Slaglille Bjernede Gymnastik & Idrætsforening

Transkript

1 Slaglille Bjernede Gymnastik & Idrætsforening

2 Indhold Velkommen 3 SBG&I Organisation 4 SBG&I s Vedtægter 1 5 SBG&I s Vedtægter 2 6 SBG&I s Vedtægter 3 7 Adresseliste 8 Forretningsorden 9 Retningslinjer for økonomi 1 10 Retningslinjer for økonomi 2 11 Fodbold 12 Gymnastik 13 Badminton 14 Cykel motion 15 Krolf 16 Dans 17 Sponsor 18 Børneattester 1 19 Børneattester 2 20 Fotografering af aktive 1 21 Fotografering af aktive 2 22 Fotografering af aktive 3 23 Hjemmeside 24 Idrættens fælles forsikring 25 Førstehjælpskasser / Hjertestarter 25 Nøgler og Chip nøgler 26 Brug af lokaler og omgangstonen 27 Foreningshåndbog - side 2

3 Velkommen i Slaglille Bjernede Gymnastikforening Det er med stor glæde, at vi kan præsentere SBG&I s foreningshåndbog. I denne forsøger vi i kort form at give foreningsledere og instruktører et overblik over foreningens arbejde, Aktiviteter m.v. SBG&I s aktiviteter er stadig i udvikling. Hvilken vej de skal udvikles, er op til Jer og vore medlemmer. Vi har brug for Jer Jeres indsats og samarbejde, der gerne skulle være Sjovt Inspirerende Overkommeligt Udfordrende Udviklende Engagerende Med håbet om fortsat godt samarbejde Foreningshåndbog side 3 Hovedbestyrelsen

4 SBG&I - Organisation Generalforsamling Hovedbestyrelsen Fodbold Gymnastik Badminton Cykelmotion Sponsor SBGI AFGI Krolf Hovedbestyrelsen, som består af Team AS Dans Fodboldskole Foreningshåndbog side 4 Formand Næstformand Kasserer Sekretær 2 Bestyrelses medlemmer Vælges på den ordinære Generalforsamling i marts måned. Hovedbestyrelsen er bemyndiget til at træffe de fornødne beslutninger.

5 SBG&I s Vedtægter 1 Foreningens navn er: Slaglille-Bjernede Gymnatik og Idrætsforening. Stiftet den 22 marts, 1870 (kreds 33) Hjemsted: Sorø Kommune. 2 Foreningens formål er ved idræt og andet kulturelt virke at fremme den enkeltes og fællesskabets sundhed og trivsel. 3 Foreningen er tilsluttet Sorø amtsforening og dermed undergivet amtsforeningens vedtægter 4 1. Som aktive medlemmer kan optages børn og voksne, når de vedkender sig nærværende vedtægter. Som støttemedlemmer kan optages enhver. 2. Bestyrelsen kan udelukke et medlem, når den finder grund dertil. Det udelukkende medlem kan anke kendelsen på førstkommende generalforsamling Foreningen ledes af en bestyrelse, der består af: A. Formand B. Næstformand C. Kasserer D. Sekretær E. Mindst 2 bestyrelsesmedlemmer F. Formændene for de i 6 anførte udvalg 2. Herudover vælges 1 suppleant 3. Bestyrelsen vælges for 2 år, og fordeles således, at halvdelen vælges i lige år og den anden halvdel vælges i ulige år. Suppleanten vælges for 1 år. 4. Valgbar er ethvert medlem, der er fyldt 16 år. 5. Bestyrelsen skal konstituerer sig selv senest 15 dage efter generalforsamlingen og fastsætter selv sin forretningsorden. 6 Foreningen kan efter godkendelse på generalforsamlingen nedsætte udvalg for gymnastik, idræt og andre udvalg som arbejder for at fremme klubbens aktiviteter. Valgene sker i henhold til 5 og 7. Foreningshåndbog side 5

6 7 1. Udvalgene arbejder selvstændigt, men under ansvar over for den samlede bestyrelse. 2. For hver af de aktiviteter, der er godkendt som selvstændigt aktivitetsområde, vælges et udvalg på mindst 3 medlemmer, som konstituerer sig selv. 3. Foreningens formand, næstformand og kasserer har ret til at overvære udvalgsmøder. 8 Medlemskontingentet fastsættes hvert år på den ordinære generalforsamling Foreningens medlemmer, udvalgsmedlemmer og bestyrelsesmedlemmer, hæfter ikke personligt for de for foreningen indgåede forpligtelser, for hvilke alene foreningen hæfter med den respektive formue. 2. Foreningens medlemmer har ikke nogen økonomiske forpligtelser over for foreningen ud over kontingentforpligtelsen. 3. Foreningens medlemmer har ikke krav på nogen del af foreningen formue eller udbytte af nogen art Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen, der holdes inden 1. april og annonceres på foreningens hjemmeside og/eller i dagspressen/foreningens sociale medier med 14 dages varsel. 2. Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 8 dage før. 3. Kun fremmødte aktive medlemmer, der er fyldt 14 år, har stemmeret. 4. På generalforsamlingen afgøres alle sager ved almindelig stemmeflertal (over halvdelen), dog kræves til udelukkelse af et medlem, samt til ændringer af disse vedtægter, mindst 2/3 af de afgivne stemmer for forslaget. 5. Der føres protokol over de vedtagne beslutninger. 11 På den ordinære generalforsamling behandles følgende: 1. Valg af dirigent. 2. Formandens beretning. 3. Forelæggelse af regnskabet. 4. Udvalgenes beretning. 5. Behandling af forslag. 6. Fastsættelse af medlemskontingent. 7. a. Valg af bestyrelse og suppleant i henhold til 5 b. Valg af udvalg i henhold til 7 c. Valg af revisor og suppleant 8. Eventuelt. Foreningshåndbog side 6

7 12. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når flertallet af bestyrelsen finder det fornødent, eller når mindst ¼ af foreningens aktive medlemmer stiller krav herom med forslag til dagsorden. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter, at kravet herom er modtaget, og den skal indvarsles i lighed med den ordinære generalforsamling. 13 Foreningen tegnes ved underskrift af formanden, dog ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom samt ved optagelse af lån af den samlede bestyrelse. 14 Vedtagelse i bestyrelse kræver, at over halvdelen af bestyrelsen stemmer herfor. Er der personsammenfald ved udvalgsformænd og bestyrelsesmedlemmer har personen kun én stemme i bestyrelsen. 15 Der føres protokol over vedtagne beslutninger. Protokollen underskrives af bestyrelsen. 16 Foreningens regnskabsår går fra 1/1 31/ Foreningen kan kun opløses, når 2/3 af deltagerne i 2 på hinanden følgende ekstraordinære generalforsamlinger stemmer herfor (se indkaldelse 12) 2. Ophører foreningen med at eksistere eller udmelder foreningen sig af amtsforeningen, skal den til denne aflevere samtlige herfra modtagne ejendele. 3. Udover det i stk. 2 nævnte tilfalder foreningens formue idræts- og ungdomsarbejdet i Sorø Kommune. Således vedtaget på ordinær generalforsamling den 24, oktober 1985 Ændringer vedtaget på ordinær generalforsamling den 5. februar 1992, ordinær generalforsamling den 5. februar 2009 og ordinær generalforsamling 23 marts Foreningshåndbog side 7

8 Adresse Liste: Adresselisten opdateres på Slaglille Bjernede Gymnastik og Idrætsforenings hjemmeside. Denne side er offentlig for alle, og hvis et bestyrelsesmedlem ikke ønsker at få oplyst sin adresse, mail eller telefonnummer, så giv besked til webmasteransvarlige for SBG&I s hjemmeside. Kontakt oplysninger for webmaster findes på hjemmesiden. Foreningshåndbog side 8

9 Forretningsorden Mødekalender for hovedbestyrelsen: Alle møder holdes i SBG&I s klublokale kl. 19:00 Tirsdag den 18. april 2017 Mandag den27. maj 2017 Fredag den 8. sep Klokken 17:30 Torsdag den.26. okt Onsdag den 7. feb Fredag den 16. marts klokken 18: Generalforsamling Dagsorden Referat Udsendes 14 dage før mødet til høring, tilføjelse samt siden sidst. Retur til sekretæren senest 8 dage før mødet. Endelig dagsorden udsendes 7 dage før mødet. Senest 14 dage efter mødet Kurser Foreningshåndbogen Generalforsamlingen Alle kurser bliver betalt af SBG&I eller samarbejdsforening. Husk gyldig kursusbeskrivelse Foreningshåndbogen ligger på SBG&I s hjemmeside. Udvalgene redigere deres egen oplysningsside efter generalforsamlingen. Bestyrelsen og udvalgene konstituerer sig senest 15 dage efter generalforsamlingen Foreningshåndbog side 9

10 Retningslinjer for økonomi Kontingent: Ansættelse: Fastlægges af bestyrelsen for et år af gangen. Der betales senest ved 3. træning. Det enkelte medlem tilmelder sig elektronisk via hjemmesiden eller en tilmeldings blanket som udleveres af instruktøren og betaler efterfølgende via bank overførsel eller kontant til kassereren. Alle instruktører udfylder en ansættelseskontrakt. Foreningshåndbog side 10

11 Retningslinjer for økonomi fortsat Møder: Budget: Som hovedregel afholder udvalgene møder i SBG&I s klublokale, som sender regningen direkte til kassereren. Såfremt der afholdes møder privat, dækkes rimelige mødeudgifter mod forevisning af kvitteringer. Budgettet følger kalenderåret. Hver afdeling afleverer budget på november mødet. Her gennemgås de enkelte afdelingers budget i fællesskab, inden de godkendes. Opfølgning på budgettet vil ske hen over året. Regnskab: Udarbejdes af kassereren og fremlægges på generalforsamlingen i marts, hvor hver afdelings regnskab bliver gennemgået. Foreningshåndbog side 11

12 Fodbold Team AS er et samarbejde i mellem fodbold afdelingerne i Alsted/Fjenneslev GI og Slaglille/Bjernede GI. Fodboldudvalget består pt. af 5 medlemmer. 3 stk. fra SBG&I og 2 stk. fra AFG&I. Udvalget sørger blandt andet for, at der er trænere, fordeling af spilletider, afholdelse af stævner, tilmelding til stævner, kurser m.m. Alle trænere bliver tilbudt at komme på de relevante kurser som udbydes, for hele tiden at styrke/højne deres viden om nye tiltag, træningsmetoder m.m. Alle ungdomsspillere bliver tilbudt at tage med på en trænings-, hygge- og samværsweekend. Alle ungdomsspillere bliver tilbudt at deltage i holdturneringer og stævner. Der bliver afholdt klubmesterskab, kommunemesterskab samt andre arrangementer efter behov. Overstående aktiviteter er alle med forbehold for antal tilmeldinger. Foreningshåndbog - side 12

13 Gymnastik Gymnastiken er et samarbejder mellem gymnastik afdelingen i Pedersborg Gymnastik/idrætsforening og Slaglille Bjernede / idrætsforening. Til Trænerne: Der afholdes 4 møder med trænerne i løbet af sæsonen. Før sæsonopstart Instruktørmøde efter opstart (Hvordan går det på holdene) Før opvisningen, hvor alt praktisk planlægges og gennemgås vedr. opvisningsdagen. Trænerafslutning Tilmelding og betaling foregår via internettet på PGIs hjemmeside. Trænerne får udleveret liste over deltagerne på holdet. Disse lister skal føres ved hver træning. Er der deltagere på holdet som ikke er registreret på listen, skal trænerne skrive disse på og efterfølgende kontakte udvalget, der vil sikre, at deltagerne bliver tilmeldt holdet via PGIs hjemmeside under tilmelding. I tilfælde af sygdom eller anden forhindring finder trænerne selv en afløser. Kan dette ikke lade sig gøre, kontaktes udvalget. Alle trænere bliver tilbudt at komme på de relevante kurser som udbydes, for hele tiden at styrke/højne deres viden om nye tiltag, træningsmetoder m.m. Udvalget består af 5 medlemmer. Som udvalgsmedlemmer er man valgt for en 2 årig periode af gangen. Der holdes møder i udvalget efter behov. Foreningshåndbog side 13

14 Badminton Badminton er et samarbejde i mellem badminton afdelingen i Alsted Fjenneslev Idrætsforening og Slaglille Bjernede Idrætsforening. Badmintonudvalget består af 3 udvalgsmedlemmer som sørger for fordeling af spilletider, afholdelse af stævner, tilmelding til stævner, m.m. Foreningshåndbog side 14

15 Cykelmotion Cykel afdelingen består af 3 udvalgsmedlemmer som sørger for cykelruter, afholdelse af cykelarrangementer, Tilmeldinger, m.m. Cykelmotion træner og cykler i sommer perioden på 2 ruter på hver sin længde så alle kan være med. Der cykles efter lovgivende færdselsregler og disse skal overholdes. Der skal cykles med cykelhjelm. Foreningshåndbog side 15

16 Krolf Krolf afdelingen er en underafdeling af gymnastikafdelingen som består af 3 udvalgsmedlemmer. Krolf er for alle. Formålet er først og fremmest at være et hyggeligt mødested for kvinder og mænd, unge og ældre, børn og voksne. Krolf foregår udendørs og er en motion i form af spil, gang og leg. Tilmelding og betaling foregår via holdkaptajnen til SBG&Is kassere. Udvalget sørger for fordeling af spilletider, afholdelse af stævner, tilmelding til stævner, m.m. i samarbejde med holdkaptajnerne. Foreningshåndbog side 16

17 Dans Danse afdelingen er en underafdeling af gymnastik afdelingen som består af 3 udvalgsmedlemmer. Vi tilbyder: Dans for mænd og kvinder. Standard dans og Amerikansk latinske dans. Her samles vi om dans og motion, leg og bevægelse og et godt fællesskab. Undervisningen varetages af erfarne instruktører som brænder for det. Tilmelding og betaling foregår via gymnastik udvalgsmedlemmerne til SBG&Is kasser. Trænerne: I tilfælde af sygdom eller anden forhindring finder trænerne selv en afløser. Kan dette ikke lade sig gøre, kontaktes udvalget. Foreningshåndbog side 17

18 Sponsor Sponsorudvalget består af 3 udvalgs medlemmer. Formålet med udvalget er at skaffe midler til klubben. Foreningshåndbog side 18

19 Børneattester i SBG&I Vedtaget af hovedbestyrelsen, som følge af lov, indført 1.juli Det er under strafansvar, at vi overholder reglerne. Børneattester skal indhentes for alle trænere, ledere og holdledere i SBG&I Undtaget er dog hjælpetrænere og ledere under 15 år. Undtaget er forældre og andre hjælpere som kører til stævner, kampe eller kortvarig hjælper til på en lejer eller ved et stævne. Børneattester skal indhentes inden ansættelse. Der skal ikke på ny indhentes attest for trænere, ledere, der skifter job eller træner for et andet hold i SBGI&I Vigtigt. Børneattester skal fornys hvert år. Før udfyldelse af rekvisitionen, som skal sendes til Det Centrale Kriminalregister, skal træneren/lederen give tilladelse til, ved underskrift af samtykkeerklæring, at vi indhenter børneattesten. Hvis træneren/lederen ikke giver samtykke til, at der bliver indhentet børneattest, må vedkommende ikke ansættes. Foreningshåndbog side 19

20 Børneattester i SBG&I Udvalgt bestyrelsesmedlem i hvert udvalg har ansvaret for udfyldelse af samtykkeerklæring med navn, adresse, personnummer og underskrift, samt løbende aflevere disse til udvalgt bestyrelsesmedlem i foreningsudvalget. Udvalgt bestyrelsesmedlem i foreningsudvalget udfylder og underskriver rekvisitionerne, samt indsender disse, Sammen med samtykkeerklæring til Det Centrale Kriminalregister. Vedkommende har ansvaret for: At vi får attesterne fra kriminalregisteret, At attesterne overdrages til DBU og DGI. Destrueres eller arkiveres forsvarligt. Foreningshåndbog - side 20

21 Fotografering af aktive Hvilke billeder må vi tage? Fotografering er tilladt på et frit tilgængeligt sted, med mindre fotografen er blevet bedt om at gå. Et idrætsanlæg vil normalt være et frit tilgængeligt sted. Fotografering af børn under 15 år kræver i princippet forældrenes tilladelse. Det er dog tilladt at tage situationsbilleder med børn, der opholder sig på et frit tilgængeligt sted, med mindre man er blevet bedt om at lade være. Hvilke billeder må vi offentliggøre? Den der vil offentliggøre et billede på tryk eller internettet, må overveje om billedet er lovligt optaget, om billedet er ophavsretsligt beskyttet, om det vil være krænkende for nogen, og billedet bruges i den sammenhæng, hvor det indgår. Billeder på internettet Mulighederne for at offentliggøre billeder på internettet er mere restriktive end i f.eks. Foreningsblade. På internettet får billedet i princippet en uendelig offentliggørelse, mens et blad har en mere begrænset udbredelse. Offentliggørelse af et foto af en genkendelig person på en hjemmeside betragtes som elektronisk behandling af personoplysninger, og den slags omfattet af persondataloven. Datatilsynet har lavet retningslinjer for, hvad der vil være muligt, og hvad der vil være ulovligt i forhold til persondataloven. Der vil dog altid være tale om en vurdering i det enkelte tilfælde. Datatilsynet skelner mellem Situationsbilleder Portrætbilleder Hvad der er hvad, bestemmes ud fra formålet med billedet Foreningshåndbog - side 21

22 Fotografering af aktive Situationsbilleder Et billede, der skal vise en situation, kan offentliggøres uden samtykke fra de personer, der er med på billedet, hvis Billedet vurderes som harmløst. Billedet er optaget på et frit tilgængeligt sted. Billeder fra arrangementer f.eks. et fodboldstævne, gymnastikopvisning, badmintonkamp eller en reception Kan normalt frit offentliggøres. Det er den der vil offentliggøre billedet, der har ansvaret for at vurdere, om der kan være grund til ikke at offentliggøre det. Portrætbilleder Portrætbilleder må som udgangspunkt kun offentliggøres, hvis der er givet tilladelse samtykke fra personen på billedet. Er personen under 15 år, er det forældrene, der skal give tilladelse. Det gælder f.eks. også holdbilleder, fordi formålet her er at vise personerne på holdet. Man må gerne offentliggøre billedet, men det kræver samtykke fra hvert enkelt og fra forældrene, hvis holddeltagerne er under 15 år. Det er ikke nok at en træner, et bestyrelsesmedlem eller andre fra foreningen giver tilladelse. I princippet er en mundtlig samtykke nok, men da det er en forening, der skal kunne bevise, at den har fået lov at vise billedet, vil det være en god ide med en skriftlig samtykke. Foreningshåndbog - side 22

23 Fotografering af aktive EF-domstolen har i november 2003 afsagt en dom, der ligger på linje med Datatilsynets vejledning, nemlig at det er ulovligt at offentliggøre billeder af og private oplysninger om andre på internettet, hvis ikke de har givet tilladelse Hvornår må vi bruge web-kamera? Det korte råd om brug af web-kamera på en forenings hjemmeside er: Undlad det. Det gælder også ved anden elektronisk overførsel af billeder f.eks. via mobiltelefonen. Hvis det vil være muligt at genkende personer, der ses via kameraet, kræver transmissionen tilladelse fra hver enkelt, der er til stede. I praksis betyder det skriftlig tilladelse. Hvis personerne er under 15 år, er det deres forældre, der skal give tilladelse. Det skyldes, at offentliggørelse af et billede af en genkendelig person på en hjemmeside betragtes som en elektronisk behandling af personoplysninger, og den slags er beskyttet af persondataloven. På Datatilsynets hjemmeside finder man vejledning om offentliggørelse af billeder på internettet. Foreningshåndbog - side 23

24 Hjemmeside og facebook er SBG&I s fælles ansigt udadtil De enkelte udvalg skal selv løbende opdatere Nyheder Træningstider Aktuelle datoer på deres arrangementer Opstart Osv. Support webmaster: Anker Hassing & Anton Edholm Hjemmesiden vil løbende blive gennemgået for gamle nyheder og for manglende opdatering. Foreningshåndbog - side 24

25 Forsikringer DGI s forsikringsordning, Kaldet Idrættens forsikringer, dækker foreningen ind i forhold til langt de fleste situationer, hvor det kan være rart at have en forsikringsaftale i hånden. Se opdaterede oplysninger på DGI s hjemmeside. Førstehjælpskasse De enkelte udvalg sørger selv for anskaffelse og vedligeholdelse af disse. Hjertestarter Den nærmeste hjertestarter er udvendig på Slaglille Bjernede klubhus eller ved slaglille Bjernedes forsamlingshus. Foreningshåndbog - side 25

26 Nøgler og Chip Chip til de kommunale lokaler som skole og gymnastiksal, udleveres af SBG&I s formand. Når en formand eller et udvalgsmedlem udgår af et udvalg afleveres nøglen tilbage til formanden. Chip til SBG&I s lokaler udleveres af SBG&I s formand Ligeledes hvis en formand eller et udvalgsmedlem udgår af et udvalg afleveres nøglen tilbage til formanden. Chip kodning: Kommunale lokaler: Michael Gangsted SBG&I s lokaler: Carsten Larsen og Anton Edholm Foreningshåndbog - side 26

27 Brug af lokaler m.v Ude og indendørs facilititer afleveres i samme stand, som du selv ønsker at modtage dem. Redskaber stilles på deres rette plads. Husk dørene på skolen smækker automatisk efter den sidst bookede tid hos halservice. Sidste mand slukker lyset. Går noget i stykker eller er noget i uorden, rettes henvendelse til udvalget. Omgangstonen Du skal sikre og selv praktiserer en omgangstone, som sikre, at ingen udsættes for verbale krænkelser. Du skal være bevist om, at du med din omgangstone medvirker til at skabe et trygt og positivt miljø, hvor udøverne trives. Omgangstonen bør være sober og hentydninger eller bemærkninger om den enkeltes fysiske udvikling og lignende er ikke acceptable Trænere og ledere Du skal være bevidst om at din rolle som formidler af idrættens og foreningens værdier. Det er vigtigt, at du er bevidst om, at du er en rollemodel for medlemmerne. Foreningshåndbog - side 27