Sagsnr. i Captia: Instruksgiver: Udformet af: Ajourføringspligtig: Udstedelsesdato:

Transkript

1 Sagsnr. i Captia: Instruksgiver: Landbrugs- og Fiskeristyrelsen (LFST) Udformet af: Fysisk Jordbrugskontrol og Erhvervsstyrelsen Ajourføringspligtig: Fysisk Jordbrugskontrol og Erhvervsstyrelsen Udstedelsesdato: Anvendes for kontrolrapporter oversendt efter 15. juni 2017 KONTROLINSTRUKS 5 % og 10% Til brug for kontrol på stedet af projekter, der har ansøgt om eller modtaget tilskud fra Miljø- og Fødevareministeriet og Erhvervsministeriet under Landdistriktsprogrammet og Fiskeri- og havudviklingsprogrammet Indhold 1. FORMÅLET MED KONTROLLEN OG UDFYLDELSE AF KONTROLRAPPORT... 3 A. Kontroltype... 4 B. Oplysninger om projekt og tilskudsmodtager... 4 C. Oplysninger om tilsagn... 5 D. Den finansielle kontrol af rater og slutbetaling... 6 E. Oversigt over bilag og dokumentation for den gennemførte kontrol... 7 F. Varsling og tidspunkt for kontrolbesøget G. Deltagere i kontrolbesøget H. Resultater af kontrol I. Kontrollørernes navn og dato SEKTION II: KONTROL AF PROJEKTETS GENNEMFØRELSE J. Kontrol af støttebetingelsernes opfyldelse K. Kontrol af fakturaer, betaling og bogføring L. Udgifter til projektansættelse M. Udgifter til konsulentydelser N. Overholdelse af særlige betingelser fastsat i tilsagnet O. Vurdering af, om udført arbejde er rimeligt i forhold til projektet P. Overholdelse af krav til skiltning/logo ved projekter om udarbejdelse af publikationer, websider og andet informationsmateriale Q. Overholdelse af krav til skiltning R. Projektets gennemførelse S. Nødvendige tilladelser og godkendelser T. Kontrol af, om der er udbetalt andet offentligt tilskud til projektet U. Kontrol af, at den samme udgift ikke indgår i flere projekter som finansieres via projektordninger som administreres af Erhvervsstyrelsen (dobbeltfinansiering) V. Kontrol af overholdelse af regler om offentlige indkøb (udbud) W.... Naturlier og /eller overhead Fejl! Bogmærke er ikke defineret.

2 X. Frivilligt arbejde Y. Supplerende spørgsmål ved kontrol af tilskud til drift af LAG Z. De minimis SEKTION III: BILAG Bilag 1 Oversigt over kontrollerede udgifter (særskilt excel-fil) Bilag 2 En opsamling af bilag i enkelt pdf-fil (se liste på side 7) Bilag 3 - Information og underskriftsblad til tilskudsmodtager GENEREL KONTROLINSTRUKS (SIDSTE VERSION MARTS 2017) Formål Varsling Udtagning Gennemførelse af kontrollen Forhold i øvrigt Side 2/44

3 1. FORMÅLET MED KONTROLLEN OG UDFYLDELSE AF KON- TROLRAPPORT Formålet med den fysiske kontrol er, at de oplysninger der er indsendt til Landbrugs- og Fiskeristyrelsen eller Erhvervsstyrelsen kan genfindes på stedet, at kontrollere for uregelmæssigheder herunder om der er mistanke om svig røde flag, der ikke kan kontrolleres for ved administrativ kontrol, samt fysisk se investeringen. Til baggrund for kontrolbesøget skal dokumenter vedrørende projektansøgningen, projektets godkendelse, ordningens bekendtgørelse, vejledning, tilsagn og eventuelle senere beslutninger vedrørende ændring af projektet, projektperiode, budget mv. læses igennem. Herunder særlige støttebetingelse, der fremgår af tilsagnet. Alle punkter (Ja/Nej felter eller afkrydsningsfelter) i kontrolrapporten SKAL udfyldes. Hvis punktet ikke er relevant eller ikke indeholder vigtige oplysninger angives dette (fx ved at notere IR eller Ingen kommentarer ). Relevante bilag og dokumentation for den gennemførte kontrol skal vedlægges. Jeres svar og bilag er dokumentation for, at kontrollen er udført samt dokumentation for de fejl/uregelmæssigheder der eventuelt er fundet ved kontrollen. Kontrolrapporten skal som hovedregel, sendes til Erhvervsstyrelsen senest 6 uger efter modtagelse af opgaven (dog op til 20% af rapporterne må godt sendes til Erhvervsstyrelsen inden 8 uger). Baseret på dine svar i kontrolrapporten, skal en udenforstående person (fx en revisor) kunne se, hvad du har gjort for at kontrollere de enkelte punkter. Dit svar må ikke formuleres, så der kan fremkomme tvivl om svaret, såsom Jeg formoder. Niveauet for kontrol fremgår af den generelle kontrolinstruks og af forklaringerne til de enkelte spørgsmål her i kontrolinstruksen. Hvis du i den konkrete sag ikke modtager oplysninger/ser/observerer ting som anført i kontrolinstruksen (fx ved at ansøger eftersender dokumenter som burde have været forelagt under kontrolbesøget), beskriv da en sådan svaghed i kontrollen. Hvis du mener dette er væsentligt for din konklusion af kontrollen, skal dette anføres. Afsnit A-C udfyldes af Erhvervsstyrelsen Afsnit D og E udfyldes af både Erhvervsstyrelsen og kontrolløren. Grå felter udfyldes af Erhvervsstyrelsen og kontrolløren udfylder de hvide felter. Side 3/44

4 SEKTION I: GENERELLE OPLYSNINGER OM KONTROL OG RESULTATER A. Kontroltype Udpeget af Data & Analyse i LFST Manuel udtagelse B. Oplysninger om projekt og tilskudsmodtager b.1 Udtræksårsag Risiko eller Tilfældigt udvalgt jf. risikoanalyse. b.2 Tilskudsordning: Angiv den ordning som tilskudsmodtager søger tilskud under. b.3 Bekendtgørelse: Angiv nummer, dato og titel for den bekendtgørelse, som gælder for projektet med eventuelt link til bekendtgørelsen. b.4 Vejledning: Angiv den vejledning(er), som gælder for projektet. Angiv link til vejledning(er). b.5 Sagens journalnumre: Sagens journalnummer fremgår af tilsagnsbrevet. Det sagsnummer kontrolløren skal skrive i VAKS-Online b.6 Projekttitel: Projektets titel fremgår af tilsagnsbrevet. b.7 Projekttype: Angiv type af projektet. Er der tale om varekøb, anlæg, tjenesteydelser mv. b.8 Investeringsprojekt: Angiv om der er tale om et investeringsprojekt. Ja/Nej. hvis ja, vedlægges en liste over investeringer, se bilag 5) b.9 Tilskudsmodtagers navn: Tilskudsmodtagers navn fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. b.10 Tilskudsmodtagers adresse: Tilskudsmodtagers adresse fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. b.11 Adresse på stedet for kontrollen: Angiv adresse på stedet for kontrollen. b.12 Kontaktperson: Hvis tilskudsmodtager har oplyst en kontaktperson anføres denne her. b.13 Telefon: Tilskudsmodtagers telefonnummer fremgår af udbetalingsanmodning. b.14 Tilskudsmodtagers fremgår af udbetalingsanmodning. b.15 CVR/CPR nr.: Tilskudsmodtagers CVR-nr./CPR-nr. Fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. Hvis der er uoverensstemmelse, skal årsagen findes, fx kan der være foretaget overdragelse af projektet. Forklar og begrund uoverensstemmelse. Side 4/44

5 C. Oplysninger om tilsagn c.1 Dato for modtagelse af ansøgning om tilskud: c.2 Dato for mulig igangsættelse for egen regning: c.3 Dato for tilsagn: Datoen fremgår af tilsagnsbrevet. c.4 Projektperiode: Datoer for projektperiode fremgår af tilsagnsbrevet og evt. senere projektforlængelser. c.5 Periode for, hvornår udgifter skal være betalt: c.6 Hvis a conto, afregningsperiode: Udgifter kan betales i perioden henholdsvis efter projektets slutdato og indtil fristen for indsendelse af udbetalingsanmodning afhængig af reglerne på ordningen. Angiv perioden fra projektets startdato til fristen for betaling af fakturaer på dette projekt. Datoer fremgår af udbetalingsanmodning. Udfyldes på de ordninger, hvor der udbetales aconto. c.7 Tilsagnsgrundlag, kr.: Projektets budgetterede udgifter, som tilskud er beregnet på baggrund af. Fremgår af tilsagnsbrevet og evt. senere budgetændringer. c.8 Tilsagn om tilskud, kr. eller %: Fremgår af tilsagnsbrevet. Side 5/44

6 D. Den finansielle kontrol af rater og slutbetaling Udfyldes både af Erhvervsstyrelsen (grå felter) og kontrolløren (hvide felter). Nedenfor angives projektets samlede anmeldte udgifter. Kontrolløren angiver samtidig de beløb, der er kontrolleret ved dette kontrolbesøg. For erhvervs rettede LAG og FLAG projekter på ,00 kr. eller mere gælder der kan udbetales 1 rate og 1 slutudbetaling. Andre LAG og FLAG projekter udbetales kun slutudbetaling. Kontrollen ifm. slutudbetaling kan omfatte dokumentation ifm. udbetaling af 1. rate. d.1 Projektets samlede udgifter: Alle eventuelle forudgående rater udfyldes. Fremgår af anmodning(er) om udbetaling. Betaling nr. Dato Ansøgt udgift Udfyldes af Erhvervsstyrelsen d.2 1. rate: Jf. dato på udbetalingsanmodning d.3 Slutbetaling Jf. dato på udbetalingsanmodning 100 % Udfyldes af Erhvervsstyrelse n Jf. ansøgning om udbetaling Jf. ansøgning om udbetaling d.4 Total Samlet ansøgt beløb, som er omfattet af denne kontrol Allerede udbetalt beløb Udfyldes af Erhvervsstyrelsen Jf. udbetalingsanmodning Jf. udbetalingsanmodning Samlet udbetalingsbeløb, som er omfattet af denne kontrol Kontrolleret støtteberettigede udgifter Udfyldes af kontrollør Angiv kontrolleret beløb, dvs. støtteberettigede udgifter Angiv kontrolleret beløb, dvs. støtteberettigede udgifter Angiv summen af det kontrolleret beløb. Side 6/44

7 E. Oversigt over bilag og dokumentation for den gennemførte kontrol Udfyldes både af Erhvervsstyrelsen (grå felter) og kontrolløren (hvide felter). I tabellen nedenfor angives bilag og dokumentation, som kontrolløren skal vedlægge kontrolrapporten. Del 1: Der skal altid vedlægges dokumentation (sæt kryds med henvisning), eller noteres, at det ikke er relevant (IR) for omhandlende kontrol. Del 2: Er en oversigt over de bilag og afsnit i kontrolrapporten, som skal vedlægges som dokumentation for det pågældende projekt, der kontrolleres. I forbindelse med oversendelse af sagen til Fysisk Jordbrugskontrol, skal Erhvervsstyrelsen markere både i oversigten her og ved de enkelte afsnit og bilag, hvilke som er relevante for den pågældende fysiske kontrol. Når kontrollen er gennemført, angiver kontrolløren herunder de bilag og afsnit, samt den dokumentation, der er vedlagt kontrolrapporten. Sæt X i feltet DEL 1 Bilag 1 (Excel-fil) Oversigt over kontrollerede udgifter (skal altid vedlægges) Bilag 2 En opsamling af bilag i enkelt pdffil. Oversigt over eventuel dobbeltfinansiering (vedlægges, hvis relevant, såfremt tilskudsmodtager har andre projekter, som finansieres af offentlige midler, se særskilt Excel fil). Kopi af udbetalingsanmodningen (skal altid vedlægges) På kopien af udbetalingsanmodningen, der er anvendt ved kontrollen, skal det tydeligt angives, hvilke poster der er kontrolleret. Kopi af kontrollerede fakturaer Hvis det ved kontrollen konstateres, at fakturaerne er de samme som i kontrolgrundlaget, er det ikke nødvendig at vedlægge kopier af de kontrollerede fakturaer. Kopi af eventuelt kontrollerede bogføringsbilag Kun i de tilfælde, hvor der er kontrolleret bogføringsbilag skal de vedlægges. Kopi af bankkontoudtog (skal altid vedlægges) Der skal vedlægges dokumentation for betaling af beløbet. Der kan maksimalt accepteres kontant betaling for kr. Her skal der f.eks. foreligge en attestation for modtagelse af beløbet og udskrift af kontoen kasse i ansøgers bogføringssystem. Bilag 3 Bilag 4 Information og underskriftsblad til tilskudsmodtager (skal altid vedlægges) Registrering af mistanke om svig Side 7/44

8 Bilaget er adskilt fra kontrolrapporten, og ligger som et selvstændigt dokument på kontrolportalen. (Vedlægges, hvis relevant) Side 8/44

9 DEL 2 J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z BILAG OG AFSNIT I KONTROLRAP- PORTEN, SOM ER UDFYLDT OG VEDLÆGGES Kontrol af støttebetingelsernes opfyldelse Kontrol af fakturaer, betaling og bogføring Udgifter til projektansættelse Udgifter til konsulentydelser Overholdelse af særlige betingelser fastsat i tilsagnet Vurdering af, om udført arbejde er rimeligt i forhold til projektet Overholdelse af krav til skiltning/logo ved projekter om udarbejdelse af publikationer, websider og andet informationsmateriale Overholdelse af krav til skiltning Projektets gennemførelse Nødvendige tilladelser og godkendelser Kontrol af, om der er foretaget udbetaling fra anden offentlige myndighed til projektet Kontrol af, at den samme udgift ikke indgår i flere projekter som finansieres via projektordninger som administreres af Landbrugs- og Fiskeristyrelsen og Erhvervsstyrelsen (dobbeltfinansiering), samt jf. bilag 2 Kontrol af overholdelse af regler om offentlige indkøb (udbud) Naturalier og/eller overhead Frivilligt arbejde Supplerende spørgsmål til kontrol af udgifter til drift af LAG De minimis Sæt X hvor relevant (hvis punktet ikke er relevant, noteres IR) med X eller ej relevant Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Side 9/44

10 Evt. bemærkninger til brug for Fysisk Jordbrugskontrol vedrørende projektansøgningen/tilsagn/udbetalingsanmodning:. Her angiver Erhvervsstyrelsen specielle forhold, som kontrolløren skal være særligt opmærksom på i forbindelse med gennemførelsen af kontrollen. Fx hvis der i forbindelse med 1. sagsbehandling af udbetalingsanmodningen konstateres ændringer i forhold til tilsagnet, som kan have betydning for kontrollen. Hvis der er noget, tilsagnshaver ikke har bedt om i forhold til tilsagnet fx: søgt om tilskud til skiltning, men har ikke bedt om penge til det i udbetalingen søgt om 3 stk. ventilatorer, men kun bedt om udbetaling til 1 Eventuelle bilag som kontrolløren skal være opmærksom på anføres her. Side 10/44

11 F. Varsling og tidspunkt for kontrolbesøget. f.1 Varslingsdato Dato på varslingsbrevet/mail. Der skal altid foreligge et varslingsbrev som dokumentation for, at tilsagnshaver er blevet varslet om besøget. Kontrol på stedet kan varsles under forudsætning af, at virkeliggørelsen af målet med denne kontrol ikke bringes i fare. Et sådant varsel skal begrænses til det absolutte minimum og må ikke overstige 14 dage 1. Der henvises i øvrigt til Den generelle kontrolinstruks af marts 2017, især kapitel 2 (Forberedelse af kontrollen) og 3 (Retssikkerhedsloven). Den generelle kontrolinstruks finder du på intranettet under: Fagligt Kontrolportal Kontrolinstrukser Den generelle kontrolinstruks. f.2 Dato for kontrolbesøg Den dato kontrolbesøget finder sted. f.3 Starttidspunkt for kontrolbesøg f.4 Sluttidspunkt for kontrolbesøg Det klokkeslæt kontrolbesøget starter på (ankomst hos tilskudsmodtager). Det klokkeslæt kontrolbesøget slutter på (afgang fra tilskudsmodtager). f.5. Er der udleveret en retssikkerhedsfolder? Der skal altid sendes/udleveres en retssikkerhedsfolder. Hvis dette ikke er sket, skal det noteres og begrundes. G. Deltagere i kontrolbesøget. g.1 Fra Miljø-og Fødevareministeriet g.2 Deltager(e) fra tilskudsmodtager Navn/-e på den eller de personer, der deltager i kontrolbesøget fra Miljø- og Fødevareministeriets side. Navn/-e på den eller de personer der deltager i kontrolbesøget fra tilskudsmodtagers side. 1 Jf. art. 25 i Kommissionens forordning (EU) nr. 809/2014 af 17. juli 2014 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets Rådets forordning (EF) nr. 1306/2013 for så vidt angår det integreret forvaltnings- og kontrolsystem, foranstaltninger til udvikling af landdistrikterne og krydsoverensstemmelse. Side 11/44

12 H. Resultater af kontrol ved kontrollens afslutning på baggrund af den gennemførte kontrol (afsnit J til Æ samt alle bilag). JA NEJ Bemærkninger h.1 Er oplysninger på den fremsendte udbetalingsanmodning i overensstemmelse med den forelagte dokumentation? h.2 Er projektet gennemført som forudsat i tilsagnet? h.3 Hvis nej til h.2 Er der så tale om en rateudbetaling og er den del af projektet, som er omfattet af rateudbetalingen (og eventuelle tidligere rater) så gennemført og i overensstemmelse med tilsagnet? h.4 Er den gennemgåede bilagskontrol uden fejl? Hvis Nej, angiv de bemærkninger for de punkter du har angivet i første tabel i rapporten. Endvidere skal de bemærkninger, som ikke fremgår af de øvrige punkter i kontrolrapporten skrives her. Hvis nej, gå til h.3 Hvis nej, beskriv omfanget af det som ikke er gennemført med henvisning til udbetalingsanmodningen, udgifter og tilsagn. Jf. bilag 1 Oversigt over kontrollerede udgifter. Hvis Nej, redegør nærmere for de ikke-tilskudsberettigede udgifter. I. Kontrollørernes navn og dato i.1 Navn: Navne på de medarbejdere, der har været involveret i kontrollens gennemførelse og rapportering. Ved 2 kontrollører på stedet, anføres begge navne. i.2 Dato: Den dato hvor kontrolsagen er afsluttet i Fysisk Jordbrugskontrol og oversendes til Erhvervsstyrelsen Side 12/44

13 SEKTION II: KONTROL AF PROJEKTETS GENNEMFØRELSE J. Kontrol af støttebetingelsernes opfyldelse BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Sæt X Angiv støttebetingelser for projektet, samt anfør hvordan de er kontrolleret administrativt Bemærkninger fra Erhvervsstyrelsen., hvis der skal foretages fysisk kontrol Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Hvilke støttebetingelser skal kontrolleres ved fysisk kontrol: (hvad skal der kontrolleres og hvordan skal det kontrolleres) Dokumentation for at støttebetingelserne er kontrolleret på stedet: j.1 Er de støttebetingelser, som er kontrolleret fysisk opfyldt? j.2 Har ansøger opfyldt betingelserne i hele projekts perioden? j.3 Er der indikationer på, at støttebetingelser der er kontrolleret administrativt ikke er opfyldt? JA NEJ Bemærkninger Hvordan er betingelserne opfyldt? Ja/nej. Beskriv det du observerer på stedet i forhold til hver betingelse Ja/nej. Beskriv det du observerer på stedet i forhold til hver betingelse Side 13/44

14 K. Kontrol af fakturaer, betaling og bogføring Formålet med kontrollen er at afgøre, hvorvidt de indsendte bilag stemmer overens med de fysiske bilag på stedet og at projektet er gennemført som anført i tilsagnet. Kontrolløren skal vurdere, om de anmeldte udgifter reelt er afholdt, hvorvidt investeringen/ydelsen i omfang svarer til det, der er faktureret til tilsagnshaver og om investeringen/ydelsen vedrører det pågældende projekt. Alle projektets bilag finder du på fanebladet Bilagsoversigt i udbetalingstjeklisten. Alle relevante kontoudskrifter fra ansøgers bogholderi vedrørende bogføring af den tilskudsberettigede udgift eller aktivitet i balancen samt udskrift af leverandørkonto skal forelægges kontrollen i komplet form til nærmere gennemgang. Følgende skal kontrolleres: Kontroller om alle bilagene kan genfindes i ansøgerens bogføring, for alle projektets udgifter eller for stikprøven, jf. punkt k.1 eller k.2 nedenfor. Kontroller om betalingerne kan genfindes i ansøgerens Netbank. Hvis kontrollen ikke giver anledning til bemærkninger, skal følgende vedlægges: Vedlæg fx 3 fakturaer med tilhørende betalingsdokumentation Findes der fejl i kontrollen af bilag : Vedlæg alle fakturaer med tilhørende betalingsdokumentationer I forhold til dokumentation, som kan accepteres i forbindelse med kontrollen, henvises til reglerne i bogføringsloven 2. I henhold til bogføringsloven skal enhver registrering dokumenteres ved bilag. Er der udstedt eksternt bilag (dvs. bilag udstedt af en anden end tilskudsmodtageren selv), skal dette så vidt muligt benyttes. Bilaget skal indeholde oplysninger, der er nødvendige for at sikre tydelige revisionsspor såsom tydeligt angivelse af transaktionsdato og beløb. Hvis udgiften er registreret på baggrund af elektronisk overførte data, skal bogføringen kunne dokumentere den enkelte overførsel og dennes tidsmæssige placering. Opbevares regnskabsmaterialet elektronisk, skal det kunne udskrives uden bearbejdning, beregninger eller andre tilpasninger. Hvis der er brugt eget arbejde, materialer fra egen beholdning og overhead, skal afsnit W også udfyldes. k.1 Omfatter projektet op til 30 bilag (fakturaer/ lønsedler/kreditnotaer)? k.2 Omfatter projektet over 30 bilag (fakturaer/ JA NEJ Bemærkninger Udfyldes af Erhvervsstyrelsen (sæt X) Udfyldes af Er- hvervssty- Udfyldes af Erhvervsstyrelsen (sæt X) Udfyldes af Er- hvervssty- I projekter med op til 30 bilag, skal alle bilag kontrolleres. Bilag 1 (Excel ark) udfyldes. De kontrollerede bilag angives i bilag 1 under de enkelte omkostningsarter. Angiv også eventuelle bemærkninger vedrørende konstateret fejl. Der udvælges en stikprøve, således at der kontrolleres min. 30 bilag, der dækker over 2 Jf. 9 og 10 stk. 2 i Bekendtgørelse af bogføringslov nr. 648 af 15/06/2006, link: Side 14/44

15 lønsedler/kreditnotaer)? relsen (sæt X) relsen (sæt X) min. 50 % af projektudgifterne. Kontrolløren skal dog foretage en screening af alle udgifter, for derved at sikre en målrettet stikprøvekontrol. Stikprøverne skal udgøre en repræsentativ andel af udgifterne i projektet. Dvs. der skal udvælge både store og små udgifter fra forskellige omkostningsarter. De udvalgte bilag skal angives i bilag 1 (Excel ark) under de enkelte omkostningsarter. k.3 Kan de valgte bilag genfindes i ansøgerens bogholderi/ regnskabssystem? Kontroller, at de udvalgte bilag er bogført og til stede hos ansøger. Se om de udgifter der er anført på udbetalingsanmodningen (se fanen Bilagsoversigt i udbetalingsskemaet) er i overensstemmelse med de underliggende regnskabsbilag (fakturaer og lign.)? Hvis Nej anføres de nærmere forhold. Vil altid medføre en bemærkning i pkt. 1 i kontrolrapporten (bemærkninger). k.4 Kan betalingerne genfindes i ansøgers netbank/ betalingssystem og er betaling foretaget til den der har udstedt fakturaen? Kontroller om betalingen af de tilskudsberettigede udgifter, kan genfindes i ansøgers netbank/betalingssystem. Kontroller, at overførsel fra tilskudsmodtagers bankkonto er sket til det bankkontonummer, der er angivet på fakturaen. Hvis der undtagelsesvis er foretaget kontant betaling (maks kr.), skal der foreligge dokumentation for, at beløbet er modtaget af rette vedkommende (dvs. den der har udstedt fakturaen). Er betalingen foretaget af/til finasieringsselskabet, svares nej og observationerne beskrives. Hvis Nej, anføres nærmere. k.5 Er der indikation på anden offentlig medfinansiering end den der er angivet i ansøgningen? Kontroller, om der er overført større beløb fra andre offentlige institutioner eller fonde end dem ansøgeren har angivet i regnskabet. Spørg ansøger hvis der fremgår noget af regnskabet. Hvis Ja anføres nærmere. k.6 Er der kreditnotaer og fakturarabatter som ikke er fratrukket i udbetalingsanmodningen? Spørg ansøger, om der er givet rabatter eller modtaget kreditnotaer. I bogføringssystemet kontrolleres de konti der vedrører dette projekt for eventuelle negative poster. Side 15/44

16 k.7 Er projektrelaterede udgifter og indtægter bogført med en særlig kode i tilskudsmodtagers regnskabssystem eller på særskilt konto i et separat regnskabssystem, der omfatter samtlige transaktioner vedrørende projektet? Hvis Ja anføres nærmere og kopi vedlægges Kontroller, at de projektrelaterede udgifter og indtægter er bogført med en særlig kode i tilskudsmodtagers regnskabssystem eller bogført på særskilt konto i et separat regnskabssystem, der omfatter samtlige transaktioner vedrørende dette projekt. Fakturaer skal kunne genfindes entydigt på denne konto. k.8 Hvis der er svaret Nej i pkt. k.7, er det muligt at separere og identificere udgifterne vedrørende projektet? k.9 Er der konstateret fejl i bilags-stikprøven? k.10 Er der noget i de kontrollerede bilag eller bogholderi, der indikerer at en udgift ikke vedrører projektet? k.11 Er der noget i de kontrollerede bilag eller bogholderi, der indikerer at en anmeldt udgift er en driftsudgift og ikke en projektudgift? Kontroller, at det er muligt at identificere projektrelaterede udgifter, fra andre udgifter afholdt af ansøger som ikke vedrører projektet. Hvis der konstateres fejl i stikprøven, skal disse bemærkes i bilag 1-Oversigt over kontrollerede udgifter (Excel ark). Derudover skal stikprøven øges hvis: - der findes fejl, skal antallet af stikprøven øges med 25 % - der findes mere end 3 fejl i stikprøverne, skal alle bilag kontrolleres. - der findes en systematisk fejl, skal alle bilag, som kan henføres til fejlen, kontrolleres. Hvis der kun er fejl i en omkostningsart, er det i denne omkostningsart stikprøven udvides. Hvis ja, redegør nærmere. Jf. bilag 1 (Excel ark) Oversigt over kontrollerede udgifter. Kontroller, at der ikke er medtaget udgifter til drift, da der normalt ikke gives tilskud til driftsudgifter. Forbrugsgenstande, som der er givet tilskud til som 1. gangs indkøb, er tilskudsberettigede. Men når tingene udskiftes (fx på grund af slitage mv.), betragtes udgiften til udskiftning som driftsudgift. Side 16/44

17 k.12 Er der tale om brugt udstyr? k.13 Er eventuelle indtægter fratrukket det støtteberettigede beløb? Tyder noget på, at noget at udstyret er købt brugt? Se om udstyret/maskinen ser ud til at være ældre end hvad der fremgår af fakturaen. Brugt udstyr accepteres kun såfremt der foreligger en af Erhvervsstyrelsen godkendt erklæring om brugt udstyr. Har du mistanke om, at der er indkøbt brugt udstyr, tjek da hvem der har udstedt fakturaerne fx en genbrugsforretning, Lauritz.com eller hvis det direkte fremgår af fakturaen, at der er tale om brugt udstyr. Hvis det kunne tænkes, at der har været indtægter i forbindelse med projektet (fx lejeindtægter, entreindtægter, deltagergebyr mv.) skal dette undersøges. Har ansøger modtaget penge til etablering, skal evt. indtægter til drift/ vedligeholdelse ikke trækkes fra. Vedlæg relevant dokumentation og redegør, hvis indtægter ikke er fratrukket støttebeløbet. Fx: Tilskud til en maskine. Udlejes maskinen til en anden person/firma i projektperioden, skal indtægten fratrækkes. Hvis der ved test af udstyr fremkommer et produkt der bliver solgt i projektperioden, skal denne indtægt fratrækkes. Tilskud til at rydde træer. Flisen fra træerne sælges. Indtægten skal fratrækkes. Side 17/44

18 L. Udgifter til projektansættelse BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Kontrol af udgifter til projektansættelse(r) Udtag en stikprøve på lønsedler: 1.1 Er der en ansættelseskontrakt eller aftale? JA NEJ Bemærkninger, hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Kontrakt eller aftale skal være underskrevet, dateret og påført navn samt timepris/løn. 1.2 Er der et udfyldt tidsregistreringsskema? l.3 Er den samlede tid brugt på projektet velbegrundet? Se om den anførte tid er rimelig set i forhold til det arbejde, som kan konstateres på stedet. l.4 Er der indikationer på, at den indsendte dokumentation for projektansættelsen ikke er valid? l.5 Er der indikationer på, at der er gjort brug af ikkekvalificeret arbejdskraft i Tidsregistreringen skal være underskrevet af formanden for LAG en (eller koordinatorens nærmeste leder) og koordinatoren. Tidsregistreringen skal være påført timetal og datoer. Hvis Nej, redegør nærmere. Fx er der noget som tyder på, at timeantal er urimeligt i forhold til det arbejde som den projektansatte har udført. Det omfatter bl.a. svag intern kontrol med arbejdskraft, såsom: - om der findes ansættelseskontrakt eller aftale - tidsregistreringer som er underskrevet på forhånd - medarbejdernes tidskort er udfyldt af supervisor - tidskort udfyldt med blyant eller - tidskort udfyldt ved afslutningen af lønperiode - pludselige, store forskydninger i udgifterne, faktiske timer og timepris på eller nær de budgetterede beløb Det er OK, hvis registreringen kun forefindes som en månedsopgørelse. Jf. svig i bilag 4. De omfatter bl.a.: Side 18/44

19 forhold til medarbejderkategorier nævnt i tilsagnet? - specifikke personer, der anføres som nøglemedarbejdere men ikke arbejder på kontrakt - medarbejdernes kompetencer ikke matcher de kvalifikationskrav som er angivet for deres arbejdskraft kategori eller kontraktens krav Fx er væggen skæv, el-arbejde ser ikke autoriseret ud Side 19/44

20 M. Udgifter til konsulentydelser BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Kontrol af udgifter til konsulentydelser, hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger m.1 Er den samlede tid brugt på projektet velbegrundede? Se om den anførte tid er rimelig set i forhold til det arbejde, som kan konstateres på stedet. m.2 Er der indikationer på, at den indsendte dokumentationen for konsulentydelsen ikke er valid? m.3 Er der indikationer på, at der er gjort brug af ikkekvalificerede konsulenter i forhold til beskrivelsen i tilsagnet? JA NEJ Bemærkninger Hvis Nej, redegør nærmere. Fx er der noget som tyder på, at timeantal er urimeligt i forhold til det arbejde som konsulenten har udført. Jf. svig i bilag 4. De omfatter bl.a. svag intern kontrol med arbejdskraft, såsom: - om der findes ansættelseskontrakt eller aftale - tidsregistreringer som er underskrevet på forhånd - medarbejdernes tidskort er udfyldt af supervisor - tidskort udfyldt med blyant eller - tidskort udfyldt ved afslutningen af lønperiode - pludselige, store forskydninger i udgifterne, faktiske timer og timepris på eller nær de budgetterede beløb Formelle aftaler eller kontrakter findes, men er vage, angående de tjenester, der skal udføres, og angående dokumenteret støtte, såsom detaljerede fakturaer eller undersøgelser, til at berettige udgifterne. Jf. svig i bilag 4. De omfatter bl.a.: - Kontroller aftalegrundlaget for brug af konsulenter - specifikke personer, der anføres som nøglemedarbejdere men ikke arbejder på kontrakt - medarbejdernes kompetencer ikke matcher de kvalifikationskrav som er angivet for deres arbejdskraft ka- Side 20/44

21 tegori eller kontraktens krav Side 21/44

22 N. Overholdelse af særlige betingelser fastsat i tilsagnet BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Overholdelse af særlige betingelser fastsat i tilsagnet Opskriv de særlige betingelser i tilsagnet: Følgende dokumentation vedlagt: , hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger n.1 Hvis der i tilsagnet er fastsat særlige betingelser, er de særlige betingelser så opfyldt? JA NEJ Bemærkninger Hvis Ja : Nævn de særlige betingelser, som er kontrolleret, og hvordan de er opfyldt. Vedlæg dokumentation. Henvis eventuelt til andre punkter i kontrolrapporten, hvis relevant. Hvis Nej : Nævn, hvilke betingelser, som ikke er opfyldt, angiv tilskudsmodtagers begrundelse. Henvis eventuelt til andre punkter i kontrolrapporten, hvis relevant. Side 22/44

23 O. Vurdering af, om udført arbejde er rimeligt i forhold til projektet BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Det skal vurderes, hvorvidt det udførte arbejde/investering forekommer rimelig i forhold til prisen., hvis der skal foretages fysisk kontrol Bemærkninger fra Erhvervsstyrelsen vedr. kontrol af købsprisers rimelighed: Dokumentation for købsprisers rimelighed er vedlagt, hvis relevant: Sæt X Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger o.1 Forekommer det udførte arbejde/ydelse rimeligt i forhold til de priser der er faktureret til tilsagnshaveren? JA NEJ Bemærkninger Hvis Erhvervsstyrelsen har anmodet om dette punkt, skal kontrolløren vurdere, hvorvidt det udførte arbejde/investering/udstyr forekommer rimeligt i forhold til prisen og projektet jf. tilsagnet. Antal timer til at grave en sø Lille bordfane vs. stor loftfane/ventilationsanlæg Lille kummefryser vs. kølerum Beskriv kort vurderingen af det udførte arbejde/investering/udstyr. Side 23/44

24 P. Overholdelse af krav til skiltning/logo ved projekter om udarbejdelse af publikationer, websider og andet informationsmateriale BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Overholdelse af krav til skiltning/logo ved projekter om udarbejdelse af publikationer, websider, annoncer og andet informationsmateriale (skiltning EU logo)., hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Eventuelle bemærkninger vedrørende krav til synliggørelse af tilskud som skal kontrolleres: Følgende dokumentation vedlagt: I tilfælde af tvivl eller spørgsmål, kontakt Erhvervsstyrelsen. JA NEJ Bemærkninger p.1 Hvis projektet omfatter udarbejdelse af publikationer dvs. rapporter, brochurer, foldere, annoncer, plakater, postkort, flyers, nyhedsbreve og/eller elektronisk formidling i form af websider og andet informationsmateriale. Stemmer publikationen da overens med indsendte materiale? Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Anmod om et eksemplar af publikationen. Kontroller at tilskudsmodtagers publikation er identisk med den indsendte. Hvis Nej, redegør nærmere for konstaterede forhold. Vedlæg dokumentation i form af fx publikationen eller et billede af denne. Det kan forekomme, at alt det trykte materiale er uddelt. Side 24/44

25 Q. Overholdelse af krav til skiltning BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Overholdelse af krav til skiltning Bemærkninger vedr. krav til skiltning som skal kontrolleres: Billede af skilt vedlagt (udfyldes af kontrollør):, hvis der skal foretages fysisk kontrol. Sæt X Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Du skal sikre dig, inden du forlader kontrolstedet, at de fotos der er taget ved kontrollen er tydelige og brugbare. Ved foto af skilte, skal du sikre dig, at tekst kan læses. Underbyg gerne foto med en tekst, hvis fotoet ikke kan stå alene. Fx hvis der er flere huse, hegn, udsnit af en maskine m.m., anfør da nr. på foto henvisning til nr. i teksten. Ved foto af elementer i naturen angiv da på kort, hvor fotoet er taget. Foto skal lægges ind som PowerPoint og gemmes som en PDF-fil. I tilfælde af tvivl eller spørgsmål, kontakt Erhvervsstyrelsen. Side 25/44

26 R. Projektets gennemførelse BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Hvis der er tale om investeringsprojekt, er billede af investering vedlagt. Liste over investeringer (bilag 5), hvortil der søges om udbetaling af støtte, er vedlagt kontrolgrundlaget. (Skal altid være vedlagt ved fysiske investeringer), hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger r.1 Er der foretaget besigtigelse af investeringer, herunder kontrol af eventuelle stel. nr./ serienumre på investeringerne? r.2 Er projektet gennemført i overensstemmelse med tilsagnsbrevet og evt. senere godkendte ændringer? JA NEJ Bemærkninger Alle investeringer (fysiske genstande), som er indkøbt i forbindelse med projektet, skal besigtiges. Fx maskiner, udstyr, IT-udstyr såsom computere, printere og lign. jf. liste over investeringer bilag 6. Evt. serienumre, model/typer mv. noteres og fotograferes i rimeligt omfang, hvor dette er muligt. Serienumre, model/type mv. skal være i overensstemmelse med oplysningerne på faktura. Anfør bemærkninger hvis der mangler serienummer. Hvis der er givet tilsagn til et bestemt antal m 2, meter af investeringen, anfør da resultatet af opmålingen, vejningen, optællingen osv. Hvis opmålingen, vejningen, optællingen osv. er baseret på en stikprøve, beskriv da hvordan stikprøven er udvalgt og hvordan den anses som repræsentativt. Hvis Nej, beskriv nærmere de konstaterede forhold. Udfyld bilag 6 (foto nr., beskrivelse, evt. bemærkninger) Projektets indhold fremgår af ansøgningen om tilsagn, tilsagnsbrev og evt. senere ændringer. Beskriv nøje, hvad og hvordan du har kontrolleret tilsagnet. Vedlæg relevant dokumentation. Ved projekter som indeholder fysiske investeringer, Side 26/44

27 r.3 Befinder investeringen sig på den ansøgte matrikelnummer /markbloknummer? kontroller for eksempel, at model for udstyret stemmer overens med tilsagn og evt. senere ændringer, opmål størrelsen af arealet, vurder om forbrug af materialer er rimelig i forhold til projektet (fx maling, fliser, el-artikler, mv.). Ved immaterielle projekter, fx. økologifremme, netværksordningen og lign., skal det materiale, der er udarbejdet i forbindelse med projektet kontrolleres. Det kan eksempelvis være reklamemateriale, kampagnemateriale, messekataloger, naturplaner, rapporter, tekniske og ejendomsmæssige forundersøgelser og lignende. Hvis projektet omhandler gennemførelse af aktiviteter, fx aktiviteter med henblik på at tilføre personer i fødevarebranchen ny viden og nye kompetencer indenfor produktion, afsætning og markedsføring, skal det kontrolleres, om aktiviteterne er gennemført med det antal og indhold, som angivet i ansøgningen om tilsagn, og om materialer og hjemmeside overholder reglerne for tilskud (fx at materialer og hjemmeside ikke indeholder markedsføring af bestemte produkter eller producenter). Hvis Nej. Beskriv nærmere de konstaterede forhold. Angiv hvilken adresse investeringen findes på og hvad årsagen er hertil ifølge tilsagnshaver: r.4 Er der indikationer på, at tilsagnshaver og leverandør(er) ikke er uafhængige af hinanden? De to parter vil ikke være uafhængige, hvis de har familiemæssige, økonomiske eller andre relationer som kunne medføre, at priserne, der er handlet ikke er markedspriser. Indikationer kan være oplysninger fra tilsagnshaver, i bilag eller dokumentationen hos tilsagnshaver. Beskriv det konstaterede afhængighedsforhold. Side 27/44

28 S. Nødvendige tilladelser og godkendelser BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Er der krav om offentlige tilladelser/godkendelser til at gennemføre projektet? Der er tale om følgende tilladelser/godkendelser: Dokumentation vedlagt kontrollen: , hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger s.1 Er der krav om andre offentlige tilladelser/godkendelser til at gennemføre projektet end de allerede oplyste herover? JA NEJ Bemærkninger Spørg tilskudsmodtager, om der kræves andre offentlige tilladelser og/eller godkendelser end oplyst til at gennemføre projektet. Noter, hvis der efter din vurdering burde have opnået andre offentlige tilladelser og/eller godkendelser end oplyst af betydning for projektets gennemførelse. Begrund din besvarelse af spørgsmålet. Ved Nej springes resten af S afsnittet over. s.2 Er alle nødvendige offentlige tilladelser/godkendelser der kræves for projektet opnået jf. JA NEJ Bemærkninger Hvis nej, angiv i bemærkningsfeltet hvilke der mangler Spørg tilskudsmodtager, om der er indhentet Side 28/44

29 oplyste? alle nødvendige offentlige tilladelser og/eller godkendelser til at gennemføre projektet. Kontroller, om der er indsendt dokumentation vedrørende opnåede offentlige tilladelser/godkendelser. Hvis dokumentationen er indsendt, kontroller om det indsendte stemmer overens med originalen. Tilladelsen må ikke gives i begrænset periode (forsøgsperiode) der er kortere end projektperioden og opretholdelsesperioden. s.3 Ibrugtagningstilladelse Dato: s.4 Byggetilladelse Dato: s.5 Miljøgodkendelse Dato: s.6 Autorisationer Dato: s.7 Andet: Skriv hvilke s.8 Er alle tilladelser uden forbehold? Hvis dokumentationen ikke er indsendt, bed om at se originalen og vedlæg kopi som bilag til kontrolrapporten. Angiv dato for udstedelse af ibrugtagningstilladelsen og om den vedrører projektet. - Kan eventuelt erstattes af en ny udskrift fra BBR (bygning- og bolig registret) med angivelse af bygning og/eller identifikation Angiv dato for udstedelse af byggetilladelsen og om den vedrører projektet. Angiv dato for udstedelse af miljøgodkendelsen og om den vedrører projektet. Angiv dato for udstedelse af autorisation(er) og om de(n) vedrører projektet. Angiv hvilke andre tilladelser/godkendelser, der er relevante for projektet. Hvis Nej, redegør nærmere, hvis forbeholdet har betydning for projektet. Side 29/44

30 T. Kontrol af, om der er udbetalt andet offentligt tilskud til projektet BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Kontrol af, om der er foretaget udbetaling af andet offentligt tilskud til projektet, hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Erhvervsstyrelsen har identificeret, at der er modtaget følgende offentlige tilskud til projektet: Dokumentation er vedlagt af kontrolløren: Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger t.1 Er der tegn på, at der er modtaget andet offentligt tilskud til projektet, end angivet i udbetalingsanmodningen? Hvis Ja udfyld punkt t.2-t.4 JA NEJ Bemærkninger t.2 Tilskuddets størrelse Angiv beløb. t.3 Dato for udbetaling af andet offentligt tilskud Spørg tilskudsmodtager og kontroller regnskabet. Hvis relevant, vedlæg kopi af bankkontoudskrift eller andet udbetalingsbilag. Ved andet offentlig tilskud/medfinansiering medregnes privat finansiering ikke (f.eks. indsamlinger, sponsorater og lign.) uanset om de er givet til projektet eller ej. Dvs., at det kun er de midler, som er øremærket til projektet, og hvor det betegnes som en offentlig medfinansiering, herunder hører også visse private fonde, som betegnes som offentlig medfinansiering (f.eks. A.P. Møller Fonden). For positivliste over private fonde med samme status henvises til ABC Alfabetisk instruks, side _mv.aspx?id=36052 Angiv dato for udbetalingen. Side 30/44

31 t.4 Er beløbet ydet specifikt til nærværende projekt? Hvis Nej anføres nærmere. Side 31/44

32 U. Kontrol af, at den samme udgift ikke indgår i flere projekter som finansieres via projektordninger som administreres af Erhvervsstyrelsen (dobbeltfinansiering) BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Kontrol af, at den samme udgift ikke indgår i flere projekter som finansieres via projektordninger som administreres af Erhvervsstyrelsen (dobbeltfinansiering, udfyld Excel ark i bilag 2) Erhvervsstyrelsen har identificeret følgende mulige projekter: J.nr., hvis der skal foretages fysisk kontrol Projekttitel Sæt X Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Bemærkninger: Dokumentation vedlagt af kontrollør: u.1 Hvis tilskudsmodtager har andre projekter, som finansieres via projektordninger som administreres af Erhvervstyrelsen, kontroller da at den samme udgift ikke indgår i flere projekter Hvis tilskudsmodtager har flere lignende projekter, som finansieres af offentlige midler, skal JA NEJ Bemærkninger Hvis der er periodesammenfald, skal alle lignede projekter indgå i kontrollen for at sikre, at samme udgift ikke er medtaget i flere projekter. Erhvervsstyrelsen sørger for kontrolgrundlag for de projekter, som er sammenfaldende i tid (overlappende). Der udvælges en stikprøve af udgiftsbilag til krydsreference med det/de øvrige projekter, efter samme metode som under punkt k1 eller k2. Bilag 2 Oversigt over krydskontrollerede Side 32/44

33 det sikres, at den samme udgift ikke indgår i flere projekter. u.2 Hvis tilskudsmodtager har andre projekter, som finansieres via ordninger som administreres af andre offentlige tilskudsgivere (myndigheder, fonde mv.), kontroller at den samme udgift ikke indgår i flere projekter. Hvis tilskudsmodtager har flere lignende projekter, som finansieres via ordninger som administreres af andre offentlige tilskudsgivere (myndigheder, fonde mv.), skal det sikres, at den samme udgift ikke indgår i flere projekter. udgifter udfyldes samt kopi af relevante bilag vedlægges. Virksomheden skal bogføre projektudgifter for de enkelte projekter under eget kontonummer. Kontrollen skal foretages til tilskudsmodtagers bogholderi, herunder afdækning af risiko for besvigelser (svig/bedrageri), fx hvor en betalt faktura, efterfølgende er tilbagebetalt til leverandør, selvom fakturaen indgår i tilskudsgrundlaget, eller hvis der er en kreditnota til samme leverandør med tilbagebetaling af det oprindelige beløb. Hvis det i stikprøven konstateres, at fakturaen er bogført i flere projekter, skal alle projektets udgifter krydskontrolleres. Spørg ind til, om tilskudsmodtager har andre projekter, som finansieres via ordninger som administreres af andre offentlige tilskudsgivere (myndigheder, fonde mv.) Hvis der er andre projekter spørg efter en balance indeholdende indtægter, udgifter, aktiver og passiver for de relevante regnskabsperioder, der er dækkende for hele projektperioden. Ved gennemgang af balancen, skal der fremvise kontospecifikation og bilagsdokumentation for poster, som mistænkes for at være bogført dobbelt. En liste over kreditorer kan eventuelt gennemgås. Risikoen for dobbeltfinansiering er særlig høj, hvis projekterne har et lignende formål og lignende timing. Tjek på grundlag af projektansøgninger, godkendte beslutninger om tilskud og udgiftsanmeldelser/ansøgninger om udbetaling. Der udvælges mindst 10 % af udgiftsbilag til krydsreference med det/de øvrige projekter. Bilag 2 - Oversigt over krydskontrollerede udgifter udfyldes samt kopi af relevante bilag. Hvis der konstateres sammenfald, skal alle projektets udgifter krydskontrolleres. Side 33/44

34 V. Kontrol af overholdelse af regler om offentlige indkøb (udbud) Dette afsnit anvendes for kontrakter, der falder ind under EU-udbudsdirektiver (over tærsklerne) eller for kontrakter, som ligger under tærsklerne, men hvor national lovgivning eksisterer (tilbudsloven) og skal følges. Se sagsbehandlerinstruks for den administrative kontrol af overholdelsen af udbudsregler ( Bemærk at private virksomheder kan være omfattet af EU udbudsregler, (men dette vil normalt ikke være tilfældet for EHFF) hvis mere end 50 % af arbejdet og/eller servicekontrakten er subsidieret med offentlige midler hvis: kontrakterne vedrører infrastrukturelle aktiviteter som omhandlet i bilag I til direktivet (design, anlæg og renovering af veje, broer, kanaler etc.) kontrakterne vedrører opførelse af hospitaler, faciliteter til sport, rekreation og fritid, skole- og universitetsbygninger og bygninger til administrative formål (Artikel 8 i direktivet) og at private virksomheder kun er omfattet af nationale udbudsregler (udbudslovens bestemmelser) hvis: arbejdet er subsidieret med offentlige midler arbejdet vedrører bygge- og anlægsarbejder som omhandlet i bilag I til direktiv 2004/18/EF, svarende til kapitel 45 i EU s CPV nomenklatur, og hvis den anslåede værdi af arbejdet eksklusiv moms er over kr. og under EU tærskelværdi Bemærk endvidere at arbejde og varekøb der falder ind under akse 1, (moderniseringsarbejder på fiskerfartøjer) ikke er omfattet af tilbudsloven, da disse ikke indgår i kapitel 45 i EU s CPV nomenklatur, og der skal i disse sager ikke kontrolleres for overholdelse af tilbudslovens regler for indhentning af tilbud. Der foretages en stikprøvevis kontrol jævnfør nedenstående skema for et begrænset antal arbejder/ varekøb/tjenesteydelser, der indgår i projektet. Kontrolløren skal ved stikprøver kontrollere, om det materiale ansøger har indsendt kan genfindes på stedet. Kontrolløren skal vurdere, om der er sammenhæng mellem det udbud der er gennemført, og det der kan ses på stedet i forhold til tilsagnet. Fx om antal timer til udgravning af en sø virker rimeligt, eller at ventilationsanlægget der er installeret hos tilsagnshaver stemmer overens med udbuddet i tilsagnet og ikke bare er en bordventilator. Tilbud/kontrakt nr. m.v. for det arbejde/varekøb/tjenesteydelse der har været i udbud Valgte entreprenør/tilbudsgiver Valgte udbudsform Tilskudsgrundlag som angivet i tilsagn (for det pågældende arbejde/varekøb/tjenesteydelse) Tilskud Anmeldte udgifter ifølge udbetalingsanmodning (for det pågældende arbejde/varekøb/tjenesteydelse) Side 34/44

35 BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Er der foretaget et EU-udbud i projektet? Er der foretaget et nationalt udbud i projektet? Bemærkninger fra Erhvervsstyrelsen vedr. EU udbudsregler: , hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Ved vurdering af EU-udbuddet skal kontrolløren se de kommentarer Erhvervsstyrelsen har anført ved deres gennemgang af udbuddet. Anfør svar på de spørgsmål Erhvervsstyrelsen har angivet i deres tjekliste. Dokumentation er vedlagt, hvis relevant: Bemærkninger fra Erhvervsstyrelsen vedr. nationale udbudsregler: Dokumentation er vedlagt, hvis relevant: Side 35/44

36 Både for EU og nationaludbud v.1 Er der indikationer på steder, at tilsagnshaver ikke har gennemført udbudsprocessen som angivet i de indsendte dokumenter? v.2 Tjek at det valgte tilbud og bilag der er valgt også er at finde hos tilsagnshaver. JA NEJ Bemærkninger Eventuelle bemærkninger Beskriv eventuelle mangler Nationale udbudsregler BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Det skal vurderes, hvorvidt det udførte arbejde/investering forekommer rimelig i forhold til prisen., hvis der skal foretages fysisk kontrol Bemærkninger fra Erhvervsstyrelsen vedr. kontrol af købsprisers rimelighed: Sæt X Fx hvis der i sagen ikke foreligger dokumentation for at købspriser er rimelige (fx 2 tilbud) Dokumentation for købsprisers rimelighed er vedlagt, hvis relevant: Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Konklusion og bemærkninger vedrørende udbud: Side 36/44

37 W. Frivilligt arbejde Bilag og afsnit i kontrolrapporten, som skal udfyldes og Vedlægges, hvis relevant for projektet Frivilligt arbejde Sæt X hvis der skal foretages fysisk kontrol Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger x.1 Synes den anførte tid at være rimelig set i forhold til karakteren af projektet? x.2 Findes der timesedler for frivillige medarbejdere? JA NEJ Bemærkninger Hvis Nej, redegør nærmere. Fx er der noget som tyder på, at timeantal og timepris er urimeligt i forhold til det arbejde som de frivillige har udført. Hvis Nej, redegør nærmere. Fx er der noget som tyder på, at timesedlerne er fiktive Side 37/44

38 X. Supplerende spørgsmål ved kontrol af tilskud til drift af LAG Bilag og afsnit i kontrolrapporten, som skal udfyldes og Vedlægges, hvis relevant for projektet Sæt X Udfyldes Erhvervsstyrelsen, hvis der skal foretages fysisk kontrol Bemærkninger fra Erhvervsstyrelsen vedr. drift af lokale aktionsgrupper (LAG): Skal vedlægges hvis Erhvervsstyrelsen har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Spørgsmål JA NEJ Bemærkninger y.1 Forligger der ansættelseskontrakt/aftale og tidsregistrering for koordinator? y.2 Hvis det er integreret LAG: Foreligger særskilte regnskaber/bogføring for aktiviteter under henholdsvis landdistriktsprogrammet og fiskeri udviklingsprogrammet? y.3 Er der særskilte konti for LAG, FLAG, projekter og anden offentlig medfinansiering? y.4 Forefindes materiale til kørselsregnskab (udskrift fra Krak, google maps) til kontrol af kørsel vedr. koordinator Kontrakt eller aftale skal være underskrevet, dateret og påført navn samt timepris/løn. Tidsregistreringen skal også være underskrevet af formanden for LAG en (eller koordinatorens nærmeste leder) og koordinatoren. Tidsregistreringen skal være påført opgaver, timetal og datoer. Integrerede LAG er betyder, at de både behandler FLAG og LAG sager. Der er krav om, at de to ordninger skal være regnskabsmæssigt adskilt. Kontroller regnskabet. Kontroller regnskab. Kontroller om der findes et regnskab for hver enkelt bestyrelsesmedlem, såvel som for koordinator. Kørselsregnskab Side 38/44