Referat fra teletolkeimplementeringsgruppemøde

Transkript

1 Dato: Vor ref.: LHF Referat fra teletolkeimplementeringsgruppemøde Dato: Onsdag den 10. juni 2009 Sted: Deltagere: MedCom Lene Schilling Muldtofte, Region Nordjylland Axel Pallesen, Region Midtjylland Erik Knudsen, Århus Kommune Jesper Piculell, Århus Kommune Tove Charlotte Nielsen, Region Syddanmark Eva Lund, Region Syddanmark Anette Dahl Høm, Region Sjælland Annette Lyneborg Nielsen, Region Hovedstaden Peter Pedersen, Region Hovedstaden Lars Hulbæk, MedCom Rikke Viggers, MedCom Susanne Noesgaard, MedCom Lone Høiberg, MedCom Peder Illum, MedCom Jane Clemensen, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Mogens Engsig-Karup, Region Midtjylland Claus Duedal Pedersen, Region Syddanmark Bente Christiansen, Region Sjælland Eva Bjørnhøj Møller, Region Sjælland Referat: 1. Velkomst og introduktion til workshop v/jane Clemensen Velkomst v. Jane Clemensen. Kort præsentationsrunde. 2. Oplæg til gruppearbejde v/rikke Viggers og Lone Høiberg Formål med workshop: - At der er konsensus omkring de områder, der skal indgå i evalueringen - Evalueringsformen er besluttet - Afklare, hvem der skal deltage i evalueringen - Beslutte, hvordan vi vil måle effekter/konsekvenser - Afklare, hvornår før- og eftermålingerne skal måles

2 ABT-fonden er blevet lovet en MTV-rapport og en slutevaluering indeholdende punkter omkring generel arbejdskraftbesparelse, projektevaluering, udbredelsesgrad og anvendelsesgrad. I dag vil vi kigge på før- og eftermålinger. Selve slutevalueringen skal vi ikke kigge på i dag. MTV (en medicinsk teknologivurdering) er en alsidig, systematisk vurdering af forudsætningerne for og konsekvenserne af at anvende medicinsk teknologi. En MTV bidrager til beslutningsgrundlag for prioritering, planlægning, styring, ledelse og praksis. Analyse og vurdering samles under 4 hovedelementer: teknologien, patienten, organisationen og økonomien. De 4 hovedelementer blev efterfølgende uddybet punkt for punkt. I gruppearbejdet vil vi gerne have, at deltagerne tager stilling til, hvilke værktøjer og målinger der skal anvendes, og hvem der skal spørges. Følgende værktøjer kan anvendes: Spørgeskema, registreringsskema, interviews og fokusgruppeinterviews. Man kan anvende subjektiv eller objektiv effektmåling. Omfanget kan måles i antal eller periode. Følgende kan spørges: Patienter, tolke, klinikere og administration. Man kan måle før og efter. 3. Gruppearbejde Der er på forhånd lavet 2 grupper: Gruppe 1: Lene Schilling Muldtofte, Axel Pallesen, Erik Knudsen, Jesper Piculell, Lars Hulbæk og Rikke Viggers. Gruppe 2: Tove Charlotte Nielsen, Eva Lund, Anette Dahl Høm, Annette Lyneborg, Peter Pedersen, Susanne Noesgaard og Lone Høiberg. 4. Fremlæggelse og opsamling v/jane Clemensen Gruppe 1 v. formand Jesper Piculell: Ambitionsniveau for evalueringerne: Idéen skal sælges i klinikken. Evalueringen skal være enkelt og ikke for tidskrævende. Det skal være meningsfyldt for personalet, og det skal være tidsafgrænset og kun på udvalgte piloter. Udgangspunkt og metode: Konkrete beskrivelser af nuværende arbejdsgange (førmålinger) fremmødetolk. Grafisk fremstilling af arbejdsgange med inspiration fra OUH s MTV (logistik) og 3 er et umage par (kvalitet) samt kvalificering af den enkelte pilot. Dette vil medføre en bruttoliste af fokuspunkter for eftermålinger (efter piloter) + faktuelle oplysninger (både før- og eftermålinger). Antal tolkesessioner samt behov for lokale registreringsskemaer. Teknologi: Den hårde teknik vurderes i eftermåling. Blød teknik afdækkes i arbejdsgangbeskrivelser, herunder booking, presence, afregning og uønskede effekter. Patientmæssige effekter: Fokus på metodevalg. Kan man overhovedet finde patienter, som både har prøvet før og efter? Organisatoriske effekter: Se 1. slide. Økonomiske effekter: Tidsmæssige og økonomiske effekter vil ikke kunne afdækkes fuldt ud alle steder i pilotprojekterne, men er meget velkomne. Måske mere relevant i slutevalueringen (effekt/omkostninger, tidsbesparelser). 2

3 Gruppe 2 v. formand Annette Lyneborg Nielsen: Kontekstafklaring: Forudsætninger, herunder overordnede anbefalinger for en tolkesamtale. Scenarier. Tilgængelighed. Inklusion/eksklusion, herunder køn, religiøse og regionale udfordringer, store sprog og undersøgelser. Teknologiske effekter: Tidsangivelse i intervaller subjektiv via spørgeskema (kliniker). Hvilket udstyr er anvendt? (efterfølgende komme med nogle anbefalinger). Hvilken kontekst? Forskellige former for udstyr? Patient effektmåling: Fortrolighed. Får patienten optimal information? Skabes/opleves der tryghed? Skabes/opleves der tilfredshed? Interview fra samme tolk på landsplan til X antal tolkninger pr. region. Etiske. Organisatoriske effektmåling: Antal tolkninger før/efter. Arbejdsgange. Retningslinjer. Begrænsninger. Nye muligheder. Tidsmæssige aspekter. Undervisning. Økonomiske effektmåling: Let tilgængelighed øge antal øge omkostninger øge kvalitet. Telefon/video. Beregning før/efter pr. afdeling. Fælles diskussion: Det er vigtigt at afklare, hvad vi skal have med nu, og hvad vi skal gemme til slutevalueringen. Hvordan sikrer vi forankring derude uden at folk løber skrigende bort? Der bør laves en fælles skabelon til brug i alle regioner/kommuner! Kvaliteten af tolkningen afhænger rigtigt meget af tolken, der sidder bag skærmen. Det er vigtigt at få stillet de rigtige krav til tolkeudbyderne. Der er en undervisningsopgave overfor tolkene. Lone er lidt usikker på, hvem og hvor mange vi skal ud og spørge. Man bør have begge ender med altså både patienter og tolke. Afklarende spørgsmål til hele implementeringsgruppen: Skal der være en spørgeskemaundersøgelse til førmålingen eller alternativt arbejdsgangsbeskrivelse? Holdningen i gruppen hælder mod nogle arbejdsgangsbeskrivelser en slags guideline, som er landsdækkende ens, så den bliver sammenlignelig. MedCom vil lave et udkast, som sendes til gruppen til kommentering. I forhold til omfang af værktøjer, måler vi da i en bestemt tidsperiode eller på et bestemt antal i piloten? Der blev enighed om, at man måler i mindst 14 dage og mindst 20 tolkninger. 5. Referat v/lars Hulbæk Referatet fra sidste møde blev godkendt. 6. Meddelelser v/lars Hulbæk Teletolkecentret på OUH blev indviet den 2/6-09. Der har været en lille smule presse omkring projektet. Landssammenslutningen for Hørehæmmede har efterfølgende henvendt sig og spurgt, om man har tænkt tegnsprogstolkning ind i projektet. Erik kunne desuden oplyse, at der er igangsat en stor spørgeskemaundersøgelse vedr. tolkeområdet, som ligger på Danske Døves Landsforbunds hjemmeside. Danske Regioner og MedCom har sammen finansieret en lille rapport vedr. telepsykiatri, som offentliggøres af DSI. Når den bliver offentliggjort, bliver den lagt på MedComs hjemmeside. Implementeringsgruppen orienteres. 3

4 7. Bordet rundt v/lars Hulbæk Region Syddanmark: Der blev holdt indvielsesfest den 2/6 på OUH, og der blev holdt en lille demonstration. Cisco holdt et spændende oplæg. Kører p.t. med en arabisk og en bosnisk tolk. Tolkene sidder der fra kl afdelinger på OUH er i gang med at benytte tolkene (de afdelinger, som deltog i piloten har fået foræret udstyret gynækologisk, endokrinologisk, indvandrerklinikken og børneambulatoriet). Oplæring i brug af udstyr har været forholdsvis nemt. Eva glæder sig til den dag, hvor hele landet kan bruge de samme tolke, lige meget hvor man sidder i landet, og lige meget hvor tolken sidder i landet uafhængig af kontrakter. Tolken skal være professionel. Man skal også være opmærksom på, hvor udgiften til selve tolkningen ligger om det er på den enkelte afdeling eller institution, da det er forskelligt. Region Sjælland: Leder efter ressourcer til at køre projektet. Er ved at få snuset op, hvordan tolkning anvendes rundt omkring i regionen. Der er tilsyneladende rigtig meget telefontolkning. Århus Kommune: Der har været afholdt opstartsmøde med deltagelse af Peder og Rikke fra MedCom. En række chefer deltog og nikkede ja til projektet. Der skal nu holdes møde med projektleder Gitte Færgemann, som skal holde snor i 23 praktiserende læger i Århus Vest. MedCom har holdt et møde i Århus vedr. teknik, hvor Århus teknikleverandør deltog. Har bedrevet et lille pilotprojekt, hvor de har fundet ud af, at arbejdsmarkedsområdet er stort. Har udarbejdet et lille brev, som er sendt rundt til alle jobcentre i Danmark. Laver efterfølgende en grafisk visning på et Danmarkskort, og indtil videre og forventeligt er der størst behov omkring de større byer. Kører noget efteruddannelse for tegnsprogstolke, og har herudover tilbudt de 2 sprogtolke, som skal deltage i pilotprojektet, denne efteruddannelse, da der var 2 ledige pladser. Der er nu kommet en officiel tolkeuddannelse, som vi på næste møde vil give lidt mere information omkring. Region Midtjylland: Har haft besøg af MedCom vedr. samarbejdsaftale. Skal have sat deres eget projekt op, og det er godkendt i ledelsessystemet at gå videre. Projektet skal nu beskrives på regionalt plan. Er ved at klarlægge den tekniske side af sagen. Der er nogle netværksmæssige udfordringer rundt omkring i regionen. Ønsker at holde det så lavteknologisk som muligt, men kvaliteten skal selvfølgelig være i orden. Er lige nu ved at finde ud af, hvor tolkning anvendes oftest. Region Nordjylland: Afventer politisk godkendelse der er møde den 23/6. Har haft besøg af MedCom vedr. samarbejdsaftale. Skal have lavet katalog over, hvilket udstyr de har. Skal ligeledes afklare, hvad udstyret ellers kan bruges til. Er ved at kortlægge, hvor meget der tolkes, og det er ikke i det omfang, som Lene havde forventet. Region Hovedstaden: Afventer også politisk afklaring. Har haft møde med MedCom vedr. samarbejdsaftaler. Tolkningen var rigtig tæt på udbud, og der var lavet prækvalifikation, men de nåede lige at få nogle ekstra krav med i udbuddet. Vil udvælge en psykiatrisk og en somatisk afdeling. 8. Samarbejdsaftaler v/lone Høiberg MedCom har været på besøg hos 4 ud af 5 regioner for at snakke samarbejdsaftaler, og der er kommet lidt kommentarer ind. Der er 2 samarbejdsaftaler. Lone præsenterede de ændringer, der er lavet i de 2 samarbejdsaftaler. 4

5 Samarbejdsaftalerne laves færdige og sendes ud til underskrift. 9. Kort status videoknudepunktet v/peder Illum Videoknudepunktet har været sendt i udbud, og der er kommet 4 tilbud. Beslutningen om valg af leverandør træffes enten 11/6 eller i uge Drøftelse af kvalitetsmål v/lone Høiberg I forbindelse med kvalitetssikring er der nævnt en række punkter: Fleksibilitet, funktionelle krav, kompatibilitet, nøjagtighed, sikkerhed, stabilitet, tidsbesparelse, tilgængelighed, tryghed og vedligeholdelse. Udvidelsesmuligheder og sammenligning med et andet produkt er fjernet, da vi mener, de kan komme ind under et af de andre punkter. De forskellige punkter er uddybet i et dokument, der er sendt ud før mødet, og vi gennemgik hvert enkelt punkt. Under stabilitet tilføjer vi noget med nødprocedure, hvis systemet er nede evt. telefontolkning. Under tidsbesparelse var nævnt noget med support til slutbruger. Slutbruger ændres til klinikeren/tolken. Under tryghed gerne uddybning til kontrakterne mellem region og tolkeudbyder vedr. tolkens professionalisme. Der skal foreligge en række dokumenter for at kvalitetssikre: Der forventes udarbejdet en pjece: Den gode teletolkesamtale, herunder teknik, slutbrugerudstyr, fysiske forhold, sprog/øjenkontakt/etik samt patientinformation. Herudover skal regionerne selvfølgelig have udarbejdet patientinformation, og her kunne man meget vel lave noget fælles regionerne imellem, så ikke alle skal bruge penge på oversættelse af dokumentet til forskellige sprog. Procedure for bestilling, booking og betaling fra alle til alle til inspiration. Kravspecifikation. Undervisningsmateriale. Lone vil gerne have en tilbagemelding på, om det nu er de ovenfor nævnte punkter, der skal bruges i forbindelse med kvalitetssikring. 11. Det videre forløb v/lars Hulbæk Hjemmeopgaven til næste møde, hvor vi tager bordet rundt, kunne meget vel være en fremlæggelse af, hvordan man havde tænkt sig at løse bestilling, booking og betaling. I første omgang bliver det ikke teknikgruppen, der løser denne del. MedCom vil meget gerne have nogle underskrevne samarbejdsaftaler omkring oktober. Leverandør til videoknudepunkt vælges indenfor 1 uge. Der afholdes informationsmøde for tolkeudbydere den 22/6. Dokumentet omkring kvalitet bliver der ikke slået søm i endnu. Næste møde den 23/9 aftales afholdt på OUH, hvor vi får mulighed for at se deres tolkecenter. Vil tage et punkt med på dagsordenen omkring uddannelse af tolke. Vil prøve at få lidt flere kommuner med i gruppen. 12. Eventuelt Intet til eventuelt. 5