Interreg IV A Öresund-Kattegat-Skagerrak. VEJLEDNING OM NATIONAL KONTROL OG ANMODNING OM UDBETALING (FLC Guide)

Transkript

1 Interreg IV A Öresund-Kattegat-Skagerrak VEJLEDNING OM NATIONAL KONTROL OG ANMODNING OM UDBETALING (FLC Guide) DANSK VERSION 2 Juni 2014

2 INDHOLD 1 INDLEDNING NATIONAL KONTROL FORVALTENDE MYNDIGHED, PROGRAMSEKRETARIATET OG ANDRE DELE AF DEN GENNEMFØRENDE ORGANISATION PROJEKTGENNEMFØRELSE ANSVARSFORDELING I PROJEKTET ØKONOMISTYRING OG LØBENDE REGNSKAB STATUSRAPPORT/SLUTRAPPORT PROJEKTETS SIDSTE TRE MÅNEDER Udgifter i projektets slutrapporteringsperiode (slutrekvisition) Håndtering af udgifter til slutrevision, danske partnere UDBETALINGSANMODNING PROJEKTSTART GRUNDLAG FOR NATIONAL KONTROL GRUNDLAG, DER SKAL SENDES TIL NATIONAL KONTROLLANT SÅDAN REGISTRERES UDGIFTER I PROGRAMMETS SKEMA FOR AOU Anmodning om udbetaling i Norge Anmodning om udbetaling i Danmark Anmodning om udbetaling i Sverige Konsolidering af projektets udgifter Sådan indsendes anmodning om udbetaling Afvigelser i forhold til godkendt budget Klage over afgørelse om udbetaling Fejlagtig udbetaling STØTTEBERETTIGEDE UDGIFTER PERSONALE Timeregnskab Registrering af tid uden for normal arbejdstid - overtid Beregning af lønudgifter Regnskabsmæssig adskillelse af løn Andet om løn EKSTERNE TJENESTEYDELSER OVERHEAD/INDIREKTE LOKALEUDGIFTER (OH) REJSER MØDER OG KONFERENCER INFORMATION OG TRYKSAGER INVESTERINGER ØVRIGE UDGIFTER INDTÆGTER IKKE-STØTTEBERETTIGEDE UDGIFTER OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL KØB INDEN FOR STØTTEMODTAGENDE ORGANISATION SAMMENFALDENDE INTERESSER MELLEM KØBER OG SÆLGER MOMS FÆLLES UDGIFTER - SHARED COST BETALINGSDATO VEKSELKURS VIDERE- OG EFTERUDDANNELSE OFFENTLIGE INDKØB AFSTEMNING MELLEM EGET ØKONOMISYSTEM (HOVEDBOG) OG ANSÖKAN OM UTBETALNING (36)

3 6.10 REPRÆSENTATION KONTAKTOPLYSNINGER TIL NATIONALE KONTROLLANTER (36)

4 1 Indledning Formålet med denne vejledning er at fungere som støtte i forbindelse med anmodning om udbetaling og for at gøre det lettere for projektpartnerne at levere fyldestgørende materiale til den nationale kontrol. Vejledningen henvender sig primært til projektledere og økonomiske medarbejdere hos projektpartnere i Danmark, Norge og Sverige i programmet Interreg IV A Øresund-Kattegat-Skagerrak. Yderligere information om økonomisk forvaltning og gennemførelsen af projektet, inklusive gældende regler samt projekthåndbog, findes på programmets webside Her finder du også de relevante EU-forordninger og nationale regler, som er gældende for Interreg-programmet og for den økonomiske forvaltning af Interreg. Vejledningens indhold vil løbende blive opdateret, og det er derfor vigtigt med regelmæssige mellemrum at hente den nyeste version på programmets webside. Der kan forekomme ændrede bestemmelser og nye problemstillinger. 1.1 National kontrol National kontrol, også kaldet for FLC (First Level Control) er defineret i artikel 16 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr således: "Med henblik på godkendelsen af udgifter etablerer hver medlemsstat et kontrolsystem, som gør det muligt at kontrollere, at medfinansierede varer og ydelser er leveret, at de udgifter, der er opgivet for operationer eller dele af operationer, som er gennemført på dens territorium, er korrekte, og at sådanne udgifter og tilhørende operationer er i overensstemmelse med Fællesskabets og denationale regler. Med henblik herpå udpeger medlemsstaten de tilsynsførende,der er ansvarlige for at kontrollere, at de udgifter, der er opgivet af de enkelte støttemodtagere, der deltager i operationer, er lovlige og korrekte." Den nationale kontrol består af dels en administrativ kontrol (skrivebordskontrol), der udføres for alle projektpartnere ved hver regnskabsaflæggelse, og dels kontrol på stedet. Kontrol på stedet foretages hos et udsnit af programmets projektpartnere ud fra en udvælgelsesmodel, der bestemmes af de nationale kontrollanter i hvert land. Formålet er at kontrollere aktiviteter, leverede produkter, tjenesteydelser og investeringer, at oplysningspligten overholdes samt at undersøge om regnskabsdokumentationen er korrekt. Kontrolbesøgene har også til hensigt at være en læringsproces for alle involverede parter, hvor de indhøstede erfaringer deles og er med til at fremme programmets gennemførelse. I Danmark har de danske regioner, der er involveret i programmet, indgået aftale med det private revisionsfirma Deloitte, som har fået til opgave at udføre den nationale kontrol af danske projektpartnere. Projektets danske projektpartnere betaler for den revision af danske projektpartnere, der udføres af Deloitte, i overensstemmelse med en prisliste, som er tilgængelig på programmets webside. I Norge er det den forvaltende organisation (Østfold Fylkeskommune), der udfører den nationale kontrol af de norske støttemodtagere. I forbindelse med projekternes afsluttende regnskabsaflæggelse foretages også en kontrol ved den revisor, som den norske Projekteier normalt anvender. 1 (36)

5 I Sverige har den statslige myndighed Tillväxtverket fået til opgave at gennemgå de svenske projektpartneres udgifter. Kontrollen er gratis for projektpartnerne. Kontaktoplysningerne for de respektive landes nationale kontrollanter findes under punkt Forvaltende myndighed, Programsekretariatet og andre dele af den gennemførende organisation Ud over programmets nationale kontrollanter (Deloitte, Østfold Fylkeskommune, Tillväxtverket) har forvaltende myndighed (med flere instanser) samt andre myndigheder ret til at kontrollere projekternes regnskaber. Programsekretariatet i Kungsbacka, Sverige og København har en rådgivende rolle og følger op på projektets gennemførelse. Spørgsmål vedrørende national kontrol, projektændringer og aktiviteter finder som regel i første omgang sted i dialog med programsekretariatet. Programsekretariatet modtager udbetalingsanmodning fra Lead Partner, når den nationale kontrol er klar. Sekretariatet kontrollerer, at anmodningen er fuldstændig, at projektet gennemføres i henhold til tilsagnet og sender derefter anmodningen videre til den forvaltende myndighed for udbetaling. Se programmets webside for kontaktoplysninger for programsekretariatet. Forvaltningsmyndigheden (Tillväxtverkets programkontor i Malmø) træffer afgørelse om udbetaling på grundlag af de nationale nationale kontrollanters kontrol/revision. Forvaltende myndighed er en del af Tillväxtverket under enheden EU-program. Norsk forvaltende organisation Østfold fylkeskommune har ansvar for den norske del af programmet og administrerer udbetaling af norske IR-midler, på baggrund af de nationale kontrollanters kontrol/revision. Norsk forvaltende organisation er desuden ansvarlig for at orientere om forbruget af de norske IR-midler til Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) i Norge. Attesteringsmyndighedens (Tillväxtverket, Stockholm) primære opgave er at oprette og attestere udgiftserklæringer (opgørelse over den støtte, der er blevet udbetalt fra programmet i løbet af en periode) til kommissionen. Revisionsmyndighedens (Ekonomistyrningsverket, Stockholm) primære opgave er at sikre, at programmets forvaltnings- og kontrolsystemer fungerer effektivt. Revisionsmyndigheden er ansvarlig for overvågningen af programmets nationale kontrol og udfører et antal direkte kontroller (stikprøver) af programmets projekter i Sverige. Tilsvarende kontroller udføres af Erhvervsstyrelsen i Danmark. Kommissionen og Revisionsretten har også ret til at gennemgå projektgennemførelsen og gennemgå regnskaber og andre dokumenter direkte hos projektpartnerne. 5 (36)

6 2 Projektgennemførelse 2.1 Ansvarsfordeling i projektet For at lette projektgennemførelsen og anmodningen om udbetaling skal ansvarsfordelingen være tydelig for alle ved projektets begyndelse. Typisk findes følgende roller i et projekt: Lead Partner har det overordnede ansvar for projektets gennemførelse. Lead Partner har bl.a. ansvaret for, at der findes en partnerskabsaftale ved første anmodning om udbetaling, at alle partnernes udgifter er projektrelevante, at de af projektpartnerne rapporterede udgifter er blevet godkendt af de nationale kontrollanter, samt at udbetalt støtte overføres til de deltagende projektpartnere. Koordinerende Partner koordinerer kontakten med de nationale kontrollanter i det land, Danmark eller Sverige, hvor Lead Partneren ikke har hjemsted. Hvilke andre opgaver den koordinerende partner har, afhænger af, hvad der er aftalt med Lead Partner. Det kan for eksempel være kvalitetskontrol af indsendt regnskabsmateriale fra øvrige partnere i deres eget land. Andre projektpartnere er de øvrige projektpartnere, der har udgifter i projektet ud over Lead Partner og Koordinerende Partner. Norsk projektejer/prosjekteier er formelt ansvarlig for den norske del af projektet. Norsk prosjekteier sammenstiller norske udgifter til den norske forvaltningsorganisation og er projektpartner af norske IR-midler. Underpartnere i Norge kan deltage i projektet og indgå med medfinansiering, men kan ikke registrere og betale udgifter. 2.2 Økonomistyring og løbende regnskab Hver projektpartner skal have procedurer til kontrol, økonomistyring og løbende bogføring af projektets transaktioner, så disse kan leve op til de krav, der stilles af programmet, EU-retten og de nationale regler. Hver projektpartner er ansvarlig for eventuelle urigtigheder i de bogførte udgifter. Det er i den enkelte projektpartners interesse at sikre, at procedurerne er på plads, da udgifter, der ikke opfylder kravene, risikerer at blive afvist af den nationale kontrol. Gode procedurer betyder, at der bruges mindre tid på administration og regnskab. Vær opmærksom på at: Der skal være dokumentation for, at udgifterne er projektrelaterede, dvs. stemmer overens med tilsagnet (eller stemmer overens med de budgetterede udgifter i budgettet). Alle udgifter, inklusive personaleudgifter (se afsnit om bogføring af løn hos danske modtagere) og indtægter, som registreres i anmodning om udbetaling, skal være at finde i projektpartnerens økonomisystem samt være bogført på en projektspecifik konto (regnskabsmæssig adskillelse). Det skal være muligt at få en rapport fra projektpartnerens økonomisystem, som kun indeholder udgifter, der tilhører projektet. Udgifterne, der anføres i anmodningen om udbetaling, skal afstemmes med de tilsvarende udgifter, der er bogført i projektpartnerens økonomisystem (afstemning mod eget økonomisystem). Hvis beløbene i projektpartners hovedbog og anmodningen om udbetaling ikke stemmer, skal differencen forklares skriftligt med henvisning til underliggende bilag, som skal være til 6 (36)

7 rådighed og arkiveres sammen med afstemningerne i henhold til programmets regler for arkivering. Se eksempel på afstemning under 6.9. For hver udgift registreret i AOU skal der findes underliggende bilag i form af faktura, lønspecifikation og tidsregnskab, der begrunder udgiften, og som til enhver tid også dokumenterer relevans for projektet. De underliggende bilag skal arkiveres og forsynes med løbenummer. Løbenummeret skal modsvare det løbenummer, der skrives i kolonnen Bilagsnr i AOU-filen Betalingsdokumentation i form af bankkontoudtog skal vise, at udgifterne er betalt senest ved udgangen af den periode, hvori de er registreret i AOU. I Norge er det bogføringsdatoen som anvendes, for at vise at udgifterne tilhører den periode, hvori de er registreret i AOU. Bogføringsdatoen dokumenteres ved udskrift fra hovedbogen. Tidsfristerne, der angives i tilsagnet for indlevering af udbetalingsanmodningen til programsekretariatet, skal følges. Der skal løbende følges op på resultater og budgetter, og eventuelle afvigelser skal forklares i statusrapporten, der fremsendes i forbindelse med udbetalingsanmodningen. I projektarkivet skal der opbevares en beskrivelse af fordelingsnøgler og fordelingsgrundlag benyttet ved beregning af overhead-udgifter, der opfylder programmets krav. 2.3 Statusrapport/slutrapport En statusrapport/slutrapport, underskrevet af den projektansvarlige, er et obligatorisk bilag til udbetalingsanmodningen. Rapporten skal sendes til den nationale kontrollant sammen med AOU og samtidig til programsekretariatet. Der findes en skabelon for statusrapporten/slutrapporten på programmets webside. I projektets sidste periode (den afsluttende AOU) indsendes både en statusrapport for den sidste 6-måneders periode samt en slutrapport for hele projektet. 2.4 Projektets sidste tre måneder Projekterne har tre måneder ekstra til rådighed til den endelige rapportering af projektet, hvilket indebærer, at en konsolideret udbetalingsanmodning med status- og slutrapport, bilag og revisionsberetning skal være programsekretariatet i hænde senest 3 måneder efter projektets slutdato Udgifter i projektets slutrapporteringsperiode (slutrekvisition) Den AOU der fremsendes til sekretariatet må kun indeholde udgifter, der er godkendt af national kontrol og skal ligge indenfor projektets totale budget. Eneste undtagelser er slutfaktura fra Deloitte, som lægges ind manuelt i den konsoliderede (DK/SE) slut AOU samt eventuelle udgifter, som pojektet har fået underkendt af national kontrol, og som Lead Partner har til hensigt at klage over (se kap ). Aktiviteterne i projektet kan fortsætte frem til den slutdato, der fremgår af tilsagnet, herefter har projektet 3 måneder til rådighed til at skrive status- og slutrapport, udarbejde slutrekvisition, revision samt betale eventuelle udgifter, som er opstået i projektperioden, men endnu ikke betalt. Udgifter i løbet af projektets slutrapporteringsmåneder (dvs. de 3 måneder efter projektets slutdato) skal vedrøre afslutning, rapportskrivning, bogføring og revision. Udgifter der er afholdt frem til slutdato, men ikke betalt på denne dato skal være betalt senest ved udgangen af 3 månedersperioden for at kunne medtages i projektets sidste AOU. Der kan i realiteten kun medtages nye udgifter i den første måned af slutrapporteringsperioden, da resten af tiden går til national kontrol samt udarbejdelse af AOU. 7 (36)

8 De tre måneder til slutrapporteringen skal ikke udgøre en særskilt periode i AOU-filen, men skal slås sammen med den sidste regnskabsperiode, så den afsluttende periode bliver en længere periode Håndtering af udgifter til slutrevision, danske partnere Udgifter til slutrevision af danske udgifter er støtteberettigede, men indgår ikke i det sidst reviderede udgiftsgrundlag, da Deloitte først sender fakturaen efter, at revisionen er afsluttet. Udgifterne til slutrevisionen lægges ind i transaktionslisten, og fakturaen vedlægges det konsoliderede slutregnskab, når dette sendes til sekretariatet. Det er således sekretariatet, der godkender slutfaktura for dansk revision. Vedlæg gerne en kort forklaring af størrelse og håndtering af udgiften ved slutrevisionen. 8 (36)

9 3 Udbetalingsanmodning Nedenfor beskrives kort nogle af de vigtige elementer ved registrering i AOU, udarbejdelse, og anmodning om støtte til afholdte projektudgifter. Processen er også beskrevet i et flowskema samt i projekthåndbogen (findes på programmets webside). 3.1 Projektstart Når projektet har fået bevilget støtte fra programmet, skal Lead Partner sikre, at alle projektets partnere får adgang til alle oplysninger, som er relevante for gennemførelsen: tilsagnet, som er baseret på projektansøgningen, med beskrivelser af projektets aktiviteter særlige vilkår, der fremgår af tilsagnet generelle vilkår, som blandt andet angiver, hvad der er gældende for projektets gennemførelse, udbetaling af støtte og regnskab bestemmelser fra Sverige, Danmark, Norge og EU projekthåndbogen, der tydeliggør de bestemmelser, der gælder for programmet Vejledning om national kontrol og anmodning om udbetaling (FLC Guide) tidsregistreringsskema (skema til registrering af arbejdstid) Excel-filen Ansökan om utbetalning programmets webside, som opdateres løbende med ny information Derudover skal projektet udarbejde følgende dokumenter: partnerskabsaftale som bl.a kan indeholde aftale mellem Lead Partner og Koordinerende partner om ansvars- og arbejdsfordeling (underskrevet af samtlige projektpartnere) kommunikationsplan 3.2 Grundlag for national kontrol For at mindske behandlingstiden i forbindelse med kontrol og revision er det afgørende, at projektorganisationens arbejde er struktureret og koordineret. Manglende procedurer inden for økonomistyring og regnskabsaflæggelse er den hyppigste årsag til, at den nationale kontrol tager lang tid. Et almindeligt forekommende problem er, at det materiale, der sendes til de nationale kontrollanter, ikke er fuldstændigt, eller at projektpartnerne bruger lang tid på at levere det efterspurgte under revisionen. Det indsendte materiale skal være struktureret og komplet, så behandlingstiden ikke tager unødig lang tid. Nedenfor er en liste over den dokumentation, der altid skal være umiddelbart tilgængelig for de nationale kontrollanter, når revisionen påbegyndes. Excel-filen "Ansökan om Utbetalning". En udskrift fra projektpartners eget økonomisystem (finansbokholderi). Udskriften skal vise at projektudgifter og indtægter er bogført på særskilte konti eller i en særlig dimension. Udskriften skal give mulighed for at der kan redegøres for projektets økonomiske drift. For danske projektpartnere er det ikke et krav, at løn bogføres på en unik kode/særskilt projektkonto, mens dette er et krav for svenske støttemodtagere. Afstemning (se 6.9) som viser eventuelle differencer mellem bogføringen i eget økonomisystem (hovedbogen) og de afholdte udgifter, der er registreret i AOU. 9 (36)

10 Alle fakturaer eller andre bilag, der dokumenterer de afholdte udgifter i perioden. Bevis for betaling fra banken. Godkendte tidsregnskaber (i original for svenske projektpartnere) for de personer, der arbejder på deltid i projektet. Frågeformular (for svenske projektpartnere ved første ansøgning om udbetaling). Erklæring på forretningsgange Intyg projektredovisning (svenske projektpartnere ved hver ansøgning om udbetaling) For personer, der arbejder fuld tid i projektet, skal der findes en ansættelseskontrakt eller tillæg dertil. Denne skal indeholde en beskrivelse af de pågældende personers arbejdsopgaver i projektet, perioden for ansættelsen samt løn til de pågældende medarbejdere. Lønomkostninger kan først medtages i anmodning om udbetaling fra den dato, hvor aftalen eller tillægget er underskrevet (jf. den danske bekendtgørelse, , stk. 2) 1. Beregning af timeløn i henhold til programmets anvisninger samt lønseddel, ansættelseskontrakt mv., der ligger til grund for beregningen. Organisationens indkøbspolitik. Projektansøgning, inklusive bilag. Tilsagn om støtte (beslutsbrevet). Partnerskabsaftale. Budget (seneste godkendte fra forvaltningsmyndigheden). Status- eller slutrapport. Beregningsmetoder for indirekte udgifter (overhead) og lokaleudgifter. Dokumentation for udvist økonomisk sparsommelighed herunder indhentelse af alternative tilbud, jf afsnit 4.2. Dokumentation for rejser og repræsentation, f.eks. deltagerlister, formål, invitationer, programmer og billetter. Fakturaer og anden dokumentation opbevares af den organisation, hvor udgifterne registreres og betales, og skal være tilgængelig for de nationale kontrollanter. For svenske projektpartnere gælder dog, at projektets tidsregnskaber skal sendes med de originale underskrifter (og opbevares i kopi hos den projektpartner, hvor arbejdet udføres). Arkivering Alle dokumenter og oplysninger vedrørende projektet skal være tilgængelige for kontrol i læselig stand. Dokumenter og oplysninger, inklusive regnskabsoplysninger, skal være tilgængelige i original eller i form af attesterede kopier på almindeligt anerkendte datamedier til og med den 31. december Nationale regnskabsbestemmelser må ikke tilsidesættes. For at undgå merarbejde anbefales det, at kopier af projektdokumentationen gemmes i et særskilt arkiv hos hver enkelt partner eller samlet hos den koordinerende partner. Det er ofte teknisk vanskeligt at genskabe dokumentation, der viser, at udgifterne er betalt. Støttemodtagende organisationer skal med baggrund i dette sikre, at kravet om dokumentation frem til 31. december 2020 overholdes. 3.3 Grundlag, der skal sendes til national kontrollant I forbindelse med revision har de nationale kontrollanter i de enkelte lande forskellige procedurer for, hvad der skal indsendes sammen med AOU, og hvordan dette skal sendes ind. 1 Dette gælder kun danske projektpartnere. 10 (36)

11 I Danmark skal koordinerende partner indsende Excel-filen AOU i elektronisk form, dvs. der indsendes én fil pr. dansk partner, kopi af den enkelte projektpartners afstemning mellem eget regnskabssystem og AOU (incl. bagvedliggende dokumentation) og statusrapport. Derudover skal der ikke i første omgang medsendes anden dokumentation, før Deloitte kontakter den enkelte projektpartner og anmoder om dokumentationen på stikprøvebasis. I Sverige skal den koordinerende partner vedlægge alle udgiftsbilag for alle partnere (se punkt 3.2) som supplement til den konsoliderede Excel-fil AOU for alle svenske partnere samt kopi af den enkelte projektpartners afstemning mellem eget regnskabssystem (finansbogholderi) og AOU. Excel-filen sendes elektronisk. Den øvrige dokumentation sendes med post. I Norge skal den norske prosjekteier indsende AOU med post til norsk forvaltende organisation, sammen med kopier af samtlige bilag som dokumenterer udgifterne i AOU. Desuden skal en elektronisk version af excelfilen AOU indsendes (uden bilag). 3.4 Sådan registreres udgifter i programmets skema for AOU Lead Partner eller koordinerende partner i Danmark og Sverige er ansvarlig for at de øvrige partnere sørger for at opgøre deres udgifter. Derefter indsamles filerne hos Lead Partner eller Koordinerende og indsendes samlet til national kontrol. I Norge er det norsk prosjekteier som opgør og bogfører alle udgifterne i projektet og sender AOU til national kontrollant i Norge. Udbetaling af støtte foretages retroaktivt, forudsat at udgifterne er bogført, betalt og godkendt af den nationale kontrol. Udbetaling af støtte foretages til Lead Partner i EUR, selvom udgifterne er påløbet i DKK/SEK. I Norge sker udbetalingen til norsk prosjekteier i norske kroner (NOK). Bemærk, at kursdifferencer, der skyldes, at budgettet er udarbejdet i EUR, ikke er en støtteberettiget udgift. For at registrere udgifter og ansøge om udbetaling skal programmets skema for udbetalingsanmodning benyttes; skemaet findes på programmets webside. Skemaet er en Excel-fil, der består af et antal ark, hvor det første ark indeholder instruktioner til, hvordan skemaet anvendes. Udgifter registreres og revideres pr. land. Nedenfor er en beskrivelse af de trin, der indgår i arbejdet med AOU og revisionen af udgifter i henholdsvis Norge, Danmark og Sverige Anmodning om udbetaling i Norge I Norge består en anmodning om udbetaling normalt af følgende trin: 1. Norsk prosjekteier udfylder grunddata (budget) i excelfilen AOU i fanebladet med navnet SETUP for alle underpartnere. 2. Da alle projektudgifter skal være bogført hos norsk prosjekteier, må alle underpartnere viderefakturere evt. udgifter til den norske prosjekteier, med undtagelse af udgifter til eget personale. Når den norske prosjekteier modtager dokumentation for udgifter fra underpartnere foretages en kvalitetskontrol af bilagene, før de bogføres i norsk prosjekteiers økonomisystem. Når alle udgifter for perioden er bogførte skal de registreres i excelfilen i transaktionslisten (separat ark). Norsk prosjekteier sender derefter AOU i elektronisk form til norsk forvaltende organisation. En underskrevet AOU med alle bilag (hovedbok, kopi av fakturaer mm.) og en fælles statusrapport for projektet sendes med post til norsk forvaltende organisation (se kontaktoplysninger i kapitel 7). Vær opmærksom på at rettelser/korrektion af udgifter fra tidligere perioder foretages i indeværende periode. Der må ikke rettes i tidligere perioder, som 11 (36)

12 allerede er godkendt af national kontrol. Dette gælder også tilkomne udgifter som ikke har været inkluderet i tidligere perioder. 3. National kontrol starter revisionen af AOU og har udelukkende kontakt til norsk prosjekteier, hvis der skulle opstå behov for yderligere information/supplerende dokumentation af udgifterne i AOU. 4. Når revisionen er færdig, skal den nationale kontrol udfylde checkliste med resultatet af revisionen samt udfærdige et udbetalingstilsagn. 5. Der sendes et brev til den norske prosjekteier, og IR-midler udbetales i henhold til udbetalingstilsagnet. På kan der downloades et flowskema, som beskriver processen endnu mere detaljeret Anmodning om udbetaling i Danmark I Danmark består en anmodning om udbetaling normalt af følgende trin: 1. Lead Partner for projektet udfylder grunddata i excelfilen AOU i fanebladet med navnet SETUP og sender det til projektets øvrige partnere. De oplysninger, der anføres i SETUP, benyttes i resten af filen, og nøjagtig de samme oplysninger skal derfor findes i filen for hver enkelt partner i konsolideringen af projektregnskabet, dog bortset fra kontoplan i eget økonomisystem. Hver partner har således sin egen version af Excelfilen/AOU med grunddata, der er fælles for projektet. 2. Alle partnere registrerer udgifter for regnskabsperioden i deres egen anmodning om udbetaling (Excelfilen AOU) og sender det til Lead Partner/koordinerende partner, der (afhængigt af indgåede aftaler i partnerskabet) udfører en vis kvalitetskontrol af AOU, før materialet sendes videre til Deloitte. Bemærk, at der sendes én excelfil for hver dansk projektpartner i elektronisk form til Deloitte. Der skal desuden sendes en fælles statusrapport for projektet til den nationale kontrollant sammen med excelfilen og hver enkelt projektpartners afstemning mellem eget regnskabssystem og excelfilen AOU. Statusrapporten skal samtidig sendes til programsekretariatet. Deloitte vil derefter kontakte hver enkelt partner individuelt og på stikprøvebasis bede om yderligere dokumentation. Vær opmærksom på at rettelser/korrektion af udgifter fra tidligere perioder foretages i indeværende periode. Der må ikke rettes i tidligere perioder, som allerede er godkendt af national kontrol. Dette gælder også tilkomne udgifter som ikke har været inkluderet i tidligere perioder. 3. Deloitte indleder derefter revisionen og kontakter de enkelte projektpartnere med henblik på verifikation af den relevante periodes udgifter gennem stikprøver, supplerende dokumentation og oplysninger. Sideløbende med revisionen af udgifterne gennemfører Deloitte også en undersøgelse af partnernes administrative systemer (forretningsgange) og økonomistyring. 4. Når Deloitte har afsluttet revisionen af en projektpartner, udarbejdes en regnskabserklæring om udført revision, som sendes til projektpartner. Regnskabserklæringen godkendes gennem partnernes underskrift og returneres til Deloitte sammen med den underskrevne version af arket Regnskab fra Excelfilen AOU. Derefter udarbejder Deloitte en protokol samt en revisorerklæring til hver enkelt partner, hvorefter revisionen af den enkelte partner er afsluttet. For dansk Lead Partner/Koordinerende partner vil afslutningen af revisionen afvente revisionen af konsolideringen for den danske del af projektet. Når revisionen af Lead Partner/koordinerende partners egne 12 (36)

13 udgifter er afsluttet, vil Lead Partner/koordinerende partner blive informeret om, at revisionen er afsluttet. Udarbejdelse af regnskabserklæring, revisorerklæring og protokol vil for Lead Partner/koordinerende partner ske samtidig for såvel partnerregnskabet som for det konsoliderede danske regnskab (se punkt 6) 5. Den enkelte partner sender nu Excel-filen "AOU" med godkendte udgifter elektronisk til Lead Partner eller koordinerende partner. Samtidig sendes også protokol og revisorerklæring samt ved første revision et bevis for godkendte forretningsgange til Lead Partner/koordinerende partner. 6. Lead Partner/koordinerende partner konsoliderer regnskaberne til én fil for alle udgifter fra danske partnere, hvilket giver et samlet billede af de danske udgifter i den pågældende periode. Filen sendes til Deloitte, som derefter udfører revision af det konsoliderede projektregnskab. Når revisionen af det konsoliderede regnskab er afsluttet, udarbejdes en regnskabserklæring, der sendes til Lead Partner/koordinerende partner. Regnskabserklæringen godkendes ved Lead Partner/koordinerende partners underskrift og returneres til Deloitte sammen med en underskrevet version af arket Regnskab fra Excel filen AOU. Herefter fremsendes revisorerklæring for det konsoliderede danske regnskab, revisorerklæring for LP/koordinerende partner samt protokol for Lead Partner/koordinerende partner. 7. Nu er den nationale kontrol færdig, og der foretages en konsolidering af svenske og danske udgifter (se under "Konsolidering af projektudgifter"). På kan der downloades et flowskema, som beskriver processen endnu mere detaljeret Anmodning om udbetaling i Sverige I Sverige består en anmodning om udbetaling normalt af følgende trin: 1. Lead Partner for projektet udfylder grunddata i Excelfilen AOU i arket med navnet SETUP og sender det til projektets øvrige partnere. Hver partner har således sin egen version af Excelfilen AOU med grunddata, der er fælles for projektet. 2. Alle partnere registrerer udgifter for hver relevant regnskabsperiode i deres eget Excelfil AOU og sender det sammen med "intyg projektredovisning - stödmottagare" (bevis for projektregnskab - projektpartner) til Lead Partner/koordinerende parter, der eventuelt (afhængigt af indgåede aftaler i partnerskabet) udfører en vis kvalitetskontrol, før regnskabet konsolideres og sendes videre til den nationale kontrollant. I forbindelse med første anmodning om udbetaling skal også dokumentet Frågeformulär för svenska projektpartners for samtlige svenske partnere sendes til den nationale kontrollant. Bemærk, at excelfilen sendes via som en konsolideret Excelfil "AOU" med regnskaber for alle projektpartnere til Tillväxtverket. I Sverige skal alle bilag og anden dokumentation (se 3.2 ovenfor) for den økonomiske kontrol sendes til Tillväxtverket pr. post (ikke ). Desuden skal der sendes en fælles statusrapport for projektet til den nationale kontrollant sammen med excelfilen. Statusrapporten skal samtidig sendes til programsekretariatet. Vær opmærksom på at rettelser/korrektion af udgifter fra tidligere perioder foretages i indeværende periode. Der må ikke rettes i tidligere perioder, som allerede er godkendt af national kontrol. Dette gælder også tilkomne udgifter som ikke har været inkluderet i tidligere perioder. 13 (36)

14 3. Tillväxtverket påbegynder derefter kontrollen og har kun kontakt med Lead Partner/koordinerende partner vedrørende uddybende dokumentation og oplysninger om udgifter for alle svenske projektpartnere. 4. Når kontrollen er færdig og den konsoliderede fil med anmodning om udbetaling kun indeholder reviderede og støtteberettigede udgifter, udarbejder Tillväxtverket en Erklæring på udført revision (Intyg nationell granskning) pr. partner. 5. Nu er den nationale gennemgang færdig, og der foretages en konsolidering af svenske og danske udgifter (se under "Konsolidering af projektudgifter ). På kan der downloades et flowskema, som beskriver processen endnu mere detaljeret Konsolidering af projektets udgifter 1. Lead Partner (svensk eller dansk) konsoliderer regnskaberne i en enkelt excelfil for Danmark og Sverige. Bemærk, at selvom projektets udgifter og aktiviteter er opdelt efter land og partner, skal projektlederen udarbejde en fælles statusrapport/slutrapport. Den AOU der fremsendes til sekretariatet må kun indeholde udgifter, der er godkendt af national kontrol og skal ligge indenfor projektets totale budget. Eneste undtagelser er slutfaktura fra Deloitte, som lægges ind manuelt i den konsoliderede (DK/SE) slut AOU samt eventuelle udgifter, som projektet har fået underkendt af national kontrol, og som Lead Partner har til hensigt at klage over. Følgende dokumenter sendes derefter til programsekretariatet": den konsoliderede Excel-fil "AOU"(elektronisk), alle erklæringer fra de nationale kontrollanter, arket "Ansökan om utbetalning" (i Excel-filen "anmodning om udbetaling") underskrives og sendes pr. post, en underskrevet statusrapport pr. post og elektronisk i Word-format samt eventuelle tryksager eller rapporter. I forbindelse med projektets første anmodning om udbetaling indsendes en partnerskabsaftale, underskrevet af alle partnere, og en kommunikationsplan. 2. Efter behandling og eventuelle rettelser i programsekretariatet sendes anmodningen om udbetaling til forvaltende myndighed til udbetaling Sådan indsendes anmodning om udbetaling Anmodning om udbetaling sendes til det programsekretariat, der har behandlet den oprindelige ansøgning om støtte. Anmodning om udbetaling sendes til: Interreg IV A Øresund/Kattegat/Skagerrak Øresundssekretariatet Nørregade 7B, 3 sal DK-1165 København K Danmark oresund@interreg-oks.eu Interreg IV A Øresund/Kattegat/Skagerrak Kattegat/Skagerrak-sekretariatet Box SE Kungsbacka Sverige kattegat-skagerrak@interreg-oks.eu Norsk prosjekteier sender AOU til Østfold fylkeskommune (se kontaktinformation i kapitel 7) med kopi til sekretariatet (se ovenfor) Afvigelser i forhold til godkendt budget Udgifter som overstiger projektets totale budget er ikke støtteberettigende, og må således ikke inkluderes i den konsoliderede (DK/SE) anmodning om udbetalning som indsendes til sekretariatet. 14 (36)

15 Afvigelser i forhold til budget på enkelte budgetlinjer, som overstiger 10% skal godkendes af Forvaltende Myndighed (DK/SE). For afvigelse af mindre betydning udfærdigges intet separat beslut om budgetændring. Ved udbetalingsbesluttet vil det explicit fremgå, at det ændrede projektbudget er godkendt af Forvaltende Myndighed. Afvigelser mod budget er af mindre betydning når forudsætningerne for projektets gennemførelse ikke påvirkes i relationtil tilsagnet (beslut). Sekretariatet afgør om en afvigelse i forhold til budgettet er af mindre betydning. Afvigelser i forhold til budget på enkelte budgetlinjer, som ikke overstiger 10%, skal ikke godkendes på forhånd af sekretariatet forudsat at udgifterne er godkendt af national kontrollant, og udgifterne rummes indenfor projektets totale budget. Ovenstående gælder hverken for overheadomkostninger eller for den type af investeringer, hvor hele investeringen er støtteberettiget. Denne type af udgifter skal altid være godkendt i Beslut om stöd/tilsagnsskrivelsen for at være støtteberettigede. For norske partnere gælder at afvigelser der overstiger 10% i forhold til budgettet skal godkendes af norsk forvaltende organisation ved udfærdigelse af et nyt tilsagn (beslut) om budgetændring Klage over afgørelse om udbetaling Udgifter, der ikke er blevet godkendt af den nationale kontrol fremgår, som differencen mellem reviderede og godkendte støtteberettigede udgifter i partnerens Intyg national kontrol (SE) henholdsvis revisionsprotokol (DK). Hvis Lead Partner ikke accepterer resultatet af den nationale kontrol, skal de af national kontrol underkendte udgifter inkluderes i anmodning om udbetaling (AOU-filen). Lead Partner skal desuden vedlægge et notat, som forklarer, hvilke underkendte udgifter, der er blevet inkluderet i anmodning, og hvorfor de er blevet inkluderet. Hvis den forvaltende myndighed underkender udgifter i den udbetaling, der sker til projektet, kan Lead Partner klage over beslutningen. Klagen skal indgives skriftligt fra Lead Partner (klager) senest tre uger efter den dag, Lead Partner (klager) modtog meddelelsen om udbetalingen til den forvaltende myndighed: Tillväxtverket, Box 3034, Östersund. Dette gælder også underkendte udgifter, som er opstået hos øvrige projektpartnere. I klagen skal Lead Partner (klager) angive hvilken beslutning/udbetaling, der klages over samt den ændring Lead Partner ønsker skal ske. Klagen afgøres af forvaltningsretten i Stockholm. Klage over afgørelse om udbetaling i Norge sendes til norsk forvaltende organisation, Østfold fylkeskommune Fejlagtig udbetaling Hvis midler udbetales fejlagtigt for en udgift, som ikke er støtteberettiget, må disse midler ikke anvendes til at betale for andre udgifter i projektet. Således skal projektbudgettet mindskes ved at udfærdige et nyt tilsagn (beslut). Ovenstående gælder normalt udgifter, som er blevet underkendt af revisionsmyndigheden (i forbindelse med second level control ), eller som af andre grunde er blevet udbetalt selvom udgifterne ikke er støtteberettiget, og at dette opdages på et senere tidspunkt i projektforløbet. Udgifter som underkendes af national kontrollant i forbindelse med revisionen, og som ikke er udbetalt, omfattes ikke af denne regel. 15 (36)

16 4 Støtteberettigede udgifter Direkte udgifter er støtteberettigede, hvis de: er relateret til projektets aktiviteter er additionelle i forhold til projektpartners ordinære aktiviteter er relateret til budget og aktiviteter i tilsagnet er betalt og bogført hos projektpartner og kan dokumenteres med bilag er afholdt, er betalt og bogført i løbet af projektperioden som angivet i tilsagnet (i Norge er det tilstrækkeligt at udgiften er bogført under projektperioden) er afholdt i henhold til offentlige udbudsregler, eller hvis disse ikke finder anvendelse, på forretningsmæssige vilkår. er faktiske betalte udgifter standardudgifter/budgetterede udgifter godkendes ikke. 4.1 Personale Personaleudgifter registreres under to forskellige grupper: Projektansat personale og Fastansat eget personale. Med Projektansat personale forstås personale, der ikke tidligere har været ansat hos projektpartneren, og som er ansat til at arbejde på projektet. Med Fastansat eget personale forstås personale, der allerede er ansat hos projektpartneren, når projektet starter, som oprindeligt har været ansat til at arbejde med andre opgaver end det pågældende projekt. I Norge er udgifterne til fastansat eget personale også en medfinansiering af projektet, hvilket indebærer, at udgifterne til fastansat eget personale beløbsmæssigt skal svare til medfinansiering i egen tid. Støtten fra programmet dækker ikke sådanne udgifter til fastansat eget personale i Norge, men det kan udløse midler, der kan anvendes til at betale for norske Prosjekteiers øvrige udgifter Timeregnskab Tidsregistrering er en vigtig del af dokumentationen for lønudgifter, som i hovedreglen er den største udgift i alle projekter. Medarbejdere, der ikke arbejder 100 % af deres ansættelse i projektet, skal føre timeregnskab. Timeregnskabet skal udarbejdes regelmæssigt, helst dagligt, i det skema, der findes på programmets webside. Det er tilladt at bruge organisationens eget system til tidsregnskab, men hvis programmets krav ikke opfyldes hvad angår indhold, er der risiko for, at timeregnskabet og dermed de underliggende udgifter bliver afvist. Det anbefales derfor, at programmets skema til tidsregnskab anvendes. Timeregnskabet skal attesteres af medarbejderen og arbejdsgiveren. Dette sker som minimum på månedsbasis. Det anbefales at samle arbejdstimerne på et begrænset antal personer for at lette administrationen af projektet. Fastansat eget personale og projektansat personale, der arbejder i et antal timer der svarer til 100 % af deres ansættelse for projektet, behøver normalt ikke at føre tidsregnskab. For sådant personale, der arbejder på projektet, men ikke fører tidsregnskab, skal det fremgå af ansættelsekontrakt eller tillæg dertil, hvilke arbejdsopgaver der skal udføres inden for projektets rammer, i hvilken periode og til hvilken løn. 16 (36)

17 Af tidsregnskabet skal fremgå antallet af timer pr. aktivitet og dato for arbejdets udførelse, til hvilken timeløn samt vigtigste arbejdsopgaver som er gennemført inden for aktiviteten. Timeregnskabet skal være tilstrækkeligt specifikt, men lange redegørelser for aktiviteterne er ikke ønskværdige, beskrivelsen af arbejdet skal snarere være tydelig og præcis. Det er ikke tilstrækkeligt blot at skrive "møde". I stedet kan man for eksempel angive: "Arbejdsmøde for seminar om klimaet i Øresund-Kattegat-Skagerrak-regionen - aktivitet xx" eller "forberedelse af præsentation om klimaet i Øresund-Kattegat- Skagerrak-regionen - aktivitet xx" Eksempel på korrekt udfyldt timeregistrering findes på programmets hjemmeside. Når programmets nationale kontrollanter gennemgår AOU, kontrolleres tidsregistreringsrapporterne, og de sammenlignes med de aktiviteter, som projektet er blevet bevilget støtte til. I forbindelse med denne kontrol foretages der også en vurdering af rimeligheden af det antal timer, som enkelte personer arbejder på projektet. Arbejdsindsatsen skal være i tillæg til medarbejderens almindelige opgaver, således at projektet ikke betaler for den tid, hvor medarbejderen udfører sine normale arbejdsopgaver Registrering af tid uden for normal arbejdstid - overtid Overtidsbetaling for medarbejdere, der arbejder hvad der svarer til 100 % af deres ansættelse for projektet, kan udgøre en støtteberettiget udgift, hvis dette er reelt og kan dokumenteres. Følgende betingelser skal være opfyldt, for at godtgørelse af overtid kan være støtteberettiget: Der udbetales kun kompensation for medarbejdere, der gennem deres ansættelseskontrakt bliver kompenseret for overtid. Udgifter til arbejdstid ud over en normal arbejdsdag, som belaster projektet, skal dokumenteres i tidsregnskabssystemet og udløse kompensation til medarbejderen i form af betalt afspadsering eller kontant udbetaling i løbet af projektperioden. Det skal fremgå af tidsregistreringssystemet, hvordan overtid akkumuleres og betales, således at den måned, hvor der udbetales kompensation for overtidsarbejde, kan kobles til den måned, hvor overtiden blev registreret. Overtid, der belaster projektet, skal registreres på dagen for overarbejdets udførelse og registreres i et tidsregnskabssystem under samme måned Beregning af lønudgifter For alle, der arbejder på deltid i projektet, skal der beregnes en timeløn. For at kunne kontrollere lønudgifter skal der være adgang til en lønspecifikation for medarbejderen. Beregning af timeudgifter til løn i Norge I Norge anvendes månedsløn og ferietillæg samt sociale bidrag, der fordeles på 150 timer pr. måned. 17 (36)

18 Beregning af timeudgifter til løn i Sverige For svenske projektpartnere beregnes timeudgiften ud fra månedslønnen, lovpligtige sociale bidrag, bidrag i henhold til kollektive aftaler (f.eks pensionsbidrag) samt feriepenge, som fordeles på antal arbejdede timer. Kun de faktiske lønudgifter er støtteberettigede. Følgende skal indgå i lønberegningen: Bruttoløn i henhold til ansættelseskontrakt Løntillægsudgifter så som sociale bidrag og kollektivt forhandlede lønrelaterede udgifter, som gælder for alle medarbejdere Feriepenge Feriegodtgørelse (semesterersättning) Vær opmærksom på at bruttolønnen i timeudgiftsberegning i givne tilfælde skal reduceres med eventuelle refusionsbidrag. Den faktiske arbejdstid er typisk 1980 timer pr. år. Ved beregning skal al arbejdstid i løbet af året inkluderes med afdrag for weekender og arbejdsfrie dage. Det er ikke tilladt at lave afdrag for beregnet tid, da arbejdstageren ikke kommer til at arbejde med ordinære arbejdsopgaver såsom uddannelse, mødetid osv. Afdrag for beregnet tid for sygdom er heller ikke tilladt. Personalegoder (ikke-kontante) skal ikke medtages i beregningen af timeudgifterne. Lønudgifterne skal registreres separat i en særskilt oprettet dimension til økonomisystemet specielt til projektet, både for fastansat eget personale og projektansat personale. Beregning af timeudgifter til løn i Danmark Generelt I faktisk betalt løn indgår: Grundløn Overenskomstmæssige tillæg Arbejdsgiver betalt ATP Arbejdsgivers betaling til AER mv 2 Pension (arbejdsgiversandel 3 ) Fri bil, fri telefon, beløb til multimediebeskatning o.lign. kan således ikke inkluderes i den faktisk betalte løn. Der skal for hver enkelt medarbejder foreligge betalingsdokumentation. For lønudgifter anses følgende som tilstrækkelig betalingsdokumentation: Original lønseddel eller kopi af lønseddel eller 2 Udgifter til AER, AES, finansieringsbidrag og bidrag til barsel.dk er alle arbejdsgiverudgifter, som er knyttet direkte til et ansættelsesforhold, men som ikke fremgår af den enkelte medarbejders lønseddel. Beregning og betaling sker i tilknytning til ATP betaling. Såfremt udgiften kan dokumenteres ved udskrift fra arbejdsgiverens lønsystem eller ved betaling af en opkrævning fra ATP, vil udgiften kunne medtages ved beregningen af de samlede lønudgifter. Det kræver dog, at det kan dokumenteres, at lønudgiften alene er medtaget i det omfang, den er opstået som følge af et projekt, der er ekstraordinært, dvs. kan adskilles fra den almindelige drift. 3 Medarbejderens pension kan enten indgå i grundlønnen (typisk for privatansatte) eller være en særskilt løndel (typisk for offentligt ansatte) 18 (36)

19 Udtræk fra lønningssystem. Udtrækket skal indeholde de data, der indgår i den enkelte medarbejders lønseddel, og være attesteret af medarbejder. Lønnen må ikke overstige, hvad der anses for en almindelig, rimelig og realistisk løn for en ansat, der udfører den samme funktion, uden for et strukturfondsprojekt. Dokumentationen skal - som projektets øvrige regnskabsmateriale - opbevares minimum til 31. december Medarbejdere der arbejder på fuld tid på projektet For medarbejdere, der udelukkende 4 er tilknyttet ét støttet projekt på fuld tid, kan den faktisk betalte løn medtages i projektregnskabet. Der foretages således ikke en timelønsberegning i disse tilfælde. Medarbejderen er fritaget for timeregistrering, såfremt der foreligger en ansættelsesaftale eller tillæg til ansættelsesaftale, hvori arbejdets art, tidsforbrug og løn er fyldestgørende angivet. Hvis en medarbejder får udbetalt løn under ferie, hvor retten til ferien ikke er optjent på projektet, skal den faktisk betalte løn reduceres svarende til lønnen under ferie. I forbindelse med fratrædelse kan ikke afregnede feriepenge medtages i den faktisk betalte løn. Hvis en medarbejder i en måned har haft overarbejde på projektet, og der udbetales løn for disse overtimer, kan udgiften hertil derfor medtages i projektregnskabet, når udbetaling finder sted. Medarbejdere der ikke arbejder på fuld tid på projektet For ansatte, som arbejder deltid på projekter, sker beregningen ved at gange timelønnen (beregnet som månedens faktisk betalte løn 5 divideret med 134,42) med det antal timer, som anvendes på projektet i henhold til timeregistreringen. Beregningen af timeløn foretages fra den første måned, hvor medarbejderen bruger/arbejder tid på projektet. Så længe medarbejderens løn forbliver uændret, kan denne beregning herefter bruges til opgørelse af lønudgiften for medarbejderen. Projektet skal til enhver tid kunne dokumentere ved fremlæggelse af lønsedler for medarbejderen, at den beregnede løn svarer til den faktiske løn for hver enkelt måned. Den beregnede løn kan ikke overstige den faktisk betalte løn. Hvis en medarbejder i en måned har haft overarbejde på projektet, og der udbetales løn for disse overtimer, kan udgiften hertil medtages i projektregnskabet, når udbetaling finder sted. Udgifter for overtid er normalt kun støtteberettiget for personale, som har en 100%-ansættelse i projektet. Afspadseres overtiden derimod i en senere måned end den måned, hvor afspadseringen optjenes, kan udgiften hertil alene medtages i projektregnskabet, såfremt følgende krav overholdes: det skal af ansættelsesaftalen fremgå, at det er aftalt, at overtid afspadseres efter en fast aftale, f.eks. i måneden efter, overtiden registreres i den måned arbejdet udføres afspadseringen finder sted i projektperioden og i den måned, hvor der udbetales løn for afspadserede timer, registreres de af- 4 Ansættelser med en arbejdstid på mindre end normal fuld tid kan betragtes som fuld tid i de tilfælde, hvor den ansatte kun har én ansættelsesaftale med ansættelsesstedet 5 Anvendes ved normtid på 37 timer pr. uge/160,33 pr. måned. Såfremt normtiden afviger fra dette korrigeres de 134,42 i forhold til afvigelsen. 19 (36)

20 spadserede timer med henvisning til den måned, hvor timerne var optjent. Eksempler på beregning af timeløn: Eksempel 1 Medarbejder der ikke arbejder 100% på projektet og som har en normtid på 37 timer pr. uge Måned 1 Forudsætninger Timer i Interreg timeregistrering Løn i transaktionslisten Timer i alt 134,42 Timer arbejdet på projektet 30,00 30,00 Fast månedsløn incl. pension mv , ,24 Bemærkninger Lønnen er beregnet som kr.* 30 timer / 134,42 timer Eksempel 2 Medarbejder der ikke arbejder 100% på projektet og har en normtid på 37 timer pr. uge Måned 1 Forudsætninger Timer i Interreg timeregistrering Løn i transaktionslisten Timer i alt 170,20 Timer arbejdet på projektet 30,00 30,00 Fast månedsløn incl. pension mv , ,24 Bemærkninger Der er arbejdet 23 dage a 7,4 timer Lønnen er beregnet som kr.* 30 timer / 134,42 timer Eksempel 3 Medarbejder der ikke arbejder 100% på projektet og som har en normtid på 37 timer pr. uge Måned 1 Forudsætninger Timer i Interreg timeregistrering Løn i transaktionslisten Timer i alt 210,00 Timer arbejdet på projektet 160,00 160,00 Fast månedsløn incl. pension mv , ,00 Måned 2 Timer i alt 160,00 Timer arbejdet på projektet 30,00 30,00 Afspadsering af overarbejde fra måned 1 50,00 Fast månedsløn incl. pension mv , ,24 Bemærkninger Selv om der er arbejdet mere end 134,42 timer på projektet medtages kun den udbetalte løn i perioden. Lønnen er beregnet som kr.* 30 timer / 134,42 timer 20 (36)