Økonomiudvalg - Drift

Transkript

1 ØU 1 Frikøb af tillidsrepræsentanter Omkostningsreduktion Udgifter Netto (alle beløb i forslaget er i -niveau) Furesø Kommune har gennem aftaler med de faglige organisationer frikøbt 8 fællestillidsrepræsentanter helt eller delvist fra deres normale arbejdsindhold m.h.p. at garantere den fornødne tid til udførelse af deres hverv - herunder opgaver i MED-strukturen. Der er p.t. budgetlagt 2,046 mio. kr. til formålet. Inden for budgetbeløbet afholdes også omkostninger til funktionsløn til de valgte tillidsrepræsentanter. Flere af frikøbsaftalerne er indgået straks efter kommunesammenlægningen i 2007, hvor der blandt andet forestod en række opgaver for FTR ifm. etablering af ny MED- struktur, nye samarbejdsrelationer, kulturforandringer og indgåelse af nye forhåndsaftaler mm. Det vil på denne baggrund være relevant at tage en forhandlingsrunde med de faglige organisationer mhp. at tilpasse frikøbstimetallet for den enkelte FTR efter de opgaver, som nu ligger og set i lyset af de effektiviserings- og omstruktureringstiltag kommunens medarbejdere generelt har oplevet de senere år. Det foreslås, at der gennemføres en forhandlingsrunde med alle faglige organisationer, hvor FTR har frikøbstimer mhp. at vurdere, hvorvidt frikøbstimetallet konkret kan nedsættes for den enkelte. Den enkelte FTR som får nedsat sit frikøbstimetal skal i stedet arbejde disse timer med opgaver indenfor sit ansættelsesområde. Ansættelsesområdets allerede bevilligede lønsum skal derfor afholde denne lønomkostning og dermed reduceres i.f.t. nuværende forbrug.

2 Furesø Kommunes personalepolitik, KTO-rammeaftale om MED og TR-vilkår, Nyt forslag Mmw Apje/mmw

3 ØU 2 Kompetenceudvikling Omkostningsreduktion Udgifter Netto (alle beløb i forslaget er i -niveau) Det foreslås, at de afsatte midler til kompetenceudvikling fra reduceres med kr. årligt. Reduktionen findes ved at reducere budgetterne til bl.a. ledelsesudvikling, interne kurser, gå-hjemmøder og andre uddannelsespuljer. Af den samlede reduktion på kr. forventes de ca kr. at skulle findes på budgettet til interne kurser. Budgettet til interne kurser anvendes primært til kurser, der afholdes som led i målsætningen om at være effektiv på arbejdet. Det drejer sig bl.a. om kurser i Mødekultur og mødeledelse, Præsentationsteknik, Mindmapping, Professionel mailkorrespondance, Personlig gennemslagskraft. Derudover afholdes der kurser i førstehjælp m.v., og i de senere år er der afholdt projektlederkurser for udvalgte medarbejdere i kommunen. Det foreslås, at der fremadrettet sker en opstramning i forhold til prioritering af, hvilke kurser der bør finansieres centralt. Det vil fortsat være hensigtsmæssigt at kunne finansiere og iværksætte kursusvirksomhed, der har strategisk sigte i forhold til kommunens virksomhed centralt fra. Ligeledes vil der være en række kurser, som fortsat bør finansieres centralt, da løbende deltagelse på disse kurser er nødvendig for nogle medarbejdergrupper. Det gælder fx førstehjælpskurser. Det nuværende budget til interne kurser udgør ca kr, og det foreslås derfor, at der fortsat bevares en central kursuspulje på ca kr. til finansiering af kurser, hvor deltagelse ikke bør bero på de enkelte centres driftsrammer. Konsekvensen af reduktionen af den centrale kursuspulje til interne kurser vil være, at udbuddet af interne kurser i udgangspunktet vil blive reduceret. Der kan dog fortsat oprettes interne kurser ud over midlerne i den centrale pulje, såfremt de gøres brugerfinansierede og mere efterspørgselsdrevne, således at det er de enkelte fagcentre, som efterspørger og via deres driftsrammer betaler for kursusdeltagelsen. Derved sikres en løbende prioritering i forhold til behov for deltagelse i interne kurser i de enkelte fagcentre. Samtidig vil det være nødvendigt at foretage en intern koordinering forud for oprettelse af et kursus, hvorved udbyttet forventes at øges pga. overvejelser i forhold til tværgående behov og sparring. Der vil være administrative opgaver forbundet med at håndtere opkrævning af betaling vedr. kursusdeltagelse fra de enkelte fagcentre. Denne opgave forventes varetaget indenfor de nuværende personaleressourcer.

4 Det må forventes, at medarbejdernes deltagelse på interne kurser vil blive påvirket, således at færre medarbejdere gør brug af interne kurser, når de enkelte fagcentre fremover skal prioritere egne midler til kursusdeltagelsen. MMW/ /apha Nyt forslag

5 ØU 3 Stillingsannoncer Omkostningsreduktion Udgifter Netto (alle beløb i forslaget er i -niveau) Furesø Kommune har centraliseret håndtering af stillingsannoncer for at effektivisere og kvalitetssikre såvel proces som jobopslag. På basis af seneste års forbrug er det forvaltningens vurdering, at det er muligt at nedjustere det samlede budget til stillingsannoncer i med kr. Det vil betyde, at de samlede budget til stillingsannoncer i Furesø Kommune i vil være på ca kr. Nyt forslag

6 ØU 4 Ændret ledelsesstruktur og reduktion af udgifter til konsulenter og advokater Omkostningsreduktion Udgifter Netto (alle beløb i forslaget er i -niveau) Der forventes en reduktion af lønsummen fra som følge af bl.a. en ændret ledelsesstruktur gennem en slankning af direktionen. Dertil kommer en forventning om et reduceret udgiftsniveau til advokat- og konsulentbistand. Furesø Kommune har i 2011 afsat ca kr. til køb af konsulentbistand og ca kr. til advokatbistand. Med afslutning af en række retssager samt Furesøaftalens indgåelse, må det forventes at behovet for særligt advokatbistand vil blive mindre i de kommende år. Der lægges derfor op til, at omkostninger til dette reduceres med årligt i budget -. Samtidig reduceres udgifterne til konsulentbistand med kr. årligt i budget -. Intet Nyt forslag

7 ØU 5 Ledelsesinformationssystem Omkostningsreduktion Udgifter Netto (alle beløb i forslaget er i -niveau) Furesø Kommune har udviklet et ledelsesinformationssystem (FURELIS) sammen med SAS. Med implementering af KMD Opus er der ikke længere brug for dette system, som derfor vil blive udfaset og udskiftet med det fælleskommunale ledelsesinformationssystem (FLIS), som Furesø Kommune har tilmeldt sig. Udgifterne til dette system vil være lavere end udgifterne til FURELIS, hvorfor det vurderes at budgettet til ledelsesinformation kan nedjusteres med kr. årligt. Nyt forslag

8 ØU 6 Billigere telefoniaftale Omkostningsreduktion Udgifter Netto (alle beløb i forslaget er i -niveau) Furesø Kommune er overgået til Finansministeriets rammeaftale vedr. telefoni. Det giver kommunen en årlig besparelse på kr. i forhold til kommunens tidligere abonnement. Nyt forslag

9 ØU 7 Udgifter til digitalisering Omkostningsreduktion Udgifter Netto (alle beløb i forslaget er i -niveau) Furesø Kommune har igangsat et ambitiøst projekt, som skal sikre, at borgerne i langt større omfang benytter kommunens digitale selvbetjeningsløsninger. Furesø lancerer i 2011 en såkaldt min side for alle Furesøs borgere i regi af den fællesoffentlige borger.dk platform, som IT- og Telestyrelsen driver. Denne platform sikrer, at Furesøs borgere med et enkelt log-in kan tilgå en lang række offentlige selvbetjeningsløsninger, herunder SKAT, SU, Sundhed.dk, skolernes forældreintra m.m. Brugen af min side på borger.dk er gratis for kommunerne. Det medfører, at udgifterne til udvikling af Furesøs digitale selvbetjeningsløsninger forventes at blive mindre end tidligere antaget. Det vurderes derfor muligt, at sænke udgifterne til digitalisering med kr. årligt i -, således at det fremtidige niveau for driftsudgifter til digital selvbetjening og digitalisering vil være ca. 1,3 mio. kr. Nyt forslag

10

11 ØU 8 Effektivisering af intern administration vedr. bogførings-, regnskabs- og lønopgaver Effektivisering Udgifter Netto Furesø Kommune har i perioden reduceret administrationsudgifterne med 21 procent. Det svarer til en reduktion på ca. 50 mio. kr. i perioden. I forhold til sammenligningsgruppen i ECO Nøgletal ligger Furesø Kommune i regnskab 2010 ca. 8,8 procent lavere i udgiftsniveauet. Samtidig har sammenligningsgruppen kun reduceret udgifterne med ca. 1 procent i perioden Det forventes, at der kan realiseres et yderligere effektiviseringspotentiale gennem ressourceoptimering i forhold til den interne opgavevaretagelse af bogførings, regnskabs- og lønopgaver. I 2010 blev der gennemført en analyse af mulighederne for at centralisere en række administrative opgaver. På baggrund af analysen blev det besluttet at centralisere afstemningsopgaverne i kommunen. Der estimeres en effektiviseringsgevinst som følge af denne centralisering svarende til knap 1 årsværk fra. Gevinsten realiseres ved en rammebesparelse på de enkelte fagcentres lønrammer svarende til det anslåede ressourceomfang, der i dag anvendes til afstemningsopgaven, fratrukket de ressourcer der fremadrettet skal anvendes central til opgavevaretagelsen. Kommunen implementerer endvidere fra KMDs nye Opus økonomi- og lønsystem. Der forventes som følge heraf en mulighed for effektiviseringsgevinst på lønområdet som følge af optimeret opgavevaretagelse i snitfladen mellem det decentrale og centrale niveau i forhold til løn- og ferieindberetninger. Effektiviseringspotentialet estimeres at være begrænset i stigende til ca. 1 årsværk fra. Der forventes ikke umiddelbart en mulighed for at indhentet effektiviseringsgevinster på økonomiområde som følge af KMD Opus. Her forventes til gengæld optimerede muligheder for økonomistyring som følge af nye muligheder i Opus i forhold til kommunens nuværende økonomisystem. Effektiviseringen af ressourceanvendelsen vil betyde personalereduktioner..

12 umiddelbare CCA, MMW, CHF apha

13 ØU 9 - Indkøbsbesparelse Omkostningsreduktion Udgifter Netto Furesø Kommune har gennem de senere år arbejdet målrettet med at indhente mulige besparelsespotentialer gennem udbud og nye indkøbsaftaler. Der er på den baggrund realiseret årlige besparelser på 17,3 mio. kr. i 2011 og 20,3 mio. kr. i. Heraf er de henholdsvis 4,4 mio. kr. i 2011 og de 6,6 mio. kr. i ekstra realiserede besparelser ud over det krav, der lå i budgetterne. De ekstra realiserede besparelser skyldes primært rengøringsudbuddet, som gav en væsentlig større besparelse end budgetlagt. Som opfølgning på aftalen om kommunernes økonomi for 2011 har KL og Finansministeriet gennemført en analyse af det kommunale varekøb. Analysen har fokuseret på vareområder, hvor der erfaringsmæssigt er særligt gode muligheder for at effektivisere indkøbene. De udvalgte vareområder udgør et indkøb på ca. 10 mia. kr. årligt. Analysen viser, at der er stor forskel på de priser, som kommunerne køber ind til, og der vurderes på den baggrund at være et effektiviseringspotentiale på 1-2 mia. kr. årligt. Hertil kommer yderligere effektiviseringspotentialer på indkøbsområder, der ikke er omfattet af analysen. Regeringen og KL er på den baggrund i kommuneaftalen for blevet enige om følgende konkrete målsætninger for det kommunale indkøb: Der etableres frem mod koordinerede og forpligtende indkøbsaftaler for kommunerne. Der etableres senest i første halvår mindst fire koordinerede og forpligtende indkøbsaftaler. Aftalerne indgås på standardiserbare indkøbsområder, der erfaringsmæssigt har resulteret i store effektiviseringer. Inden udgangen af skal størstedelen af kommunerne have tilsluttet sig de nyetablerede forpligtende indkøbsaftaler. Der fastlægges benchmarks i forbindelse med etableringen af de nye koordinerede og forpligtende aftaler med henblik på at dokumentere effektiviseringerne. SKI`s direktion har efterfølgende holdt møde med KL, og har udvalgt følgende 4 områder, hvor SKI foretager de første 4 forpligtende udbud fra : Kontormøbler og Skolemøbler Forbrugsartikler (toiletpapir, plastic, sæber og rengøringsmidler) PC Kopi og print Det mulige besparelsespotentiale for Furesø Kommune forventes dog at være begrænset på disse områder, idet kommunen i forvejen har attraktive indkøbsaftaler på alle de udvalgte områder.

14 Kommunen har en attraktiv aftale på kontormøbler indgået via Fiansministariets aftale, som har bedre priser end SKI. På Skolemøbler har kommunen en aftale via en annulleret SKI-aftale med de maksimale koordineringsrabatter. I forhold til indkøb af forbrugsartikler har vi et igangværende udbud med kommitment fra 27 sjællandske kommuner via SKI. Det er dog genudbud med deraf følgende begrænset udbytte. På PC-området har vi et igangværende udbud sammen med andre kommuner bl.a. København,Esbjerg og Høje Taastrup. Besparelsen er indlagt i kommunens udbudsplan. På kopi- og printområdet har vi en løbende aftale via Finansministeriet. Total set er kommunen rigtigt godt dækket ind på de udvalgte, udbudsområder, og troen på at de nye forpligtende aftaler via SKI vil bidrage med et større positivt resultat er derfor begrænset. Kommunens indkøbsafdeling har udarbejdet udbudsplan for, som estimerer mulighed for at opnå indkøbsbesparelser på ca kr. i stigende til kr. årligt i overslagsårene. Indkøbsbesparelserne hentes bl.a. på udbud vedr. handicapbiler, måtteservice og jobcenterkurser. Det samlede besparelsespotentiale i udbudsplanen er begrænset, idet der for nogle områder er tale om genudbud, hvor besparelsespotentialet er begrænset og i visse tilfælde vil blive negativt. Ud over potentialet i udbudsplanen indgår der også i mulighedskataloget forslag om udbud af madservice til hjemmeboende ældre, jf. SSU 8a og øvrig madservice på ældreområdet, jf. SSU 8b.. Kommunens indkøbspolitik.

15 ØU 10 Digital selvbetjening Omkostningsreduktion Udgifter Netto (alle beløb i forslaget er i -niveau) Der er i løbet af foråret 2011 blevet igangsat en række aktiviteter, som skal sikre, at en større del af kommunens borgere benytter sig af digital selvbetjening via kommunens hjemmeside frem for at møde personligt op i borgerservicecenteret eller ringe til kommunen. På furesoe.dk er der blevet etableret en min side, som er en personaliseret adgang for alle kommunens borgere til information og selvbetjening. Det betyder, at Furesø borgerne kan finde alle kommunens digitale selvbetjeningsløsninger ét sted tematisk opdelt, så de er lette at finde og bruge. På min side vil paletten af Furesø Kommunes digitale selvbetjeningsløsninger løbende blive udvidet i takt med, at der investeres i og implementeres nye løsninger. Sideløbende med disse aktiviteter igangsættes i efteråret 2011 et kompetenceudviklingsforløb for relevante medarbejdere for at klæde disse på til at fungere som digitale ambassadører i forhold til borgerne. Endvidere iværksættes en stor kampagne rettet mod Furesø borgerne med oplysning om de mange selvbetjeningsløsninger, som kan findes på min side på furesoe.dk. Det er forventningen, af disse aktiviteter vil ændre borgernes henvendelsesmønster over mod øget digital selvbetjening. Dette vil have positive økonomiske konsekvenser for kommunen, idet digital selvbetjening er langt billigere end personlig, brev/mail og telefon. Der indbudgetteres derfor en omkostningsreduktion på 0,25 mio. kr. i og efterfølgende 0,5 mio. kr. årligt fra -. Øgede muligheder for digital selvbetjening vil forventeligt blive opfattet som et serviceløft af borgerne, da der fortsat vil være mulighed for personlig og telefonisk betjening. Forslaget implementeres bredt i kommunen, hvor digitale selvbetjeningsløsninger kan supplere personlig og telefonisk betjening. Forslaget kan potentielt få personalemæssige konsekvenser, hvis faldet i borgerhenvendelser betyder, at funktioner kan varetages med færre ressourcer.

16 Forvaltningsloven. Nyt forslag

17 ØU 11 Ophør af tilskud til senior-klubben i Furesø Kommune Omkostningsreduktion Udgifter Netto (alle beløb i forslaget er i -niveau) Furesø Kommune har hidtil givet et årligt tilskud til senior-klubben i Furesø Kommune på kr. Seniorklubben er for pensionerede medarbejdere i Furesø Kommune, og klubben mødes 1-2 gange om året til social sammenkomst. Tilskuddet på kr. er gået til aktiviteter og forplejning i forbindelse med disse sammenkomster. Set i lyset af de budgetmæssige udfordringer, som kommunen står overfor, ser forvaltningen ikke, at der fortsat bør udbetales et særskilt tilskud til senior-klubben. Klubben vil fortsat omkostningsfrit kunne låne kommunens lokaler til sociale sammenkomster, men vil ikke fremadrettet modtage tilskud til aktiviteter og forplejning i forbindelse med disse sammenkomster. Senior-klubben vil fremover selv skulle finansiere forplejning. Furesø Kommunes personalepolitik MMW Nyt forslag

18 ØU 12 - Digital post færre udgifter til porto Omkostningsreduktion Udgifter Netto (alle beløb i forslaget er i -niveau) Der vil kunne realiseres besparelser, ved at Furesø Kommune i højere grad end i dag sender digitale breve til borgerne frem for papir. KMD har beregnet, at det koster 8,50 kr. at sende et almindeligt brev, inkl. udgifter til materialer, print, og porto. Hvis samme brev sendes digitalt til borgerens dokumentboks, koster forsendelsen kun 1,25 kr. Det forudsætter, at borgerne anvender deres digitale dokumentboks og indvilger i at modtage post digitalt. Furesø Kommune sender ca breve ud årligt, hvorfor den potentielle besparelse, hvis alle breve kan sendes ud digitalt, vil være betydelig. Det er dog på nuværende tidspunkt næppe muligt på kort tid at få alle borgere til at anvende og acceptere digital post. Det foreslås derfor, at der igangsættes et pilotprojekt i Jobcenter Furesø. Der er gennemført en optælling af breve i uge , og på den baggrund estimeres det, at Jobcenter Furesø sender ca breve ud til borgerne om året. Det vurderes, at halvdelen af disse breve vil kunne sendes digitalt. Det vil resultere i en besparelse i på udgifter til porto i jobcenteret på ca kr. Hvis pilotprojektet i Jobcenter Furesø er succesfuldt, kan digital post implementeres på andre områder i kommunen med en større besparelse til følge. Denne besparelse er dog ikke i første omgang indbudgetteret. postudsendelser til medlemmer af Byrådet i Furesø Kommune Udover pilotprojektet i Jobcenter Furesø forventes der også at kunne hentes et mindre beløb ved at medlemmer af Byrådet i Furesø Kommune ikke længere modtager materiale via post. Fremover vil mødemateriale blive bragt ud af kommunens servicevagter og øvrige forsendelser vil enten blive sendt digitalt eller kunne afhentes i medlemmernes dueslag/blive udleveret ved byrådsmøder. Da borgerne aktivt har accepteret at modtage posten digitalt, forventes det, at borgerne vil opleve det som et serviceløft, at de let kan tilgå deres breve i dokumentboksen og ikke skal gemme dem i papirformat. Forslaget kan potentielt implementeres bredt i kommunen Forvaltningsloven.

19 FLSO Nyt forslag

20 ØU 13 - Opgradering af Office 2003 til Office 2010 Budgetudvidelse Udgifter Netto Furesø Kommune anvender MS Office 2003, som er en ældre version af Office programmerne. For at sikre et effektivt samspil med de øvrige nyere brugerprogrammer, f. eks. KMD OPUS, bør vi anvende nyeste version af Office. Nyeste version af Office vil også sikre en mere effektiv afvikling af vores service. E-learning, kr pr år i 3 år Udarbejdelse af nye skabeloner, forventet kr Nyeste version af Office er væsentlig forskellig fra Office Det vil derfor være tilrådeligt at gennemføre uddannelse af medarbejderne (på e-larning basis). Der skal desuden udarbejdes nye skabeloner, bl.a. til brug i ESDH systemet. Epj Epj

21 ØU 14 Branding / Turisme / Festival Budgetudvidelse NB!! Skal over under ØU s forslag, jf. beslutning på KFIU s møde i juni! Udgifter Netto Furesø Kommune skal i større og større grad være med til at sætte sig på landkortet. På den ene side kan dette ske gennem en aktiv indsats på at brande sig over for erhvervslivet, mens det på den anden side også bør ske over for potentielle kommende borgere. Sidstnævnte er en opgave, der i mange tilfælde kan støttes af kommunens rige kultur og fritidsliv. I 2011 afvikles Furesø Tennis Festival ifm. afviklingen af årets WTA-turnering. Denne festival er blevet til udelukkende via ressourcetræk på de personer, der har indgået i den nedsatte Task Force. For at sikre en fortsat mulighed for, at Furesø Kommune kan brande sig ved sådanne begivenheder, og for at sikre en mere strategisk mulighed for City Branding, bør området opprioriteres i og frem. Den foreslåede bevilling vil give mulighed for at understøtte det arbejde, der allerede foregår, med div. PR materiale, spalteplads, oversigtskort, m.m. Fokus på Citybranding Tæt koblet til Erhvervsområdets indsats

22 PRO Ny PRO