Referat af hovedbestyrelsesmøde 5/2014

Transkript

1 Referat af hovedbestyrelsesmøde 5/2014 Mødested Hotel Nyborg Strand Mødedato Tirsdag 25. november 2014 kl (middag 18.30) Mødedeltagere Referat Gæster Afbud: Walther Rahbek, Formand (WRM) Mette Rønning Steffensen, Næstformand (MRS) Torben Seir, Øst (TS) Kate Nielsen, Syd (KN) Bjarke Refslund, MTBO (BR) Casper Sørensen, BUU (CS) Thomas Jensen, Elite (TJ) John Holm, Kort (JH) Jens-Jørgen Hansen, Plan (JJH) Michael Sørensen, Direktør (MS) Direktør Michael Sørensen Ingen Kim Folmann Jørgensen, Næstformand (KFJ) Birgitte Halle, Nord (BH) Lisa Tantholdt, Bredde (LT) Mødeoplæg: Alm. skrift Referat: Kursiv Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra møde 3/2014 Bilag: Referat HB-møde 3/2014 Referatet godkendt uden yderligere bemærkninger. 2. Udvalgsrunden Punktet blev flyttet til sidst på dagsordenen, og da tiden var fremskreden blev det blot til en enkelt kommentar. a. Formand/Næstformænd b. Direktøren c. Nord d. Syd

2 e. Øst f. MTBO g. Plan h. Kort i. Bredde j. Børn og Unge CS redegjorde kort for KUM-arbejdsgruppens forslag til ny struktur for KUM fra 2015: Arrangementet udvides til at løbe fra fredag til søndag og uden deltagerbegrænsning, idet der indføres et kriterie for deltagelse, hvor alle deltagere skal have deltaget i enten 3 åbne løb eller ét ungdomskursus i årets løb for at være berettiget til at deltage. Lørdagens konkurrence bliver en mellemdistance og MTBO-aktivitet efter eget valg, og der indlægges en yderligere social aktivitet i programmet lørdag. k. Elite 3. Budgetopfølgning pr. 31. oktober 2014 Budgetopfølgningen pr. 31. oktober 2014 viser samlet ændringer i forhold til det vedtagne budget på 38 tkr i negativ retning, hvormed årets forventede resultat er et underskud på 13 tkr. Bilag: Budgetopfølgning pr. 31. oktober 2014 Budgetopfølgningen blev taget til efterretning uden yderligere tiltag. 4. Tema: DOF Plan 2020 Mødets hovedtema bliver arbejdet med DOF s Plan 2020 med følgende underpunkter: Vision/mission Områdestrukturen tilpasset oplæg på baggrund af input fra klubledermøder Handlingsplaner Ny bestyrelsesstruktur opbygning og valg Personforhold hvem stiller op? Hvordan skaffer vi stærke kandidater? Forslag til ændring af Love for Dansk Orienterings-Forbund Bilag: Tilpasset områdestruktur, forslag til ændring af love WR præsenterede kort tankerne omkring Plan 2020 herunder input fra møder med klubber, formænd, enkeltpersoner og kredsene. PPT vedlægges dette referat. HB diskuterede herefter ovenstående punkter grundigt på baggrund af WR s oplæg Det blev besluttet, at erstatte det oprindelige oplæg horisontale område klubudvikling med et vertikalt indsatsområde, der bredere dækker målgruppen af voksne medlemmer. Indsatsområdet bærer foreløbig navnet Motion og foreningsliv. Herefter godkendtes den

3 nuværende vision og mission uden yderligere kommentarer. Vi sender herefter denne ud som indstillet fra en enig HB. Vigtigheden af resultatmål kontra procesmål diskuteredes, og det blev besluttet, at begge dele kan have sin berettigelse således som det også afspejles i målsætningerne for hvert af de 14 områder. Der arbejdes i øjeblikket med handlingsplaner for de 14 områder. Et første udkast som arbejdsredskab afleveres til WRM senest 10/12, så disse kan samles og offentliggøres senest 19/12. MRS og WRM gennemlæser det samlede dokument for at sikre, at nøgleordene fra visionen (sjovt, tilgængelig, udfordrende) går igen gennem dokumentet. Efter diskussion af ordene bestyrelse og hovedbestyrelse var der opbakning til fortsat at bruge betegnelsen hovedbestyrelse, bl.a. fordi der synes leksikal begrundelse for, at en hovedbestyrelse betegnes som den øverste bestyrelse i en organisation med mange underliggende bestyrelser. HB s forslag til vedtægtsændringer til repræsentantskabsmødet består af en fremtidig hovedbestyrelse på 7 personer: 1 formand, 3 menige medlemmer og 3 kredsrepræsentanter (som KAN være kredsformanden, men også en anden valgt på klubledermøderne i januar). Forslaget indebærer også, at repræsentantskabsmødet ikke fremover vælger sin næstformand, men at HB bemyndiges til at konstituere sig selv. Desuden vælges fremover en suppleant til HB. Efter gennemgang af vedtægtsændringerne vedtog HB disse med det forbehold, at de hurtigst muligt sendes ud til kommentering blandt HB. Eventuelle kommentarer vil indgå i den samlede vurdering sammen med input fra DIF s jurist. MS gennemgår herefter rettelser til vedtægtsændringer med DIF-jurist og udsender revideret oplæg til HB medio december til offentliggørelse med handlingsplanerne 19/12. En kort runde til alle HB-medlemmer viste at de fleste nuværende udvalgsformænd påtænker at fortsætte på deres hverv efter Plan2020 er vedtaget. Der mangler stadig forslag til områdeansvarlige for Kommunikation og Motion og foreningsliv. Desuden skal der også bringes forslag i spil til de 3 direkte valgte HB-medlemmer. Der var også en lang drøftelse af, hvilken indflydelse dette har på den måde, kredsene organiserer sig på. Konklusionen var, at så længe kredsene overholder de overordnede rammer som beskrevet i vedtægterne for DOF, kan de frit vælge om de vil oprette i alt 14 områder i kredsene eller alene fastholde nuværende udvalgsstruktur. Kredsene er ikke forpligtet til at sende medlemmer til DOF s områder. Kredsene kan vælge fortsat at lade sig repræsentere i HB med kredsformand eller med anden valgt repræsentant. Den pågældende skal være indstillet på fremadrettet at udføre normale HB opgaver og kan således ikke alene have den funktion at repræsentere sin kreds (som tilfældet er i dag). 5. Opprioritering af DOF s kommunikation Der lægges op til en debat i Hovedbestyrelsen vedrørende DOF s fremtidige kommunikation. Tiltag på kommunikationsområdet kan indeholde ét eller flere af nedenstående elementer: Nyt do-f.dk og DOF-design Nyt weblayout og DOF-design, overskuelig webstruktur, nemt for nye, nemt for klubber, moderne og god på såvel pc som mobil og ipad, god integration med findveji.dk, god integration med DOF s øvrige medier.

4 Omlægning af Orientering Plan for fremtidig udgivelse og økonomisk prioritering af bladet Orientering herunder tilknyttet personale. Ansættelse af studentermedhjælp En øget prioritering af kommunikation i DOF kræver personalemæssige ressourcer. En kvalificeret studentermedhjælper 12 timer om ugen vil kunne sikre en kontinuerlig, professionel kommunikation. Bilag: DOF Kommunikation opprioritering 2015 BR pointerede, at en ny hjemmeside er det allervigtigste for DOF kommunikationsmæssigt på nuværende tidspunkt. MRS stillede spørgsmålstegn ved, hvad der realistisk, at en studentermedhjælp kan klare. WR redegjorde for de sonderinger, han har gjort allerede omkring de kompetencer, der findes blandt studerende, og var ret sikker på, at vi godt kan finde en meget velegnet studerende til at løfte dele af DOF s kommunikation under grundig vejledning og ledelse af DOF s faste stab. Der var en kort diskussion af, om bladet kan gøres webbaseret uden at dette i øvrigt var en del af dagsordenen. JJH og BR udtrykte begge, at det er vigtigt at have bladet og give medlemmerne noget håndgribeligt tilbage for kontingentet. Andre medlemmer udtrykte den stik modsatte holdning nemlig, at tiden løber fra de trykte medier og magasiner. Det blev besluttet, at iværksætte arbejdet med ny hjemmeside for en engangsudgift på kr og samtidig finde årlige besparelser på magasinet Orientering på kr , velvidende at besparelser på dette punkt kunne gå ud over kvalitet og driftssikkerhed. 6. Budget 2015 Forslag til ny kontoplan vedhæftet. Kontoplanen grupperer den samlede økonomi på de 14 i Plan 2020 foreslåede indsatsområder, hvilket skulle give en større synliggørelse af koblingen mellem indtægter og udgifter. Der er ikke indsat tal for 2015 i budgetarket, idet der indstilles, at Hovedbestyrelsen på mødet prioriterer ressourcerne mellem de 14 områder. Eneste kendte ændring i forhold til 2014-budgettet er en nedgang i tilskuddet fra DIF på 30 tkr (indtægten fra fordelingsnøglen stiger med kr , mens der i 2014 var et ekstraordinært tilskud på 32 tkr). Bilag: Budget 2015 ny budgetopstilling HB udtrykte stor tilfredshed med oplægget til ny budgetstruktur. HB gennemgik økonomien for hvert område på baggrund af ønsker fra udvalg og afleverede handlingsplaner. Hvis vi skulle acceptere alle de gode forslag til ændringer og handlingsplaner for de 14 fremtidige områder, ville vi mangle kr i budgettet. Dette er naturligvis ikke en mulighed. WRM og MS arbejder videre på baggrund heraf og udsender nyt budgetudkast inden nytår til endelig beslutning på næste HB-møde. Dette udkast baseres på en nøjere granskning af de 14 områders ønskeliste (end HB-mødet gav tidsmæssig mulighed for) samt et forslag til prioritering. En mulighed som indgår i overvejelserne er at fastfryse 2014 budgettet og fortsætte dette i 2015 og således lade det være op til områderne selv at omprioritere indenfor nuværende økonomiske ramme.

5 7. Internationale mesterskaber Det indstilles, at DOF ansøger om værtskab for både WMOC 2018 (Veteran-VM) og WMTBOC 2018 (VM i MTBO med tilhørende mesterskab for ungdom, junior og veteran). WMOC søges i samarbejde med de 4 klubber, Farum OK, Tisvilde Hegn OK, Søllerød OK og OK Øst Birkerød med Farum som stævneby, mens WMTBOC søges uden klubsamarbejde, men med Jørn Svensen, Viborg OK som overordnet ansvarlig og Viborg som stævneby. Sport Event Denmark har støttet budprocessen omkring WMOC med kr , mens selve stævneafviklingen burde give et sikkert positivt resultat. Vedrørende WMTBOC, så er der opstillet et budget, der balancerer ved 600 deltagere. Viborg Kommune og Sport Event Denmark har tilkendegivet velvillighed for hver at støtte arrangementet med ca. kr , men politisk godkendelse heraf foreligger endnu ikke. Støtten er medtaget i budgettet. Bilag: Budgetoplæg, WMTBOC 2018 HB vedtog at søge begge mesterskaber til afvikling i Ansøgning af værtskab for WMTBOC 2018 er under betingelse af, at Viborg Kommune og Sport Event Denmark støtter arrangementet med de anførte beløb. Det understreges endvidere, at modellen med DOF som overordnet arrangør af WMTBOC og honorering af stævneledere betragtes som et forsøg, der efterfølgende skal evalueres. Overfor arrangørgruppen i begge mesterskaber skal det præciseres, at selvom der evt. måtte blive givet afslag fra IOF skal ansøgningen opretholdes i 2019 (og evt. 2020). 8. Reglementsændringer Forslag til reglementsændringer som behandlet på Planudvalgets møde 17. november 2014 gældende for perioden indstilles til godkendelse af HB. Det bemærkes for så vidt angår MTBO-reglementet, at Planudvalget indstiller, at MTBOudvalgets indstillinger følges. Bilag: Forslag til reglementsændringer fod-o og MTBO Begge ændringer vedtaget. Der blev stillet spørgsmål til, hvorfor internationale standarder ikke følges. BR svarede, at MTBO-sporten fortsat er ung, og at der er områder, hvor DOF forsøger at påvirke det internationale reglement. 9. Kommunikation web/hjemmeside og pressen Offentliggørelse af nye reglementer - MS Nyhed om status på Plan 2020 WRM+MS 10. Eventuelt Mødeplanen

6 2014/2015 Februar/Marts 2014 Fredag den 28. februar 2014 Hovedbestyrelsesmøde 2/2014 Brøndby Forb. Repr.mødet Lørdag den 1. marts 2014 Repræsentantskabsmøde Brøndby Maj 2014 Onsdag 14. maj 2014 Hovedbestyrelsesmøde 3/2014 Nyborg Juni 2014 Mandag den 2. juni 2014 Klubledermøde, Syd Vejle Tirsdag den 3. juni 2014 Klubledermøde, Nord Karup Mandag den 16. juni 2014 Klubledermøde, Øst Roskilde August 2014 Fredag den 29. august kl Lørdag den 30. august kl Hovedbestyrelsesmøde 4/2014 og visionsseminar Brøndby Oktober/November 2014 Mandag den 20. oktober 2014 Klubledermøde, Øst Roskilde Mandag den 27. oktober 2014 Klubledermøde, Syd Fredericia Onsdag den 29. oktober 2014 Klubledermøde, Nord Aarhus Tirsdag den 25. november 2014 Hovedbestyrelsesmøde 5/2014 Nyborg Budget 2015 Januar 2015 Mandag den 19. januar 2015 Klubledermøde, Øst Roskilde Mandag den 26. januar 2015 Klubledermøde, Syd?????? Klubledermøde, Nord??? Torsdag den 29. januar 2015 Hovedbestyrelsesmøde 1/2015 Nyborg Marts 2015 Fredag den 6. marts 2015 Hovedbestyrelsesmøde Middelfart Forb. Repr.mødet Lørdag den 7. marts 2015 Repræsentantskabsmøde Middelfart Juni 2015 Mandag den 1. juni 2015 Klubledermøde, Syd?????? Klubledermøde, Nord???

7 Mandag den 15. juni 2015 Klubledermøde, Øst Roskilde Oktober/November 2015 Mandag den 26. oktober 2015 Klubledermøde, Øst Roskilde Mandag den 26. oktober 2015 Klubledermøde, Syd?????? Klubledermøde, Nord???