Evaluering af projektet Ekstern Business Coaching i CSE/CBS Industriens Fond

Transkript

1 Evaluering af projektet Ekstern Business Coaching i CSE/CBS Industriens Fond I perioden oktober 2012 april 2013 har CSE som et led i et samlet coaching projekt, støttet af Industriens Fond, tilbudt studenterentreprenører professionel ekstern business coaching. Målgruppen var de mest erfarne entreprenører i CSE, som snart etablerer sig udenfor CSE Lab. 1. Executive summary Projekt ekstern Business Coaching er gennemført på ½ år fra oktober 2012 til marts I den periode har 16 mod forventet 5-8 opstartsvirksomheder deltaget. Målgruppen var erfarne entreprenører i CSE og fokus var på ledelse, HR, teams og samarbejde. Vi valgte at samarbejde med meget erfarne Business Coaches fra erhvervslivet, som havde dokumenterede erfaringer med forretningsudvikling foruden deres coach ekspertise. Det har været en helt rigtig beslutning, da deltagernes udbytte i forløbet har vist sig i lige så høj eller højere grad at handle om mål, strategi og eksekvering, som HR, teams samarbejde og ledelse. Der var 4 temaer, som gik igen i de fleste forløb: Målafklaring, strategi og eksekvering, konfliktløsning og internationalt forretningsfokus. I CSE er vi derfor gået i gang med at sætte ind på de fire områder med hjælp fra både entreprenører i CSE med særlige kompetencer inden for temaerne samt med erhvervspartnere, coaches og mentorer i vores netværk. Projektet havde en række afledte effekter. Coachene tilbød langt flere timer end de fik honorar for, og skaffede samtidig en række nye mentorer, der nu indgår i CSE s netværk. De erfarne entreprenører i CSE, som var målgruppen, har efterfølgende meldt sig som mentorer og tilbyder nye entreprenører hjælp og vejledning. Den samlede konklusion på projektet er, at det har været en succes for både deltagere og coaches. Indholdsmæssigt kan vi udlede, at der er lige så stort eller større behov for eksterne mentorer med kompetencer inden for mål, strategi og forretningsudvikling, som for egentlig coaching. Vel at mærke hvis mentorerne har coaching kompetencer og kan anvende dem, når behovet opstår. 2. Målet at udvikle de ledelsesmæssige og menneskelige kompetencer Projektets målet var at støtte og udfordre virksomhederne til at udvikle deres organisatoriske, ledelsesmæssige og HR kompetencer og bidrage til et stærkere fokus på mål, strategi og vækst. Det overordnede fokus i det samlede projekt var coachingens effekt på faktorer, der styrker entreprenørskab og vækst. 2.1 Succeskriterier for projektet Kriterierne for projektets succes var: 1. Minimum 5 virksomheder tager imod tilbuddet om business coaching og minimum 4 virksomheder gennemfører coaching forløbet. 1

2 2. Deltagerne oplever, at de får konkret udbytte af coachingen, som kan anvendes til at styrke deres forretning og lederskab, deres fremdrift og potentiale til vækst. 3. Afrapportering og evaluering bidrager med konkret viden om, hvilke temaer, udfordringer og løsningsmodeller, der har særlig betydning i coaching forløbet i virksomhederne. 2.2 Udvalgte erfarne Executive Business Coaches På baggrund af indledende fokusgruppeinterview udvalgte vi 4 meget erfarne coaches, som til dagligt arbejder på executive niveau. Desuden lagde vi vægt på coaches med en international profil, ekspertise inden for ledelsesudvikling, HR, kommunikation, strategi og forretningsudvikling. * (bilag 1 Liste over coaches). 2.3 Målgruppen de mest erfarne studenterentreprenører i CSE Oprindeligt forventede vi at kunne tilbyde 7-8 virksomheder 6 timers coaching inden for projektbudgettet på kr. Ved at skære driftsudgifterne ned blev det muligt, at tilbyde 12 virksomheder 6 timers coachingforløb. (af Coaches, der normalt koster /t) Kriteriet for at deltage i programmet var, at studentervirksomhederne var i 3. og sidste fase af CSE Labs 9 måneders Proof program og på vej til at etablere forretning udenfor CSE s inkubator. Ud af de 45 virksomheder, der på daværende tidspunkt var i CSE, opfyldte 14 virksomheder kriteriet for at søge. Desuden fik andre virksomheder med udfordringer, de ikke kunne tackle, også tilbudt coaching. 2.4 Projektets udformning Rekruttering og annoncering påbegyndtes i oktober 2012 og coaching forløbene afsluttes ved udgangen af marts Virksomhederne valgte selv coach efter en afklarende samtale i CSE. Mål, indhold og form blev aftalt direkte med coachen. Selve coaching processen var fortrolig og evalueringen tager udgangspunkt i generelle mål, temaer og resultater i processen. 2.5 Evalueringsform Evalueringen af projektet omfatter 16 virksomheder. Populationen er for lille til, at resultaterne kan generaliseres, men den giver nogle klare indikationer af deltagernes udfordringer og udbytte af coachingen. Evalueringen er gennemført som semistrukturerede interviews af hhv. deltagere og coaches med fokus på deltagernes mål og udfordringer i processen, de vigtigste arbejdstemaer, metoder og resultater af forløbet. Evalueringens mål er at samle op på emner og udfordringer, der er væsentlige for studenterentreprenører og hvilke anbefalinger, der kan udledes af projektet. *(bilag 2 spørgeramme) 3. Resultater med udgangspunkt i de tre succeskriterier 3.1 Minimum 5 virksomheder deltager og minimum 4 gennemfører forløbet Det kvantitative mål om 5 deltagere og 4 gennemførte processer er markant overopfyldt. Der er optaget mere end 3 gange så mange virksomheder og gennemført dobbelt så mange sessioner, som planlagt. Da projektet startede var der ca. 45 studentervirksomheder i CSE, hvoraf 14 var så langt i forløbet, at de opfyldt kriterierne for at få en af de 8 pladser i projektet. Der er gennemført 24 indledende interview og optaget 16 virksomheder. P.t. er 14 forløb gennemført, mens 2 endnu ikke afsluttet. 2

3 To deltagervirksomheder startede ikke og deres pladser gik derfor til andre. 9 af de deltagende virksomhederne indgik i den oprindelige målgruppe af erfarne studenterentreprenører. 5 af virksomhederne gennemførte teamcoaching, mens de øvrige valgte individuel coaching blandt sidstnævnte er 3 enkeltmandsvirksomheder og 8 ledere af teamvirksomheder. Der var budgetteret med samlet set ca timers coaching, hvis alle deltagende virksomheder hver gennemførte 6 timers coaching. Reelt er der gennemført ca timer. De mange sessioner, som er gennemført ud over budgetrammen, var mulige fordi coachene tilbød pro-bono sessioner til virksomheder, som ikke var i mål med processen inden for de 6 timer. Det samlede timetal er usikkert, da langt fra alle de gratis coachtimer, er blevet registreret. Efterfølgende er coachene desuden trådt til med gratis sparring til andre virksomheder i CSE, der har haft behov for støtte. Konklusion Søgningen fra virksomhederne i CSE og opbakningen fra de valgte coaches, har været langt større end forventet. Coachene har bidraget langt ud over det aftalte, så projektet samlet set har fået langt større rækkevidde end vi havde turdet håbe på. Den første runde af deltagere kom fra målgruppen af erfarne entreprenører. Da nyheden bredte sig, søgte også andre virksomheder i CSE om at komme med. Blandt disse blev virksomheder, som havde vanskeligheder, prioriteret højest. 3.2 Deltagerne oplever at de får konkret udbytte som kan anvendes til at styrke forretning og lederskab Tilbagemeldingerne fra alle deltagere er, at coachingen har en markant effekt på måden de tænker på og driver deres virksomhed. De fleste entreprenører melder tilbage, at deres virksomhed er blevet styrket i processen. To teams valgte at stoppe deres virksomhedssamarbejde i forbindelse med processen. Den ene på grund af stress, og den anden på grund af konflikt om ejerforhold. Udviklingen i virksomhederne kan naturligvis ikke isoleret tilskrives coachingforløbet, da entreprenører, der søger ind i CSE, kommer for at udvikle en virksomhed. I løbet af projektets 6 måneder har deltagerne meldt tilbage om følgende forandringer i deres virksomheder, hvor coachingen ifølge dem selv, har spillet en rolle. Listen er ikke udtømmende og kan ikke opsummeres, da flere af virksomhederne har udviklet sig på mere end et område. 4 virksomheder har ændret fokus fra et nationalt til et internationalt marked 2 virksomheder har udviklet en international forretningsmodel og går efter et globalt marked 1 virksomhed rykker til udlandet 2 virksomheder har etableret partnerskab med erfarne internationale erhvervsfolk 5 virksomheder har ansat nye medarbejdere 2 virksomheder har skåret ind til kerneforretningen og skabt ny vækst 1 virksomhed har øget omsætningen med mere end 200 % og entreret på et nyt marked 2 virksomheder har etableret bestyrelser 2 virksomheder har afsluttet samarbejdet den ene er efterfølgende opløst 3

4 3 virksomheder har fået eksterne investorer 1 virksomhed etablerer samarbejde med en større virksomhed i markedet. Et krævende og udfordrende forløb De fleste melder tilbage, at de er blevet udfordret, og at forløbet har været mere krævende end forventet Nogle udsagn fra deltagerne er: jeg skulle knokle jeg har flere gange siddet hele weekenden, fordi min coach ikke ville mødes, hvis ikke jeg var fuldkommen forberedt men hold da op, det giver noget, jeg er et nyt sted, vi tjener penge nu. Min coach stiller krav i starten synes jeg det var for meget, men det er fedt at spejle sig i forhold til nogle af de her garvede erhvervsfolk, som har prøvet det hele og forventer, at man gør sit bedste hver gang. Det gik op for mig, at jeg altid kigger på min virksomhed, ikke på mig selv, men jeg er jo forudsætningen for at det lykkes det har faktisk været helt vildt, at se det på den måde. Jeg havde helt ærligt ikke de store forventninger til coaching nærmest tværtimod, faktisk betragtede jeg coaching som et buzzword noget i kategori med healing eller krystaller. Men vi fik lynhurtigt nogle rigtig vigtige emner på bordet og kom hele vejen rundt. Vi har fundet tilbage til det, vi brænder for. Vi var i gang med, at tilpasse os nogle krav, som vi ikke selv troede på og glemme kernen i forretningen. Ekstra gevinster i forbindelse med forløbet 4 deltagervirksomheder er startet som Mentorer/Coaches for nye virksomheder i CSE og melder tilbage, at de bruger de redskaber og erfaringer, de fik i processen 2 deltagervirksomheder bidrager som eksterne foredragsholdere om CSE og coachingforløbet 7 deltagervirksomheder har taget initiativ til at etablere et hus for vækstvirksomheder fra CSE og stiller sig til rådighed med erfaringer for nye virksomheder i CSE 5 deltagervirksomheder vil samarbejde om rekruttering og dele erfaringer om rekruttering og ansættelse med de øvrige virksomheder i CSE. Konklusion Helt overordnet melder deltagerne tilbage, at coachingforløbene har været krævende men også haft en markant effekt på både udviklingen af dem selv og virksomheden. Det har handlet om afklaring af lederrollen, virksomhedens mål og strategi for udvikling af virksomheden. Mødet med erfarne erhvervsfolk har ifølge de fleste deltagere været rigtig godt for selvtilliden og selvopfattelsen og for at tage de helt basale samtaler om, hvorfor starter vi virksomhed? hvad vil vi gerne opnå med virksomheden? Vil vi det samme? Vil vi yde den samme indsats? Hvad skal der til, for at nå vores mål? Hvordan prioriterer vi bedst indsatsen? Hvordan kommunikerer og agerer vi bedst? Hvad gør vi, hvis vi bliver uenige? 3.3 Projektet bidrager med konkret viden om, hvilke temaer, udfordringer og løsningsmodeller, der har betydning for virksomhederne 4

5 Vi forventede på baggrund af indledende fokusgruppe interview, at de vigtigste temaer i processen ville være ledelse, samarbejde, kommunikation, strategi og forretningsudvikling. Det viste sig i stort omfang at holde stik. Der var mindre fokus på samarbejde end forventet, til gengæld var et aspekt af samarbejde nemlig indbyrdes konflikter - et vigtigt tema. Kommunikation fik ligeledes mindre opmærksomhed end forventet, men det indgik som et basiselement i de fleste forløb. Personlig afklaring og det at lede en virksomhed var markante temaer, som næsten alle deltagere arbejdede med. Desuden viste det sig, at det internationale fokus var et gennemgående tema, og at flere deltagere end forventet havde internationale ambitioner med deres virksomhed Uddybning af de vigtigste temaer Afklaring af egen og virksomhedens mål Et gennemgående træk i tilbagemeldingen fra både deltagere og coaches er, at den personlige afklaring er helt central. At starte virksomhed kan nemt blive instrumentel. Fokus er på mål, kunder, koncepter og virksomhedsstruktur men det hele bygger jo på drømmen om, at udrette noget det drive, der er bag det er vigtigt og det bliver nemt overset. En af deltagerne sagde den her sparring er jo noget, som kun erfarne ledere kommer i nærheden af. Jeg havde ikke drømt om, hvor meget det betyder, at tænke mig selv med ind vi kommer til at gå hele vejen nu. Sammenhængen mellem ens personlige mål og virksomhedens mål bliver ikke nødvendigvis tænkt sammen, når man udvikler en virksomhed, selvom den er tæt forbundet med den enkeltes motivation og drive, når virksomheden skal blive en realitet. I den forbindelse gør både deltagere og coaches opmærksom på, at der er forskel på, om man opfatter sig selv som entreprenør / virksomhedsejer eller studerende. Coachenes tilbagemelding er, at fremdrift, ambitioner og evner til at tage beslutninger og agere effektivt og tydeligt er markant stærkere hos de deltagere, der ser sig selv som entreprenører. Det er i virkeligheden et valg, de skal træffe. Når de tager ejerskabet, ændrer det hele grundsubstansen hos den enkelte det er ikke noget coach hokus pokus, det er simpelthen der, hvor man træder i karakter og tager ansvar for det, man er i gang med at skabe. Det, at have sig selv med i processen, har vi arbejdet meget med det er en lille ting med stor rækkevidde. Strategi og eksekvering Både deltagere og coaches nævner, at der er meget langt fra lærebog til praksis, når man som ung entreprenør arbejder med at udvikle en virksomhed. De typiske udfordringer har været, at få skåret det overflødige væk og fokusere på kerneforretningen og erkende, at det er et langt sejt træk. Det kræver svære beslutninger på områder som økonomi, samarbejde, arbejdsform og den enkeltes indsats, og der er brug for indsigt i, hvordan man fx forhandler sig frem til resultater, kommunikere tydeligt og effektivt med omverdenen og indbyrdes og fører beslutninger og planer ud i livet. Coachene melder enstemmigt tilbage, at deltagerne har en overflod af det talent, drive og vilje, der skal til, for at nå rigtig langt som entreprenører. Langt de fleste mangler imidlertid praktisk erfaring i at planlægge, drive virksomhed og eksekvere. Alle på nær én coach melder, at de i høj 5

6 grad også har fungeret som mentorer og sparringspartnere i forretningsudvikling, strategi og planlægning af udvikling og vækst. To af coachene understreger i den forbindelse, at den indledende afklaring af rollen som entreprenør og leder, krævede coaching, og at den coachende tilgang var et væsentligt redskab i hele processen, men at deltagernes udvikling for alvor tog fart, når coachen trådte ind i rollen som konsulent og ekspert i forretningsudvikling og eksekvering. Min coach var både mentor, strateg og rollemodel. Jeg har haft mange mentorer, men han gik direkte til mig som menneske og min egen udvikling og ansvaret for opgaven. Undervejs skiftede vi til virksomhedsudvikling, økonomi og planlægning. Jeg lærte ekstremt meget af det sidste, men jeg tror, at det andet påvirker mig mere i det lange løb. Konflikthåndtering En meget stor andel af deltagerne deltog på grund af små og store konflikter. Det drejer sig om emner som fordeling af ejerforhold, værdifastsættelse af virksomheden, hvor stor en indsats den enkelte vil og kan lægge i virksomheden, roller og opgavefordeling, forskellige individuelle mål, ressourcer, kompetencer, ambitioner og motivation i forbindelse med at skabe virksomhed. Deltagerne har ikke redskaber og erfaringer til at tackler uoverensstemmelser og konflikter. Mange problemer kunne løses med en indledende praktisk forventningsafstemning mellem deltagerne af fx samarbejde, opgavefordeling, indsats og en snak om, hvordan man vil tackle det, gør, hvis det ikke går. Deltagerne har ikke erfaring med eller redskaber til at håndtere de situationer. I CSE er der tilknyttet en række advokater, som frivilligt hjælper virksomheder i vanskeligheder og virksomhederne anbefales, at lave ejeraftaler tidligst muligt i processen, så formalia er i orden i tilfælde af uoverensstemmelser. Men der mangler helt basale aftaler om, hvad man gør, før en uoverensstemmelser når det stadie, hvor man inddrager advokater. Flere coaches og deltagere har foreslået workshops for nye virksomheder, hvor de erfarne entreprenører deler deres erfaringer og de redskaber, de har benyttet til at løse konflikter. En deltager sagde: Det er ligesom et forelsket par. Ingen kan forestille sig nogensinde at skulle blive uvenner. Når det så sker, er der ingen redskaber til at håndtere processen. En Coach gør opmærksom på: Der er vigtigt og stort uopfyldt behov for at håndtere skridtet før ejeraftaler. Det er ikke et kompliceret felt det er måske 5-6 punkter, der er værd at få snakket på plads mellem parterne i virksomheden. Det handler om, at man får lavet nogle aftaler om, hvad og hvordan man gør, hvis samarbejdet går skævt eller verden forandrer sig. Det kan nemt gennemføres som en fast tilbagevendende workshop. Der er ikke noget i vejen med ejeraftaler men når man tager det skridt, at bruge ejeraftalen til at gå rettens vej, er det som regel også slut med både forretning og venskab. Etablering af international virksomhed Emnet er ikke direkte defineret i succeskriterierne, men blev dog tænkt ind i valget af coaches. Ønsket om at drive international virksomhed gik igen i mere end 1/3 af coachingforløbene. Entreprenørerne og miljøet i CSE er i forvejen internationalt. Deltagerne tænker globalt og de fleste har læst i udlandet, ligesom mange deltagere kommer fra andre lande eller samarbejder internationalt i andre sammenhænge. Skridtet er derfor ikke langt til også at etablere virksomheden internationalt. Coachenes tilbagemelding er, at ressourcerne er frit til rådighed i virksomhederne i CSE, og at der er et uudnyttet potentiale, som med fordel kan understøttes og 6

7 faciliteres, så flere virksomheder med internationale ambitioner får det input, som gør, at de handler på det. En enkelt gruppe besluttede i coachingprocessen, at de vil flytte virksomheden til udlandet for at skabe markedsfordele med deres kendskab til Danmark og en anden gik i gang med et nyt udenlandsk marked. Konklusion Det var i høj grad de samme emner, som deltagervirksomhederne bragte frem i forløbet, uanset hvilken coach, de arbejdede med. Metodemæssigt krævede personlig afklaring og konfliktløsning primært coachkompetencer, mens de øvrige emner ledelse, strategi, eksekvering og udvikling af en international virksomhed i lige så høj grad krævede mentoring og regulær konsulentbistand. Kombinationen at coaching, mentoring og forretningsudvikling, som de 4 coaches mestrede, har efter alt at dømme været med til at gøre projektet til en succes. Der var ingen deltagere, der stod af undervejs i forløbet og kun to deltagere, der på forhånd havde aftalt med CSE, at de skulle skifte coach undervejs, for at udnytte de enkelte coaches erfaringer bedst muligt. Coachenes tilbagemelding er, at studenterentreprenørerne i CSE har et ekstremt potentiale og drive og et usædvanligt stærkt internationalt mindset. De mangler til gengæld hands-on erfaring med at drive en virksomhed med de mange forskellige opgaver, beslutninger, der følger med. Deltagerne har nemt ved at gøre sig fri af deres studenteridentitet og tage det fulde ansvar og identitet på sig som virksomhedsledere og deres globale verdenssyn, hvor nationale grænser mentalt set ikke fylder noget særligt, er en ressource med et meget stort udviklingspotentiale. 4. Opsummering, anbefalinger og nye perspektiver. 4.1 Samarbejdet med erfarne aktører prioriteres højt Erfaringer og ekspertise fra erhvervslivet har stor effekt på studenterentreprenørerne i CSE. Valget af coaches, der også er eksperter i forretningsudvikling og arbejder som rådgivere og mentorer, vil vi bygge videre på. De har tilført konkrete redskaber, sparring og erfaringer, som sparer de unge entreprenører for problemer og unødig spild af tid og ressourcer. Vi prioriterer fremadrettet, at arbejde videre med erfarne konsulenter og mentorer, da kombinationen af en coachende tilgang og ekspertise i forretningsudvikling har vist sig at være meget effektiv. 4.2 Udvikling af nye tilbud inden for de 4 vigtigste temaer I samarbejde med de coaches, der deltog i projektet, og en række andre partnervirksomheder udbyder vi fremover de 4 vigtigste temaer i form af workshops og supplerer - i det omfang det er muligt - med individuel sparring, coaching og mentoring. Målet er, at virksomhederne i CSE så tidligt som muligt får både indsigt, erfaring og konkrete værktøjer til at afklare af mål, kompetencer og samarbejde, forebygge og håndtere konflikter og ikke mindst få lagt en konkret strategi for virksomhedens udvikling, vækst og internationale perspektiv. Målet er, at nye virksomheder så tidligt som muligt får både indsigt, erfaring, og konkret træning i at afdække mål, samarbejde, kompetencer, formulere strategi og planer, forebygge konflikter og selvfølgelig skabe vækst og udbygge et tæt samarbejde og netværk med etablerede erhvervsfolk og virksomheder. 4.3 Train the trainer tilgang og nye coaches og mentorer Som et led i processen ovenfor inviterer vi erfarne entreprenører fra CSE, som har viljen og lysten til det, til at indgå i vores mentorkorps, så de kan videreføre de erfaringer, de har fået i processen 7

8 til nye studenterentreprenører. Desuden har både deltagere og coaches peget på nye coaches og mentorer, ligesom projektet også har ført til henvendelser fra andre coaches og mentorer, som efter individuel vurdering, indgår i CSE s Business Board af virksomheder, eksperter og andre professionelle, der står til rådighed for opstartsvirksomhederne i CSE. Forskellen i forhold til projektet er dog, at de som frivillige ikke kan tilbyde timer i samme omfang, som under projektet. 4.4 En samlet indsats med vægt på international vækst Potentialet og kulturen i CSE er klar til en international satsning. Næste skridt er en konkret strategi for, hvordan vi bedst udvikler det internationale potentiale i CSE. Det første spæde skridt har været, at vi tilbyder en serie seminarer med internationale opstartsvirksomheder om global udvikling, bl.a. Brazilian Day, Business in the Human Cloud og Innovationscentrene. Desuden er vi i gang med at etablere samarbejde med bl.a. London School of Economics og planlægger entrepreneurship, udveksling og forskningssamarbejde med universitetet i Mumbai og samarbejde med Venture Cup om partnerskab med flere universiteter i Brasilien ligesom vi netop med Dansk Industris hjælp har haft besøg af Vicepremierministeren fra Brunei, som har foreslået et samarbejde. Vi har derfor for nyligt søgt Industriens Fond om støtte til at skabe et helt nyt globalt vækstprogram, Go Grow hvor studenterentreprenører på tværs af universiteter sammen med nyere etablerede virksomheder med vækstpotentiale sammen gennemfører et intensivt træningsprogram, hvoraf de fire temaer ovenfor er centrale elementer i programmet. 5. Afrunding CSE arbejder videre med udgangspunkt i de nye erfaringer fra projektet. Workshops inden for de enkelte temaer er allerede i gang i tæt samarbejde med virksomhedspartnere. Vi kan ikke selv løfte den individuelle coaching og sparring i samme omfang som under projektet, men virksomhederne i CSE får fortsat efter behov tilbudt 1-2 timers sparring, mentoring og coaching fra vores samarbejdspartnere. I CSE s kommende projekter vil vi prioritere at kombinere workshops med individuel sparring, så deltagerne får et fælles udgangspunkt og erfaringsudveksling før den individuelle sparring. Desuden er det helt centralt fortsat at arbejde med meget erfarne coaches og mentorer som både mestrer forretningsudviklings- og coaching. 8