrekt og til de rette møder er forventningen, at medarbejderne vil opnå: Sparet tid ved kørsel til møder (udgifter til transport ikke medregnet, som del af business case) Mere opmærksomhed på mødeformål og dermed mere effektivitet ved mødeafholdelse Styrkelse af medarbejderes kompetencer til at bruge virtuelle teknologier. 7 28

8 Der investeres endvidere en mindre sum til at udvide brugen af e-dagsorden til udvalgte målgrupper i kommunen over 2 år for at undersøge potentialet ved elektronisk understøttelse af håndtering og udstilling af mødemateriale. I dag anvendes teknologien til politikere og chefgrupper i kommunen. Tabel 1: Kvalitative gevinster Udover de effektiviseringsmæssige gevinster er erfaringerne fra andre organisationer, at ledere og medarbejder oplever arbejdsmæssige lettelser ved at møder ikke altid forudsætter det fysiske møder Kvalitetsløft til brugerne Kvalitetssikring Lettelser for personalet = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Investeringsopgørelse Som udgangspunkt tager projektet afsæt i anvendelse af eksisterende teknologi. Investeringer knyttet til systemer, hardware m.v. vil derfor være begrænsede. For at gøre organisationen i stand til at udnytte de teknologiske muligheder for f.eks. videomøder og sikre en fortrolighed, der gør at kommunens medarbejdere oplever, at deres opgaver lettes i anvendelsen, vil projektet gennemføre en række organisatoriske tiltag. Det er f.eks. undervisning, udarbejdelse af retningslinjer og manualer. Dette fordrer en væsentlig indsats både i form af projektledelse og projektdeltagelse. Den primære investering anvendes derfor til at løfte disse opgaver. Driftsopgørelse Projektet forventes gennemført uden afledte driftsomkostninger på eksisterende teknologi, og der forventes derfor ikke øgede driftsomkostninger. Sammenfatning Som det fremgår af tabellen vil investeringen i år 1 give positivt afkast, hvilket skyldes anvendelsen af den eksisterende teknologi, og at investeringen primært retter sig mod organisatorisk implementering. 8 28

9 Tabel 6: Økonomisk oversigt kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring Investeringer i alt, heraf: 300 -Projektledelse Tekniske omkostninger 75 Mindreudgifter i alt, heraf: Lønsum Total mindreudgifter Akkumuleret total Analyse af HR- og lønarbejdsgange Business case Projektets formål HR- og lønområdet er arbejdsgange med stor volumen i kommunalt regi. I tråd med temaet for digitaliseringsplanen 2015 skal arbejdsgangene undersøges, dokumenteres og transformeres til et fremtidigt scenarie (to-be). Analyseprojektet skal bidrage til at afdække potentialerne ved at effektivisere arbejdsgangene inden for HR- og lønprocesser gennem digital understøttelse. En undersøgelse foretaget af KL i en større dansk kommune peger på et væsentligt potentiale ved at digitalisere en række arbejdsgange inden for HR- og lønområdet, som i dag udføres manuelt og/eller af ekstern leverandør. Potentialet går på at transformere simple, men omkostningstunge, arbejdsgange til digitale flows, der skaber bedre kvalitet i data og mere værdiskabende brug af medarbejderes tidsforbrug. Den konkrete opgave er udarbejdelse af en analyse, der dækker lønarbejdsgange centralt, decentralt og hos Visma (den nuværende leverandør). I forhold til analyse af arbejdsgange hos Visma, vil analysen tage udgangspunkt i den kontrakt, Frederiksberg Kommune har indgået med Visma. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft x Effektivisering x Forudsætninger og usikkerheder Lønopgaven ligger spredt i organisationen, hvorfor det er en forudsætning for arbejdsgangsanalysen at få indsamlet viden, der er repræsentativ for alle anvendte lønprocesser i kommunen. Rekruttering til workshops skal således foregå så bredt som muligt. 9 28

10 Afgrænsning Analyseprojektet har tæt sammenhæng til særligt tre igangværende digitaliseringsprojekter. Det drejer sig om projektet vedr. onboarding, projekt vedrørende etablering af autoritative organisationsdata samt digitalisering af personalesager i kommunens kommende esdh-system SBSYS. Samtidig er der en kobling til udmøntningen af administrative effektiviseringer i bugdet Gevinstopgørelse Konsekvensen af en digitalisering af lønadministrationen er en væsentlig reduktion af indberetnings- og kontrolopgaver hos kommunens eksterne leverandør af lønadministration. Tilsvarende forventes en bedre systemintegration at reducere opgaver i f. m. fraværs- og dagpengeadministration. Som eksempler på nuværende interne opgaver, der bortfalder eller forventes helt eller overvejende at kunne blive varetaget decentralt og elektronisk, kan nævnes: - indberetning ved ansættelse, fratræden, tillæg - kontrol af inddata (erstattes af systemvalidering ved kilden) - vejledning om udfyldelse af blanketter o.l. - fraværsadministration og dagpengeadministration På baggrund af analysen skal der tages beslutning om omlægning af arbejdsgange samt omfang af opgaver, der skal sendes i udbud, når kontrakten med Visma udløber. Tabel 1: Kvalitative gevinster Erfaringen fra tilsvarende projekt i anden større kommune er, at optimering og digital understøttelse af lønarbejdsgange vil medføre færre fejl, højere kvalitet og større trivsel i opgaveløsningen Kvalitetsløft til brugerne Kvalitetssikring Lettelser for personalet = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Investeringsopgørelse I nærværende business case er angivet investeringsbehov, der indeholder udgifter forbundet med konsulentbistand til udarbejdelse af analyse af de mest tidskrævende og omfattende nuværende processer samt intern projektledelse. Hertil komme investering til systemudvikling. Driftsopgørelse Der er ikke forventninger til øgede afledte driftsudgifter. En eventuel afledt driftsudgift vil skulle rummes indenfor eksisterende rammer

11 Sammenfatning Med en investering på i alt kr. i 2015 vil Frederiksberg kommune kunne realisere en besparelse på lønsum på kroner fra 2018 og frem. I tabellen nedenfor er angivet oversigt over investeringer og mindreudgifter. Tabel 2: Økonomisk oversigt Som det fremgår af tabellen, vil der med en investering på i alt kroner hentes en effekt på kroner ved en optimeret og it-understøttet arbejdsgang, der sikrer bedre arbejdsmæssige lettelser, kvalitet og reduceret tidsforbrug i opgaveløsningen kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring Investeringer i alt 150 -Konsulentbistand 50 -Projektledelse 50 -Systemudvikling 50 Afledt drift i alt Mindreudgifter i alt her af lønsum -440 Total Akkumuleret total

12 Analyse af optimeret telefoni Business case Projektets formål Teknologien indenfor telefoni har gennem de seneste år ændret sig væsentligt. Det har medført en række nye muligheder, som vil kunne bringe værdi til borgere såvel som ansatte i Frederiksberg Kommune. F.eks. har etableringen af et virtuelt kontaktcenter i Frederiksberg Kommune i 2013 medført endnu større krav til en stabil telefoniløsning, der understøtter medarbejdernes behov. For fremadrettet at sikre optimal og fremtidssikret understøttelse af kommunens telefoni og danne et solidt grundlag for at kommunen i 2016 kan løfte udbudspligten på kommunens eksisterende telefoniplatform, vil projektet analysere de forretningsmæssige behov og teknologiske muligheder indenfor telefoni. Projektet vil levere en samlet rapport, der på baggrund af bl.a. interviews og markedsundersøgelser, beskriver: De forretningsmæssige behov og ønsker for telefoni De teknologiske muligheder Anbefaling af fremtidig løsning samt de forretningsmæssige, tekniske og økonomiske konsekvenser Rapporten danner udgangspunkt for fremadrettet at få den mest optimale og fremtidssikrede telefoniløsning, når kommunen i 2016 skal løfte udbudspligten på fastnettelefoni. Kontrakten med den nuværende serviceleverandør udløber medio 2016, hvorfor kommunen inden da skal have løftet udbudspligten, hvilket kan medføre indkøb og implementering af en ny telefoniinfrastruktur. Telefoni udgør en kritisk del af kommunens infrastruktur og analyseprojektet bør derfor gennemføres i Projektet har således fokus på opfyldelse af lovkrav (udbudspligt) og samtidig sikring af kvalitetsløft til brugerne. Afhængig af udfaldet af et eventuelt udbud, vil der muligvis kunne realiseres en effektivisering i form af reducerede udgifter til leverandør. Opfyldelse af lovkrav X Kvalitetsløft X Effektivisering Forudsætninger og usikkerheder For at kunne få et så præcist billede som muligt af kommunens nuværende og kommende behov for telefoni, skal der på tværs af organisationen bidrages med viden om de forretningsmæssige telefonibehov og villighed til at udfordre og udvikle disse. Der arbejdes mod at kunne realisere en afledt effektivisering i 2018 på ,- årligt. Denne effektivisering forudsætter, at analysen viser potentialer, der kan realiseres gennem f.eks. reducerede leverandørudgifter og mere effektiv håndtering af borgerhenvendelser på relevante kanaler. Det er muligt, at realiseringen af disse gevinster kræver investeringer og/eller ændringer i de afledte driftsomkostninger. Dette vil i så fald indgå i en kommende digitaliseringsplan

13 Gevinstopgørelse Foruden øget trivsel blandt medarbejdere vil man ved at udnytte de teknologiske muligheder, der i dag eksisterer, kunne tilbyde borgerne at kommunikere med kommunen via f.eks. chat og video via samme indgang både på de administrative områder og på velfærdsområderne. Udvikles disse kanaler attraktivt og meningsfuldt, vil kommunen kunne realisere økonomiske gevinster, idet telefoni, video og chat er en væsentlig billigere kanal end f.eks. personligt fremmøde eller post. Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at kvantificere gevinsterne ved at flytte henvendelser over på mere omkostningseffektive kanaler. Analysens resultater vil bidrage til at kunne estimere disse gevinster. Ved at kommunen løfter udbudspligten på telefonisystemet i 2016, forventes det at resultere i en leverandøraftale, der er økonomisk mere fordelagtig end den eksisterende. Dette vil bidrage til reducerede systemomkostninger. Tabel 1: Kvalitative gevinster I analysefasen vil der for borgere såvel som brugere ikke opleves lettelser eller kvalitetsløft. Følges rapportens anbefalinger ved genanskaffelse af ny telefoniløsning i 2016, er der klar forventning om, at både borgere og ansatte vil opleve lettelser og øget kvalitet. Det kan være i form af f.eks. at kunne tilbyde borgerne nye kontaktkanaler og mere effektiv håndtering af traditionelle opkald Kvalitetsløft til brugerne Kvalitetssikring Lettelser for personalet = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Investeringsopgørelse Moderne telefoniløsninger har en høj kompleksitet, da de som regel understøtter mange forskellige kontaktkanaler fasttelefoni, mobiltelefoni, chat, video m.v. hvilket betegnes Unified Communication. Foruden viden om forretningsmæssige muligheder er der i projektet behov for specialistkompetencer indenfor netværk, telefoni, servere m.v. For at kunne imødekomme dette behov investeres der i konsulentbistand samt projektledelse til håndtering af de mange aktiviteter forbundet med analysen. Driftsopgørelse Projektets primære leverance er en analyse, og der er således ikke afledt drift forbundet med projektet. Sammenfatning Som det fremgår af tabellen nedenfor er der tale om en investering til analyse i 2015 med forventning om, at det efterfølgende implementeringsprojekt i Digitaliseringsplan 2016 kan realisere en effekt i

14 Tabel 2: Økonomisk oversigt kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring Investeringer i alt 200 -Konsulentbistand 100 -Projektledelse 100 Afledt drift i alt Mindreudgifter i alt Systemomkostninger effektiviseringer og/eller -400 Total Akkumuleret total Smart City Data Effektiv udnyttelse af data på det tekniske område Business case Projektets formål For at sikre endnu bedre beslutningsgrundlag for kommunens strategiske indsatser på det tekniske område, vil projektet skabe muligheder for bedre tværgående udnyttelse af data. Projektet skal også vise de øvrige områder i Smart City projektet, hvordan data kan anvendes effektivt med udgangspunkt i eksempler fra det tekniske område. Data udvikles og analyseres i et åbent samarbejde med private aktører, uddannelsesinstitutioner med flere. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder Det er endnu nyt for kommuner at arbejde på denne måde. Der er derfor behov for ekstern konsulentbistand samt rekruttering af de nødvendige kompetencer for at kunne arbejde effektivt med de data, som er til rådighed i kommunen. Dette forventes at være en af de største udgiftsposter i projektet. Der er samtidigt et behov for at blive klogere på snitfladerne mellem områdets fagsystemer, for at kunne sammenkøre og bearbejde data på en effektiv måde. Selve snitflader og databearbejdning forventes også at blive en af de udgiftstunge poster

15 Projektet skal udføres i tæt og åbent samarbejde med private aktører, uddannelsesinstitutioner, øvrige forvaltningsområder samt decentrale enheder (fx institutioner). Derudover skal vi som kommune finde vores måde at udstille og bearbejde data på i et samarbejde med interne og eksterne samarbejdspartnere. Gevinstopgørelse Øget mulighed for og erfaring med at arbejde med store datamængder på tværs af området, vil medføre en kvalitativ effekt i i form af bedre beslutningsgrundlag for BMO s ledelse samt politiske udvalg og derved højere serviceniveau for borgere og virksomheder. Indsamling og analyse af data indenfor energiforbrug, vejområdet, belysningsområdet, affaldsområdet med flere, vil kunne sikre en optimal effektstyring og dermed optimering af driften med besparelser til følge. Tabel 1: Kvalitative gevinster Kvalitetsløft til brugerne Kvalitetssikring Bedre beslutningsgrundlag Lettelser for personalet = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Investeringsopgørelse Investeringsbehovet dækker over ekstern konsulentbistand samt rekruttering af de nødvendige kompetencer for at kunne arbejde effektivt med data og facilitere samarbejdet med interne og eksterne samarbejdspartnere. Sammenfatning Gennem effektiv udnyttelse af data på det tekniske område, vil Smart City Data projektet sikre et bedre beslutningsgrundlag, der vil styrke optimeringen af driften. Smart City Data dækker over en flere delprojekter, der udvikles gennem indsamling og analyse af data i et tæt samarbejde med interne og eksterne samarbejdspartnere

16 Tabel 6: Økonomisk oversigt kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring Investeringer i alt Projektledelse Konsulentstøtte Mindreudgifter i alt, heraf: Reducerede driftsudgifter Total Akkumuleret total Digitale arbejdsgange i arbejdsmarkedsafdelingen Business case Projektets formål Projekt Digitale arbejdsgange samler digitaliseringsindsatser og centrale krav til implementering af systemer, reformer, mv. i Arbejdsmarkedsafdelingen. Projektet har til formål dels at styrke de digitale arbejdsgange for borger, virksomheder og administration, dels at sætte rammen for en mere effektiv digital understøttelse af sagsbehandlernes arbejde i forhold til udbetaling af ydelser. Indeholdt i projektet er Refusion af helbredstillæg, hvor en digitale løsning skal effektivisere de bagvedliggende processer i forhold til de administrative arbejdsopgaver og smidiggøre kommunikationen mellem Ydelsesafdelingen og behandleren. Samtidig får kommunen et procesfundament, som moderniserer de manuelle arbejdsgange og som samtidig lever op til det øgede krav om digitalisering i det offentlige. Ligeledes planlægges det, at udstille informationer om forventede udbetalinger til borgeren. Formålet med udstilling af borgerdata er - via en digital selvbetjeningsløsning på borger.dk (Min Side) at imødekomme borgernes behov for nemt at få oplysninger om nuværende og kommende ydelser, eksempelvis kontanthjælp og enkeltydelser samt pension, helbredstillæg og personligt tillæg og dermed minimere antallet af henvendelser til Ydelsesafdelingen. Der vil endvidere blive implementeret mindre selvbetjeningsløsninger i relation til ansøgning om Kontanthjælp og Enkeltydelser. Begge indsatser er et led i realiseringen af de stigende krav til den administrative digitalisering samt effektive digitale arbejdsgange. Det overordnede formål med projektet er at minimere antallet af henvendelser til Ydelsesafdelingen på de dyre kanaler samt at binde de bagvedliggende processer sammen med brugervenlige og serviceorienterede digitale løsninger til borgeren. Både borger og sagsbehandler vil opleve smidighed og effektivitet gennem den digitale understøttelse

17 Opfyldelse af lovkrav x Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder Indsatsen vedr. udstilling af borgerdata er vigtig i forhold til moderniseringen af ydelsesområdet, men skal sammenholdes med Refusion af Helbredstillæg, hvor det forventes, at henvendelser vedr. helbredstillæg vil blive reduceret ved implementering af systemet KMD Opus Lex. Realiseringen af effekterne forudsætter således, at digitaliseringsindsatser ses i relation til hinanden. KMD Opus Lex er på nuværende tidspunkt ikke en obligatorisk løsning, og gevinsterne er afhængige af, at behandler og borger tager løsningen til sig. En øget digitalisering på området sker forventeligt over en årrække, og den organisatoriske effekt opnås i takt med, at dette realiseres. Derudover vil den organisatoriske implementering på sagsbehandlingsområder samt opkvalificering af medarbejdere, der kan varetage evt. online vejledning af borgere, kræve et øget personalemæssigt ressourcetræk. I relation til indsatsen vedr. udstilling af borgerdata er gevinstrealiseringen begrænset på nuværende tidspunkt. De borgere, der pr. telefon henvender sig i Borgerservicecenteret/Ydelsesafdelingen med spørgsmål vedr. udbetaling af en ydelse, har i et stort omfang yderligere sagsbehandlingsrelaterede spørgsmål og derfor behov for at tale direkte med en sagsbehandler. Ansøgning om Kontanthjælp og Enkeltydelser foregår i dag ved, at borgeren får udleveret en ansøgningsblanket, der udfyldes. Borgeren skal efterfølgende møder personligt op i Jobcenteret. Ved overgang til selvbetjeningsløsning valideres personoplysninger direkte i systemet, hvilket vil forenkle ansøgningsprocessen og gøre den mere effektiv for både borger og sagsbehandler. Udfordringen kan imidlertid blive, at digitaliseringen vil medføre en stigning i antallet ansøgninger, når borgeren nemt kan tilgå løsningen via nettet. Dette kan føre til en øget administrativ belastning og udgift til kontanthjælp. Ovenstående digitaliseringsinitiativer knytter sig til Frederiksberg Kommunes Beskæftigelsesplan 2015 samt den Fælles Offentlige Digitaliseringsstrategi. Gevinstopgørelse Der arbejdes mod at realisere en afledt effektivisering i 2018 på kr. Foruden en effektiv understøttelse af sagsbehandlernes arbejde og en styrkelse af de digitale arbejdsgange, vil man ved at udnytte de teknologiske muligheder, der i dag eksisterer, kunne tilbyde borgerne brugervenlige og serviceorienterede digitale løsninger. Gevinstrealiseringen vil være afhængig af driftspris, kanalpris samt det samlede fald på henvendelser til Ydelsesafdelingen. Tabel 1: Kvalitative gevinster Kvalitetsløft til brugerne Kvalitetssikring

18 Lettelser for personalet = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Investeringsopgørelse Den forventede investeringsopgørelse for indeværende digitaliseringsinitiativer fremgår af tabel 6. Investeringerne skal primært anvendes til selvbetjeningsløsninger (indkøb og implementering), opkvalificering af medarbejdere og optimering af arbejdsgange. Der investeres endvidere i projektledelse til håndtering aktiviteter forbundet med implementering af projektet. Driftsopgørelse Der er ingen afledt drift forbundet med projektet. Sammenfatning De nævnte investeringer samt forventede effektiviseringer fremgår af nedenstående tabel. Tabel 6: Økonomisk oversigt kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring Investeringer i alt, heraf: Konsulentbistand Projektledelse/frikøb Systemanskaffelse Mindreudgifter i alt, heraf: Systemomkostninger og/eller effektiviseringer Total mindreudgifter Akkumuleret total

19 Funktions- og omsorgsstøttende teknologi til borgere, der kan og vil selv Business case Projektets formål Projektet har til formål at implementere funktionsunderstøttende teknologier, der skal støtte borgeren i at være mere selvhjulpen. Blandt andet ved at tilbyde omsorgsskærme i hjemmesygeplejen til online tryghedsbesøg samt hjemmemonitorering for KOL og diabetespatienter. Indsatserne skal bidrage til at give borgeren en oplevelse af mere tryghed og bedre livskvalitet samt medvirke til tidlig opsporing af en evt. forværring. Endvidere implementeres en række hjælpemidler, der skal understøtter struktur og kognition til/hos borgere med det formål at øge trivselen i hverdagen. Endeligt planlægges en revitalisering af den løfteteknologi, der er allerede er implementeret, blandt andet med henblik på yderligere udbredelse i Frederiksberg Kommune. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder For at få så præcist et billede som muligt af potentialet ved funktionsunderstøttende teknologier, herunder omsorgsskærme med online tryghedssamtaler og hjemmemonitorering, vil det kræve, at forskellige sundheds- og omsorgsydelser tilrettelægges på nye måder. Pt. er de typisk placeret i forlængelse af andre opgaver, eksempelvis hjælp til personlig pleje, ernæring, etc., der ikke kan udføres via et onlinetryghedsbesøg. Det skal derfor foretages en organisatorisk analyse i forhold til ændring af arbejdsgange ved omsorgsbesøg samt implementering af teknologien. Ligeledes skal der ske en opkvalificering af de medarbejdere, som skal varetage online-vejledning af borgere. I forbindelse med funktionsunderstøttende teknologier er anskaffelsespris og løbende driftsudgifter forholdsvis høje, og projektet skal kvalificeres i forhold til nettoeffekter. De økonomiske gevinster ved at implementere omsorgsskærme med online tryghedsbesøg og hjemmemonitorering for borgere med kroniske sygdomme er vanskelige at opgøre. Andre kommuner peger på, at antallet af genindlæggelser samt indlæggelsestiden reduceres for borgere, der anvender en sådan løsning. Dette vil imidlertid primært være en økonomisk genvist for regionen. Der er dog ingen tvivl om, at ovenstående vil opleves som et kvalitetsløft for borgerne. For Frederiksberg Kommune forventes de økonomiske effekter at relatere sig til, at borgere med kroniske sygdomme kan beholde deres funktionsniveau i længere tid og derfor være mere selvhjulpne og mindre plejekrævende. Det er imidlertid vanskeligt at opgøre effektiviseringspotentialet i den sammenhæng. Brugen af løfteteknologi har længe været et fokusområde i Frederiksberg Kommune, herunder specielt arbejdet med forflytningsteknikker, hvor én medarbejder alene skal kunne håndtere en flytning af en beboer/borger (mod to medarbejdere tidligere). En effektivisering på dette områder forudsætter således, at der gennemføres en analyse af eksisterende arbejdsgange og forflytningsteknikker for at kunne afdække, hvorvidt de installerede loftlifte bliver anvendt korrekt, og om eksisterende procedurer udgør den mest effektive anvendelse 19 28

20 af personaleressourcerne. Der er samtidig fokus på arbejdsmiljøet i forhold til, om fysisk krævende arbejdsgange kan lettes. Samtidig skal et stort antal lifte, toiletter og badetoiletstole gennemgås i forhold til om teknologien virker, er tidssvarende og har de rigtige arbejdsgange. Gevinstopgørelse Foruden de kvalitative gevinster, indsatserne fører med sig i form af kvalitetsløft og optimerede arbejdsgange, vil man ved at udnytte de funktionsunderstøttende teknologier samt revitalisere løfteteknologien kunne tilbyde borgeren større bevågenhed og bedre mulighed for forebyggelse, hvilket i sidste ende kan medføre færre indlæggelser og dermed øget livskvalitet og tryghed for såvel borger som pårørende. Der arbejdes mod at realisere en afledt effektivisering i 2018 på mil. kr. Gøres de funktionsunderstøttende teknologier (omsorgsskærme med online tryghedsbesøg og hjemmemonitorering) tilpas attraktive og trygge for borgeren at anvende, så personligt fremmøde kan erstattes af online-omsorgsbesøg, vil kommunen kunne realisere en økonomisk gevinst, fordi online-omsorgsbesøg medfører færre kørsler. Den samlede visiterede tid anvendes således mere effektivt i kontakten med borgeren, fordi borgeren på forhånd kan finde medicin, insulinpenne, etc. frem. Når opkaldet starter, er borger og fagperson er klar ved skærmen, og det koncentrerede besøg vil kunne afvikles på kortere tid. Samtidig kan uplanlagte besøg i hjemmeplejen og hjemmesygeplejen håndteres mere fleksibelt, da medarbejderen med kort varsel kan tage visuel kontakt med borgeren. Udfordringen er imidlertid, om målgruppen er i stand til at anvende teknologierne i forhold til hjemmemonitorering og online-omsorgsbesøg. Revitalisering af løfteteknologi vil kunne realisere økonomiske gevinster i form af reduktion af medarbejdernes tidsforbrug, blandt andet ved optimering af arbejdsgange og at borgeren bliver mere selvhjulpen og derfor har mindre behov for hjælp. Dette kræver dog, at analyse af eksisterende arbejdsgange og forflytningsteknikker viser, at arbejdsgangene ikke er optimale og teknologien utidssvarende. Tabel 1: Kvalitative gevinster I projektfasen vil der for borgere såvel som medarbejdere ikke opleves lettelser eller kvalitetsløft. Først ved fuld implementering af funktionsunderstøttende teknologier, hjælpemidler samt revitalisering af løfteteknologi med effekt fra 2017, er der en forventning om, at både borgere og ansatte vil opleve lettelser og øget kvalitet Kvalitetsløft til brugerne Kvalitetssikring Lettelser for personalet = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Investeringsopgørelse 20 28