Referat fra mødet i Direktion. (Indeholder åbne dagsordenspunkter)

Transkript

1 Direktion, Referat fra mødet i Direktion (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Fredag den 26. september 2014 Mødested: Mødelokale 505 Mødetidspunkt: Kl. 8:30-11:30 Medlemmer: Karen Heebøll Michael Holst Vibeke Kinch Side 1

2 Direktion, Indholdsfortegnelse 166 Portaler Forsikringsforhold for frivillige tandlæger til udsatte borgere Løn til elever under barsel Kørselsprojekter Eventuelt...14 Side 2

3 Direktion, Portaler Sagsnr.:14/10118 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Direktionen besluttede i foråret 2014 at iværksætte en række analyser, der skulle afdække mulige scenarier for udvikling af Fredericia Kommunes digitale kommunikationsplatforme. De kendte platforme og medarbejderportalen er begge på hver deres måde udfordrede på såvel det tekniske, strukturelle som indholdsmæssige område, det er i dag ikke muligt at nå samtlige medarbejdere med digital koncernkommunikation, og Fredericia Kommune udnytter ikke på koncernniveau den platform, som udgøres af sociale medier. Afgørende for analyserne var, de medtog såvel det tekniske, strukturelle som indholdsmæssige perspektiv, og at den samlede konklusion på analyserne skulle sikre, at de fremtidige kommunikationskanaler blev set i sammenhæng, så de i fremtiden kan komplementere hinanden. Denne indstilling anbefaler et enkelt scenarie ud af flere mulige. En samlet vurdering af fem scenarier findes i bilaget: Portalprojekt-analyse. Indstillingen bygger på analyser af interne kommunikationsbehov, tekniske og økonomiske muligheder, kanalstrategiske overvejelser og intentionerne i den samlede handlingsplan for kommunikation, som direktionen tidligere har vedtaget. Kanalstrategiske overvejelser Fredericia Kommune arbejder i dag på en række digitale platforme, hvoraf polweb og medarbejderportalen er de centralt forankrede og største. Men rundt om de centrale platforme arbejder afdelinger og institutioner med en lang række lokale platforme, både websider og sociale medie-platforme. Fælles for de lokale sider er dog, at der mangler koordinering. Meget indhold og mange indholdstyper lapper ind over hinanden, optræder fragmenteret på forskellige platforme, og brugerne bliver ikke hjulpet fra den ene platform til den anden. Nogen gange tværtimod. Kanalstrategisk er der fire overordnede anbefalinger, som i første omgang udspringer af en analyse af vores eksterne digitale platforme, men som også kan bruges som strategiske temaer i arbejdet med de interne platforme. Anbefalingerne er: Ryd op Ryd ud o På både borgerportal er der for meget og forkert indhold forstået, som indhold, der ikke bliver opsøgt og læst Omplacer og differentier kanalanvendelsen Side 3

4 Direktion, o F.x er indhold, hvor aktualitetsperspektivet eller dialog og inddragelse vigtigt ikke hensigtsmæssigt at have på en statisk hjemmeside Tag styring med kanalanvendelsen fra centralt hold o Betyder ikke, at decentrale løsninger nødvendigvis skal nedlægges, men der er behov for bedre koordinering og styring og centrale principper for god kommunikation Medtænk eksterne kanaler deportalisering o For en kommune er det væsentlige at borgerne får og kan finde den relevante information, der hvor de er. Det vil i mange tilfælde være på eksterne platforme Med disse overordnede strategiske temaer i baghovedet anbefaler vi følgende scenarier: og pol.web Begge disse portaler baserer sig i dag på en Sharepoint-løsning. findes ikke i responsivt design, og er derfor ikke optimalt for brugere, der bruger devices som mobiltelefoner og tablets. Det betyder, at vi under alle omstændigheder skal have nyt system. Enten en opgradering til SHarepoint 2013 eller et systemskift. Vi anbefaler, at Fredericia Kommune skifter begge portaler til et Open Source-system. Det er billigere, det er mere fleksibelt, og det er lettere for redaktørerne at arbejde med. Meget få kommuner bruger Sharepoint til borgerportalen. Fredericia Kommune er medlem af det fælleskommunale udviklingsselskab OS2, som i fællesskab udvikler opensource skabeloner og nye moduler, og disse stilles gratis til rådighed for medlemmerne. Der vil dog være investeringsomkostninger til eksterne leverandører af design, struktur og implementering af et nyt system. Ligesom et systemskifte vil betyde et betydeligt træk på ressourcer i både kommunikationsafdeling og i de enkelte fagafdelinger. Det vil til gengæld betyde at vi får ryddet op og ud og får gentænkt koncept for borgerportalen. Web-teamet vil i samarbejde med en ekstern leverandør etablere indholdskoncept, struktur og projektledelse, der understøtter de decentrale processer. Medarbejderportalen Side 4

5 Direktion, Hvor Sharepoint-systemet ikke er optimalt til en borgerportal fremgår det af portalanalysen, at der indtil nu ikke findes andre systemer, der kan levere de samme løsninger til vidensdeling. Der findes på medarbejderportalen i dag ca. 150 såkaldte infopathløsninger, der i kompleksitet spænder fra simple bestillingsworkflows til komplicerede databaser som f.eks. Arbejdsmarkedsafdelingens aktiveringsdatabase. Derudover er vores fælles projektportal en indkøbt Sharepoint-løsning. En afgørende forudsætning for analysen var, den skulle anvise en vej til at samtlige medarbejdere i Fredericia Kommune skulle have adgang til koncernnyheder og information. Hvis alle skal have adgang til en medarbejderportal i Sharepoint vil det medføre årlige ekstraomkostninger på ca mio. kr. Derfor anbefales det, at vi fremover deler medarbejderportalen op i en informationsdel og en vidensdelingsdel. Informationsdelen oprettet i et Open Source-system som borgerportal og polweb. Det betyder, at der ikke er licensudgifter på portalen, og dermed vil alle medarbejdere kunne logge på denne portal med et simpelt log-in. Fra Informationsportalen kan de medarbejdere der i dag bruger Sharepoint linkes videre til en vidensdelingsportal i Sharepoint. Denne anbefaling betyder dermed, at der skal etableres en ny medarbejderportal for information, og at afdelingssiderne i den nuværende medarbejderportal fortsat vil kunne findes i Sharepoint. Dog nu opgraderet til Sharepoint De årlige driftsomkostninger vil være som nu, men der vil skulle investeres i etablering og implementering af den nye portal og opgraderingen. Med denne anbefaling følger også en anbefaling om, at etablering af nye databaser og infopath-løsninger fremover bliver lagt hos en ekstern leverandør og finansieret af den afdeling, der ønsker løsningerne. På den måde sidestiller man indløb af disse løsninger med indkøb af andre fagspecifikke systemer og IT-løsninger. Sociale Medier Fredericia Kommune har i dag en række decentrale aktiviteter på sociale medier, primært men ikke udelukkende - på Facebook. En lang række af disse initiativer lider under manglende følgere og manglende engagement og opdatering. Etablering af en centralt redigeret corporate Facebook-site kan samtidig styrke de relevante decentrale sites. Side 5

6 Direktion, Det anbefales at Fredericia Kommune etablerer en sådan. Den skal redigeres centralt med input fra alle afdelinger og institutioner, som redigeres og prioriteres af kommunikationsafdelingen. Den daglige opgave med at overvåge siden og sørge for at relevante medarbejdere reagerer og svarer på henvendelser kan indgå i opgaveporteføljen i NemKontakten, som i forvejen har som kernekompetence at give hurtige og korrekte svar og afklaringer til borgerne. Økonomiske konsekvenser: Samlet set vil anbefalingerne på portalområdet betyde årlige mindreudgifter på driften på ca kr. Besparelserne kommer primært fordi, der med overgangen til Open Source-systemer ikke længere vil være udgifter til licenser, og fordi vi forventer, at vi vil kunne finde en billigere løsning på hosting af server til borgerportalen. Priserne på etablering, design og implementering af de nye portalsystemer er endnu ikke kendt, men det forventes, at den årlige besparelse vil kunne dække disse udgifter i den kommende periode. Projektledelse og leverandørkontakt kan varetages af Digitalisering, Kommunikation og Borgerservice, men de enkelte decentrale afdelinger/redaktører må regne med at skulle afsætte betydelige ressourcer til oprydning, sletning og overflytning af data til det nye system, ligesom der vil være brug for uddannelse og kompetenceudvikling af decentrale redaktører. Gevinsterne på sigt er ikke kortlagt, men det forventes at opensourcesystemerne er væsentlig lettere at arbejde med for såvel web-team som decentrale redaktører. At udlægge udviklinger af nye vidensdelingsløsninger til leverandøren vil kunne spare et årsværk i webteamet. Vurdering: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller, at direktionen drøfter de anbefalede scenarier, og tager stilling til den videre proces. Side 6

7 Direktion, Bilag: Åben - Portalprojekt _final.pdf Åben - Fredericia_rapport_04.pdf Åben - Behovsafdækning del pdf Åben - Behovsafdækning del 1.pdf Beslutning i Direktion den : Lisbet Lambert gennemgik oplægget. Direktionen besluttede at forelægge sagen for Lederforum. Side 7

8 Direktion, Forsikringsforhold for frivillige tandlæger til udsatte borgere Sagsnr.:14/9711 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: En projektgruppe med Karen Heebøll som projektejer og Malene Lund Grindsted som projektleder har arbejdet med et projekt om tandlæge til udsatte borgere i Fredericia Kommune. 3 4 privatpraktiserende tandlæger vil på frivillig basis yde tandlægebistand til udsatte borgere, fx hjemløse. Se projektbeskrivelse vedlagt som bilag 1. Behandlingen skal finde sted på en af kommunens bynære skoletandklinikker. En forudsætning for at kunne gennemføre projektet, der skal køre i 18 måneder, er, at der findes en løsning på de forsikringsmæssige forhold. Dvs. arbejdsskadeforsikring, hvis en af de frivillige tandlæger kommer ud for en arbejdsskade under det frivillige arbejde, en patientforsikring, hvis en af de udsatte borgere påføres en skade som følge af behandlingen, og et arbejdsgiveransvar i øvrigt, samt ansvar for evt. tingsskade på klinikken. TNL (Tandlægernes faglige forbund) anbefaler en model, hvor tandlægerne ansættes som ulønnede i Fredericia Kommune. Derved sikres de samme rettigheder som kommunens øvrige ansatte i forhold til arbejdsskader, og Fredericia Kommune vil også derved komme til at påtage sig arbejdsgiveransvaret (Danske Lovs ). Ud fra en juridisk vurdering mener HR, at en ulønnet ansættelse vil betyde, at kommunen vil komme til at hæfte for evt. krav i forhold til Tandlægernes Patientforsikring, i lighed med børn & unge tandplejen samt omsorgstandpleje. Et alternativ til ansættelse som ulønnede i Fredericia Kommune er, at tandlægerne selv danner en forening, der tegner de fornødne forsikringer. Begge modeller anvendes efter det for HR oplyste. Økonomiske konsekvenser: Hvis der sker en skade, er kommunen selvforsikrende og dermed vil det udløse et erstatningskrav, som kan være af en anseelig størrelse, men sker der intet, vil det være uden økonomiske konsekvenser. Vurdering: HR Fredericia vurderer, at projektet er godt, så at løse udfordringen med ansættelse kan være en løsning med de risici, det indebærer. MEN det bør indgå i Direktionens drøftelser, hvilke forventninger denne løsning åbner for en forlængelse af projektet, andre projekter af Side 8

9 Direktion, tilsvarende art og borgernes forventninger til fremtidig løsning af opgaven, hvis de frivillige falder fra. Kort sagt en principiel drøftelse af frivillighed og samskabelse og kommunens rolle ind i dette. Indstillinger: HR Fredericia indstiller, 1. at Direktionen tager en stilling til det konkrete 18 måneders projekt, hvor HR Fredericia indstiller, at kommunen anvender modellen om ulønnet praktik i denne periode 2. at Direktionen drøfter det mere principielle i at anvende en model med ulønnede, således at kommunen bærer de forsikringsmæssige risici og skaber nogle service forventninger hos borgerne. Bilag: Projektbeskrivelse Åben - Projektbeskrivelse Tandlæge til udsatte borgere.pdf Beslutning i Direktion den : Direktionen besluttede at følge HRs indstilling i pkt. 1. Direktionen besluttede i forhold til pkt. 2, at der skal arbejdes med at finde nogle løsninger, hvor kommunen ikke bliver forsikringsansvarlige. Side 9

10 Direktion, Løn til elever under barsel Sagsnr.:14/10011 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Jf. vedlagte notat ydes der ikke løn til vore erhvervsuddannelseselever (SOSU/PAU/HK m.fl.), hvis de har barsel udover den periode, hvor de har en uddannelsesaftale. Denne praksis er under pres fra primært FOA og HK, ligesom man også kan overveje dels det personalepolitiske, dels det familiepolitiske i at behandle eleverne lønmæssigt forskelligt, afhængig af, hvornår de har barsel i forhold til forløbet af deres uddannelsesaftale. HR Fredericia anbefaler derfor model 3 i notatet: At man forlænger uddannelsesaftalen, hvis en elev bliver gravid, og barslen rækker ud over uddannelsesaftalens afslutningsdato, indtil der foreligger en endelig afklaring af retstilstanden. Det må forventes, at den nuværende undervisningsminister ændrer loven, såfremt eleverne taber retssagerne. Når der gives forlængelser, indskrives det i forlængelsesaftalen, at forlængelsen sker uden præjudice for andre sager, indtil der foreligger en endelig afklaring af retstilstanden. At man, når retstilstanden er endelig afklaret, drøfter kommunens praksis på området igen. Økonomiske konsekvenser: Det vurderes, at udgiften kan afholdes indenfor budgettet til elever. Vurdering: Det vurderes at være et godt tiltag personalepolitisk og familiepolitisk. Indstillinger: HR Fredericia indstiller 1. at Fredericia Kommune forlænger uddannelsesaftalen, hvis en elev bliver gravid, og barslen rækker ud over uddannelsesaftalens afslutningsdato, indtil der foreligger en endelig afklaring af retstilstanden. Det må forventes, at den nuværende undervisningsminister ændrer loven, såfremt eleverne taber retssagerne. 2. at når der gives forlængelser, indskrives det i forlængelsesaftalen, at forlængelsen sker uden præjudice for andre sager, indtil der foreligger en endelig afklaring af retstilstanden. Side 10

11 Direktion, at direktionen, når retstilstanden er afklaret, drøfter kommunens praksis på området igen. Bilag: Notat om retstilstanden Åben - Notat om retsstilling og KL s anbefalinger Beslutning i Direktion den : Godkendt som indstillet. Side 11

12 Direktion, Kørselsprojekter Sagsnr.:14/9949 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Budgetlægningen for 2015 og frem håndterer både befordring og transportoptimering. Nedenstående forslag til håndtering af befordring og transportoptimering vil ske i forbindelse med 3. budgetopfølgning med mindre Direktionen vælger en anden løsning. Der er deadline på 3. budgetopfølgning 24. september, og hvis der vælges en anden løsning skal Økonomi have besked senest 22. september. Bilag på sagen beskriver baggrunden for kørselsprojekterne. Befordring: Taksterne er nedsat fra 1. august Årsagen er, at Direktionsbeslutningen om en forhøjelse af taksterne kun omfattede perioden januar-juli 2014, idet man forventede, at befordring ville have været i udbud med ikrafttrædelse 1. august Det er taksen pr. km., der nedsættes fra 16,50 til 14,45, hvilket estimeret vil betyde en nedgang i udgifterne for fagafdelingerne på 0,6 mio. kr. I lighed med spar/lånesagen 2013 vil der ske en omfordeling mellem Børne- og Uddannelsesudvalget og Social- og Omsorgsudvalget. Omfordelingen sker på baggrund af forbruget fra januar til juli 2014, et estimat for juli-december og budget Samlet set betyder omfordelingen, at der flyttes 0,6 mio. kr. Efter omflytningen har Social- og Omsorgsudvalget stadigvæk en udfordring med at holde budgettet estimeret på i alt 2,6 mio. kr. Merforbruget er pt. indarbejdet i Voksenservice og Plejens forventede regnskabsresultat. Det betyder, at der i Plejens forventede regnskab i 2. budgetopfølgning på +12,0 mio. kr. er indarbejdet en merudgift til befordring ligesom der i Voksenservices forventede regnskab i 2. budgetopfølgning på -19,8 mio. kr. er indarbejdet et merforbrug på befordring til 3. budgetopfølgning forventes Voksenservice at have nedbragt deres forventninger til gæld, mens Plejen forventes at have øget deres forventninger til spar/lån. Der vil i forbindelse med 3. budgetopfølgning IKKE blive givet en tillægsbevilling på 2,6 mio. kr. til Social- og Omsorgsudvalget, idet en eventuelt håndtering af Voksenservices forventede gæld bør ske samlet og Plejen forsøger at klare udfordringen i Transportoptimering: Som en konsekvens af tilbageførslen af minibusserne nedskrives besparelsen med 0,5 mio. kr. Side 12

13 Direktion, Befordring Børne- og Uddannelsesudvalget -0,600 Befordring Social- og Omsorgsudvalget 0,600 Transportoptimering By- og Trafikudvalget 0,500 Økonomiske konsekvenser: Tekst TB 2014 TB 2015 TB 2016 TB 2017 TB 2018 Anlægsbevilling (beløb i mio. kr.) Frigivelse I alt (- = kasseindlæg/ + = kasseudlæg) 0,500 0,000 0,000 0,000 0,000 Vurdering: Indstillinger: Økonomi indstiller, 1) at budgettet tilrettes med de under Økonomiske konsekvenser anførte ændringer Bilag: Åben - Kørselsprojekterne befordring og transportoptimering Beslutning i Direktion den : Drøftet, og Karen følger op. Side 13

14 Direktion, Eventuelt Sagsnr.: Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: - Samarbejde med Middelfart Kommune Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Beslutning i Direktion den : Samarbejde med Middelfart forberedelsen af fællesmødet den 1. oktober blev aftalt. Side 14

15 Direktion, Underskriftsside Vibeke Kinch Karen Heebøll Michael Holst

16 Bilag: Portalprojekt _final.pdf Udvalg: Direktion Mødedato: 26. september Kl. 8:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 66140/14

17 Portalprojekt Arbejdsgruppe Fredericia d Portalprojekt 1

18 Portalprojekt Arbejdsgruppe Fredericia d Indhold 1. Indledning Status quo beskrivelse - opsummering... 5 Indhold... 5 Kendte udfordringer Behovsafdækning - opsummering Erfaringsindsamling Indholdsmæssigt koncept... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 6. Scenarier Anbefalinger og forslag til tids- og handleplan

19 Portalprojekt Arbejdsgruppe Fredericia d Indledning Fredericia Kommune har i dag tre centralt administrerede portaler: Fredericia.dk, som er kommunens borgerportal Medarbejderportalen, som er intranet og samarbejdsplatform for alle administrative medarbejdere Medarbejderportalen i skyen (uden for firewallen), som skulle være informationsplatform og sikre at samtlige medarbejdere fik adgang til nyheder og vejledninger samt en kommunal mail Medarbejderportalen bruges pt. af ca medarbejdere, men kapaciteten på portalen er begrænset. Derfor vil der inden for overskuelig fremtid skulle findes alternative løsninger til deling af dokumenter mv. Derudover er det af flere årsager ikke lykkedes at etablere en velfungerende medarbejderportal i skyen, og der eksisterer derfor ikke i praksis et intranet, som når alle medarbejdere i Fredericia Kommune. Figur 1. Centralt administrerede portaler i Fredericia Kommune Borgerportal Medarbejderportal Vidensdeling Medarbejderportal INFO Medarbejderportal Projekt Sikkerheds mur Internettet Fredericia Kommune PolWeb Borgeradgang Medarbejderadgang På den baggrund blev Direktionen i november 2013 præsenteret for tre scenarier til fremtidige portalløsninger og besluttede, at Digitalisering og Borgerservice skulle iværksætte en analyse af mulighederne for at opgradere portalerne. Analysens formål er at afdække, hvorledes der så omkostningseffektivt (ressourcemæssigt og økonomisk) kan tilvejebringes et åbent intranet i kombination med en samarbejdsplatform, der sikrer kommunikation og adgang til information for samtlige medarbejdere i kommunen (Jf. Scenarier for fremtidig Kommunikationsplatform - scenario 2). Analysen tager udgangspunkt i en opgradering af de eksisterende portalløsninger til Sharepoint Figur 1. Analysedesign Sharepoint 2013 Åbent intranet Status quo Samarbejds- platform 3

20 Portalprojekt Arbejdsgruppe Fredericia d Analysen er, i første omgang, afgrænset til portaler med Fredericia Kommunes medarbejdere som målgruppe. I analysen skal der tages højde for, at der kan etableres en sammenhængende teknisk løsning og webstruktur-løsninger, der sikrer det bedste og simpleste workflow også i forhold til Fredericia Kommunes borgerportal Digitaliseringschefen er ansvarlig for analysen, og analysegruppen har repræsentanter for IT-afdelingen, Web-team, Redaktionsteam og HR: Stephan Kristiansen, HR Fredericia (projektleder) Mary Larsen, Web-team (projektdeltager) Per Henrik Toftdahl, IT-afdelingen (projektdeltager) Mette Christina Lauridsen, Redaktionsteam (projektdeltager) 4

21 Portalprojekt Arbejdsgruppe Fredericia d Status quo beskrivelse - opsummering Indhold Indholdet på den nuværende medarbejderportal kan i grove træk deles op i følgende kategorier: Nyheder - Centrale nyheder og pressemeddelelser - Afdelingsnyheder - It driftsmeddelelser - Personalenyt Dokument containere og præsentationssider - Afdelingernes og direktionens sider og dokumentbiblioteker - MED-organisation - Politikerportalen (PolWeb) - Diverse vejledninger både centrale og decentrale - De tværfaglige portaler, f.eks. Lederportalen, Mig som ansat, Økonomiportalen m.v. Dokumentbibliotekerne indeholder ca dokumenter. Selvbetjenings-/ Infopath-løsninger - Kompleksiteten i selvbetjeningsløsningerne er meget forskellig, spændende fra Arbejdsmarkedsafdelingens aktiveringsdatabase til simple blanketter til udprintning. Der findes ca. 150 infopath-løsninger. Lister - Anvendes i stor udstrækning og meget forskelligt fra afdeling til afdeling Telefonbog/personsøgning - Der er i dag to forskellige søgemuligheder - en kombination af Sharepoint persongalleri og Awayas telefonsystem Personlige websteder - Anvendes meget forskelligt Kendte udfordringer Afsættet for dette analysearbejde har bl.a. været, at kapaciteten på den eksisterende medarbejderportal er begrænset, samt at der i praksis ikke eksisterer et intranet, som når alle medarbejdere i Fredericia Kommune. Derudover er der yderligere en række allerede kendte udfordringer ved medarbejderportalen bl.a.: Organisering 5

22 Portalprojekt Arbejdsgruppe Fredericia d Uklar gensidig forståelse af hvem der har ansvaret for hvad mellem webafdelingen og fagafdelingerne. - Manglende praksis for oprydning, brug af dokumentbiblioteker mm. - Der er uklare grænseflader mellem web, IT afd. og ekstern leverandør. Der er en del udfordringer, der ligger mellem de tre parter. Det giver sig også udtryk i helpdesk-/supportsager, hvor brugerne ofte føler sig skubbet rundt fra den ene til den anden, fordi det f.eks. også kan handle om officepakken, pc opsætning, browserindstillinger eller Windows versioner. Målgruppestyring og brugeradministration - Det er svært at målgruppestyre indhold på medarbejderportalen - på grund af vores flade (ikke hierarkiske) AD. Det er i dag fagafdelingerne, som skal oprette grupper/organisatoriske enheder i AD et de såkaldte SP-grupper. Oprindeligt er denne model valgt, fordi afdelingerne så selv kan tilføje og slette medarbejdere i gruppen via adressebogen i Outlook. Modellen giver dog følgende udfordringer: a. Ikke alle afdelinger kender funktionen b. Synkroniseringen mellem AD et og medarbejderportalen fejler c. Vi ved ikke, hvilker SP-grupper, der gælder og hvilke, der er forældede. Der trænger formentlig til oprydning. Søgning - Søgefunktionen er ikke særlig god. Derfor er det svært at finde konkrete informationer. Statistik - Den statistik, som webredaktørerne har adgang til, fungerer heller ikke særligt godt. Ekstranet - Flere afdelinger efterlyser et ekstranet, hvor de kan dele dokumenter med eksterne samarbejdspartnere. Acadre integration og hvad skal være hvor - En del steder er medarbejderportalen oprindelig født med en Acadre integration, som ikke længere virker. Der ligger derfor en del materiale på portalen, som burde være gemt i Acadre og derefter slettet på medarbejderportalen. Der mangler praksis for oprydning og arkivering efter Acadre integration er gået ned. Se den fulde statusbeskrivelse 6

23 Portalprojekt Arbejdsgruppe Fredericia d Behovsafdækning - opsummering Som led i analysearbejdet er der gennemført en behovsafdækning blandt ledere og udvalgte medarbejdere, der i forskelligt omfang anvender medarbejderportalen. Behovsafdækningen er gennemført som kvalitative interviews, og der er derfor ikke tale om en totalundersøgelse. Næsten alle interviewede ledere bruger i dag medarbejderportalen som et vigtigt arbejdsredskab. Man anvender især telefonbogen og organisationsdiagrammerne, skimmer nyhederne for at holde sig opdateret, og finder informationer og nyheder om IT, især driftsstatus. Det er ledernes generelle vurdering, at der på medarbejderportalen findes uundværlige informationer, og for de fleste ledere er det et værktøj, der anvendes dagligt. Ledernes tilfredshed med Medarbejderportalen er moderat. Portalen fungerer, hvis man kender den, men er meget svær at finde rundt i, hvis man ikke bruger den ofte. Lederne oplever det som frustrerende, at det tager for lang tid og for mange klik at finde frem til vigtige oplysninger. Ofte giver man op, og ringer eller mailer i stedet om hjælp, f.eks. til HR. Interviewene med medarbejdere viser, at der er stor variation i medarbejdernes brug af portalen. For medarbejderne på de administrative områder er Medarbejderportalen et vigtigt og uundværligt arbejdsredskab, som bruges mange gange dagligt. På nogle af de øvrige områder afhænger brugen meget af adgangen til pc og ikke mindst af den tid, der er til rådighed til andet end driftsopgaver. Medarbejderportalen har forskellig betydning for medarbejderne varierende fra, at det udelukkende er det arbejdsspecifikke indhold, som giver mening i hverdagen, til læsning af informationer der betyder, at man identificerer sig som medarbejder i Fredericia Kommune, og at man bliver glad for Fredericia Kommune som Kommune. Der findes i Fredericia Kommune en bred vifte af elektroniske løsninger til kommunikation og videndeling. For nogle fagområder er Medarbejderportalen det primære værktøj. Det drejer sig især om de administrative områder. På en række andre områder arbejder man med sine egne fag- og kommunikationssystemer, som for størstedelens vedkommende opleves som fyldestgørende for arbejdet. De interviewede medarbejdere har en række konkrete forslag til forbedringer af Medarbejderportalen som kan gruppes i følgende temaer: Fokus på nyheder Overskuelighed Funktionalitet Personliggørelse Vedligeholdelse Information om hvordan man bruger portalen Yderligere efterlyses først og fremmest en søgefunktion, som virker og bedre tilgængelighed på smartphones, ipads og gerne også private pc er. Se den fulde statusbeskrivelse 7

24 Portalprojekt Arbejdsgruppe Fredericia d Erfaringsindsamling Arbejdsgruppen har i løbet af forår/vinter 2014 indsamlet erfaringer fra andre kommuner, deltaget i KL s workshop Det gode webprojekt, været på seminarer og afholdt møder med forskellige leverandører. Arbejdsgruppen har bl.a. besøgt Vejle Kommune for at høre om det mobile intranet Mit Vejle og Varde Kommune, som sidste år lancerede det åbne intranet Vores Varde. Begge cases er valgt ud fra de konkrete projekter og erfaringer med leverandører. Arbejdsgruppen har haft besøg af forskellige leverandører fra henholdsvis Skybrud (Umbraco) Bell.com (Drupal) og Microsoft (Sharepoint). Derudover har arbejdsgruppen været til en række seminarer ved forskellige leverandører bl.a.: Kraftvark i Aarhus om fremtidens kommuneportal med Umbraco Proactive i samarbejde med Microsoft om den digitale kommune med case fra Svendborg Kommune, som har et åbent intranet Peoplenet og Sharepoint social om Enterprise Social det nye Sharepoint Indhold og ansvarsfordeling På baggrund af ovenstående analyser er der defineret en række behov, som indgår i det videre arbejde med indholdskonceptet for både vidensdelingsportal og informationsportal for medarbejdere: o o o o o en central kommunikationskanal for den interne kommunikation i Fredericia Kommune (jf. Handleplan Kommunikationsarbejde, Fredericia Kommune 2014) en platform, som er relevant og vedkommende for den enkelte medarbejder brugervenlig og let at tilgå en samarbejdsplatform til viden- og dokumentdeling - både internt i organisationen og eksternt i forhold til samarbejdspartnere en sammenhængende teknisk løsning og web-struktur-løsninger, der sikrer det bedste og simpleste workflow i forhold til andre systemer, platforme og Fredericia Kommunes hjemmeside Behovene skal danne grundlag for et konkret indholdsmæssigt koncept, som skal udarbejdes ud fra den løsning, som Direktionen beslutter, skal gennemføres. God weborganisering med tydelig ansvarsfordeling og styring af indhold kommer til at spille en afgørende rolle for en velfungerende medarbejderportal for alle, som virker overskuelig og relevant. Skemaet nedenfor illustrerer ansvarsfordelingen i forhold til indholdet baseret på central og lokal (afdelinger): En central kommunikationskanal for intern kommunikation Indhold Understøtter ledelseskommunikation Koncernnyheder Indholdsansvarlig baseret på central/lokal Central 8

25 Portalprojekt Arbejdsgruppe Fredericia d Lederportal med værktøjer til lederne 1 Afdelingssider med mulighed for vidensdeling Dagsordner og referater fra lederforum, direktionsmøder, byråd etc. Sikrer adgang til arbejdsrelateret indhold IT driftsmeddelelser/systemmeddelelser Vejledninger Selvbetjening (simpelt workflow) Indkøb og e-handel Central Lokal Central Central Central/Lokal Central/Lokal Central Giver adgang til viden om den kommunale organisation Byrådsportal Central Ledige stillinger Central Personalenyt Central Pressemeddelelser/nyheder Central MED-organisation Central/Lokal Mig som ansat Central Muliggør dialog om stort og småt på tværs af Lokal afdelinger (arrangementer, afdelingslukninger, spørgsmål, køb og salg, de faglige organisationer) En relevant og vedkommende platform for den enkelte medarbejder Indhold Målrettet den enkelte medarbejders kommunikationsbehov (AD-styret) En telefonbog med kontaktoplysninger og kompetencebeskrivelse Afdelingsside til viden- og dokumenthåndtering Optimeret søgefunktion Indholdsansvarlig baseret på central/lokal - Lokal Lokal Central En brugerorienteret platform o o o o o tilgængelig via foretrukne enheder (smartphones, tablets og private pc er) på vilkårlige tidspunkter let adgang f.eks. via et single sign on, som er brugerdefineret mulighed for at abonnere på indhold og feede på tværs af andre platforme, så man kun skal publicere indhold et sted, f.eks. kommunens egen hjemmeside eller fra medarbejderportalen til Skoleintra Siderne tilpasses indhold med fleksible og simple sidestrukturer/designs (forskellige skabeloner til forskelligt indhold, som pressemeddelelser, nyheder, kampagner, artikler) Bevarer de platforme, som virker bedst for medarbejderne, f.eks. Skoleintra og lader bjerget komme til Muhammed ved at fodre siderne med central og relevant information En sammenhængende teknisk løsning og simpelt workflow 1 Der er nedsat en arbejdsgruppe, som skal udvikle en ny lederportal for lederne som et selvstændigt projekt i handleplanen for den interne kommunikation i Fredericia Kommune. Lederportalen og generel ledelseskommunikation vil derfor ikke blive uddybet nærmere i dette oplæg. 9

26 Portalprojekt Arbejdsgruppe Fredericia d o Tæt integration til fagsystemer/platforme. På en række andre områder arbejder man med sine egne fag- og kommunikationssystemer, som for størstedelens vedkommende opleves som fyldestgørende for arbejdet og målrettet de specifikke behov i den enkelte afdeling, f.eks. CARE, SkoleIntra eller Bosted En samarbejdsplatformtil viden- og dokumentdeling o o En alternativ løsning til deling og håndtering af dokumenter til arbejdsbrug Medarbejderne kender og bruger medarbejderportalen ud fra nogle klare spilleregler for deling og håndtering af dokumenter 6. Scenarier Vurderingselementer Ud fra arbejdet omkring behovsafdækning og indholdsmæssigt koncept, er der flere kriterier, en ny velfungerende løsning skal holdes op mod: Økonomi Løsningsfællesskab Informationsplatform Videndelingsplatform Tilgængelighed/adgang Understøttelse af devices/enheder En opgradering af Sharepoint som beskrevet i kommissoriet vil kunne give de funktionaliteter, der efterspørges. Sharepoint 2013 er også den eneste platform, der i dag håndterer vidensdeling på en effektiv måde 2. Andre muligheder Der er naturligvis en række andre løsninger i forbindelse med udvikling af portaler i Fredericia Kommune. Løsninger der alle kan understøtte den ønskede funktionalitet. Her tænkes i første omgang på Open Source løsninger under det tværkommunale OS2-fællesskab 3. Det er dog, som allerede nævnt, arbejdsgruppens vurdering at der mht. videndeling kun er én mulighed. Det er anvendelsen af Sharepoint, da det er den eneste af løsningerne, der i dag kan præstere en velfungerende vidensdelingsmulighed. Derfor vil den nuværende medarbejdsportals informations- og 2 Vi skal i forbindelse med Sharepoint være opmærksom på de regler og rekommandationer Microsoft giver for størrelsen på dokumentsamlinger. 3 OS2 er et Open Source samarbejde mellem kommunerne, hvor også Fredericia Kommune er medlem. OS2 er baseret på Open Source systemer og er som basis licensfrit. Der findes Open Source systemer der ikke er en del af OS2. De er ikke medtaget som et scenarie, da fællesskabet i anvendelse af OS2 er vigtigt, og det at stå alene med en Open Source løsning ikke forventes at kunne give besparelser. 10

27 Portalprojekt Arbejdsgruppe Fredericia d videndelingsfunktionen fremadrettet være opdelt i to for at præsentere flest mulige scenarier for fremtidige portalløsninger. Det vil også i scenarievurderingen være nødvendigt at inddrage politikerportalen, som i dag er en del af medarbejderportalen og borgerportalen, da de udgør væsentlige elementer i den samlede portalløsning. Figur 2: Mulige portalløsninger Portaler i Fredericia Kommune Borgerportal Polweb politikerportal Informations - portal Sharepoint OS2 fællesskabet Sharepoint OS2 fællesskabet Sharepoint OS2 fællesskabet Videndelingportal Sharepoint Udvalgte scenarier De udvalgte scenarier, der kan understøtte de fremadrettede ønsker, kan opsummeres således: 1. Et opgraderet status quo med åbent intranet Samme løsning som i dag, hvor alle portaler (borgerportal, PolWeb og medarbejderportal (videndelings- og informationsplatform)) opgraderes fra henholdsvis Sharepoint 07 og 10 til Sharepoint Informationsplatformen etableres som en åben del af borgerportalen. Økonomien i denne løsning svarer til den nuværende økonomi, og der vil skulle findes ekstrafinansiering til opgradering og implementering af den integrerede informationsplatform. Derudover vil vi stå alene med finansiering af fremtidige udviklingsønsker på begge portaler. 2. Borgerportal baseret på det kommunale OS2-fællesskab Der etableres en borgerportal med en åben medarbejder- informationsplatform i et andet system. De øvrige portaler fortsætter som hidtil i en opgraderet version. I en sådan løsning, vil der være årlige besparelser på licenser og hosting på borgerportalen. Disse midler kan bruges til at finansiere opgradering og implementering 3. Borgerportal og Polweb baseret på OS2-fællesskabet Såfremt borgerportalen med en åben informationsplatform baseres på et andet system vil det også være meningsfuldt at skifte system for PolWeb. Økonomien svarer til scenarie 2 4. Alle portalerne flyttes til OS2-fællesskabet 11

28 Portalprojekt Arbejdsgruppe Fredericia d Borgerportal og Polweb på én OS-platform, Informations-portalen på en anden OS- platform. Det giver mulighed for log-in på informationsdelen af medarbejderportalen, uden licensmæssige omkostninger. Vidensdelingportalen forbliver på Sharepoint. Scenariet giver, som det eneste, mulighed for at lave en lukket informationsplatform for alle medarbejdere. Økonomien svarer til scenarie 2 og 3 5. Borgerportal og Polweb baseret på OS2-fællesskabet, forbedret adgang for alle medarbejdere Borgerportalen og PolWeb flyttes til OS2-fællesskabet (som i scenarie 3), samtidig med at informations- og videndelingsplatformen fastholdes i én og samme sharepointløsning som i dag. Ved at gå i skyen gøres løsningen tilgængelig for samtlige medarbejdere i kommunen. I dette scenarier øges driftsomkostningerne med 1.1 mio. kr. årligt primært til licenser til Microsoft. De driftsmæssige omkostninger på borgerportalen udgør i dag kr. om året, hvor de kr. er tidligere betaling til Traen og finansieret som en leasing. Leasingaftalen falder bort efter 2016 og dermed også budgettet. Drift udgør herefter kr. Den forventede besparelse ved overgang fra Sharepoint til OS2-fællesskabet på Borgerportalen udgør kr. pr. år. Besparelsen opnås på reducerede licenser samt en billigere hosting. Vurdering Scenarie 1 Scenarie 2 Scenarie 3 Scenarie 4 Scenarie 5 Økonomi En uforandret driftsøkonomi. Vi står alene med omkostninger til udvikling. Licenser til borgerportalen forsvinder. OS2- udviklinger stilles gratis til rådighed. Licenser til borgerportalen forsvinder. Da PolWeb bruger de generelle licenser er der ikke yderligere besparelse. Licenser til borgerportalen forsvinder. Da PolWeb bruger de generelle licenser er der ikke yderligere besparelse. Ekstraomkostninger til licens på ca 1.1 mio. kr OS2- udviklinger stilles gratis til rådighed. OS2-udviklinger stilles gratis til rådighed. 12

29 Portalprojekt Arbejdsgruppe Fredericia d Løsningsfællesskab Ganske få kommuner anvender SP til alle portaler. Et stort og voksende fællesskab i kommunerne. Dog er PolWeb en lille gruppe. Et stort og voksende fællesskab i kommunerne også på PolWeb. Et stort og voksende fællesskab i kommunerne også på PolWeb og informationsportal. Et stort og voksende fællesskab i kommunerne også på PolWeb og informationsportal. Få kommuner er endnu gået i skyen. Informationsdeling Åbent intranet på borgerportal. Noget information kan ikke publiceres åbent. Åbent intranet på borgerportal. Noget information kan ikke publiceres åbent. Åbent intranet på borgerportal. Noget information kan ikke publiceres åbent. Kan ske på et lukket intranet som alle medarbejdere har adgang til. Kan ske på et lukket intranet (sharepoint som i dag) som alle medarbejdere har adgang til. Videndeling (Sharepoint som i dag) Understøttelse fra kommunale devices. Understøttelse fra kommunale devices. Understøttelse fra kommunale devices. Understøttelse fra kommunal devices. Fuld understøttelse også fra ikke kommunale devices. Tilgængelighed / adgang Da ikke alle informationer kan stilles frem, skal der logges på fra en kommunal device, for noget information. Da ikke alle informationer kan stilles frem, skal der logges på fra en kommunal device, for noget information. Da ikke alle informationer kan stilles frem, skal der logges på fra en kommunal device, for noget information.. Informationsportal en kræver ikke kommunale devices. Hverken Informationsportalen eller videndelingportalen kræver kommunale devices. Understøttelse af devices Understøtter alle enheder. Understøtter alle enheder. Understøtter alle enheder. Understøtter alle enheder. Understøtter alle enheder. Ressourcer Uanset hvilken løsning, der vælges, skal der investeres en del ressourcer i etablering af løsningen. En af de store opgaver er flytning af infopath løsninger til en opgraderet vidensdelingsportal. Dette kræver eksterne ressourcer og en aftale med en leverandør, der er eksperter i Sharepoint. 13

30 Portalprojekt Arbejdsgruppe Fredericia d Vi anbefaler også, at vi fremover lader eksterne leverandører om at udvikle eventuelt nye info-pathløsninger, og at de afdelinger der efterspørger denne udvikling selv finansierer dette, på samme måde, som afdelingerne selv finansierer indkøb af andre it-systemer, der understøtter arbejdsgange. Etablering af OS2-platforme for borgerportal, politikerportal og informationsdelen af medarbejderportal vil også kræve assistance fra eksterne leverandører. Systemet er udviklet og få gratis via OS2-samarbejdet, men design, opsætning, strukturering og implementering kræver eksterne ressource. Der vil være omkostninger forbundet med ovenstående konsulentbistand til opsætning, design og implementering af de nye portaler. Ligesom vi vil have brug for anvendelses- supportaftaler på både sharepoint og OS2-systemer. Udgifterne hertil er endnu ikke kendt, men vi forventer, at de kan dækkes med besparelserne på licenser på kr. årligt. Jura og udbud Investeringen i forbindelse med løsningerne, vil set over en 4-årig horisont overskride grænserne for udbud. Vælges en opgradering af Sharepoint er udbudspligten afløftet af SKI gennem de standard Microsoft aftaler vi benytter os af. OS løsning er i sin basis gratis og der skal derfor ikke gennemføres udbud. Det betyder, uanset løsningsvalg er det ikke nødvendig med en udbudsproces uagtet beløbet overstiger grænserne. Drift og support Alle løsninger kan vælges hosted hos en ekstern partner eller hos It-afdelingen. Valget af driftsløsning vil være afhængig af den løsningsmodel/scenarie der vælges. 7. Anbefalinger og forslag til tids- og handleplan Arbejdsgruppen indstiller at direktionen tager stilling til fremtidige portalløsninger med udgangspunkt i ovenstående vurdering. Arbejdsgruppen anbefaler at direktionen tiltræder scenarie 4, under hensynstagen til de betydelige merudgifter som der er forbundet med scenarie 5. Alternativt at det overvejes hvorvidt midlerne til scenarie 5 kunne tilvejebringes f.eks. via anvendelse af opsparinger til office-opgradering mm. I scenarierne forventes de frie licensmidler anvendt til over en årrække at finansiere de udgifter der er forbundet med opsætning og implementering af de nye portaler. Scenarie 4 og 5, giver som de eneste, mulighed for at lave en lukket informationsportal for alle medarbejdere. Arbejdsgruppen foreslår, at nye portalløsninger prioriteres og som følge heraf implementeres i rækkefølgen; Borgerportalen, Polweb og Informations-Videndelingsportal. 14

31 Portalprojekt Arbejdsgruppe Fredericia d

32 Bilag: Fredericia_rapport_04.pdf Udvalg: Direktion Mødedato: 26. september Kl. 8:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 66139/14

33 Beslutningsgrundlag - strategisk overblik over digitale kanaler

34 De strategiske rigtige kanaler Hvilke digitale mediekanaler vil bedst kunne understøtte kommunens kommunikation med borgere, erhverv, potentielle tilflyttere og turister?

35 Indhold Formål Afgrænsning Informationstypeoverblik Kanaloverblik Hvorfor fokus på kanaler? Hvad afgør valg af kanal? Hvor er vi i dag? Eksempler fra undersøgelse af nuværende kanalbrug Opsamling på eksemplerne - undersøgelsen Strategien (inklusiv taktiske anbefalinger) Hvad nu!

36 Formål

37 At give bedre forudsætninger for at vurdere hvilke digitale kanaler, der med fordel kan anvendes ved ekstern information med borgere, erhverv, turister og potentielle tilflyttere. Arbejdet forudsætter kortlægning af anvendte kanaler og informationstyper, hvilket samtidig er delmål med projektet.

38 Afgrænsning

39 Ekstern kommunikation, primært digitale medier, sekundært analog formidling - og traditionelle medier. Fokus er på anvendelse af digitale platforme, der kan fungere som alternativ og supplement til nuværende medier, hvorfor standardhenvendelser, interaktion via mails, digital postkasse og sms, kun berøres i mindre omfang. Der skelnes følgelig ikke mellem analoge kommunikationsformer

40 Afgrænsning Målgrupper, i prioriteret rækkefølge Borgere (inkl. foreninger) Erhverv (inkl. presse) Bosætning, potentielle tilflyttere Turister Intern kommunikation og kommunikation mellem offentlige myndigheder er ikke genstand for projektet.

41 Ekstern Analog kommunikation Ikke en del af strategien Strategiens primære fokus Digital kommunikation Ikke en del af strategien Afledt mål af det primære fokus Intern brug og myndigheder SI

42 Informationstypeoverblik

43 Informationstypeoverblik Der henvises for overblikket til bilag; 2.A Informationstyper Bilaget indeholder liste over kommunens informationstyper. Listen er defineret på workshop d. 15 august Der er ikke sidenhen medtaget flere oplysninger eller gjort forsøg på at gruppere anderledes. Listen er at betragte som et fremtidigt arbejdsdokument for Fredericia kommune og arbejdet med informationstyperne.

44 Kanaloverblik

45 Kanaloverblik Der henvises for et tydeligt overblik til bilag; 1.A kanaloverblik Bilaget indeholder liste over kommunens kanaler, centrale og decentrale. Listen er i udgangspunktet defineret på workshop d. 15 august Der er sidenhen medtaget enkelte nye oplysninger. Listen er at betragte som et fremtidigt arbejdsdokument for Fredericia kommune og arbejdet med kanalerne.

46

47 Hvorfor fokus på kanaler?

48 Hvorfor fokus på kanaler? At det er relevant at sætte fokus på nye kanaler i Fredericia kommune skyldes forhold, relateret til målgruppernes ændrede adfærd, udvikling af kommunens rolle og ønsket om digital selvbetjening mv. Dvs. at projektet motiveres af hardcore økonomiske incitamenter, såvel som blødere potentialer, fx at borgere og erhvervsliv gennem mere nuanceret formidling, vil ændre opfattelse af kommunen som myndighed. Det er ikke mindst i den henseende, at nye kanaler kan få en vigtig funktion. Fx er sociale medier typisk bedre til at facilitere dialog i øjenhøjde. Fokus skyldes også flere andre kommunale målsætninger og tendenser, herunder at der anno 2014, ganske enkelt er mange flere kanaler at vælge mellem (da alle kanaler næppe er den optimale løsning, jævnfør nedenstående citat fra workshoppen!), hvilket igen medfører nye udfordringer, fx behov for prioritere de væsentligste, skabe kanalkonvergens og strategisk sammentænkning. Vi er allerede på alle kanaler (citat, deltager på workshop)

49 Hvad afgør valg af kanal?

50 Hvad afgør valg af kanal? Et delmål med opgaven er overblik over nuværende informationstyper og kanalanvendelse. Fundamentet er nødvendigt for at påbegynde mapping af informationen med de forskellige kanaler. Indsatsen kan dog ikke stå alene, da informationstypen iboende egenskaber sjældent alene kan definere, om kanalen er anvendelig. Dvs. at der er en række andre forhold som spiller ind i forhold til valget af medie, eksempelvis: Kanalens egenskaber (dialog-funktion, udbredelse mv.) Kvaliteten af kanalanvendelsen. Et site kan fx være en super kanal til mange informationstyper, men anvendt forkert, en skidt disposition. Hvorledes indhold eller budskab bearbejdes substantielt; tekstligt, tone-ofvoice, strukturelt (taxonomi) mv. De faglige emners (centrenes) primære målgrupper - og deres adfærdskonventioner. Mediebrug er ofte et sociologisk kendetegn for en målgruppe.

51 Hvad afgør valg af kanal? De mange forskellige forhold med betydning for mapping - valget af kanal implicerer også mere erfaringsmæssige forhold, som kan være vanskelige at sætte på fast formel. For eksempel; Mail virker sjældent godt til mange interessenter og hurtig reaktion Er formidlingen fyldig (forudsætter betoning eller mimik), er telefon, møde og radio typisk bedre Ved at bruge social-media til beskeder, bliver det ophævet til indhold som er nem at finde, hvormed mange kan få svar. Projektet strejfer alene disse aspekter. På følgende slide er listet kriterier der alle kan have afgørende betydning for valget af kanal og som derfor bør overvejes, i forbindelse med det fortsatte kommunikationsstrategiske arbejde.

52 Hvad afgør valg af kanal? Kriterier koblet til både budskab, formål, målgruppe, kanaler og økonomi mv. Kompleksitet (typens) Abstraktionsniveau Fyldighed (gestik, tone mv.) Relevansgrad (for målgruppen) Involverings/interaktionsgrad Krævet reaktionshastighed Kompetencer og (medie-)adfærd Forventet (konvention) Personfølsomhed Aktualitet Særhensyn (svage grupper) Sagt før (påmindelse mm.) Varighed (skal info leve længe) Kanalens udbredelse Brugernes tid på kanalen Ressourcekrævende Nytteværdi (værdi for selvbetjening mv.) Lovpligtig/politisk nødvendighed

53 Hvad afgør valg af kanal? Kanal-egenskaber Der henvises for overblikket til bilag; 3A kanalegenskaber Bilaget indeholder liste der beskriver den gængse (generiske) opfattelse af kanalernes gode og mindre mindre gode egenskaber. Listen er at betragte som et udkast, der løbende kan udvides og tilpasses Fredericia kommune.

54 Kanaler - brutto Målgruppe: borgere Informationstype? Formål: orientering Nyhed Kanaler - netto Hvad afgør valg af kanal? Eksemplet; Kanalbyen realiseres - viser et flow (udpluk), hvor informationstype (nyhed) og budskab (nyhed om kanalbyen), mappes med de optimale medier. Det forudsættes, at målgruppe og formål ér defineret! Haster? Ja Involveringspotentiale Høj Kompleks? Nej Påmindelse? I udgangspunktet er alle kanaler en mulighed en bruttoliste. I takt med at man forholder sig til de forskellige kriterier (fx involveringspotentiale) vil antal af relevante kanaler skrumpe, for til sidst at ende med en nettoliste. Fx ryger hjemmesiden, fordi opgaven haster. Obs. rækkefølgen af kriterier er ikke prioriteret, ligesom kanaler ikke er en de-facto liste! Nej Etc. (flere kriterier) I praksis skal beslutnings-flowet ikke gennemløbes hver gang information formidles. Men i en periode, indtil der er en fælles forståelse for processen og hvilke kanaler der typisk prioriteres til hvad, kan øvelsen have værdi.

55 Hvor er vi i dag? Undersøgelse: eksempler på kanalanvendelse

56 Centrale hjemmesider; borgere, erhverv, presse og potentielle tilflyttere» Fredericia kommune kommunikerer via en række sites: fredericia.dk, fredereciac.dk, feriesjov.dk, fredericiabib.dk, idræt7000.dk, pædagogisk.dk fredericiaeliteidræt.dk, hrfredericia.dk» Meget indhold og indholdstyper lapper ind over hinanden.» Fragmenteret indhold gør det svært at finde/tilgå for brugerne, også fordi navigation og struktur varierer.» Placering af indholdet på de mange relativt statiske sites, kan betyde at meget formidling ikke rammer eller involverer målgrupperne.

57 Fredericia.dk borgere, erhverv (inkl. presse) og potentielle tilflyttere» Sitet er et centralt omdrejningspunkt for digital kommunikation i kommunen.» Siden har mange besøgende og er i den forstand en succes. Der er meget godt indhold, men også mange indholdstyper som brugere normalt ikke besøger et kommune-site for at finde. Et eksempel er her både nyheder og arrangementer.» Sitets struktur og prioritering af indholdet gør det vanskeligt at finde vigtig information, fx tilmelde sig nyhedsbrev. Dvs. at brugerne kan føle sig nødsaget til at komme tilbage, for at få ny information.

58 Fredericia.dk borgere, erhverv og potentielle tilflyttere» Der anvendes ressourcer på kulturligt.dk, men man peger fra mediet på kulturnaut, fredericiabilletten og billetnet.dk Dvs. at sammentænkningen mellem kanalerne og viderestillingen af borgerne tilsyneladende ikke fungerer perfekt.

59 Tekniske forhold» Løsningerne halter rent teknisk. Der er mange fejlmeddelelser, især fredericia.dk, sjælden optimering til mobilanvendelse mv.» De tekniske udfordringer er ikke en del af opgavens primære fokus. Imidlertid har problemet afledte konsekvenser med betydning for kanalvalget. Fx er det ifølge workshop-deltagerne medvirkende årsag til, at man ofte starter helt nye sites/initiativer, skønt at det kommunikationsstrategisk, profileringsmæssigt og vedligeholdelsesmæssigt ikke nødvendigvis er den bedste løsning.

60 Centrale hjemmesider; borgere (foreninger), turister» Flere sites har karakter af sæson-sites(fx ferie-sjov.dk) og subpages til fredericia.dk (fx danmarkc, frivilligsportalen og madsbylegepark), ligesom idræt7000.dk rummer eventmanual-subsite, der vedrører meget andet end idræt. Der er desuden et site ( dk) der kun er tilgængelig ved force majeure, fx dårligt vejrlig eller brand.» Meget indhold er relevant, men det er svært for brugere at holde sig orienteret mod flere kanaler, der desuden kun er tilgængelige med mellemrum. Desuden er det fx ikke logisk at idræt7000.dk rummer et eventmanual-site, hvor idræt er sekundært.

61 Centrale hjemmesider; turister, erhverv og borgere» Kommunen kommunikerer til turister via visitfredericia.dk og fredericia.dk, samt via fælles turismeinitiativer i regionen. Informationstyperne er primært oplevelser og arrangementer, events og overnatning/booking.» Fredericia har en størrelse der kan gøre det svært at køre solo på visitfredericia.dk. Underforstået kan man ikke regne med at appellere til folk som ikke bor i - eller kender området.» Sitet henvender sig også til borgerne + tilflyttere.

62 Fælles/partnerskaber hjemmesider; turister og borgere og potentielle tilflyttere (erhverv/borgere)» Fredericia kommune kommunikerer (også) til turisterne via fælles (regionalt funderede) kanal-initiativer: trekantomraadet.dk, inspiringdenmark.dk, syddanskturisme.dk og lillebaelt-waters.dk» Øvrige løsninger promoverer området i forhold til erhverv, i både DK og udland. Rent profileringsmæssigt er de mange brands forvirrende.» Fredericia barsler med nyt bosætningsinitiativ!

63 Apps turister, erhverv og borgere» Kommunen kommunikerer til primært turister via appen; Visit Fredericia.dk» Der foreligger ikke kendskab til antal downloads mm.» Som i tilfældet med visitfredericia er det formentlig primært dem, der i forvejen har kendskab til byen, som downloader appen. Dvs. at turister skal fanges via andre kanaler.» Apps kan fungere som en glimrende kanal til borgere, fx i forhold til informationstyper såsom lokale arrangementer. Det er dog ikke nødvendigvis en kommunal opgave at udvikle sådanne løsninger.

64 Sociale medier (SOME) borgere, sekundært erhverv (presse) og turister.» Twitter Fredericia kommune har ingen (corporate) konto/profil.» Bibliotekets anvendelse af Twitter er det mest modne initiativ i kommunen. Der er dog kun 211 followers.» Rekruttering via Twitter er så småt i gang.

65 SOME borgere, sekundært erhverv (presse) og turister.» Twitter fortsat Profilering. Lidt som med Facebook kan Twitter være med til at løfte et ejerskab til kommune, ganske enkelt ved at man fremstår moderne og interesseret i at lytte til borgerne. Af samme grund bør initiativet udspringe fra centralt hold og man kan med fordel overveje at udarbejde retningslinjer for anvendelsen, også hvis formidlingen kobles til personlige accounts.» Obs. Viste eksempler er fra Roskilde og Vejle der begge anvender Twitter til løbende nyheder.

66 SOME borgere, sekundært erhverv (presse) og turister.» Youtube youtube.com/user/fredericiabi bliotek.» Meget begrænset anvendelse af Youtube i kommunen.» Kanalen har potentiale, når det handler om at kommunikere bestemte informationstyper, hvis indholdet er komplekst, fyldigt (dvs. at formidlingen fx kræver kropslighed og betoning, som en smiley ikke kan klare) og vanskeligt at formidle gennem tekst.» Det forudsættes ikke at Youtube-kanalen brandes, og man skal ikke forvente mange followers. Det handler om at bruge kanalen som medieformidlingsform, hvorfor man fint kan bruge fx alternativet Vimeo.

67 SOME borgere, sekundært erhverv og turister.» Linkedin Fredericia kommune, linkedin.com/company/frederici a-kommune.» Anvendes primært til rekruttering. Få updates.

68 SOME borgere, sekundært erhverv og turister.» Facebook (FB) Kommunen har ingen (corporate) page.» Der er flere Facebook-initiativer under Bibliotektet, Det Grønne Fredericia, De Orange haller og Madsby legepark mf.» Antal followers og engagement varierer, ligesom det er forskelligt, om der systematisk bliver svaret på brugernes henvendelser.» I flere tilfælde er teksterne, der fortæller om initiativerne/pagen, ikke opdaterede.

69 SOME borgere, sekundært erhverv og turister.» Borgerpanel Kommunen har netop oprettet et borgerpanel.» Umiddelbart er det for tidligt at konkludere noget om initiativet og fx også, om det er muligt at få et repræsentativt udsnit af borgerne til at deltage aktivt. Tilmelding sker på fredericia.dk og motiveres af lodtrækning om gaver.

70 Centrale kanaler - nyhedsbrev borgere og erhverv (presse)» Fredericia kommunikerer via nyhedsbrev, antal abonnenter overvejende erhverv og borgere med interesse for politisk arbejde og udbud.» Nyhedsbrevet er en af flere kanaler til nyheder fra centralt hold. Og mediet kan da også være super stærkt til formålet. Der er imidlertid meget begrænset mulighed for at definere interesseområde. Ligesom tilmeldingsfunktionen er gemt (findes via udbud fra forsiden)» Hvad angår pressemeddelelser, er det ikke muligt at abonnere (på et nyhedsbrev).

71 Decentrale kanaler eksempler borgere og erhverv» Indbefatter både selvbetjeningsløsninger og anden service-information, fx Dit Europa Råd & vink!

72 Opsamling på eksemplerne

73 Opsamling på eksemplerne Der er først og fremmest rigtig meget materiale informationstyper, der med fordel kan omplaceres i nogen grad muligvis helt fjernes fra de kommunale initiativer. Med omplacering handler det både om at tage nye kanaler i anvendelse, fx sociale medier til borgerinvolverende information, men også om at aggregere information på eksisterende kanaler hvor borgeren typisk befinder sig, så de kan nøjes med at orientere sig mod færre informationskilder. Uopdyrkede kanalpotentialer gælder ikke kun egne initiativer dvs. centrale løsninger, men også om at deportalisere indhold til mere strategiske initiativer, fx partnerskaber på turisme og oplevelsesområdet, hvilket allerede (i nogen grad) sker i dag. At opdyrke nye potentielle formidlingsveje vil have stor værdi, men undersøgelsen dokumenterer også, at det ikke kun handler om at søsætte flere initiativer, men i lige så høj om, at løfte anvendelsen af nuværende, inkl. sammentænkning af initiativerne. Det forudsætter bl.a. tekniske forbedringer og arbejde med materialet (content strategi), som er uden for scopet af opgaven.

74 Strategi

75 Strategi Bemærkning Strategi, herunder forslag til kanalanvendelse, skal først og fremmest læses som en anbefaling til én arbejdsproces, hvor kommunen løbende vurderer, hvilke medier der er optimale. Kommunen bør med andre ord ikke låse sig fast på bestemte kanaler, da forudsætningerne, mediets egenskaber og målgruppernes adfærd, kan være en anden i morgen!

76 Strategi Fredericia kommune rummer forskellige fagligheder, afdelinger og en forholdsvis heterogen gruppe af interessenter. Anvendte kanaler bør afspejle dette ligesom indsatsen løbende skal tilpasses brugerne/udviklingen. Disse betingelser og undersøgelsens resultater udmønter sig derfor i en række strategiske temaer, snarere end en facitliste over de mest optimale kanaler. 1. Ryd op - og ud i de bestående kanaler 2. Tag styring med kanalanvendelsen fra central hold 3. Omplacer indhold og differentier kanalanvendelsen 4. Medtænk eksterne kanaler - deportalisering På følgende slides uddybes de væsentligste udfordringer og strategiske temaer/anbefalinger. Der vil desuden være bud på taktiske handlinger, alene med henblik på at gøre temaerne mere konkrete. Jævnfør undersøgelsen dybde/karakter skal disse anbefalinger læses med forbehold.

77 Strategi 1. Ryd op - og ud i de bestående kanaler Informationen på flere af kommunens kanaler lapper ind over hinanden, fx flere nyheder og arrangementer. Samtidig er der en tendens til at kanalerne, navnlig fredericia.dk, anvendes til stort set alle informationstyper, uanset at flere informationstyper med fordel kan formidles via andre kanaler. Dette er ikke unikt for Fredericia, men stereotypt for måske 70-90% af alle landets kommuner. I mange tilfælde er det en arv fra en tid, hvor kommunen havde en anden rolle og hvor alle samtidig var mindre opmærksomme på brugeroplevelse og nytteværdi. At det har karakter af noget der minder om en konvention, gør imidlertid ikke problemet mindre.

78 Strategi 1. Ryd op - og ud i de bestående kanaler For at opnå et bedre resultat, bør kommunen samle informationen på færre af de eksisterende kanaler, sløjfe information fra de steder, hvor brugerne ikke typisk søger informationen og tage nye kanaler i anvendelse, som er bedre egnet til de forskellige formidlingsopgaver. I den henseende er deportalisering oplagt, hvilket her vil sige, at informationen formidles via eksterne løsninger, fx private virksomheders app s eller sites. Det bemærkes at ikke alle nyheder bør forsvinde fra hjemmesiden. Det handler alene om, at kommunen ikke kan forvente at brugerne anvender hjemmesiden som dagligt nyhedsmedie. Nyheder skal fortsat være at finde, men alene koblet til nyhedsbrevet. Denne feauture bør så samtidig styrkes, gennem større grad af customisering tilpasning til den enkeltes interesser.

79 Ryd op - og ud Det er oplagt at starte den strategiske kanaloprydning på fredericia.dk. Som sagt drejer det sig her fx om informationstypen arrangementer, der i Fredericia formidles via både fredericia.dk, kulturligt.dk, feriesjov.dk, fredericiabib.dk, idræt7000.dk samt en række private aktører, herunder også via mobil apps. Uanset at det ikke er dubletter af information, egner fredericia.dk sig bedre til egentlig serviceinformation, dvs. at borgerne og erhvervslivet her, skal kunne svar på deres konkrete og situationsbestemte spørgsmål. Jeg er borger i Fredericia, hvorfor skal jeg ha informationen 1000 steder fra? (citat, deltager på workshop)

80 Ryd op - og ud Eksempel; Sorø.dk er medtaget for at vise et eksempel på et kommunesite med færre informationstyper. Pladsen bliver brugt på serviceinformation svar på de mest almindelige og akutte problemstillinger borgere og erhvervsliv står med.

81 Strategi 2. Tag styring med kanalanvendelsen fra central hold Flere af de digitale kanaler, navnlig SOME initiativerne, håndteres vilkårligt, i den forstand - at de forskellige initiativer ikke baseres på en central plan eller styring af kommunikationen. Den decentrale model kan være medvirkende årsag til, at mange initiativer tilsyneladende mangler power, har karakter af knopskydninger, med få brugere, followers og begrænset brugerinvolvering. Det anbefales (derfor) at; kommunen fra centralt hold sætter sig på kanalstrategien, og beslutter hvilke initiativer der skal tjene kommunens kommunikation og mål. Der bør sættes KPI er op for hvert initiativ. I det øjeblik at planen er rullet ud, kan man fint på daglig basis tillade en stor grad af redaktionel frihed. Navnlig de initiativer hvor kommunen ikke er den direkte afsender.

82 ( ) det er fordi, det man har ikke er særlig spændende. Så man vil gerne lave sin egen, fordi man tror, man kan gøre den mere spændende. (citat, deltager på workshop) ( ) men det kan vores hjemmeside teknisk set ikke (citat, deltager på workshop) Der er noget identitetsskabende i det. Nogen institutioner har brug for at distancere sig fra den kommunale verden. (citat, deltager på workshop) ( ) havde oprydning på fredericia.dk og så stod vi med noget strategi og andre ting, hvor vi fik at vide, at det hører ikke hjemme på fredericia.dk. Så måtte vi bruge vores eget domæne (citat, deltager på workshop) Central styring Citater fra workshoppen forklarer, hvad der er årsag til mange af nuværende kanalinitiativer. Skønt citaterne ikke fuldstændigt kan tages til indtægt for, at alt sker tilfældigt, som resultat af identitetsskabelse eller tekniske problemer, er det omvendt tydeligt, at initiativerne sjældent baseres på en fælles/central plan. At initiativer separeres fra kommunen, fordi målet er selvstændig identitetsskabelse, kan give god mening. Man skal dog være opmærksom på at dette kan fastholde en opfattelse af kommunen som ren myndighed.