Indstilling. Til Århus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling. Den 7. september 2005 Århus Kommune

Transkript

1 Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 7. september 2005 Århus Kommune Økonomisk Afdeling Borgmesterens Afdeling Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Resume Byrådet vedtog 4. juni 2003 Service- og Kvalitetsstrategien for Århus Kommune , hvor indsatsområderne var lær af de bedste, kontraktstyring, udbud, partnerskaber med private, udnyttelse af ny teknologi og budgetanalyser. Målsætningen med Service- og Kvalitetsstrategien er at give Århus Kommune og dens borgere mest mulig service for pengene, og dette er forsøgt opnået ved brug af en række forskellige styringsredskaber. Som opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategien udarbejdes indeværende indstilling med baggrund i indsamling af magistratsafdelingernes status og resultater på de forskellige indsatsområder. Magistratsafdelingernes bidrag er vedlagt i bilag 1. Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer AK/2005/00151 Sagsbehandler Karina Holme Frederiksen Telefon Direkte telefon Telefax E-post mag@oek.aarhus.dk E-post direkte khf@oek.aarhus.dk Vedlagt i bilag 2 og 3 er desuden separate redegørelser for udliciteringer i Århus kommune foretaget på baggrund af erfaringer fra regnskabsårene og Tilbagemeldingerne fra magistratsafdelingerne viser, at de forskellige styringsredskaber er taget i brug, og at det på en række områder også har ført til bedre service, besparelser eller bedre indsigt. Det anbefales derfor, at der arbejdes videre med de forskellige indsatsområder. I forhold til lær af de bedste anbefales det at fortsætte med systematiske sammenligninger både internt i kommunen og eksternt i forhold til andre kommuner. Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi

2 På kontraktstyringsområdet anbefales ligeledes at arbejde videre med kontraktstyring som styringsredskab både internt i og på tværs af kommunens forvaltninger. På trods af, at magistratsafdelingerne beretter om mange forskellige initiativer omkring udbud af driftsopgaver og generelt om gode resultater i forbindelse hermed, så udgør disse stadig en forholdsvis begrænset del af kommunens samlede driftsudgifter. Det kan derfor anbefales fortsat at vurdere nye potentielle udbudsopgaver. Samtidig anbefales det, at opgaver, som på nuværende tidspunkt er udbudt, som udgangspunkt genudbydes. Partnerskaber med private kan have meget forskellig karakter og indhold, og det anbefales derfor at skabe større klarhed og fælles forståelse omkring begrebet sideløbende med videreudviklingen af styringsredskabet. 2. Tidligere beslutninger Folketinget vedtog d. 31. maj 2002 en lovændring af lov om kommunernes styrelse og lov om ligestilling af kvinder og mænd, der betyder, at kommunerne inden udgangen af valgperiodens første år skal udarbejde en servicestrategi. Servicestrategien skal indeholde en vurdering af, hvordan kvaliteten og effektiviteten i den kommunale opgavevaretagelse kan udvikles. Lovændringen trådte i kraft den 1. januar Århus Byråd besluttede den 11. september 2002, at der skulle udarbejdes en samlet service- og kvalitetsstrategi for Århus Kommune. Målet med service- og kvalitetsstrategien er at øge opmærksomheden på, om kommunen kan løse opgaverne bedre og med højere kvalitet for en given ressourceindsats. Byrådet vedtog 4. juni 2003 Service- og Kvalitetsstrategien for Århus Kommune , hvor indsatsområderne var lær af de bedste, kontraktstyring, udbud, partnerskaber med private, udnyttelse af ny teknologi og budgetanalyser. Byrådet har løbende fået forelagt indstillinger om flere af de konkrete initiativer, der behandles i indeværende opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Side 2 af 16

3 3. Beskrivelse af indstilling I henhold til Styrelsesloven skal kommunen inden udgangen af 3. kvartal i det år, hvor der holdes valg til kommunalbestyrelsen (dvs. inden udgangen af september 2005) redegøre for, hvordan kommunen har fulgt op på Service- og Kvalitetsstrategien. På baggrund heraf har magistratsafdelingerne med skæringsdato d. 1. april 2005 foretaget en opfølgning på status og resultater på de indsatsområder, som indgik i Service- og Kvalitetsstrategien for (Se vedlagte bilag 1) I Styrelsesloven stilles desuden krav til, at der følges op på udbud, som er vundet af henholdsvis private (udliciteringer) og kommunen selv (annullerede udbud) samt tilbud givet som følge af udfordringsretten. Opfølgningen på Service- og kvalitetsstrategien inkluderer både udliciteringer og annullerede udbud, og ved skæringsdatoen d. 1. april 2005 var der endnu ikke nogen, der havde benyttet sig af udfordringsretten. Derudover er der grundet tidligere gældende lovkrav udarbejdet særskilte redegørelser for udliciteringer i årene og (vedlagt som bilag 2 og 3). Bestemmelsen om en særskilt udliciteringsredegørelse bortfaldt som følge af lovændring pr. 1. januar Redegørelsen for udliciteringer vil derfor fremover blive udarbejdet i forbindelse med opfølgningen på service- og kvalitetsstrategien. I de følgende afsnit vil de forskellige indsatsområdet bliver gennemgået ud fra: 1. Status på initiativer i Service- og Kvalitetsstrategien 2. Initiativer gennemført ud over Service- og Kvalitetsstrategien 3. En samlet vurdering af initiativerne på indsatsområdet Efter gennemgangen af de forskellige indsatsområder, gives en samlet vurdering på tværs af indsatsområderne. Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Side 3 af 16

4 3.1 Lær af de bedste Status på initiativer i Service- og Kvalitetsstrategien på området lær af de bedste : Initiativer: Systematisk sammenligning på daginstitutions- og skoleområdet Samlet borgertilfredshedsundersøgelse med kommunale ydelser Systematisk sammenligning af de fire arbejdsmarkedscentre og de fire familiecentre Status: Delvist gennemført og under udarbejdelse Ikke gennemført På daginstitutionsområdet er der på nuværende tidspunkt udarbejdet 6-by nøgletal og foretaget eksterne sammenligninger af brugertilfredshed i forhold til andre kommuner og på landsplan. Intern sammenligning af institutioner i form af en brugerundersøgelse er stadig under udarbejdelse og resultater forventes at foreligge november På skoleområdet blev der i 2003 gennemført en brugertilfredshedsundersøgelse. Undersøgelsen gentages i 2005 og resultater forventes at foreligge i september Initiativerne på daginstitutions- og skoleområdet er gennemført med inspiration fra Magistratens 3. Afdeling, hvor der hvert år siden 2000 er gennemført systematiske sammenligninger på både regionsniveau, lokalområdeniveau, hjemmehjælpsgruppeniveau samt benyttet brugertilfredshed som en integreret del af afdelingernes interne målstyring. Initiativet med den samlede borgerundersøgelse i Århus blev fraveget med Magistratsbeslutning d. 17. januar 2005, og er således ikke gennemført. Baggrunden for beslutningen var manglende tilslutning fra de øvrige 6-byer. En isoleret borgerundersøgelse i Århus ville være dyrere og langt mindre perspektivrig end den sammenlignende borgerundersøgelse, der var tiltænkt i Service- og Kvalitetsstrategien. Desuden giver brugerundersøgelser generelt et mere præcist indtryk af tilfredsheden med den offentlige service end borgerundersøgelser, hvor kun en andel af deltagerne benytter kommunens serviceydelser. På Kommunens fire arbejdsmarkedscentre og fire familiecentre har man siden 2004 været godt i gang med systematiske sammenligninger i overensstemmelse med Service- og Kvalitetsstrategien. Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Side 4 af 16

5 Initiativer ud over Service- og Kvalitetsstrategien I opfølgningen, som er vedlagt i bilag 1, er der medtaget 12 initiativer på området lær af de bedste ud over de fastlagte initiativer fra Service- og Kvalitetsstrategien. De fleste af sammenligningerne har været foretaget ud fra 6-by samarbejdet, som består af København, Odense, Ålborg, Esbjerg, Randers og Århus. Der foretages dels en række løbende 6-by sammenligninger i forbindelse med nøgletal på det grønne område i Naturforvaltningen og produktionstal og driftsomkostninger i Vej & Kloak. I Personaleafdelingen i Borgmesterens Afdeling benytter man også af løbende 6-by sammenligninger i forbindelse med sygestatistik og andre personaleområder. Desuden har der været en enkelt ad hoc 6-by sammenligning af praktisk hjælp og aktivitetstilbud til ældre/handicappede. Herudover foretages en række interne sammenligninger. Dette omfatter kommunens biblioteker, lokalcentre og tandplejer samt en sammenligning af driftsudgifter i parker og slotsparker. Endelig findes der eksempler på sammenligninger med ikkekommunale parter. Her har Personaleafdelingen i Borgmesterens Afdeling gennemført en lønsammenligning med TDC, og Miljøkontoret deltager årligt i benchmarking projekt i Dansk Vand- og Spildevandsforening. En samlet vurdering af initiativerne på indsatsområdet På nogle områder har magistratsafdelingerne udtrykt stor tilfredshed med sammenligningerne, da det giver et godt indblik i styrker og svagheder. Dette gælder blandt andet udarbejdelsen af 6-by- sygestatistikken og sammenligningen af lokalcentre. Især på lokalcenterområdet er man langt fremme og har integreret de systematiske sammenligninger i en balanced scorecard-model for Magistratens 3. Afdeling. Dette område var således også inspirationskilde til lær af de bedste i Service- og Kvalitetsstrategi Andre steder har det vist sig for vanskeligt at foretage sammenligningerne på grund af forskelligartede forhold. Her er lønsammen- Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Side 5 af 16

6 ligningen med TDC og driftsudgifterne i parker og slotsparker eksempler. I en del tilfælde indeholder magistratsafdelingernes tilbagemeldinger ikke en vurdering af sammenligningerne. Dette afspejler formentlig, at en del af initiativerne er forholdsvis nye, hvorved det kan være svært at kommentere på resultater på nuværende tidspunkt. På baggrund af de foreløbige erfaringer med lær af de bedste kan det anbefales, at såvel de tværkommunale sammenligninger og sammenligningerne mellem institutioner på de store serviceområder fortsættes og eventuelt videreudvikles. 3.2 Kontraktstyring Status på initiativer i Service- og Kvalitetsstrategien på området kontraktstyring: Initiativer: Kontrakter mellem de fire arbejdsmarkedscentre, stabsafdelingerne og de interne udførende afdelinger i Arbejdsmarkedsafdelingen Kontraktstyring mellem afdelingsledelsen og Bygningsafdelingen i Børn og Unge-Afdelingen Kontraktstyring mellem bestiller- og entreprenørafdelingen i Vej- og kloak Overvejelse af kontraktstyring i Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR) i forbindelse med organisationsanalyse Kontraktstyring med de enkelte afdelinger i Skatteforvaltningen i forbindelse med ny decentral struktur Kontrakt mellem Byrådet som bestiller og M5/Århus Sporvejes ledelse som udfører samt kontrakt mellem M5/Århus Sporvejes ledelse som bestiller og de enkelte udførende enheder Status: Stillet i bero Ikke gennemført Under udarbejdelse Jævnfør Service- og Kvalitetsstrategien er kontraktstyring indført i Arbejdsmarkedsafdelingen, Børn og Unge-Afdelingen samt Vej & Kloak, hvor sidstnævnte dog først var fuldt implementeret lidt senere end forventet. I forbindelse med Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR) er overvejelserne blevet udskudt til strukturreformen, da PPR efter reformen vil omfatte hele specialundervisningsområdet for 0 til 18-årige. Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Side 6 af 16

7 Desuden aflyses kontraktstyring i Skatteforvaltningen grundet fusion med ToldSkat i 2005 samt forvaltningens omstruktureringer i forbindelse med magistratsreformen. Endelig får strukturreformen konsekvenser for Århus Sporveje i Magistratens 5. Afdeling, da størstedelen af Århus Sporvejes funktioner vil overgå til et nyt regionalt trafikselskab. Århus Sporveje er som planlagt blevet opdelt i et Trafikselskab som bestiller og et Busselskab som udfører. Kontraktstyringen mellem disse to parter videreudvikles i Initiativer ud over Service- og Kvalitetsstrategien Magistratsafdelingernes tilbagemeldinger indeholder 10 initiativer på kontraktstyringsområdet ud over de konkrete initiativer i Service- og Kvalitetsstrategien. Nogle af initiativerne er gennemført på baggrund af udbud, således at der indgås intern kontrakt på de udbudte præmisser, hvis et udbud vindes af kommunen selv. Dette gælder bl.a. i Naturforvaltningen, Center for Kompetenceudvikling, BST og Boligadministrationen. På et enkelt område har lovgivning medført behov for kontraktstyring. Således har Magistratens 3. Afdeling siden indførelsen af frit valg i 2003 været opdelt efter en Bestiller-Udfører-Modtager-Model (BUM) med kontraktstyring mellem bestiller og udfører. En anden måde at kategorisere initiativerne på er ud fra placeringen af bestiller og udfører. En del af kontrakterne er indgået på tværs af forvaltninger. Dette gælder eksempelvis Miljøkontoret og Vej & Kloak samt Magistratens 4. Afdeling og Biblioteksvæsenet. Andre kontrakter er indgået mellem forskellige organisatoriske enheder indenfor samme forvaltning. Dette findes eksempelvis internt i Biblioteksvæsenet og på Brandskolen. En samlet vurdering af initiativerne på indsatsområdet Mange steder er kontraktstyringen stadig på forsøgsbasis, og det skal senere vurderes, hvorvidt det skal fastholdes på det enkelte sted. Nogle steder er kontraktstyringen dog gået over til at være en naturlig del af driften, hvilket gælder bl.a. Århus kommunes Biblioteker. Flere initiativtagere beretter om positive oplevelser med kontraktstyringen. Arbejdsmarkedsafdelingen og Børn og Unge-Afdelingen ser kontrakterne som et godt styringsredskab, og Personaleafdelingen i Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Side 7 af 16

8 Borgmesterens Afdeling beretter blandt andet om øget synlighed og forbedrede planlægningsmuligheder. Magistratens 3. Afdeling vurderer i modsætning hertil, at håndteringen og kontrollen af kontrakten mellem afdelingschefen og Boligadministrationen i Bygningsafdelingen har været for ressourcekrævende. Magistratens 3. Afdeling har fremsendt særskilt indstilling til Byrådet om den fremtidige styring af boligadministrationsområdet. Generelt vurderer Borgmesterens Afdeling, at der opnås størst fordele ved kontraktstyring, når bestiller og udfører er placeret i hver sin forvaltning eller i klart adskilte organisatoriske enheder i den enkelte forvaltning. Det fremgår endvidere af erfaringerne med kontraktstyring, at der er en række mulige fordele ved styringsredskabet. Fordelene skal i den konkrete sammenhæng afvejes med mulige ulemper. Herunder skal det vurderes, hvordan disse ulemper kan minimeres. Det anbefales derfor, at man arbejder videre med kontraktstyring som styringsredskab både internt i og på tværs af kommunens forvaltninger. 3.3 Udbud af opgaver I forbindelse med udbud af opgaver inddrages både udbudsopgaver fra magistratsafdelingernes bidrag i bilag 1 samt hovedpunkter fra udliciteringsredegørelserne, der er vedlagt som bilag 2 og 3. I magistratsafdelingernes bidrag er der udelukkende tale om udbud af driftsopgaver, hvor udliciteringsredegørelserne også indeholder udbud af anlægsopgaver. Målsætninger i Service- og Kvalitetsstrategien i forhold til udbud af opgaver: Initiativer: Diverse rammeudbud i Arbejdsmarkedsafdelingen Drifts- og vedligeholdelsen af vejbelysningen samt evt. andre driftsopgaver Driftsopgaven på Idrætsparken Indkøb og administration af musikbærende materiale og AVmidler Status: Stillet i bero Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Side 8 af 16

9 Initiativer: Kørsel til amtets biblioteker Indsamling af dagrenovation i Århus gradvist Behandling af papir, pap, glas og elektronikaffald Status: Udbuddet af drifts- og vedligeholdelsen af vejbelysning er stillet i bero af både juridiske, tekniske og økonomiske årsager, men derudover er de ovennævnte udbud gennemført og vundet af private leverandører. Initiativer ud over Service- og Kvalitetsstrategien Der er i magistratsafdelingernes bidrag nævnt 27 forskellige initiativer omkring udbud ud over de konkrete initiativer i Service- og Kvalitetsstrategien. Flere af disse initiativer er tidligere evalueret i indstillingen fra 2003 om evaluering af forsøg med udbud og udlicitering i Århus Kommune (KLK-analysen). En del af de 27 udbud er vundet af private leverandører. Dette gælder eksempelvis en række opgaver under Århus Kommunale Værker i form af indsamling af forskellige typer affald og under Biblioteksvæsenet i form af rengøring og levering af bøger og noder. Andre eksempler omfatter drift af Hjælpemiddelcentralen og rengøring i administrationsbygninger i Ejendomsforvaltningen. Andre opgaver er udbudt og vundet af interne leverandører i kommunen. Dette gælder eksempelvis drifts- og vedligeholdelsesopgaver af det lokale IT-netværk i Magistratens 1. Afdeling, daginstitutionernes grønne områder, kantinen ved Århus Sporveje, idrætsanlæg i Århus Vest og Kursuscenteret, Nørre Boulevard 1. Herudover findes der udbudsopgaver, som man i øjeblikket arbejder videre med. Dette omfatter madudbringning til ældre/handicappede, udbud af danskuddannelsesopgaven samt et bibliotekssystem. En samlet vurdering af initiativerne på indsatsområdet For udbud, som ikke overstiger 0,5 mio. kr., er magistratsafdelingerne ikke blevet bedt om at fremsende en vurdering af de økonomiske konsekvenser. Det er derfor ikke muligt at give en samlet vurdering af de økonomiske konsekvenser af alle de omtalte udbud. Blandt udbudsinitiativerne over 0,5 mio. kr. er der mange eksempler på besparelser. Besparelserne ligger mellem ca. 20 og 50 % - endda med et enkelt eksempel på en besparelse på 69 % i Naturforvalt- Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Side 9 af 16

10 ningen. Der findes dog også enkelte initiativer, hvor der ikke har været besparelser. Det skal bemærkes, at der i forbindelse med udbuddene kontrolleres for opretholdelsen af kvalitetsniveau, således at besparelser ikke sker på bekostning af kvalitet. På trods af at der i bidraget fra magistratsafdelingerne gengives i alt 34 forskellige udbudsopgaver, og erfaringerne generelt er positive, er det stadig en begrænset del af Århus Kommunes samlede drift, der udbydes. Redegørelserne for udliciterede opgaver i Århus Kommune, som er baseret på erfaringer fra regnskabsårene (bilag 2) og (bilag 3) viser følgende udvikling i udliciterede drifts- og anlægsopgaver i årene : mio. kr. i 2005 priser Udgifter vedr. udliciterede driftsopgaver Andel af Århus Kommunes samlede driftsudgifter 2,05 % 2,15 % 2,01 % 2,70 % Udgifter vedr. udliciterede anlægsopgaver Andel af Århus Kommunes samlede anlægsudgifter 70,20 % 74,60 % 60,30 % 82,60 % Det skal bemærkes, at opgørelsen ikke giver et fuldt billede af, hvor stor en del af de kommunale opgaver/udgifter, der har været konkurrenceudsat. Opgørelsen omfatter således ikke: Opgaver, som kommunen selv varetager efter udbud Tjenesteydelser via rammeaftaler (kun delvis omfattet af opgørelsen) Varekøb efter udbud typisk via rammeaftaler Der er kendskab til nye udbud i 2005, men det samlede resultat fra 2005 foreligger ikke på nuværende tidspunkt. På baggrund af de mange eksempler på besparelser, synes det hensigtsmæssigt at arbejde videre med vurdering af nye potentielle udbudsopgaver. Samtidig anbefales det, at opgaver, som på nuværende tidspunkt er udbudt, som udgangspunkt genudbydes. Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Side 10 af 16

11 3.4 Partnerskaber med private Initiativer i Service- og Kvalitetsstrategien i forhold til partnerskaber med private: Initiativer: Partnerskabsaftale mellem Århus Kommune og Århus Portalen Opførelse af nye daginstitutioner Aktivering af kontanthjælpsmodtagere og revalidender Sanering af kloakstik Boliger til ældre i områder, hvor der er lav boligdækning Aftale mellem Århus Kommunes Sprogcenter og private udbydere Udvikling af platform for arbejde med digitale bygningstegninger Status:, men fremtid overvejes Under udarbejdelse Delvist gennemført og under udarbejdelse Stillet i bero Med partnerskabsaftalen mellem Århus kommune og Århus Portalen har man overdraget retten til for en periode, men det er endnu uafklaret, om aftalen skal forlænges. Med hensyn til ældreboligerne, så er et partnerskabslignende samarbejde under udvikling, og byggeriet forventes påbegyndt i Hele danskundervisningsopgaven i forhold til Sprogcenteret skal udbydes med virkning fra 2006, men allerede nu har Sprogcenteret Partnerskabslignende aftaler, hvor bl.a. en lærer fra FO er udstationeret på centeret. Endelig er udviklingen af platform for arbejde med digitale bygningstegninger sat i bero, idet man afventer resultat af et projekt udført af Erhvervs- og Boligstyrelsen. Initiativer ud over Service- og Kvalitetsstrategien I magistratsafdelingernes bidrag findes yderligere 17 initiativer omkring partnerskaber med private, som i lighed med initiativerne i Service- og Kvalitetsstrategien har meget varierende indhold. I nogle tilfælde er partnerskaberne en videreudvikling af et samarbejde, som er opstået ud fra udbud af drifts- og anlægsopgaver. Således er der partnerskaber om anlægsopgaver i bl.a. Naturforvaltningen og Vejkontoret. Og der er partnerskaber om driftsopgaver i bl.a. Magistratens 3. Afdeling, hvor der arbejdes med forskellige ITsystemer til plejeboliger, hjemmehjælpere mm. Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Side 11 af 16

12 Herudover findes en række initiativer, hvor der ikke på samme vis er tale om et forhold mellem kommunen som bestiller og virksomheder som leverandører. Eksempelvis omhandler et initiativ i Arbejdsmarkedsafdelingen arbejdsfastholdelse, og to initiativer i Børn og Unge-Afdelingen omhandler behandlingstilbud til familier med overvægtige børn og tidlig hjælp til mødre med fødselsdepressioner. Af lidt anden karakter findes også et innovationskonsortium med Teknologisk Institut, Århus Kommunale Værker og diverse universiteter og private virksomheder. En samlet vurdering af initiativerne på indsatsområdet Da mange af initiativerne omkring partnerskaber med private stadig er under gennemførelse, er det i en del tilfælde for tidligt at evaluere på resultatet. På nogle områder er der dog givet en vurdering af initiativernes effekter, og der er således opnået besparelser ved flere af anlægsprojekterne. Partnerskaber har ligeledes vist sig at være et godt redskab i forbindelse med aktivering, arbejdsfastholdelse og behandlingstilbud til familier med overvægtige børn. Partnerskabsaftalerne fra magistratsafdelingernes indberetninger har generelt meget forskellig karakter og indhold og omfang. Typiske kendetegn er imidlertid en større fokus på fælles mål og dialog, at der regelfastsættes om færre ting, og at aftalen løber over længere tid i forhold til en traditionel kontrakt. Der synes dog at være et behov for at skabe mere klarhed omkring begrebet. Det anbefales derfor, at man sideløbende med videreudviklingen af partnerskaber som styringsredskab forsøger at skabe en mere klar fælles forståelse af selve begrebet partnerskaber med private. 3.5 Udnyttelse af ny teknologi Initiativer i Service- og Kvalitetsstrategi i forhold til udnyttelse af ny teknologi: Initiativer: Digital forvaltning Indførelse af e-handel Status: Delvist gennemført og under udarbejdelse Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Side 12 af 16

13 IT og Organisationsafdelingen igangsatte i tråd med Service- og Kvalitetsstrategien en lang række aktiviteter og projekter i 2003 inden for digital forvaltning, hvilket blandt andet har resulteret i selvbetjeningsløsninger til borgere og virksomheder i Århus Kommune. Indførelsen af e-handel har været lidt længere under vejs end forventet. På betalingssiden er e-handel gennemført fra og med 1. februar 2005, og efter en indføringsperiode modtages betalinger nu udelukkende elektronisk. På bestillingssiden er man godt i gang med anvendelse og udbredelse af vare- og priskataloger, men arbejder altså videre på projektet. Der udarbejdes evalueringerne af digital forvaltning og e-handel, som forelægges Byrådet i særskilte indstillinger. 3.6 Budgetanalyser Initiativer i Service- og Kvalitetsstrategi i forhold til budgetanalyse: Initiativer: Implementering af ny procedure for forslag til budgetanalyser Status: Den nye procedure er anvendt i forbindelse med budget 2005 og Proceduren medvirker til at sikre en prioritering af de ressourcer, der anvendes til tværgående opgaver. 3.7 Samlet vurdering på tværs af indsatsområderne Alle indsatsområderne i Service- og Kvalitetsstrategi repræsenterer forskellige former for styringsredskaber, som kommunen benytter sig af. Opfølgningen på de enkelte indsatsområder viser, hvordan de forskellige magistratsafdelinger har taget styringsredskaberne til sig. Det skal bemærkes, at flere af indsatsområderne hænger tæt sammen. Således vil man i forbindelse med udbud, som vindes af kommunen selv, benytte en form for intern kontraktstyring. Vindes udbuddet af en privat leverandør, kan der eventuelt blive tale om et partnerskab i stedet for en traditionel kontrakt. Generelt viser bidragene fra magistratsafdelingerne, at afdelingerne i vid udstrækning gør brug af hele viften af styringsredskaber. De for- Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Side 13 af 16

14 skellige redskaber anvendes på baggrund af en konkret vurdering af opgavernes karakter. Generelt viser bidragene fra magistratsafdelingerne også, at det ofte tager lang tid at gennemføre konkrete initiativer. Skal man have fuldt udbytte af et sådanne initiativer, er der således behov for at bevare fokus på initiativerne også med henblik på en videreudvikling. Det skal i øvrigt bemærkes, at der er overlap mellem opfølgningens anbefalinger omkring lær af de bedste og kontraktstyring og Ad hoc- Udvalgets betænkning vedr. organisering og styring af magistratsafdelingerne. Opfølgningen understøtter således Ad hoc-udvalgets anbefalinger omkring de videre overvejelser om en fælles virksomhedsmodel for Århus Kommune, herunder disse overvejelsers sammenhæng med udviklingen af det nye fælles økonomisystem og ledelsesinformationssystem. Ligeledes understøtter opfølgningen Ad hoc-udvalgets anbefaling af, at man ved udformningen af de nye magistratsafdelinger vurderer, om der er områder, hvor der kan være fordele ved adskillelse af bestillerog udføreropgaver, og at der i givet fald bør sikres en klar organisatorisk adskillelse af disse opgaver. Afslutningsvis skal det bemærkes, at frit valg på linje med indsatsområderne i Service- og Kvalitetsstrategi kan bidrage til, at kommunen og dens borgere får mest og bedst mulig service for pengene. Der skal der én gang i løbet af hver valgperiode udarbejdes en vurdering af frit valg. Der fremsendes en særskilt indstilling om frit valg sideløbende med nærværende indstilling. I indstillingen om frit valg foreslås det, at frit valg for fremtiden indarbejdes i service- og kvalitetsstrategien samt opfølgningen herpå. Med hensyn til udformningen af den kommende service- og kvalitetsstrategi vurderes det generelt, at denne ud over frit valg - bør have fokus på de mange allerede planlagte og igangsatte initiativer, herunder initiativer afledt af magistrats- og strukturreformen. Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Side 14 af 16

15 4. Høring i magistratsafdelingerne og fælles-med Indstillingen har i udkastform været i høring i magistratsafdelingerne, og høringssvarene kan ses i bilag 4. I HovedMEDUdvalget i Borgmesterens Afdeling var der enighed om at tiltræde indstillingen. Magistraten 1. Afdeling tager indstillingen til efterretning, men der henvises dog til en særskilt udtalelse fra B-siden samt et notat fra Familieafdelingens MED-udvalg. I notatet fra Familieafdelingen oplyses, at Tolkeservice efter fristen for indberetning af initiativer er blevet udsat for udfordring jf. loven om udfordringsret. Endvidere er der udarbejdet en liste over områder, hvor Familieafdelingen samarbejder med private i form af partnerskaber, og det bemærkes, at samarbejdet med private allerede er særdeles udbredt på Familieafdelingens område. På baggrund af høringssvaret fra Magistratens 2. Afdeling er der foretaget præciseringer i bilagsmaterialet. Derudover har Magistratens 2. Afdeling ingen bemærkninger. På baggrund af høringssvaret fra Magistratens 3. Afdeling er der foretaget præciseringer i indstillingen og i bilagsmaterialet. Magistratens 3. Afdeling har herudover ingen bemærkninger. Magistratens 4. Afdeling tilslutter sig anbefalingerne omkring de fremtidige indsatser i forhold til lær af de bedste, kontraktstyring og partnerskaber, men har dog følgende bemærkninger: På indsatsområdet lær af de bedste har man primært fokus på kvalitetsudvikling og i forlængelse heraf videndeling, og det er derfor vigtigt, at der til stadighed arbejdes med metoder, der kan understøtte en sådan konstruktiv udvikling. I forhold til udbud af driftsopgaver er det relevant at foretage en nuanceret styringsmæssig vurdering, som inddrager mulige styringsredskaber, herunder udbud. Magistratens 5. Afdeling har ingen bemærkninger udover en enkelt præcisering, som nu er indarbejdet i indstillingen. Efter indarbejdelsen af magistratsafdelingernes høringssvar har indstillingen været behandlet på fælles-med, og udtalelse fra B-siden vedlægges som bilag 5. Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Side 15 af 16

16 5. Økonomiske konsekvenser Indstillingen har ingen direkte økonomiske eller bevillingsmæssige konsekvenser. Eventuelle effektiviseringsgevinster i forbindelse med gennemførelsen af initiativerne i Service- og kvalitetsstrategi tilfalder magistratsafdelingerne indenfor de respektive decentraliseringsordninger. 6. Konsekvenser i forhold til mål Opfølgningen på Servicestrategi bidrager til Kommunens overordnede mål om at sikre sig den bedst mulige udnyttelse af de til rådighed værende midler, så kommunen og dens borgere får mest og bedst mulig service for pengene. 7. Beslutningspunkter At 1) Byrådet tager opfølgningsredegørelsen på Service- og Kvalitetsstrategi til efterretning. At 2) anbefalingerne på de respektive indsatsområder inddrages i grundlaget for udarbejdelsen af service- og kvalitetsstrategien for Louise Gade / Niels Vad Sørensen Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Erfaringsudveksling om indsatsområderne i Service- og Kvalitetsstrategi (vedlagt til alle/+elektronisk) Bilag 2: Redegørelse for udliciterede opgaver i Århus Kommune: Erfaringer fra regnskabsårene (vedlagt til alle/+elektronisk) Bilag 3: Redegørelse for udliciterede opgaver i Århus Kommune: Erfaringer fra regnskabsårene (vedlagt til alle/+elektronisk) Bilag 4: Høringssvar fra magistratsafdelingerne. (vedlagt til alle/+elektronisk) Bilag 5: Høringssvar fra fælles-med. (vedlagt til alle/+elektronisk) Opfølgning på Service- og Kvalitetsstrategi Side 16 af 16