Projektmodulet. Indholdsfortegnelse

Transkript

1 Projektmodulet Projekt er et modul til at administrere projekter med udnyttelse af faciliteterne i Mamut Stellar Office Pro, så som fakturering, bogføring og debitorregnskab. Systemet er udformet til en hensigtsmæssig arbejdsgang i firmaet. Rapportering af en medarbejdernes timeforbrug fordelt på projekterne foretages af medarbejderne selv i et medarbejderprogram (ugeskemaet), som alle medarbejdere benytter til at registrere deres timeforbrug. Administrationen foregår i et modul under Mamut Stellar Office Pro, som en eller flere administratorer benytter til at sætte systemet op, godkende timeregistreringer, udskrive lister, fakturere timer osv. Indholdsfortegnelse Generel opsætning... 3 Valg af klient-regnskab... 3 Projekt opsætning... 3 Fanebladet Generelt... 4 Fanebladet Indtastning... 4 Fanebladet Tilbud... 5 Fanebladet Salgsordre... 5 Opsætning af Kartoteker projekt... 6 Medarbejdere... 7 Arter... 9 Medarbejder tilknyttet art Kost- og salgspriser på enten Vare, Medarbejder, Arter eller Medarbejder/Arttilknytningen

2 Statustabel Kontaktpersoner Projekter Oprettelse af projekt Oversigtsbillede for projekter Arbejdssedler Projekt notater Fastpris Dokumenter Budget oversigt Budget for projekt Budget timer Budget materialer Budget omkostninger Forbrugt på projekt Udført arbejde Vareforbrug Omkostninger Indtastning af timer, materialer og omkostninger Indtastning af timer Medarbejder registrering Direkte på projektet (fanebladet 5 forbrugt/udført arbejde) Indtastning af materialer Købsfakturaer E-faktura Projektkladde Direkte på projektet (fanebladet 5 forbrugt/vareforbrug) Indtastning af omkostninger Købsfakturaer E-faktura Projektkladde Direkte på projektet (fanebladet 5 forbrugt/omkostninger) Projektkladden Medarbejderregistrering Godkend registreringer Overfør godkendte timer Læg til bogføring

3 Fakturering Fakturering af regningsarbejder Fakturering af fastprisprojekt Kort om kontering Udskrifter Arbejdssedler Arbejdssedler, projekt Efterkalkulation Ugeskemaer Db/time Afsluttede projekter Efterkalkulation Forbrugt på projekt Igangværende projekter Åbne arbejdssedler Periodesamler Projektoversigt Timer fra ugeskema Ugesamler Årsoversigt Layouts OBS om udskrifter Generel opsætning Valg af klient-regnskab I Projektmodulet Opsætning for projekt Vælg klientregnskab, vælges hvilket regnskab der skal benyttes til firmaets Time/Sag styring. Dette har indflydelse på medarbejderprogrammet, der vil benytte data, f.eks. projektnumre, firmanumre, arter og medarbejdere, fra det angivne regnskab. Klient-regnskab skal vælges, før medarbejderprogrammet kan køre. Valg af klient-regnskab skal ske for at den enkelte medarbejder selv skal kunne registrer sin timer. Projekt opsætning Projektmodulet - Opsætning af projekt Projektopsætning udfyldes de fire faner. 3

4 Fanebladet Generelt Her vælges hvad der skal ske ved overførsel fra timeregistrering til Projekt. Fanebladet Indtastning Registrering af budgetbeløb: Markering angiver at beløb registreres excl. moms eller incl. moms. Dette anvendes bl.a. under registrering til kalkulation. Projektnumre: Ingen blanktegn i projektnummer: Markering angiver, om projektnummer må indeholde blanktegn. Autonummerer projektnummer: Når denne markering er sat, tildeles projektnumre automatisk. Længden på disse numre vil alle være det antal tegn (3-10), som er angivet i Anvend xx cifre i autonummerering af projekt. De vil alle kun indeholde tal. Laveste nummer er , højeste Da projektnummer kan indeholde bogstaver og tal, kan laveste projektnummer, som tildeles automatisk blive et andet end , hvis der allerede er oprettet projekter, inden autonummerering er slået til. Eksempel: Der er i forvejen oprettet 2 projekter: 999 og ABC. I dette tilfælde vil laveste tildelte nummer blive Autonummerer opgavenummer: Når denne markering er sat, tildeles opgavenumre automatisk. Længden på disse numre vil alle være det antal tegn (1-3), som er angivet i Anvend xx cifre i autonummerering af opgave. De vil alle kun indeholde tal. Laveste nummer er 001, højeste 999. Da opgavenummer kan indeholde bogstaver og tal, gælder de samme regler som for tildeling af projektnummer. Autonummerer aktivitet: Når denne markering er sat, tildeles aktivitet automatisk. Længden på disse numre vil alle være det antal tegn (1-3), som er angivet i Anvend xx cifre i autonummerering af aktivitet. De vil alle kun indeholde tal. Laveste 4

5 nummer er 001, højeste 999. Da aktivitet kan indeholde bogstaver og tal, gælder de samme regler som for tildeling af projektnummer. Fanebladet Tilbud Tekstlinier til tilbud. En række markeringer bestemmer hvilke tekster, der overføres fra projekt til tilbud fra kalkulationsbilledet. Projektbeskrivelse på tilbud Markering medfører, at projektbeskrivelsen kopieres til tilbuddets bemærkninger. Projektnotater på tilbud Markering medfører, at projektnotat kopieres til ordrens bemærkninger. Hvis begge er markeret, kopieres notatet efter projektbeskrivelsen til ordrens bemærkning. Hvis der er flere projektnotater, kopieres det første notat, som ikke er markeret med "vis ikke". Lang tekst fra varer på tilbud Markering medfører, at lang tekst placeres efter varetekst på ordren - forudsat varen også er mærket med "medtag lang tekst". Fanebladet Salgsordre Her vælges hvilke tekster, der skal overføres fra projekt til ordre/faktura. Tekstlinier til ordre. Projektbeskrivelse på ordre (bemærkning) Markering medfører, at projektbeskrivelsen kopieres til ordrens bemærkninger. 5

6 Projektnotater på ordre (bemærkning) Markering medfører, at projektnotat kopieres til ordrens bemærkninger. Hvis begge er markeret, kopieres notatet efter projektbeskrivelsen til ordrens bemærkning. Hvis der er flere projektnotater, kopieres det første notat, som ikke er markeret med "vis ikke". Lang tekst fra varer på ordre Markering medfører, at lang tekst placeres efter varetekst på ordren - forudsat varen også er mærket med "medtag lang tekst". Timebeskrivelse på ordre Ingen markering medfører, at teksten hentes uændret fra timeforbrug. Markering medfører, at teksten dannes af de markerede dele nedenfor: Artstekst (tekst fra artskartotek) Udført af (initialer) Udført den (ugenr. og år) Beskrivelse (projektbeskrivelsen) Teksten indeholder de markerede dele i den viste rækkefølge. Kundereference på ordre Markering medfører, at projektets kundereference kopieres til ordren. Rekvisition på ordre Markering medfører, at projektets rekvisition kopieres til ordren. Opsætning af Kartoteker projekt Før man kan går i gang med projektregistreringen, skal man oprette Arter, Medarbejder og Statustyper. Dette gøres i Projekt - Kartotek projekt 6

7 Medarbejdere Man skal oprette alle de medarbejdere, som skal registrere timer. Medarbejderne oprettes med minimum Initialer, Navn og Ansættelsesdato. De andre felter kan evt udfyldes senere. Følgende data kan indtastes i tilknytning til hver medarbejder: Initialer Medarbejderens initialer. Disse skal entydig definere medarbejderen, der skal benytte disse ved login i medarbejderprogrammet. Navn Medarbejderens navn 7

8 Kodeord Medarbejderens kodeord. Dette kodeord benyttes ved login i medarbejderprogrammet. Medarbejderen kan selv ændre sit kodeord, men kodeordet kan altid ses og ændres via Time/Sag modulet. Hvis en medarbejder har glemt sit kodeord, kan du tildele vedkommende et nyt ved at indtaste det her, eller du kan oplyse medarbejderen om hvilket kodeord han har. Adresse Medarbejderens adresse. Der er 3 linjer til rådighed til adressen. Postnummer Medarbejderens postnr. Det tilhørende postdistrikt (by) slås automatisk op. Postnummeret kan evt. slås op ved tryk på knappen "...". Indtastes et ukendt postnr. kan dette oprettes via det fremkomne skærmbillede. Telefon Medarbejderens telefonnummer. Telefax Medarbejderens telefaxnummer. Mobil Medarbejderens mobilnummer. Medarbejderens adresse. Ansat d. Den dato medarbejderen er ansat. Stoppet d. Når en medarbejder siger op eller fyres, indtastes ophørsdatoen i dette felt. På fanebladet Løndata indtastes de normerede arbejdstimer. Her kan også indtastes hvis man har individuelle kost- og salgspriser pr. medarbejder. Normtimer Medarbejderens normtimer. Her angives hvor mange timer medarbejderens arbejdsuge normalt er på. Normtiden indtastes fordelt på dage, og den totale normtid pr. uge beregnes automatisk. Normtiden sammenlignes med medarbejderens timeregistrering f.eks. når årsoversigten udskrives, og kan benyttes som en del af grundlaget for godkendelse af medarbejderens timeregistrering. 8

9 Medarb. nr Identificerer medarbejderen i lønsystemet. Kostpris Kostpris der anvendes til timeforbrug på projekter. Pas på: Denne kostpris overskrives af kostprisen fra Varekartotek, hvis disse er udfyldt. Salgspris Salgspris der anvendes til timeforbrug på projekter. Pas på: Denne salgspris overskrives af salgsprisen fra Varekartotek, hvis disse er udfyldt. Arter Arter er en beskrivelse af, hvad medarbejderen udfører. Art i projektsystemet beskriver budgetteret og faktisk forbrug på projekter. Arten indeholder betegnelse, enhedsbetegnelse, varenummer, prisoplysninger, markering for fakturering og en type. Hvis der anvendes varenummer, hentes prisoplysninger altid med dette uanset, hvad der er tastet af priser på fx Art eller Medarbejdere. Tips: Du kan lave en naturlig opdeling i Artskartoteket, hvis du fx opretter timer med tal i kode. Derefter alt Internt såsom fx kursus, sygedom etc med bogstaver. Så bliver det for overskuelighedens skyld opdelt i hvad der er internt kontra eksternt, og hvad der kan viderefaktureres. For den enkelte art kan følgende data indtastes: Art. Entydig kode der identificerer arten Tekst En beskrivelse af arten Type Der er forskellige typer arter: Timeforbrug eller omkostninger. Timeforbrug er kun gældende for de medarbejdere, som er tilknyttet arten. Timeforbrug kan tilknyttes en lønart fra lønsystemet til overførsel af timer til lønsystem. Der kan til timeforbrug også oprettes en art for kørsel. (Kørsel anvendes endnu ikke i systemet). Varenummer Hvis arten sælges som en vare, kan varenummeret for varen angives her. Varenummeret benyttes på ordrelinjerne, når der registreres forbrug i form af 9

10 omkostninger eller timer udført på denne art. Endvidere benyttes varens kost- og salgspris som pris for arten. Enhed Enhedsbetegnelse. Kostpris Kostpris pr. enhed. Kostprisen anvendes til beregning af dækningsbidrag for projekterne. Pct. tillæg Avanceprocent til beregning af salgspris, hvis denne ikke tastes eller hentes via varenummer. NB: Avanceprocent kan i stedet angives pr. varegruppe. Salgspris Artens salgspris pr. enhed. Denne pris benyttes ved registrering af forbrug, og kan kun angives, hvis der ikke er angivet et varenummer. Er der angivet et varenummer, vil varens salgspris benyttes ved ordregenerering. Lønart Angiver hvilken lønart denne art skal aflønnes som. Timetillæg Denne funktion bruges hvis arten er tillæg til timer. Denne art vil så ikke indgå i samlede opgørelser over timer, da det ikke er ekstra timer, men tillæg til eksisterende timer. Medarbejdere Medarbejdere tilknyttes den enkelte art. Arten kan kun anvendes for de tilknyttede medarbejdere. Medarbejder tilknyttet art Arter af typen timeforbrug er kun til rådighed for medarbejdere, som er tilknyttet denne art.. Tilknytningen sker ved at udvælge de ønskede medarbejdere fra kartoteket. Først vælges/oprettes arten, som derefter godkendes med OK. Dernæst tilknyttes medarbejderne. Dette sker ved at vælge ret på Arten, og vælge fanebladet Medarbejdere. 10

11 Medarbejderen tilknyttes ved at vælge Ny og indtaste Initialer på den medarbejder, der skal kunne udføre den valgte art. På den måde kan man styre, at den enkelte medarbejder kun kan registrer på bestemte arter. Dvs. en lærling kan ikke registrer på svendetimer. Kost- og salgspriser på enten Vare, Medarbejder, Arter eller Medarbejder/Arttilknytningen Varens pris overstyrer ALT. Medarbejder overstyrer Arten. Medarbejder overstyrer Medarbejder/Art tilknytningen. (Ret bruger af Art billedet). (Her kan det anbefales at lægge kostprisen på medarbejderen til den valgte art), da medarbejder kan koste noget forskelligt, selv om det er samme ART. 11

12 Salgspriser kan lægges på selve Arten, da det er nemmere at vedligeholde en Art, uanset hvem medarbejderen er, er salgsprisen jo ofte den samme. Hvis der udfyldes med varenummer på Arten, og på varen er prisen 0,-. Så bliver kostpriser og salgspriser også 0,-. Så lad være at tilknytte vare på Art medmindre man kører priserne på den måde. Vælg et varenummer ifm fakturering i stedet. Sygdom og ferie kan køres på et Internt Projekt. Statustabel Statustyper viser hvor langt man er kommet i projektet. I Projektmodulet Kartoteker projekt Statustabel, oprettes projektes mulige faser. 12

13 Du bestemmer selv, hvad værdierne skal være. Det kunne f.eks. være I gang, Afsluttet osv. Man bør oprette mindst to forskellige statustyper: Igangværende Afsluttet & faktureret Vil man differentiere lidt mere kan man f.eks. også oprette Tilbud Afsluttet, IKKE faktureret Følgende data kan registreres til hver status. Status Betegnelse for status, bør være selvforklarende. Denne tekst tildeles og vises pr. projekt, opgave og aktivitet Vis ikke Markering for at denne status kun skal vises på oversigten i projektstatustabellen, når der er markeret for "vis alt". Vis ikke dem med denne status Markering for at projekter, opgaver og aktiviteter med denne projektstatus kun skal vises på projekt oversigtsbilledet, når der er markeret for "vis skjulte" Bemærk at når en opgave ikke vises, bliver underliggende aktiviteter heller ikke vist - uanset deres projektstatus. Det samme gælder naturligvis for projekter. Tips: Status tages i rækkefølge, så du kan med fordel inden beskrivelse nummerere med 1, 2 og 3 osv. 13

14 Kontaktpersoner Projektkontakter er en tabel over kontaktpersoner som kan oprettes og tilknyttes et eller flere projekter, hvor det fx er forskellige kunder. Under det enkelte projekt kan du tilknytte kontaktpersoner fra denne tabel. Følgende data kan gemmes om kontaktpersonerne: Navn og titel Kontaktpersonens navn og titel Firma navn, adresse og postdistrikt Kontaktpersonens firma navn og adresse Telefon Kontaktpersonens telefonnummer Telefax Kontaktpersonens telefax nummer Mobil Kontaktpersonens mobiltelefonnummer Telefon på arbejde Kontaktpersonens arbejdstelefon URL Hjemmeside på Internettet adresse Fri tekst Mulighed for beskrivelse eller notater 14

15 Projekter Projekter identificeres ved projektnummer, opgavenummer og aktivitetsnummer. De udgør tilsammen et 3-dimensionalt projektnummer i et hierarki. Projekter kan være interne eller eksterne. Interne projekter er altid type 'intern'. Eksterne projekter kan være type 'fastpris' eller 'efter regning'. Når der lægges en type på projektet arver alle efterfølgende underprojekter i træet denne type. Undervejs kan et regningsprojekt ændres til et fastprisprojekt, men et fastprisprojekt kan ikke ændres til et regningsprojekt. Hvis der skal gives nedslag på et fastprisprojekt, kan det gøres som rabat. Ved hjælp af oprettelse af Ekstraarbejder på et underprojekt, kan du godt få forskellige typer projekt fra hovedprojektet til underprojekterne. Ekstraarbejder der tillægges som et underprojekt, kan godt ændre type fra et Hovedprojekt med Fastpris, og derved have et underprojekt som Ekstraarbejde med typen Regningsprojekt. Interne projekter kan ikke faktureres, men kan give et overblik over firmaet. Eksterne projekter skal lægges på en kunde. For fastpris projekter kan foretages en a conto fakturering, mens man for efter regning projekter kan fakturere timer, materialer og andre omkostninger. Oprettelse af projekt Når Medarbejder, Arter og Statustabel er oprettet, kan vi begynde på projekter. 15

16 Venstre side af billedet Venstre side af billedet indeholder en oversigt over projekter. Under denne oversigt vises strukturen for det fremhævede projekt med underliggende opgaver og aktiviteter. Tilføjelse og rettelser af projekter foretages med ajourføringsknapperne nederst til venstre under de nævnte oversigter. Du kan vælge, øverst til venstre, kun at få vist "Fastpris", "Efter Regning" eller "Interne" projekter. Du kan også få arrangeret alle projekter efter "Pr.nr.", "navn" eller "ansvar". Højre side af billedet Højre side af billedet indeholder en række faneblade med detailoplysninger om det valgte projekt, opgave eller aktivitet. Faneblad Projektdata indeholder data fra rettelsesbilledet til projekt suppleret med projektnotater, projektkontakter (begge ajourføres herfra), budget og status og dokumenter. Faneblad Arbejdssedler indeholder data for arbejdssedler under projektet. Hver arbejdsseddel kan indeholde timer, beskrivelse og materialer. Faneblad Fastprisoplysninger er kun aktiv for fastprisprojekter. Det er her du danner ordrelinier for projekttype "fastpris". Faneblad Ugeskema indeholder tidsregistreringer, som er foretaget af medarbejderne. Faneblad Forbrugt indeholder forbrug på projektet: Godkendte timer, materialer samt omkostninger. Det er her du danner ordrelinjer for projekttype "efter regning" samt bogfører vareforbrug med ajourføring af lager for projekttype "fastpris". Hvis der her er et! (udråbstegn) ud for en linje, betyder det at der ikke er lagerstyring på linjen. Udført arbejde + Vareforbrug + Omkostninger Hvis der her er en linje med blå baggrund betyder at man ikke kan rette i linjen. Faneblad Historik indeholder projektets salgsordrer, salgsfakturaer, købsordrer, købsfakturaer og bogførte poster. Rettelsesbilledet til projekt. 16

17 Du kan udfylde følgende felter: Projekt Nr. Projektnummer skal altid være udfyldt. Opgave Nr. Opgavenummer vises og skal udfyldes, når der findes et overordnet projektnummer. Aktivitet Nr. Aktivitetsnummer vises og skal udfyldes, når der findes et overordnet opgavenummer. Projekt navn Her registreres navn på projekt. Vis ikke Markering for at projekt kun skal vises på oversigt, når der er markeret for "vis skjulte". Markerede linjer vises med grå baggrundsfarve. Ansvarlig Initialer på den ansvarlige medarbejder udfyldes, når det er relevant. Kan findes ved opslag i kartotek. Udførende Initialer på den udførende medarbejder udfyldes, når det er relevant. Kan findes ved opslag i kartotek. Afd. Nr. Udfyldes med afdelingsnummer til bogholderi, når det er relevant. Bærer Udfyldes med bærer til bogholderi, når det er relevant. Status Status skal altid udfyldes med en værdi fra statustabellen, som du selv vedligeholder. Type 17

18 Typen udfyldes med en af de mulige værdier, hvis systemet ikke automatisk har gjort dette. Kunde Kundenummer skal udfyldes for eksterne projekter. Kan findes ved opslag i kartotek. Rekvisitionsnr. Kundens rekvisitionsnummer udfyldes. Det kan kopieres med til ordre og faktura. Kundens ref. Kundens reference udfyldes. Det kan kopieres med til ordre og faktura. Avance% for projekt Til beregning af salgspris til projektforbrug baseret på kostprisen. Generel: Avanceprocent gælder for arbejde, materialer og omkostninger. Arbejde: Kan for arbejde overstyre den generelle procent. Materialer: Kan for materialer overstyre den generelle procent. Omkostninger: Kan for omkostninger overstyre den generelle procent. Ved indtastning eller rettelse af disse procenter, foretages automatisk beregning af nye salgspriser for projektkladden samt forbrug, som ikke er overført til ordre. NB: Denne beregning kan ikke tilbageføres igen. Fast pris Fast pris udfyldes for fastpris projekter. Budget timer Her registreres budgetteret arbejde. På skærmen vises kostpriser i alt. Budget materialer Her registreres budgetteret materialeforbrug. På skærmen vises kostpriser i alt. Budget omkostninger Her registreres budgetterede omkostninger. På skærmen vises kostpriser i alt. Budget start den Her registreres forventet startdato. Budget slut den Her registreres forventet slutdato. Deadline Her registreres dato for deadline. Faktisk startdato Her registreres startdato. Faktisk slutdato Her registreres slutdato. Færdiggørelsesgrad Her registreres færdiggørelse i procent. Tekst 18

19 Her kan registreres fri tekst. Fanebladet levering: Kontaktperson og leveringsadresse kan nu indtastes på projekt under dette faneblad. Hvis ny ordre oprettes i forbindelse med varer, omkostninger og timer skal overføres til salgsordre og der oprettes en ny ordre, medtages kontaktperson og leveringsadresse også i samme omgang. Følgende felter kan udfyldes: Adresse Adresse på stedet projektet udføres. Postnr Postnummer for adressen Landekode Her vælges landekode for adressen ud fra den bruger defineret liste. Kontaktperson Her vælges kontaktperson ud fra den liste der er oprettet i systemet. NemHandelID Her vælges i første felt om der er et GLN eller CVR nummer man indtaster, der efter indtastes nummeret i feltet til højre. Ved oprettelse af projekt: Følgende felter skal udfyldes: 19

20 Projektnummer skal altid være udfyldt. Opgavenummer vises og skal udfyldes, når der findes et overordnet projektnummer. Aktivitetsnummer vises og skal udfyldes, når der findes et overordnet opgavenummer. Projekt navn Status Type Kunde Følgende felter kan udfyldes: Initialer på den ansvarlige medarbejder udfyldes, når det er relevant. Kan findes ved opslag i kartotek. Udførende medarbejder udfyldes, når det er relevant. Kan findes ved opslag i kartotek. Afd. nr. Bærer Rekvisitionsnr. der kan kopieres med til ordre og faktura. Kundens reference, der kan kopieres med til ordre og faktura. Avance% for projekt, til beregning af salgspris til projektforbrug baseret på kostprisen. Generel: Avanceprocent gælder for arbejde, materialer og omkostninger. Arbejde: Kan for arbejde overstyre den generelle procent. Materialer: Kan for materialer overstyre den generelle procent. Omkostninger: Kan for omkostninger overstyre den generelle procent. Fast pris Budget timer Budget materialer Budget omkostninger Budget start den Budget slut den Deadline Faktisk startdato Faktisk slutdato Færdiggørelsesgrad OBS: Hvis der på Projekter er udfyldt med Udførende, så kan kun den medarbejder timeregistrere på dette projekt. Oversigtsbillede for projekter 20

21 I dette billede kan du se en oversigt over alle igang værende projekter som udgangspunkt. Ved klik på "vis alle" øverst til højre vil afsluttede projekter også blive vist. Arbejdssedler Arbejdssedler oprettes på det enkelte projekt for en medarbejder. Oprettelsen kan ske under oversigtsbilledet for projektet eller i medarbejdermodulet under timeregistreringen. Medarbejderen registrerer timeforbrug og materialeforbrug på ugeskemaet. Herfra overføres godkendte timer til arbejdssedlen. Når arbejdssedlen er godkendt, kan den overføres til faneblad forbrugt. Faneblad arbejdssedler Her vises øverst en oversigt over arbejdssedler til projektet. Linjerne markeres, når arbejdssedlen er godkendt. Under oversigten vises flg. knapper: Skriv Tryk for udskrivning af arbejdsseddel for den valgte linje. Arbejdssedlen udskrives med rapport designeren. Dette giver mulighed for selv at ændre layout for rapporten - evt. under et andet layoutnavn. Hvis du ikke kan skrive rapporten, skal du i rapportdesigneren importere layout kaldet "arbejdsseddel.lay". Læg på forbrugt Tryk for overførsel af arbejdssedlens data til fanebladet "forbrugt". Kun godkendte arbejdssedler kan overføres. Ny, ret og slet Anvendes til oprettelse, ajourføring og godkendelse af arbejdsseddel. Timeforbrug på arbejdsseddel Viser linjer med timeforbrug på arbejdsseddel. Disse linjer kan være registreret af medarbejderen i ugeskemaet. Linjerne indeholder en markering af linjer, som er overført til "forbrugt". Beskrivelse på arbejdsseddel Fri tekst. Vareforbrug på arbejdsseddel Viser linjer med varerforbrug på arbejdsseddel. Disse linier kan være registreret af medarbejderen i ugeskemaet. Linjerne indeholder en markering af linjer, som er overført til "forbrugt". Projekt notater Indeholder notater i fri tekst for projektet. Under faneblad "projektdata" findes en oversigt med projektnotater. 21

22 For hvert notat kan flg. registreres: Notatnavn Her skrives tekst til notatoversigten. Vis ikke Når denne markering er sat, bliver notatet ikke medtaget i oversigten, med mindre der på oversigtsbilledet er markeret "vis skjulte". Notattekst Fri tekst Fastpris På fastprisprojekter foretages a conto fakturering af rater. Disse rater kan oprettes under fastpris oplysninger. Der kan tilknyttes et varenummer med prisoplysninger. Linjerne ordnes efter forfaldsdato. Ideen er, at man kan registrere aftalte a conto betalinger på forhånd. Linjerne overføres så til ordrer og fakturering på et senere tidspunkt. Læg på ordre Du overfører linjer fra faneblad "fastpris" til ny ordre ved, at markere de ønskede linjer og derefter anvende knappen "læg på ordre". Du får herefter mulighed for at vælge et eksisterende ordrenummer til kunden og projektet - eller for at oprette en ny ordre til kunden og projektet. Herefter dannes automatisk ordrelinjer svarende til de markerede fastprislinjer. Rutinen kræver, at der oprettet en konto for vareforbrug og en konto for varelager under faste konti. Der er mulighed for at fortryde overførslen. Efter overførslen spørger systemet, om det er en slutfakturering. Ved slutfakturering foretages bogføring af vareforbrug. Dokumenter På fanebladet dokumenter er der mulighed for at vedhæftet dokumenter til projektet. Det kan være hvilken som helst fil fra computeren. Fx. hvis kunden har sendt noget pr mail eller hvis der er sendt noget til kunden, kan dette tilknyttes. For at tilknytte en fil, trykkes på "Tilføj" nederst til højre, der vil så være mulighed for at søge en fil frem på computeren. Vælge den fil der skal tilknyttes og tryk på "åben". 22

23 Du kan også åbne og slette eksisterende dokumenter, via knapperne nederst til højre. Dokumenterne vil blive vist med navn og dato. Budget oversigt Budget og status fanebladet viser en oversigt over det samlede budget og den aktuelle status for det valgte projekt. For budget vises: Timer Timebeløb Vareforbrug omkostninger Ialt Plan start Plan slut Deadline For status vises: Timer Timebeløb Vareforbrug omkostninger Ialt Faktisk start Faktisk slut Færdiggørelsesgrad Budget for projekt Man kan lægge et budget på et projekt/opgave/aktivitet via knappen Kalkulation enten fra oversigtbilledet på et projekt eller når du er ved at ændre et projekt. Det er muligt at budgetterer på timer, varer og omkostninger. 23

24 Man kan overstyre både kost og salgspriser. Her kan man registrere og ændre budgetdata vedr. timer, materialer og omkostninger. Priser fremfindes efter de sædvanlige regler. Dækningsbidrag og -procent beregnes for hver linje og samlet for henholdsvis timer, materialer og omkostninger samt i alt. De beregnede DB-procenter kan rettes, hvorefter salgspriserne genberegnes. Resultatet gemmes som det nye budget. Med knappen "tilbud" udskrives et tilbud på grundlag af det aktuelle budget. Med knappen "forbrugt" overføres budget til godkendt forbrug, som er grundlaget for at danne en ordre. Kalkulationsbilledet indeholder knapperne: Ret linie DB % Giver mulighed for rettelses af DB % for bestemt linje (timer, materialer og omkostninger). Ret DB % Giver mulighed for rettelse af DB % for en gruppe linjer (timer, materialer og omkostninger). Ny, Ret og Slet Giver mulighed for vedligeholdelse af budgetlinjer (timer, materialer og omkostninger). Ret DB % i alt Giver mulighed for rettelse af DB % for hele kalkulationen. Tilbud Udskrivning af tilbud for det viste budget. Forbrugt 24

25 Kopiering af budget til godkendt forbrug, hvorfra ordre kan dannes for projekttype "efter regning". For projekttype "fastpris" kan forbruget bogføres som omkostninger. Fast pris Kopiering af budget til fastpris, hvorfra ordre kan dannes. Knappen er kun tilgængelig for fastpris projekter. Budget timer På projektet registreres budgetteret timerforbrug ved at trykke på knappen efter "budget: timer (kr.)". Priserne hentes fra medarbejder, art eller varenummer (i art). De kan også tastes direkte af bruger. For hver time budgetlinje kan man registrere flg.: Udførende Initialer for medarbejder, som forventes at præstere timerne. Vælg eller opret medarbejderdata. Art Kode for art i tabellen arter. Budgetterede timer Forventet timeforbrug. Kostpris Kostpris pr. time Salgspris Salgspris pr. time. Beskrivelse Fri tekst. Budget materialer På projektet registreres budgetteret materialeforbrug ved at trykke på knappen efter "budget: materialer". Priserne hentes fra varenummer. De kan også tastes direkte af bruger. For hver budgetlinje kan man registrere flg.: Varenummer Varenummer på omkostningsvare. Vælg eller opret vare. Budgetterede antal Forventet antal. 25

26 Kostpris Kostpris pr. enhed. Salgspris Salgspris pr. enhed. Budget omkostninger På projektet registreres budgetterede omkostninger udover timer og materialer ved at trykke på knappen efter "budget: omkostninger". Priserne hentes fra art eller varenummer (i art). De kan også tastes direkte af bruger. For hver budgetteret omkostningslinje kan man registrere flg.: Tekst Fri tekst linje. Art Kode for art i tabellen arter. Antal Forventet antal enheder. Kostpris Kostpris pr. enhed Salgspris Salgspris pr. enhed.. Forbrugt på projekt På dette faneblad vises forbrug fordelt på godkendte timer, materialer og øvrige omkostninger for aktuelt projekt (projekt, opgave eller aktivitet). Kun de her viste linjer kan overføres til ordre og faktureres. Det er her, man danner faktureringsgrundlaget ved at lægge forbruget på ordre. Generelt indeholder hver linje forrest en kode for linjens status. Fanebladet "forbrugt" indeholder flg. faneblade: "Udført arbejde", "Vareforbrug", "Omkostninger" og enten "Læg på ordre" eller "Læg til bogføring". Udført arbejde Her vises en oversigt med udført arbejde. Kun godkendte timer på projektet medtages. Indholdet af den enkelte linje kan vises eller rettes afhængig af dens status. Liniens status: 26

27 Blank: Linjen kan overføres til ordre. Linjen kan rettes, men rettelsen slår ikke igennem til ugeskema og overførsel til lønsystem. O: Linjen er overført til ordre. F: Linjen er faktureret. B: Bogført - kun for fastordre Timer fra medarbejderens tidsregistrering på ugeskemaet vises her, når registreringerne er godkendt og overført, og når arbejdssedlen er godkendt. Status for projektets samlede ugeskemaer kan ses på fanebladet "Ugeskema". På rapporten "Timer fra ugeskema" kan man få overblik over timeregistreringerne fra ugeskema for flere kunder og projekter. Vareforbrug Her vises en oversigt med vareforbrug. Indholdet af den enkelte linje kan vises eller rettes afhængig af dens status. Linjens status: Blank: Linjen kan overføres til ordre. Linjen kan rettes. O: Linjen er overført til ordre. F: Linjen er faktureret. B: Bogført - kun for fastordre Omkostninger Her vises en oversigt med omkostninger. Indholdet af den enkelte linje kan vises eller rettes afhængig af dens status. Linjens status: Blank: Linjen kan overføres til ordre. Linjen kan rettes. O: Linjen er overført til ordre. F: Linjen er faktureret. B: Bogført - kun for fastordre Læg på ordre Kun projekter efter regning kan lægge forbrug på ordre til fakturering. Faneblad "Læg til ordre" indeholder 3 oversigter: Udført arbejde, vareforbrug og omkostninger. Disse oversigter indeholder linjer med linjestatus blank fra de tilsvarende faneblade. Man kan mærke alle eller enkelte linjer til overførsel. Overførsel finder sted ved tryk på knappen "Læg på ordre". Du får herefter mulighed for at vælge et eksisterende ordrenummer til kunden og projektet - eller for at oprette en ny ordre til kunden og projektet. En faktura kan kun indeholde data for enten projekt, opgave eller aktivitet. (Se debitor-modulet faneblad "Dimension" på ordre). Herefter dannes automatisk ordrelinjer svarende til de markerede linjer. Der er mulighed for at fortryde overførslen. Læg til bogføring Kun fastpris projekter kan lægge forbrug til bogføring. 27

28 Dette omfatter lagerregulering for fakturerede lagervarer med postering på konto for vareforbrug og konto for varelager. Ud over bogføringen sker der en mærkning af linjerne som bogførte (linje status B), hvilket fjerner dem fra faneblad "læg til bogføring". Faneblad "Læg til bogføring" indeholder 3 oversigter: Udført arbejde, vareforbrug og omkostninger. Disse oversigter indeholder linjer med linjestatus blank fra de tilsvarende faneblade. Man kan mærke alle eller enkelte linjer til overførsel. Overførsel finder sted ved tryk på knappen "Bogfør omkostninger". Bogføring af omkostninger kan også ske ved slutfakturering af a conto betalinger. Der dannes en bogføringsrapport, som også indeholder linjer uden lagervarer. Rapporten indeholder bilagsnummer som er anvendt til postering. Posteringen kan ses i finansbogholderiet under bogførte posteringer. Rutinen kræver, at der oprettet en konto for vareforbrug og en konto for varelager under faste konti. Der er mulighed for at fortryde overførslen. Udført arbejde Timer fra medarbejderens tidsregistrering på ugeskemaet vises her, når registreringerne er godkendt og overført, og når arbejdssedlen er godkendt (hvis man anvender arbejdssedler på projektet). For projekter af typen efter regning kan timeforbrug lægges på salgsordre til fakturering. For projekter af typen fastpris kan timeforbrug lægges til bogføring. For hver time forbrugslinje kan man registrere flg.: Udførende Initialer for medarbejder, som forventes at præstere timerne. Vælg eller opret medarbejderdata. Art Kode for art i tabellen arter. Udført den Dato for timeforbruget. Hvis flere dages timer overføres fra ugeskema, anvendes datoen for seneste dato pr. overførsel. Forbrugt timer Timeforbrug. Kostpris 28

29 Kostpris pr. time. Hentes fra medarbejder, art eller varenummer. Kan ændres ved indtastning. Salgspris Salgspris pr. time. Hentes fra medarbejder, art eller varenummer. Kan ændres ved indtastning. Hvis der på projektet er oprettet en avanceprocent for projekt, anvendes denne til beregning af salgspris - og salgsprisen kan ikke ændres ved indtastning. Kørte km. Kørte antal kilomenter. Kilometer anvendes p.t. kun på interne rapporter. De overføres ikke til ordre. Beskrivelse Fri tekst. Vareforbrug Vareforbrug kan registreres på ugeskema, på en arbejdsseddel (hvis man anvender arbejdssedler) eller direkte på projektet under "forbrugt". Prisoplysninger hentes med varenummer eller tastes direkte. For projekter af typen efter regning kan vareforbrug lægges på salgsordre til fakturering. For projekter af typen fastpris kan vareforbrug lægges til bogføring. For vareforbrug kan flg. registreres: Varenummer Varenummer på vare. Vælg eller opret vare. Varetekst Varebeskrivelse. Teksten kan ændres på aktuel linje i projekt. Antal Antal enheder Kostpris Kostpris pr. enhed Salgspris Salgspris pr. enhed. Hvis der på projektet er oprettet en avanceprocent for projekt, anvendes denne til beregning af salgspris - og salgsprisen kan ikke ændres ved indtastning. 29

30 Omkostninger Diverse omkostninger kan lægges på projektet under forbrugt. Omkostningerne kan tastes direkte eller hentes fra art og eventuelt varenummer (via art). For projekter af typen efter regning kan omkostninger lægges på salgsordre til fakturering. For projekter af typen fastpris kan omkostninger lægges til bogføring. For hver omkostningslinje kan man registrere flg.: Bilag Fri tekst. Tekst Fri tekst linje Art Kode for art i tabellen arter. Antal Antal enheder. Kostpris Kostpris pr. enhed. Salgspris Salgspris pr. enhed. Hvis der på projektet er oprettet en avanceprocent for projekt, anvendes denne til beregning af salgspris - og salgsprisen kan ikke ændres ved indtastning. Indtastning af timer, materialer og omkostninger Indtastning af timer Timer kan registreres flere steder. Projektkladde I projektkladden kan man registrere timer, varer og omkostninger. Timer der bliver registreret her kommer på projektet, men tæller ikke med i medarbejderens samlede timeantal. Medarbejder registrering Medarbejderne kan registrere deres egne timer via menupunktet Medarbejder registrering. 30

31 Direkte på projektet (fanebladet 5 forbrugt/udført arbejde) Man kan også registrere timerne direkte på projektet, ved at gå ind på fanebladet 5 Forbrugt. Timer der bliver registreret her tæller ikke med i medarbejderens normtimer. Indtastning af materialer Materialer der er købt til et projekt kan registreres på flere måder. Købsfakturaer Hvis man bruger købsfakturaer, skal man på fanebladet Dimension taste projektnr. inden man registrerer på varernr. Hvis en købsfaktura er til flere projekter, kan man registrer projektnr. på linjeniveau. E-faktura Benyttet man E-faktura, kan man med fordel lave en aftale med sin leverandør, at der altid skal være udfyldt i feltet for projekt. På den måde vil udgiften komme det rigtige sted hen. Projektkladde Projektkladden benyttes når man tager materialer fra lager eller fra bil. Husk at vælge type V (vare). Direkte på projektet (fanebladet 5 forbrugt/vareforbrug) Ønsker man ikke at bruge nogen af de ovenstående kan vareforbruget også tastes direkte på projektet. Tips: Du kan via Delfi posteringskladden i din Mamut Stellar indlæse fx Udført arbejde eller vareforbrug, hvis de er indtastet via en Delfi Cap 72 håndscanner. I posteringskaldden skal godkendes før de overføres til projektet. Indtastning af omkostninger På samme måde som med varer kan omkostninger indtastes på forskellig måde. Købsfakturaer Hvis man bruger købsfakturaer, skal man på fanebladet Dimension taste projektnr., inden man registrerer på kontonr. Bemærk at vælges der kontonr. bliver det til en omkostning, medens hvis man vælger varenr. bliver det registret som et vareforbrug. E-faktura Her gælder det samme som for varer, idet man i stedet udfylder med kontonr. Projektkladde Her skal man vælge typen O (omkostning) Direkte på projektet (fanebladet 5 forbrugt/omkostninger) Igen kan man også vælge at taste direkte på projektet. 31

32 OBS: Hvis der føres arbejde/vareforbrug eller omkostninger via Forbrugt fanen, vises det ikke i finans. Dvs at lager og kreditor ikke kan vise transaktionen. Så skal man via fx købsfaktura. Dækningsgrad og dækningsbidrag udregnes dog rigtigt på Projektet. Projektkladden Billedet "projektkladde" anvendes til registrering af forbrugte timer og materialer samt øvrige omkostninger på flere projekter og for flere medarbejdere i samme arbejdsgang. Der er mulighed for at danne en rapport med kladdens indhold eller en del af den. Kladden overføres til de enkelte projekter på fanebladet "forbrugt". Herfra kan det overføres til ordre. For oven kan du arrangere listen efter "dato", "projekt" eller "udførende". Indhold. Kladden indeholder 3 linjetyper: Arbejde, vare og omkostning. Hver linje indeholder følgende kolonner: Dato. Dato for det registrerede forbrug. Projektnr. Indeholder nummer på projekt, opgave eller aktivitet. Eksempel: 123 eller eller T Linjetype svarende til de 3 faneblade under forbrugt på projektoversigten.: A = Arbejde, timeforbrug og eventuelt kørte km. V = Vareforbrug O = Omkostninger Bilag. Reference til evt. grundbilag. Dette bilagsnummer anvendes ikke ved postering i Mamut Stellar finansbogholderi. Udførende. Initialer på udførende medarbejder. Art / Varenummer. Denne kolonnes indhold bestemmes af linjetypen: For linjetype A - arbejde - kan udfyldes med en Art for arbejde. For linjetype V - vareforbrug - kan indhold være et varenummer. For linjetype O - omkostning - kan udfyldes med en Art (omkostningsart). Tekst. Systemet foreslår navn på art eller vare. 32

33 Antal. Antal enheder. Kostpris. Kostpris pr. enhed. Salgspris. Salgspris pr. enhed. KM. Antal kørte kilometer. Kun relevant i forbindelse med arbejde - linietype A. Medarbejderregistrering Når medarbejderen logger på får han kun adgang til dette ene punkt, hvis systemer er opsat sådan. Man kan på en pc nøjes med at tilføje filen spprtime7.exe fra Mamut Stellar installationsmappe til pc ens skrivebord. Her tastes timerne. Godkend registreringer Når medarbejderen har registret sine timer skal de godkendes af en ansvarlig. Her vælger man medarbejder og ugenr. og godkender for hver enkelt medarbejder. I dette skærmbillede kan man hurtigt se om der er registret alle de normerede timer. Når timerne er godkendt bliver de overført til projektet. 33

34 På dette skærmbillede kan du gennemse og udskrive alle medarbejderes timeregistreringer samt godkende registreringerne. Øverst til venstre i skærmbilledet kan du se medarbejderne i initialorden eller i navneorden, i listen vælges den medarbejder hvis registreringer du vil se. Med knapperne "Ny", "Ret" og "Slet" kan du redigere data om medarbejderne, herunder deres kodeord og initialer, som medarbejderen skal kende og bruge ved login i timeregistreringsprogrammet. Øverst til højre i skærmbilledet vælges år og uge der ønskes vist data for. Til højre for disse felter, ses om registreringen for den valgte uge og år er godkendt (angivet med et grønt "hak") og hvis dette er tilfældet, kan du se dato for godkendelsen, samt initialer for den der har foretaget godkendelsen. Hvis ikke registreringen er godkendt, ses ingen dato og initialer, og der vises et rødt kryds. Herunder vises medarbejderens totaler for den valgte uge, og her ses også medarbejderens arbejdstimer fordelt på debiterbare (arter hvor firma er angivet) og interne timer, samt disse timers procentvise andel af medarbejderens normtimer. Knappen "Godkend" markerer den valgte uge som godkendt, hvorefter medarbejderen ikke kan ændre yderligere i timeregistreringen for denne uge. Benytter du brugerlogin i Stellar Office, vil godkenderen være den der er logget på systemet, og initialer og navn kan ses til venstre for "Godkend" knappen. Hvis den bruger der er logget ind i systemet ikke er oprettet som medarbejder, sker dette automatisk når "Godkend tidsregistreringer" vinduet åbnes. Benytter du ikke brugerlogin, skal du selv vælge en medarbejder fra medarbejderkartoteket, der vil blive angivet som godkender af ugen. Medarbejderen vælges til venstre for "Godkend" knappen. Knappen "Ophæv godkendelse" ophæver godkendelsen af den aktuelt valgte registrering, hvorefter det igen vil være muligt for medarbejderen at rette i ugens timeforbrug. 34

35 Nederst i skærmbilledet vises medarbejderens ugeskema for den valgte uge. Her kan detaljerne vedr. registreringen ses. Ugeskemaet indeholder disse kolonner: Art Koden på den art for timeforbrug som medarbejderen har udført. Artstekst Artstekst der hører til den valgte art. Projektnr Det projekt arten er udført på. Firmanummeret være den kunde der er angivet for projektet. Arb.seddelnr. Arbejdsseddelnummer for opgaven. Godkendte timer overføres til arbejdssedlen på projektet. Hvis der ikke er angivet en arbejdsseddel, overføres godkendte timer til projektets samlede timeforbrug. Ved valg af arbejdsseddelnummer til en ny registrering, kan vælge en tidligere godkendt arbejdsseddel ved at markere for "Vis også godkendte". Kunde Her vises kundenummeret på den kunde som Arten er udført hos. Man-Søn Timer brugt på arten for det givne firma, for hver af ugens dage. Timeforbruget vises som et decimaltal. I alt Her vises summen af timer for denne linie. Tekst Beskrivelse af, eller kommentar til, den udførte art. Knapperne "Ny", "Ret" og "Slet" under ugeskemaet, giver dig som administrator mulighed for at se og rette alle data registreret for den pågældende uge. Data for den enkelte linje ses og indtastes på skærmbilledet "timeregistrering" der fremkommer ved tryk på "Ny" eller "Ret". Under ugeskemaet kan du udskrive dette vha. knappen "udskriv skema". Det er også muligt at udskrive et tomt skema med angivet medarbejder,uge og år. Dette skema kan, af medarbejderen, udfyldes i hånden og senere indtastes i systemet. Overfør godkendte timer Denne funktion overfører godkendte timeregistreringer fra ugeskemaet til timeforbrug på projekter eller arbejdssedler. Registreringer uden et arbejdsseddelnummer overføres til forbrugt på projektet. Herfra dannes senere salgsordrer til fakturering. 35

36 Registreringer med et arbejdsseddelnummer overføres til arbejdssedlen under projektet. Arbejdssedlen skal herefter godkendes, og forbruget på den overføres til forbrugt på projekt, før den kan overføres til salgsordrer. Denne godkendelse og overførsel til forbrugt kan ske automatisk samtidig med overførslen til arbejdssedlen. Det gøres ved at markere for "Godkend arbejdssedler til godkendte timer". Bemærk at dette kun omfatter de registreringer som overføres fra ugeskemaet i samme kørsel. På dette skærmbillede vælges indstillinger for overførsel af forbrug til projekt og arbejdsseddel. Der dannes forbrugslinjer for debiterbare timer i en given periode, hvor begge datoer er inklusive - samt eventuelt et interval af projektnumre. Angives ingen projekter, medtages alle projekter med timeregistreringer i perioden. Der medtages aldrig timer der er markeret som "fakturerede". Husk eventuel markering for godkendelse af arbejdssedler. Når opsætningen er angivet trykkes knappen "Overfør timer", hvorpå der vil blive dannes forbrugslinjer på projekterne. Ved overførslen beregnes prisen som timeantallet for den enkelte art ganget med artens pris. Hvis arten har tilknyttet et varenummer, er artens pris lig varens salgspris. I modsat fald benyttes den timepris, der kan angives på arten. Der dannes én forbrugslinje for hver art til et projekt for hver medarbejder eller arbejdsseddel. På linjen anvendes dato for udførelsen som sidste dato med en timeregistrering i perioden. Læg til bogføring Bogføring af projekttype "efter regning" Bogføring af salg sker ved faktureringen for projekt på samme måde som for andre ordrer og fakturaer. Dette omfatter lagerregulering for fakturerede lagervarer med postering på konto for vareforbrug og konto for varelager. For projekttype "efter regning" sker der ingen yderligere bogføring i projekt. Bogføring af projekttype "fast pris" Bogføring af a conto betalinger sker ved faktureringen for projekt på samme måde, som for andre ordrer og fakturaer. Her er det ikke relevant at bogføre lagerregulering for fakturerede lagervarer med postering på konto for vareforbrug og konto for varelager. (Hvis a conto linjen skulle indeholde en lagervare, vil bogføring dog alligevel ske). For projekttype "fast pris" sker der en yderligere bogføring af omkostninger. 36

37 Bogføring af omkostninger For projekttype "fast pris" kan der ske en bogføring af omkostninger. Dette omfatter lagerregulering for fakturerede lagervarer med postering på konto for vareforbrug og konto for varelager. Hvis linjen ikke indeholder en lagervare markeres varenavn med et udråbstegn, så der er mulighed for at rette varen inden bogføringen.. Bogføring af omkostninger foretages fra faneblad "læg til bogføring" under forbrug. Det kan også ske ved slutfakturering af a conto betalinger. Der dannes en bogføringsrapport, som også indeholder linjer uden lagervarer. Rapporten indeholder bilagsnummer som er anvendt til postering. Posteringen kan ses i finansbogholderiet under bogførte posteringer. Udover bogføringen sker der en mærkning af linjerne som bogførte (mærkes med et B), hvilket fjerner dem fra faneblad "læg til bogføring". Fakturering Fakturering kan enten ske ved at overføre linjer fra projekt til ordre som derefter opdateres. Man kan også i Ordre/Tilbud/Faktura udfylde fanebladet dimension med projekt nr. Fakturaen vil så vises på projektets faneblad Historik. Fakturering af regningsarbejder Via fanebladet 5 Forbrugt / Læg på ordre kan man overføre de linjer, der skal være på en faktura. Linjerne markeres og der vælges knappen Læg på ordre. Er der allerede en ordre med samme projektnr., er der mulighed for at vælge den. Ellers opretter man en ny ordre og vælge ok. Derefter går man i Debitormodulet og vælger Ordre/tilbud/Faktura, og her vælges ordren. Den kan efter evt. tilretninger bogføres. Nu kan den ses på fanebladet 6 Historik/Salgsfaktura. Fakturering af fastprisprojekt På fanebladet 3 Fastprisoplysninger lægges linje(r) med den pris, der er aftalt. På samme måde vælges og overføres linje(r) til Ordre/Tilbud/Faktura, og fakturaen udskrives og bogføres. Efter overførslen spørger systemet, om det er en slutfakturering. Ved slutfakturering foretages bogføring af vareforbrug. Når linjer er overført til Ordre står der et O til venstre for linjerne. Efter fakturering bliver det ændret til et F. Fortryder man efter at have set på ordren, slettes ordren og linjerne er herefter ikke markeret, og kan overføres til en ordre igen. 37

38 OBS: Hvis du i din Systemopsætning har fleuben i sammenlæg ens vare på udskrift, (selv hvis varenummer ikke har), sammenlægges på ordre/faktura udskrift til en varelinje, hvis Varenummer og Arten er den samme! Kort om kontering Der konteres fra Projekt, som den øvrige Mamut Stellar er opsat i Systemopsætningen, på vare eller debitor. Køber man ind til lager eller drift er der forskel i Systemopsætningen. Hvis man køber ind til lager skal varesalg og vareforbrug udfyldes. Hvis Varesalg forbrug og varelager er udfyldt, så bliver der først driftført ifm faktura Hvis de ikke er udfyldt, driftføres der ikke ifm faktura til kunde. 38

39 Hvis der er købs ind til varekøbskonto (alm drift) er varen udgiftført med det samme. Hvis der købes ind til lager (Status) udgiftsføres der kun hvis de 2 konto er udfyldt. Ellers bliver der ikke trukket på lageret ved salg. Manuel postering skal så laves. Dvs. StatusKonto. Hvis der er bogført nogle vare til lager, og man senere bare lægger dem på Projektet eller via Projektkladde, trækkes de ikke ud fra lager (Finans), så er det kun Projektet der påvirkes. Men hvis de 2 konti er sat op påvirkes lager og finansen, når der faktureres til kunde. Hvis de ikke er sat op, nedskrives lager ikke. Driftskonto. Der er forskel på Varekøbskonto og Lagerkonto. Hvis man kun køber ind til Varekøbskonto uden om lagerkonto, så er det udgiftsført med det samme, og kan bare lægges på Projektet. Dvs de 2 konti er ikke udfyldt, da man egentligt kører uden om lager. I Drift har du fx: Varekøb, Salg, og vareforbrug. (Hvis man fx har købt til lager). I Status har fx: Lager, Kreditor, Debitor Udskrifter Der er forskellige udskriftsmuligheder i Projektmodulet. Arbejdssedler Arbejdssedler oprettes på det enkelte projekt for en medarbejder. Oprettelsen kan ske under oversigtsbilledet for projektet eller i medarbejdermodulet under timeregistreringen. Medarbejderen registrerer timeforbrug og materialeforbrug på ugeskemaet. Herfra overføres godkendte timer til arbejdssedlen. Når arbejdssedlen er godkendt, kan den overføres til faneblad Forbrugt. Arbejdssedler, projekt Arbejdsseddel, som ikke forlanger en fast medarbejder. Udskrives via knappen Arbejdsseddel. Efterkalkulation Efterkakulation udskrives via knappen Efterkalkulation. Her kan man sammenligne budget med det faktisk forbrugt, dvs. man kontrollere hvor god man er til at give tilbud, idet man kan se hvad salgsprisen er hvis det havde været et regningsarbejde. Man kan også ser dækningbidrag og-grad. Ugeskemaer Viser om medarbejderen har registreret de normerede timer. 39