Referat for: Sønderborg Provstiudvalg PU møde 25. juni Kl Mødested: Provstikkontoret i Asserballe

Transkript

1 Referat for: Sønderborg Provstiudvalg PU møde 25. juni Kl Mødested: Provstikkontoret i Asserballe Mødepunkt 1 Afbud Ingen 2 Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt 3 Orientering fra provsten Der er afholdt 5 provstesyn. Der er ansat ny præst i Egernsund. Christians har haft indstilling vedr. ny præst. Aftalen med Kirkefondet, vedr. orientering om provstiprofilen på budgetsamrådet den 10. september 2013, er nu på plads. 5. september holdes der en studiedag for provstiets præster. 26. juni arrangerer præsten fra Sottrup, Vibeke Oldenburg, et arrangement for provstiets præster. vedr. minikonfirmander. 4 Orientering fra formanden Der har været afholdt møder med flg. MR: Rinkenæs, Oksbøl, Augustenborg og Ulkebøl. 5 Orientering fra områdeansvarlige og stiftsrådet Jens Bladt har besøgt Kværs MR vedr. et mindre stykke jord, som MR ønsker at sælge. Arealet sendes i udbud. Referat, Side: 1

2 6 Salmesangsdag i 2014 Sag: Gudstjenesteliv (1701) Stiftsrådet har besluttet at fortsætte fokusarbejdet med gudstjenesten. Derfor tilbydes vi en salmesangdag i lighed med den dag, vi en gang tidligere har haft. PU tilslutter sig arrangementet, der afholdes lørdag den 25. januar Det undersøges, hvor der er egnede lokaler. Provsten har bragt 2 lørdage i spil i forhold til Tine Illum, der står for arrangementet. Provsten foreslår lørdag den 25. januar 2014 alternativt lørdag den 11. januar Provstiet skal sørge for lokale og forplejning. Provsten foreslår, at vi undersøger om det er muligt at være i en af provstiets nye sognegårde alternativt at vi igen bruger landbrugshøjskolen i Gråsten. Salmesangsdag i Procedure beskrivelse kirkegårdsplaner Sag: Udviklingsplaner kirkegårde (gl. sagsnr. 1440) (1522) På basis af diverse samtaler hermed forslag til procedurebeskrivelse for håndtering af udviklingsplaner for kirkegårde. Kommentarer udbedes. Det fremlagte forslag med benævnelse, "Procedure", for udviklingsplaner for kirkegårde, rettes til "Arbejdsgang". Forslaget blev godkendt med en enkelt korrektion. Procedure beskrivelse kirkegårdsplaner Referat, Side: 2

3 8 Muslimsk gravplads - Anlægsomkostninger Sag: Muslimsk gravplads (Gl. sagsnr. 982) (1504) MR fremsender oversigt over de indhentede tilbud. Det fremgår, at udgift til anlæg, diverse bygherreleverencer m.v. samt rådgiver er opgjort til i alt kr. ekskl. moms ( kr. inkl. moms). Godkendt som indstillet. ST har gokendt projektet med enkelte bemærkninger. FM indstiller, at det anbefales, at der ydes et lån i stiftsmidlerne på op til kr. med tilbagebetaling over 10 år, med 1. afdrag juni Evt. momsrefusion skal indbetales som ekstraordinært afdrag på lånet. Anlægsomkostninger vedr. muslimsk afd. ST har godk. projektet med enkelte bemærkninger 9 Oksbøl - Licitationsresultat istandsættelse af præstegård Sag: Istandsættelse (gl.sagsnr. 715) (1518) - Oksbøl Sogn MR oplyser licitationsresultat vedr. håndværkerudgifter: kr. inkl. moms (ekskl. moms kr.) MR har tidligere oplyst forventede håndværkerudgifter inkl. moms på ca. 2,5 mil. kr. (oplyst af arkitektfirmaet) MR har oplyst at de råder over ca. 1,3 mil kr. i form af stiftsmidler og henlæggelser. Der er aftalt møde vedr. sagen med MR den 20. juni Licitationsresultat - MR anmoder om et møde Efter FM og provsts møde med MR, er jf. notat fra dette møde oplyst, at der efter afholdt licitation er forventet udgifter til 3,5 mil. kr. inkl. moms. MR forventer et kommende jordsalg vil indbringe ca. 1,6 mil. kr., som skal anvendes til formålet. Der er aftalt nyt møde med MR. Godkendt således: * PU anbefaler overfor ST, at indestående midler frigives. * PU anbefaler at der optages et lån i stiftsmidlerne på op til maks. 1,6 mil. kr., afdraget over 10 år, 1. gang juni * PU anbefaler, at indtægten fra det kommende jordsalg skal indgå som ekstraordinært afdrag på lånet. * PU godkender tilskud på op til kr. af 5 % midlerne. Provst, OMS og JB bemyndiges til at træffe den endelige beslutning ud fra ovennævnte oplysninger. Referat, Side: 3

4 10 Nybøl - Anmodning om midler til udbedring af svampeangreb i præstegården Sag: Skimmelsvamp (1523) - Nybøl Sogn MR fremsender forslag til udbedringsarbejder som følge af skimmelsvampeangreb i præstegården. Der er vedlagt et prisoverslag på ialt kr. inkl. moms. FM indstiller, at der kan ydes et tilskud på maks kr. af 5 % midlerne, og at projektet i givet fald reduceres til maks. dette beløb. Projektet skal kun omfatte nødvendige arbejder som følge af konstateret skimmelsvamp i afgrænsede rum. Der skal indhentes 2 tilbud. PU kan godkende at projektet finansieres af 5 % midler, antagelig indenfor en beløbsramme på kr. inkl. moms. Anmodning om midler til udbedring af svampeangreb 11 Svenstrup - Ansøgning 5 % midler ifm præsteskifte Sag: 5 % midler - uforudsete udgifter (1709) - Svenstrup Sogn MR anmoder om tilskud fra 5 % midlerne til udgifter ifm præsteskifte: Godkendt som indstillet. Vedr. revne i murværket (Sag nr. 1711): MR har fremsendt materiale, som er videresendt til ST. Renovering og maling Div. øvrige udgifter ifm præsteskifte FM indstiller at anmodning om ovennævnte uforudsete udgifter imødekommes, og betales af 5 % midlerne. MR oplyser desuden, at der er en revne i murværket, der bør udbedres medens huset er tomt. Tilbudspris forventes oplyst inden PU mødet. Budget ifm præsteansættelse 12 Rinkenæs - Tilskud til uforudsete lønudgifter Sag: Regnskab 2012 (gl. sags nr. 1373) (1617) - Rinkenæs Sogn MR ansøger om tilskud til uforudsete udgifter forårsaget af sygdom/barsel. Der ansøges om kr. Godkendt som indstillet. FM og provst indstiller, at der bevilges kr. af 5 % midlerne. Referat fra mødet den 29. maj 2013 vedr. kirkekassens økonomi Ansøgning om ekstraordinært tilskud Referat, Side: 4

5 13 Rinkenæs - Ændringer på kirkegården Sag: Kirkegårdsændring (1700) - Rinkenæs Sogn MR anmoder om lov til at ændre en afd. med kistegravsteder til en afd. med urnegravsteder. I givet fald skal kirkegårdsvedtægten revideres i overensstemmelse hermed. Sendes til udtalelse hos kirkegårdskonsulent. FM anbefaler at anmodningen imødekommes. Ændring på Rinkenæs kirkegård 14 Broager - Reguleringsplan for Broager kirkegårds gamle del Sag: Reguleringsplan for den gl. del (1672) - Broager Sogn MR har fremsendt tilrettet forslag til reguleringsplan for den gl. del af kirkegården til godkendelse. Sendes til udtalelse hos kirkegårdskonsulent. EB deltog ikke i behandlingen af dette punkt. Sagen er udsat fra mødet den 28. maj 2013, jf. pkt. 11. Re: Elektronisk kort over - Reguleringsplan for Broager kirkegårds gamle del Forslag til reguleringsplan den gl. del af kirkegården 15 Tandslet - Udviklingsplan for kirkegården Sag: Udviklingsplan (1684) - Tandslet Sogn MR fremsender et forslag til udviklingsplan for Tandslet kirkegård, og anmoder om at få frigivet kapitaler i ST, ca kr. til anvendelse til ny kirkegårdsstruktur. Sendes til udtalelse hos kirkegårdskonsulent. FM indstiller, at planen videresendes til ST, og at frigivelse af kapitaler afventer resultatet af STs behandling af sagen. Udviklingsplan for Tandslet Kirkegård 2013 Referat, Side: 5

6 16 Ulkebøl - Projekt ungdomshus Sag: Ungdomshus - Kaplenivej 4 (1705) - Ulkebøl Sogn MR har besluttet at efterkomme et ønske fra ungdomspræsten om, at bygningen på Kaplenivej 4 fremover kan anvendes som ungdomshus. Huset er p.t. udlejet, men lejemålet er opsagt. PU godkender en forøgelse af driftsrammen årligt på kr. PU besluttede, at udgifter til ungdomspræstens aktiviteter i øvrigt skal indgå i PUK kassens budget og præsten anmodes om at fremsende et forslag til budget. MR oplyser, at den mistede lejeindtægt plus diverse omkostninger til drift af bygningen vil påvirke kirkekassens drift med ca kr. årligt, og anmoder derfor om, at driftsrammen for 2014 forhøjes med kr. MR forsøger at finde sponsorer til anskaffelse af inventar m.v. FM indstiller, at anmodning om forøgelse af driftsrammen imødekommes. Projekt ungdomshus Referat, Side: 6

7 17 Ulkebøl - Anlægsramme til projekt sognegård Sag: Degnegården som sognegård (gl. sagsnr. 399) (1704) - Ulkebøl Sogn Sagen blev den 28. august 2012 behandlet på PU møde, på baggrund af et fremsendt arkitektoverslag på i alt kr. inkl. moms og et ønske fra MR om yderligere kr. til div. ekstra anskaffelser. Desuden oplyste MR dengang, at det forventede at råde over ca. 2 mil. kr. til delvis finansiering af projektet. PU fastholder PU beslutning af 28. august 2012 og imødeser, at MR fremsender et revideret projekt jf. denne beslutning. PU mener ikke det er rimeligt at anvende kr. (jf. arkitektens overslag af juni 2012) til indretning af toiletter og garderobe i udhus. PU besluttede den 28. august 2012, at MR skal få udarbejdet et revideret projekt således, at der foreligger et projekt til i alt maks. 4 mil. kr. alt inklusive. Dette blev meddelt MR umiddelbart efter PU mødet. PU er ikke bekendt med, at et sådan revideret projekt er udarbejdet. MR anmoder nu om, at PU tager stilling til det af MR ønskede projekt med en anlægsramme på 5 mil. kr. + moms (i alt kr.) Projekt sognegård - anlægsramme Ansøgning om ombygning af Degnegården- (Kopi fra gl. sag 399)) 1502 ULKEBØL SOGNEHUS 2012_06_25- (Kopi fra gl. sag 399) PU møde( )- (Kopi fra gl. sag 399) Referat, Side: 7

8 18 Ulkebøl - Forhøjelse af projekteringsbeløb til sognegård Sag: Degnegården som sognegård (gl. sagsnr. 399) (1704) - Ulkebøl Sogn MR ønsker udarbejdet et fuldt projekt med udbudsmateriale, således at udbud evt. kan sendes ud ultimo MR oplyser, at omkostningerne hertil forventes at blive på i alt kr. I MRs budget 2013 er der afsat kr. til projektering. Udsættes indtil der foreligger et godkendt projekt. MR anmoder om at de resterende kr. frigives fra prohiberet konto til projekt sognegård. FM indstiller, at anmodningen imødekommes, jf. dog pkt. 18. Forhøjelse af projekteringsbeløb 19 Asserballe - MRs synsrapporter 2013 Sag: MRs Synsrapporter (1689) - Asserballe Sogn Sendt til områdeansvarlig til gennemsyn og udtalelse. MRs Syn 2013 Rapporten taget til efterretning m. flg. bemærkning: PU bemærker især tækningen af Hjelmen, hvor PU skal inddrages i sagen i forbindelse med Kulturstyrelsens krav. Det forventes at taget på præstegården skal udskiftes i Notmark - MRs synsrapport 2013 Sag: MRs syn 2013 (1692) - Notmark Sogn Sendt til områdeansvarlig til gennemsyn og udtalelse. Ingen særlige bemærkninger. MRs syn Rinkenæs - MRs synsrapporter 2013 Sag: MRs Syn 2013 (1690) - Rinkenæs Sogn Sendt til områdeansvarlig til gennemsyn og udtalelse. Syn over præstegård, korskirke og kirkegård, Gl. kirke og kirkegård. Taget til efterretning uden yderligere bemærkninger. Der er omtalt "større" anlægsarbejder i 2014 til anslået i alt kr. Det skønnes at øvrige forhold bør kunne afholdes af den almindelige drift. MRs syn 2013 Referat, Side: 8

9 22 Sct. Marie - MRs synsrapporter 2013 Sag: MRs syn 2013 (1673) - Sankt Marie Sogn Sendt til områdeansvarlig, der oplyser: Taget til efterretning uden yderligere bemærkninger. Bygningssyn: Kirke Allé 5 A Rosengade 18 (præstebolig) Bygningssyn Kirke Allé 7 A De mangler m.m., der er anført for ovenstående bør kunne foretages indenfor MRs almindelige vedligeholdelseskonto, eller afholdes af driftsbudgettet. Bygningssyn, Ringerbolig kr. ønskes afsat i 2014 til facaderenovering/kalkning kr. ønskes afsat til køkken renovering og fugtudbedring i køkken samt udskiftning af yderdør pga. råd. Overslag modtaget. Synsrapporter Christians -1. Kvartalsrapport RE 2013 Sag: Regnskab 2013 (1681) - Christians Sogn Sendt til områdeansvarlig til gennemsyn og evt. kommentarer. 1. Kvartalsrapport RE 2013 De frie midler er negative. Efter ønske fra PU har MR fremsendt plan for tilvejebringelse af de manglende frie midler, som er indarbejdet i MRs regnskab 2013 og Ingen yderligere bemærkninger. 24 Notmark - 1. kvartalsrapport RE 2013 Sag: Regnskab 2013 (1676) - Notmark Sogn Sendt til områdeansvarlig til gennemsyn og evt. kommentarer. Ingen bemærkninger. 1. kvartalsrapport RE Sct. Marie - 1. Kvartalsrapport RE Sag: Regnskab 2013 (1683) - Sankt Marie Sogn Sendt til områdeansvarlig til gennemsyn og evt. kommentarer. Ingen bemærkninger. 1. Kvartalsrapport RE Referat, Side: 9

10 26 Augustenborg - Provstesyn 2013 Sag: Provstesyn 2013 (1652) - Augustenborg Sogn Der har været afholdt provstesyn den i Augustenborg. Der vil foreligge udfyldte protokoller til mødet. Præstegården: * Nyt tag i 2014 eller Anslået pris kr. * Kommunen er i gang med kloak separering, hvorfor der forventes udgifter hertil på ca kr., antagelig i Provstesyn kl Egen - Provstesyn 2013 Sag: Provstesyn 2013 (1627) - Egen Sogn Der har været afholdt provstesyn den i Egen. Der vil foreligge udfyldte protokoller til mødet. Provstesyn kl Hørup - Provstesyn 2013 Sag: Provstesyn 2013 (1655) - Hørup Sogn Der har været afholdt provstesyn den i Hørup. Der vil foreligge udfyldte protokoller til mødet. Provstesyn kl Kirken indvendig samt inventaret trænger generelt til at blive sat i stand/malet. MR er opfordret til at påbegynde forarbejdet med at finde forslag til løsning med at udarbejde projekt og indhente hjælp hertil. Der skal etableres udluftning af tagrum i kirken. Kulturstyrelsen vil være behjælpelig med udarbejdelse af plan for istandsættelse af de gamle fredede stalde. Der er konstateret et mindre angreb af skimmelsvamp i kirken. Anslået kr. til budget MR skal udarbejde projekt for ny hovedtrappe samt etablering af dræn ved præstegård. Projekt sendes via PU til godkendelse i ST. Udførelse inden ultimo Kegnæs - Provstesyn 2013 Sag: Provstesyn 2013 (1651) - Kegnæs Sogn Der har været afholdt provstesyn den i Kegnæs. Der vil foreligge udfyldte protokoller til mødet. Kapellets gulvbelægning udskiftes med andet og bedre i 2014 evt Præstegårdens tag er utæt og skal udskiftes senest i 2015, anslået kr. Bør samordnes med præstens studieorlov. Provstesyn kl Ulkebøl - Provstesyn 2013 Sag: Provstesyn 2013 (1656) - Ulkebøl Sogn Der har været afholdt provstesyn den i Ulkebøl. Der vil foreligge udfyldte protokoller til mødet. Altertavle med løs figur restaureres, i henhold til Nationalmuseets beskrivelse og tilbud. Gulve males i kirken. Dræn etableres på begge sider af våbenhus og føres til faskine. Provstesyn kl Referat, Side: 10

11 Orientering 31 Gældssanering vedr. tidligere forpagter Sag: Gældssanering Knud Erik Høi (1687) - Asserballe Sogn Der er vedtaget en gældssanering af en tidligere forpagter af jord tilhørende Tandslet, Lysabild og Asserballe sogne. Følgebrev fra Judica advokaterne Udskrift fra Statstidende Forslag til gældssanering Fordringsliste under gældssanering Gældssanering udlodningsliste Statusoversigt 32 Christians - Spørgsmål om 5 % midler til den tyske menighed Sag: 5 % midler - Den tyske menighed (1662) - Christians Sogn Formanden har svaret MR. FM har svaret MR, at der ikke er bevilget midler fra 5 % puljen til den tyske menighed. SV: 5 % midler - Den tyske menighed 33 Christians - Renovering af præstegård Sag: Ringgade 100 (Gl. sagsnr. 1292) (1525) - Christians Sogn MR har fremsendt licitationsresultatet som lyder på håndværkerudgifter i alt kr. inkl. moms. Det må således forventes, at der ikke bliver brug for 5 % midler jf. PU beslutning den 1. maj 2013, pkt. 12. MRs accept af tilbud fra firmaerne Hjortgård og NH Jespersen Referat, Side: 11

12 Orientering 34 Nordborg - Renovering af præstegård Sag: Istandsættelse ved præsteskifte (1601) - Nordborg Sogn MR oplyser licitationsresultat: kr. ekskl. moms ( kr. inkl. moms). PU har tidligere godkendt et budget på kr. (inkl kr. til uforudsete omk.) ekskl. moms, eller i alt ,50 kr. inkl. moms., samt et tilbud fra anlægsgartner på div. arbejder i præstegårdshaven på ,25 kr. inkl. moms. Undersøgelsen for skimmelsvamp i boligen har ikke vist, at der skulle være forekomst heraf. Licitationsresultat MR kan nu indgå kontrakter Udtalelse vedr. evt. skimmelsvamp i boligen 35 Nordborg - Udviklingsplan kirkegård Sag: Udviklingsplan (1542) - Nordborg Sogn ST fremsender kirkegårdskonsulent Preben Skaarups udtalelse. MR har efterfølgende indgået en aftale om udarbejdelse af udviklingsplanen. ST tilslutter sig KGs konsulent P. Skaarups udtalelse Preben Skaarups udtalelse om udviklingsplan 36 Sct. Marie - Renovering af præstegård Sag: Ringgade 249 (gl. sagsnr. 1197) (1694) - Sankt Marie Sogn MRs har fremsendt licitations resultat på håndværkerudgifter på i alt ca. 1,3 mil. kr. PU har tidligere godkendt et projekt på op til maks. 1,6 mil. kr. FW: Renovering af præstegård, Ringgade 249, Sønderborg. Referat, Side: 12

13 Orientering 37 Egen - Handlingsplan for kirkestaldene Sag: Kirkestaldene (Kopi fra sag 1381) (1492) - Egen Sogn Efter anmodning fra MR har Kulturstyrelsen givet tilsagn om at hjælpe med udarbejdelse af en handlingsplan for vedligeholdelse af de fredede kirkestalde. VS: Kulturstyrelsen vil hjælpe MR med handlingsplan Kronborg Christensen udarbejder handlingsplan 38 Sct. Marie - Borebiller i kirkeloftets træværk Sag: Borebiller (1677) - Sankt Marie Sogn MR beder ST om konsulentbistand ifm. borebiller i kirkeloftets træværk. Sagen kommer med på næste møderække. Borebiller i kirkeloftets træværk ST til MR: Sagen tages med på førstkommende konsulentrunde 39 Ulkebøl - Besigtigelse af revner i koret i kirken Sag: Revner i koret (1691) - Ulkebøl Sogn Mødenotat fra besigtigelse af revner i koret i kirken. Kgl. bygningsinspektør Niels Vium anmodede bl.a. MR om, at lade arkitekt, der har erfaring med gamle kirkebygninger, udarbejde en beskrivelse af, hvorledes de følgearbejder, der vil være, bliver gennemført. Beskrivelsen indsendes gennem PU til ST til forelæggelse for konsulenterne. Mødenotat - besigtigelse af revner i koret i kirken Referat, Side: 13

14 Orientering 40 Ulkebøl - Anmodning om frigivelse til maskinkøb Sag: Frigivelse til maskine 2013 (1680) - Ulkebøl Sogn MR har anmodet om frigivelse af opsparede midler til køb af maskine til kirkegården. Formanden har godkendt og svar er sendt til MR. VS: Anmodning om frigivelse til maskine på kirkegården 41 Hørup - MR anmoder ST om råd og vejledning Sag: Naboforhold - skov (1649) - Hørup Sogn Hørup MR oplyser, at da det er MR der administrerer kirkens ejendom, indebærer dette, at MR har pligt til at reagere, hvis man skønner, der opstår forhold, som kan påvirke ejendomsretten. Sønderborg kommune har oplyst, at MRs problematisering ikke er hindrende for, at der gives byggetilladelse. Det er på det grundlag MR har kontaktet ST med henblik på, at få ST til at vejlede og rådgive MR i dettes skøn i en konkret sag. ST oplyser, at det ikke kan anbefales at naboen regulerer skovstien ud for sin ejendom. MRs udtalelser til ST ST kan ikke anbefale at naboen regulerer skovstien 42 Svenstrup - Renovering af kirkegårdsdige Sag: Renovering af kirkegårdsdige (1697) - Svenstrup Sogn Sagen er videresendt til ST. Renovering af kirkegårdsdige Referat, Side: 14

15 Orientering 43 Dybbøl - Høring på miljøscreening - forslag til lokalplan - Erhvervspark Sønderborg vest Sag: Miljøscreening - forslag til lokalplan - Erhvervspark Sønderborg vest (1682) - Dybbøl Sogn ST finder på det foreliggende grundlag ikke anledning til at gøre indsigelse mod projektet. Høring på miljøscreening - forslag til lokalplan - Erhvervspark Sønderborg vest 44 Havnbjerg - Opførelse af garage m.v. på Skolevej i Havnbjerg Sag: Opførelse af garage m.v. på Skolevej 15 i Havnbjerg (1686) - Havnbjerg Sogn Hverken ST, MR eller konsulenter har bemærkninger til sagen. ST til fredningsnævnet - ST har ingen bemærkninger 45 Nybøl - Forslag til lokalplan boligområde Påkjær Vænge Sag: Forslag til lokalplan boligområde Påkjær Vænge, Nybøl (1633) - Nybøl Sogn ST har ingen indvendinger mod forslag til lokalplan boligområde Påkjær Vænge, Nybøl. Forslag til lokalplan boligområde Påkjær Vænge, Nybøl ST har ingen indvendinger mod - Forslag til lokalplan boligområde Påkjær Vænge, Nybøl 46 ST - Research projekt om træskulpturer m.m. i Slesvig Holstenske kirker Sag: Research project "Corpus der mittelalterlichen Holzskulptur und Tafelmalerei in Schleswig-Holstein" (1625) Korrespondance mellem Nationalmuseet og Universitet i Kiel til orientering. Korrespondance ml. Natmus og Universitet i Kiel 47 Eventuelt Intet at bemærke. Referat, Side: 15

16 Orientering 48 Godkendelse af referat Referat journaliseres og printes til næste møde, hvor det underskrives. Referat, Side: 16