Ny forening på vej? Sådan kommer I i gang

Transkript

1 Ny forening på vej? Sådan kommer I i gang

2 Er I på vej til at oprette en ny folkeoplysende forening i Randers Kommune, kan I følge arbejdsmodellen her. Det er ikke et krav, blot en hjælp. Denne vejledning bliver løbende justeret, find altid den nyeste udgave på Se under Kultur og fritid - foreninger. Indledende opgaver Find flere interesserede til en arbejdsgruppe Kontakt eventuelt et hovedforbund om samarbejde om opstart af jeres forening. Et typisk hovedforbund er organiseret under enten DIF, DFIF, DGI, DUF. Tag kontakt til en tilsvarende forening og hør om deres erfaringer med opstart Find lokale til kommende møder/aktiviteter i foreningen For at skabe konsensus i arbejdsgruppen og for at kunne præsentere idéen for andre laver arbejdsgruppen en overordnet foreningsbeskrivelse : - hvilke aktiviteter skal foreningen tilbyde - aktiviteteshyppighed - i hvilke lokaler/anlæg ønsker foreningen at høre hjemme - foreningens målgruppe - forventede antal medlemmer - udkast til budget - hvilke instruktører/trænere er der brug for - hvilket hovedforbund vil foreningen tilhøre - forslag til politikker, som foreningen senere vil udarbejde - forventede arbejdsgrupper i foreningen Skriv udkast til vedtægter Send udkast til vedtægter ind til Kultur- og fritidsafdelingen og få en foreløbig vurdering af vedtægterne. Vedlæg gerne den overordnede beskrivelse af foreningen. Forbered stiftende generalforsamling Aftal dato, mødelokale og dagsorden Fordel praktiske opgaver (fortæring, modtagelse af eventuel deltagerbetaling og tilmeldinger, eventuel rengøring af lokale efter møde) Lav et opslag/invitation til mødet Skriv en artikel til den lokale avis Sæt annonce/indkaldelse til en stiftende generalforsamling i avisen Del en trykt invitation ud i et relevant geografisk område og på offentlige opslagstavler Afhold stiftende generalforsamling Dagsorden til mødet: Velkommen Præsentation af arbejdsgruppen Baggrund for mødet Dagens program Beskriv den forening, I ønsker at oprette (fortæl eventuelt ud fra jeres overordnede foreningsbeskrivelse ) Gennemgang og accept (herunder evt. tilretning) af foreningens udkast til vedtægter På mødet vælges personer til bestyrelsen (helst et ulige antal) De vedtægter, der nu er accepterede af generealforsamlingen skal underskrives - typisk af referenten eller sekretæren Modtag indmeldelse af medlemmer blandt mødedeltagerne Find eventuelt frivillige hjælpere blandt deltagerne til diverse udvalg Find eventuelt frivillige instruktører blandt deltagerne

3 Efterfølgende opgaver for foreningen De underskrevne vedtægter skal sendes ind til Kultur og fritidsafdelingen til endelig godkendelse. Vær opmærksom på, at hvis vedtagne vedtægter skal skrives om, skal der en ny generalforsamling til! I vedlægger et brev, hvori I anmoder om, at jeres forening godkendes. Sammen med ansøgningen skal I indsende et skema med foreningsoplysninger. Find det på under borger kultur og fritid - foreninger eller kontakt afdelingen. Lav herefter en beskrivelse af relevante opgaver i foreningen. Eksempelvis: administration, hjemmeside, sociale aktiviteter, praktiske hjælpere, træning / aktiviteter, velkomst af nye medlemmer, inddragelse af eller kontakt til medlemmernes forældre Beskriv opgaverne så godt som muligt. Jo bedre opgaven er beskrevet, jo lettere er det at rekruttere frivillige til at varetage opgaven! Beskriv relevante politikker, som I ønsker i foreningen f.eks. antidoping, rygning, alkohol. Inddrag øvrige i foreningen, så det bliver fælles holdninger. Find regler om rygeloven på / Temaer. Hvis jeres forening forventer at ville søge lokale eller økonomisk tilskud hos Randers Kommune, skal I have oprettet en digital signatur. Når I har en digital signatur, skal I have oprettet et CVR-nummer hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen på I kan få hjælp til begge dele i Borgerservice eller på Randers Bibliotek. Når I har fået jeres CVR.nr., skal I bede jeres pengeinstitut om at: tilknytte CVR-nr. til kontoen og indberette den som en NEMKonto. Hvis I skal producere eller sælge fødevarer, skal I kontakte Fødevarestyrelsen for at få vejledning om godkendelse hertil. Se mere på Hvis I skal sælge øl eller spiritus, skal I have en alkoholbevilling hos politiet. Se mere på

4 Der er momsfritagelse for velgørenhed og almennytte. Det betyder, at sådanne foreninger ikke behøver at blive momsregistreret. Der er dog få undtagelser. Se mere i momsvejledning afsnit D.11 på Hvis I skal afspille musik til træning eller offentlige arangementer skal I betale musikafgift. Se mere på At eventuelt overskud, der opstår gennem deltagerbetaling ved foreningens virksomhed efter folkeoplysningsloven, tilfalder foreningen til anvendelse inden for lovens område At eventuelt overskud ved foreningens ophør anvendes til almennyttige formål inden for folkeoplysningslovens område. Krav til vedtægter Den folkeoplysende forening skal i sine vedtægter have følgende med: Have formuleret et formål med foreningsdannelsen, som fremgår af vedtægten. Foreningen bør være opmærksom på For at opnå tilskud skal foreningsarbejdet være almennyttigt og kontinuerligt, dvs. faste planlagte aktiviteter for børn og unge. Aktivitterne skal være fordelt over hele året mindst 20 aktiviteter fordelt på mindst 5 måneder. Tilbyde folkeoplysende virksomhed efter folkeoplysningsloven. Have en bestyrelse, der er ansvarlig over for byrådet for anvendelse af det modtagne tilskud, for anviste lokaler m.v. og for regnskab og dokumentation for virksomheden. Være demokratisk opbygget [Det vil sige, som minimum, at alle medlemmer har stemmeret, og at bestyrelsen vælges af og blandt medlemmerne.] Bygge på aktivt (og ikke passivt) medlemskab og mindst have 5 betalende medlemmer. (Personer i en støtteforening tæller ikke som medlemmer i foreningen.) Medlemmerne skal indmelde sig skriftligt. Ved familiemedlemsskaber skal foreningen registrere her person med eget navn og fødselsdato- måned- og år. Som udgangspunkt være åben for alle, som tilslutter sig foreningens formål. Være hjemmehørende i tilskudskommunen. Have en virksomhed, der er almennyttig og kontinuerlig. Krav om tilbagebetaling af for meget udbetalt tilskud rettes mod foreningen. Bestyrelsens medlemmer hæfter dog personligt for tilbagebetaling af tilskud, som foreningen har modtaget efter folkeoplysningsloven, hvis tilbagebetalingskravet er opstået ved retsstridig handling eller undladelse, der kan tilregnes pågældende som forsætlig eller uagtsom. Bestyrelsens medlemmer hæfter i øvrigt ikke personligt for foreningens tilskud efter loven. Sørge for, at de særlige krav til regnskabsaflæggelse over for Randers Kommune overholdes jf. forslag til vedtægter 10. Sørge for, at følgende personer ikke er medlemmer af bestyrelsen: Medlemmer af bestyrelser i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen eller kontrollerer udlejer af lokaler m.m. til foreningen. Advokater, revisorer og lignende rådgivere for samt ansatte i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen, eller som kontrollerer udlejer af lokaler m.m. til foreningen. Ikke oprettet eller drevet i kommercielt øjemed. Ejere af lokaler m.m., der udlejes til foreningen. Der er dog ganske få specifikke undtagelse. Spørg evt. herom.

5 Stikord til vedtægter Vedtægt for xxxx forening. 12. Tegningsret: 1. Navn og hjemsted: 13. Hæftelse: 2. Foreningens formål: 14. Vedtægtsændringer: 3 Foreningens drift (finansiering): 15 Eksklusion 4. Medlemskab: 16 Ophør: 5 Kontingent: 6. Foreningens ledelse: Se et eksempel på vedtægter på dk under borger kultur og fritid - foreninger eller kontakt afdelingen. 7. Generalforsamlingen: 8. Ekstraordinær generalforsamling 9. Bestyrelsens sammensætning: 10. Bestyrelsens opgaver og virke: 11. Budget, ansøgning, regnskab og revision: Gode vedtægter står sin prøve den dag, hvor en forening står i vanskeligheder. Derfor lægger vi stor vægt på, at I får lavet nogle vedtægter, der er fyldestgørende. Vi anbefaler derfor, at I følger eksemplet på vedtægter. Herved er der størst mulig chance for, at jeres vedtægter kan hjælpe jer, hvis I en dag måtte få brug for det.

6 Godt at vide Lovkrav om børneattester Hvis der er børn under 15 år i jeres forening, skal I måske indhente børneattester. En børneattest indhentes hos politiet. Testen viser, om pågældende er dømt for seksuelle krænkelser af børn. Se mere på Forsikringer Sørg for at foreningen har de rette forsikringer. Forbundene DIF, DGI og DDS har samarbejde med Tryg om forsikringer. Læs mere på siden: Private lokaler I særlige tilfælde kan der gives tilskud til private lokaler. Der gives 75 % af de tilskudsberettigede udgifter f.eks. renter af prioritetsgæld, husleje, hytteleje, forbrugsafgifter, vedligeholdelse (ikke forbedring og renovering). Ansøgninger behandles efter 1. marts. Tilskud gives primært til børn og unge. Derfor foretages der en procentvis nedsættelse af lokaletilskuddet, hvis en forening har medlemmer, der er ældre end 24 år. Om at afvikle stævner Skal jeres forening en dag afvikle et større arrangementer, vil vi anbefale jer at gøre følgende, for at lette arbejdet: Udnyt den viden, som jeres forbund eller andre foreninger i landet har oparbejdet. Kontakt tidligere års arrangører for at få en kopi af deres drejebøger. Forhør jer hos den sportshal, som I eventuelt skal bruge, om de kender arrangører af tidligere lignende arrangementer. Hent inspiration i cheklister fra en arrangementsmanual, der findes på I er også altid velkommen til at kontakte fritidskonsulent Birgitte Strøbeck , bsp@randers.dk. Tilskud Randers Kommune giver mulighed for at godkendte foreninger kan søge om tilskud. Herunder er tilskudsmulighederne beskrevet i overordnede træk. For at få alle særregler med skal I læse Randersordningen, som I kan finde på eller ved at kontakte afdelingen. En forening kan søge om tilskud til: Kommunale lokaler Kommunen råder over flere lokaler, som lånes gratis ud til foreninger. Hvis der ikke er ledige lokaler kan en forening gratis få lokale på en folkeskole. Skoleidrætshaller og svømmehaller Foreningen skal betale 83 kr. pr. time (i 2008) og Randers Kommune betaler resten af timeprisen. Der gives ikke tilskud til brug af haller til arrangementer, hvor foreningen opkræver entré. Udendørs anlæg Foreninger kan få stillet anlæg til rådighed gratis, hvis disse er ledige og egnede til formålet. Medlemmer Der gives tilskud til medlemmer i alderen 0-24 år. Dog kan foreningen ikke få mere i medlemstilskud end det foreningen selv har modtaget fra medlemmerne (medlems-kontingent, deltagerbetaling for udflugter mv.) Udstyr Der gives ikke tilskud til udstyr og inventar. Kursus arrangeret af forbund Der gives 75 % tilskud til kursus- og opholdsudgifter til kurser, der arrangeres af et lands- eller kredsunion (f.eks. trænerkursus). Der gives ikke tilskud til kørselsudgifter. Kursus arrangeret af Randers Kommune Der gives 100 % tilskud til instruktørløn, kursus- og opholdsudgifter til kurser, der arrangeres i samarbejde med Randers Kommune (f.eks. livredder, hjertestart, foreningsudvikling). Der gives ikke tilskud til kørselsudgifter. Kurset skal godkendes inden det afholdes for at der kan gives tilskud.

7 Link Find nationale forbund: Danske Gymnastik og Idrætsforeninger Dansk Firma Idræts Forbund Dansk Cyklist Forbund Dansk Idræts Forbund - her findes links til deres specialforbund. Dansk Ungdoms Fællesråd med link til Spejderbevægelsen, kulturelle foreninger, miljø-organisationer og politiske ungdomsorganisationer Nyttige redskaber (En internetbaseret løsning til bl.a. medlemsadministration og økonomistyring i foreningerne.) (Lokale- og Anlægsfonden udvikler, støtter og rådgiver om byggeri inden for idræt, kultur og fritid.) Alle godkendte foreninger modtager hvert år materiale vedrørende afregning og ansøgning om tilskud til kommende år. Det materiale skal foreningen returnere sammen med bl.a. et underskrevet regnskab og revisionserklæring. Yderligere hjælp Vi håber, at ovenstående kan være jer en hjælp til oprettelse af jeres forening. Har I spørgsmål, er I altid velkomne til at kontakte medarbejdere i Kultur- og fritidsafdelingen. Denne vejledning og opstart af ny forening samt kurser arrangeret af Randers Kommune: Fritidskonsulent Birgitte Strøbeck, tlf eller bsp@randers.dk Grejbanken. Grejbanken er et sted, hvor foreninger og institutioner billigt kan låne forskelligt fritidsudstyr, som sikkerhedsmæssigt er i top. Synliggørelse af jeres forening. På dinnetby.randers har foreninger, forsamlingshuse, erhverv og andre mulighed for gratis at vise deres placering i kommunen. Folkeoplysningsloven (under borger kultur og fritid - foreninger). Her er information til foreninger i Randers Kommune herunder også link til en række fonde. Samarbejde med Kultur og fritidsafdelingen Når jeres forening er oprettet vil I jævnligt modtage nyhedsbreve fra Kultur og fritidsafdelingen. Udover flere vigtige oplysninger til foreningen er der i nyhedsbrevet inspiration at hente samt information om gratis kurser for foreningens bestyrelse, kasserer og trænere/instruktører. Godkendelse af vedtægter: Sonja Østergaard, tlf , sonja.oestergaard@randers.dk Tilskud til lokaler og medlemmer samt kurser arrangeret af forbund: Eva Thomadsen, , eva.thomadsen@randers.dk Sonja Østergaard, tlf , sonja.oestergaard@randers.dk Sæsonlån af udendørs idrætsanlæg samt lokaler og svømmehaller på folkeskoler: Hanne Dahl Jakobsen, , hanne.jakobsen@randers.dk Aftenskoler og forsamlingshuse Lilian Andersen, , lilian.andersen@randers.dk Kulturkonsulent Helga Hjerrild, helga.hjerrild@randers.dk Idrætskonsulent Peter Christensen, peter.christensen2@randers.dk

8 Rev 6. februar Randers Kommune Kultur og Fritid Laksetorvet 8900 Randers