Organisationsbestyrelsesmøde nr. 5/2015 Onsdag den 16. september 2015, kl BO-VEST, Malervangen 1, Glostrup 2015

Transkript

1 Referat af: Organisationsbestyrelsesmøde nr. 5/2015 Onsdag den 16. september 2015, kl BO-VEST, Malervangen 1, Glostrup 2015 Mødedeltagere: Dorthe Larsen Stig Rasmussen Lars Jensen Fra administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Vibeke Rømming Økonomichef/vicedirektør Bent Frederiksen deltog under punkt 2 Afbud: Hugo Thuge Allan Nielsen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Præsentation af økonomichef/vicedirektør, Bent Frederiksen 3. Budgetkontrol pr. 31. juli Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 4A. Tilskud fra arbejdskapitalen 5. Oversigt over underskrevne pantebreve 6. Godkendelse af budgetter 7. Godkendelse af styringsdialogskemaer 8. Aktionslisten 9. Afd. 13 Silergården - Status på reklamationsarbejder i HP3 10. Afd. 13 Silergården - Status på PCB-renovering af højhuse 11. Afd. 15 Gurrelund/ Bjerrelund - renovering af lette facader 12. Udlejning i forhold til Kommunen 13. Evaluering af regnskabsprocessen i foråret Valg af medlemmer til BO-VEST udvalg 15. Regler og rettigheder for organisationsbestyrelsen

2 V1 16. Orienteringssager Antenneforeningen, v/ulrik Brock Hoffmeyer 17. Orienteringssager BO-VEST, v/ Dorthe Larsen 18. Orienteringssager BIB, v/ Dorthe Larsen 19. Orienteringssager BL, v/allan Nielsen 20. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme, v/ Hugo Thuge 21. Orienteringssager fra administrationen 22. Næste møde 23. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med den bemærkning, at punkt 4A udskydes til næste møde. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. 2. Præsentation af økonomichef/vicedirektør Bent Frederiksen Bent Frederiksen og organisationsbestyrelsen præsenterede sig selv og alle glædede sig til samarbejdet. 3. Budgetkontrol pr. 31. juli 2015 Bestyrelsen tog budgetkontrollen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager budgetkontrollen til efterretning. Budgetkontrol pr. 31. juli

3 4. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Bestyrelsen tog oversigterne til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigterne til efterretning. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 4A. Tilskud fra arbejdskapitalen Punktet blev udskudt til næste møde. Administrationen indstiller, at bestyrelsen diskuterer brugen af midler fremadrettet. 5. Oversigt over underskrevne pantebreve Bestyrelsen tog oversigten til efterretning. Bestyrelsen ønsker, at få kommunikeret låntagning ud på en forståelig måde f.eks. i et nyhedsbrev. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Oversigt over underskrevne pantebreve 3

4 6. Godkendelse af budgetter for 2016 for afdeling 1 Tranevænget, afdeling 3 Maglelund, afdeling 4 Tranehaven, afdeling 6 Moserne, afdeling 12 Gillesager/ Lindeager, afdeling 13 Silergården og afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund Bestyrelsen gennemgik de afholdte afdelingsmøder og godkendte budgetterne. I Mag let und stiger huslejen med 3 kr. pr. m2, som følge afen forhøjelse af indbetaling til B-ordningen. I Tranevænget skal det nævnes, at de garager der nævnes i budgettet, er garager til afdelingens maskinpark. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender afdelingernes budgetter for Beskrivelse: Nedenunder oplistes status for de enkelte afdelingsbudgetter sammen med resultatet af afdelingsmødernes behandling. Afdeling 1 Tranevænqet Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og forventes godkendt på afdelingsmøde den 8. september Budgettet indebærer ingen huslejeændring, hvilket giver en uændret boligafgift på 742 kr. pr. m2 pr. 1. januar Hovedårsagen er, at indtægtsførslen af tidligere års opsparede overskud på kr , besparelse på ekstraordinære udgifter på kr samt besparelse på vedligeholdelse modsvarer generelle øgede udgifter. Den væsentligste øgede udgift er henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse på kr Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes, at afdelingen skal benytte anden finansiering for kr primært til garager vedr. konto 116-arbejder. Afdeling 3 Maglelund Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og forventes godkendt på afdelingsmøde den 8. september Budgettet indebærer en huslejenedsættelse på 0,23 %, svarende til 2 kr. pr. m2, hvilket giver en gennemsnitlig boligafgift på 695 kr. pr. m2 pr. 1. januar Nedsættelsen svarer til kr

5 Den væsentligste ændring er, at henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er forøget med kr Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes, at afdelingen skal benytte anden finansiering til udskiftning afvandrør og køkkenfaldstammer på kr. 14 mio. i 2016 og til udskiftning aftag på kr. 40 mio. i 2022 og 2023 samt udskiftning af vinduer og altandøre på kr. 8 mio. i Afdeling 4 Tranehaven Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen og forventes godkendt på afdelingsmøde den 10. september Budgettet indebærer en huslejenedsættelse på 6,74 %, svarende til 47 kr. pr. m2, hvilket giver en gennemsnitlig boligafgift på 653 kr. pr. m2pr, 1. januar Nedsættelsen svarer til kr Hovedårsagen til nedsættelsen er en besparelse på vandafgift på kr Årsagen er, at der i 2016 bliver ibrugtaget individuelle vandmålere hos beboerne, hvorfor der kun er budgetteret med det anslåede årsforbrug for fællesarealerne i budget Huslejenedsættelsen vil være neutral for den enkelte beboer, da der fra og med 1. januar 2016 vil blive opkrævet et acontobeløb for vand i forbindelse med de individuelle vandmålere, svarende til beløbet for huslejenedsættelsen. Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes, at afdelingen skal benytte anden finansiering til udskiftning aftag på kr. 50 mio. i Afdeling 6 Moserne Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og forventes godkendt på afdelingsmøde den 10. september Budgettet indebærer ingen huslejestigning, hvilket giver en uændret boligafgift på 725 kr. pr. m2 pr. 1. januar Hovedårsagen er den øgede indtægtsførsel af tidligere års opsparede overskud på kr , som modsvares af øgede ejendomsskatter på kr og øgede øvrige variable udgifter på kr Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Fra 2016 er det nødvendigt at optage ekstern finansiering på kr. 189 mio. til blandt andet udskiftning aftag, vinduer, faldstammer og samt vand- og varmeinstallationer. 5

6 Afdeling 12 Gillesaqer Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og forventes godkendt på afdelingsmøde den 14. september Budgettet indebærer ingen huslejestigning, hvilket giver en uændret boligafgift på 695 kr. pr. m2pr. 1. januar Hovedårsagen er besparelse på henlæggelser på kr og den øgede indtægtsførsel af tidligere års opsparede overskud på kr Dette modsvares af en stigning i ejendomsskatter på kr samt øgede udgifter til renholdelse på kr Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes ikke, at afdelingen skal benytte anden finansiering vedr. konto 116-arbejder. Afdeling 13 Silerqården Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og forventes godkendt på afdelingsmøde den d. 16. september Budgettet indebærer en huslejestigning på 2,05 %, svarende til 16 kr. pr. m2, hvilket giver en boligafgift på 798 kr. pr. m2 pr. 1. januar Stigningen svarer til kr Hovedårsagen til stigningen er mindre tilskud til husleje og driftssikring samt øgede udgifter til vand på kr Dette modsvares af indtægtsførslen af tidligere års opsparede overskud på kr Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes ikke, at afdelingen skal benytte anden finansiering vedr. konto 116-arbejder. Henlæggelsesniveauet vedr. konto 120 er uændret i hele perioden. Afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og forventes godkendt på afdelingsmøde den 22. september Budgettet indebærer en huslejestigning på 1,79 %, svarende til 11 kr. pr. m2, hvilket giver en boligafgift på 624 kr. pr. m2 pr. 1. januar Stigningen svarer til kr Hovedårsagen til stigningen er øgede henlæggelser til periodisk og planlagt vedligeholdelse på kr samt øgede udgifter til ejendomsskatter på kr Dette modsvares af indtægtsførslen af tidligere års opsparede overskud på kr

7 Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes ikke, at afdelingen skal benytte anden finansiering vedr. konto 116-arbejder. Henlæggelsesniveauet vedr. konto 120 hæves med kr pr. år fremover. Budgetter for afdeling 1 Tranevænget, afdeling 3 Maglelund, afdeling 4 Tranehaven, afdeling 6 Moserne, afdeling 12 Gillesager/Lindeager, afdeling 13 Silergården og afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund 7. Godkendelse af styringsdialogskemaer Bestyrelsen diskuterede organisationens og afdelingernes styringsdialogskemaer. Der var enkelte rettelser til skemaerne, som skal ændres eller tilføjes, hvorefter de blev godkendt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter og godkender styringsrapporterne for Tranemosegård afdelingerne til brug for styringsdialogen med kommunerne, samt at bestyrelsen drøfter og godkender styringsrapporten for boligorganisationen til brug for styringsdialogen med kommunerne og særligt forholder sig til afsnittet "Konklusion og "Ledelse og beboerdemokrati. Beskrivelse: BO-VEST og boligorganisationen skal til dialogen med kommunerne beskrive vores virksomhed og boligafdelingerne i en såkaldt styringsrapport. Der skal udarbejdes en styringsrapport for hver boligafdeling samt en styringsrapport for boligorganisationen. Styringsrapport for afdelingerne Til brug for dialogen med Brøndby kommune om boligafdelingerne er styringsrapporterne for de enkelte boligafdelinger baseret på 2014-regnskaberne. Ejendomsmestre/ ejendomsledere, byggeadministrationen og boligsociale medarbejdere i BO-VEST har givet input til boligafdelingernes styringsrapporter. Styringsrapporterne er herefter udsendt til afdelingsbestyrelserne for deres kommentarer, som efterfølgende er tilføjet rapporterne. Følgende Tranemosegård-afdelinger har indsendt deres bemærkninger: Tranehaven, Moserne, Gillesager/Lindeager og Gurrelund/Bjerrelund. Hovedparten af kommentarerne har været af specifik karakter, hvor oplysningerne i skemaet er blevet korrigeret eller suppleret.

8 I styringsrapporten for afdelingerne er stamdata, økonomiske nøgletal samt fraflytningsprocenterne genereret automatisk fra BL. De steder, hvor det ikke overens med BO-VEST opgørelser er det noteret. Styringsrapport for boligorganisationen Organisationsbestyrelsen skal ligeledes udfylde en styrringsrapport for boligorganisationen. Bestyrelsen skal særligt forholde sig til afsnittene "Konklusion og "Ledelse og beboerdemokrati. Styringsrapporten for boligorganisationen er ligeledes baseret på 2014-regnskabet. Organisationsbestyrelsen kan på mødet diskutere eventuelle rettelser til skemaet. Afdelinger med væsentlige problemer eller kritiske nøgletal Hvis der er igangsat en større renovering eller en helhedsplan i en boligafdeling generer dette automatisk et kryds i rubrikken "Væsentlige problemer i styringsrapporten for organisationen. Organisationens samt afdelingernes styringsdialogskemaer 8. Aktionsliste Bestyrelsen tog aktionslisten til efterretning. Vedr. afdeling 12 Gillesager / Lindeager bedes administrationen undersøge, om det rent økonomisk kan betale sig at fremrykke vandinstallationsprojektet, så det tages ud af Helhedsplanen. Bestyrelsen besluttede, at der skal skrives om Tranemosegårds historie. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager aktionslisten til efterretning. Aktionslisten 8

9 9. Afdeling 13 Silergården - Status på reparationsarbejder i HP3 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: Helhedsplan 3, som omfattede renovering af rækkehusene i Brøndby Strand, har stadig verserende reklamationsager, hvor der enten ikke er placeret et ansvar endnu, eller hvor ansvaret er afklaret og udbedringen pågår. Helhedsplan 3 blev afleveret 14. maj I følgende afsnit orienteres om status på verserende reklamationssager for henholdsvis udbedring af utætte fuger i betondæk, MgO-vindspærreplader i facadepartierne, ventilationsanlæg og opfugtede sokkelplader i skurene. Udbedring af fuger i betondæk Rambøll og deres underrådgiver ingeniørfirma EKAS samt Migua (leverandør af Ml- GUTAN profilerne) har nu anbefalet en anden fugemasse end den anvendte under helhedsplanen. Der foretages fugeudbedring i to referenceboliger med opstart den 17. august 2015 og ca. to uger frem. I forbindelse hermed bliver der udført skærpet tilsyn af Rambølls teknikere. Vi kan påbegynde planlægning, varsling m.v. af fuldskala fugeudbedringen, når teknikerne har godkendt tætheden og udbedringsmetoden. Vi forventer dog først, at fuldskala fugerenoveringen kan påbegyndes efter vinterperioden dvs. foråret En udbedring til foråret 2016 kan blive en fordel, da vi samtidig har udfordringen med MgO-pladerne i brystningskonstruktionen på den lette facade, som der endnu ikke foreligger afklaring på. Ingen ønsker, at beboerne skal generes mere end højest nødvendigt, hvorfor vi selvfølgelig vil bestræbe os på, at vindspærrepladerne udskiftes i forbindelse med den kommende fuldskala fugeudbedring, hvis en udskiftning viser sig nødvendig. MqO På opfordring fra Kammeradvokaten er der taget fælles initiativ mellem bygherrerne til en uvildig undersøgelse af vindspærrepladerne. Der er lavet aftale med Bunch Bygningsfysik, som har forestået flere undersøgelser af MgO-problematikken for Byggeskadefonden. Både hovedentreprenøren E&P samt totalrådgiveren Rambøll er indforstået med Bunch Bygningsfysik som uvildig tekniker til undersøgelserne. Bunch Bygningsfysik registrerede og udtog prøver af vindspærrepladerne den 17. august 2015 i førnævnte referenceboligerne. Administrationen afventer resultatet af analyserne. 9

10 Ventilation Der er indkaldt til syn og skønsforretning på ventilationsanlæggene den 17. september Skønstemaet er udarbejdet i et samarbejde mellem bygherrerne, Kammeradvokaten og Wissenberg Ingeniører. Skønstemaet er vedlagt som bilag. Sokkelplader i skure Det har vist sig, at de anvendte sokkelplader i skurene er udført med MgOvindspærreplader og ikke eternit som beskrevet i udbuddet. Det er ikke været muligt, at finde dokumentation for denne ændring af materialevalg i byggemødereferaterne. E&P har dog accepteret at igangsætte en udskiftning af sokkelpladerne uden præjudice. E&P fastholder herved at være berettiget til betaling herfor og tager således forbehold for at kunne fakturere omkostningen til disse arbejder, hvis det senere viser sig, at E&P er uden ansvar. Administrationen kræver at se dokumentation for, at pladerne var beskrevet egnet til formålet ved udførelsestidspunktet, inden der foretages yderligere i sagen. Skønstema - ventilation - HP3 10. Afdeling 13 Silergården - Status på PCB-renovering af højhuse Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. : Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen tager status vedrørende HP4, renovering af PCB højhuse til efterretning. Status HP4, renovering af PCB højhuse: Økonomi Landbyggefonden fremsendte d. 30, juni 2015 deres økonomiske udmelding vedr. renoveringen: - Tranemosegård t.kr. ( renoveringsstøtte støttede lån gruppe 1-arbejder) og maks-ramme t.kr. (ekstraordinære renoveringsarbejder ustøttede lån), kapitaludgifter ca t.kr. 1. fulde år + ca. 600 t.kr./år yder Landsbyggefonden en tilsvarende forhøjelse af huslejesikring/driftslån jf. omprioriteringssag mv. Hvilket betyder at anlægsomkostningerne på kr. er fordelt på kr. der ikke giver anledning til huslejeforhøjelser og et resterende beløb på kr. som afdelingen selv må finansiere. 10

11 Administrationerne og det fælles Byggeudvalg har udtrykt stor bekymring i.f.t. den samlede anskaffelsessum for sagerne for pcb-renoveringen af højhusene, der samlet beløber sig til mellem 166 mio. kroner og 144 mio kr. pr. højhus, svarende til mellem kr. og kr. i gennemsnit pr. lejlighed. Dvs. at de samlede summer, som i sig selv må siges at være bekymrende, på det foreliggende grundlag selv efter Landsbyggefondens støtte, vil medføre nogle huslejestørrelser, der efter de 4 bygherrers opfattelse ikke vil være bæredygtige i Brøndby Strand. Landsbyggefondens økonomiske udmelding harderfor givet anledning til et behov for en verificering af projektets metode. Verificering af projektet - "second opinion På styregruppemøde d. 2. september 2015 er følgende aftalt mellem organisationerne: Uddrag fra referat: jf. vedlagt bilag. "Der blev aftalt, at SBS undersøger, hvilke specialister på området, der ville kunne foretage en kvalitetssikring/verificering af den renoveringsmetode, Golder har anvist. Herefter kan Styregruppen evt. træde sammen igen og træffe beslutning om det videre forløb (alternativ træffe beslutning pr. mail). Tidsplan På grund af ovenstående behov for en "second opinion er det afstemt med Landsbyggefonden at man rykker et skema A tilsagn for PCB-højhusene fra 2015 til Det skal afklares, om udsættelsen betyder, at skema A for næste etape (de øvrige syv højhuse) er udskudt eller om der kan indsendes for begge etaper i Når dette er afklaret opdateres tidsplanen. Processen vedrørende det samlede rådgiverudbud for PCB-højhuse er uændret. Det forventes at der er valgt rådgiver ultimo december Designmanualen tilrettes iht. kommentarer fra afdelingen frem mod beboermøderne i november, hvor hele designmanualen godkendes, som det arkitektoniske grundlag der arbejdes videre med under projekteringen Referat af Styregruppemøde - HP4.pdf 11. Udlejning i forhold til kommunen Administrationen kommer med et oplæg til næste møde vedr. dialog med kommunen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen diskuterer emnet.

12 12. Afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund - renovering af lette facader Bestyrelsen godkendte indstillingen men udtrykte ærgrelse over, at det ikke er en del af projektet, at der skal installeres toilet i stueetagen. Bestyrelsen opfordrer afdelingen til, fremadrettet at arbejde med muligheden for installation af toilet i stueetagen for at fremtidssikre boligerne. Siden nedenstående indstilling er lavet, hårde budgetterede anlægsudgifter ændret sig, da afdelingsbestyrelsen har besluttet overdækning ved indgangsdøre, som en obligatorisk del af budgettet. Dette medfører en merudgift på kr. i forhold til nedenstående budget. Huslejestigningen vil være på 6,1% som følge af renovering af de lette facader. : Det indstilles, at bestyrelsen, underforudsætning af beboermødets godkendelse, godkender: - udskiftning af lette facader til en budgetteret anlægsudgift på kr. - finansiering ved tilskud fra egen trækningsret på 2/3 af udgiften på forbedringsdelen, svarende til maximalt kr. - optagelse af 30-årigt realkreditlån på kr. - huslejestigning på ca. 37 kr. pr. m2 årligt svarende til 6,1 %. Beskrivelse: Afdelingen ønsker at få renoveret de lette facadepartier. Træværket er nedbrudt og der er observeret utætheder og ringe isoleringsevne i konstruktionen. Facadepartierne er fra byggeriets opførelse i 1968 og har udtjent deres levetid. Efter aftale med afdelingsbestyrelsen er der indgået aftale med firma Rubow arkitekter om at gennemføre destruktive undersøgelser af facaden, samt gennemførsel af prøverenovering i Gurrelund 29. Her er udført 2 forslag (se bilag), som skal danne grundlag for beboerafstemning den 22. september Forskellen på de 2 forslag er den ydre beklædning. Differencen på anlægsudgiften på forslagene er ca. 730,000 kr. Nærværende forslag er udarbejdet på baggrund af det dyreste forslag. Projektet er udviklet med særligt fokus på at opnå bedst muligt forbedring af isolering indenfor rammerne af det nuværende facadeudtryk. Det vil komme beboerne til gode, ved nedsat energiforbrug og forbedret komfort. Der er arbejdet med øget isoleringstykkelse og et isoleringsmateriale med lavere U-værdi end det eksisterende. Samtidig er der arbejdet med det arkitektoniske udtryk. 12

13 Afdelingsbestyrelsen ønsker at søge om egen trækningsret i Landsbyggefonden. Tilskuddet kan maximalt dække 2/3 af de boligforbedrende foranstaltninger. Det er administrationens vurdering at der maximalt kan søges om kr. i trækningsretsmidler. Det skal tages med i betragtningerne at der i fremtiden vil komme andre omfattende vedligeholdelsesopgaver som er omkostningstunge, her kan bl.a. nævnes faldstammer og stigstreng, badeværelses renovering, målere, nye redskabsskure. Kommende opgaver, er tiltag der også vil medføre huslejestigninger. Facaderenoveringen bør derfor ikke medføre omfattende huslejestigninger, afdelingen bør sikre at de er rustet til kommende sager. Økonomi og ressourcer: De samlede anlægsudgifter er budgetteret til kr. Administrationen indstiller at der søges om trækningsretsmidler på kr. Restfinansiering på kr. sker ved optagelse af et 30-årigt ustøttet fastforrentet realkreditlån (6%) med en årlig ydelse på ca kr. svarende til en huslejestigning på ca. 37 kr. pr. m2 årligt, svarende til en stigning på 6,1 %. Afdelingen har planlagt at gennemførelse af sagen er sammenfaldende med udløb af et lån pr. 1. kvt Den årlige ydelse på dette lån er kr. Netto vil der derfor være en beskeden huslejestigning på ca. 1 %, som følge af renovering af de lette facader. Tidsplan: Det er aftalt med afdelingsbestyrelsen, at projektet skal til afstemning på kommende beboermøde der afholdes den 22. september 2015, straks efter bestyrelsens godkendelse af nærværende indstilling. Umiddelbart efter beboermødet kan projektering påbegyndes med henblik på indhentning af tilbud i indbudt licitation. Arbejdet forventes at kunne udføres i perioden februar oktober Vurdering: Det er administrationens vurdering at det er nødvendigt at renovere afdelingens lette facader, da de har udtjent deres levetid, samtidig finder man det oplagt at energioptimere facaden samtidig. Arbejderne kan gennemføres med en beskeden huslejestigning og samtidig skabe merværdi på følgende punkter i afdelingen: Attraktionsværdien højnes Afdelingen vil få et arkitektonisk løft Bedre indeklima Besparelse på energiforbruget 13

14 Projektoplæg - Gurrelund / Bjerrelund - Facaderenovering 13. Evaluering af regnskabsprocessen i foråret 2015 Bestyrelsen tog evalueringen til efterretning. Ulrik Brock Hoffmeyer orienterede om, at administrationen arbejder videre med at forbedre processen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager resultatet af evaluering af regnskabsprocessen til efterretning. Beskrivelse: For at højne kvaliteten af forløbet og samarbejdet om boligafdelingernes regnskaber har administrationen gennem flere år spurgt afdelingsbestyrelserne om deres mening om processen. Det har givet nyttig viden om, hvor der har været behov for forbedring og kvalitetsløft, og resultaterne er blevet bedre år for år. Dog har administrationen de seneste år oplevet, at antallet af besvarelser har været dalende, og der har skullet flere og flere rykkere til for at få dem i hus. BO-VEST bestyrelsen besluttede derfor på mødet i december 2014, at evalueringen skulle forenkles. Da regnskabsprocessen i foråret 2015 (for 2014-afdelingsregnskaberne) skulle gennemføres, blev der kun stillet ét spørgsmål, nemlig: "Flvordan gik forårets regnskabsproces for regnskab 2014 samlet set?. Der kunne svares "Fuldt tilfredsstillende (Grøn kolonne), "Nogenlunde (gul kolonne) eller Ikke tilfredsstillende (rød kolonne). Der blev anmodet om uddybning, hvis evalueringen var i gul eller rød kolonne. Ud af Tranemosegårds afdelinger, har 5 afdelinger svaret, at processen har været "fuldt tilfredsstillende. Der er ikke indkommet svar fra Tranevænget og Tranehaven. Det er en besvarelse mere, i forhold til sidste års evaluering. BO-VEST bestyrelse tog på deres møde den 17. juni evalueringen af regnskabsprocessen til efterretning og vedtog, at der fortsættes med den enkle rød, gul grøn-model. Dog rettes "fuldt tilfredsstillende til "tilfredsstillende som svarmulighed. Tidsplan Evalueringen har fundet sted i perioden 31. marts-12. maj

15 Relevans for strategien Evalueringen er med til at sikre "Sikker og ordentlig drift. Vurdering Den nye, korte evaluering er blevet positivt modtaget, fordi den er enklere og hurtigere at besvare. Resultatet af evaluering af regnskabsproces for afdelingsregnskab Valg af medlemmer til BO-VEST udvalg Bestyrelsen besluttede sig for følgende: Kursusudvalget: Dorthe Larsen og Lars Jensen Redaktionsudvalget: Stig Rasmussen og Hugo Thuge Boligpolitisk forum: Allan Nielsen Miljøforum: Her besluttede bestyrelsen at prøve at finde et interesseret medlem på næste repræsentantskabsmøde Administrationen indstiller, at bestyrelsen vælger medlemmer til følgende BO-VEST udvalg: Kursusudvalg Redaktionsudvalg Miljøforum 15. Regler og rettigheder for organisationsbestyrelsen Med en enkelt ændring, blev udkastet godkendt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter udkastet til bestyrelsens regler, rettigheder og muligheder. 15

16 Bestyrelsen - regler, rettigheder og muligheder 16. Orienteringssager Antenneforeningen v/ Ulrik Brock Hoffmeyer Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Som tidligere orienteret har Antenneforeningen Brøndby i foråret 2015, indgået en ny aftale med DKTV, og introducerer nye hastigheder og prisen den 1. november Alle medlemmer bliver personligt orienteret medio september. Hastighederne er højere og i flere tilfælde væsentligt billigere end de hidtidige priser og ser sådan ud: I afdelinger med Megabitudstyr: 10/10 MB kr. 75,00 30/30 MB kr. 95,00 60/60 MB kr. 150,00 90/90 MB kr. 240,00 I afdelinger med Gigabitudstyr: 10/10 MB kr. 75,00 120/120 MB kr. 99,00 180/180 MB kr. 160,00 360/360 MB kr. 240,00 Til sammenligning var de gamle hastigheder/priser: 10/10 MB kr. 75,00 20/20 MB kr. 85,00 40/40 MB kr. 140,00 60/60 MB kr. 220,00 80/80 MB kr. 280, Orienteringssager BO-VEST v/ Dorthe Larsen Bestyrelsen besluttede at afholde et møde omkring de nye værktøjer fra Driftsafdelingen omkring vedligeholdelsesreglementet, husorden, råderetskataloget og servicekonceptet. Dem der i afdelingerne arbejde med disse områder, vil blive inviteret med til mødet. Mødet foreslås afholdt mandag den 5. oktober kl i Café

17 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Det foreslås, at bestyrelsen finder en dato for et fælles formandsmøde for præsentation af de nye værktøjer fra Driftsafdelingen: skabelon for vedligeholdelsesreglement, skabelon for husorden, råderetskatalog og servicekoncept 18. Orienteringssager BIB v/ Dorthe Larsen Der er møde den 23. september med efterfølgende møde i Brøndby Fjernvarme. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Orienteringssager BL v/allan Nielsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme v/ Hugo Thuge Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Orienteringssager fra administrationen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17

18 Tranehaven og Tranevænget Administrationen undersøger mulighed forat søge om støtte fra Landsbyggefonden til et fælleshus for Tranevænget, Tranehaven og Moserne. KÅS-tals vurderingen rettes til med de rigtige tal. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Opfølgning på budgetkontrol for afdelingerne Ud af 7 afdelinger har bestyrelserne i 6 afdelinger fået gennemgået budgetkontrollen. Undtagelsen er afd. 6 Moserne, hvor ejendomsmesteren har været sygemeldt. Bestyrelsesmedlemmerne har dog fået tilsendt budgetkontrollen med tilbud om en gennemgang. Nedenfor er vist på hvilke datoer budgetkontrollen er gennemgået med afdelingsbestyrelserne. Nr. Afdeling Gennemgået Bemærkning 1 Tranevænget 17. juni 3 Maglelund 12. august 4 Tranehaven 14. juli 6 Moserne Ikke gennemgået hos bestyrelsen, som følge af sygdom hos ejendomsmesteren. 12 Gillesager 03. juni 13 Silergården 19. juni 15 Gurrelund/Bjerrelund 01. juni Status på Tranehaven Tage I samarbejde med afdelingsbestyrelsen skal der i løbet af efteråret defineres det nærmere omfang af tagudskiftningen. Afdelingsbestyrelsen vil orientere om grundlaget for tagudskiftningen og planerne for den videre proces, på det kommende afdelingsmøde den 10. september Det er aftalt med afdelingsbestyrelsen, at der fremlægges beslutningsforslag om tagudskiftning på et ekstraordinært afdelingsmøde i november. Altaner Planlægningsarbejdet i forbindelse med opstart af udbedring af fejl og mangler af altanerne i Tranehaven er påbegyndt i samarbejde med entreprenørfirmaet Balco, som skal stå for udbedringen. 18

19 Administrationen har indgået aftale med rådgivende ingeniører Gaihede om at yde teknisk rådgivning til bygherre undervejs. I første omgang skal Gaihede registrere de altaner, der ikke tidligere har vist tegn på fejl eller mangler, for at afdække den nuværende samlede tilstand af altanerne. Dette vil ske frem til 1. oktober. Alle beboere har modtaget den første varsling angående dette. Når der er skabt overblik over de samlede fejl og mangler vil administrationen og Balco i fællesskab finde den bedste metode for udbedringen indenfor rammerne af forliget der blev indgået i Voldgiftsretten. Planen er at udbedringen vil starte i marts Afdelingsbestyrelsen vil orientere om status på sagen på afdelingsmødet den 10. september Nyt fælles beboerhus Tranevænget og Tranehaven Arbejdet med at undersøge mulighederne for at nedrive Tranehavens eksisterende beboerhus og bygge et fælles beboerhus for både Tranevænget og Tranehaven på samme grund, har været sat i bero. Afdelingsbestyrelsen i Tranhaven ville først bruge tid på at få overblik over deres andre renoveringsprojekter og disses økonomi. I efteråret er planen at undersøge mulige måder at udforme en fælles juridisk brugsaftale og vurdere mulige driftsscenarier for et nyt fælles beboerhus. Administrationen har udtrukket udvalgte KÅS-tals vurderinger fra Tranevænget, Tranehaven og Moserne. Disse vedlægges som bilag. Ekstraordinært beboermøde november 2015 Tranehavens bestyrelse ønsker at fremlægge både tagudskiftning og nyt fælles beboerhus til afstemning i november Forinden planlægges det at udarbejde en informationsavis, der opsummerer status på rør- og installationsprojektet, udliciteringen af vaskerierne, tagudskiftningen, det nye fælleshus samt udbedring af fejl og mangler på altanerne. Denne uddeles i oktober både som generel information og for at give et samlet økonomisk overblik inden det ekstraordinære beboermøde i november. KÅS-tal vurdering fra Tranevænget, Tranehaven og Moserne BO-VEST godkendte administrationsplatform På BO-VEST bestyrelsesmødet d. 2. september 2015 blev købet af administrationsplatform endeligt godkendt. Tranemosegårds bestyrelse vil blive orienteret om endelig købsaftale - samt efterfølgende implementering af platformen. 19

20 Ny politik for Alment Samfundsansvar På BO-VEST bestyrelsesmødet d. 2. september 2015 blev en ny politik for alment samfundsansvar godkendt. Der blev efterfølgende sendt en pressemeddelelse ud til relevante medier ligesom den blev sendt i kopi til alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Den ny politik samt pressemeddelelse er vedlagt til orientering. BO-VEST bestyrelsen vil på et senere møde tage stilling til den yderligere implementering af politikken ligesom arbejdet med at sætte mål for arbejdet med ASA vil være en del af den kommende BO-VEST konference. Pressemeddelelse: BO-VEST styrker arbejdet med at skabe gode boligområder BO-VESTs politik for alment samfundsansvar (ASA) BO-VEST-konferencen Der er tilmeldt ca. 100 deltagere til årets BO-VEST-konference i Skælskør den oktober. Der udsendes et mere detaljereret program sammen med praktiske detaljer om kørsel o.a. 2-3 uger før. Ny forvaltningskonsulent i Brøndby Boligselskab Til bestyrelsens orientering, er tidligere regnskabschef i BO-VEST Kenn Erik Hansen, blevet ansat som forvaltningskonsulent/souschef i Brøndby Boligselskab/Lejrbo. Dirigentuddannelse - status I efteråret 2014 vedtog bestyrelsen, at der skulle tilbydes et dirigentkursus til de tre boligorganisationers bestyrelser og til beboere, som bestyrelserne peger på. Den 10. marts løb kurset af stabelen med 5 deltagere: Hans Holm, Majbritt Brander og Hans Erik Søiby fra AB, Niels Erik von Zejst fra Tranemosegård og Astrid Hansen fra VA. BL underviste, og der var stor tilfredshed med kurset. Hvis der er interesse, kan der holdes et kursus igen i januar De fem uddannede dirigenter samt eventuelle yderligere uddannede vil blive tilbudt opfølgning 1-2 år efter uddannelsen. Bilagssagen: Møde i Voldgiftsretten 7. oktober Den 7. oktober 2015 holdes møde i Voldgiftsretten om Bilagssagen. BO-VEST er af LO blevet indklaget for uberettiget bortvisning af medarbejder. BO-VESTs sag føres af Kooperationen. BO-VEST i panelet på forvaltningskonferencen Ulrik Brock Hoffmeyer var paneldeltager om effektiv drift på forvaltningskonference i Nyborg den 18. august. De øvrige paneldeltagere var Christian Høgsbro fra AAB og Søren Atle Hansen, Østerbo i Vejle. 20

21 Besøg fra udlandet Flere internationale gæster lægger vejen forbi for vores boligafdelinger i disser måneder: Den 12. august var der besøg fra Brasilien: Departementschefen i det brasilianske boligministerium og en forsker med speciale i boligudvikling var på rundtur i en række af vores boligafdelinger og fik efterfølgende et oplæg om, hvordan almene boliger finansieres i Danmark. Rundviser Ulrik Brock Hoffmeyer. Den 9. oktober får repræsentanter for et alment boligselskab fra Hannover en rundvisning i de boligafdelinger i Albertslund, der er blevet eller på vej til at blive renoveret. Rundviser er Jesper Rasmussen. Den 22. oktober får englændere stort set samme rundtur. Gæsterne udgøres af bestyrelsen m.fl. fra den engelske pendant til Kulturarvsstyrelsen, som i England er en fond, The National Heritage Memorial Fund. Desuden omfatter gruppen direktører og ledelse fra nogle engelske boligorganisationer. Rundvisere er Jesper Rasmussen og Ulrik Brock Hoffmeyer Nomineret til pris om samfundsansvar BO-VEST meldte sig i forsommeren til den prestigefyldte konkurrence om samfundsansvar Danmarks "People Prize. Midt i august fik vi den glædelige besked, at BO VEST er blevet shortlistet, dvs. kommet i finalen. Blandt vores mange initiativer inden for samfundsansvar er især etablering af praktik- og elevpladser samt vægtkonsulentforløbet blandt medarbejderne blevet bemærket. Vinderen kåres den 7. oktober ved et stort arrangement i Vejle. Film om Alment Samfundsansvar BL er i gang med at producere en film om alment samfundsansvar i den almene sektor, og har i den forbindelse ønsket, at BO-VEST deltager. Den 13. august var der er filmhold i BO-VEST. Her blev Vinie Hansen interviewet om BO-VESTs fokus på miljø og klima som en del af BO-VESTs almene samfundsansvar, og rækkehusene i Albertslund blev filmet som eksempel på vellykket energirenovering. Filmen vises på BL s ASA-konference i september. Status på udsættelser - juni - august 2015 Antal udsatte i april - maj måned som følge af økonomiske forhold: - Fordelt på organisationer: VA: 2 udsættelser Tranemosegård: 1 udsættelse AB: 0 udsættelser - Fordelt på afdelinger: VA: Galgebakken 1 udsættelse 21

22 Kanalens Kvarter 1 udsættelse Tranemosegård: Tranehaven 1 udsættelse Status på udsættelser Status på ledige lejemål i Tranemosegård pr. 31. august 2015 Antal ledige lejemål Boliger: 1 Erhvervslejemål: 0 Institutioner: 0 Kommentarer til lejemål: Følgende lejemål giver lejetab pga. udlejningsproblemer: Ulsøparken Lejetab: 1. ju n i-15. juni 2015 kr ,50 Der er 3 byggesager i T13 Opsigelses- og fraflytningsstatistik Statistik for januar - august 2015 Til- og fratrædelser Tiltrædelser Administrationen: Janie Falsing, vikar i Boliggruppen, 1. september Bent Frederiksen, økonomichef og vicedirektør, 17. august Amalie Jørgensen, piccoline i Kommunikation og Udvikling, 4. august Yasir Malik, assisterende driftskonsulent i Drift, 1. august Jeanne Moser, økonomimedarbejder i Økonomi, 3. august Morten Schou Jørgensen, økonomimedarbejder i Økonomi, 27. juli Malene Daugaard, økonomimedarbejder i Økonomi, 20. juli Boligafdelingerne: Morten Petersen, EF i Maglelund, 13. juli (tidsbegrænset) Peter Thornbull Olesen, ejendomsserviceteknikerelev, 29. juni

23 Fratrædelser Administrationen: Charlotte Nygaard, sagsbehandler i Boliggruppen, 30. september Marianne Damsgaard, lønmedarbejder i Økonomi, 30. september Louise Hansen, kommunikationsmedarbejder i Kommunikation, 30. september Michael Poulsen, vikar som sagsbehandler i Boliggruppen, 31. august Annesophie Hansen, Kommunikations- og Udviklingschef, 31. august Enrico Baglioni, adm.medarbejder i Drift, flytter til VA og AB Nord, 24. august Ali Emiral, kontorbetjent i Kommunikation og Udvikling, 5. august Sebastian Haugaard, vikar som økonomimedarbejder i Økonomi, 30. juni Maria Sjøberg, vikar som økonomimedarbejder i Økonomi, 30, juni Lars Guldhammer, konst. økonomichef, 30. juni Andreas Hilton, IT-supporter i Kommunikation og Udvikling, 30. juni Pia Keis, økonomimedarbejder i Økonomi, 24. juni Boligafdelingerne: Ingen 22. Næste møde Næste møde i organisationsbestyrelsen er torsdag den 3. december Eventuelt Glostrup den 16. september