Kim M. Buddig Jendig bestyrelsesmedlem (KJ)

Transkript

1 Glostrup, den 8. december 2015 Referat Den 1. december 2015 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl Søborg Deltagere: Erik Andersen formand (EA) Birgith Hansen næstformand (BH) Afbud Dorte Pihl Madsen bestyrelsesmedlem (DPM) Birgit K. Nielsen bestyrelsesmedlem (BN) Henrik Segato bestyrelsesmedlem (HS Gunnar Christensen bestyrelsesmedlem (GC) Kim M. Buddig Jendig bestyrelsesmedlem (KJ) Per Nielsen bestyrelsesmedlem (PN) Kurt Kristensen bestyrelsesmedlem (KK) Lars Hansen bestyrelsesmedlem (LH) Per Nygaard bestyrelsesmedlem (PEN) Lone Lund-Rasmussen administrerende direktør Afbud Dennis Schultz driftschef Dagsorden: 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde 2. Revisionsprotokol 3. Arbejdskalender 2016 (bilag 1) 4. Gladsaxe Kommunes godkendelse af regnskaberne 2013/14 (bilag 2) 5. Murbindere (status) 6. Status erhvervslejemål 7. Regler for udlejning af erhvervslejemål 8. Udlejningssituation (bilag 3) 9. Udlejningsaftale (bilag 4) 10. Orientering om Kildevængets Børneinstitution 11. Status på byggesagen Mørkhøjvænge (bilag 5) 12. Status på varmeanlæg og LAR i Kildevænget 13. Politik for investering af likvide midler 14. Konvertering af forbedringslån, Kildevænget 15. Status for kollektiv råderetssager (bilag 6, 7, 8 og 9) 1

2 16. Samarbejdsaftale - Optimering af varmeanlæg 17. Generel drøftelse af holdningen til skimmelsager 18. Orientering fra administrationen 19. Effektivisering af driften 20. Tidsplan for regnskaberne 21. Status for budgetterne i Højebo, Ved Stadion og Mørkhøjvænge 22. Bestyrelsesansvarsforsikring 23. Nyt fra afdelingerne 24. Lukket punkt (bilag 10) 25. Eventuelt Lone Lund-Rasmussen orienterede om, at Dennis Schultz havde opsagt sin stilling i FA Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. at referatet godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Revisionsprotokol Der er ikke kommet yderligere revisionsmateriale siden regnskaberne. at oplysningerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 2

3 3. Arbejdskalender 2016 Udkast til arbejdskalender for 2016 vedlægges som (bilag 1). Det skal drøftes, om der skal planlægges yderligere organisationsbestyrelsesmøder. at organisationsbestyrelsen godkender arbejdskalenderen. Organisationsbestyrelsen godkendte arbejdskalenderen efter rettelser. Den reviderede arbejdskalender udsendes sammen med dette referat. 4. Gladsaxe Kommunes godkendelse af regnskaberne 2013/14 Gladsaxe Kommune har taget boligselskabets regnskab til efterretning med bemærkninger vedrørende Mørkhøjvænge og Marielyst (bilag 2). at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysninger til efterretning. 5. Murbindere (status) Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015 pkt. 4. Jakob Eller fra Holmsgaard er i gang med at få et overblik over afdelingerne via oplysninger, der kan trækkes digitalt hos Gladsaxe Kommune, herunder med en supplerende snak med ejendomsmestrene. På baggrund af de indhentede informationer forventer Jakob at komme med et mere detaljeret oplæg til undersøgelserne og et mere præcist prisoverslag medio november. 3

4 Det vurderes, at det ikke vil være relevant at udføre de indledende termografi undersøgelser før der er dage med frost, formentlig i januar 2016, og derefter hultagninger i facaden hvor det er nødvendigt til foråret. Administrationen har ved dagsordenens udsendelse ikke modtaget et prisoverslag fra rådgiveren. at organisationsbestyrelsen tager oplysninger til efterretning. Da prisoverslag endnu ikke er modtaget, besluttede organisationsbestyrelsen at punktet skal med på næste møde. 6. Status erhvervslejemål Afd. 4, Marielyst Kiosk, har opsagt sit lejemål den , opsigelsesvarsel er lb.måned + 6 måneder. Der er en interesseret lejer. Afventer endelig afklaring Tips og Trav Cafeen er udlejet til ny lejer pr Vietnamesisk Restaurant, lejemålet er overdraget til ny lejer pr Afd. 5, Kildevænget M. H. Group ApS vil overdrage lejemålet til ny lejer pr Afventer endelig afklaring. at organisationsbestyrelsen tager oplysninger til efterretning Kildevænget er afklaret og lejemålet er udlejet pr. 1. december Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 4

5 7. Regler for udlejning af erhvervslejemål Sagen har sidst været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 4. december 2013 pkt. 15. De nuværende retningslinjer for udlejning af erhvervslejemål i GAA er vedtaget på organisationsbestyrelsesmødet den 4. december 2013 pkt. 15. Her blev der redegjort for, at der ved udlejning af erhvervslejemål skal lægges vægt på, hvad markedslejen er for området, men samtidig at dette er et vanskeligt begreb, og at det er ikke entydigt. Administrationen vil derfor være i løbende i kontakt med forskellige lokale ejendomsmæglere. Da det til tider er vanskeligt at udleje erhvervslejemålene, vil der være behov for hurtige beslutninger, når der er en interesseret lejer. Det blev derfor besluttet: at formanden for organisationsbestyrelsen sammen med formanden for den pågældende afdeling får mandat til at træffe de nødvendige beslutninger vedrørende udlejning af erhvervslejemål. at beslutningerne vil blive fremlagt til efterretning på det efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde. at såfremt organisationsbestyrelses- og afdelingsformanden ikke er enige i beslutningerne, skal sagerne forelægges organisationsbestyrelsen. Det er således formanden for organisationsbestyrelsen og den pågældende formand for afdelingsbestyrelsen, der træffer beslutning om branche og huslejens størrelse. Administrationen vil på mødet redegøre for det regelsæt i lovgivningen, der er gældende for udlejning af erhvervslejemål. at organisationsbestyrelsen drøfter retningslinjerne og beslutter eventuelle ændringer. Lone Lund-Rasmussen redegjorde for, at det faktisk var godt for administrationen, at forelægge erhvervsudlejningen til begge formænd som skitseret i forretningsordenen, 5

6 både vedrørende hvilken branche administrationen må udleje til og til hvilken pris. Det er f.eks. vigtigt at have lokalkendskabet, når en branche skal godkendes. For så vidt angår m 2 -prisen på erhvervslejemål vil disse være præget af samfundskonjunkturer på udlejningstidspunktet og vil derfor ikke være ens. Man kan ikke hæve lejen ud over den aftalte regulering, med mindre lejen er væsentlig mindre end et tilsvarende lejemål. Det er derfor vigtigt, at administrationen ved nyudlejning skønner om m 2 -prisen er markedsprisen på det pågældende tidspunkt. Da m 2 -prisen beror på et skøn, finder administrationen det er en god fremgangsmåde at prisen forelægges de to formænd. Det, der er vigtigt for administrationen, er at formændene svarer hurtigt tilbage. Administrationens sagsbehandling vil blive bedre, såfremt lejemålene blev opmålt og tegnet op. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning og besluttede, at de den 4. december 2013 vedtagne retningslinjer fortsat skal gælde. 8. Udlejningssituation Det kan oplyses, at der ikke er udlejningsvanskeligheder. Som udgangspunkt udlejes størstedelen af boligerne allerede efter 1. tilbudsrunde. Nedenstående vises en statistik for alle boliger i GAA, der er sendt i tilbud i perioden 1/1-27/ og hvordan fordelingen af antal af tilbudsrunder har været. Tilbudsrunder Antal Udlejning efter 1. tilbudsrunde 96 Udlejning efter 2. tilbudsrunde 23 Fortrinsvis Rundgården samt stuelejligheder Solnavej Udlejning efter 3. tilbudsrunde 3 Rundgården og Søborg Parkallé Fraflytningsstatistik for perioden 1. januar oktober 2015 vedlægges som (bilag 3). at orienteringen tages til efterretning. 6

7 Lone Lund-Rasmussen oplyste, at der bliver sendt 15 tilbud ud pr. gang. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 9. Udlejningsaftale, fleksibel Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015 pkt. 7. På styringsdialogmødet den 18. maj 2015 blev det aftalt, at den nuværende aftale om fleksibel udlejning af boliger i GAA, der er forlænget med 1 år til udløb den 31. december 2015, skal opdateres med henblik på at: Gøre den let tilgængelig for boligsøgende, Vurdere muligheden for at øge kommunens anvisning af små boliger til unge Inddrage Bakkelys ønske om særlig fortrinsret til særlige boliger. På organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015 blev det besluttet at administrationen skulle udarbejde et udkast til en fleksibel udlejningsaftale efter de retningslinjer der blev vedtaget på mødet, og at dette skulle godkendes af Erik Andersen inden det sendes til kommunen. Udkast til ny fleksibel udlejningsaftale er efter godkendelse af Erik Andersen fremsendt til Gladsaxe Kommune den 23. september Udkast til Fleksibel udlejningsaftale er vedlagt som (bilag 4). at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Vi forventer at høre fra kommunen medio december. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7

8 10. Orientering om Kildevængets Børneinstitution GAA og Gladsaxe kommune har underskrevet skødet digitalt. Sagen behandles manuelt af tinglysningskontoret. Gladsaxe Kommune har sendt købsaftalen til SKAT, der skal godkende denne forinden endelig tinglysning kan finde sted. Administrationen har meddelt LBF, at afdelingen er solgt, samt at netto provenuet vil tilgå dispositionsfonden. at orienteringen tages til efterretning Kommunen har oplyst, at SKAT er rykket. Der rykkes igen medio december. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11. Status på byggesagen Mørkhøjvænge Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015, pkt. 9. Ventilationen er færdig. Anlægget er blevet indreguleret. Anlægget skal køre 4 uger driftssikkert, før vi accepterer den endelige aflevering. Der er afleveret et teknisk byggeregnskab fra rådgiveren og administrationen har udarbejdet det endelige byggeregnskab og fremsendt dette til revisor den 10. november Administrationen vil med baggrund i det revisorpåtegnede byggeregnskab hjemtage lånetilbud fra Realkredit Danmark, jf. indgået aftale om byggelån. Lånet underskrives af de i GAA tegningsberettigede efter organisationsbestyrelsens godkendelse af byggeregnskabet. Byggeregnskabet vedlægges som (bilag 5). 8

9 at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet og at administrationen ved revisors anmærkningsfri revisionspåtegning hjemtager lån og LBFmidler. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. På næste møde skal den endelige finansiering af byggesagen forelægges til godkendelse. 12. Status på varmeanlæg og LAR i Kildevænget A - Varmeanlæg Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015 pkt. 11 A. Afleveringsdatoen er flyttet fra 1. oktober til medio oktober, fordi der var flere fejl omkring isoleringsarbejdet. Bortset fra isoleringsarbejdet har alt øvrigt arbejde kørt planmæssigt. Administrationen udarbejder byggeregnskab der fremsendes til revisor. Med baggrund i det revisorpåtegnede byggeregnskab hjemtages lånetilbud fra Realkredit Danmark. Lånet underskrives af de i GAA tegningsberettigede efter organisationsbestyrelsens godkendelse af byggeregnskabet. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og bemyndiger organisationsbestyrelsens formand og næstformand til at godkende byggeregnskabet, samt at de kan underskrive lånet. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. 9

10 B - LAR projekt Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015 pkt. 11 B. Administrationen afventer udvalgets godkendelse af Rammekontrakt vedr. drift og vedligeholdelse af LAR anlæg på Kildevænget og tilbagemelding på det fremsendte udkast til deklaration Kildevænget. Gravearbejdet er begyndt. Følgegruppen har være indkaldt og er blevet opdateret med LAR projektets fremdrift. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Erik Andersen oplyste, at der stadig er et par spørgsmål til rammeaftalen før der kan tages endelig stilling til denne. Ligeledes er der enkelte forhold i deklarationen, der skal ændres. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 13. Politik for investering af likvide midler Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015 pkt. 12. På mødet besluttede organisationsbestyrelsen, at der investeres maksimum kr. 15 millioner i obligationer med en løbetid på 2-3 år og at selskabets likviditet herefter opgøres på ny med henblik på at vurdere, om der skal investeres yderligere. Administrationen har foreløbig aflyst byggelånet på renoveringssagen i Mørkhøjvænge, således at den frie likviditet bruges til at finansiere denne ind til der bliver optaget lån til den endelige finansiering. 10

11 Når lånet er optaget vil administrationen opgøre den samlede likviditet og lave en indstilling om der skal investeres mere end de godkendte kr. 15 millioner. at organisationsbestyrelsen afventer den endelige opgørelse over de frie midler inden størrelsen af investeringen aftales. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. Punktet medtages på næste møde. 14. Konvertering af forbedringslån, Kildevænget Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015 pkt. 13. På organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015 blev det oplyst, at lån 2 med en hovedstol på kr ved omlægning vil give en besparelse på i alt kr Bestyrelsen besluttede, at administrationen skulle hjemtage lånetilbud på omlægning af lån 2 - lån til udskiftning af forsyningsrør og at lånet kunne konverteres, hvis der er en besparelse på ca. kr årligt. Administrationen har den 8. september 2015 modtaget en låneberegning fra Realkredit Danmark, der viser at den årlige besparelse vil udgøre kr i restløbetiden på 5 år og 4 måneder. På baggrund af de vedtagne retningslinjer for konvertering af lån i GAA, vil ovenstående lån ikke blive konverteret. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11

12 15. Status for kollektiv råderetssager Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015 pkt. 13. Organisationsbestyrelsen bemyndigede på mødet den 24. februar 2015 de tegningsberettigede i GAA til at godkende og underskrive lånetilbud fra Realkredit Danmark til endelig finansiering af de pr. 31. december 2014 afsluttede råderetssager i GAA, når disse foreligger. På organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015 godkendte organisationsbestyrelsen byggeregnskaber for råderetssager i afdeling Højebo, Marielyst, Kildevænget og Mørkhøjvænge, med bemærkning om at administrationen i referatet skulle redegøre for hvorfor gennemsnitsprisen pr. køkken i Højebo er kr , idet der er fastlagt en grænse pr. køkken på kr Administrationen har i referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015 pkt. 13 redegjort for ovenstående og konstateret, at der i byggeregnskabet var medtaget nogle gamle køkkensager fra KABs tid. Administrationen har yderligere konstateret at dette også gør sig gældende for Mørkhøjvænge. Administrationen har revideret byggeregnskaberne for råderetssager i afdeling Højebo, Marielyst, Kildevænget og Mørkhøjvænge, således at der er taget højde for ovenstående og de endelige finansieringsomkostninger til Realkredit Danmark. Byggeregnskaberne vedlægges som (bilag 6, 7, 8 og 9). Der er ikke i lovgivningen krav om, at revisor skal godkende/revidere regnskaberne. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender de reviderede byggeregnskaber. 12

13 Erik Andersen henstillede, at administrationen ved fremtidige råderetssager overholder beløbsstørrelsen og de rammer organisationsbestyrelsen har besluttet. Med denne henstilling godkendte organisationsbestyrelsen byggeregnskaberne. 16. Samarbejdsaftale - optimering af varmeanlæg Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015 pkt. 17. I afdeling Marielyst er arbejdet med at få kortlagt hele varmefladen ved at være færdig. På baggrund af kortlægningen vil der blive lavet en oversigt over de muligheder vi har for, at optimere anlægget med henblik på bedre afkøling og generel drift. Driftschef og ejendomsmester er nu i samarbejde med AI-gruppen i gang med at planlægge forløbet for Mørkhøjvænge og Ved Stadion for optimering af varmeanlæggene. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Generel drøftelse af holdningen til skimmelsager På organisationsbestyrelsesmødet 24. februar 2015 blev det besluttet, at organisationsbestyrelsen skal have et fast punkt på dagsordenen, hvor der skal drøftes nye ideer til bekæmpelse af skimmelsvamp. Beboerne i GAA har alle (undtaget Bondehaven og Bakkely) fået udsendt en orienteringsskrivelse om "flise kampagnen. 13

14 Klima kort med tilhørende vejledning er omdelt til alle beboere i GAA den 28. september at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning og drøfter eventuelle nye tiltag. Organisationsbestyrelsen drøftede om der var nye tiltag, der kunne iværksættes. Det blev bl.a. drøftet, om man kunne give individuelle beskeder til beboerne i udsat beliggende lejligheder, som f.eks. stue- og gavllejligheder. Ligeledes blev det drøftet, om der med fordel kunne indføres sundhedstjek i samtlige afdelinger. Ved sundhedstjek får ejendomsmesteren et indblik i lejlighedernes stand, herunder om der er begyndende skimmelsvamp. Han kan ved besøget også forklare beboerne, hvordan de skal opvarme og behandle begyndende skimmelsvamp. Organisationsbestyrelsen besluttede, at administrationen til næste møde skal udarbejde et oplæg om sundhedstjek. Kim M. Buddig Jendig anmodede oplyst om ejendomsmestrene var påbegyndt udskiftning af løse fliser. Det blev aftalt, at der på næste møde skal være en tilbagemelding om dette. 18. Orientering fra administrationen I FA09 er der blevet ansat en ny økonomichef Rasmus Nielsen. Kopiering og porto På bestyrelsesmødet i FA09 den 25. juni 2015 blev der spurgt til hvilke forsendelser der er inkluderet i grundgebyret og hvilke der skulle betales ekstra for jf. ydelseskatalogets prisliste. Det blev på mødet præciseret at, FA09 alene udsender budget/regnskab samt dagsorden til afdelingsmøderne. Forslag og øvrige dokumenter skal den enkelte afdeling betale for kopieringen af. Det samme gør sig gældende såfremt en organisation eller afdelingsbestyrelse vil have udsendt materialet i papir og med post. 14

15 Spørgsmål om fremsendelse af organisationsbestyrelsens materiale pr. post vil blive taget op i FA09s bestyrelse. Strategiseminar FA09 afholder strategiseminar den 24. januar 2016, hvor alle formænd fra medlemsorganisationerne deltager. Seminaret skal udmønte sig i et nyt strategi- og målsætningsprogram for , der skal forlægges for FA09s repræsentantskab. DONG Administrationen har modtaget en del henvendelser fra DONG vedrørende Nye betingelser og ny pris for din el-stikledningsaftale. Administrationen har set nærmere på dette og har konstateret, at flere af GAAs beboere har lavet en aftale med DONG om at de har fået overdraget stikledninger, hvilket har udløst en betaling til DONG via et abonnement. Dette er imidlertid en fejl da afdelingen betaler for samme abonnement og DONG har derfor fået dobbelt betaling for dette. DONG har lovet at rydde op i dette og tilbagebetale det fejlopkrævede beløb til beboerne. Kursusportal For at skabe mere målrettede kurser for bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i boligorganisationerne, har FA09 sammen med andre boligorganisationer indgået et samarbejde med Erhvervsskolen CPH West, om en fælles kursusportal. Den fælles kursusportal har til formål, at arrangere korte og relevante kurser der primært afholdes lokalt, i fx Gladsaxe, hvilket skal tilsigte at få så mange deltagere med som muligt. Oplysning og vejledning i brugen af kursusportalen, vil blive fremsendt til de respektive boligorganisationer og afdelingsbestyrelsesformænd når dette foreligger fra CPH WEST. Kursusportalen kan ses her: 15

16 De Gamles By FA09 har i licitation vundet administrationen af De Gamles By. Administrationen overtages 1. januar De Gamles By er hidtil blevet administreret af KAB. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Effektivisering af driften Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015 pkt. 23. Med baggrund i Kim M. Buddig Jendigs mail af 14. juli 2015 vedrørende effektivisering af driften og dermed besparelser for beboerne i GAA besluttede organisationsbestyrelsen at punktet skulle tages op på december mødet, hvor administrationen skal fremlægge en proces for, hvordan man kan komme videre med effektivisering af driften. Administrationen har den 28. september 2015 deltaget i Almen Nets konference om effektiv drift i almene boligafdelinger for topledelsen, der var planlagt i samarbejde med Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. Konferencen havde fokus på organisering, ledelse og forandringsprocesser og gennemgik de vigtigste pointer i de 7 kapitler i En innovativ vej til effektiv drift, der omfatter nedenstående kapitler: 1. Driftsmodeller og organisering 2. Ledelse 3. Procesvejledning 4. Beboertilfredshed 5. Nøgletal og benchmarking 6. Indkøb og udbud 7. Resultater af forsøg 16

17 Der kan læses mere om projektet via dette link: Efter at have deltaget i konferencen er det administrationens anbefaling, at der afholdes en GAA dag med temaet effektivisering af driften. Det kan anbefales at der gøres brug af en af de konsulenter, der har været med til at udarbejde de 7 kapitler, da de kan fortælle om de erfaringer andre boligorganisationer og de selv har fået gennem de cases der allerede er gennemført. De vil også kunne give gode råd til hvordan man med udgangspunkt i Almen Nets vejledninger kan komme videre med effektivisering af driften i GAA. at organisationsbestyrelsen drøfter om der skal afholdes en GAA dag med temaet effektivisering af driften og om der skal nedsættes et udvalg der sammen med FA09 planlægger dagen. Organisationsbestyrelsen godkendte emnet effektiv drift til GAA-dagen. Det er vigtigt, hvis man vil lave forandringer, at alle er med på, hvad forandringerne kommer til at betyde, både for afdelingerne og for de ansatte. Det besluttedes at nedsætte et udvalg, der skal forberede dagen. Udvalget består af Erik Andersen, Kim M. Buddig Jendig, Kurt Kristensen og Per Nielsen. Udvalget fik bemyndigelse til at fastsætte deltagerkredsen. Lone Lund-Rasmussen sørger for, at der bliver indkaldt til møde i januar Tidsplan for regnskaber I henhold til den godkendte forretningsgang vedrørende regnskaber fremsendes disse i udkast senest 15. december 2015 til afdelingsbestyrelserne. Der er svarfrist 15. januar Foreningens regnskab fremsendes i udkast senest 11. januar 2016 til formanden for organisationsbestyrelsen. Der er svarfrist 21. januar

18 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen besluttede, at revisor i forbindelse med revisionen af regnskaberne skal have fokus på attestationsreglerne og deres anvendelse. 21. Status for budgetterne i Højebo, Ved stadion og Mørkhøjvænge Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 1. september 2015 pkt. 22 og på den elektroniske dagsorden den 21. oktober 2015 pkt. 1. Der er ved dagsordenens udsendelse 7 ud af 11 mulige der har svaret og alle har godkendt den af formanden og administrationen nedenstående indstilling: at de af afdelingsbestyrelserne godkendte reviderede budgetter forelægges til godkendelse på ekstraordinære afdelingsmøder i afdeling Højebo, Ved Stadion og Mørkhøjvænge. Driftschefen vil derfor hurtigst muligt indkalde de tre afdelinger til ekstraordinære afdelingsmøder, så de reviderede budgetter kan forelægges til godkendelse i afdelingerne. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22. Bestyrelsesansvarsforsikring FA09 har den 29. oktober 2015 modtaget henvendelse fra GAAs forsikringsmægler vedrørende forlængelse af GAAs bestyrelsesansvarsforsikring, da den kun er tegnet 18

19 for et år ad gangen. Willis har indhentet et fornyelsestilbud fra Navigators, der har tilbudt at forlænge forsikringen til uændret præmie + indeks svarende til ca. 2%. Dette svarer til en forsikringspræmie for 2016 på kr kr. inklusiv mæglersalær. Hvis bestyrelsen ønsker at forlænge aftalen, skal dette meddeles Willis senest den 29. november GAA har efter indtræden i FA09 mulighed for at blive dækket via FA09s forsikringsprogram hos HDI Gerling. Forsikringsdækningen indgår i administrationshonoraret for medlemmer af FA09. Da forsikringsbetingelserne ikke er helt ens, har FA09 bedt deres mægler H. Holman & Co A/S om at beskrive forskellene, så det kan danne et beslutningsgrundlag for organisationsbestyrelsen i GAA. Nedenstående er mæglerens beskrivelse af forskellene: Det er meget identiske forsikringer med samme grunddækning, men hvor FA09- dækningen er begrænset til kr. 5 mio. pr. år og således ikke har overdækning på omkostningssiden (25% af summen hos GAA). FA09 s police dækker ud over direktions- og bestyrelsesansvar også ansvaret som administratorer og dermed ansvar for fejlberegninger/fejlopkrævninger over for beboerne, som medfører tab og endelig også byggesagsadministration, herunder bygherrerådgivning og byggesagsstyring. GAA har ingen selvrisiko, hvor der på FA09 er en selvrisiko på kr for professionelt ansvar, kr ved direktions- og bestyrelsesansvar og kr ved byggesagsrådgivning og byggesagsstyring. Endelig dækker FA09 kun i Danmark og GAA i hele verden. at organisationsbestyrelsen på formødet drøfter og beslutter, om man fortsat skal have egen bestyrelsesansvarsforsikring gennem Willis, og dermed forlænge aftalen hos Navigators, eller lade sig forsikre gennem FA09s forsikringsprogram hos HDI Gerling. 19

20 Organisationsbestyrelsen har truffet beslutning om, at man fastholder egen bestyrelsesansvarsforsikring. 23. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo Den nye bestyrelse er kommet rigtigt godt i gang. Formanden/bestyrelsen har til foråret allerede igangsat et projekt med beboerne, som formanden/bestyrelsen kalder "store så-dag" Her skal børn og voksne forskønne gården med blomster og busketter. Bestyrelsen har sat sig et mål om at løfte afdelingen visuelt og vedligeholdelsesmæssigt, så både børn og voksne oplever afdelingen Højebo som et godt sted at bo. Afd. 2, Ved Stadion Bestyrelsen har besluttet at etablere en parkeringskontrol i samarbejde med Bluepark Danmark a/s. Afdelingen oplever desværre hyppigere, at beboerne og gæsterne til beboerne ikke respekterer de afmærkede parkeringsbåse. Bestyrelsen vil gøre deres beslutning klar til næste afdelingsmøde, hvor de forventer at beboerne stemmer JA til deres forslag om parkeringskontrol. Afd. 3, Bakkely Ingen nye opgaver. Afd. 4, Marielyst Afdelingen har haft problemer med, at beboerne bare stillede deres trailer på parkeringsområderne eller på vejen. Afdelingen har nu fået etableret en trailerplads, hvor beboerne kan placere deres trailer. Vi har ligeledes haft problemer med beboere, der parkerede deres bil i den side af vejen, hvor der er parkering forbudt. Ejendomskonto- 20

21 ret har aftalt med politiet, at første gang vi ser en ulovlig parkeret bil så ringer vi til politiet, som herefter kontakter den pågældende bilejer. Hvis det sker igen for den samme bilejer, får bilejeren en parkeringsbøde uden yderligere varsel. Bestyrelsen har drøftet om der skulle hegn omkring afdelingens lille sø. Drøftelsen har taget afsæt i det sikkerhedsmæssige omkring risiko for drukneulykker, hvis små børn leger ved søen. Bestyrelsen er blevet enig om, at søen ikke er mere risikofyldt end Gladsaxe Vej som ligger lige op ad søen. Afdelingen har derfor valgt at sætte blomster og små busketter i stedet for et 1,80 meter højt hegn. Bestyrelsen har valgt at indgå i et samarbejde med Kommunen omkring opsætning af ladestander til Elbiler. Hvis afdelingen har strøm nok til standeren, vil ordningen og etableringen ikke koste afdelingen noget. Afdelingen skal bare anvise en egnet plads, hvor standeren skal stå. Status om LAR: Marielyst vil blive brugt som "forsøgsområde" i den kommende snesæson. Det betyder, at Kommunen vil hjælpe med indkøb af flydende tømiddel og materiel til bekæmpelse af sne og is. Hele snesæsonen vil undervejs blive analyseret. Projektet vil blive evalueret efter sæsonen. Afd. 5, Kildevænget Ejendomskontoret arbejder stadig på LAR projektet og varmeoptimeringsprojektet. Bestyrelsen har ligesom Marielyst fået et tilbud om, at indgå i et samarbejde med Kommunen omkring opsætning af ladestander til Elbiler. Hvis afdelingen har strøm nok til standeren, vil ordningen og etableringen ikke koste afdelingen noget. Afdelingen skal bare anvise en egnet plads hvor standeren skal stå. Brunata arbejder stadig på at få kortlagt de fejl som blev konstateret ved sidste aflæsning og afregning af varme i Kildevænget. Det blev tidligere aftalt med Brunata, at administrationen ville modtage et differenceregnskab senest den 12. oktober Administrationen har ikke modtaget differenceregnskabet endnu og har derfor rykket Brunata. Afd. 6, Mørkhøjvænge Bestyrelsen har valgt at opsige deres aftale med Q park parkeringskontrol og indgå et nyt samarbejde med Bluepark parkeringskontrol. 21

22 Afd. 7, Kildevængets Børneinstitution Der henvises til pkt. 10. Afd. 8, Bondehavevej Intet nyt. at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen anmodede om, at der på næste møde blev orienteret om status på Brunata sagen i Kildevænget. Det blev på mødet oplyst, at Gladsaxe kommune og driften på et møde den 8. oktober 2015 havde indgået en samarbejdsaftale i forbindelse med den ekstraudgift til saltning og maskiner afdeling Marielyst er blevet pålagt af Gladsaxe Kommune efter etablering af LAR anlægget. Disse udgifter beløber sig i vintermånederne til ca kr., hvoraf kommunen vil betale halvdelen, mod kommunen samtidig anvender GAA Marielyst som demonstrationsprojekt. Erfaringerne med alternativ bekæmpelse, hvad angår brugbart materiel og tømiddel, er få. Synspunktet, at den alternative bekæmpelse på længere sigt vil være en fordel for afdelingen (ingen rustangreb på bilerne og mindre nedbrud af fliser m.m.) blev fremført af en mødedeltager. Ved fremlæggelsen af forslaget på afdelingsmødet i Marielyst om indførelse af LAR, blev beboerne oplyst om, at det ville være udgiftsneutralt for beboerne at få LAR i afdelingen. Beboerne blev ikke af hverken Orbicon, Nordvand eller Gladsaxe Kommune orienteret om de ekstraudgifter beboerne efterfølgende ville blive pålagt til udskiftning af græsslåmaskiner, ekstraudgifter ved anvendelse af andet tømiddel og maskiner til det nye tømiddel. 22

23 Organisationsbestyrelsen besluttede, at Gladsaxe Kommune skal orienteres om, at organisationsbestyrelsen er utilfreds med, at kommunen fortiede oplysninger om de efterfølgende ekstra udgifter over for beboerne på afdelingsmødet, hvor beboerne skulle tage stilling til etablering af LAR. 24. Lukket punkt (bilag 10). 25. Eventuelt Næste ordinære møde er mandag den 22. februar 2016 kl Der holdes formøde onsdag den 17. februar