Referat organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat organisationsbestyrelsesmøde Fredag/lørdag den 7. / 8. september 2012 kl Crowne Plaza, Copenhagen Towers, Ørestads Boulevard , 2300 Kbh S. Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz (ref.) Afbud: Jens Wenzel Andreasen Mødeleder: Steffen Morild Anders Brøgger og Henrik Borre deltog ikke i punkt 3-29, Ellen Vedelsby deltog ikke i punkt 6, der blev udskudt og behandlet til sidst på mødet. Monia Stoltz deltog ikke i punkt 6 samt Steffen Morild deltog ikke i behandlingen af punkt 12. Indstillings- og drøftelsespunkter Fredag til Drøftelse, Udvalgsstruktur, honorar, kontaktpersonordning, områdemøder m.m. Udvalgsstruktur og konstituering Bestyrelsen besluttede på det konstituerende møde at vente med den endelige konstituering af udvalg m.m. til dette bestyrelsesmøde, så der var tid til en grundig drøftelse af udvalgsstrukturen. Forretningsudvalget har drøftet temaet på de seneste to møder og bestyrelsen drøftede ligeledes emnet på mødet den 22. august. Bestyrelsen tilsluttede sig indstillingen til udvalgsstruktur og konstituerede sig som følger: På baggrund heraf tegner der sig følgende udvalg Forretningsudvalg: Formand Steffen Morild, næstformand Anders Forretningsudvalg med 3 medlemmer Byggeudvalg (lukket udvalg for bestyrelsen) Brøgger og menigt medlem Iris Klima og miljøudvalg (åbent udvalg) Gausbo Drifts- og serviceudvalg (eller forvaltningsudvalg, Byggeudvalg: Hans Peter Nielsen lukket udvalg for bestyrelsen) (formand), Lars Emanuel, Jimmi Demokrati- og kommunikationsudvalg, herunder Fjord samt ikke-bestyrelsesmedlem Dorte Skovgård fra Apo- også kursusudvalg (åbent udvalg) Boligsocialt udvalg (eller trivselsudvalg, åbent udvalg) Drifts- og serviceudvalg: Forstelgårdemandsposten deles af Monia Stolz I forbindelse med udvalgsstrukturen skal bestyrelsen og Jan Kjello, Daniel Majgren og også drøfte sammenhængen til kontaktpersonordningen, områdemøder og formandsmøder. Henrik Borre Demokrati- og kommunikationsudvalg: Susan Sagnsby og Ellen Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter udvalgsstrukturen, herunder hvilke udvalg der skal være Vedelsby / ahz 1

2 lukkede for bestyrelsen og hvilke der skal være åbne for afdelingsbestyrelser. Administrationen indstiller, at bestyrelsen konstituerer sig i udvalgene, herunder udpeger udvalgsformænd. Boligsocialt udvalg: Bilal Turan og Flemming Løvenhardt Klima- og miljøudvalg: Jens Wenzel og Flemming Løvenhardt Administrationen indstiller også, at bestyrelsen konstituerer sig i forhold til styregrupper, følgegrupper, råd m.m. herunder: Administrationen udarbejder oplæg til oktobermødet om, hvordan kontaktpersonordning, områdemøder og formandsmøder kan tænkes ind i udvalgsstrukturen. Styregruppen Kokkedal på vej Styregruppen Partnerskabet Amager Følgegruppe for der strategiske samarbejde med BDK Miljørådet Herlev Danalunds Ungdomshus Køgevejens Ungdomshus Herlev Fritids- og Ungdomsklub Folehavens Ungdomshus På bestyrelsesmødet den 12. juni 2012 konstituerede organisationsbestyrelsen sig i følgende udvalg, styregrupper m.m.: Styregruppen Havneholmen (Steffen Morild, Anders Brøgger, Iris Gausbo, Hans Peter Nielsen, Henrik Borre) Styregruppen for skæve boliger til skæve eksistenser (Hanne Larsen, Jan Kjello Andersen) Aktivitetsteamet Herlev (Martin Baden, Susanne Helmark) Fælles Byggeudvalg, Glødelampen (Iris Gausbo, Daniel Majgren og Hans Peter Nielsen) Iris Gausbo Steffen Morild Ellen Vedelsby, Monia Stoltz Er nedlagt Lise Kristensen Bente Sørensen Jens Michael Rode Dennis Wind, Ingelise Holst, Peter Mathiasen, Winnie Jønsson Derudover afventer konstitueringen i Lille Birkholm Varmecentral beboermøde. Vedlagt oversigt samlet over udvalg m.m. Honorarstruktur På det konstituerende bestyrelsesmøde i juni blev der / ahz 2

3 heller ikke truffet endelig beslutning om honorarfordelingen. Forretningsudvalget har på seneste møde drøftet følgende model Bestyrelsen besluttede efter drøftelse at fastsætte honorar som følger: Formand kr. Næstformand kr. Bestyrelsesmedlemmer kr. FU-tillæg til bestyrelsesmedlem kr. Formandstillæg til udvalgsformænd kr. I konsekvens af honorarets størrelse har bestyrelsen tidligere besluttet, at der ikke ydes tabt arbejdsfortjeneste, telefontilskud, kørselstilskud eller dækning af parkeringsafgift m.v. Det samlede honorar udgør på helårsbasis kr. Til orientering kan oplyses, at det maksimale beløb til udbetaling for 2012 er ca. 543 t.kr. og for 2013 ca. 562 t.kr. Med ovenstående honorarstruktur vil det samlede udbetalte honorar for 2012 udgøre ca. 540 t.kr. Forretningsudvalget indstiller ovenstående honorarfordeling til bestyrelsens drøftelse og godkendelse kr kr kr kr kr. De kr. gives til formændene for byggeudvalget samt driftsog serviceudvalget. Der ydes kun et enkelt formandstillæg pr. udvalg. Ved evt. delt formandskab kan man derfor deles om tillægget. Det samlede honorar vil herefter for 2013 udgøre 552 t.kr. Der gives 300 kr. pr. møde i diæt til de medlemmer af byggeudvalget og drift og service, der ikke sidder i bestyrelsen. 2. Drøftelse. Status Driften, herunder forslag til indsatsområder og handleplaner for 2012 og 2013 Der lægges op til, at organisationsbestyrelsen drøfter bl.a. behovet for en højere servicestandard visse steder i 3B s afdelinger og mulighederne for kort- og langsigtede indsatser for at hæve serviceniveauet, herunder: Behovet for mere systematisk planlægning af og opfølgning på løbende renholdelsesopgaver og ad hoc-opgaver med involvering af afdelingsbestyrelserne Forholdet mellem kontorfællesskab for lokalinspektører og mulighederne for nærvær og tilgængelighed i afdelingerne Mulighederne for at tilbyde flere møder til afdelinger, der ønsker det Balancen mellem lokalinspektørernes arbejdsopgaver og arbejdskapacitet Der udspandt sig en længere drøftelse på baggrund af administrationens oplæg. Følgende blev besluttet: 1. Bemandingen kan øges med en lokalinspektør, hvilket giver flere kræfter til bl.a. håndtering af nybyggeri og nye afdelinger i drift samt flere møder med afdelingsbestyrelserne, hvor det er relevant. 2. På oktobermødet fremlægger administrationen et forslag til fordeling af boligafdelinger, hvor der tages højde for både størrelse (herunder især be / ahz 3

4 Den igangværende spørgeundersøgelse om 3B s service og opfølgningen på denne, herunder formandsmødet d. 24. oktober Indstilling: Til drøftelse. Administrationen vil indlede drøftelsen med en præsentation af dels nogle allerede igangsatte initiativer, dels nogle mulige indsatser. tjeningen af små afdelinger), beliggenhed, boligsocial profil, byggesager m.v.. Bestyrelsen kommenterer oplægget, der efterfølgende revideres hvis nødvendigt. 3. Bestyrelsen fremlægger oplægget på formandsmødet. Oplægget søges fremlagt og drøftet uden lokalinspektørnavne. 4. Administrationen arbejder med udgangspunkt i lokale behov videre med at se på mulighederne for fællesdrift til glæde for de små afdelinger, hvor de lokale beslutningsprocesser skal respekteres 5. Proces- og kommunikationsplan aftales nærmere, så gennemførelsen sker på en god og inddragende måde. Administrationen agter at inddrage driftsledelsen (herunder lokalinspektørgruppen) i arbejdet med fordeling af afdelinger. Lørdag 9.00 til Indstilling / Drøftelse, Strategi status på igangværende projekter samt fremadrettede indsatser Arbejdet med implementering af Strategi 2015 har nu været i gang i et år. Ledergruppen har derfor afholdt seminar og gjort status for igangværende projekter, diskuteret og prioriteret projektindsatsen i det kommende år samt startet arbejdet med udvælgelse af nye konkrete mål for 3B, der mere direkte støtter op om Strategi / ahz 4

5 . Udover ovennævnte havde lederseminaret også fokus på udviklingsplaner. Planerne skitserer, hvilke aktiviteter og projekter, der skal prioriteres i de enkelte administrative afdelinger det kommende år. Et særskilt formål er at styrke koordineringen af tværgående projekter i administrationen. Udviklingen og implementeringen af de årlige udviklingsplaner er en del af Strategi Vedlagt som bilag er Projektporteføljestatus med status på igangværende projekter Road map for det kommende års prioritering af strategiprojekter samt øvrige store projekter Notat om mål for 3B Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender status på igangværende projekter samt road map for det kommende års arbejde. Bestyrelsen godkendte status på igangværende projekter samt road map for det kommende års arbejde. Fokus skal fortsat være på at yde kunderne en god service. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen drøfter opsamlingen fra ledergruppens brainstorm om mål, og at administrationen på baggrund af dette udarbejder et udkast til nye mål forud for bestyrelsesmødet 10. december På baggrund af de faldne bemærkninger udarbejder administrationen nye målsætninger til bestyrelsesmødet den 10. december Indstilling, Styringsdialog / Dokumentationspakke Dokumentationspakken består af en række oplysningsskemaer, som administrationen har udfyldt i samarbejde med - og med bidrag fra - afdelingsbestyrelserne samt et samlet skema for 3B. Organisationsbestyrelsen vedtog på sit møde 29. marts 2012 processen for dokumentationspakken 2012, herunder inddragelse af afdelingsbestyrelser. På den baggrund har afdelingsbestyrelser bidraget til dokumentationspakkerne via en spørgeskemaundersøgelse. 75 % af bestyrelserne har besvaret henvendelsen. Derudover har afdelingsbestyrelserne i løbet af sommeren haft mulighed for at kommentere på det endelige udkast til afdelingsskemaet. Det har enkelte afdelinger gjort, fortrinsvis med mindre bemærkninger. Administrationen har tilføjet deres bemærkninger / ahz 5

6 Afd. Valmuen har derudover henvendt sig med ønske om, at afdelingen bliver markeret som havende væsentlige problemer. Administrationen har ved angivelse af væsentlige problemer søgt at prioritere afdelingerne på tværs og har derfor ikke ændret Valmuens markering. 3B skal indsende dokumentationspakken primo oktober. Herefter følger en runde med styringsdialogmøder med de respektive kommuner, som inviterer til styringsdialogmøde (det er kun Københavns Kommune, der som tilsynskommune formelt er forpligtet til at invitere os til styringsdialogmøde). Forud for styringsdialogmøderne inviterer 3Bs administration beboerdemokrater til formøder. Invitationer er sendt til formænd. Dokumentationspakken består af elektroniske oplysningsskemaer - en samlet for 3B (vedlagt) samt en for hver afdeling (tilgængelig på x3b) Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender dokumentationspakken for Derudover indstiller administrationen, at bestyrelsen tager stilling til politisk deltagelse i styringsdialogmøderne med kommunerne. Bestyrelsen godkendte dokumentationspakken for 2011 med den bemærkning, at tallene på side 10 om udlejning i Ballerup ikke er korrekte. Formand Steffen Morild deltager i alle de nedennævnte styringsdialogmøder med kommunerne. Herudover deltager følgende fra bestyrelsen i møderne: København, som er foreningens hjemkommune : Eventuelt næstformand Anders Brøgger Herlev: Iris Gausbo Fredensborg: Anders Brøgger Ballerup: Hans Peter Nielsen 5.. Drøftelse, Politik for anvendelse af dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsret I forbindelse med sammenlægningen af FB, KSB og H44 godkendte sammenlægningsbestyrelsen for Boligforeningen 3B på møde den 12. september 2007 politik for anvendelse af foreningens formue. Politikken har ikke været ikke været drøftet siden, hvorfor der ønskes en evaluering og drøftelse heraf. Politiken for anvendelse af foreningens formue har på mange måder været velfungerende, men det blev besluttet at se på, om man ved politikken kan tilskynde til en rigtig adfærd i afdelingerne, fx kortere tilbagebetalingstid på lån i forbindelse med eksempelvis køkkenmoderniseringer. Det kan fx ske ved at yde større tilskud til projekter, hvor der optages lån med kort løbetid. Administrationen udarbejder oplæg / ahz 6

7 I øvrigt blev det besluttet, at bestyrelsen i løbet af det kommende år drøfter alle eksisterende politikker for at sikre, at de fortsat understøtter 3B s mål. 6. Orientering og drøftelse, Fremtidssikringsprojekter en gennemgang af de mange projekter Der vil på mødet blive foretaget en gennemgang af de mange projekter med henblik på en drøftelse og foreløbig prioritering. Punktet blev kort behandlet sidst på mødet, og efter en kort gennemgang af metoden og eksempler på de enkelte projekter blev det besluttet, at oversigten lægges på X3B, så medlemmerne af bestyrelsen selv kan gennemgå de mange projekter. En foreløbig prioritering vil så ske på et senere bestyrelsesmøde, når udgifterne til de enkelte projekter samtidig er blevet estimeret. 7.. Lørdag til Referater Referat af bestyrelsesmøde den 12. samt den 26. juni er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referaterne blev godkendt uden bemærkninger.. Referat af forretningsudvalgsmøde den 20. august samt den 3. september er vedlagt til orientering. Referaterne blev taget til orientering. 8. Revisionsprotokol På baggrund af det udarbejdede byggeregnskab for Mølleholmen, er der udarbejdet vedlagte revisionsprotokol for byggeregnskabet, s protokollen behandles sammen med punkt 13 i dagsorden. Administrationen indstiller, at protokollen tages Protokollen blev taget 9. Indstilling, Tilgængelighedsprojekt Egedalsvænge genhusning Renoveringsprojektet omfatter nye tage og facader (dog bibeholdes de eksisterende inddækkede altaner) betonrenovering og udearealer. Derudover indeholder projektet en række miljøvenlige tiltag som genbrug af regnvand og solceller samt renovering af opgange / ahz 7

8 Desuden indrettes der tidssvarende boliger i to opgange. I projektet indgår to opgange med indretning af tilgængelige boliger, det vil sige boliger, der lever op til gældende bygningsreglements krav til nybyggeri for så vidt angår adgangsforhold og indretning af badeværelse. Tilgængelige boliger indrettes i opgang 23 og 25, som ligger i forlængelse af plejecenteret. Indgangen til de to opgange flyttes til den modsatte side af bygningen og vender således ud til den hovedsti, der er et centralt område i klimatilpasningsprojektet. For at kunne lave tilgængelige boliger er der behov for at beboerne i opgang 23 og 25 fraflytter deres bolig og genhuses i andre boliger i 3B. På nuværende tidspunkt har alle beboere tilkendegivet, at de ønsker at blive genhuset i en anden bolig i Egedalsvænge. Genhusning skal gerne ske fra 3. kvartal 2012, da byggearbejderne planlægges påbegyndt primo 2013 og afsluttet medio 2014 Byggesagen afholder alle udgifter i forbindelse med genhusningen af disse beboere. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender genhusning af alle beboere, som er omfattet af ombygning. Bestyrelsen godkendte genhusningsplanerne. 10. Indstilling, Havneholmen, budgetoverskridelse Den politiske styregruppe blev på møde i juni måned orienteret om, at der var problemer med at få godkendt facaderne. Der har efterfølgende været drøftelser med kommunen, som fortsat ikke kan godkende facaderne. Derfor er der arbejdet videre med anden løsning, som imidlertid indebærer, at projektet fordyres med ca. 6 mio. kr. ekskl. moms. Ved forhandling er vi nået frem til, at Boligorganisationerne dækker 3,2 mio. kr. ekskl. moms samtidig med at der indgås aftale om leje af 20 parkeringspladser i 10 år i kælder / ahz 8

9 Løsningen indebærer, at de i købsaftalens beskrevne sandwich-betonelementer ændres til beton bagmurselement, isolering og sækkeskuret skalmur som referencen Enhjørningens Gård på Christianshavn. Da beløbet ikke kan indeholdes inden for det afsatte beløb til uforudsete udgifter, vil der komme en overskridelse i sagen på ca. 2 mio. kr. fsva. 3B. FU godkendte på møde den 20. august, at 3B tilslutter sig forhandlingsløsningen. Administrationen oplyste, at BDK s bestyrelse har godkendt forhandlingsløsningen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tiltræder beslutningen. Bestyrelsen tiltrådte herefter beslutningen. Der vil på mødet blive fremlagt en økonomiopfølgning på sagen. Økonomien i øvrigt blev uddybet under punkt Drøftelse, Planlægning formandsmøde 24. oktober Der afholdes som tidligere aftalt formandsmøde den 24. oktober hos IDA. Forretningsudvalget og direktionen har ved flere møder drøftet indholdet og vil foreslå, at mødet bliver en opfølgning på den kritik, der har været af driften, herunder at der på mødet vil blive orienteret om tiltag, der igangsættes samt drøftet andre mulige løsninger på de problemer, vi kender. Der vil også blive orienteret om spørgeskemaundersøgelsen og resultater herfra. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter dagsorden for mødet, herunder bemyndiger forretningsudvalget til at færdiggøre dagsorden i samarbejde med direktionen. Bestyrelsen besluttede følgende tre punkter til dagsordenen: 1. Konklusionerne på spørgeskemaundersøgelsen samt plan for indsats 2. Justering af afdelingsfordeling 3. Solceller hvordan griber vi det an? Forretningsudvalget blev herefter bemyndiget til at færdiggøre dagsorden. Byggesager 12. Indstilling, Australiensvej driftsstøtte Afdelingen stod i 2006/07 over for store udfordringer. Afdelingen var nedslidt og der skulle foretages en større genopretning. Samtidig hang økonomien ikke sammen, huslejen var lav (434 kr. pr. m2), henlæggelserne stod ikke mål med behovet for de arbejder, der skulle gennemføres og afdelingen havde underskud / ahz 9

10 På baggrund heraf blev der udarbejdet en plan for afdelingen, hvor huslejen over nogle år skulle forhøjes til det nødvendige niveau, så der kom balance og der blev henlagt tilstrækkeligt. Samtidig blev der igangsat et basisprojekt, som skulle genoprette afdelingens fysik. I forbindelse med genopretningen har 3B godkendt at yde et driftslån til afdelingen, så den nødvendige huslejestigning kunne indfases over flere år. Som det fremgår af vedlagte notat, har afdelingen fulgt planen i alle årene og økonomien er bragt på fode. Huslejen udgør i kr. pr. m2. Driftslånet til afdelingen udgør ultimo kr. Lånet afdrages med kr. årligt. Basisprojektet er afsluttet og skal finansieres med forbedringslejeforhøjelse, hvilket vil udgøre 162 kr. pr. m2. Det er administrationens vurdering, at afdelingen ikke vil kunne bære denne stigning på én gang. Derfor er der i samarbejde med afdelingen udarbejdet en plan for indfasningen, som betyder, at afdelingen skal opnå balanceleje i I årene stiger huslejen kun med 2 pct. Samtidig indfases forbedringslejeforhøjelsen med ¼ af den samlede ydelse pr. år fra Bestyrelsen udtrykte anerkendelse af, at afdelingen er nået så langt. Det blev samtidig pointeret, at tilskud tilsammen vil udgøre omtrent samme beløb, som hvis afdelingen fra starten var blevet bevilget egen trækningsret. Administrationen indstiller, at driftsstøttelånet fortsætter til 2018, hvorefter det tages op igen. Lånet afvikles med årligt fra Evt. overskud i afdelingen bruges til afvikling af lånet indtil Administrationen indstiller, at der ydes ydelsesstøtte via dispositionsfonden over 4 år, hvor der i 2012 ydes fuld støtte og herefter reduceres støtten med en ¼ del indtil den bortfalder i 2016, i alt kr. Ydelsesstøtten er indarbejdet i dispositionsfondsprognosen, som er udarbejdet til brug for dagsordenspunkt 5. Til orientering kan oplyses, at afdelingen ikke har modtaget egen trækningsret til basisprojektet. Driftsstøttelånet udgør pr. 31. december kr. Saldoen repræsenterer dækning af det akkumulerede underskud i afdelingen i perioden Bestyrelsen godkendte herefter, at driftsstøttelånet fortsætter til Bestyrelsen besluttede at yde afdelingen ydelsesstøtte efter den nævnte model. Efterfølgende drøftede bestyrelsen det generelle niveau for afdelingernes henlæggelser. Det blev understreget, at administrationen skal hjælpe bestyrelsen med at se til, at afdelingernes budgetter indeholder økonomi til at sikre afdelingernes værdi i fremtiden / ahz 10

11 Det samlede underskudslån forventes ultimo 2018 at udgøre kr Indstilling, Byggeregnskab Kongsgården og Møllergården, herunder overskridelse af skema C Opførelsen af afdelingerne Kongsgården og Møllergården er afsluttet og der er foretaget indflytning henholdsvis den 1. oktober 2011 og 1. december Byggeregnskabet er afsluttet og revisionen har afsluttet sit arbejde. Regnskab og revisionsprotokol er vedlagt (revisionsprotokol er vedlagt til punkt 8). Da regnskabet har et merforbrug på 1,2 mio. kr. i forhold til maksimumsbeløbet, er byggesagshonoraret reduceret tilsvarende. Der henvises til vedlagte notat, der redegør for overskridelsen. Der er fortsat uenighed med entreprenøren om et beløb på kr. inkl. moms, som administrationen har afvist, idet det er vurderingen, at disse udgifter skal bæres af entreprenør. Vi ved derfor ikke om entreprenøren vil anlægge sag mod 3B for at få beløbet. Der er derfor risiko for en yderligere overskridelse af sagen på kr. Reduktionen af byggesagshonoraret er indarbejdet i budgetprognosen, jf. dagsordenspunkt 16. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager revisionsprotokol til efterretning og godkender byggeregnskaberne. Bestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning og godkendte byggeregnskaberne. 14. Nybyggerier Vedlagt kort status over de forskellige nybyggerier. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Der blev kort orienteret om, at der har været en god indflytning i Teglværkshaven, at der er jordforurening på Glødelampen og at 3B har fået udsættelse på byggeregnskabet på Amager Fælledvej til den 22. december Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning / ahz 11

12 Orienteringspunkter 15. Orientering, Fælleskonference 2013 Fælleskonference holdes lørdag / søndag den marts Bestyrelsen havde udtrykt ønske om, at konferencen blev holdt samme sted som i 2011 Comwell Borupgaard, Snekkersten. Dette har desværre ikke været muligt den pågældende dato. Konferencen holdes derfor på Konventum i Helsingør (LO Skolen), som flere gange tidligere har lagt lokation til 3B s Fælleskonferencer med stor succes. FU er fungerende konferenceudvalg og administrationen arbejder på et oplæg til temaer inden for drift / kerneydelser som ønsket af bestyrelsen. Det blev besluttet, at konferencen deles i tre spor, der tilrettelægges i samarbejde med Drifts- og serviceudvalget samt de to åbne udvalg Klima- og miljøudvalget og Det boligsociale udvalg. Foreløbige arbejdstemaer blev 1. Drift og service Hvordan går det med kvalitet og service i driften? Erfaringsudveksling om driftssamarbejder - eksempler til debat Administrationen forventer at kunne komme med en orientering om opbygning af konferencen samt konkrete temaer på bestyrelsesmødet den 11. oktober. 2. Klima, miljø og forsyning EMO, LAR, solceller, individuelle målere etc. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen 3. Roller og resurser (demokratiudvalget) Hvordan forbedrer vi det beboerdemokratiske arbejde? Er afdelingsbestyrelsen kunde eller partner i forhold til driften? Erfaringer med digitalt beboerdemokrati (Brohuset) Lokalt samarbejde Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede, at forretningsudvalget herefter varetager opgaven som konferenceudvalg og tager de videre beslutninger angående afholdelsen af konferencen. 16. Orientering, Budgetopfølgning, 1. halvår 2012 Prognosen for 2012 viser et forventet underskud på ca. 741 t.kr. Hvis der ses bort fra forrentning af arbejdskapitalen viser prognosen et driftsunderskud på / ahz 12

13 1.301 t.kr., idet der er budgetteret med et overskud på 450 t.kr., svarende til selskabets andel af budgetteret renteoverskud. Det forventede underskud før renter kan hovedsagelig forklares ved afvigelse på diverse indtægter, som vedrører lejereduktion efter salg af administrationsejendommen og ekstraordinær reduktion af byggesagshonorarer, jf. dagsordenspunkt 13. Afvigelserne dækkes delvis af merindtægter fra lovmæssige gebyrer m.v. Selskabets drift og indtægter er generelt forsigtigt vurderet. Der kan efter al sandsynlighed forventes indtægter udover det indregnede. I det der generelt antages forsigtige skøn er det sandsynligt, at driftsresultatet forbedres når hele årets drift er kendt. På baggrund heraf er det direktionens vurdering, at årsresultatet vil lande tæt på et nulresultat.. Budgetprognose og kommentarer hertil er vedlagt som bilag. Administrationen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Efter nogle få opklarende spørgsmål tog bestyrelsen orienteringen 17. Orientering, Investeringsopfølgning, 2. kvartal Afkastet pr. 31. juli 2012 er gennemsnitligt ca. 3 %, svarende til ca. 5 % p.a. De specifikke afkast for de tre aftaler samt benchmark: 1. Nykredit Asset Management gav et afkast på 3,02 % (5,18 % p.a.) 2. Danske Capital gav et afkast på 2,96 % (5,07 % p.a.) 3. Nordea Investment Management gav et afkast på 2,80 % (4,80 % p.a.) 4. Benchmark for aftalerne gav et afkast på 1,06 % (1,82 % p.a.) Afkastet for de tre porteføljeaftaler er væsentlig bedre end benchmark, hvilket er yderst tilfredsstillende. Administrationen indstiller, at alle 3 aftaler fortsætter og at bestyrelsen i øvrigt tager orienteringen Bestyrelsen besluttede at lade de tre aftaler fortsætte og tog orienteringen / ahz 13

14 18. Orientering, Trækningsretsager inkl. opgørelse over hvad er disponeret 1. halvår Bestyrelsen har tidligere besluttet, at forretningsudvalget bemyndiges til at træffe beslutning om tildeling af trækningsretsmidler. Samtidig er det besluttet, at bestyrelsen hvert halvår skal have en oversigt over hvilke tilsagn, der er givet. Da der ikke er afrapporteret for 1. halvår er vedlagt en oversigt over tildelinger i 1. halvår 2012, samt en oversigt over saldoen på kontoen, fremskrevet 5 år, idet det er tilladt at disponere trækningsretsmidler fem år frem. Administrationen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Orientering, Aktivitetspulje opgørelse 2. kvartal Godkendelse af ansøgninger til Aktivitetspuljen ligger nu i FU-regi og bestyrelsen vil derfor fremover - enten kvartalsvis eller halvårligt få en opgørelse over godkendte ansøgninger samt realiseret beløb. Vedlagt samlet opgørelse for 1. og 2. kvartal Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede, at det overvejes, hvordan midlerne i aktivitetspuljen kan støtte de aktiviteter, der iværksættes af det boligsociale udvalg, demokrati- og kommunikationsudvalget og klima- og miljøudvalget. Det tænkes ind i udvalgenes kommissorier. 20. Orientering, Status Havneholmen Jf. dagsordens punkt 10 vil projektet blive forsinket op til 3 måneder som følge af en anden facadeløsning. Bortset fra det bliver der arbejdet intensivt på færdigprojekteringen og der er et godt samarbejde mellem boligorganisationer, Skanska Øresund og KPC. I forbindelse med projekteringen er der også nedsat en række brugergrupper, som er påbegyndt arbejdet og derigennem giver input til det kommende hovedkontor. Bestyrelserne i BDK og 3B er inviteret til fælles møde den 24. september, hvor der skal være en drøftelse af, hvilke signaler vi gerne vil sende med vores nye kontor. Der blev kort givet en status på økonomien i projektet (supplerende ift. pkt. 10): Færre glasvægge end planlagt giver besparelser på ca. 1,5 mio. kr. Til gengæld er der behov for mere rådgivning end først antaget. Alt i alt betyder det, at der ikke er den luft i budgettet, som man kunne ønske sig på dette tidspunkt. Flere medarbejderudvalg har allerede været i gang, og flere vil komme til. Der vil på mødet blive givet en yderligere status, herunder økonomiopfølgning / ahz 14

15 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Orientering, Ledelsesinfo statusrapport 1. halvår Vedlagt halvårsrapporten er et appendiks med energiog miljødata for Disse data var ikke tilgængelige, da årsrapporten for 2011 blev fremlagt for bestyrelsen i marts Det blev kort bemærket, at det overvejes at erstatte nogle af punkterne med andre, fordi det vil give mere relevant viden om virksomheden. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager vedlagte ledelsesinformationsrapport for 1. halvår 2012 til efterretning. Bestyrelsen tog herefter ledelsesinformationsrapporten 22. Orientering, Udlejning Vedlagt oversigt over ledige boliger pr. 31. juli, hvor det samlede lejetab udgør kr. Som det fremgår af oversigten, er der ledige boliger i Egedalsvænge, Dyvekevænget, Signalgården og Elmehaven. I Egedalsvænge er der otte ledige ungdomsboliger. DTU har på nuværende tidspunkt sagt ja til at leje alle otte ledige boliger. I Dyvekevænget er tre boliger ledige. Boligerne har været i tilbud til mange og der er sendt lejekontrakt til underskrift til flere ansøgere. To boliger er nu lejet ud, og en er i tilbud. I Signalgården er en bolig på listen. Denne bolig har været i tilbud til mange og flere gange har der været ansøgere, som har ønsket boligen og været sendt til kommunal godkendelse samt modtaget lejekontrakt til underskrift og hvor ansøgerne alligevel ikke har ønsket at overtage boligen. Boligen er nu lejet ud. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Orienteringen blev kort suppleret med bemærkning om, at det tager tid at få lejet nybyggeri ud samt at administrationen nu vil se på, hvad der kan gøres ved de lejemål i Dyvekevænget, der er svære at leje ud. 23. Orientering, Udlejning Teglværkshaven Pr. dags dato er følgende informationer om de 60 boliger i Teglværkshaven: / ahz 15

16 47 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 2 boliger: Lejekontrakten er sendt 1 bolig: Ansøgeren er sendt til kommunal godkendelse i Herlev Kommune 7 boliger: Sendt i tilbud ansøgerne (igen) 3 boliger: Mangler kommunen at leje ud. Årsagen til at der har været flere boliger, som har skullet sendes i tilbud er bl.a. at: flere ansøgere er ikke længere interesseret, da de har fået løst deres boligbehov på anden vis flere ansøgere har ikke i første omgang fået tilbudt den ønskede type bolig flere bolighavende ansøgere har ikke ønsket boligen alligevel, efter de har set den pågældende bolig, som de har fået tilbudt nogle har efter åbent hus den 11. maj og den 3. august 2012 ønsket at få tilbudt en anden type bolig, hvis den pågældende type efterfølgende er blevet ledig Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Der var indflytning den 1. september, og nøglerne blev udleveret fredag den 31. Derudover var der personale på stedet både lørdag den 1. og søndag den 2. til at svare på spørgsmål. Det er indtrykket, at indflytningen forløb godt. Igen kan det konstateres, at det tager tid at få lejet nybyggeri ud. En af grundene er, at en del kunder takker nej, hvis de ikke får tilbudt præcis den type bolig, de har ønsket. 24. Orientering, Udsættelser/restancer 2. kvartal 2012 Af vedlagte oversigt fremgår det, at der i perioden er sendt: rykker 1 (påkrav) 665 rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 113 rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 7 er udsat af deres bolig (7 havde dog afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). I forhold til samme periode i 2011 har der været sendt: 250 færre rykker 1 (påkrav) 202 færre rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 2 færre rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 9 færre er udsat af deres bolig (3 færre havde dog afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom) / ahz 16

17 Der er udsættelsessager, som vi ikke vil forhindre. Det gælder fx klagesager i forbindelse med husordensager og ulovlig fremleje i de pågældende boliger. I disse situationer fastholder 3B med vilje sagerne, til lejer bliver sat ud med fogeden. Bestyrelsen tilkendegav, at den er tilfreds med den positive udvikling og med at der arbejdes målrettet på at nedbringe antallet af udsættelser. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen tog herefter orienteringen 25. Orientering, Fraflytning 2. kvartal 2012 Vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdoms- og ældreboliger. Heraf fremgår, at der i 2. kvartal 2012 har været 342 fraflytninger, og fraflytningsprocenten var 3,00 %. Fraflytningsprocenten har i 1. og 2. kvartal været over 12,00 % i Ved Krattet og Blækhuset, det er afdelinger der har under 24 boliger i alt. I forhold til 2. kvartal 2011 har der i 2. kvartal 2012 været 7 flere fraflytninger svarende til en stigning på 0,01 % I forhold til 1. kvartal 2011 har der i 1. kvartal 2012 været 40 flere fraflytninger svarende til en stigning på 0,31 % Der har ligeledes været 213 boliger, som er taget i brug i 2011 og 2012: Bostedet Amagerfælledvej 75 boliger Signalgården 53 boliger Kongsgården 30 boliger Møllergården 10 boliger Teglværkshaven 60 boliger (pr ) Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 26. Orientering, Indflytning 2. kvartal 2012 Vedlagt statistik over indflytninger for alle familie-, ældre- og ungdomsboliger for 2. kvartal Der har været 242 indflytninger fordelt som nedenfor: / ahz 17

18 89 boliger er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 49 boliger er lejet ud efter fleksibel udlejning 89 boliger er anvist til kommunerne 14 boliger er overtaget ved bytning 1 bolig er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B I forhold til 2. kvartal 2011 har der været 20 flere indflytninger i samme kvartal i Årsagen til forskellen i antallet af indflytninger via den interne/eksterne venteliste, den fleksible venteliste, kommunale anvisninger samt boliger som er anvist via bytninger, er, at der er forskellige udlejningsaftaler med kommunerne. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 27. Orientering, Status boligsocial indsats En række boligsociale handlingsplaner er på vej til at udløbe, og 3B ønsker oftest indsatsen videreført de pågældende steder. Endvidere forbereder 3B at påbegynde boligsociale indsatser i nye områder, hvor der er behov. Bestyrelsen har generelt bemyndiget administrationen til at indgive ansøgning om prækvalifikation til Landsbyggefonden efter administrationens vurdering og i dialog med de berørte afdelingsbestyrelser. Endelige ansøgninger, der typisk indeholder garanti om medfinansiering, skal forelægges for organisationsbestyrelsen. Dog har bestyrelsen i konkrete tilfælde bemyndiget administrationen til at indsende endelige ansøgninger, når fristerne nødvendiggør dette. I det vedlagte notat gives en status for arbejdet. Siden sidst har vi modtaget endeligt tilsagn om bevilling i Kokkedal, mens tre projekter (Sydhavnen, Vigerslev og Høje Gladsaxe) har opnået prækvalifikation. Hjortegården er ikke blevet prækvalificeret, men 3B og LBF drøfter muligheden for aktiviteter inden for det kommende renoveringsprojekt. Administrationen orienterede om, at den på næste møde kan præsentere de endelige planer for Vigerslevområdet og Sydhavnen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning / ahz 18

19 28. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: NBO konference i Oslo den 30. og 31. august Fra direktionen: Andre: Formanden fortalte, at han og næstformanden sammen med direktionen havde været på NBO konference i Oslo, hvor man fik orientering om, hvad der rører sig i de enkelte lande. Det er Danmark, Norge, Sverige og Island, der deltager. Direktionen fortalte, at sommeren har været relativt rolig, og at afdelingsmøderne er i fuld gang. På næste bestyrelsesmøde vil blive givet en kort evaluering på baggrund af input fra områdecheferne. Der har hen over sommeren været en søgeproces i gang for at finde en ny områdechef til Herlev. Processen går planmæssigt, og forventningen er, at stillingen besættes pr. 1. november Eventuelt Der var intet til dette punkt. Dato: Navn: / ahz 19