TILBUDSINDHENTNING. Sagsnr. 15/4705. Transport af fødevarer. til. Sygehus Lillebælt

Transkript

1 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 1 TILBUDSINDHENTNING Sagsnr. 15/4705 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt

2 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 2 1 BETINGELSER FOR TILBUDSINDHENTNING 1.1 : Ordregiver af nærværende tilbudsindhentning er: Dam haven 12 DK-7100 Vejle 1.2 Kontaktafdeling og person Dam haven 12 DK-7100 Vejle Kontaktperson: Ditte Nicolajsen Tlf.: (+45) indkob@rsyd.dk 1.3 Tidsplan Dato for offentliggørelse af smateriale på Ordregivers hjemmeside kl Uge Frist for modtagelse af tilbud Forventet valg af leverandør Uge Uge Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt, henholdsvis afslag til Tilbudsgivere. Forventet aftaleindgåelse Forventet kontraktstart Vedståelsesfrist. 1.4 Aflevering af tilbud Tilbud skal afgives i ét papireksemplar. Tilbuddet bedes også afleveret på Cd-rom /USB-stik.

3 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 3 Tilbud skal frem sendes eller afleveres personligt til: Dam haven 12 DK-7100 Vejle Att.: Receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den kl Tilbud kan ikke afgives pr. eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed til og m ed den Aftalegrundlag Aftalegrundlag for opgavens gennem førelse er: Kontrakt Bilag 1: Tilbudsgivers besvarelse Bilag 3: Tilbudsgivers egenkontrolprogram Bilag 4: E-handel Bilag 5: Fotos af blå kasser, tralle, transport køleskab og sæt med tralle og 4 kasser 1.6 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men Ordregivers fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksom hed henledes på, at dokumenterne i nærværende tilbudsindhentning, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af om fanget af ret til aktindsigt om den virksom hed, der afgiver et tilbud har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres Tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud, gerne ved benyttelse af Bilag 1, pkt. 1.4, Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det om fang, som følger af lovgivningen. 1.7 Forbehold Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse m ed udbudsreglerne. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at Ordregiver kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, herunder bl.a. tilbud med forbehold overfor udbuddets grundlæggende elementer, kontrakten eller mindstekrav.

4 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 4 Såfremt Tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser, vil disse ikke blive taget i betragtning ved vurdering af tilbud, og vil ikke indgå i en eventuel kontrakt m ed pågældende. Ordregiver opfordrer Tilbudsgiverne til at stille spørgsmål, såfremt Tilbudsgiverne er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. 1.8 Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakt vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Underkriterier Pris Service Vægtning 70 % 30 % Pris Forstås som totalsummen af de i bilag 1 afgivne priser. Beregnes som: Tilbudspris pr. kørselsdag som angivet i Bilag 1 punkt 1.6, 1.7, 1.10 og Gennemsnittet af prisen i punkt 1.6 og 1.7 vil blive vægtet med 13/36 (13 måneder ud af mindste kontraktperiode på 36 måneder) og gennemsnittet af prisen i punkt 1.10 og 1.11 med 23/36 (23 måneder ud af mindste kontraktperiode på 36 måneder) Service Vurderingen vil ske ud fra følgende punkter Tilbudsgivers egenkontrolprogram. D okumentationen for, at egenkontrol udføres samt egenkontrolprogrammets omfang. Besvarelse af Bilag 1 punkt 1.14 Besvarelse af Bilag 1 punkt 1.15 Besvarelse af Bilag 1 punkt 1.16 Besvarelse af Bilag 1 punkt 1.17 Besvarelse af Bilag 1 punkt 1.18 Ved den samlede vurdering vil der særligt blive lagt vægt på egenkontrolprogram og punkt 1.18 Seneste kontrolrapport fra fødevarestyrelsen. 1.9 Tjekliste for Tilbudsgiver

5 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 5 Tilbudsgiver skal som led i tilbuddet fremsende de oplysninger og dokumenter i den form der kræves af Ordregiver i henhold til nærværende annonceringsbetingelser. Det bemærkes, at Tilbudsgiver selv skal påse, at tilbuddet indeholder de nødvendige oplysninger og dokumentation mv. Tjekliste: Bilag 1: Tilbudsgivers besvarelse Bilag 2: Tro og love erklæring om forfalden gæld til det offentlige og om udbudsdirektivets art. 45 Bilag 3: Tilbudsgivers egenkontrolprogram

6 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 6 Udkast til kontrakt vedr. Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt Nærværende kontrakt er indgået mellem undertegnede Damhaven 12 DK-7100 Vejle (i det følgende benævnt Kunden) og XX (herefter benævnt Leverandøren) (Kunden og Leverandøren benævnes herefter samlet som Parterne/Parter og enkeltvis som en Part) Sagsnr.: 15/4705

7 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 7 1 Præambel 1.1 Efter afholdelse af offentlig tilbudsindhentning har Parterne indgået denne rammekontrakt med Bilag ("Kontrakten") vedrørende samarbejde om transport af fødevarer. 1.2 Kontrakten fastlægger Parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser i dette samarbejde. 2 Definitioner 2.1 Leverandørens kontaktperson vedrørende denne kontrakt fremgår af Bilag s kontaktperson er Charlotte Ancker Cheføkonoma for Sygehus Lillebælt. 3 Kundens rettigheder, eksklusivitet, og omfang 3.1 Kontrakten giver Sygehus Lillebælt (SLB) ret til i kontraktperioden at få foretaget transport af fødevarer som beskrevet i 4, på de vilkår, der er fastsat i Kontrakten. 3.2 Kontrakten er eksklusiv for SLB. SLB er dog berettiget til at foretage dækningskøb i henhold til Ved eventuelle ændringer i lovgivningen eller strukturelle ændringer i organisationen af Kundens sygehuse, herunder til- henholdsvis afgang af produktions-/forbrugssteder, som træder i kraft efter kontraktens indgåelse, og som medfører væsentlige ændringer i produktion, produktsammensætning eller Institutionernes behov for leverancer i henhold til kontrakten i øvrigt, forbeholder Kunden sig ret til at opsige leverancer og forpligtelser på de berørte områder med et 3 måneders skriftligt varsel indeholdende dokumentation for det/de indtrufne forhold eller at udvide kontrakten med de nye produktions-/forbrugssteder. 4 Leverandørens Ydelser 4.1 Transportydelsen omfatter ved kontraktstart 3 ugentlige leverancer af fødevarer i kølevogn. Kørslen foregår året rundt på tirsdage og torsdage, samt fredage. Evt. ændringer i antal kørselsdage meddeles med 3 mdr. varsel til den 1. i måneden Kørslen foregår som beskrevet nedenfor Nu Fremtid Måske Afhentningstidspunkt på Vejle Sygehus Tirsdage og torsdage kl Fredage kl Antallet af kørselsdage Leveringstidspunkt til Kolding Tirsdag og torsdag kl Fredage senest kl Leveret i køkkenets kølerum Der skal også køres til Middelfart, sommer Mængde Tirsdage maks. 7 sæt. Torsdage maks. 15 sæt Fredage maks. 10 sæt. Derudover op til 2 transportable køleskabe Mængde øges med 3-4 sæt

8 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 8 fremtid reduceres til to. Planlagt til tirsdag og fredag. 4.2 Kørslen starter kl. 6.00/ Returgods returneres til køkkenets opvask ved næste udkørsel (Indgang hvid port ved bygning K). 4.3 Kørslen omhandler transport af fødevarer i kølebil. Maden er pakket i blå plastkasser (se billed/str på bilag 5) Disse er sat på traller (se billede/str bilag 5) og kaldes sæt når 4 blå kasse er sat på en tralle (se billede bilag 5). Leverancen kan også foregå i transportable køleskab (se billede/str bilag). Der skal som minimum kunne medtages 15 sæt og to transportable køleskabe, se dog punkt 4.1 at antal kan øges ved færre kørselsdage. Sæt kan evt. stables af leverandør i andet antal, end det pakkede, dog skal de ved levering være stablet med max 4 kasser oven på hinanden. 4.4 Kørselsruten starter fra SLB -Vejle og går til SLB-Kolding. I løbet af kontraktperioden forventes kørslen udvidet til også at omfatte SLB-Middelfart. Således at der køres fra SLB- Vejle til SLB-Kolding til SLB-Middelfart på de samme dage og tidspunkter. 4.5 Leveringsadresser: Køkken Leder Telefon nr. Adresse SLB-Vejle (afhentning) Charlotte Ancker Kabbeltoft 25, 7100 Vejle Bygning K, Vareudlevering Lagerkølerum. Der er mulighed for parkering lige udenfor indgang. SLB-Kolding Bibi Betak Skovvangen 2-8, 6000 Kolding Blok 4 plan 1, Lagerkølerum SLB- Middelfart Laila S Kristensen Parkering ved vareindlevering derefter køres traller gennem tunnelen til køkkenet (ca. 275 m) Pv. Tuchsenvej 5500 Middelfart Vareindlevering, Lagerkølerum. Der er mulighed for parkering lige udenfor indgang. 4.6 Levering skal finde sted i overensstemmelse med de udleverede leverings-adresser. Og altid direkte levering i kølerum på matriklen. 4.7 Maden skal afhentes af leverandørens chauffører i SLB-Vejle's køkkenets Lagerkølerum. Ved overdragelse af varerne til leverandøren i SLB Køkkenets overgår risikoen for varerne til leverandøren og forbliver leverandørens risiko frem til maden er leveret på de anviste pladser. Madens temperatur overstiger ved udlevering fra køkkenet ikke 4 grader.

9 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt Ved levering køres leverancen direkte (sæt/evt køleskabe) ind i køkkents kølerum. Personalet kontaktes, så de kan udføre deres egenkontrol, og. Retur gods medtages og afleveres ved næste udkørsel i Vejle 4.9 I forbindelse med Sygehus Lillebælts Køkkenets egenkontrol skal chaufføren oplyse bilens registreringsnummer Leverandører er ansvarlig for, at leverandørens eget egenkontrolprogram overholdes jf. Bilag 3 Tilbudsgivers egenkontrolprogram. Kunden er berettiget til på anmodning at se dokumentation for gennemførelse af leverandørens egenkontrolprogram. Maden må ikke overstige 4 grader under transporten og dette skal til en enhver tid kunne dokumenteres. Ved ankomst i køkkenets kølerum må temperaturen max være 4 grader Leverandøren er erstatningspligtig for varens værdi, såfremt den påbudte temperatur i punkt 4.10 ikke overholdes og varen må kasseres Brugt emballage (retur traller. kasser og køleskabe) returneres til SLB-Vejle Køkkenet i opvasken i forbindelse med næste udkørsel Jf. 4 punkt Traller, kasser og transportable køleskabe skal forblive rene og hygiejnemæssig i forsvarlig stand under transporten Leverandøren er ansvarlig for, at transportydelsen til enhver tid foregår i overensstemmelse med gældende ret. Herunder, forordninger, direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt. 5 Ændringer 5.1 Varige ændringer, i transportydelsen i form af flere/færre kørselsdage/leverancer skal varsles af SLB over for leverandøren med 3 måneds varsel og vil automatisk omfatte en genforhandling af pris, hvis ændringen ikke er omfattet af de priser der er afgivet tilbud på. 5.2 Eventuelle ændringer i forhold til den ovenfor beskrevne rute, rækkefølge, eller midlertidige ændringer i tidspunkter og kørselsdage grundet helligdage og lign. skal varsles af SLB til leverandøren med 14 dage. 5.3 Eventuelt behov for ændringer aftales mellem kontaktpersonerne hurtigst muligt efter behovets opståen. 5.4 Måtte krav, påbud m.v. ifølge lovgivning, myndigheder og/eller en af parterne uafhængig og udefrakommende faktor medføre, at leverandøren er pligtig at foretage korrektioner/ændringer i ydelsen fra leverandøren til SLB, er leverandøren pligtig til omgående dels at informere SLB herom, dels at ændre ydelsen i overensstemmelse med, hvad der måtte følge af sådanne krav, påbud m.v. 5.5 Kravene til elektronisk samhandel med Kunden fremgår af Bilag 4. Såfremt der sker ændringer i den lovgivning, der danner grundlag for disse krav eller der i øvrigt sker

10 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 10 ændringer i anvisninger eller anbefalinger for anvendelse og/eller behandling af elektroniske handels- dokumenter for offentlige myndigheder, er Leverandøren forpligtet til at acceptere ændrede krav som følge af sådanne ændringer. 6 Kørselsmateriel 6.1 Transporten skal foregå i lukkede kølebiler, der til enhver tid som minimum opfylder gældende lovgivning for såvel køretøjer som transport af fødevarer. Bilerne skal ved transportens start være rengjorte såvel indvendigt som udvendigt, og kørselsmateriellet skal i øvrigt fremtræde i god stand og godt vedligeholdt. 6.2 Kørselsmateriellet skal til enhver tid opfylde gældende hygiejnemæssige forskrifter og myndighedskrav i øvrigt. Leverandøren skal være registreret og godkendt hos de lokale sundhedsmyndigheder, jf. gældende ret. Leverandøren sikrer, at de sundhedsmæssige forhold løbende kontrolleres af den ansvarlige Fødevareregion. Leverandøren fremsender kopi til SLB af konklusioner og resultater af sådanne kontroller senest 1 uge efter, at leverandøren har modtaget sådanne fra myndighederne. 6.3 Alle leverandørens vogne, der anvendes til at betjene SLB skal være udstyret med telefon. 7 Chauffører 7.1 Til at forestå transporten af fødevarer for SLB anvender leverandøren faste og kvalificerede chauffører, der er dansktalende og præsentable med hensyn til påklædning - eventuelt uniform med leverandørens logo. Chaufførerne skal fremtræde velsoignerede og have fornøden viden omkring hygiejne og håndtering af levnedsmidler. Desuden forventes høflig, venlig og hjælpsom optræden. 7.2 Chaufførerne skal bære synligt identifiktationskort med billedlegitimation. 7.3 Leverandøren sikrer, at chaufførerne er vidende om og forstår deres tavshedspligt med hensyn til oplysninger, de måtte få i forbindelse med løsningen af opgaver omfattet af nærværende aftale. 7.4 Uagtet SLB ikke har en arbejdsgivers instruktionsbeføjelse over leverandørens chauffører, kan SLB dog til enhver tid give henstillinger til chaufførerne vedrørende udførelsen af arbejdet, idet chaufføren også fremstår som værende en repræsentant for SLB. Evt. henstillinger meddeles til leverandøren forud for meddelelse til chaufførerne. 7.5 Det er et krav, at chaufførerne har anmærkningsfrie straffeattester. 8 Miljø 8.1 Ved afhentning og levering skal tomgangskørsel undgås. 8.2 Leverandøren skal overholde de til enhver tid gældende miljøkrav, forskrifter m.v. for transportbranchen.

11 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 11 9 Samarbejde 9.1 Parterne udpeger hver især en eller flere personer, der varetager den daglige kontakt i relation til udførelse af kontrakten/daglig drift. 9.2 De udpegede kontaktpersoner udgør ligeledes den arbejdsgruppe, som i samarbejde vil drøfte, tilrettelægge og planlægge arbejdsgange i forbindelse med udmøntningen af aftalens indhold og vilkår. 9.3 Leverandøren skal i kontraktperioden indgå i et fleksibelt og smidigt samarbejde med Kunden, og såvel Kunden som Leverandøren er forpligtet til at informere hinanden om forhold, der skønnes at kunne vedrøre denne Kontrakt. 9.4 Leverandøren skal deltage i relevante møder med Kunden i det omfang Kunden ønsker dette. Leverandørens deltagelse i disse møder vil ikke blive særskilt honoreret. Der forventes 1 årligt møde. 11 Underleverandører 11.1 Leverandøren er ikke uden Kundens forudgående skriftlige samtykke berettiget til at anvende underleverandører. Kunden kan ikke nægte at give samtykke uden saglig grund Leverandørens anvendelse af underleverandører indebærer ingen begrænsning i Leverandørens ansvar for opfyldelse af kravene i Kontrakten, herunder kravene til forsikring, sikkerhedsgodkendelse mv Eventuelle underleverandørers ydelser skal opfylde samme krav som Leverandørens ydelser, og Leverandøren hæfter fuldt ud for underleverandørens opfyldelse af kravene. 12 Vederlag 12.1 Priser angivet i Bilag 1 Tilbudsgivers besvarelse er nettopriser ekskl. moms i danske kroner, men incl. Øvrige afgifter (told mv.) Prisen kan reguleres hvert år pr 1. maj. Første regulering kan ske pr. 1. maj Regulering foretages på baggrund af den årlige udvikling i Danmarks Statistiks offentliggjorte Nettoprisindeks varegruppe 07, Transport Regulering sker med den procentvise udvikling (anført med én decimal) mellem henholdsvis prisindekset for marts 2015 til marts Der sker tilsvarende regulering for efterfølgende år. Indekset for december 2014 er 142, Eventuelt ønske om prisregulering skal meddeles Kunden senest 30 dage før ønske om ikrafttræden med henblik på Kundens godkendelse. Samme betingelser gælder for så vidt Kunden har ønske om prisregulering Vederlaget dækker alle Leverandørens ydelser under Kontrakten, herunder Leverandørens

12 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 12 omkostninger til, lønninger, forsikringer, arbejdstøj, materiel, redskaber, transport, levering, administration, service, mv. Kunden betaler ikke gebyrer af nogen art. 13 Betaling 13.1 Betaling sker månedsvis bagud Leverandøren udsteder efter udført levering en elektronisk faktura i henhold til de anførte krav i bilag Fakturaen skal være påført, Kontrakt-nr. og kørselsperiode samt modtagers navn og leveringssted, EAN nr., samt personreference Betalingsbetingelserne er 30 dage fra fakturadato under forudsætning af, at Kunden har modtaget fyldestgørende faktura. Fakturadato må ikke være tidligere end leveringsdato Kunden forbeholder sig ret til at modregne kreditnotaer i Leverandørens tilgodehavender hos. 14 Forsikring 14.1 Leverandøren er forpligtet til i kontraktperioden at opretholde erhvervsansvarsforsikring Leverandøren er forpligtet til i kontraktperioden at opretholde sædvanlig forsikringsdækning, herunder i overensstemmelse med de til enhver tid gældende lovgivningsmæssige krav Med forsikring sidestilles dokumenteret selvforsikring i det omfang, hvor særskilt forsikring ikke er påkrævet i medfør af lovgivningen Leverandøren er til enhver tid forpligtet til over for Kunden at dokumentere, at leverandøren er forsikret i overensstemmelse med ovenstående. Det kræves som en del af dokumentationen for selvforsikring, at leverandøren har en fast procedure for behandling af klager Benytter leverandøren sig af underleverandører, er leverandøren forpligtet til at sørge for, at underleverandørerne opfylder ovenstående krav. Kunden kan ligeledes forlange dokumentation herfor. 15 Mangler/forsinkelser 15.1 Der foreligger en mangel ved Leverandørens ydelser, hvis de ikke opfylder de i kontrakten anførte krav. Der foreligger en forsinkelse, hvis Leverandørens ydelser, ikke leveres tidsmæssigt i overensstemmelse med de i kontrakten anførte krav Hvis leverandøren konstaterer mangler/forsinkelser, skal Leverandøren uden ugrundet ophold påtage sig en ekstraordinær indsats for at afhjælpe manglerne/forsinkelserne og derved genoprette forholdet f.eks. ved indsættelse af ekstra medarbejdere eller lignende. Kunden kan stille rimelige krav til den måde, hvorpå manglen afhjælpes.

13 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt Ved driftsstop, sygdom eller lign. skal leverandøren indsætte reservemateriel og chauffør eller træffe aftale om kørslens planmæssige gennemførelse med en anden af SLB accepteret vognmand i henhold til kontraktens betingelser. Leverandøren orienterer i disse tilfælde, straks SLB om de nødvendige særforanstaltninger SLB er berettiget til at foretage dækningskøb på Leverandørens regning, såfremt leveringen forventes at blive mere end 2 timer forsinket. 16 Reklamation 16.1 Konstateres der mangler, skal der reklameres over for Leverandøren uden ugrundet ophold. 17 Ophævelse 17.1 Parterne kan ophæve Kontrakten eller den enkelte bestilling, hvis der foreligger væsentlig misligholdelse fra den anden Parts side De i anførte forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Kunden til straks at ophæve Kontrakten eller bestillingen: Leverandøren og dennes ydelse lever trods gentagen skriftlig reklamation fra Kunden ikke op til de angivne krav i Kontrakten eller gældende offentligretlige regulering; Leverandørens grove eller gentagne overtrædelse af offentligretlig regulering; væsentlig forsinkelse trods gentagen skriftlig reklamation fra Kunden; Leverandørens konkurs, betalingsstandsning, åbning af forhandlinger om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, jf. dog konkurslovens kapitel 7; Leverandøren undlader at stille det til kontraktens opfyldelse tilstrækkelige, kvalificerede og relevante personale til rådighed; eller indtræden af andre omstændigheder, der bringer Kontraktens opfyldelse i alvorlig fare I tilfælde af Leverandørens væsentlige misligholdelse i øvrigt kan Kunden ophæve Kontrakten med 30 dages varsel fra udgangen af en kalendermåned, dog med omgående virkning i grove tilfælde eller i gentagelsessituationer, hvis misligholdelsen ikke er ophørt efter på krav. 18 Erstatning 18.1 Leverandøren er erstatningspligtig over for Kunden efter dansk rets almindelige regler, herunder for beskadigelse af Kundens eller tredjemand/tredjemands ejendom i forbindelse med udførelse af Leverandørens ydelser Hvis tredjemand retter erstatningskrav mod Kunden som følge af forhold, der skyldes Leverandørens fejl, eller forhold, som Leverandøren efter kontrakten bærer ansvaret for, skal Leverandøren friholde Kunden for sådanne krav og alle i denne forbindelse afholdte udgifter, herunder advokatomkostninger, og dette gælder uden begrænsning.

14 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt Force majeure 19.1 Hverken Leverandøren eller Kunden skal i henhold til Kontrakten anses for ansvarlig over for den anden Part for forhold, der ligger uden for Partens kontrol, og som Parten ikke ved Kontraktens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Forholdet til en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af første punktum, og som Leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet, samt at samme forhold ville have forhindret Leverandøren i at levere ydelsen, dersom Leverandøren havde valgt en anden underleverandør eller havde valgt ikke at betjene sig af underleverandører Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende Part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden Part senest 10 Hverdage efter, at force majeure er indtrådt. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal Hverdage, som force majeure situationen varer. 20 Strejker m.v Leverandøren forpligter sig til, uden unødigt ophold, at søge ydelserne omfattet af Kontrakten undtaget af arbejdsnedlæggelser, strejker og lockout, idet kørslen er af væsentlig betydning for udførelsen af sygehusenes funktioner. 21 Tavshedspligt m.v Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Kundens eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt, herunder oplysninger vedrørende adgangsforhold hos Kunden og andre oplysninger af sikkerhedsmæssig karakter Leverandøren må bruge Kunden som almindelig reference Leverandøren må ikke uden Kundens forudgående, skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om Kontrakten eller offentliggøre noget om Kontraktens indhold, ligesom Leverandøren ikke må anvende Kunden i reklamemæssig sammenhæng uden Kundens forudgående skriftlige samtykke For Kunden gælder reglerne i den offentlige forvaltning, herunder reglerne om aktindsigt. 22 Kontraktperiode 22.1 Kontrakten træder i kraft den og er uopsigelig for begge parter til og med den Kunden kan fra den med et varsel på 6 måneder til den 1. i en måned skriftligt opsige Kontrakten helt eller delvist. I tilfælde af, at Kundens organisation nedlægges, eller at opgaven overgår til en anden offentlig organisation i forbindelse med en omlægning af den offentlige struktur, er Kunden berettiget til i hele

15 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 15 kontraktperioden skriftligt at opsige Kontrakten helt eller delvist med 5 måneders varsel Leverandøren kan fra den med et varsel på 9 måneder til den 1. i en måned skriftligt opsige Kontrakten.. Opsigelse i henhold til pkt giver ikke Kunden ret til erstatning eller anden form for kompensation i anledning af opsigelsen Leverandøren skal påbegynde udførelsen af sine ydelser ved Kontraktens ikrafttræden Kontrakten kan opsiges af Kunden med 6 måneders varsel til den 1. i en måned, såfremt Klagenævnet for Udbud ved kendelse annullerer Kundens beslutning om at indgå kontrakt med Leverandøren Leverandøren er pligtig til, ved ophør af nærværende kontrakt, at samarbejde med Kunden og en ny leverandør, som kontrakt overdrages til, således at overgangen til ny leverandør sker med mindst mulig gene for Kunden. 23 Ændringer i kontrakten 23.1 Enhver ændring eller tilføjelse til Kontrakten skal aftales skriftligt mellem Kunden og Leverandøren og vedhæftes Kontrakten som tillæg. 24 Overdragelse 24.1 Kunden har ret til helt eller delvist at overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge kontrakten til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler, hvis de opgaver, som Kunden hidtil har varetaget overgår til den pågældende myndighed/institution Leverandøren er ikke uden Kundens forudgående skriftlige samtykke berettiget til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge kontrakten til tredjemand. Kunden kan ikke nægte at give samtykke uden saglig grund. 25 Fortolkning 25.1 De til Kontrakten hørende bilag anses for en integreret del af kontrakten. Henvisning til Kontrakten eller til en bestemmelse deri omfatter også de til Kontrakten hørende bilag. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem selve kontraktteksten og tekst i bilag, har selve kontraktteksten forrang Hvor intet andet er anført og ikke kan udledes af Kontrakten, gælder dansk rets almindelige regler. 26 Tvister 26.1 Retsforholdet ifølge Kontrakten og dens fortolkning afgøres efter dansk ret Alle uoverensstemmelser herunder ethvert spørgsmål om forståelsen og fortolkning af

16 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 16 Kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses ved forhandling mellem Parterne. Hvis Parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af Parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part Såfremt tvisten ikke kan løses gennem Parternes forhandling eller ved mægling, er hver af Parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort ved Retten i Kolding eller Vestre Landsret. 27 Underskrifter 27.1 Kontrakten underskrives i 2 originale eksemplarer. (sted og dato) xxx (Leverandøren) (sted og dato) Servicechef Martin Fejring Vejle Sygehus (sted og dato) Annette Bjørn Indkøbschef (sted og dato) Ditte Nicolajsen Indkøbsområdeansvarlig

17 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 17 Bilag 1 Tilbudsgivers besvarelse 1.1 Generelle oplysninger Såfremt Tilbudsgiver har et internt referencenummer/tilbudsnummer, der ønskes anvendt i forbindelse med nærværende tilbudsindhentning, kan dette oplyses. 1.2 Tilbudsgiver skal oplyse Tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nr. telefonnummer, faxnummer og . Bemærk at Ordregiver efter modtagelse af tilbud sender meddelelser til Tilbudsgiver pr. , og Ordregiver vil her benytte den her opgivne adresse. 1.3 Navn på den person, der er virksomhedens kontaktperson i forbindelse med dette udbud samt gerne denne persons direkte telefonnummer, mobilnummer og Oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt. 1.5 Eventuelt supplerende oplysninger. Tilbudsgivers besvarelser Tilbudspris 1.6 Pris pr kørselsdag tirs-, tors- og fredag til Sygehus Lillebælt, Kolding, kr. ekskl. moms 1.7 Pris pr kørselsdag tirs-, og fredag til Sygehus Lillebælt, Kolding, kr. ekskl. moms 1.8 Pris pr ekstra kørselsdage i hverdage til Sygehus Lillebælt, Kolding, kr. ekskl. moms. (Behovet vil typisk være i forbindelse med helligedage). Indgår ikke i evalueringen. 1.9 Pris pr ekstrakørsel i weekend, og eller helligdage til Sygehus Lillebælt, Kolding, kr. ekskl. moms. (Behovet vil typisk være i forbindelse med helligedage). Indgår ikke i evalueringen Pris pr kørselsdag i tirs, tors-, og fredag, hvor der ud over kørsel til Sygehus Lillebælt, Kolding også skal foretages kørsel til

18 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 18 Middelfart sygehus. kr. ekskl. moms Opstartstidspunkt kendes endnu ikke, men det forudsættes at der vil være opstart med kørsel 3 gange ugentligt Pris pr kørselsdag tirs- og fredag, hvor der ud over kørsel til Sygehus Lillebælt, Kolding også skal foretages kørsel til Middelfart sygehus. kr. ekskl. moms Opstartstidspunkt kendes endnu ikke, men det forudsættes at der vil være opstart med kørsel 3 gange ugentligt Pris pr ekstra kørselsdage i hverdage hvor der ud over kørsel til Sygehus Lillebælt, Kolding også skal foretages kørsel til Middelfart sygehus, kr. ekskl. moms. (Behovet vil typisk være i forbindelse med helligedage). Indgår ikke i evalueringen Pris pr ekstrakørsel i weekend, og eller helligdage hvor der ud over kørsel til Sygehus Lillebælt, Kolding også skal foretages kørsel til Middelfart sygehus, kr. ekskl. moms. (Behovet vil typisk være i forbindelse med helligedage). Indgår ikke i evalueringen. Service 1.14 Antal kølevogne Tilbudsgiver råder over 1.15 Antal chauffører, der kan betjene kølevogne, Tilbudsgiver råder over 1.16 Hvordan vil Tilbudsgiver løse opgaven med transport af fødevarer for SLB? 1.17 Hvordan vil Tilbudsgiver sikre sig, at SLB får udført transport af fødevarer til tiden i tilfælde af sygdom og materielnedbrud? 1.18 Seneste kontrolrapport fra Fødevarestyrelsen. Det er et mindstekrav, at der som minimum er modtaget en smiley med lille smil (tredje bedst ud af fem mulige) Det vurderes positivt desto bedre smiley der er modtaget (elite smiley bedst) 1.19 Oplys link til gældende godkendelses/smiley rapport.

19 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 19 Det er et mindstekrav at seneste opdaterede version af godkendelses/smiley rapport i hele kontraktperioden kan findes via dette link. Det tillades dog at placering ændres, i så fald skal nyt link fremsendes. TIDSPLAN 1.20 Angiv tidsplan for gennemførslen af den planlagte rute Eventuelt supplerende oplysninger Dato Firmanavn Tilbudsgiver Underskrift Evt. stempel

20 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 20 Bilag 2 Tro og love erklæring om forfalden gæld til det offentlige og om udbudsdirektivets art Virksomhedens forhold Nærværende erklæring afgives på vegne af: Virksomheden: CVR-nummer.: [Virksomhedens navn] [CVR-nr.] 2. Oplysning om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Ved gæld til det offentlige forstås, jf. "Lovbekendtgørelse nr. 336 af om begrænsning af skyldnerens muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love", forfalden gæld hidrørende fra ikke-betalte skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor Tilbudsgiveren er etableret. Det erklæres hermed, at virksomhedens ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet udgør: Kr.: [Beløb] 3. Supplerende oplysninger ved gæld over kr Der er stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kr (sæt X): Ja Nej Dokumentation herfor er vedlagt erklæringen som bilag [indsæt]. Der er den [dato] indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning, og denne ordning er overholdt på tilbudstidspunktet (sæt X): Ja Nej Dokumentation herfor er vedlagt erklæringen, som bilag [indsæt]. 4. Udbudsdirektivets art. 45 i øvrigt

21 Transport af fødevarer til Sygehus Lillebælt 21 Det erklæres herved, at virksomheden ikke i øvrigt befinder sig under omstændigheder som beskrevet i udbudsdirektivets art. 45, stk. 1, og stk. 2, litra a, b og c, hvilket vil sige: at at at at der ikke er afsagt en endelig dom om a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA, b) bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA, c) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser og d) hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge; virksomhedens bo ikke er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning; virksomhedens bo ikke er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning; og virksomheden ikke ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. 5. Underskriftsforhold Erklæringen afgives på vegne af virksomheden af nedenstående person, som med sin underskrift 1. bekræfter at være bemyndiget til at afgive erklæringen; 2. på tro og love bekræfter korrektheden af oplysningerne i erklæringen; og 3. giver samtykke til, at Ordregiver må kontrollere oplysningerne i erklæringen hos de relevante myndigheder Dato Firmanavn Tilbudsgiver CVR-nummer Navn og titel på underskriver Underskrift Evt. stempel

22 Sagsnr. 08/18222 Transport af fødevarer til Sydvestjysk Sygehus 22 Bilag 3 Tilbudsgivers egenkontrolprogram Tilbudsgivers egenkontrolprogram bedes vedlagt som Bilag 3.

23 Sagsnr. 08/18222 Transport af fødevarer til Sydvestjysk Sygehus 23 Bilag 4 E-handel Vejledning til elektronisk samhandel ønsker at tænke elektronisk handel (e-handel) og NemHandel ind i måden, vi samarbejder med vores leverandører på. Følgende gælder derfor: understøtter hele indkøbsprocessen elektronisk (via NemHandel). anvender for tiden det elektroniske indkøbssystem, ILS. benytter fælles overordnede standarder for e-handel. tager således afsæt i nationale standarder og i sikker udveksling af e-handels dokumenter, hvilket fører til procesbesparelser for både og regionens leverandører samarbejder med sine leverandører om udveksling af elektroniske dokumenter, herunder ordre, faktura og ordrebekræftelse Øget overensstemmelse mellem s og leverandørernes stamdata skaber gevinster gennem en mere effektiv indkøbsstyring. Der skabes således mulighed for bedre dokumentation, bedre overblik og større synliggørelse af hele indkøbsflowet. Såfremt der mellem og en leverandør er indgået en skriftlig aftale, herunder en rammeaftale, om levering af varer og/eller tjenesteydelser, gælder kravene i nærværende dokument, for så vidt angår det pågældende aftaleforhold, alene i den udstrækning, disse krav ikke strider mod den indgående skriftlige aftale. Krav i nærværende vejledning, som udspringer af ufravigelig lovgivning, kan dog ikke fraviges. stiller følgende krav til sine leverandører: Ordre: Ordrer på levering af ønskede produkter/serviceydelser afgives elektronisk via NemHandel Der kan i en periode, indtil leverandøren er klar til NemHandel, sendes ordrer via fax og . Kontakt gerne i med henblik på at blive opsat til NemHandel ( indkob@rsyd.dk) Ordrer vil indeholde information om den ønskede vare/serviceydelse, samt angivelse af den ønskede mængde, leveringstidspunkt, leveringssted og andre relevante ordredata. Følgesedler og lignende forsendelsespapirer skal leveres i papirformat ved levering af produkterne. Faktura/kreditnota:

24 Sagsnr. 08/18222 Transport af fødevarer til Sydvestjysk Sygehus 24 Leverandøren skal udstede elektroniske fakturaer (og kreditnotaer), i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning om offentlige betalinger, ved anvendelse af NemHandels-standarden. Da lovgivningen alene omfatter danske leverandører, henstilles der til, at leverandører, der fakturerer fra udlandet, på samme måde fakturerer (og fremsender kreditnotaer) elektronisk via en PEPPOL-Ordregiver, når forventeligt i løbet af 2014 opnår mulighed for at modtage fakturaer og kreditnotaer via PEPPOL-Ordregivere. Såfremt der sker ændringer i ovennævnte lovgivning, eller der i øvrigt sker ændringer i anvisninger eller anbefalinger for anvendelse og/eller behandling af elektroniske handelsdokumenter for offentlige myndigheder, er leverandøren forpligtet til at acceptere ændrede krav som følge af sådanne ændringer. Den elektroniske faktura/kreditnota sendes til, som herefter behandler og/eller betaler den elektronisk. På fakturaen/kreditnotaen skal bl.a. være påført s ordrenummer., rekvirentnummer og -navn, og ikke mindst det korrekte EAN-/GLN-nummer (Endpoint). Bemærk at der i det konkrete aftaleforhold mellem og leverandøren kan være aftalt yderligere vedrørende indholdet af fakturaen/kreditnotaen. Af hensyn til ordre-/fakturamatch stilles der krav om, at der kun udstedes én faktura pr. ordre. Der kan udstedes flere fakturaer pr. ordre, såfremt ordren leveres delvis, f.eks. i forbindelse med restordreleverancer. Yderligere information: Har du behov for yderligere information? Information om Kontaktpunkt Telefonnummer Har du behov for information vedr. dataudveksling og opsætning af NemHandel? Vibeke Jensen Sine Carlsson indkob@rsyd.dk Har du spørgsmål vedr. Fakturastatus? s hotline rfhotline@rsyd.dk

25 Sagsnr. 08/18222 Transport af fødevarer til Sydvestjysk Sygehus 25 Bilag 5 Fotos af blå kasser, tralle, transport køleskab og sæt med tralle og 4 kasser Blå kasser (60,6x40,6x26,4 cm) Tralle (60,6x40,6x26,4 cm)

26 Sagsnr. 08/18222 Transport af fødevarer til Sydvestjysk Sygehus 26 Transportkøleskab (50b *80d*120h cm) Sæt med tralle og 4 kasser (traller og 4 kasser ovenpå, højde 140cm)