Dagsorden for: Sønderborg Provstiudvalg. PU møde 28. september Kl. Mødested: Version: 1. Afbud fra Ejner Egtved. 1 Godkendelse af Dagsordenen

Transkript

1 Dagsorden for: Sønderborg Provstiudvalg PU møde 28. september Kl. Mødested: Version: 1 Afbud fra Ejner Egtved Mødepunkt 1 Godkendelse af Dagsordenen 2 Underskrift af referat fra PU-mødet den 25. august 3 Opfølgning fra seneste møde Reformationsjubilæets arbejdsudvalg Peter Jordt Jørgensen er spurgt og hat takket ja, til at sidde i udvalget. Evaluering Budgetsamrådsmødet Egen sogns forbrug på kirkegården (provstisekretær skulle undersøge). Differencen skyldes, at maskinindkøb og betaling fra PU's pulje ikke er i samme kvartal. 4 Nyt fra Provsten Ny præst i Ullerup pr boligsituation. Kalkningstjenesten har svaret på henvendelse efter seneste PU-møde. Egen sogn's sag om tagudluftning. Nordborg sognehus - økonomiske konsekvenser ved udgravning. Ringgade vand i kælder - kr % midler Konsulentbesøg i Rinkenæs 5 Nyt fra Formanden Maskinpuljen - køreplan. På PU-mødet den besluttedes følgende forslag: Maskinønsker skal behandles umiddelbart efter budgetlægningen i efteråret. Dagsorden, Side: 1

2 MR/gravere med indgivne ønsker, inviteres til et møde i starten af december, hvor indkomne tilbud drøftes og besluttes. Formand for PU er mødeleder med assistance af provstisekretæren. 6 Nyt fra stiftsrådsmedlem Ebbe Ejlertsen Sag: Indkaldelse til stiftsrådsmøde tirsdag den 29. sept kl. 15 (2265) - Haderslev Stift Som noget nyt får Provstiet tilsendt dagsordenen til Stiftsrådsmødet. Den er vedhæftet, så PU-medlemmerne har mulighed for at spørge ind til punkterne. Nyt fra seneste Stiftsrådsmøde 7 Organistnormeringer i Provstiet Ved seneste PU-møde drøftedes udfordringerne omkring forskellen på efteruddannelse contra videreuddannelse og hvornår det udløser opnormering til enten højere lønrammer, ændrede stillingskategori eller øget timetal. Nogle menighedsråd opnormerer midt i budgetår, med underskud til følge. Provstiets organister skulle kortlægges og danne grundlag for en videre drøftelse. Hvordan sikre man, at Menighedsrådene har økonomi til stillingerne? Oversigt tilsendt PU-medlemmer på mail. 8 Præstebolig i Sct. Marie sogn Provsten orienterer om præstenormering i Sct. Marie Sogn og redegør for, hvordan embedsboligsituationen forventes at være fremadrettet. PU skal tage stilling til, hvordan finansering af de fremtidige boligbehov skal foregå. 9 Frigivelse af midler i Stiftet til jordkøb (sag 1881) Dybbøl menighedråd har fået Kirkeministeriets tilladelse til jordkøb efter PU's afslag. Menighedsrådet beder om frigivelse af kr til købet. Midlerne står i Stiftet efter tidligere jordsalg. 10 Vedtægt til godkendelse Sag: Kirkegårdsvedtægt (Gl. sagsnr. 1188) (1515) - Gråsten Sogn Vedtægterne for det fælles kirkegårdssamarbejde mellem Gråsten - Adsbøl Dagsorden, Side: 2

3 kirkegårdssamarbejde mellem Gråsten - Adsbøl - Kværs - Rinkenæs og Egernsund blev godkendt på PU-mødet den , dog mangelde afdelingerne på Egernsund Kirkegård "navne/numre", hvorfor den skulle fremsendes til endelig godkendelse, når disse var fremskaffet. Ejler Skjerning og Kirsten Schmidt har intet at bemærke. Vedtægt til godkendelse Der er tilføjet afdelingsnumre/navne på en forhåndsgodkendt vedtægt. 11 Broager reguleringsplan - supplerende konsulentskrivelse Sag: Reguleringsplan for den gl. del af Broager Kirkegård (1672) - Broager Sogn Kirkegårdskonsulenten har gennemgået reguleringsplanen for Broager Kirkegård. Broager menighedsråd indarbejder konsulentens anbefalinger og fremsender revideret reguleringsplan til provstiets godkendelse. Broager reguleringsplan - supplerende konsulentskrivelse 12 Svenstrup sogn udviklingsplan Sag: Udviklingsplan kirkegård (2125) - Svenstrup Sogn Menighedsrådet sender revideret Udviklingsplan til godkendelse. Der er indarbejdet kirkegårdskonsulentens anbefalinger, hvorfor der indstilles til godkendelse. Den oprindelige udviklingsplan har været fremsendt til kirkegårdskonsulentens udtale. Svenstrup sogn udviklingsplan 13 Re: Skovstien i Høruphav - en kort opfølgning Sag: Naboforhold - skov (1649) - Hørup Sogn Sagen om skovstien har kørt i en længere periode. Menighedsrådet har løbende fået rådgivning i Stiftet, men det er ikke lykkedes at indgå kompromis. Der er hyret advokat for at varetage menighedsrådets interesse. I efteråret 2014 aftaler PU-formanden med menighedsrådsformanden, at såfremt der ikke er midler til advokatens salær, skal menighedsrådet fremsende en ansøgning om kr af 5% midlerne. Advokaten gør opmærksom på, at den oprindelige tvist er afsluttet, men det er de fremtidige skitserede løsninger, der skal træffes beslutning om. Menighedsrådet har været af den opfattelse, at det er PU der skal beslutte det videre Der indstilles, at der bevilliges kr til advokatsalær i tvist. Dagsorden, Side: 3

4 forløb,menighedsrådet er blevet gjort opmærksom på, at det er det ikke. Re: Skovstien i Høruphav - en kort opfølgning 14 Forpagtningskontrakter - Kegnæs Sag: Forpagtningskontrakter - Kegnæs (2270) - Kegnæs Sogn Der er 3 forpagtningskontrakter til PU's godkendelse. Kontrakterne er udfærdiget af Seges og har været fremsendt til Ejner Egtved, der intet har at bemærke. Der indstilles, at kontrakterne godkendes. Forpagtningskontrakter - Kegnæs 15 Forpagtningskontrakter Notmark Sag: Forpagtningskontrakter Notmark (2280) - Notmark Sogn Der er 3 forpagtningskontrakter til PU's godkendelse. Kontrakterne er udfærdiget af Seges. Der indstilles at kontrakterne godkendes. De er ikke gennemlæst af områdeansvarlig. Forpagtningskontrakter Notmark 16 Renovering af hovedtrappe Sag: Renovering af hovedtrappe ved præstegården (2200) - Hørup Sogn Hovedtrappen ved Hørup præstegård trænger til renovering og har tidligere været behandlet på PU-møde. Nyt tilbud er udarbejdet og fremsendt. Indstilles til godkendelse og at der bevilliges kr af tilbageførte anlægsmidler. Der er allerede bevilliget kr i anlæg Nyt tilbud på kr Der ønskes godkendelse af fremsendte nye tilbud samt en bevilling på kr (Intet emne) 17 carport ved Notmark præstegård Sag: carport ved Notmark præstegård (2273) - Notmark Sogn Provstiet er ikke umiddelbart bekendt med tidligere henvendelser omkring opførelsen af en carport. Der kan ikke besluttes noget før vi har set tegning, placering og omtalte svar fra Kulturarvstyrelsen. Der indstilles, at punktet behandles når relevante dokumenter foreligger. Dagsorden, Side: 4

5 Under provstesynet blev menighedsrådet stillet overfor forskellige muligheder. carport ved Notmark præstegård 18 Rensning af kirkeorgel Sag: Ansøgning om midler fra 5% puljen (2272) - Sottrup Sogn Da der nu har været flere henvendelser fra kirker omkring skimmelsvamp i orgler, har Provsten forespurt om en generel vurdering fra Stiftets orgelkonsulent. Hvis svar fremkommer inden PU-mødet kan dette tages med i beslutningsprocessen ellers skal punktet behandles i oktober. Rensning af kirkeorgel 19 Tætning af kirkedør Sag: Tætning af yderdør - Augustenborg Slotskirke (2282) - Augustenborg Sogn Menighedsrådet har forskellige ønsker til renovering i kirken. Der ansøges om kr til udarbejdelse af projektet hos arkitekterne Svenning og Birch. Der foreligger pt endnu ingen underskrevet kontrakt omkring kirken. kirken 20 Re: Ansøgning om midler til renovering i forbindelse med provstesyn Sag: Ansøgning ifm Provstesynsrapport fra 22. april 2015 (2206) - Nybøl Sogn Der er fremsendt en ansøgning efter provstesynet 2015 om diverse større og mindre ting, der skulle udbedres. Nogle af de nævnte udbedringer var med i budget 2016 ønsker, og da Provstiet havde uforbrugte anlægsmidler stående, gav man på PU-mødet i august et engangsbeløb til dækning af disse. Der er nu tilbage for PU, at forholde sig til problematikken: Bekæmpelse af borebiller. Provsten indstiller, at pengene bevilliges af 5%- midlerne. Re: Ansøgning om midler til renovering i forbindelse med provstesyn Dagsorden, Side: 5

6 21 Synsskema Oksbøl sogn 2015 Sag: MR's syn Oksbøl sogn 2015 (2266) - Oksbøl Sogn Menighedsrådet har afholdt det årlige bygningssyn. Er der tilladelse til, at opsætte forsatsvindue i præsteværelset? Indstilles til godkendelse, såfremt tilladelsen foreligger. Synsskema Oksbøl sogn Synsprotokoller 2015 Tandslet Kirke Sag: Synsprotokoller 2015 Tandslet Kirke (2279) - Tandslet Sogn Menighedsrådet har afholdt det årlige bygningssyn. Intet at bemærke. Synsprotokoller 2015 Tandslet Kirke 23 Synsudskrift for Sag: Synsudskrift for (2281) - Ulkebøl Sogn Menighedsrådet har afholdt det årlige bygningssyn. Intet at bemærke. Synsudskrift for Mandskabshus, toiletter, kapel m.v. Sag: Mandskabshus Havnbjerg (2239) - Havnbjerg Sogn Havnbjerg menighedsråd er, efter at PU har behandlet deres fremsendte projekt over nyt mandsskabshus, blevet bedt om svar på nogle uklare punkter. Menighedsrådet har svaret og PU skal tage en endegyldig beslutning angående mandskabshuset. Der er Provstesyn i Her kan der tages en uddybende samtale med Menighedsrådet om de faciliteter, de allerede har. Der indstilles at Provsten får mandat til at træffe de nødvendige beslutninger med PU's opbakning. * Der er givet mundtligt afslag under Provstesyn * Proceduren for, hvordan PU ønsker, at ny projekter skal godkendes er ikke fulgt. *Provstesynet har påbudt, at revnerne i murværket ordnes. *Adskilte omklædning- og badefaciliteter er ikke et krav i arbejdsmiljøloven. *PU har anbefaler bedre faciliteter ved brug af sognehuset. *Der er givet tilladelse til nedrivning af det nuværende graverhus. Dagsorden, Side: 6

7 Mandskabshus, toiletter, kapel m.v. 25 Anlægsprojekt udskiftning af loftet i præstegårdens lade bygning Sag: Anlægsprojekt udskiftning af loftet i præstegårdens lade bygning (2283) - Ketting Sogn Træloftet i stald/lade-bygning bør udskiftes. Der indstilles, at menighedsrådet betaler udgiften med frie midler. Såfremt menighedsrådet ikke har frie midler nok, dækkes differencen af provstiets tilbageførte anlægsmidler. Menighedsrådet blev ved provstesyn i 2014 påbudt, at få loftet skiftet i Menighedsrådet har altså ikke udvist rettidigt omhu. Budgettet for 2015 er godkendt i 2014, hvorfor dette anlæg burde have været med. Anlægsprojekt udskiftning af loftet i præstegårdens lade bygning 26 Rinkenæs - Kvartalsrapport Sag: Kvartalsrapport - 2 kvartal Rinkenæs Sogn (2274) - Rinkenæs Sogn Ingen kommentarer til rapporten. Rinkenæs - Kvartalsrapport 27 Kvartalsrapport 2. kvartal Sag: 2015 Kvartalsrapport - 2. kvartal Gråsten-Adsbøl (2276) - Gråsten Sogn Den områdeansvarlige havde følgende at bemærke: a) Driftsresultatet viser et underskud på kr hvad er årsagen? b) Anlægspostering på kr der ikke er med i budgettet med anlægsudgifter - hvad er forklaringen? Regnskabsføreren i Gråsten oplyser: a) Der er bevilliget lønkroner til een mand ekstra i 6 måneder i Rinkenæs/kirkegård. Lønnen er opgjort i 3 kvartal og herefter betalt af Provstiet. b) Der har været overført anlægsmidler til fældning af træer fra 2014 til Dette arbejde er udført og afregnet nu, derfor fremgår Dagsorden, Side: 7

8 beløbet ikke i budgettet for Kvartalsrapport 2. kvartal 28 Kvartalsrapport - 2 kvartal Kværs Sogn Sag: Kvartalsrapport (2275) - Kværs Sogn Der indstilles at kr overføres af 5 % midlerne. Den områdeansvarlige havde følgende at bemærke: Periodeafgrænsning er ikke korrekt med hensyn til driftsindtægter. Stor anlægsudgift på kirkebygninger kr som ikke er budgetteret. Regnskabsføreren for Kværs oplyser: Ligningsbeløbet er ikke kommet i lige store dele, derfor en lille difference på driftsindtægter, som udlignes på årsbasis. Under renovering af kirkens tag, blev der konstateret råd. Stiftet godkendte denne uforudsete opgave. Betaling via Provstiet, når arbejdet var færdigt. Arbejdet er færdigt nu og Kværs menighedsråd har bedt om, at pengene overføres. Kværs Menighedsråd har bedt om at få nidlerne overført. Kvartalsrapport - 2 kvartal Kværs Sogn 29 Budgetopfølgning Sottrup Sag: Kvartalsrapport - 2 kvartal Sottrup (2271) - Sottrup Sogn Der er følgende kommentar til rapporten. Resultatet udgør kr. Der er ikke foretaget periodisering af forpagtningslejen således, at resultatet burde være kr. større og dermed et halvårsresultat på kr. Administration og fælles udgifter indeholder en række positive og negative afvigelser. Opmærksomheden bør være rettet mod udviklingen i disse omkostninger. Konklusion: Et meget tilfredsstillende halvårsresultat. Budgetopfølgning Sottrup 30 kvartalsrapport pr. 30. juni 2015 Dagsorden, Side: 8

9 Sag: Kvartalsrapport 2. kvartal (2267) - Dybbøl Sogn Ingen kommentarer til rapporten. kvartalsrapport pr. 30. juni Kvartalsrapport for Ulkebøl Kirke Sag: Kvartalsrapport 2. kvartal (2269) - Ulkebøl Sogn Ingen kommentarer til rapporten. Kvartalsrapport for Ulkebøl Kirke 32 Kvartalsrapport (halvårsregnskab) for Sct. Marie Sogn Sag: Kvartalsrapport 2. kvartal (2268) - Sankt Marie Sogn Der er følgende kommentar til rapporten: Indstilles til godkendelse Flot resultat på driften, der skal ses i sammenhæng med, at kirkegården kun har anvendt 38,31 %. Sct. Marie havde ultimo 2014 negative frie midler på ca kr På anlægssiden er der afholdt ikke budgetterede anlægsudgifter til præstebolig for kr Ialt et positivt resultat. Kvartalsrapport (halvårsregnskab) for Sct. Marie Sogn Kvartalsrapport - 2. kvartal Kegnæs Sogn Sag: 2015 Halvårsrapport - KEgnæs (2277) - Kegnæs Sogn Ingen kommentarer til rapporten Kvartalsrapport - 2. kvartal Kegnæs Sogn 34 VS: Halvårsrapport Sag: Kvartalsrapport - 2. kvartal Dagsorden, Side: 9

10 Tandslet sogn (2278) - Tandslet Sogn Ingen kommentarer til rapporten. VS: Halvårsrapport kvartalsrapport 2. kvartal Oksbøl Sag: kvartalsrapport 2. kvartal Oksbøl (2284) - Oksbøl Sogn Rapporten har ikke været fremsendt til den kvartalsrapport 2. kvartal Oksbøl 36 Eventuelt Dagsorden, Side: 10

11 == [28 september] == Punkt: Mandskabshus, toiletter, kapel m.v. == Bilag 1 Havnbjerg Sogn 24. august 2015 Sønderborg Provsti Provstiudvalget Bygaden 15, Asserballe 6440 Augustenborg Vedr. Nyt mandskabshus, toiletter, graverkontor, kapel m.v. Havnbjerg Menighedsråd har med nogen undren gennemlæst provstiets skrivelse af den 10.juli 2015 med afvisning af vort indsendte projekt-forslag og ansøgning om anlægsmidler til ovennævnte. De åbenlyse fejl i de opstillede punkter i Deres brev kommenteres hermed som følger: Vi har ikke på noget tidligere tidspunkt indsendt ansøgning og projektforslag vedrørende det ønskede mandskabshus, toiletter, kapel, graverkontor m.v. Vi har haft et beløb sat ind på vore langtidsplaner, men er først nu gået ind i en realitetsplanlægning. Det nævnte provstesyn bør der ses bort fra. Vi kunne påvise de mange revner i murværk og tag pga. sætninger i underlaget, som er opfyldt jord, men det ønskede man øjensynlig ikke at se nærmere på. Bygningen repareres årligt for både tag- og murskader, der bl.a. forårsager vandindtrængning. Der foreligger ikke projektgodkendelse af byggeriet nej, men vi fremsender jo også først nu et projekt til godkendelse! Vi vil gerne foreslå en finansieringsplan, men ønsker først og fremmest projektet godkendt. Muligheden for at oprette en lån i Stiftet er jo også til stede. Arbejdsmiljølovens krav til bl.a. adskilte omklædnings- og badefaciliteter til mænd og kvinder kan vi slet ikke overholde og samtidig er der ikke mulighed for at indrette graverkontor, idet der blot forefindes en lille frokoststue til personalet. I forvejen har vi på et tidligere tidspunkt fået mundtligt OK fra Stiftets side til byggeriet (kgl. Bygningsinspektør Niels Vium og biskop Niels Henrik Arendt) da man beså graverboligen og på stedet gav os tilladelse til nedrivning af denne. Og hvor vi samtidig snakkede om den gode beliggenhed for netop det byggeri, som vi nu forsøger at realisere. Nedrivningstilladelsen har vi naturligvis også skriftligt. Det er da fint, at provstiudvalget skelner mellem ønsker og reelt behov. Vi har et reelt behov for at få ordnede forhold for vort personale samt etableret kundevenlige toiletter tillige med et egentligt kapel. Samtidig kan vi også få fjernet den skæmmende oplagsplads ved opgangen til selve kirken. Vi anmoder således Provstiudvalget om at uddybe begrundelsen for afslaget, idet vi gennem vor kontakt i udvalget er blevet gjort bekendt med, at sagen blev forelagt med bemærkning om, at der manglede noget i ansøgningen. Vedtaget på menighedsrådsmødet den 18. august Gunver Øvre Med venlig hilsen Havnbjerg Menighedsråd Hans Jørgen Jacobsen Havnbjerg Menighedsråd, Gunver Øvre (formand), Bellisvej 11, Havnbjerg, 6430 Nordborg Tlf mail: oevre@danbonet.dk