Udstedelsesdato: Anvendes for kontrolrapporter oversendt efter 1. januar 2017

Transkript

1 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen Sagsnr. i Captia: Instruksgiver: EU & Erhverv Udformet af: Kontrol & Fiskeri, EU & Erhverv, Projekttilskud og Vand & Natur Tilskud Ajourføringspligtig: Kontrol & Fiskeri, EU & Erhverv, Projekttilskud og Vand & Natur Tilskud Udstedelsesdato: Anvendes for kontrolrapporter oversendt efter 1. januar 2017 KONTROLINSTRUKS 5 % og 10 % til brug for kontrol på stedet Bruges ved kontrol af projekter, der har ansøgt om eller modtaget tilskud fra Fødevareministeriet under Landdistriktsprogrammet og Fiskeri- og havudviklingsprogrammet Indhold 1. INSTRUKS TIL UDFYLDELSE AF KONTROLRAPPORT... 3 SEKTION I: GENERELLE OPLYSNINGER OM KONTROL OG RESULTATER... 5 A. Kontroltype... 5 B. Oplysninger om projekt og tilskudsmodtager... 5 C. Oplysninger om tilsagn... 6 D. Den finansielle kontrol af rater og slutbetaling... 7 E. Oversigt over bilag og dokumentation for den gennemførte kontrol... 8 F. Varsling og tidspunkt for kontrolbesøget G. Deltagere i kontrolbesøget H. Resultater af kontrol I. Kontrollørernes navn og dato SEKTION II: KONTROL AF PROJEKTETS GENNEMFØRELSE J. Kontrol af støttebetingelsernes opfyldelse K. Kontrol af fakturaer, betaling og bogføring L. Udgifter til projektansættelse M. Udgifter til konsulentydelser N. Overholdelse af særlige betingelser fastsat i tilsagnet O. Vurdering af, om udført arbejde er rimeligt i forhold til projektet P. Overholdelse af krav til skiltning/logo ved projekter om udarbejdelse af publikationer, websider og andet informationsmateriale Q. Overholdelse af krav til skiltning R. Projektets gennemførelse S. Nødvendige tilladelser og godkendelser T. Kontrol af, om der er foretaget udbetaling fra anden offentlige myndighed til projektet U. Kontrol af, at den samme udgift ikke indgår i flere projekter som finansieres via projektordninger som administreres af NaturErhvervstyrelsen (dobbeltfinansiering)... 40

2 V. Kontrol af overholdelse af regler om offentlige indkøb (udbud) W. Naturlier og /eller overhead X. Landskabs- og biotopforbedrende beplantninger Y. De minimis SEKTION III: BILAG Bilag 1 Oversigt over kontrollerede udgifter Bilag 2 Oversigt over krydskontrollerede udgifter, hvis tilskudsmodtager har andre projekter, som finansieres af offentlige midler Bilag 3 - Information og underskriftsblad til tilskudsmodtager Bilag 4 - Registrering af mistanke om svig Bilag 5 Kollektive læhegn Bilag 6 - investeringsoversigt GENEREL KONTROLINSTRUKS Formål Varsling Udtagning Gennemførelse af kontrollen Forhold i øvrigt Side 2/62

3 1. INSTRUKS TIL UDFYLDELSE AF KONTROLRAPPORT Udfyldes af kontrolløren. Kontrolresultat Ja Nej Er det en OK-kontrolrapport? (sæt X) Hvis NEJ, hvilke punkter i rapporten, har givet anledningen til bemærkninger: Er der sendt høringsbrev til ansøger? (sæt X) Hvis Ja, er der modtaget et høringssvar? (sæt X) Er høring foretaget mundtlig? (sæt X) Hvis JA, hvilke punkter i rapporten, fremgår det mundtlige høringssvar: Angiv nummer på de spørgsmål, hvor der er bemærkninger. Selve bemærkningerne skal angives under punkt H. Som udgangspunkt skal alle forhold, som kan give anledning til, at støtten reduceres, sendes i skriftlig høring. Angiv de punkter, hvor høringssvar fremgår. Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud Første sagsbehandling af udbetalingsanmodning gennemført: DATO Sagsbehandler initialer Til baggrund for kontrolbesøget skal dokumenter vedrørende projektansøgningen, projektets godkendelse, ordningens bekendtgørelse, vejledning, tilsagn og eventuelle senere beslutninger vedrørende ændring af projektet, projektperiode, budget mv. læses igennem. Herunder særlige støttebetingelser, der fremgår af tilsagnet. Som udgangspunkt skal alt det der kan kontrolleres administrativt, kontrolleres administrativt. Formålet med den fysiske kontrol er, at de oplysninger der er indsendt til NaturErhvervstyrelsen kan genfindes på stedet, at kontrollere for uregelmæssigheder herunder om der er mistanke om svig røde flag, der ikke kan kontrolleres for ved administrativ kontrol, samt fysisk se investeringen. Alle punkter (Ja/Nej felter eller afkrydsningsfelter) i kontrolrapporten SKAL udfyldes Hvis punktet ikke er relevant, angives dette. Relevante bilag og dokumentation for den gennemførte kontrol skal vedlægges. Jeres svar og bilag er dokumentation for, at kontrollen er udført samt dokumentation for de fejl/uregelmæssigheder der eventuelt er fundet ved kontrollen. Dit svar må ikke formuleres, så der kan fremkomme tvivl om svaret, såsom Jeg formoder. Side 3/62

4 Niveauet for kontrol fremgår af den generelle kontrolinstruks og af forklaringerne til de enkelte spørgsmål her i kontrolinstruksen. Hvis du i den konkrete sag ikke modtager oplysninger/ser/observerer ting som anført i kontrolinstruksen (fx ved at ansøger eftersender dokumenter som burde have været forelagt under kontrolbesøget), beskriv da en sådan svaghed i kontrollen. Hvis du mener dette er væsentligt for din konklusion af kontrollen, skal dette anføres. Baseret på dine svar i kontrolrapporten, skal en udenforstående person (fx en revisor) kunne se, hvad du har gjort for at kontrollere de enkelte punkter. Derfor er det vigtigt, at det tydeligt fremgår, der er taget stilling til samtlige punkter i rapporten og at der er taget stilling til eventuelle tvivlsspørgsmål, der er dukket op undervejs i kontrollen på stedet. Afsnit A-C udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud Afsnit D og E udfyldes af både Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud og kontrolløren. Grå felter udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud og kontrolløren udfylder de hvide felter. Side 4/62

5 SEKTION I: GENERELLE OPLYSNINGER OM KONTROL OG RESULTATER A. Kontroltype Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud LDP 5 % 1 EHFF 10 % 2 B. Oplysninger om projekt og tilskudsmodtager Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud b.1 Udtræksårsag Risiko eller Tilfældigt udvalgt jf. risikoanalyse. b.2 Tilskudsordning: Angiv den ordning som tilskudsmodtager søger tilskud under. b.3 Bekendtgørelse: Angiv nummer, dato og titel for den bekendtgørelse, som gælder for projektet med eventuelt link til bekendtgørelsen. b.4 Vejledning: Angiv den vejledning(er), som gælder for projektet. Angiv link til vejledning(er). b.5 Sagens journalnumre: Sagens nummer fra BTAS/CAPTAS fremgår af tilsagnsbrevet. Det sagsnummer kontrolløren skal skrive i DCK b.6 Projekttitel: Projektets titel fremgår af tilsagnsbrevet. b.7 Projekttype: Angiv type af projektet. Er der tale om varekøb, anlæg, tjenesteydelser mv. b.8 Investeringsprojekt: Angiv om der er tale om et investeringsprojekt. Ja/Nej. hvis ja, vedlægges en liste over investeringer, se bilag 6) b.9 Tilskudsmodtagers navn: Tilskudsmodtagers navn fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. b.10 Tilskudsmodtagers adresse: Tilskudsmodtagers adresse fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. b.11 Kontaktperson: Hvis tilskudsmodtager har oplyst en kontaktperson anføres denne her. b.12 Telefon: Tilskudsmodtagers telefonnummer fremgår af udbetalingsanmodning. b.13 Tilskudsmodtagers fremgår af udbetalingsanmodning. b.14 CVR/CPR nr.: Tilskudsmodtagers CVR-nr./CPR-nr. Fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. Hvis der er uoverensstemmelse, skal årsagen findes, fx kan der være foretaget overdragelse af projektet. Forklar og begrund uoverensstemmelse. 1 Kontrol på stedet jf. art. 49 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 809/2014 af 17. juli 2014 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1306/2013 for så vidt angår det integrerede forvaltnings- og kontrolsystem, foranstaltninger til udvikling af landdistrikterne og krydsoverensstemmelse. Kontrol på stedet af projektets gennemførelse inkl. bilagskontrol. 2 Kontrol på stedet jf. art. 125 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1303/2013. Kontrol på stedet af projektets gennemførelse inkl. bilagskontrol. Side 5/62

6 C. Oplysninger om tilsagn Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud c.1 Dato for modtagelse af ansøgning om tilskud i NaturErhvervstyrelsen: Se stemplet på ansøgningen og/eller tilsagnsbrev. c.2 Dato for mulig igangsættelse for egen regning: Se kvitteringsbrev. c.3 Dato for tilsagn: Datoen fremgår af tilsagnsbrevet. c.4 Projektperiode: Datoer for projektperiode fremgår af tilsagnsbrevet og evt. senere projektforlængelser. c.5 Periode for, hvornår udgifter skal være betalt: c.6 Hvis a conto, afregningsperiode: Udgifter kan betales i perioden henholdsvis efter projektets slutdato og indtil fristen for indsendelse af udbetalingsanmodning afhængig af reglerne på ordningen. Angiv perioden fra projektets startdato til fristen for betaling af fakturaer på dette projekt. Datoer fremgår af udbetalingsanmodning. Udfyldes på de ordninger, hvor der udbetales aconto. c.7 Tilsagnsgrundlag, kr.: Projektets budgetterede udgifter, som tilskud er beregnet på baggrund af. Fremgår af tilsagnsbrevet og evt. senere budgetændringer. c.8 Tilsagn om tilskud, kr. eller %: Fremgår af tilsagnsbrevet. Side 6/62

7 D. Den finansielle kontrol af rater og slutbetaling Udfyldes både af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud (grå felter) og kontrolløren (hvide felter). Nedenfor angives projektets samlede anmeldte udgifter. Kontrolløren angiver samtidig de beløb, der er kontrolleret ved dette kontrolbesøg. Uanset hvilken udbetaling, der udløser den fysiske kontrol, er alle tidligere udbetalinger også omfattes af den fysiske kontrol. d.1 Projektets samlede udgifter: Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud Alle eventuelle forudgående rater udfyldes. Fremgår af ansøgning(er) om udbetaling. Betaling nr. Dato Ansøgt støtteberettigede udgift Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud d.2 1. rate: Jf. dato på udbetalingsbrev d.3 2. rate: Jf. dato på udbetalingsbrev d.4 3. rate: Jf. dato på udbetalingsbrev d.5 Slutbetaling Jf. dato på udbetalingsbrev 100 % Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud Jf. ansøgning om udbetaling Jf. ansøgning om udbetaling Jf. ansøgning om udbetaling Jf. ansøgning om udbetaling d.6 Total Samlet ansøgt beløb, som er omfattet af denne kontrol Allerede udbetalt beløb Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud Jf. udbetalingsbrev Jf. udbetalingsbrev Jf. udbetalingsbrev Jf. udbetalingsbrev Samlet udbetalingsbeløb, som er omfattet af denne kontrol Kontrolleret støtteberettigede udgifter Udfyldes af kontrollør Angiv kontrolleret beløb, dvs. støtteberettigede udgifter Angiv kontrolleret beløb, dvs. støtteberettigede udgifter Angiv kontrolleret beløb, dvs. støtteberettigede udgifter Angiv kontrolleret beløb, dvs. støtteberettigede udgifter Angiv kontrolleret beløb, dvs. støtteberettigede udgifter Side 7/62

8 E. Oversigt over bilag og dokumentation for den gennemførte kontrol Udfyldes både af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud (grå felter) og kontrolløren (hvide felter). I tabellen nedenfor angives bilag og dokumentation, som kontrolløren skal vedlægge kontrolrapporten. Del 1: Der skal altid vedlægges dokumentation (sæt kryds med henvisning), eller henvises til akt.nr. i Captia, eller notere, at det ikke er relevant (IR) for omhandlende kontrol. Alle felter skal udfyldes af kontrolløren! Del 2: Er en oversigt over de bilag og afsnit i kontrolrapporten, som altid, hvis det er relevant, skal vedlægges som dokumentation for det pågældende projekt, der kontrolleres. I forbindelse med oversendelse af sagen til Fysisk Jordbrugskontrol, skal Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud markere både i oversigten her og ved de enkelte afsnit og bilag, hvilke som er relevante for den pågældende fysiske kontrol. Når kontrollen er gennemført, angiver kontrolløren herunder de bilag og afsnit, samt den dokumentation, der er vedlagt kontrolrapporten. Sæt X i feltet DEL 1 Udfyldes af kontrollør Bilag 1 Oversigt over kontrollerede udgifter (skal altid vedlægges) Bilag 1- Oversigt over kontrollerede udgifter (excel-fil). Bilag 2 Oversigt over eventuel dobbeltfinansiering (vedlægges, hvis relevant) Bilag 2 Oversigt over krydskontrollerede udgifter, hvis tilskudsmodtager har andre projekter, som finansieres af offentlige midler Kopi af udbetalingsanmodningen (skal altid vedlægges) På kopien af udbetalingsanmodningen, der er anvendt ved kontrollen, skal det tydeligt angives, hvilke poster der er kontrolleret. Kopi af kontrollerede fakturaer Hvis det ved kontrollen konstateres, at fakturaerne er de samme som i kontrolgrundlaget, er det ikke nødvendig at vedlægge kopier af de kontrollerede fakturaer. Kopi af eventuelt kontrollerede bogføringsbilag Kun i de tilfælde, hvor der er kontrolleret bogføringsbilag skal de vedlægges. Kopi af bankkontoudtog (skal altid vedlægges) Der skal der vedlægges dokumentation for betaling af beløbet. Der kan maksimalt accepteres kontant betaling for kr. Her skal der f.eks. foreligge en attestation for modtagelse af beløbet og udskrift af kontoen kasse i ansøgers bogføringssystem. Bilag 3 Bilag 5 Information og underskriftsblad til tilskudsmodtager (skal altid vedlægges) Kollektive læhegn (vedlægges hvis relevant) Side 8/62

9 Bilag 6 Liste over investeringer som er indgået i projektet og som har været genstand for kontrol på stedet: (skal vedlægges alle projekter, hvor der er foretaget investeringer) Side 9/62

10 DEL 2 BILAG OG AFSNIT I KONTROLRAPPOR- TEN, SOM ER UDFYLDT OG VEDLÆGGES Sæt X hvor relevant (hvis punktet ikke er relevant, noteres IR) Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud med X eller ej relevant J Kontrol af støttebetingelsernes opfyldelse X beskriv hvis ej relevant K Kontrol af fakturaer, betaling og bogføring X L M N O P Q Udgifter til projektansættelse Udgifter til konsulentydelser Overholdelse af særlige betingelser fastsat i tilsagnet Vurdering af, om udført arbejde er rimeligt i forhold til projektet Overholdelse af krav til skiltning/logo ved projekter om udarbejdelse af publikationer, websider og andet informationsmateriale Overholdelse af krav til skiltning beskriv hvis ej relevant R Projektets gennemførelse X S T U V Nødvendige tilladelser og godkendelser Kontrol af, om der er foretaget udbetaling fra anden offentlige myndighed til projektet Kontrol af, at den samme udgift ikke indgår i flere projekter som finansieres via projektordninger som administreres af NaturErhvervstyrelsen (dobbeltfinansiering), samt jf. bilag 2 Kontrol af overholdelse af regler om offentlige indkøb (udbud) beskriv hvis ej relevant Skal vedlægges hvis Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Udfyldes af kontrollør Side 10/62

11 W X Æ Naturalier og/eller overhead Landskabs- og biotopforbedrende beplantninger. Kollektive læhegn, benyt bilag 5 De minimis Evt. bemærkninger til brug for Center for Kontrol vedrørende projektansøgningen/tilsagn/udbetalingsanmodning: Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud. Her angiver Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud de forhold, som kontrolløren skal være særligt opmærksom på i forbindelse med gennemførelsen af kontrollen. Fx hvis der i forbindelse med 1. sagsbehandling af udbetalingsanmodningen konstateres ændringer i forhold til tilsagnet, som kan have betydning for kontrollen. Hvis der er noget, tilsagnshaver ikke har bedt om i forhold til tilsagnet fx: søgt om tilskud til skiltning, men har ikke bedt om penge til det i udbetalingen søgt om 3 stk. ventilatorer, men kun bedt om udbetaling til 1 Opfyldelse af specifikke krav Fx hvis der er krav om 1 meter udyrket stribe jord langs med det etablerede læhegn etablering af insektvold langs med læhegn hvis størrelsen på en sø er tæt på 100 eller m2 Eventuelle bilag som kontrolløren skal være opmærksom på anføres her. Side 11/62

12 F. Varsling og tidspunkt for kontrolbesøget Udfyldes af kontrollør. f.1 Varslingsdato Dato på varslingsbrevet/mail. Der skal altid foreligge et varslingsbrev som dokumentation for, at tilsagnshaver er blevet varslet om besøget. Kontrol på stedet kan varsles under forudsætning af, at virkeliggørelsen af målet med denne kontrol ikke bringes i fare. Et sådant varsel skal begrænses til det absolutte minimum og må ikke overstige 14 dage 3. Der henvises i øvrigt til Den generelle kontrolinstruks af februar 2013, især kapitel 2 (Forberedelse af kontrollen), 4, (Retningslinjer for færden i husdyrbesætninger), 7 (Kontrollørens forpligtigelser) og 8 (Brug af digital kamera). Den generelle kontrolinstruks finder du på intranettet under: Fagligt Hjælp til kontrol, Kontrolmeddelelser og kontrolprogrammer Kontrolinstrukser Den generelle kontrolinstruks. f.2 Dato for kontrolbesøg Den dato kontrolbesøget finder sted. f.3 Starttidspunkt for kontrolbesøg f.4 Sluttidspunkt for kontrolbesøg f.5. Er der udleveret en retssikkerhedsfolder? Det klokkeslæt kontrolbesøget starter på (ankomst hos tilskudsmodtager ikke relevant ved LBB kontroller). Det klokkeslæt kontrolbesøget slutter på (afgang fra tilskudsmodtager ikke relevant ved LBB kontroller). Der skal altid sendes/udleveres en retssikkerhedsfolder. Hvis dette ikke er sket, skal det noteres og begrundes. 3 Jf. art. 25 i Kommissionens forordning (EU) nr. 809/2014 af 17. juli 2014 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets Rådets forordning (EF) nr. 1306/2013 for så vidt angår det integreret forvaltnings- og kontrolsystem, foranstaltninger til udvikling af landdistrikterne og krydsoverensstemmelse. Side 12/62

13 G. Deltagere i kontrolbesøget Udfyldes af kontrollør. g.1 Fra Miljø-og Fødevareministeriet g.2 Deltager(e) fra tilskudsmodtager Navn/-e på den eller de personer, der deltager i kontrolbesøget fra Miljø- og Fødevareministeriets side. Navn/-e på den eller de personer der deltager i kontrolbesøget fra tilskudsmodtagers side. Side 13/62

14 H. Resultater af kontrol Udfyldes af kontrollør ved kontrollens afslutning på baggrund af den gennemførte kontrol (afsnit J til Æ samt alle bilag). JA NEJ Bemærkninger h.1 Er oplysninger på den fremsendte udbetalingsanmodning i overensstemmelse med den forelagte dokumentation? h.2 Er projektet gennemført som forudsat i tilsagnet? h.3 Hvis nej til h.2 Er der så tale om en rateudbetaling og er den del af projektet, som er omfattet af rateudbetalingen (og eventuelle tidligere rater) så gennemført og i overensstemmelse med tilsagnet? h.4 Er den gennemgåede stikprøve uden fejl? Hvis Nej, angiv de bemærkninger for de punkter du har angivet i første tabel i rapporten. Endvidere skal de bemærkninger, som ikke fremgår af de øvrige punkter i kontrolrapporten skrives her. Hvis nej, gå til h.3 Hvis nej, beskriv omfanget af det som ikke er gennemført med henvisning til udbetalingsanmodningen, udgifter og tilsagn. Jf. bilag 1 Oversigt over kontrollerede udgifter. Hvis Nej, redegør nærmere for de ikke-tilskudsberettigede udgifter. Side 14/62

15 I. Kontrollørernes navn og dato i.1 Navn: Navne på de medarbejdere, der har været involveret i kontrollens gennemførelse og rapportering. Ved 2 kontrollører på stedet, anføres begge navne. i.2 Dato: Den dato hvor kontrolsagen er afsluttet i Center for Kontrol og oversendes til Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud Side 15/62

16 SEKTION II: KONTROL AF PROJEKTETS GENNEMFØRELSE J. Kontrol af støttebetingelsernes opfyldelse BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Sæt X Angiv støttebetingelser for projektet, samt anfør hvordan de er kontrolleret administrativt. Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud Bemærkninger fra Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud. Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud, hvis der skal foretages fysisk kontrol Skal vedlægges hvis Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Udfyldes af kontrollør Hvilke støttebetingelser skal kontrolleres ved fysisk kontrol: (hvad skal der kontrolleres og hvordan skal det kontrolleres) Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud Dokumentation for at støttebetingelserne er kontrolleret på stedet: Udfyldes af kontrollør j.1 Er de støttebetingelser, som er kontrolleret fysisk opfyldt? j.2 Har ansøger opfyldt betingelserne i hele projekts perioden? j.3 Er der indikationer på, at støttebetingelser der er kontrolleret admini- JA NEJ Bemærkninger Hvordan er betingelserne opfyldt? Ja/nej. Beskriv det du observerer på stedet i forhold til hver betingelse Ja/nej. Beskriv det du observerer på stedet i forhold til hver betingelse Side 16/62

17 strativt ikke er opfyldt? Side 17/62

18 K. Kontrol af fakturaer, betaling og bogføring Formålet med kontrollen er at afgøre, hvorvidt de indsendte bilag stemmer overens med de fysiske bilag på stedet og at projektet er gennemført som anført i tilsagnet. Kontrolløren skal vurdere, om de anmeldte udgifter reelt er afholdt, hvorvidt investeringen/ydelsen i omfang svarer til det, der er faktureret til tilsagnshaver og om investeringen/ydelsen vedrører det pågældende projekt. Alle projektets bilag finder du på fanebladet Bilagsoversigt i udbetalingstjeklisten. Alle relevante kontoudskrifter fra ansøgers bogholderi vedrørende bogføring af den tilskudsberettigede udgift eller aktivitet i balancen samt udskrift af leverandørkonto skal forelægges kontrollen i komplet form til nærmere gennemgang. Følgende skal kontrolleres: Kontroller om alle bilagene kan genfindes i ansøgerens bogføring, for alle projektets udgifter eller for stikprøven, jf. punkt k.1 eller k.2 nedenfor. Kontroller om betalingerne kan genfindes i ansøgerens Netbank. Hvis stikprøverne ikke giver anledning til bemærkninger, skal følgende vedlægges: Vedlæg fx 3 fakturaer med tilhørende betalingsdokumentation I forhold til dokumentation, som kan accepteres i forbindelse med kontrollen, henvises til reglerne i bogføringsloven 4. I henhold til bogføringsloven skal enhver registrering dokumenteres ved bilag. Er der udstedt eksternt bilag (dvs. bilag udstedt af en anden end tilskudsmodtageren selv), skal dette så vidt muligt benyttes. Bilaget skal indeholde oplysninger, der er nødvendige for at sikre tydelige revisionsspor såsom tydeligt angivelse af transaktionsdato og beløb. Hvis udgiften er registreret på baggrund af elektronisk overførte data, skal bogføringen kunne dokumentere den enkelte overførsel og dennes tidsmæssige placering. Opbevares regnskabsmaterialet elektronisk, skal det kunne udskrives uden bearbejdning, beregninger eller andre tilpasninger. Hvis der er brugt eget arbejde, materialer fra egen beholdning og overhead, skal afsnit W også udfyldes. k.1 Omfatter projektet op til 30 bilag (fakturaer/ lønsedler/kreditnotaer)? k.2 Omfatter projektet over 30 bilag (fakturaer/ lønsedler/kreditnotaer)? JA NEJ Bemærkninger Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud (sæt X) Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud (sæt X) Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud (sæt X) Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud (sæt X) I projekter med op til 30 bilag, skal alle bilag kontrolleres. Bilag 1 (Excel ark) udfyldes. De kontrollerede bilag angives i bilag 1 under de enkelte omkostningsarter. Angiv også eventuelle bemærkninger vedrørende konstateret fejl. Der udvælges en stikprøve, således at der kontrolleres min. 30 bilag, der dækker over min. 50 % af projektudgifterne. Kontrolløren skal dog foretage en screening af alle udgifter, for 4 Jf. 9 og 10 stk. 2 i Bekendtgørelse af bogføringslov nr. 648 af 15/06/2006, link: Side 18/62

19 k.3 Kan de valgte bilag genfindes i ansøgerens bogholderi/ regnskabssystem? k.4 Kan betalingerne genfindes i ansøgers netbank/ betalingssystem og er betaling foretaget til den der har udstedt fakturaen? derved at sikre en målrettet stikprøvekontrol. Stikprøverne skal udgøre en repræsentativ andel af udgifterne i projektet. Dvs. der skal udvælge både store og små udgifter fra forskellige omkostningsarter. De udvalgte bilag skal angives i bilag 1 (Excel ark) under de enkelte omkostningsarter. Kontroller, at de udvalgte bilag er bogført og til stede hos ansøger. Se om de udgifter der er anført på udbetalingsanmodningen (se fanen Bilagsoversigt i udbetalingsskemaet) er i overensstemmelse med de underliggende regnskabsbilag (fakturaer og lign.)? Hvis Nej anføres de nærmere forhold. Vil altid medføre en bemærkning i pkt. 1 i kontrolrapporten (bemærkninger). Kontroller om betalingen af de tilskudsberettigede udgifter, kan genfindes i ansøgers netbank/betalingssystem. Kontroller, at overførsel fra tilskudsmodtagers bankkonto er sket til det bankkontonummer, der er angivet på fakturaen. Hvis der undtagelsesvis er foretaget kontant betaling (maks kr.), skal der foreligge dokumentation for, at beløbet er modtaget af rette vedkommende (dvs. den der har udstedt fakturaen). Er betalingen foretaget af/til finasieringsselskabet, svares nej og observationerne beskrives. OBS! Udskrifter fra ansøgers bogholderi-system/regnskabssystem kan ikke bruges som dokumentation af betaling. Du skal se regnskabssystemet. Hvis du ikke har set selve regnskabssystemet, skal dette noteres. Skriv årsagen til, du ikke kan se regnskabssystemet. Side 19/62

20 k.5 Er der indikation på anden offentlig medfinansiering end den der er angivet i ansøgningen? k.6 Er der kreditnotaer og fakturarabatter som ikke er fratrukket i udbetalingsanmodningen? k.7 Er projektrelaterede udgifter og indtægter bogført med en særlig kode i tilskudsmodtagers regnskabssystem eller på særskilt konto i et separat regnskabssystem, der omfatter samtlige transaktioner vedrørende projektet? k.8 Hvis der er svaret Nej i pkt. k.7, er det muligt at separere og identificere udgifterne vedrørende projektet? k.9 Er der konstateret fejl i stikprøven? Hvis Nej, anføres nærmere. Kontroller, om der er overført større beløb fra andre offentlige institutioner eller fonde end dem ansøgeren har angivet i regnskabet. Spørg ansøger hvis der fremgår noget af regnskabet. Hvis Ja anføres nærmere. Spørg ansøger, om der er givet rabatter eller modtaget kreditnotaer. I bogføringssystemet kontrolleres de konti der vedrører dette projekt for eventuelle negative poster. Hvis Ja anføres nærmere og kopi vedlægges Kontroller, at de projektrelaterede udgifter og indtægter er bogført med en særlig kode i tilskudsmodtagers regnskabssystem eller bogført på særskilt konto i et separat regnskabssystem, der omfatter samtlige transaktioner vedrørende dette projekt. Fakturaer skal kunne genfindes entydigt på denne konto. Kontroller, at det er muligt at identificere projektrelaterede udgifter, fra andre udgifter afholdt af ansøger som ikke vedrører projektet. Hvis der konstateres fejl i stikprøven, skal disse bemærkes i bilag 1- Oversigt over kontrollerede udgifter (Excel ark). Derudover skal stikprøven øges hvis: - der findes fejl, skal antallet af stikprøven øges med 25 % - der findes mere end 3 fejl i stikprøverne, skal alle bilag kontrolleres. - der findes en systematisk fejl, skal alle bilag, som kan henføres til fejlen, kontrolleres. Side 20/62

21 k.10 Er der noget i de kontrollerede bilag eller bogholderi, der indikerer at en udgift ikke vedrører projektet? k.11 Er der noget i de kontrollerede bilag eller bogholderi, der indikerer at en anmeldt udgift er en driftsudgift og ikke en projektudgift? k.12 Er der tale om brugt udstyr? Hvis der kun er fejl i en omkostningsart, er det i denne omkostningsart stikprøven udvides. Hvis ja, redegør nærmere. Jf. bilag 1 (Excel ark) Oversigt over kontrollerede udgifter. Kontroller, at der ikke er medtaget udgifter til drift, da der normalt ikke gives tilskud til driftsudgifter. Forbrugsgenstande, som der er givet tilskud til som 1. gangs indkøb, er tilskudsberettigede. Men når tingene udskiftes (fx på grund af slitage mv.), betragtes udgiften til udskiftning som driftsudgift. Se nærmere vedr. driftsudgifter i ABC instruks, som findes på intranettet: NaturErhvervstyrelsen Organisation Enheder og teams EU & Landbrug EU & Erhverv ABC, Instrukser, mv. (link: _instrukser-_mv.aspx?id=36052.) Tyder noget på, at noget at udstyret er købt brugt? Se om udstyret/maskinen ser ud til at være ældre end hvad der fremgår af fakturaen. Der gives kun tilskud til brugt udstyr, hvis det er godkendt når tilsagnet gives. Har du mistanke om, at der er indkøbt brugt udstyr, tjek da hvem der har udstedt fakturaerne fx en genbrugsforretning, Lauritz.com eller hvis det direkte fremgår af fakturaen, at der er tale om brugt udstyr. Se nærmere vedr. brugt udstyr i ABC instruks, som findes på intranettet: NaturErhvervstyrelsen Organisation Enheder og teams EU & Landbrug EU & Erhverv ABC, Instrukser, mv. (link: _instrukser-_mv.aspx?id=36052.) k.13 Er eventuelle indtægter Hvis det kunne tænkes, at der har Side 21/62

22 fratrukket det støtteberettigede beløb? været indtægter i forbindelse med projektet (fx lejeindtægter, entreindtægter, deltagergebyr mv.) skal dette undersøges. Har ansøger modtaget penge til etablering, skal evt. indtægter til drift/ vedligeholdelse ikke trækkes fra. Vedlæg relevant dokumentation og redegør, hvis indtægter ikke er fratrukket støttebeløbet. Fx: Tilskud til en maskine. Udlejes maskinen til en anden landmand i projektperioden, skal indtægten fratrækkes. Hvis der ved test af udstyr fremkommer et produkt der bliver solgt i projektperioden, skal denne indtægt fratrækkes. Tilskud til at rydde træer. Flisen fra træerne sælges. Indtægten skal fratrækkes. Side 22/62

23 L. Udgifter til projektansættelse Sæt X BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Kontrol af udgifter til projektansættelse(r) Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud, hvis der skal foretages fysisk kontrol Skal vedlægges hvis Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Udfyldes af kontrollør Udtag en stikprøve på lønsedler, på baggrund af stikprøven besvares følgende spørgsmål: JA NEJ Bemærkninger l.1 Er den samlede tid brugt på projektet velbegrundet? Se om den anførte tid er rimelig set i forhold til det arbejde, som kan konstateres på stedet. l.2 Er der indikationer på, at den indsendte dokumentation for projektansættelsen ikke er valid? Hvis Nej, redegør nærmere. Fx er der noget som tyder på, at timeantal er urimeligt i forhold til det arbejde som den projektansatte har udført. Det omfatter bl.a. svag intern kontrol med arbejdskraft, såsom: - tidsregistreringer som er underskrevet på forhånd - medarbejdernes tidskort er udfyldt af supervisor - tidskort udfyldt med blyant eller - tidskort udfyldt ved afslutningen af lønperiode - pludselige, store forskydninger i udgifterne, faktiske timer og timepris på eller nær de budgetterede beløb Det er OK, hvis registreringen kun forefindes som en månedsopgørelse. l.3 Er der indikationer på, at der er gjort brug af ikkekvalificeret arbejdskraft i Jf. svig i bilag 4. De omfatter bl.a.: Side 23/62

24 forhold til medarbejderkategorier nævnt i tilsagnet? - specifikke personer, der anføres som nøglemedarbejdere men ikke arbejder på kontrakt - medarbejdernes kompetencer ikke matcher de kvalifikationskrav som er angivet for deres arbejdskraft kategori eller kontraktens krav Fx er væggen skæv, el-arbejde ser ikke autoriseret ud Side 24/62

25 M. Udgifter til konsulentydelser BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Kontrol af udgifter til konsulentydelser Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud, hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Udfyldes af kontrollør Se nærmere om regler vedrørende konsulenter i ABC instruks, som findes på intranettet: NaturErhvervstyrelsen Organisation Enheder og teams EU & Landbrug EU & Erhverv ABC, Instrukser, mv. (link: JA NEJ Bemærkninger m.1 Er den samlede tid brugt på projektet velbegrundede? Se om den anførte tid er rimelig set i forhold til det arbejde, som kan konstateres på stedet. m.2 Er der indikationer på, at den indsendte dokumentationen for konsulentydelsen ikke er valid? m.3 Er der indikationer på, at der er gjort brug af ikkekvalificerede konsulenter i forhold til beskrivelsen i til- Hvis Nej, redegør nærmere. Fx er der noget som tyder på, at timeantal er urimeligt i forhold til det arbejde som konsulenten har udført. Jf. svig i bilag 4. De omfatter bl.a. svag intern kontrol med arbejdskraft, såsom: - tidsregistreringer som er underskrevet på forhånd - medarbejdernes tidskort er udfyldt af supervisor - tidskort udfyldt med blyant eller - tidskort udfyldt ved afslutningen af lønperiode - pludselige, store forskydninger i udgifterne, faktiske timer og timepris på eller nær de budgetterede beløb Formelle aftaler eller kontrakter findes, men er vage, angående de tjenester, der skal udføres, og angående dokumenteret støtte, såsom detaljerede fakturaer, trip rapporter eller undersøgelser, til at berettige udgifterne. Jf. svig i bilag 4. De omfatter bl.a.: - specifikke personer, der anføres som nøgle- Side 25/62

26 sagnet? medarbejdere men ikke arbejder på kontrakt - medarbejdernes kompetencer ikke matcher de kvalifikationskrav som er angivet for deres arbejdskraft kategori eller kontraktens krav Side 26/62

27 N. Overholdelse af særlige betingelser fastsat i tilsagnet BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Overholdelse af særlige betingelser fastsat i tilsagnet Opskriv de særlige betingelser i tilsagnet: Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud Følgende dokumentation vedlagt: Udfyldes af kontrollør Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud, hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Udfyldes af kontrollør n.1 Hvis der i tilsagnet er fastsat særlige betingelser, er de særlige betingelser så opfyldt? JA NEJ Bemærkninger Hvis Ja : Nævn de særlige betingelser, som er kontrolleret, og hvordan de er opfyldt. Vedlæg dokumentation. Henvis eventuelt til andre punkter i kontrolrapporten, hvis relevant. Hvis Nej : Nævn, hvilke betingelser, som ikke er opfyldt, angiv tilskudsmodtagers begrundelse. Henvis eventuelt til andre punkter i kontrolrapporten, hvis relevant. Side 27/62

28 O. Vurdering af, om udført arbejde er rimeligt i forhold til projektet BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Det skal vurderes, hvorvidt det udførte arbejde/investering forekommer rimelig i forhold til prisen. Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud, hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Udfyldes af kontrollør Bemærkninger fra Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud vedr. kontrol af købsprisers rimelighed: Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud Dokumentation for købsprisers rimelighed er vedlagt, hvis relevant: Udfyldes af kontrollør o.1 Forekommer det udførte arbejde/ydelse rimeligt i forhold til de priser der er faktureret til tilsagnshaveren? JA NEJ Bemærkninger Hvis Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud har anmodet om dette punkt, skal kontrolløren vurdere, hvorvidt det udførte arbejde/investering/udstyr forekommer rimeligt i forhold til prisen og projektet jf. tilsagnet. Antal timer til at grave en sø Lille bordfane vs. stor loftfane/ventilationsanlæg Lille kummefryser vs. kølerum Beskriv kort vurderingen af det udførte arbejde/investering/udstyr. Side 28/62

29 P. Overholdelse af krav til skiltning/logo ved projekter om udarbejdelse af publikationer, websider og andet informationsmateriale BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Overholdelse af krav til skiltning/logo ved projekter om udarbejdelse af publikationer, websider og andet informationsmateriale (skiltning EU logo). Eventuelle bemærkninger vedrørende krav til synliggørelse af tilskud: Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud Følgende dokumentation vedlagt: Udfyldes af kontrollør Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud, hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Udfyldes af kontrollør Se nærmere om synliggørelse af tilskud i ABC instruks, som findes på intranettet: NaturErhvervstyrelsen Organisation Enheder og teams EU & Landbrug EU & Erhverv ABC, Instrukser, mv. (link: På NaturErhvervs hjemmeside kan du finde generel information om skiltning. (Link: /krav-til-information-om-tilskud-skiltning/ I tilfælde af tvivl eller spørgsmål, kontakt Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud. JA NEJ Bemærkninger p.1 Hvis projektet omfatter udarbejdelse af publikationer dvs. rapporter, brochurer, foldere, plakater, postkort, flyers, nyhedsbreve og/eller elektronisk formidling i form af websider og andet informationsmateriale. Stemmer publikationen da Anmod om et eksemplar af publikationen. Kontroller at tilskudsmodtagers publikation er identisk med den indsendte. Hvis Nej, redegør næremere for konstaterede forhold. Vedlæg dokumentation i form af fx publikationen eller et billede af denne. Det kan fo- Side 29/62

30 overens med indsendte materiale? rekomme, at alt det trykte materiale er uddelt. Side 30/62

31 Q. Overholdelse af krav til skiltning BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Overholdelse af krav til skiltning Eventuelle bemærkninger vedr. krav til skiltning: Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud Billede af skilt vedlagt (udfyldes af kontrollør): Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud, hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Udfyldes af kontrollør Du skal sikre dig, inden du forlader kontrolstedet, at de fotos der er taget ved kontrollen er tydelige og brugbare. Ved foto af skilte, skal du sikre dig, at tekst kan læses. Underbyg gerne foto med en tekst, hvis fotoet ikke kan stå alene. Fx hvis der er flere søer, hegn, udsnit af en maskine m.m., anfør da nr. på foto henvisning til nr. i teksten. Ved foto af hegn/søer m.m. angiv da på kort, hvor fotoet er taget. Foto skal lægges ind som PowerPoint og gemmes som en PDF-fil. Se nærmere om skiltning i ABC instruks, som findes på intranettet: NaturErhvervstyrelsen Organisation Enheder og teams EU & Landbrug EU & Erhverv ABC, Instrukser, mv. (link: I tilfælde af tvivl eller spørgsmål, kontakt Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud. KUN LDP q.1. Er der opsat skilt/tavle/plakat? JA NEJ Bemærkninger Hvis Ja, vedlæg foto der viser placering af skiltet samt foto af skiltet, hvor teksten SKAL kunne læses. Angiv størrelse på skilt (A4/A3, eller andet) Hvis Nej, redegør næremere for de konstaterede forhold. Skiltekravet afhænger af programperiode og projektstørrelse. Skiltekravet for projekter som modtager tilskud på mellem kr. og 3,75 mio. kr. ophører Side 31/62

32 q.2 Hvis tilsagnshaver har indsendt dokumentation for skiltning. Er skiltet identisk med det indsendte? ved projektperiodens udløb. Projektperioden slutter senest den dag tilsagnshaver indsender slutudbetalingsanmodning. Skiltning i opretholdelsesperioden skal først være opsat 3 md. efter projektperioden. Hvis Nej, angiv nærmere: Krav til skiltning fremgår af tilsagnsbrevet, og se ABC en for nærmere specifikation af reglerne vedr. skiltning. KUN EHFF q. 3 Har ansøger skiltet? q.5 Har ansøger informeret/skiltet som beskrevet i ansøgning/tilsagn? Er skiltet i overensstemmelse med skabelonerne Se de gældende skabeloner her: q. 4 Hvis Ja, er der skiltet korrekt? Se i ansøgning/tilsagn hvordan ansøger vil/skal informere/skilte om tilskuddet? Hvis nej, angiv nærmere: Side 32/62

33 R. Projektets gennemførelse BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Hvis der er tale om investeringsprojekt, er billede af investering vedlagt. Liste over investeringer (bilag 6), hvortil der søges om udbetaling af støtte, er vedlagt kontrolgrundlaget. (Skal altid være vedlagt ved fysiske investeringer) Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud, hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Udfyldes af kontrollør r.1 Er der foretaget besigtigelse af investeringer (jf. liste over investeringer foretaget i forbindelse med projektet ligger i kontrolgrundlag, jf. bilag 6), herunder kontrol af eventuelle stel. nr./ serienumre på investeringerne? r.2 Er projektet gennemført i overensstemmelse med tilsagnsbrevet og evt. senere godkendte ændringer? JA NEJ Bemærkninger Alle investeringer (fysiske genstande), som er indkøbt i forbindelse med projektet, skal besigtiges. Fx maskiner, udstyr, IT-udstyr såsom computere, printere og lign. jf. liste over investeringer bilag 6. Evt. serienumre, model/typer mv. noteres og fotograferes i rimeligt omfang, hvor dette er muligt. Serienumre, model/type mv. skal være i overensstemmelse med oplysningerne på faktura. Anfør bemærkninger hvis der mangler serienummer. Hvis der er givet tilsagn til et bestemt antal m 2, meter af investeringen, anfør da resultatet af opmålingen, vejningen, optællingen osv. Hvis opmålingen, vejningen, optællingen osv. er baseret på en stikprøve, beskriv da hvordan stikprøven er udvalgt og hvordan den anses som repræsentativt. Hvis Nej, beskriv nærmere de konstaterede forhold. Udfyld bilag 6 (foto nr., beskrivelse, evt. bemærkninger) Projektets indhold fremgår af ansøgningen om tilsagn, tilsagnsbrev og evt. senere ændringer. Beskriv nøje, hvad og hvordan du har kontrolle- Side 33/62

34 r.3 Befinder investeringen sig på den ansøgte matrikelnummer /markbloknummer? ret tilsagnet. Vedlæg relevant dokumentation. Ved projekter som indeholder fysiske investeringer, kontroller for eksempel, at model for udstyret stemmer overens med tilsagn og evt. senere ændringer, opmål størrelsen af arealet, vurder om forbrug af materialer er rimelig i forhold til projektet (fx maling, fliser, hegn, planter, etablering af søer mv.). Ved immaterielle projekter, fx. økologifremme, netværksordningen og lign., skal det materiale, der er udarbejdet i forbindelse med projektet kontrolleres. Det kan eksempelvis være reklamemateriale, kampagnemateriale, messekataloger, naturplaner, rapporter, tekniske og ejendomsmæssige forundersøgelser og lignende. Hvis projektet omhandler gennemførelse af aktiviteter, fx aktiviteter med henblik på at tilføre personer i fødevarebranchen ny viden og nye kompetencer indenfor produktion, afsætning og markedsføring, skal det kontrolleres, om aktiviteterne er gennemført med det antal og indhold, som angivet i ansøgningen om tilsagn, og om materialer og hjemmeside overholder reglerne for tilskud (fx at materialer og hjemmeside ikke indeholder markedsføring af bestemte produkter eller producenter). Hvis Nej. Beskriv nærmere de konstaterede forhold. Angiv hvilken adresse investeringen findes på og hvad årsagen er hertil ifølge tilsagnshaver: Fx må en investering, såsom en mobil fangfold eller mobilt vandingsanlæg bruges både på de indtegnede projektarealer, på yderligere arealer i indhegningen eller stå i tilsagnshavers maskinhus eller lade, når investeringen ikke er i brug på projektarealet. Den må ikke bruges på nabo marker/indhegninger, men kun på de marker der er tildelt tilsagn eller er samhegnede med tilsagnsarealerne. Samhegnede betyder her, at der er givet tilskud til fx at udvide en indhegning eller der kun er givet tilskud til en del af en indhegning. Her må fangfolden så bruges i hele indhegningen og ikke kun i den del, indhegningen er udvidet med. For investeringer under Miljøteknologi og Økologisk investeringsstøtte gælder, at investeringen skal benyttes som beskrevet i ansøgningen. Side 34/62

35 Eventuelt overskydende kapacitet må gerne udnyttes af andre end tilsagnshaver. r.4 Er der indikationer på, at tilsagnshaver og leverandør(er) ikke er uafhængige af hindanden? De to parter vil ikke være uafhængige, hvis de har familiemæssige, økonomiske eller andre relationer som kunne medføre, at priserne, der er handlet ikke er markedspriser. Indikationer kan være oplysninger fra tilsagnshaver, i bilag eller dokumentationen hos tilsagnshaver. Beskriv det konstaterede afhængighedsforhold. Side 35/62

36 S. Nødvendige tilladelser og godkendelser BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Er der krav om offentlige tilladelser/godkendelser til at gennemføre projektet? Der er tale om følgende tilladelser/godkendelser: Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud Dokumentation vedlagt kontrollen: Udfyldes af kontrollør Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud, hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Udfyldes af kontrollør s.1 Er der krav om andre offentlige tilladelser/godkendelser til at gennemføre projektet end de allerede oplyste herover? JA NEJ Bemærkninger Spørg tilskudsmodtager, om der kræves andre offentlige tilladelser og/eller godkendelser end oplyst til at gennemføre projektet. Noter, hvis der efter din vurdering burde have opnået andre offentlige tilladelser og/eller godkendelser end oplyst af betydning for projektets gennemførelse. Begrund din besvarelse af spørgsmålet. Ved Nej springes resten af S afsnittet over. s.2 Er alle nødvendige offentlige tilladelser/godkendelser der kræves for projektet opnået jf. JA NEJ Bemærkninger Hvis nej, angiv i bemærkningsfeltet hvilke der mangler Side 36/62

37 oplyste? Spørg tilskudsmodtager, om der er indhentet alle nødvendige offentlige tilladelser og/eller godkendelser til at gennemføre projektet. Kontroller, om der er indsendt dokumentation vedrørende opnåede offentlige tilladelser/godkendelser. Hvis dokumentationen er indsendt, kontroller om det indsendte stemmer overens med originalen. Tilladelsen må ikke gives i begrænset periode (forsøgsperiode) der er kortere end projektperioden og opretholdelsesperioden. Hvis dokumentationen ikke er indsendt, bed om at se originalen og vedlæg kopi som bilag til kontrolrapporten. s.3 Ibrugtagningstilladelse Dato: s.4 Byggetilladelse Dato: s.5 Miljøgodkendelse Dato: s.6 Autorisationer Dato: s.7 Andet: Skriv hvilke s.8 Er alle tilladelser uden forbehold? INFO. For projekter i Natur-2000 områder skal der indsendes en erklæring fra den ansvarlige myndighed. Dette tjekkes administrativt. I hegnings projekter og forundersøgelser for naturlige vandstandsforhold, skal der ikke foreligge en tilladelse fra kommunen Ved rydningsprojekter er det ikke et krav Ved etablering af naturlige og optimale vandstandsforhold, skal der indhentes en tilladelse Angiv dato for udstedelse af ibrugtagningstilladelsen og om den vedrører projektet. - Kan eventuelt erstattes af en ny udskrift fra BBR (bygning- og bolig registret) med angivelse af bygning og/eller identifikation Angiv dato for udstedelse af byggetilladelsen og om den vedrører projektet. Angiv dato for udstedelse af miljøgodkendelsen og om den vedrører projektet. Angiv dato for udstedelse af autorisation(er) og om de(n) vedrører projektet. Angiv hvilke andre tilladelser/godkendelser, der er relevante for projektet. Hvis Nej, redegør nærmere, hvis forbeholdet har betydning for projektet. Side 37/62

38 T. Kontrol af, om der er foretaget udbetaling fra anden offentlige myndighed til projektet BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Kontrol af, om der er foretaget udbetaling af andet offentligt tilskud til projektet Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud, hvis der skal foretages fysisk kontrol Sæt X Skal vedlægges hvis Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Udfyldes af kontrollør Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud har identificeret, at der er modtaget følgende offentlige tilskud til projektet: Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud Dokumentation er vedlagt af kontrolløren: Udfyldes af kontrollør t.1 Er der tegn på, at der er modtaget andet offentligt tilskud til projektet, end angivet i udbetalingsanmodningen? Hvis Ja udfyld punkt t.2-t.4 JA NEJ Bemærkninger t.2 Tilskuddets størrelse Angiv beløb. t.3 Dato for udbetaling af andet offentligt tilskud Spørg tilskudsmodtager og kontroller regnskabet. Hvis relevant, vedlæg kopi af bankkontoudskrift eller andet udbetalingsbilag. Ved andet offentlig tilskud/medfinansiering medregnes privat finansiering ikke (f.eks. indsamlinger, sponsorater og lign.) uanset om de er givet til projektet eller ej. Dvs., at det kun er de midler, som er øremærket til projektet, og hvor det betegnes som en offentlig medfinansiering, herunder hører også visse private fonde, som betegnes som offentlig medfinansiering (f.eks. A.P. Møller Fonden). Angiv dato for udbetalingen. Side 38/62

39 t.4 Er beløbet ydet specifikt til nærværende projekt? Hvis Nej anføres nærmere. Side 39/62

40 U. Kontrol af, at den samme udgift ikke indgår i flere projekter som finansieres via projektordninger som administreres af NaturErhvervstyrelsen (dobbeltfinansiering) BILAG SOM SKAL UDFYLDES OG VEDLÆGGES Kontrol af, at den samme udgift ikke indgår i flere projekter som finansieres via projektordninger som administreres af NaturErhvervstyrelsen (dobbeltfinansiering, udfyld excel ark i bilag 2) Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud, hvis der skal foretages fysisk kontrol Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud har identificeret følgende mulige projekter: Udfyldes af Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud J.nr. Projekttitel Sæt X Skal vedlægges hvis Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud har sat X Eller hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger Udfyldes af kontrollør Dokumentation vedlagt af kontrollør: Udfyldes af kontrollør u.1 Hvis tilskudsmodtager har andre projekter, som finansieres via projektordninger som administreres af Natur- Erhvervstyrelsen, kontroller da at den samme udgift ikke indgår i flere projekter Hvis tilskudsmodtager har flere lignende projekter, som finansieres af offentlige midler, skal det sikres, at den samme udgift JA NEJ Bemærkninger Hvis der er periodesammenfald, skal alle lignede projekter indgå i kontrollen for at sikre, at samme udgift ikke er medtaget i flere projekter. Projekttilskud / Vand & Natur Tilskud sørger for kontrolgrundlag for de projekter, som er sammenfaldende i tid (overlappende). Der udvælges en stikprøve af udgiftsbilag til krydsreference med det/de øvrige projekter, efter samme metode som under punkt k1 eller k2. Bilag 2 Oversigt over krydskontrollerede udgifter udfyldes samt kopi af relevante bilag Side 40/62