DDElibra H Å N D B O G

Transkript

1 H Å N D B O G Axiell Danmark A/S Version GUI Copyright 2016

2 2 1 Indholdsfortegnelse 1 Indholdsfortegnelse Introduktion Søgning i dokumentationen Åbning af "" Funktioner Modulvinduets opbygning Faner Overførte poster Låners fjernlån på idnr Historik Fremsøgte fjernlån Formular Overførsel af poster Overførsel fra søgning Intern søgning Ekstern søgning Poster der ønskes downloaded men ikke bestilt / reserveret Poster der ønskes downloaded og bestilt / reserveret online Overførsel fra reservering Online bestilling af poster i egen base Overførsel til reservering Funktionalitet i "" Forudsætninger Oprettelse af bibliografiske poster via "Styret katalogisering" Funktioner i "Styret katalogisering" Skærmbilledets opbygning Felter Funktionalitet i "Styret katalogisering" Oprettelse af fjernlån Online bestilling / reservering Genbrug af fjernlån Genbestilling af fjernlån i Netpunkt Fremsøgning af fjernlån Mulighed for at søge på afhentningsnummer Modtagelse af materiale fra långivende bibliotek bestilt online Materialenummer opdateres med chip nr Andre fjernlån Forlængelse af afhentningsfrist og selvafhentning Påmindelse til fjernlån til afhentning Sletning af fjernlån via DDElibra Web Afbestilling af fjernlån Udlån af materiale Udlån af fjernlån, der er bestilt af anden låner... 22

3 Kopi til låner via Autoudlån til bestemte lånerkategorier Aflevering af materiale og sorteringsanlæg Forventet leveringstid i stedet for Reserveret som nr Fornyelse af fjernlånt materiale shistorik: Viser alle online fornyelser Fraværsperiode for fjernlån Fraværende lånere og rykkere til långivende bibliotek Aldersbegrænsning ved fjernlån Vedligeholdelsesrutiner Sletning af reservering hos långivende bibliotek Udskrivning Udskrivning af ventekø Gensendelse af fjernlånsmeddelelser Køreseddel, navneform for afsætningsbibliotek Statuskoderne og deres betydning Z39.50 initierede opdateringer Hvad sker ellers automatisk? Statuskodeoversigt/egenskaber - oversigt Bilag 2 - Udskrifter ILL transaktioner via ISO Status fra långivende bibliotek Postkassekvitteringer via OrderReceipt service... 37

4 4 2 Introduktion smodulet er en delmængde af DDElibra. benyttes til styring af hjemlån af materialer fra andre biblioteker. omfatter følgende processer: - oprettelse af bibliografisk fjernlånspost - oprettelse af bestilling - håndtering af forældede fjernlån - modtagelse af bestilt materiale - udlån - aflevering - fornyelse - returnering Processerne styres ved hjælp af statuskoder, der dels skiftes automatisk og dels manuelt. Statuskoderne og deres betydning er beskrevet efterfølgende. smodulet håndterer et fjernlån ligesom et almindeligt lån. Derfor foretages udlån, aflevering, udskrivning af regninger m.v. som ved udlån af egne materialer, men disse funktioner vil, når det gælder et fjernlån, samtidig opdatere statuskoderne i fjernlånsmodulet. Ved standardoptrimningen sker følgende således automatisk: - ved udlån sættes fjernlånet i status "Afhentet/Selvafhentet" - ved fornyelse sættes fjernlånet i status Fornyet over for låner og bibliotek eller "Fornyet med forbehold" - ved aflevering sættes fjernlånet i status "Pakkes og afsendes". Dokumentationen forudsætter kendskab til " Generelt" samt " - Topvinduet". Overalt i systemet vil en funktion kunne aktiveres såvel ved brug af tastatur som ved brug af mus. I dokumentationen er aktivering udelukkende beskrevet ved brug af tastatur.

5 5 3 Søgning i dokumentationen Der kan søges i dokumentationen som pdf eller html med (Ctrl+F). Rettelser siden sidste version er markeret med blåt. 4 Åbning af "" "" åbnes med (Ctrl+J). 5 Funktioner I fjernlån kan følgende funktioner benyttes: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Gentegn F5 * Opdaterer skærmbilledet. Opret F7 Opretter et nyt fjernlån. Der vil også blive indsat information i historikregisteret. Her gemmes statuskode, datoen for oprettelse af samme og en evt. tilhørende note. Benyttes ikke til online-bestillinger. Slet Shift+F7 Sletter et fremfundet fjernlån. Aktiveringen medfører at: et slettes fra fjernlånsregisteret. Alle statusoplysninger, der hører til fjernlånet, slettes fra historikregisteret. En evt. tilhørende beholdningspost slettes fra beholdningsregisteret. NB: Der kan kun udtrækkes statistik på fjernlån som stadigvæk findes i registeret. Derfor bør "Slet" kun anvendes til sletning af fejlagtigt oprettede fjernlån. Bestil Alt+F7 Kan lave en online bestilling af overførte reserveringer og evt. andre poster fra egen base. Forudsætningen er, at status skal være mindre end "09" og der ikke tidligere har været afgivet bestilling.

6 6 Find F8 Fremkalder søgedialog til indtastning af søgekriterier for fremfinding af eksisterende fjernlån. Opdater Shift+F8 Opdaterer efter rettelse i eksisterende fjernlån. Hvis der er valgt en ny status, vil det desuden blive tilføjet i historikregisteret. Katalogiser F9 Kalder skærmbilledet til "Styret katalogisering", hvor kun de mest nødvendige MARCfelter og delfelter er angivet. Efter udfyldelse af felterne og tryk på (Ctrl+F8) "Gem" vil der blive foretaget en katalogisering af materialet. Katalogposten vil blive gemt i fjernlånsbasen (base "fje"). Beh.reg. Shift+F9 Opretter en beholdningsregistrering for den aktuelle bibliografiske post, og genererer et materialenummer. Der vil automatisk blive indsat koden "fje" på alle profilniveauer. Hvis der i stedet indtastes / indlæses et materialenummer fra det relevante materiale, vil tryk på "Opdater" medføre at der sættes koden "fje" på alle profilniveauer, hvorefter posten bliver beholdningsregistreret. Funktionen benyttes i de sjældne tilfælde, hvor systemet skal genere et materialenummer. Genvejsmenu Shift+F10 * Aktiverer genvejsmenuen. Genbrug fje. F11 Kopierer værdier fra et eksisterende fjernlån over i et nyt. Nyt fjernlån kan oprettes efter registrering af status og låner. NB: Kan p.t. ikke anvendes til online bestilling. Adr.label Ctlr+F11 Udskriver adresselabel på aktuel låner. Sidste låner F12 Henter den låner, der sidst har været aktiv på den pågældende arbejdsplads. Hvis det sidste, man har foretaget sig, er en oprettelse eller en opdatering i lånerregisteret, vil det være den oprettede/opdaterede låner, der hentes ved tryk på (F12) "Sidste låner".

7 7 Blank Shift+F12 Blanker feltindholdet. Hent poster Alt+F12 Henter poster, der er markeret i søgning, hvor der efterfølgende er trykket (Ctrl+C) "Kopier". Funktionerne er kun aktive, når de er relevante. Funktioner mærket med "*" findes kun i menuen "Funktioner". 6 Modulvinduets opbygning Øverst findes et område med 5 faner: "Overførte poster", "Låners fjernlån", " på idnr.", "Historik" og "Fremsøgte fjernlån". Fanerne indeholder lister. Under fanerne findes "Identifikationslinien". Nederste del af modulvinduet indeholder en formular til registrering af detaljer vedrørende det aktuelle fjernlån. 6.1 Faner Overførte poster Indeholder poster overført fra søgning eller reservering. Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Idnr. Forfatter Titel Mat.type Indhold: Identifikationsnummer for den bibliografiske post. Forfatterangivelse. Titelangivelse. Materialetype.

8 8 Opstilling Kortnr., Navn og Afh.sted Klassemærke. Indeholder aktuelle data, hvis posten er overført fra "Reservering" Låners fjernlån Indeholder oplysninger om en låners fjernlån. Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: snr. Idnr. Titel Oprettet Status Udløbsdato Afh.sted Bestilt fra Løbenr. Indhold: Entydig identifikation af det aktuelle fjernlån. ets idnr. ets titel. Oprettelsesdato for fjernlånet. ets aktuelle status. Dato, der angiver, hvornår fjernlånet enten automatisk skifter til ny status eller kommer til at tilhøre mængden "Forældede fjernlån". Afhentningssted for det aktuelle fjernlån. Långivende bibliotek. Løbenummer til selvafhentning.

9 på idnr. Indeholder oplysninger om de fjernlån, der har været oprettet på det angivne idnr. Nyeste fjernlån vises øverst. Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: snr. Kortnr. Låner Oprettet Status Udløbsdato Bestilt fra Løbenr. Indhold: Entydig identifikation af det aktuelle fjernlån. Kortnummer Låners navn Oprettelsesdato for fjernlånet. ets aktuelle status Dato der angiver, hvornår fjernlånet enten automatisk skifter til ny status eller kommer til at tilhøre mængden "Forældede fjernlån". Långivende bibliotek. Løbenummer til selvafhentning Historik Historik giver oplysninger om alle de statusskift et fjernlån har gennemgået. Dato for det enkelte statusskift, hvilket bibliotek der var involveret, samt (for hver status) evt. en note. Det er her muligt at få et overblik over, hvorledes et givet fjernlån er forløbet. F.eks. - hvornår blev materialet bestilt og hos hvilket bibliotek? - hvornår blev materialet stillet parat i udlånet? - hvornår blev materialet returneret til långivende bibliotek?

10 10 Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Dato Status Bestilt fra Statusnote Lånernote Bestilt fra Indhold: Dato for det aktuelle statusskift. Status for den pågældende dato. Der oplyses både statusnr. og klartekst. Evt. tilhørende historiknote. Beskeder sendt til låner via feltet Lånernote. Biblioteksnummer og navn for långivende bibliotek Fremsøgte fjernlån Indeholder oplysninger om eksisterende fjernlån. Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: snr. Kortnr. Låner Idnr. Titel Oprettet Status Udløbsdato Afh.sted Bestilt fra Løbenr. Indhold: Entydig identifikation af det aktuelle fjernlån. Låners kortnummer. Låners navn. Idnr. for den aktuelle bibliografiske post. Titelangivelse Oprettelsestidspunkt for det aktuelle fjernlån. Aktuel status for fjernlånet. Dato der angiver, hvornår fjernlånet enten automatisk skifter til ny status eller kommer til at tilhøre mængden "Forældede fjernlån". Afhentningssted for det aktuelle fjernlån. Långivende bibliotek. Løbenummer til selvafhentning.

11 11 Kolonnerne i de enkelte lister kan sorteres ved tryk med musen på kolonneoverskriften. Trykkes der en gang til, sorteres der modsat. Alternativt kan man markere et felt i den ønskede kolonne og trykke (Alt+Pil-ned) / (Alt+Pil-op). 6.2 Formular Formularen indeholder følgende felter: Feltbetegnelse: Idnr. Mat.nr. Best.note Afkryds snr. Indhold: Entydigt identifikationsnummer på den bibliografiske post. Udfyldes med oplysninger fra den bibliografiske post. Til højre for idnr. vises forfatter, titel etc. for den aktuelle post.. Entydigt materialenummer. Hvis nummeret ikke kendes på oprettelsestidspunktet, kan feltet stå tomt. Kendes materialenummeret, kan det indskrives i feltet. Der vil ikke kunne foretages udlån af materialet, før der er tilknyttet en beholdningspost til fjernlånet. Materialenummeret kan være shippet fra långivende bibliotek, når det her bliver udlånt til låntagende bibliotek. et bliver på denne måde automatisk opdateret med materialenummeret. Benyttes til evt. oplysninger om år, vol. og nr. for tidsskrifter, eller andre oplysninger der ønskes med på udskrifterne til långivende bibliotek. Fra DanBib downloades alle periodicaoplysninger i dette notefelt. Ved aktivering af feltet, giver en dropdown boks mulighed for afkrydsning af følgende, der udskrives på bestillingsblanketten: - evt. anden bog - evt. fra udland - evt. fotokopi - evt. mikrofilm - kun denne udgave - kun til hjemlån - reserveres ikke - videresendes ikke Benyttes sjældent og ikke til onlinebestillinger. Nr. der entydigt identificerer fjernlånet. Nummeret vil blive genereret automatisk, når et fjernlån oprettes. Når et materiale modtages fra långivende bibliotek, kan nummeret evt. bruges til hurtig fremfinding af et fjernlån.

12 12 Status Pr. Udløb Statusnote Bestilt fra Intern note Antal Initialer ets aktuelle status. Mulige statuskoder kan ses og vælges i en dropdown boks. Dato for sidste statusskift. Udfyldes automatisk. Dags dato plus et antal dage, der er afhængig af statuskode. Feltet udfyldes automatisk ved statusskift. Overskrides denne dato, vil fjernlånet enten automatisk skifte til ny status eller blive betragtet som forældet. Forældede fjernlån bør jævnligt fremsøges, idet det videre forløb kræver manuel stillingtagen. Feltet kan redigeres, hvis der ønskes ændret på den udløbsdato, systemet sætter. Note vedr. den aktuelle status. Mulighed for at beskrive de forskellige statusskift på et fjernlån. Notefeltet hænger sammen med fane 4 Historik, hvor eventuelle noter til de enkelte statusskift kan følges i kolonnen Statusnote. Her downloades tillige evt. bemærkninger fra Bemærkningsfeltet i DanBib. Feltet indeholder en dropdown boks, der giver mulighed for at vælge imellem de biblioteker, der findes i lånerregisteret. Bibliotekerne skal være registreret med deres bibliotekskode. Når et bibliotek vælges, overføres bibliotekskode og navn til fjernlånsbilledet. Denne sammenkædning gør, at systemet, i forbindelse med generering af bestillinger og andre udskrifter, kan hente bibliotekets korrekte adresse i lånerregisteret. Det er muligt at indskrive enten biblioteksnummer eller biblioteksnavn, når feltet "Bestilt fra" skal udfyldes. NB: Det der "søges" på, skal dog stå til venstre i dropdownboksen. Indholdet i dropdownboksen kan vendes med (Alt+Pil-højre) eller (Alt+Pil-venstre). Den aktuelle indstilling vil kunne gemmes i opsætningen. Feltet er udvidet, så det er muligt at se meget lange biblioteksnavne. Her kan f.eks. angives mulige bestillingssteder og her overføres DanBib-bestillingsnummer samt alle automatiske svar f.eks. reserveringsmeddelelser. Feltet benyttes til statistik. Hvis ikke andet angives, udfylder systemet automatisk med 1. Med mindre der indskrives initialer i feltet, vil systemet automatisk indsætter loginnavn på den person, der opretter et nyt fjernlån. Da initialerne udskrives på forskellige udskrifter, bør indholdet i feltet ændres og opdateres, hvis en ny person arbejder med fjernlånet.

13 13 Afh.sted Lånernote Mat.stat. Pr. Afh.nr Angivelse af afhentningssted. Hvis systemet er sat op til det, indsættes den aktuelle låners tilhørsfilial. Ellers indsættes - hvis der ikke vælges en anden filial - defaultfilialen. Feltet indeholder en dropdown boks med mulige værdier. Afhentningsstedet vil fremgå af diverse udskrifter. Hvilke filialer (lovlige filialkoder), der kan anvendes som Afhentningssted, styres nu på samme måde som i Reservering. Fritekstfelt til note vedr. låneren. Udskrift 21 udskriver indholdet af dette felt til låneren, dvs. at det er muligt at sende specielle beskeder til låneren via dette felt. Feltets indhold vil desuden kunne udskrives på udskrift 27 "Hjemkommetbrev". Indeholder oplysninger om materialets udlånsstatus. Viser datoen for, hvornår der sidst blev foretaget ændringer af materialestatus. Er lig med fjernlånets Afhentningsnummer. Ordet "Placering" er generelt blevet ændret i version til "Afh.nr." (Afhentningsnummer). Det gælder i Reservering, og Lånerstatus. Der er ikke nogen ændring af funktionalitet. Vort lånernr. Res. som Oprettet Interessedato Udlånsperiode Fornyperiode I dette felt angives det lånernummer, som det långivende bibliotek skal benytte for at kunne udlåne materialet. Hvis feltet står tomt, vil det lånernummer for eget bibliotek, der er angivet i lånerregisteret for det aktuelle långivende bibliotek, blive benyttet (overføres når bibliotekskode og navn overføres til feltet "Bestilt i"). Hvis også dette står tomt, bliver bibliotekets bibliotekskode benyttet. Felt til indtastning af reserveringsnummer, hvis dette oplyses fra det långivende bibliotek. Benyttes sjældent. I stedet vil de fleste fjernlån få automatiske svar vedr. reserverings-kønr. Dette svar kan kobles på en automatisk opdatering af udløbsdatoen mht. nr. i reserveringskøen. Skal evt. trimmes. Dato for oprettelsen af fjernlånet. Indsættes automatisk. Hvis der ikke indtastes en dato i feltet, vil systemet selv indsætte default interessedato. Denne dato kan gengives på udskrifter. Overskridelse af interessedatoen medfører automatisk skift til status "84 Int.dato oversk". Hvis default udlånsperiode ikke ønskes anvendt ved udlån af det aktuelle fjernlån, kan ønsket udlånsperiode (antal dage) angives i feltet. Vil også slå igennem på evt. efterfølgende fornyelser. Felt til angivelse af det antal dage inden afleveringsfristen, det er muligt at forny det aktuelle fjernlån. Ved at sætte minus antal dage f.eks -1 kan det aktuelle fjernlån ikke fornyes.

14 14 7 Overførsel af poster 7.1 Overførsel fra søgning Intern søgning Fremsøgte poster markeres i listen over fundne poster i "Søgning", hvorefter der trykkes (Ctrl+Shift+J). De markerede poster vil blive overført til listen i fanen "Overførte poster" samtidig med at "" åbnes/aktiveres. Tidligere overførte poster slettes fra listen Ekstern søgning Det er kun muligt at overføre en post ad gangen fra ekstern søgning Poster der ønskes downloaded men ikke bestilt / reserveret Den aktuelle post markeres i listen over fundne poster i "Søgning", hvorefter der trykkes (Ctrl+Shift+J). Den markerede post vil blive overført til listen i fanen "Overførte poster" samtidig med at "" åbnes/aktiveres Poster der ønskes downloaded og bestilt / reserveret online Den aktuelle post markeres i listen over fundne poster i "Søgning", hvorefter der trykkes (Alt+F7) "Bestil". Den markerede post vil blive overført til listen i fanen "Overførte poster" samtidig med at "" åbnes/aktiveres. Alternativt kan der klikkes med musen på linket "Bestil materiale" i postens "Udvidede oplysninger". Felterne "Vort lånernr." og "Bestilt i" vil være udfyldt, og status vil være sat til "09 Z39.50 bestilling". Angående selve bestillingen henvises til afsnittet "Online bestilling / reservering". 7.2 Overførsel fra reservering Marker en eller flere poster i "Låners reserveringer" eller " "Reserveringer på idnr.", og tryk (Ctrl+Shift+J). Den/de markerede post/poster vil blive overført til "". Låners kortnr., navn og afhentningssted vil kunne ses i listen. Når en af de overførte poster markeres, vil låner være indsat i identifikationslinien og afhentningssted i formularen. Når en reservering overføres, vil man blive spurgt, om reserveringen ønskes slettet (der kan sættes et default svar). Hvis der svares ja, og der er flere reserveringer, vil man blive spurgt, om næste reservering skal opfyldes (der kan sættes et default svar).

15 Online bestilling af poster i egen base Det er muligt at lave online bestilling af overførte reserveringer og evt. andre poster fra egen base. Forudsætningen er, at status skal være mindre end "09" og der ikke tidligere har været afgivet bestilling. Når f.eks. en reservering overføres til fjernlån og får status "02" kan der ved tryk på "Bestil" (Alt+F7) vises en liste over mulige långivende biblioteker Listen er hentet via DBC's Zpunkt og bibliotekerne er sorteret i henhold til bibliotekets låneveje. Vælg det ønskede bibliotek og tryk på knappen "Bestil" eller (Alt+B). 7.4 Overførsel til reservering Marker en post i "Låners fjernlån" og tryk (Ctrl+Shift+R). Den markerede post vil blive overført til reserverings-formularen, og lånerens navn vil fremgå af identifikationslinien. 8 Funktionalitet i "" 8.1 Forudsætninger Før et fjernlån kan gennemføres, forudsættes det: - at der findes en bibliografisk post for det aktuelle materiale - at eget bibliotek samt långivende bibliotek er oprettet som brugere i lånerregisteret - at den aktuelle låner er oprettet i lånerregisteret - at der er oprettet en beholdningspost med et materialenummer på materialet. 8.2 Oprettelse af bibliografiske poster via "Styret katalogisering" Poster, der ikke overføres eller downloades, oprettes ved tryk på (F9) "Katalogiser", hvorefter et skærmbillede til "Styret katalogisering" vises. Til skærmbilledet er der tilknyttet en maskepost, der udfylder nogle af felterne med en standardværdi. Til skærmbilledet er der også tilknyttet en valideringspost, der angiver obligatoriske felter. Hvis et obligatorisk felt ikke er udfyldt, vil man få en fejlmeddelelse.

16 Funktioner i "Styret katalogisering" Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Gem Ctrl+F8 Gemmer og online opdaterer den bibliografiske post Skærmbilledets opbygning Felter I "Styret katalogisering" findes følgende felter: Feltbetegnelse: Idnr. ISBN13 ISBN Pris Generel mat.type Specifik mat.type Kategori Sprogkode Klassemærke Titel Efternavn Fornavn Indhold: Feltet vil være udfyldt med et maskingenereret idnr., der starter med et "I". ISBN13-nummer. ISBN-nummer. Pris. Kode for generel materialebetegnelse. Mulige værdier kan vælges i en dropdown boks. Kode for specifik materialebetegnelse. Mulige værdier kan vælges i en dropdown boks. Kode for bibliografisk kategori. Mulige værdier kan vælges i en dropdown boks. Sprogkode. Mulige værdier kan vælges i en dropdown boks. Numerisk opstilling. Materialets titel. Forfatterens efternavn. Forfatterens fornavn(e).

17 17 Forlag: Navn Forlag: Sted Udgave Udgivelsesår Lokalisering Forlagets navn. Udgivelsessted. Udgave. Udgivelsesår. Til angivelse af mulige bestillingssteder Funktionalitet i "Styret katalogisering" Efter indtastning i/rettelse af felterne trykkes (Ctrl+F8) "Gem" og en dialog giver mulighed for at svare "Ja", "Nej" eller "Annuller". Svares der "Ja" gemmes posten og der foretages samtidig en online opdatering af den bibliografiske post. Posten gemmes i "sbasen" (base "fje") hvorfra den efterfølgende kan søges frem i søgemodulet. Samtidig lukkes "Katalogisering". I fjernlånsskærmbilledet vil data fra katalogiseringen være indsat i de relevante felter. Yderligere informationer, der ikke hører til den bibliografiske post, kan tilføjes, f.eks. årgang og nummer, hvis det drejer sig om et tidsskrift. Hvis der svares "Nej" lukkes "Katalogisering" uden opdatering af ændringer. Det inddaterede vil ikke kunne findes frem igen. Hvis der svares "Annuller" vender man tilbage til katalogiseringen, hvor man kan foretage rettelser. 8.3 Oprettelse af fjernlån Der overføres eller oprettes en katalogpost på det materiale, der ønskes skaffet fra et fremmed bibliotek. Lånerens kortnummer indtastes/aflæses i identifikationslinien. Alternativt kan låneren hentes med (F12) "Sidste låner" eller findes i dropdown boksen. Herefter vælges den ønskede status, og det er nu muligt at oprette et fjernlån ved tryk på (F7) "Opret". Hvis den aktuelle post findes i base kas, vil den, når et fjernlån oprettes, automatisk blive flyttet til base fje. Opdateringen sker dog først i den efterfølgende natkørsel.

18 18 Når "Opret" aktiveres, udfyldes relevante felter automatisk i formularen, herunder feltet "snr." med et entydigt maskingenereret fjernlånsnummer. Dette nummer giver mulighed for hurtigt at finde informationer frem, når man senere skal arbejde videre med fjernlånet. Hvis man allerede på oprettelsestidspunktet kender det "Långivende bibliotek", udpeges og vælges dette i dropdown boksen, og feltet "Vort lånernr." vil samtidig blive udfyldt automatisk, hvis der ikke allerede er data i feltet. Kendes långivende bibliotek ikke, kan det tilføjes på et senere tidspunkt i forløbet. Den valgte statuskode kan medføre, at der automatisk sættes en udskrift i ventekø. Alternativt kan en udskrift udskrives direkte Online bestilling / reservering Overfør den aktuelle post fra ekstern søgning med (Alt+F7) "Bestil". Indtast/aflæs lånerens kortnummer i identifikationslinien. Alternativt kan låneren hentes med (F12) "Sidste låner" eller findes i dropdown boksen. Udfyld evt. andre relevante felter i formularen. Tryk (Alt+F7) "Bestil". Materialet vil blive bestilt online hos långivende bibliotek, der vil blive oprettet en fjernlånspost, og posten vil blive downloaded til fjernlånsbasen, hvis den ikke allerede findes i den bibliografiske base. Der skal således ikke trykkes "Opret", idet fjernlånsposten allerede er oprettet Genbrug af fjernlån Hvis man ønsker at genbruge et fjernlån, findes det aktuelle fjernlån frem, og der trykkes (F11) "Genbrug fje". Herved slettes fjernlånsnummer, status og låner. Aktuel låner og status registreres, hvorefter der trykkes (F7) "Opret" Genbestilling af fjernlån i Netpunkt Ved genbestilling af fjernlån i Netpunkt skal der altid vælges "Med kvittering", så der i DDElibra oprettes et nyt fjernlån (det gamle fjernlån skal så slettes manuelt). Det skyldes, at fjernlånet i Netpunkt vil blive oprettet med et andet nr. end det oprindelige, og det er p.t. ikke muligt at koble det gamle og det nye fjernlån sammen.

19 Fremsøgning af fjernlån Eksisterende fjernlån findes frem ved tryk på (F8) "Find", hvorefter søgekriterier indtastes i søgedialogen, og der trykkes (Retur) eller (Alt+F) "Find". Øverst i søgedialogen er der mulighed for CCL søgning. Nederst for søgning via felter i en formular. Søgedialogen har desuden nederst fire felter, der giver mulighed for at afgrænse søgningen til en bestemte mængde af de poster, der findes i fjernlånsbasen. De fire felter til afgrænsning af søgningen er følgende: Feltbetegnelse Aktive Ikke aktive Indhold Ved markering af "Aktive" findes fjernlån, der har en status tilhørende kategorien "Aktive", og som matcher søgekriterierne i formularen. Som default vil "Aktive" være afkrydset. Ved markering af "Ikke aktive" findes fjernlån, der har en status tilhørende kategorien "Ikke aktive", som matcher søgekriterierne i formularen. Ved standardoptrimning vil følgende statuskoder tilhøre kategorien "Ikke aktive": - 72 "Betalt" - 76 "Ikke betalt" - 88 "Afsluttet" Forældede Alle Ved markering af "Forældede" findes "Aktive" fjernlån, der har en udløbsdato eller interessedato, der er ældre end dags dato, og som matcher de indtastede søgekriterier. "Forældede" er således en delmængde af "Aktive". Alle "Forældede" fjernlån bør fremfindes jævnligt for at sikre, at der ikke findes "glemte" fjernlån. Ved afmærkning af "Alle" findes alle fjernlån, som matcher søgekriterierne i formularen. Valg af mængde kan gemmes i opsætningen. Det er muligt at kombinere en søgning i CCL-linien og formularen, og der tages højde for hvilken mængde, der er markeret. Fremsøgte fjernlån vil blive vist i fanen "Fremsøgte fjernlån". Trykkes atter (F8) "Find" kan yderligere kriterier indtastes, eller søgedialogen kan blankes med (Alt+B) "Blank", hvorefter nye kriterier kan indtastes.

20 20 Når den relevante post er fundet frem, kan yderligere data indskrives, eller der kan foretages manuelt statusskift. Når de ønskede tilføjelser/ændringer er foretaget, trykkes (Shift+F8) "Opdater" Mulighed for at søge på afhentningsnummer Det er i Find F8 blevet muligt at søge på Afhentningsnummer i feltet Afh.nr. Ordet "Placering" er generelt blevet ændret i version til "Afh.nr." (Afhentningsnummer). Det gælder i Reservering, og Lånerstatus. Der er ikke nogen ændring af funktionalitet. 8.5 Modtagelse af materiale fra långivende bibliotek bestilt online Hvis materialet er bestilt online - via Z39.50, via Zpunkt eller via Netpunkt - vil Materialenummeret automatisk blive indsat i det aktuelle fjernlån, når materialet udlånes fra långivende bibliotek, og materialet vil automatisk blive beholdningsregistreret, idet koden "fje" sættes på alle profilniveauer. Når materialet modtages fra långivende bibliotek, findes fjernlånet frem, og status ændres til 44 "Kan afhentes" eller 45 "Kan selvafhentes", hvorefter der umiddelbart udskrives en snote, og der lægges en hjemkommet meddelelse til låneren i ventekø, alternativt sendes en og / eller en sms meddelelse. Det er muligt at sætte systemet op, så en "Aflevering" af materialet medfører ovennævnte statusskift. Modtagelse af materialer kan i givet fald håndteres i "Aflevering". Materialenummeret bruges ved udlån og aflevering af det fjernlånte materiale. Det er muligt at genbruge materialenumre, der tidligere har været brugt i "" også selv om der skulle ligge en regning på materialet. Materialenumre, der er registreret som udlånt, vil dog ikke kunne genanvendes. Udlånsperioden for beholdningsposter med en bestemt profil, kan trimmes efter ønske. Det er muligt at sætte en udlånsperiode - der afviger fra standard - for det aktuelle fjernlån i feltet "Udlånsperiode". Hvis materialet skal sendes til låner, er det muligt at udskrive en adresselabel ved tryk på (Ctrl+F11) "Adr.label" Materialenummer opdateres med chip nr Hvis materialenummeret på et fjernlånt materiale undtagelsesvis ikke er blevet overført automatisk, kan det registreres manuelt. Materialenummeret fra chippen overføres til materialenummerfeltet ved hjælp af (Alt+højrepil). Det er en forudsætning at der ikke er flueben i Programmer chip.

21 Andre fjernlån Find det aktuelle fjernlån frem. Hvis materialet har et materialenummer, indtastes/indlæses dette i feltet: "Mat.nr." efterfulgt af (Shift+F8) "Opdater". Materialet vil blive beholdningsregistreret, idet koden "fje" bliver indsat på alle profilniveauer. Hvis materialet ikke har et materialenummer, skal der i stedet genereres et ved tryk på (Shift+F9) "Beh.reg.". Herved vil der blive genereret et materialenummer der begynder med "I", og der vil samtidig blive sat koden "fje" på alle profilniveauer, hvorved materialet beholdningsregistreres. Benyttes sjældent. Skift til status 44 "Kan afhentes" eller 45 "Kan selvafhentes", hvorefter der umiddelbart udskrives en fjernlånnote, og der lægges en hjemkommet meddelelse til låneren i ventekø alternativt sendt en og / eller en sms meddelelse. Materialenummeret bruges ved udlån og aflevering af det fjernlånte materiale. Udlånsperioden for beholdningsposter med en bestemt profil, kan trimmes efter ønske. Det er muligt at sætte en udlånsperiode - der afviger fra standard - for det aktuelle fjernlån i feltet "Udlånsperiode". 8.6 Forlængelse af afhentningsfrist og selvafhentning Hvis man vil forlænge afhentningsfristen for et fjernlånt materiale der skal selvafhentes, kan der være behov for at få systemet til at "trække" et nyt "løbenummer", der tager højde for den nye afhentningsfrist. 1. Find det aktuelle fjernlån frem. 2. Skift til status 80 "Pakkes og afs." og tryk "Opdater" (Shift+F8). 3. Skift tilbage til status 45 "Kan selvafhentes" og tryk "Opdater" (Shift+F8). Der vil umiddelbart blive udskrevet en fjernlånsnote med det nye løbenummer. 8.7 Påmindelse til fjernlån til afhentning På samme vis som man i DDElibra kan sende påmindelse til låner om, at afhentningsfristen på reserveringer nærmer sig, kan man også sende en påmindelse til låneren om, at afhentningsfristen på fjernlånt materiale nærmer sig. Det vil sige, at der kan sendes en påmindelse til låneren f.eks. 2 dage før afleveringsfristens udløb, om at der står materiale klar til afhentning, som låneren endnu ikke har hentet.

22 Sletning af fjernlån via DDElibra Web, der ikke er klar til afhentning, kan slettes af låneren via DDElibra Web. der slettes, vil skifte status, så der er mulighed for at søge dem frem i GUI med henblik på opfølgning. 8.9 Afbestilling af fjernlån Hvis et fjernlån, der er bestilt online - via Z39.50, Netpunkt eller Zpunkt, afbestilles (der skiftes status til "Afbestilt" eller en anden status, der findes i trimmeværdien "CIcr cancelstatus"), vil den tilhørende reservering hos långivende bibliotek automatisk blive slettet, og der vil ikke blive genereret en udskrift. Hvis der ikke kan opnås forbindelse med det långivende bibliotek, vil den relevante meddelelse dog blive genereret Udlån af materiale Materialet udlånes i modulet "Udlån". Udlånstiden vil evt. skulle ændres manuelt til den tilladte udlånstid, hvis denne afviger fra standardlånetiden, og der ikke er registreret en udlånsperiode i "Beholdning". ets status vil automatisk blive ændret til 46 "Afhentet". Hvis materialenummeret ikke fremgår af materialet, vil det genererede nummer kunne ses i "Ekspedition" i fanen "Bestillinger", hvorfra det er muligt at kopiere det og tage det med til "Udlån" Udlån af fjernlån, der er bestilt af anden låner Det er muligt at udlåne materialet til en anden låner end den, der har bestilt det. Inden udlånet gennemføres, giver systemet besked om, at fjernlånet er til en anden låner, og der kræves en godkendelse. Udlån vil blive registreret på den låner, der reelt har modtaget materialet, og fjernlånsposten vil samtidig blive opdateret med samme låner. Ved udlån af et fjernlånt materiale, der er bestilt til en anden låner, vises en popup med oplysning om, hvem materialet er bestilt til (Navn på anden låner) Kopi til låner via I er der indført en nemmere måde at håndtere fjernlån, hvor der skal sendes en kopi til låner via . Funktionen Send kopi (Shift+F5) åbner en popup med mulighed for at angive en s emnefelt, samt evt. tekst til fjernlånets status-note. Vælger man Send starter -klienten op med udfyldt emnefelt og låners adresse indsat. Samtidig skifter fjernlånet status til 29 Kopi til låner. Personalet skal blot vedhæfte kopien som attachment i mailen.

23 23 Bemærk, at der kan blive udskrevet en fjernlånsnote ifm. "Send", hvis det er trimmet, at der skal udskrives en fjernlånsnote ved skift til status Autoudlån til bestemte lånerkategorier I lighed med bibliotekets egne materialer kan der nu foretages autoudlån af fjernlånte materialer til bestemte lånerkategorier Aflevering af materiale Materialet afleveres i modulet "Aflevering". Ved aflevering ændres fjernlånets status automatisk til enten 80 "Pakkes og afs. uden køreseddel" eller status 81 Pakkes og afs.- med køreseddel. Efter ca. 4 dage (trimbart) skifter status automatisk til 88 "Afsluttet", og samtidigt bliver lånerens kortnummer slettet fra fjernlånsregisteret. I forbindelse med afleveringen udskrives en fjernlånsnote med bl.a. fjernlånsnummer, titeloplysninger, og hvilket bibliotek materialet er lånt fra og dermed skal returneres til. et er afsluttet, men den bibliografiske post ligger stadig i den logiske base "fje", og er derfor fuldt søgbar. Man vil senere kunne blade igennem afsluttede fjernlån, og se på f.eks., hvor ofte en bestemt titel lånes udefra og sorteringsanlæg Ved aflevering af fjernlån i en sorteringsautomat kan materialerne sorteres ud på enkeltbiblioteker Forventet leveringstid i stedet for Reserveret som nr. I forbindelse med Z39.50 / z-bestil-bestillinger får man (ofte) en tilgængelighedsdato retur, når et materiale reserveres. Fra og med version 9.9 udskrives forventet leveringstid = tilgængelighedsdato i fjernlånsudskrift nr. 24 (Reservationsbrev) til låner i stedet for kønummer. Bemærk, at det i praksis er udløbsdatoen, der udskrives.

24 Fornyelse af fjernlånt materiale Hvis materialet er bestilt online via z39.50 eller downloadet fra netpunkt, og långivende bibliotek anvender DDElibra, vil det være muligt at sætte systemet op til at foretage online forespørgsel om fornyelse hos långivende bibliotek, når materialenummeret indlæses i "Fornyelse", eller materialet tages med til "Fornyelse" fra "Lånerstatus". Hvis materialet kan fornyes, vil der som ved egne materialer komme en dato i feltet "Ny afl. frist", og materialet vil beholde sin status som "Udlånt". Kan materialet ikke fornyes, vil der som ved egne materialer, der ikke kan fornyes, ikke være en dato i feltet "Ny afl. frist". Det vil på sædvanlig måde være muligt at gennemtvinge en fornyelse, hvorved fjernlånet vil skifte status til "Fornyet med forbehold". Dvs. at hvis et fjernlån bestilt via Z39.50 eller Netpunkt forsøges fornyet online, vil materialet blive fornyet umiddelbart, hvis långivende bibliotek accepterer fornyelsen og fjernlånet vil skifte til status 56 " er fornyet over for låner og bib". Materialet vil desuden blive fornyet på långivende bibliotek. Fornyelsen vil også ske, selv om man ikke har anvendt det originale materialenummer. Hvis långivende bibliotek ikke accepterer fornyelsen, vil man få besked om at fjernlånet ikke kan fornyes. Accepteres dette ændres til status 52 "et kan ikke fornyes". Hvis fornyelse ikke er mulig, vil der være mulighed for at gennemtvinge fornyelsen, og materialet vil i givet fald få status 48 "Fornyet med forbehold". Det samme sker, hvis der ikke kan opnås forbindelse til långivende bibliotek, her fås spørgsmålet: "Der kan ikke opnås forbindelse til långivende bibliotek. Gennemfør fornyelse?" Det er en forudsætning, at det bibliotek man forsøger at forny online hos, er et DDElibra-bibliotek. Det er trimbart, om forespørgsel sendes automatisk, eller efter godkendelse af, at en forespørgsel ønskes afsendt. Ved forsøg på fornyelse af et fjernlån, der er fornyet med forbehold, bliver man nu advaret om, at det er et fjernlån. Hvis fjernlånet ikke kan fornyes, i overensstemmelse med optrimmede begrænsninger, kommer der nu en advarsel om, at fjernlånet ikke er fornyet. Det er muligt at sætte systemet op, så fornyelse kun kan ske xx dage inden afleveringsfristen. Det kan sættes op for det enkelte fjernlån, for hvert af de långivende biblioteker og for alle fjernlån (trimbart). Systemet ser først på det enkelte fjernlån, og hvis fornyelsesbegrænsningen er sat op der, vil denne begrænsning blive anvendt. Findes der ingen begrænsning på det konkrete fjernlån, vil en evt. begrænsning hos långivende bibliotek (i lånerregisteret) blive anvendt. Findes der heller ingen begrænsning her, vil en evt. trimning blive anvendt.

25 shistorik: Viser alle online fornyelser Når et fjernlån bliver fornyet online skiftes status til 56. Der indsættes i 9.9 en ny række i historikken for hver gang fjernlånet bliver fornyet, hvor udløbsdatoen samtidig ændres Fraværsperiode for fjernlån Vers. 9.9: et skifter ikke status til opfyldt, såfremt låneren er fraværende. I stedet bliver der skrevet en meddelelse øverst på fjernlånsnoten med fed skrift: LÅNER ER FRAVÆRENDE Der sendes dermed ikke nogen meddelelse til låneren. Materialet kan så enten blive lagt til side med noten eller alternativt blive sendt tilbage. Fra og med vers sættes låners fraværsperiode på reserveringen hos långivende bibliotek, således at unødig materialetransport undgås. Vær opmærksom på, at både långivende og låntagende bibliotek skal være opgraderet til 9.10, før det virker Fraværende lånere og rykkere til långivende bibliotek Långivende bibliotek vil ikke blive rykket, såfremt låneren hos låntagende bibliotek er fraværende. Långivende bibliotek rykkes først, når lånerens fraværsperiode er udløbet Aldersbegrænsning ved fjernlån Mulighed for at håndtere aldersbegrænsning f.eks. ved bestilling af film. Hvis låneren er for ung til at bestille/låne filmen, sættes en fjernlånsstatus, som dels sender besked til låneren om, at materialet ikke kan bestilles/lånes pga. aldersbegrænsning, og dels afbestiller/sletter bestillingen igen hos det långivende bibliotek Vedligeholdelsesrutiner For at være sikker på at ingen fjernlån bliver glemt i systemet, skal man jævnligt fremsøge "Forældede" fjernlån, dvs. fjernlån, der har en udløbsdato eller interessedato, der er ældre end dags dato. Hvis eksempelvis et fjernlånt materiale, der parat i udlånet, ikke bliver afhentet af låneren, vil man kunne finde det frem ved søgning efter forældede fjernlån. Man bør desuden fremsøge fjernlån slettet af låneren via Web. Tilsvarende skal man jævnligt udskrive alle udskrifterne fra ventekøen.

26 Sletning af reservering hos långivende bibliotek Hvis långivende bibliotek sletter en reservering, der er oprettet ved en online bestilling, vil der blive spurgt, om der skal gives besked til låntagende bibliotek. Hvis der svares ja, vil fjernlånet hos låntagende bibliotek skifte til status 08 "Materialet kan ikke leveres". I den interne note vil der stå: "Reserveringen slettet hos långivende bibliotek". med status 08 "Materialet kan ikke leveres" bør derfor fremsøges jævnligt, med henblik på opfølgning Udskrivning Fra fjernlånsmodulet er det muligt at udskrive det fjernlån, der vises i formularen. Tryk (Ctrl+P) "Udskriv" hvorefter en udskrivningsdialog vises. Dialogen har følgende felter: Feltbetegnelse: Format Printer -adr. Indhold: Felt til angivelse af udskriftformat. Mulige formater kan ses og vælges fra dropdown boks. Ved aktivering af udskrivningsdialogen vil destination være udfyldt med defaultprinter. Alternativt kan anden printer, filnavn eller e- mailadresse angives. Hvis feltet efterlades tomt udskrives til standardprinter. Hvor den aktuelle låners adresse (hvis der findes en) vil være indsat. Når dialogen er udfyldt, er der mulighed for at: - udskrive til printer (Alt+U) - udskrive til skærm (Alt+T) - sende som (Alt+E) - annullere (Alt+A) Udskrivning af ventekø Udskrives fra modulet "Udskrivning".

27 Gensendelse af fjernlånsmeddelelser smeddelelser som er sendt pr. , kan nu gensendes ligesom reserveringsmeddelelser og påmindelser. Dette gøres ved at skrive i -feltet i formularen og vælge udskrivning (f.eks.) til Word. Der kan ikke vælges "Udskriftstype" eller specifikke e- mail-adresser, hvis man gensender /sms, men der kan angives et vilkårligt datointerval. Genudskrivning af reserveringsmeddelelser, hjemkaldelser og fjernlån via /sms er desuden forbedret, så man får vist hvor mange /sms der er sendt, og ikke blot får "Intet at udskrive" Køreseddel, navneform for afsætningsbibliotek Kulturstyrelsen har revideret specifikationen af køreseddel, således at der skal anvendes en særlig kort navneform for afsætningsbibliotek. Fra 9.10 indeholder køresedler fra DDElibra den korte navneform for afsætningsbibliotek. Det er en forudsætning at biblioteket henter data via VIP som webservice. 9 Statuskoderne og deres betydning I det følgende gennemgås de forskellige standard fjernlånstilstande. Tilstandene afspejler en bestemt status fjernlånet har i forhold til långivende bibliotek og låneren. Sammenhængen imellem de enkelte statusskift og tilhørende udskrifter/mail/sms er beskrevet nedenfor. De enkelte udskrifters ordlyd fremgår af afsnittet "Udskrifter". Udskrifter, der genereres automatisk i forbindelse med statusskift, vil blive lagt i "Ventekø", hvorfra de efterfølgende kan udskrives. Der er i beskrivelsen også lagt vægt på de mange automatiske skift, der sker ved Z39.50 bestillinger. Det er ikke meningen, at alle fjernlån skal gennemgå samtlige tilstande og dermed samtlige status, men kun dem, der er relevante for det aktuelle fjernlån. Eksempelvis er det ikke alle fjernlån, der fornyes, og det er heller ikke alle fjernlån, der skrives regning på. Et normalt fjernlån vil ofte kun skulle gennemgå et statusforløb med disse faser: Bestilt - materialet er bestilt Kan afhentes/selvafhentes - materialet er modtaget og er parat i udlånet Afhentet - materialet er afhentet af låneren Pakkes og afsendes - materialet er returneret fra låneren Afsluttet - materialet er afsendt til långivende bibliotek. Dokumentationen beskriver, hvorledes en status opfører sig i standardoptrimningen, og man skal derfor være opmærksom på, at det enkelte bibliotek kan have fået ændret denne standard.

28 28 Trimningen af en status kan have betydning for: en z39.50 initieret opdatering af fjernlånsstatuskoden (beskrevet nærmere i næste afsnit) om der skal være en automatisk udskrift/afsendelse af mail, når fjernlånet skifter til status hvor lang tid der går, inden en status udløber om der automatisk skal skiftes til en ny status, hvis udløbsdatoen overskrides hvilken status der skal skiftes til ved udlån hvilken status der skal skiftes til ved fornyelse hvilken status der skal skiftes til ved aflevering om der skal skiftes status, hvis interessedatoen overskrides Z39.50 initierede opdateringer med automatiske Z39.50 opdateringer kan initieres på to måder. ene initieres med hver sin statuskode. et oprettes umiddelbart med status 11 (Downloaded) ved bestilling via Netpunkt. Sker bestillingen via søgning fra GUI-klienten, oprettes fjernlånet umiddelbart med status 09 (Z39.50 bestilling). Det efterfølgende forløb er det samme for disse bestillinger (status 09 og 11): Hændelse Status Transtype Der er oprettet en reservering* status 14 Bestilt og res Hold Materialet kan ikke leveres status 08 Materialet kan Unfilled/canceled ikke leveres Materialet kan leveres status 12 Kan leveres nu Supply Materialet udlånes fra långivende** status 15 Mat. Afsendt Shipped * Långivende bibliotek (DDElibra-biblioteker) sender en dato svarende til tilgængelighedsdato (estimated-date-available). Denne dato tillægges dage jfr. trimmeoption. Udløbsdatoen på fjernlånet opdateres automatisk med denne dato. ** Forudsætter at fjernlånsgivende bibliotek har sat systemet op til at sende stregkode: DDElibra-biblioteker: Generel trimmeoption for ship skal være slået til. Ud over dette skal det enkelte biblioteks zservertrimning have shipped slået til. For det sidste gælder, at hvis der anvendes VIP som webservice er det automatisk slået til.

29 29 Hvis der ikke kommer svar fra långivende, vil statuskoderne 09 og 11 efter 7 dage skifte til 07 (Ingen svar) og der forventes da manuel efterbehandling Hvad sker ellers automatisk? Shipped: Materialenummer sendes til låntagende biblioteks fjernlånsmodul, når långivende bibliotek udlåner materialet. et opdateres med materialenummeret. Hvad sker, hvis långivende bibliotek på et tidspunkt sletter reserveringen: Status ændres i fjernlånet til 08 Materialet kan ikke leveres (unfilled). Man kan da forsøge at lokalisere det på et andet bibliotek Hvad sker der, hvis låntagende bibliotek sletter fjernlånet: Slettes reserveringen hos långivende? Nej. Kun hvis der skiftes til Afslut-status. Hvad sker der, hvis man skifter til en Afbestil-status i fjernlånsmodulet: Der bliver sendt en Z39.50 cancel fra fjernlån, hvis der skiftes til en status der i trim er defineret som cancel-status. En modtaget cancel hos långivende vil medføre at reserveringen slettes. Afbestiller en låner en bestilling via web, skiftes endvidere til status 40 Annulleret. ønskes fornyet på det låntagende bibliotek. (Hvordan er dialogen helt præcis): Forny kan have to parametre 1 eller 2. Biblioteker, der udelukkende anvender VIP som WEB-service, anvender automatisk parameter 1. Parameter 1: Denne parameter anvendes automatisk, når man anvender VIP som webservice. Der afsendes automatisk en anmodning om fornyelse, når fjernlånets materialenummer aflæses. Der sker efterfølgende det, at der automatisk svares ja på spørgsmålet nævnt nedenfor under parameter 2: "Materialet er fjernlånt. Skal online forespørgsel om fornyelse afsendes?" Parameter 2: Der spørges først, om der skal sendes en anmodning om fornyelse. Muligt ved manuelt trimmede Z39.50-opsætning. Der spørges før fornyelse forsøges via Z39.50, og der vil ske følgende: Når fornyelse forsøges og systemet har konstateret (se ovenfor) at det kan ske via Z39.50, får man spørgsmålet: "Materialet er fjernlånt. Skal online forespørgsel om fornyelse afsendes?" Svarer man ja, bliver fornyelse via Z39.50 forsøgt. Svarer man nej, får man spørgsmålet: "Materialet er fjernlånt. Gennemfør fornyelse?"

30 30 Hvis man svarer ja, og fornyelsen bliver gennemført hos långivende bibliotek, sker fornyelsen også umiddelbart lokalt (hos låntagende) i fornybilledet. et skifter status til 56 Fornyet (jfr. trimmeparameter) og afleveringsdato opdateres med ny frist. Fornyelsen hos långivende bibliotek vil ske nøjagtig, som hvis man fornyer i skranken, dvs. afleveringsfrist rykkes og transaktionen kan ses i statistiktabellerne (Transaktioner på matnr/materialehistorik). Hvis fornyelse ikke kan lade sig gøre hos låntagende (fornyelsesbegrænsning, låner er blokeret, regning er oprettet på udlånet osv.) får man spørgsmålet: "Fornyelse nægtet af långivende bibliotek. Gennemfør fornyelse?" Svarer man ja, sker fornyelsen lokalt, og i dette tilfælde skifter fjernlånet til status 48 (et er fornyet med forbehold). Det samme sker, hvis der ikke kan opnås forbindelse til långivende bibliotek, her fås spørgsmålet: "Der kan ikke opnås forbindelse til långivende bibliotek. Gennemfør fornyelse?"

31 Statuskodeoversigt/egenskaber - oversigt Det skal altid vurderes, om biblioteket skal have ændringer til denne standard. Der kan være tale om ændring af tidsfrist til skift til ny kode. Statuskode Forklaring 02 Overf. Reservering - overført fra reservering 04 Verificeres - Det verificeres om materialet eksisterer 07 Ingen svar - Undersøges eller lokaliseres 08 Kan ikke leveres - Det undersøges hvor materialet kan findes 09 Z39.50 bestilling - Z39.50 fjernlån 11 Downloadet - downloadet fjernlån 12 Bestilt/Kan leveres nu - bestilt fra långivende bibliotek 13 Bestilt A4 - bestilt på A4 formular 14 Bestilt og reserv. - Bestilt og reserveret hos bib. 15 Mat. afsendt - Materiale afsendt fra långiver 16 Rykkes 1. gang - et påmindes långivende bibliotek 20 Rykkes 2. gang - rykker långivende bibliotek 2. gang Tidsfrist Automatisk ny status når tidsfrist udløber PM Z 4 Z / / P / 24 44/45 PM / 44/ / 44/ / 44/45 Status ved aflevering Udskriftsnummer i printkø / Z-opdatering Z Z 10 P 15 P

32 32 24 Rykkes 3. gang - rykker långivende bibliotek 3. gang 26 Til brug på læsesal - Materrialet er hjemkommet fra långivende bib. 28 Modtaget - Materialet er modtaget fra långivende bib. 29 Kopi til låner - Kopi sendt til låner 32 Ej modtaget - materialet kan ikke fås fra långivende bib 36 Oplysn. Ønskes - der indhentes mere information fra låner 40 Annulleret * - et er annulleret 43 Afbestilt - Materialet er afbestilt hos långivende bib. 44 Kan afhentes - et til afhentning 45 Kan selvafhentes - et til afhentning 46 Afhentet - et afhentet af låner 48 Fornyet forbeh. -et er fornyet med forbehold 52 Ej fornyet - et kan ikke fornyes 56 Fornyet - et er fornyet over for låner og bib 30 28/ 44/45 20 P P 4 28/ 44/ P PM Z PM PMS PMS 30 80/ /81 30 (PM) Evt. Z-opdateret hvis forny ikke accepteres) 10 80/81 35 PM 30 80/81 Z-opdateret fra långivende bibliotek 60 Pris ønskes - Långivende bliver forespurgt om pris på mat 30 80/81 40 P

33 33 64 Pris modtaget - Långivende bibliotek har krævet mat. Hjem 68 Betales - Långivende bliver betalt 72 * 76 * for materialet Betalt - et er afregnet med låner og bib Ikke betalt - et er afregnet bib men ikke låner 80 Pakkes og afs. - et er til pakning uden køreseddel 81 Afleveret *** - Med køreseddel 84 Int.dato overskred - Interessedato er overskredet, fjernlån afsluttet 87 * 88 * Retur uden udlån - Afsluttet Afsluttet 30 80/ /81 45 P 0 80/ / P Markeringen ***: Forudsætter at opdatering af fjernlån også kan ske i automater/filialer. Brugergruppen for filial/automat skal sættes op til at skifte til status 80 ved aflevering, og uden køreseddel. Dvs. alle statuskoder fra 46 til 76 skal skifte til 80, - undtaget herfra er logins knyttet til brugergruppe, der ønsker køreseddel. Disse skifter til status 81 ved aflevering. På hovedbiblioteket/fjernlånskontoret foretages med andre ord en ny aflevering, der opdaterer til status 81, og køreseddel printes.

34 34 NB! Markering * betyder at lånerreference fjernes ved skift til denne status. Om kolonnen"udskriftnummer i printkø" er angivet en eller flere af disse "PMZ" P betyder print M betyder mail (afhængig af hvilke mail-formater der er ønsket) S betyder SMS Z betyder, at det er en z39.50-transaktion der har foranlediget skiftet og der sendes ingen mail/papirudskrift til långivende besked. Der opdateres via Z39.50 i fremmed base. Hvis fjernlånet ikke indeholder de nødvendige identifikationer i noten, sendes mail i stedet for Z3950 opdatering. Praksis ved modtagelse af fjernlånt materiale: Nogle steder i skemaet ovenfor i kolonnen med statusskift ved aflevering udfyldt med: 28 44/45 28 er status "Modtaget" og status 44/45 er "Klar til afhentning/selvafhentning". Der skal tages stilling til hvilket statusskifte, der skal ske. Dette afhænger af, hvordan man plejer/eller beslutter sig for at håndtere modtagelse af materialer. Ud over statusskifte ved aflevering sættes systemet normalt op til, at status 44/45 er statuskoder, der resulterer i en af disse to reaktioner ved aflevering: snote. Hvis materiale afleveres det sted det skal lånes (svarende til reserveringsnote). Fratagningsnote. Hvis materialet skal sendes et andet sted hvor der er afhentning (svarende til fratagningsnoten kendt fra reservering) Er der trimmet til skift til status 44 eller 45 ved aflevering, vil der kun ske skifte til en af disse koder, hvis materialet er fremme ved afhentningsstedet. Dvs. et fjernlån kan blive stående med f.eks. status 15 (Materiale afsendt) selv om det er modtaget på biblioteket. Er der trimmet til, at alle bestillingsstatuskoderne før status 28 skifter til status 28 ved aflevering, vil det betyde, at der ved aflevering sker et skifte til status 28 (Modtaget). Herved opnås, at man på statuskoden kan se, at fjernlånet er i huset. Afleveres nok engang, kan status 28 være sat op til, at den skifter til status 44/45, hvis fjernlånet er fremme ved afhentningsstedet. Statuskodeskiftet til status 28 kan også ske manuelt. Efter der er skiftet til status 28, kan man aflevere og have trimmet til, at status 28 ved aflevering skifter til status 44/45, hvis det er fremme ved afhentningsstedet.

35 Bilag 2 - Udskrifter I systemet findes følgende standardudskrifter: Udskrift Ordlyd 07 Bestilling A4 A4! 10 Påmindelse til bib. "Hermed rykker vi for materialet. Materialet blev bestilt hos jer den xx.xx.xx." Rykker til bib. "Hermed rykker vi igen for materialet. Materialet blev bestilt hos jer den xx.xx.xx." Rykker til bib "Hermed rykker vi igen for materialet. Materialet blev bestilt hos jer den xx.xx.xx." 21 Lånernote meddelelse Indholdet af feltet "Lånernote." 22 Ekstra information "Materialet kan ikke findes med de foreliggende informationer. Hvis vi kan få yderligere oplysninger, eventuelt kopi af din kilde, inden den xx.xx.xx, kan vi fortsætte søgningen." 23 Reserv. udløb brev "Materialet, der er reserveret til dig, er desværre ikke hjemkommet endnu. Hvis du stadig er interesseret i materialet, kan vi forsøge at skaffe det fra et andet bibliotek. Vil du venligst give besked herom inden den xx.xx.xx." 24 Reservationsbrev "Materialet er reserveret til dig hos xxx hvor det står i kø som nr. x. Du vil få yderligere besked, når vi får materialet hjem." 25 Annulleringsnote "Vi har slettet din bestilling af materialet. Hvis det stadig ønskes, beder vi dig genbestille det." 26 Hjemkommet,læsesal "Er hjemkommet til brug på læsesal og bedes benyttet inden den xx.xx.xx. Benyttelsessted: xxx." 27 Hjemkommetbrev "Materialet er hjemkommet og bedes afhentet senest den xx.xx.xx. Afhentningssted: xxx." 28 Kan ikke skaffes "Materialet kan desværre ikke skaffes. Såfremt andre materialer kan bruges i stedet, er vi naturligvis villige til at prøve at fremskaffe disse."

36 36 29 Kopi til låner "Hermed fremsendes ønsket materiale. Materialet kan beholdes." 30 Fornyelsesanmodning "Vi ønsker hermed at forny vores lån af materialet." 31 Klar til selvafhentning "Materialet er hjemkommet og bedes afhentet senest den dd.mm.yyyy. Materialet er placeret på hylden under nr.: xx Afhentningssted: X-bibliotek." 35 Fornyelses annullering "Det bibliotek, der har lånt os materialet, har desværre ikke mulighed for at forlænge lånetiden. Vi beder dig derfor om, at aflevere det snarest." 40 Prisforespørgsel "Da materialet er bortkommet hos os, vil vi gerne bede om en erstatningspris." 42 Interesseudløb "Da den interessedato, du har angivet for materialet er overskredet, har vi standset søgningen efter det. Hvis du alligevel ønsker materialet, beder vi dig genbestille det." 43 Afbestilling hos bib. Vi afbestiller hermed tidligere bestilling på materialet, da det ikke længere har interesse." 45 Følgeseddel "Hermed fremsendes erstatningsbeløb for materialet. Vi regner hermed sagen for afsluttet." 50 Adresselabel Navn og adresse på långivende bibliotek 51 Adresselabel 2 Som udskrift 50. Kan benyttes hvis man har 2 forskellige labelformater. Idet det så er muligt at trimme en anden placering af adressen på labelen end på den tilsvarende udskrift 50. Ud over den nævnte ordlyd vil udskrifterne indeholde oplysning om det bestilte materiale, adressat og afsender.

37 37 10 ILL transaktioner via ISO I DDElibra er det muligt at benytte de nye standarder for fjernlånstransaktioner og bestandsinformation ISO og ISO De nye ISO standarder er en mere enkel løsning til erstatning for den nuværende Z39.50-baserede løsning. Der vil ikke umiddelbart være synlig forskel for biblioteket - men de nye standarder giver flere fordele. Den største fordel er, at det bliver muligt løbende at spørge långivende bibliotek om status på et materiale. NB: Implementeres af Axiell uden beregning 11 Status fra långivende bibliotek Implementering af ISO ILL giver mulighed for, at låntagende bibliotek løbende kan forespørge långivende bibliotek om status på et fjernlån. Status vises ved at trykke på knappen "Status" (Ctrl+Shift+F8). Hvis fjernlånet ikke er oprettet via ISO 18626, vil knappen være inaktiv. Hvis fjernlånet har en status, der er 14 (Bestilt og reserv.) eller mindre, vil fjernlånet automatisk blive opdateret med evt. ny status/udløbsdato, som er modtaget fra långivende bibliotek i forbindelse med forespørgslen. 12 Postkassekvitteringer via OrderReceipt service Postkassekvitteringer fra DBC, dvs. kopier af bestillinger foretaget i bibliotek.dk/netpunkt, er indtil nu blevet leveret via mail i formatet ILL0. Dette har traditionelt medført en del administration af mailboxe til postkassekvitteringerne plus, at det har været vanskeligt at fejlfinde, når der f.eks. har været problemer med mailopsætning og -kommunikation med eksterne mailservere. DBC har udviklet en OrderReceipt service, som giver mulighed for at postkassekvitteringer kan leveres direkte til en service i bibliotekssystemet og dermed kan man undgå administration og vedligeholdelse af mailkonti til formålet. DDElibra understøtter fra version OrderReceipt servicen. NB: Implementeres af Axiell uden beregning