Faseafslutningsrapport Teletolkeprojektet

Transkript

1 Faseafslutningsrapport Teletolkeprojektet August 2010 Version

2 Indholdsfortegnelse Beskrivelse af projektets status august Hospitaler...3 Statistik teletolkninger Kommuner...6 Praksis...7 Tolkeudbydere...8 Teknik...8 Erfaringer...9 Review af business case...10 Tidshorisont...10 Økonomisk konsekvens...10 Leverancer fase 1: Udbud og etablering...11 Kvalitetssikring...11 Videoknudepunktet...11 Før og efteranalyse i spydspidsorganisationerne...12 Samarbejdsaftaler...12 Kortlægning af tolkeudbydere og udbud...13 Undervisning...13 Aktuelle risici...14 Aktuelle emner...15 Mobil løsning...15 Booking og registrering...15 Teletolkning på den politiske dagsorden...15 Bilag 1: Faseplan Bilag 2, revideret Business Case...19 Version

3 Beskrivelse af projektets status august 2010 Projektet har etableret et nationalt videoknudepunkt og gennemført klinisk afprøvning på 14 hospitalsafdelinger. Flere kommuner er nuværende i gang med at pilotafprøve teletolkning i jobcentre, genoptræning mm, og 17 lægepraksis skal pilotafprøve teletolkning i efteråret På hospitalerne er der gennemført før- og efteranalyse i spydspidsafdelingerne. Pilotkommunernes evaluering tager udgangspunkt i mini-mtv, og afleveres efterhånden som de respektive pilotperioder afsluttes. Der er etableret en teknikgruppe med repræsentanter fra hver region, leverandører, praksissystemleverandører og domstolsstyrelsen. I implementeringsgruppen er 1-3 repræsentanter udpeget af hver region. Tolkeudbydergruppen er repræsenteret af alle, der har indgået kontrakt med regionerne/kommunerne. I foråret 2010 er der endvidere etableret en projektstyregruppe. Projektet har ansat 1 ny projektleder pr. 1. december Den mindre forsinkelse af udarbejdelsen af samarbejdsaftaler ift. fristen i maj 2009 skyldes, at der i regionerne er vist stor interesse for projektet og deraf mange kommentarer og forslag. Processen har endvidere taget tid ved lokale godkendelsesprocesser. Det har ikke haft indflydelse på projektets tidsplan generelt. Etablering af nationalt videoknudepunkt blev forsinket med 2 måneder, da den praktiske designfase tog længere tid end først planlagt. Den regionale test op mod det nationale videoknudepunkt har også givet forsinkelse. Derudover har der været forskellige start vanskeligheder, som alt i alt har medført ca. ½ års forsinkelse af klinisk afprøvning og evalueringsrapporten. Hospitaler Implementeringsgruppen er etableret med repræsentanter fra alle regioner og der afholdes løbende møder samt workshops. Der er indgået samarbejdsaftaler med alle regioner omkring udbredelse af teletolkning på 90 % af alle relevante hospitalsafdelinger frem til december Klinisk afprøvning er afsluttet i 4 ud af 5 regioner med et ½ års forsinkelse. Forsinkelsen er opstået dels omkring etablering af det nationale videoknudepunkt (VD), dels test fra regionerne op mod VD, og endelig fordi vi valgte at forlænge den kliniske afprøvning. Forsinkelsen forventes at blive indhentet 1. april Hver region er opfordret til at deltage i klinisk afprøvning med mindst 1 afdeling fra både psykiatrien og somatiken, 2 regioner har afdelinger fra både psykiatri og somatik. Region Syddanmark har som den hidtil eneste region løsningen i drift. Der er 14 afdelinger, som har Version

4 deltaget i klinisk afprøvning. Vi har besøgt afdelingerne før sommerferien og generelt er de glade for teletolkning og synes, at det er en god ide. Mange afdelinger er dog kommet sent i gang med den kliniske afprøvning - bl.a. pga tekniske udfordringer. Samtidig har der været relativt få teletolkninger - bl.a. fordi man ikke har kunnet få teletolk om eftermiddagen og kun på et begrænset antal sprog. For at øge volumen i evalueringen af den kliniske afprøvning er antallet af spydspidsafdelinger øget fra oprindelig 11-14, og klinisk afprøvning er forlænget med 1½ mdr. frem til 1. juli Evalueringsrapporten fra klinisk afprøvning er klar i uge 34 og vil blive fremlagt for implementeringsgruppen. Nedenstående skema er en oversigt over hospitalernes spydspidsafdelinger i klinisk afprøvning. Region Spydspidsorganisationer Devoteam Devoteam Opstart Sprog Før-analyse Efter-analyse Syddanmark Afdeling I, OUH Dec. 09 Somali Afdeling L, OUH - Marts 10 Arabisk Gyn. amb. Svendborg - - Dec. 09 Bosnisk Afdeling M, Svendborg - Marts 10 Nordjylland Skadestuen, Ålborg Maj 10 Somali Børneafdelingen, Hjørring - - Arabisk Psykiatrisk skadestue, Ålborg Bosnisk Gyn. amb. Vendsyssel - - Midtjylland Gynækologisk afd, Skejby April 10 Somali Center for traumatiserede - Marts 10 Arabisk flygtninge, Holstebro Bosnisk Farsi Pashto / Dari Vietnamesisk Hovedstaden Onkologisk amb., Herlev Marts 10 Somali Urologisk afd., Herlev April 10 Arabisk Akut hjertemed. amb, BBH Feb. 10 Bosnisk AMA, Bispebjerg Feb. 10 Sjælland - - Maj dec. 10 Spydspidsafdelingernes kontaktpersoner/projektledere er tilbudt undervisning i anvendelse af videokonferenceudstyr, der har været afholdt 4 undervisningsdage i 2009 og 1 i Der udarbejdes undervisningsmateriale Den gode teletolkesamtale når erfaringerne fra klinisk afprøvning er beskrevet. MedCom har udpeget en ekspertgruppe som deltager i udarbejdelsen. Version

5 Projektet har i juni 2010 afholdt 2 temadage for projektdeltagerne med henblik på at sikre bred vidensdeling og erfaringsopsamling mellem igangværende afdelinger og formidling til kommende afdelinger. Der afholdes i løbet af efteråret 2010 møder med hver af de regionale projektledelser med henblik på afklaring af status af deres eksisterende projektplan, kortlægning af hvilke afdelinger der skal i gang nu, samt hvordan MedCom bedst kan støtte op i hver enkelt region. Statistik teletolkninger 2010 Der er i perioden 1. januar 10. august 2010 gennemført 567 teletolkninger på hospitalerne. Langt de fleste tolkninger er gennemført i Region Syddanmark. Gennemførte (akut og planlagt) og aflyste teletolkesamtaler på hospitaler i perioden Aflyst Akut Planlagt 0 Jan Feb Marts April Maj Juni Juli August Bestilte: 752 Gennemførte 567(Planlagte 477, Akutte 90) Aflyste 185 Teletolkninger på sygehuse pr. region fra 1. januar til 10. august Aflyst Akut Planlagt 0 Hovedstaden Sjælland Syddanmark Midtjylland Nordjylland Hovedstaden: 17 teletolkninger Sjælland: 0 teletolkninger Syddanmark: 423 teletolkninger Midtjylland: 123 teletolkninger Nordjylland: 4 Version

6 Kommuner Pilotafprøvningen af teletolkning indenfor det kommunale område skal indhente praktisk erfaring vedrørende anvendelsesmuligheder og potentiale for kvalitetsforbedringer samt mere effektiv udnyttelse af tolkeressourcerne indenfor forskellige kommunale forvaltningsområder. Potentialet for den kommunale anvendelse af teletolkning har jf. de første erfaringer vist sig større end forventet, idet eksempelvis muligheden for at gennemføre akutte tolkninger har givet mulighed for hurtig sagsgang. Der stiles imod 5-10 kommunale pilotprojekter, og interessen fra kommunerne for at deltage er stor: Odense kommune: Har igangsat pilotafprøvning indenfor Jobcenteret, Integrationsafsnit og Ydelsescenter pr. 1. marts 2010, og de første kliniske erfaringer har været positive. Teletolkning forventes testet i pilotdrift i de nævnte områder frem til oktober 2010 med efterfølgende udarbejdelse af MTV og overdragelse til drift og videre udbredelse i kommunen. Århus kommune: Har været forsinket i projektopstarten, men har igangsat den kliniske afprøvning i Jobcenter vest pr. august Pilotafprøvningen er endvidere planlagt til at inddrage Rehabiliteringscenter, Arbejdsmarkedscenter og Sundhed og Omsorg. Der er interesse for en mobil løsning til sundhedspleje og visiterende besøg hos ældre. Pilotprojektet forventes at løbe i 6 mdr og afsluttes med en MTV. Kolding kommune: Erfaringerne med pilotafprøvning indenfor træningsområdet og jobcenteret har været så positive, at Kolding kommune har besluttet at fortsætte teletolkningen indenfor disse områder. Desuden er det besluttet at udvide projektet med pilotafprøvning indenfor sundhedsplejen, skoleområdet (2 skoler) og familieafdelingen (+ evt. psykiatriområdet), og der er pr. juli 2010 indgået en udvidet samarbejdsaftale med Kolding kommune mhp. dette. Københavns kommune: Jobcenter København (NV) er i gang med at planlægge et pilotprojekt baseret på anvendelse af teletolkning i jobcentrets reception, som har stort behov for akutte tolkninger i forbindelse med borgerhenvendelser. Endvidere planlægges der et pilotprojekt indenfor børnetandplejen med inddragelse af tolke indenfor det forebyggende arbejde, og der er interesse for, at tolkningerne i projektet skal ske via videokonferenceudstyr. Esbjerg kommune: Har afleveret projektplan med pilotafprøvning af teletolkning indenfor jobcentret samt mulighed for bedre udnyttelse at kommunens egne tolke. En samarbejdsaftale er under udarbejdelse. Varde kommune: Er i gang med at planlægge et pilotprojekt indenfor jobcenteret. Fredericia kommune: Der afholdes indledende møde med sundhedsområdet i august mhp. igangsætning af et pilotprojekt. Version

7 Teletolkninger i pilotkommunerne fra projektstart til Gennemførte teletolkninger Kolding Odense Århus I alt marts april maj juni juli august I alt Derudover er der dialog med Favrskov, Brøndby, Køge, Middelfart, Ålborg og Slagelse kommune, som alle er interesseret i at indgå i projektet, men endnu ikke har peget på konkrete områder for pilotafprøvning. En mulighed for at gennemføre tolkningen via mobilt videoudstyr, eksempelvis i borgerens hjem, vurderes yderst relevant pga. kommunernes udadrettede borgerkontakt, og flere af kommunerne er interesserede i netop denne mulighed. Imidlertid er de tekniske muligheder (netværk og videoklienter til det mobile udstyr) på nuværende tidspunkt ikke af tilstrækkelig høj kvalitet til en klinisk afprøvning. Praksis Pilotafprøvning af teletolkning i lægepraksis skal indhente praktiske erfaringer vedrørende videoudstyr, anvendelsesmuligheder og potentiale for kvalitetsforbedringer og mere effektiv udnyttelse af tolkeressourcerne. Der er i samarbejde med de 5 regioner udvalgt 17 lægepraksis til at deltage i pilotafprøvningen. De 17 lægepraksis er fordelt i hele landet inklusiv udkantsområderne, og har tilstrækkelig med tolkede konsultationer til en pilotafprøvning. Enkelte regioner har ønsket at få flere lægepraksis end planlagt med i pilotprojektet i disse tilfælde har regionerne dog selv leveret udstyr til praksis. Region Hovedstaden deltager med 5 praksis, hvor de 4 er fundet: 2 i København, 1 i Brøndby Strand og 1 i Hedehusene. Region Sjælland deltager med 2 i henholdsvis Nykøbing Falster og Holbæk. Region Syddanmark deltager med 4 praksis: 2 i Odense, 1 i Tønder, 1 i Esbjerg. Region Midtjylland deltager med 4 praksis: 2 i Århus, 1 i Ringkøbing og 1 i Horsens. Region Nordjylland deltager med 2 praksis henholdsvis i Thisted og Aalborg. Der indgås samarbejdsaftaler, som forpligter projektet til at udlåne udstyr til almen praksis og registrerer endepunkter på VD samt udbetale honorar til lægepraksis for deltagelsen. Praksis forpligter sig til at pilotteste udstyret i minimum 3 måneder, registrere gennemførte og aflyste tolkesamtaler samt deltage i afsluttende evalueringsinterview. Version

8 Der bliver dels testet Tandberg E 20 og dels web kamera i de enkelte praksis, alt afhængig af hvad der vurderes bedst egnet i klinikken. Der er installeret udstyr i Holbæk, Odense, Århus og Aalborg. Odense har med succes gennemført en teletolkning. I de øvrige praksis er der udfordringer mellem Cisco og Tandberg kommunikationen i forhold til SIP og H323 på samme expressway og/eller med klinikkens lokale netværk. Der arbejdes på at få løst disse problemer. Medio august tilsluttes yderligere 5 praksis. Der pilottestes i 3 måneder (sep.-dec. 2010), og projektet afsluttet med en kvalitativ evaluering hvis resultater vil blive fremlagt i en evalueringsrapport primo Tolkeudbydere I juni 2010 blev der afholdt det 3. møde i tolkeudbydergruppen. Gruppen består af repræsentanter fra de tolkebureauer, som har aftaler med regioner og kommuner omkring tolkebistand, og som har interesse i den nationale satsning på teletolkning. Der deltog 23 repræsentanter fra 17 forskellige bureauer. Gruppen er reduceret efter at flere regioner har gennemført nye udbudsrunder. Der var stadig stor interesse og deltagelse på mødet, og flere private udbydere tilbyder allerede teletolkning. Region Syddanmark og Odense Kommune samarbejder omkring tolkeservice til de øvrige regioners spydspidsafdelinger, samt til pilotkommunerne i Region Syddanmark. Flere af udbyderne skal levere tolkeservice til pilotafprøvning i lægepraksis. Tolkeaftaler i regionerne: Region Hovedstaden, har 1. februar 2010 indgået aftale om levering af sprogtolkning med 4 tolkebureauer. Region Sjælland, har pr. 1. juni 2010 indgået aftaler med 3 tolkebureauer som primær leverandør og andre tolkebureauer om backup på funktionerne. Region Syddanmark, har primo 2010 indgået en aftale om levering af tolkebistand med 2 tolkebureauer. Dels en aftale Øst for Lillebælt og dels en aftale Vest for Lillebælt. Region Midtjylland, har aftaler med 4 tolkebureauer frem til ultimo 2010, hvorefter der skal laves et nyt udbud. Region Nordjylland, har aftaler med 4 tolkebureauer frem til ultimo 2010, hvorefter der skal laves et nyt udbud. Teknik Alle regioner har underskrevet den tekniske samarbejdsaftale, men 2 regioner mangler at aflevere en projektplan over den tekniske implementering. Det har ikke haft nogen indflydelse på resultaterne i projektet. Overtagelsesprøve på VD d. 11/ forløb succesfuldt. Det nationale videoknudepunkt kører stabilt med 100 % oppetid. Der er oprettet zoner mod alle regioner og gennemført videokonferencer. I perioden fra april til og med juli har der i alt været afholdt 2824 konferencer fordelt på 2207 kortvarige kald (0-1 og 1-5 minutters varighed) og 617 længere kald (5-60 og minutters varighed) De mange kortvarige kald mellem 0-1 og 1-5 minutters Version

9 varighed indikerer, at der fortsat er mange eksisterende og nye brugere som tester videoløsningen. Kald med mellem 5-60 og minutters varighed anses for at være reelle videokonference kald. Det vurderes at anvendelsen er stigende, omend juli udviser et lille fald som sikkert skyldes sommerferien. Det første møde i den udvidede teknikgruppe planlægges afholdt primo oktober. Der inviteres også en repræsentant med fra Domstolsstyrelsen for at sikre erfaringsudveksling med deres videokonferenceprojekt. Fokus i teknikgruppen lægges på at løse/omgå problemer i forhold til Cisco - Tandberg kommunikationen og i forhold til SIP og H.323 kommunikation på samme VCS- Expressway. Fremadrettet vil der blive fokuseret på: udveksling af adressebogs data i opbygning af en fælles adressebog for alle mulig integration mod andre platforme - Microsoft OCS og Cisco UC. Integration mod MM er delvis gennemført (MM-klienter kan tilringes, men de kan ikke ringe ud (licensspørgsmål)) planlægning af den fysiske flytning af knudepunktet fra Uni C i Lyngby til Netic i Aalborg og i forbindelse hermed opgradering af de aktive enheder. vurdering af om knudepunktet er designet korrekt til den anvendelse vi ser mulighed for at kunne lave et testmiljø, hvor der kan testes infrastrukturkomponenter udarbejdelse af en positiv liste over testet endepunktsudstyr Erfaringer MedCom tilbød at tage rundt til alle regioner i forbindelse med udarbejdelse af samarbejdsaftalerne. 4 ud af 5 regioner deltog med tilbagemeldinger og input til de endelige samarbejdsaftaler. Det har været medvirkende til, at alle fik ejerskab. Det har haft en positiv betydning for samarbejdet mellem regionerne og MedCom. Region Syddanmark har i 2008 gennemført pilotprojekt på teletolkning. De er i 2009 startet drift, og har etableret et tolkecenter, som nuværende tilbyder 3 sprog somali, bosnisk og arabisk. Projektet har nydt godt af region Syddanmarks erfaringer. Findes piloterfaringer, skal de inddrages tidligt i projektet. Trods meget hurtig opstart af teknikgruppen, er videoknudepunktet (VD) forsinket. I projektets planlægning var der 1½ måned mellem etablering af videoknudepunktet og opstart af klinisk afprøvning. Erfaringen har vist, at det ikke har været tilstrækkeligt. Hospitalerne har dokumenterede erfaringer fra pilotprojekter, som beskriver potentialet for udbredelse af videotolkning. Da der ikke eksisterer tilsvarende indenfor praksisområdet og og det Version

10 kommunale område er det nødvendigt at indhente og dokumentere erfaringer indenfor disse områder inden evt. national udbredelse. Spørgeskemaerne i klinisk afprøvning har været for omfattende for klinikerne. Det har medført sparsomme tilbagemeldinger og ikke givet tilstrækkeligt datamateriale til en generalisering i evalueringsrapporten, den vil basere sig mere på enkeltstående udtalelser. Slutevalueringen som er planlagt i 2012, skal iværksættes med mindre tidsforbrug fra klinikerne. Review af business case Projektet har brug for at kende potentialet for kommuner og praksis inden national udbredelse af teletolkning. Det medfører ændring i antallet af brugere undervejs i projektet. Det er planlagt at gennemføre pilotprojekter i 10 kommuner og i 10 praksis. Én kommune har tilkendegivet at de forsætter i drift. Tidshorisont Udbredelse på sygehusafdelinger følger planen, men der er usikkert om regionerne kan nå at implementere teletolkning på 25 % af alle relevante sygehusafdelinger inden udgangen af 2010, da klinisk afprøvning er forsinket og erfaringerne derfra er vigtige inden opstart af bred implementering, jf aktuelle problemer. Region Hovedstaden har planlagt implementering på 2 sygehuse i 2010, region Syddanmark forventer implementering på 2 sygehuse, samt opstart af projektet på de resterende sygehuse. Region Nordjylland har planlagt at implementere efter en big bang model sandsynligvis først i Region Midtjylland har udpeget de næste 12 afdelinger og region Sjælland har planlagt gennemførelse af deres spydspidsafdelinger i Der er p.t. fire tolkeudbydere i Danmark, der tilbyder teletolkning til teletolkeprojektet. Det forventes, at flere tolkeudbydere anvender videokonferenceudstyr til tolkninger når efterspørgselen øges i takt med flere afdelinger skal anvende teletolkning. Økonomisk konsekvens Forventet udbytte ændres, idet udbredelse blandt praksis og kommuner mindskes, der vil være færre brugere, der implementerer teletolkning de første år end først ventet. Til gengæld vurderes omkostningerne til indkøb af udstyr under ,- kr. pr. stk., så model 2 i business casen er den mest realistiske og den model, hvor projektet hurtigst opnår økonomisk balance. Se bilag 2. Version

11 Leverancer fase 1: Udbud og etablering Projektleverancer Leverancer Teknik PID Etablering af teknikgruppe Business Case Kravspecifikation til nationalt videoknudepunkt Kommunikationsplan Leverandør valgt Projektplan Samarbejdsaftaler udarbejdet og underskrevet Risikolog Etablering af nationalt videoknudepunkt Emnelog Test af nationalt videoknudepunkt Erfaringslog Test af nationalt videoknudepunkt mod spydspidsorganisationernes infrastruktur Statusrapporter Overtagelsesprøve gennemført Faseafslutningsrapport Driftsprøve gennemført Projektstyregruppe etableret Igangsat arbejdet med avanceret konferencestyring Leverancer Hospitaler Leverancer Kommuner Etablering af implementeringsgruppe Samarbejdsaftaler udarbejdet og underskrevet af alle regioner Samarbejdsaftaler udarbejdet og underskrevet af 3 kommuner 14 spydspidsafdelinger udvalgt Udpegning af 4 ud af 5 pilotkommuner Før-analyse på 8 udvalgte afdelinger Planlægning af evaluering gennemført gennemført Undervisning til spydspidsafdelingernes Undervisning planlagt og gennemført kontaktpersoner gennemført Temadage afholdt Pilotperiode i gang i 3 kommuner Klinisk afprøvning gennemført Evalueringsrapport udarbejdet Leverance Tolkeudbydere Leverancer Praksis Kortlægning af tolkeudbydere og udbud Aftale om deltagelse i pilotafprøvning med 17 praksis Etablering af tolkeudbydergruppe Samarbejdsaftaler udarbejdet Faseplan 1 er vedlagt som bilag. Kvalitetssikring Videoknudepunktet VD virker efter hensigten så nu kommer arbejdet med at få alle interessenter koblet op. Som nævnt tidligere er kvaliteten via SDN ikke tilfredsstillende, undtagen for Region Hovedstaden, der har taget den faste forbindelse i brug. Dette tyder på, at kvalitetsproblemerne måske skyldes belastede VPN forbindelser/routere. Derfor er det besluttet at bruge Internettet indtil videre, mens der teknisk arbejdes på at finde et svar på problemerne. Videoendepunkterne er i mange tilfælde i stand til selv at kunne kryptere opkaldet, men i de tilfælde hvor det ikke kan lade sig gøre, kan man foretage opkaldet via MCU'en, som så vil stå for krypteringen. I overtagelsesprøven har vi bl.a. testet: Opkald RegH - VD (MCU12), OK Version

12 Opkald RSD - VD (MCU12), OK Opkald RegN - VD (MCU12), OK Flerpartsmøde med RegH, RSD, NetDesign Farum + diverse MOVI-klienter, OK Opkald direkte RegH - RSD, OK Opkald til MM, OK Opkald fra MM, mangler, da AMC Nord - Århus ikke har købt licenser til dette. Før og efteranalyse i spydspidsorganisationerne Implementeringsgruppen har vedtaget de overordnede spørgsmål til spørgeskemaerne, samt godkendt de endelige spørgeskemaer og logbøger. De har stillet krav til effektvurderingen af klinisk afprøvning om, at før og efteranalysen skal være mindst mulig generende/tidskrævende for spydspidsorganisationerne, altså ingen stopursmålinger, men et kvalitativt billede af tidsforbruget. Et kvalitetskrav har endvidere været, at det er samme personer som tager til alle spydspidsafdelinger i forbindelse med føranalysen af arbejdsgangene for at sikre kontinuitet. Det er besluttet, at gennemføre spørgeskemaundersøgelse for administrativt personale, klinikere, tolke og patienter. For at alle patienter skal have mulighed for at besvare skemaerne, kontaktes de efter konsultationen af tolken, som læser spørgsmålene op fra allerede oversatte skemaer, så ordlyden er ens til patienterne. Det er besluttet, at kommuner og praksis i deres før og efteranalyse medtager potentialet for videre udbredelse, da de ikke som hospitalerne har et gennemført pilotprojekt. De kommunale spydspidsorganisationer tager i deres evaluering udgangspunkt i en mini-mtv, hvor de 4 hovedelementer er Teknologien, Borgeren/patienten, Organisationen, Økonomien. Under teknologien vurderes anvendelse, effektivitet og risiko. Omkring borgeren vurderes psykologiske, effektmæssige og sociale forhold, samt etiske aspekter. Organisationen vurderes i forhold til struktur, personale og miljø. Økonomien har fokus på drifts og kasseøkonomi. Samarbejdsaftaler De udarbejdede samarbejdsaftaler har været med til 4 ud af 5 regioner med henblik på at medtage regionernes input og forbedrer samarbejdsaftalerne, så de blev operationelle for regionerne og MedCom. Kvaliteten af samarbejdsaftalerne er optimeret ved denne proces. Samarbejdsaftalerne til kommuner og praktiserende læger tager udgangspunkt i samarbejdsaftalerne til hospitalerne, men er ikke delt i en teknisk og organisatorisk aftale. Der indgås ikke samarbejdsaftaler med praksissystemleverandørerne, da udstyr til de praktiserende læger udlånes og opsættes af MedCom. Version

13 Kortlægning af tolkeudbydere og udbud 1. del af rapporten er udarbejdet. Den beskriver hvilke tolkeudbydere, der nuværende har indgået aftaler med regionerne, men ikke en kortlægning af hvilke aftaler, der allerede findes med kommunerne. 2. del af rapporten omkring implikationer i forhold til organisering i HK, samt umiddelbar vurdering af behov for kvalitetssikring og efteruddannelse af tolkene er sat i bero. I stedet for udarbejdelse af rapporten, er der løbende dialog med de tolkeudbydere, der nuværende har indgået aftaler med regioner og spydspidskommuner samt kontakt med de personer, der har etableret og sammensat den nationale tolkeuddannelse, som tilbydes via forvaltningshøjskolen. Undervisning Undervisningen har været inddelt i 4 områder; Kort information omkring projektet Udstyr og infrastruktur Adfærd foran skærmen Hands on Indtil Den gode teletolkesamtale er udarbejdet, udleveres følgende materiale; Patient/borgerinformation (udarbejdet af projektet og oversat til 10 sprog) Bruger du tolke i dit arbejde (Integrationsministeriet) Tolkeguide 2008 (LAK) Evalueringen fra deltagerne har været positiv. De har oplevet, at det er enkelt at håndtere videokonferenceudstyret. Fået svar på tekniske spørgsmål, samt fået demonstreret via videokonference, hvordan de lettest skaber tillid og tryghed for deltagerne i videokonferencesamtalen. Alle deltagere har selv kaldt op via videokonferenceudstyr, både via dedikeret -og mobilt udstyr til en anden deltager, hvor de også er blevet opmærksomme på lysindfaldets betydning. Version

14 Aktuelle risici Identifikation Teletolkning via Sundhedsdatanettet giver dårlig kvalitet, hvis det ikke er via fast forbindelse Ændring af lovgivning. Det er besluttet, at personer med behov for tolkning, der har boet i Danmark i mere end 7 år selv skal betale for tolkeydelser fra 1. juni Det får konsekvens for projektet med færre antal teletolkninger, men også en konsekvens i form at håndtering af betaling fra patienterne. Projektet har en forsinkelse på ½ år. Det giver stor tvivl om det er muligt at nå udbredelse af teletolkning på 25 % af alle relevante sygehusafdelinger i december Økonomiske trængte afdelinger vil vælge at spare tolkene, og i stedet anvende familietolke, telefontolkning eller klare samtalen uden tolk. Udbudssituationen. For organisationer, hvor det kunne være relevant at tilbyde teletolkning, gælder, at de på nuværende tidspunkt og i en kortere eller længere årrække er bundet af allerede indgåede kontrakter efter udbud. Dette betyder, at løsningen ikke vil kunne udbredes i samme takt som de tekniske forudsætninger er til stede. Sandsynlighed Stor Konsek vens Middel til stor Handling Status august 2010 Opfordre regionerne til at anvende en fast forbindelse til trafik via SDN. Har de ikke det, kan teletolkning i spydspidsperioden foregå via Internettet, sikkerheden vurderes ok, da endepunkterne er krypterede. Stor Middel Klinikerne er utilfredse med lovgivningen. Følge udviklingen tæt. Det arbejdskrafts besparende potentiale reduceres. Formidle behovet for patientbetaling til organisationerne. Stor Middel Projektstyregruppen skal beslutte om opnåelse af denne milepæl kan indhentes 1. april Middel. Middel Projektet har ikke beslutningsret over regionerne, men anbefaler at hver region har en procedure for, hvornår og hvordan der skal anvendes tolk, samt anvendelse af familietolke mm. Middel. Middel. Løsningen implementeres gradvist i takt med at indgåede kontrakter udløber. Endvidere vil løsningen gøre det muligt for både private og offentlige leverandører at tilbyde løsningen på et mere gennemskueligt og åbent marked. Alle regioner er gjort opmærksom på vigtigheden af at få teletolkning med i deres udbud. Der afholdes løbende informationsmøde med tolkeudbyderne. Region Hovedstaden anvender fast forbindelse mellem regionen og SDN. Næste projektstyregruppemøde er d. 23/ Projektet har ingen erfaringer endnu. I region Syddanmark udnyttes tolkene ikke helt endnu, men det vurderes, at det skyldes tilvænning til den ændrede arbejdsgang Region Sjælland og Hovedstaden har afsluttet deres udbud og medtaget teletolkning. De øvrige regioner er opmærksomme på at inddrage teletolkning i deres udbud Version

15 Aktuelle emner Teletolkning på den politiske dagsorden Dansk Folkeparti og Regeringen har indgået aftale om genopretning af dansk økonomi. Som en del af aftalen indgår en gennemgang af tolkeområdet med henblik på at gennemføre besparelser. Øget brugerbetaling, fællesoffentlige udbud og teletolkning nævnes som muligheder. MedCom er dialog med ABT fonden og andre relevante samarbejdspartnere om muligheder og udfordringer ved genopretningsplanen for så vidt angår teletolkeprojektet. Regeringens aftale med Danske Regioner om regionernes økonomi 2011 sætter fokus på sundheds-it og har bl.a. teletolkning som mål og milepæl: Regionerne vil arbejde målrettet med sundheds-it, der kan understøtte nye måder at tilrettelægge arbejdet på - internt på sygehusene og mellem behandlere i andre sektorer i sundheds-væsenet. Som led i en samlet indsats vedr. telemedicin og hjemmemonitorering, vil regionerne udbrede tolkning via videokonference på alle relevante sygehusafdelinger inden udgangen af (Aftale om sundheds-it, s. 7, milepæl 5) Dette mål er sammenfaldende med teletolkeprojektets målsætninger og tidsplan. Mobil løsning For at tolkning via videokonference skal have størst mulig potentiale i kommunalt regi, vil det være nødvendigt med en mobil løsning, da områder som hjemmeplejen og sundhedsplejen er udkørende. Det mobile net er endnu ikke udbredt i en grad, som sikre stabil videokonference, hvorfor projektet endnu ikke anbefaler pilotprojekter baseret udelukkende på mobile løsninger. Booking og registrering Efterhånden som projektet udbredes er der et øget behov for gode løsninger, der kan registrere og administrere tolkninger. Der er et ønske om en løsning til booking og registrering, som giver mulighed for planlægning og afregning af tolkeydelser. Et evt. booking og administrationssystem skal tage hensyn til eksisterende systemer i regionerne. Projektet samarbejder med relevante parter på regionalt og nationalt niveau omkring en mulig fremtidig, fælles løsning. Projektet har fået præsenteret flere forskellige bookingsystemer. De regionale projektledere har besluttet, at booking- og afregning på den korte bane varetages af den enkelte region i overensstemmelse med eksisterende systemer og aftaler med tolkeudbydere. Version

16 Bilag 1: Faseplan 1 Deadline Produkter Fase Deadline Leverance Leverance Produkter Kontakt til Regionerne etableret 15. marts 2009 Uformel kontakt omkring de enkelte regioners nuværende arbejde med telemedicin 1. mar. '09 v Fase 1 Udbud og etablering Reel dato Brev til sundhedsdirektørerne 15. mar. '09 v Statusrapport Udkast BC 18. mar. '09 v 25. marts 2009 Projektplan, udkast 25. mar. '09 v Statusrapport til program -og projektstyregruppe 25. mar. '09 v 31. marts 2009 Input til business case og projektplan Forberedelsesmøde afholdt 31. mar. '09 v Kortlægning af tolkeudbydere 1. del Kortlægning af udbydere af sprogtolkning til sundhedssektoren i Danmark 31. mar. '09 v Overblik over eksisterende kontrakter mellem regioner og tolkebureauer, herunder tidshorisont for de indgåede kontrakter 31. mar. '09 v Kravspecifikation Aftale for arbejdsgruppe indgået 9. feb. '09 v 13. april 2009 Mock up, udbudsmateriale 11. feb. '09 v Mini kortlægning udstyr, volumen og anvendelse 4. mar. '09 v Kravspecifikation vs mar. '09 v Implementeringsgruppe etableret Deltager til implementeringsgruppe regionerne udvalgt 2. apr. '09 v 22. april 2009 Deltagere til implementeringsgruppe kommunerne udvalgt 2. apr. '09 (v) Deltagere til implementeringsgruppe praksislægerne udvalgt 2.apr. '09 % 1. møde afholdt i implementeringsgruppe 22. apr. '09 v PID Projektgrundlag 18. mar. '09 v Business case 22. apr. '09 v Projektplan 22 apr. '09 v Risikolog 18. mar. '09 v 30. april 2009 Emnelog 18. mar. '09 v Kommunikationsplan 18.mar. '09 v Kvalitetsplan 15. apr. '09 v Oversigt over sygehuse og afdelinger Oversigt udarbejdet over alle sygehuse 30. apr. '09 v Opdateret business case Til ABT fonden 30. apr. '09 v 30. maj 2009 Samarbejdsaftaler vedr. implementering Samarbejdsaftale med de 5 regioner 27. maj '09 v og teknik udsendt Samarbejdsaftale med enkelte kommuner 27. maj '09 v Version

17 Fase Deadline Leverance Leverance Produkter Deadline Produkter Reel dato Samarbejdsaftaler med enkelte lægepraksis 27. maj '09 % Samarbejdsaftaler med praksisleverandørerne 27. maj '09 % Gennemført udbud på Videoknudepunktet Godkendt udbudspakke 17. apr. '09 v 2. juni 2009 Miniudbud gennemført 29. maj '09 v Tilbud modtaget 1. juni '09 v 2. del af kortlægningsrapport vedr. Implikationer i relation til organiseringen af tolkene i HK 23. juni '09? % tolkeudbydere Umiddelbar vurdering af behov for kvalitetssikring og 23. juni 2009 efteruddannelse af tolkene 23. juni '09? % 10 spydspidsorganisationer udvalgt Sept. Statusrapport Statusrapport til program -og projektstyregruppe 23. juni '09 v Statusrapport tilgængelig på MedCom s hjemmeside 23. juni '09 % 30. juni Informationsmøde med tolkeudbydere v 7. juli 2009 Kontrakt med leverandør indgået Tilbud gennemgåede og afklarede 25. juni '09 v Valg af leverandør 30. juni '09 v 31. aug Spydspidsafdelinger samt pilotkommuner og praksis udpeget Okt. Levering og installation af POC - delleverance 1 Teknisk afprøvning og implementering, 18. aug. '09 Okt. 8. september 2009 del 1. Nationalt knudepunkt. Godkendelse af delleverance 1 8. sept. '09 Nov. 15. september 2009 Tolkeudbyder klar Sikre at spydspidsorganisationerne har indgået aftaler med tolkeudbydere 15. sept. '09 Okt. Før-analyse på udvalgte arbejdsgange Før-analyse på sundhedsprofessionelles arbejdsgange Okt. Før-analyse på praksislægens arbejdsgange 21. sept. '09 % 23. september 2009 Før-analyse på kommunens arbejdsgange % Statusrapport Statusrapport til program -og projektstyregruppe 23. sept. '09 v Statusrapport tilgængelig på MedCom s hjemmeside 23. sept. '09 v Teknisk test af forbindelser mellem Afprøvning og implementering af lokal teknisk løsning og 30. september 2009 minimum 10 spydspidsorganisationer og test nationalt knudepunkt gennemført 30. sept. '09 Dec. - mar. 15. okt Den gode teletolkesamtale' udarbejdet 1. møde i ekspertgruppen afholdt 31. aug okt Statusrapport Statusrapport til program -og projektstyregruppe 23. okt. '09 v 23. oktober 2009 Statusrapport tilgængelig på MedCom s hjemmeside 23. okt. '09 v 30. oktober 2009 Kursus i klinisk anvendelse af Udarbejdelse af materiale 1. okt. '09 v videokonference for superbrugere fra Superbrugere udpeget 15. aug. '09 v Version

18 Fase Deadline Leverance Leverance Produkter Deadline Produkter Reel dato minimum 10 spydspidsorganisationer Tidsplan for undervisning 1. okt. '09 v gennemført Lokaler, udstyr og teknik klar 1. okt. '09 v Opsamling/evaluering af undervisningsseancer 30. okt. '09 v Statusrapport Statusrapport til program -og projektstyregruppe 23. nov. '09 v 23. november 2009 Statusrapport tilgængelig på MedCom s hjemmeside 23. nov. '09 % Klinisk afprøvning af videokonference gennemført fra minimum 10 Procedure for betaling af tolkesamtaler under klinisk afprøvning klar 1. nov. '09 v spydspidsorganisationer Procedure for booking af tolkesamtaler under klinisk afprøvning klar 1. nov. '09 v Support til spydspidsorganisationerne etableret 1. nov. '09 v 1. juli 2010 Superbrugere har undervist deltagere 1. nov. '09 v Logbøger introduceret 1. nov. '09 v Patientpjecer udarbejdet 1. nov. 09 v Spørgeskemaer udarbejdet til evaluering 1. nov. '09 v Udstyr indkøbt og installeret 1. nov. '09 v Faseafslutningsrapport Faseafslutningsrapport til program -og projektstyregruppe 30. dec. '09 13/1 30. december januar februar 2010 Teknisk afprøvning og implementering, del 3. Evaluering af driftserfaringer i spydspidsorganisationerne gennemført Faseafslutningsrapport tilgængelig på MedCom s hjemmeside 30. dec. '09 15/1 Levering og installation af delleverance 2 3. nov. '09 v Driftsprøve 8. dec. '09 18/12 Delleverance 2 godkendt og "GO LIVE" 9. dec. '09 v Evalueringsmøde 14. jan. '10 8/6 + 9/6 Evalueringsrapport 15. feb. ' August Version

19 Version Bilag 2, revideret Business Case Opdateringen er business casens punkt og Projektet indhenter erfaringer i kommuner og praksis for anvendelse og potentiale ved brug af tolkning via videokonference inden national udbredelse. Derved vil økonomimodellen se anderledes ud end først beskrevet i Business casen. År 0 svarer til projektets opstartsår Centrale parametre i de 2 økonomimodeller Centrale parametre År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Dækningsgrad sygehusafdeling 2% 15% 30% 60% 80% 80% Dækningsgrad almen praksis 0% 0% 0% 1% 2% 15% Dækningsgrad speciallæge praksis 0% 0% 0% 1% 2% 10% Dækningsgrad kommuner 2% 10% 20% 35% 50% 50% Udbredelsesgrad sygehusafdeling 2% 10% 20% 30% 40% 40% Udbredelsesgrad almen praksiser 0% 0% 0% 1% 2% 7% Udbredelsesgrad specialpraksis 0% 0% 0% 1% 2% 5% Udbredelsesgrad kommuner 1% 2% 4% 7% 10% 10% Antal teletolkninger Antal tolke 1,09 7,37 14,74 29,03 39,51 43,51 Antal tilsluttede afdelinger Antal tilsluttede almen praksis Antal tilsluttede specialelæge praksis Antal tilsluttede kommuner 0,98 1,96 3,92 6,86 9,80 9,80 Totale antal tilsluttede brugere (de fire grupper) Model1: Udviklingen i enhedspris pr. teletolkning Model 2: Udviklingen i enhedspris pr. teletolkning Dækningsgrad forstås som den andel af tolkninger, som udføres med teletolkning. Det fremgår af tabel 1 nedenfor hvordan den nationale dækning forventes at udvikle sig frem mod år 5, for de fire typer af brugere. Udbredelsesgrad forstås som den andel af afdelinger, praksis og kommuner som køber udstyr til teletolkning. Den svinger mellem 10 og 40 procent i 2014 afhængig af hvilken brugergruppe der kigges på. Som et eksempel fremgår at I 2014 vil 40 procent, svarende til af de danske sygehusafdelinger, være tilsluttet. Tilsammen vil de kunne dække 80 procent af alle tolkningerne i sygehusvæsenet. Der opstilles to modeller. Model 1 scenariet er et relativt konservativt estimat, hvor nogle af omkostningerne kan være overvurderet. Model 2 scenariet præsenterer et scenarie, hvor antagelsen er, at der vælges mere prisbilligt telekonferenceudstyr, som eksempelvis softwareløsninger med brug af webkamera, sådan at den gennemsnitlige enhedsomkostning pr. tolkestation er lavere. Dvs. i forhold til model 2 scenariet, er følgende parametre ændret:

20 En reduktion i prisen for videokonferenceudstyr til brugerne pr. station ( => ) Model 2 er den model, som virker mest realistisk, da alle spydspidsafdelinger har investeret i udstyr til under ,- kr. pr. stk. Model 1: Pengestrømsopgørelse med udstyr til ,- kr. År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 OMKOSTNINGER: Forretningsmæssige investeringer: Procesdesign Medarbejderuddannelse Driftsimplementering af systemer Andre forretningsmæssige investeringer Forretningsmæssige investeringer total It-investeringer: Interne ressourcer Eksterne ressourcer Hardware Software Andre it-investeringer It-investeringer total Driftsomkostninger Lønomkostninger Omkostninger til materialer og eksterne services Andre forretningsmæssige driftsomkostninger Øgede forretningsmæssige driftsomkostninger total Øgede it-driftsomkostninger Lønomkostninger Licenser Systemvedligehold Andre it-driftsomkostninger Øgede it-driftsomkostninger total Version

21 År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 OMKOSTNINGER TOTAL ØKONOMISKE GEVINSTER: Forretningsmæssige gevinster: Forretningsmæssige gevinster: Besparelser på materialer og eksterne services Andre forretningsmæssige driftsbesparelser og gevinster Forretningsmæssige gevinster total It-gevinster: Lønbesparelser (sparret fremmødetolkning) Besparelser på licenser Besparelser på systemvedligehold Andre it-driftsbesparelser It-gevinster total ØKONOMISKE GEVINSTER TOTAL PENGESTRØM TOTAL Model 1: Pengestrømsoversigt - omkostningsbaseret Version

22 DKK millioner År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 År År Version

23 Model 2: Pengestrømsopgørelse med udstyr til ,- kr. År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 OMKOSTNINGER: Forretningsmæssige investeringer: Procesdesign Medarbejderuddannelse Driftsimplementering af systemer Andre forretningsmæssige investeringer Forretningsmæssige investeringer total It-investeringer: Interne ressourcer Eksterne ressourcer Hardware Software Andre it-investeringer It-investeringer total Driftsomkostninger Lønomkostninger Omkostninger til materialer og eksterne services Andre forretningsmæssige driftsomkostninger Øgede forretningsmæssige driftsomkostninger total Øgede it-driftsomkostninger Lønomkostninger Licenser Systemvedligehold Andre it-driftsomkostninger Øgede it-driftsomkostninger total OMKOSTNINGER TOTAL ØKONOMISKE GEVINSTER: Version

24 År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Forretningsmæssige gevinster: Forretningsmæssige gevinster: Besparelser på materialer og eksterne services Andre forretningsmæssige driftsbesparelser og gevinster Forretningsmæssige gevinster total It-gevinster: Lønbesparelser (sparret fremmødetolkning) Besparelser på licenser Besparelser på systemvedligehold Andre it-driftsbesparelser It-gevinster total ØKONOMISKE GEVINSTER TOTAL PENGESTRØM TOTAL Model 2: Pengestrømsoversigt DKK millioner År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 År År Version