KOM I GANG MODEL VIRKSOMHEDENS FØRSTE MILJØSTYRINGSHÅNDBOG

Transkript

1 KOM I GANG MODEL VIRKSOMHEDENS FØRSTE MILJØSTYRINGSHÅNDBOG VEJLEDNING FOR ENTREPRENØR-, INSTALLATIONS- OG HÅNDVÆRKSVIRKSOMHEDER

2 INDHOLDSFORTEGNELSE FORORD INDLEDNING FORMÅL BAGGRUND MILJØSTYRINGSMODELLER MILJØSTYRINGSHÅNDBOGENS OPBYGNING MEDARBEJDERINDDRAGELSE MILJØSTYRINGSHÅNDBOG DEL INDLEDNING TIL MILJØSTYRINGS- HÅNDBOG DEL MILJØPOLITIK MÅLSÆTNING OG MILJØMÅL VIRKSOMHEDSBESKRIVELSE ORGANISATION OG ANSVAR MILJØSTYRINGSSYSTEMET MILJØSTYRINGSHÅNDBOG DEL INDLEDNING TIL MILJØSTYRINGS- HÅNDBOG DEL MILJØHANDLINGSPLAN INDKØB ARBEJDSSTYRING OG KONTROL UDARBEJDELSE AF ENTREPRISE- RELEVANTE MILJØPLANER HÅNDTERING AF FEJL (AFVIGELSER) M.M BEREDSKABSPLAN DOKUMENTSTYRING UDDANNELSE OG INFORMATION- AF MEDARBEJDERE REVISION AF MILJØSTYRINGS- SYSTEMET LEDELSENS GENNEMGANG Bilag A ORDLISTE Bilag B LOVGIVNING YDRE MILJØ APPENDIKS 1 PROJEKTORGANISATION OG DELTAGERE APPENDIKS 2 RELEVANTE HENVISNINGER

3 KOM I GANG MODEL VIRKSOMHEDENS FØRSTE MILJØSTYRINGSHÅNDBOG FORORD Under projektet Miljøstyring i Bygge- og anlægssektoren som er støttet økonomisk med tilskud fra Erhvervsfremme Styrelsen og Miljøstyrelsen under programmet Miljøstyring og miljørevision i danske virksomheder er der udarbejdet en model for et miljøstyringssystem tilpasset entreprenør-, installations- og håndværksvirksomheder. Miljøstyringssystemets hoveddokument er en miljøstyringshåndbog. Modellen beskriver på en let og overskuelig måde hvilke krav, der typisk vil være relevante for en entreprenør-, installations- eller håndværkervirksomheds opbygning af et miljøstyringssystem. Det er samtidig de deltagende branche- og erhvervsorganisationers samt DTI Byggeri s opfattelse af hvilke krav, der bør være opfyldt, for at en virksomhed kan siges at have et dækkende og sammenhængende miljøstyringssystem. Den enkelte virksomhed kan, med dette i hukommelse, selv plukke i modellens dele eller medtage alle de foreslåede dele, alt efter virksomhedens baggrund og ambitionsniveau. Modellen er udarbejdet med det sigte at lette virksomheder i brancherne i deres indføring af miljøstyring. Den internationale miljøledelsesstandard (miljøstyringsstandard) DS/EN ISO er brugt som grundlag for modellen. Standarden stiller en række krav til en virksomheds miljøstyringssystem, og standardens enkelte kravelementer er gennemgået og vurderet i forhold til branchernes specielle forhold. Modellen gør det således muligt, at selv meget små virksomheder kan komme i gang.til gengæld opfylder modellen ikke kravene i ISO fuldt ud, og et system opbygget efter modellen er derfor ikke umiddelbart certificerbart. Der skelnes i denne vejledning ikke mellem de evt. forskelligheder i opfattelsen af betydningen af miljøledelse og miljøstyring. De deltagende branche- og erhvervsorganisationer er: Fugebranchens Samarbejds- og Oplysningsråd Danske Entreprenører Dansk VVS Elinstallatørernes Landsforening Byggefagenes Kooperative Landssammenslutning Byggeriets Arbejdsgivere Vinduesproducenternes Samarbejdsorganisation Betonindustriens Fællesråd Projektet er gennemført under ledelse af en styregruppe bestående af de deltagende branche- og erhvervsorganisationer med direktør Ole Bajda Nielsen, Byggefagenes Kooperative Landssammenslutning som formand og DTI Byggeri som konsulenter med Karsten Kobbernagel, Produktivitetscentret som projektleder. Endvidere har flere virksomheder fra brancherne været med til at afprøve og påvirke det materiale, der er udarbejdet. En oversigt over projektorganisation og deltagere er placeret i appendiks 1. Det samlede vejledningsmateriale til entreprenør-, installations- og håndværksvirksomheder består af: Brochure som fortæller om miljøstyringsmaterialet Indledende miljøgennemgang Entreprise-relevant miljøplan Kom i gang model, virksomhedens første miljøstyringssystem Derudover er der til brug for brancherne, udarbejdet kursusmateriale til undervisning af miljømedarbejdere. Kursusmaterialet er baseret på ovennævnte materiale. 5

4 0. INDLEDNING 0.1 FORMÅL Det er formålet med nærværende vejledning i opbygning af virksomhedens første miljøstyringshåndbog for entreprenør-, installations- og håndværksvirksomheder, at give virksomhederne en let adgang til at komme i gang med miljøstyring. Endvidere er formålet at angive/beskrive en model for opbygning af et miljøstyringssystem. Elementerne i det skitserede miljøstyringssystem omfatter en miljøstyringshåndbog, som er dækkende for hele virksomheden. Med udgangspunkt i miljøstyringshåndbogen kan opstilles entrepriserelevante miljøplaner. Se særskilt vejledning i udarbejdelse af entreprise-relevante miljøplaner. 0.2 BAGGRUND Vejledningen er udarbejdet for at imødekomme de øgede krav til miljøstyring, som virksomhederne oplever dels fra bygherrer og dels fra samfundet generelt. Endvidere er der en stigende interesse i virksomheder for at indføre miljøstyring af konkurrencemæssige årsager.vejledningen skal endvidere vise, hvorledes miljøstyring kan tilpasses branchernes specielle forhold (skiftende arbejdspladser og opgaver underlagt den givne entreprise). Der er i brancheregi gennemført forskellige projekter rettet imod at forbedre miljøet, og disse projekter har medvirket som en del af grundlaget for denne vejledning. 0.3 MILJØSTYRINGSMODELLER Intentionerne med Kom i gang modellen er et ønske om, at det skal være muligt for store som små virksomheder at opbygge et miljøstyringssystem tilpasset virksomheden uden at knække halsen eller miste modet, fordi systemet evt. bliver for uoverskueligt. Det er ligeledes vigtigt, at give virksomhederne let adgang til miljøstyring, så der er større chance for, at de går i gang. De virksomheder, som herefter vælger at gå videre i miljøstyringen, kender til problematikkerne og vil være indstillet på at tilfredsstille yderligere krav. Betegnelsen Kom i gang model er fremkommet som udtryk for en miljøstyring, som ikke helt lever op til kravene i ISO 14001, men omfatter de krav, der skal være opfyldt, for at en virksomhed kan siges at have et dækkende og sammenhængende miljøstyringssystem. Det anbefales derfor, at den enkelte virksomhed følger denne vejledning. Hvis virksomheden imidlertid finder, at den af den ene eller anden årsag ikke kan gå ind i en fuld model fra starten af, findes der andre muligheder. Virksomheden kan: Lade miljøstyringssystemet omfatte alle krav, men blot opfylde det enkelte krav på et minimumsniveau Udvælge enkelte krav, som opfyldes i henhold til modellen Vælge enkelte krav som opfyldes på et minimums- eller mellemniveau Udviklingstrin i miljøstyring EMAS ISO Revision Implementering Mål / program Målsætning Politik Indledende miljøgennemgang Offentlig rapportering Registrering Verifikation Redegørelse Holdningsbearbejdning Systematisk affaldshåndtering Overholdelse af gældende love Kom i gang 6 Figuren viser, at alle elementer i miljøstyring bidrager til opnåelse af forskellige ambitionsniveauer i miljøstyring. Blot det at gå i gang med miljøstyring ved f.eks. systematisk affaldshåndtering vil bidrage til et system efter virksomhedens ambitionsniveau.

5 Efterfølgende kan virksomheden vælge at udbygge systemet i retning af den fulde model. Nærværende vejledning er hjælp til opbygning af virksomhedens første miljøstyringssystem. Modellen er opbygget med en struktur, der gør det enkelt at bygge ovenpå, således at virksomhederne kan udvide sin håndbog til et certificerbart system, uden at det hidtidige arbejde har været forgæves. 0.4 MILJØSTYRINGSHÅNDBOGENS OPBYGNING Miljøstyringshåndbogen er opbygget, så den relativt enkelt kan indpasses i de fleste af de eksisterende kvalitetsstyringshåndbøger i branchernes virksomheder. Håndbogen vedrører kun det ydre miljø og medtager således kun arbejdsmiljø i de tilfælde, hvor det er mest naturligt, at arbejdsmiljøet inddrages, eller hvor det ikke er muligt at udelukke arbejdsmiljøet. Håndbogen er opdelt i en del 1, som hovedsageligt har til formål at informere kunder og medarbejdere om virksomhedens overordnede beslutninger for miljøstyring i virksomheden, og en del 2, som beskriver reglerne for virksomhedens daglige miljøarbejde. Denne vejledning i udarbejdelse af håndbogen er opbygget således, at hvert krav i standarden er behandlet på et opslag (en venstre og en højre side). På venstre side står i første spalte de krav til miljøstyring, som en virksomhed som minimum bør opfylde. Anden spalte er en vejledende note til og uddybning af kravteksten. Højresiden er et eksempel på hvordan kravelementet kan opfyldes. vil det være uhensigtsmæssigt at påbegynde miljøarbejdet i virksomheden uden at gøre brug af medarbejderens viden og erfaringer. Ved opbygning af virksomhedens første miljøstyringshåndbog bør virksomheden derfor allerede før første linie skrives, gøres sig det klart, hvad der skal til for i sidste ende at få indført miljøstyringen i alle dele af virksomheden. Det skal derfor klarlægges, hvordan miljøstyringshåndbogen udformes, og i hvilken grad medarbejderne skal involveres i udarbejdelsen af denne. I mindre virksomheder kan medarbejderne tages med på råd umiddelbart, medens man i større virksomheder som en begyndelse kan inddrage nøglepersoner som f.eks. tillidsmanden, sikkerhedsrepræsentanten eller en anden person, der har god fornemmelse for de øvrige medarbejderes indstilling. Det er endvidere vigtigt at gennemføre en holdningsbearbejdelse af medarbejderne inden det skriftlige materiale fordeles i virksomheden. Jorden bør gødes før de nye retningslinier introduceres. Dette kan bl.a. gøres ved at inddrage medarbejderne i opstilling af miljøpolitik og miljømål: Hvad synes I vi som virksomhed skal markere os på indenfor miljøområdet / på hvilke områder bør vi og/eller kan vi gøre en indsats? I den sammenhæng vil det ofte være en fordel også at inddrage arbejdsmiljøet, som kan gøre det lettere at relatere tingene til medarbejdernes hverdag. Når en virksomhed går i gang med at opbygge sit miljøstyringssystem, startes med at læse kravene og de tilhørende vejledende noter. Herefter kan eksemplet på højre siden anvendes til inspiration for virksomhedens opbygning af eget system. Efter opbygning og under forudsætning af, at systemet er indført vil virksomheden have et miljøstyringssystem. 0.5 MEDARBEJDERINDDRAGELSE Medarbejdernes deltagelse og engagement i virksomhedens miljøarbejde er altafgørende for succes. En af de vigtigste forudsætninger for at opnå dette er, at medarbejderne involveres i arbejdet. Endvidere kender de oftest mest til arbejdsprocesserne og er dermed de bedste til at udpege relevante områder for miljøindsatsen. Alene af den grund 7

6 1. MILJØSTYRINGS- HÅNDBOG - DEL INDLEDNING TIL MILJØSTYRINGSHÅNDBOG - DEL 1 Krav For at informere læseren af miljøstyringshåndbogens del 1 bør der være en indledning, som kort fortæller om: Vejledende noter Ingen. Formålet med håndbogens del 1 Håndbogens gyldighed Virksomheden Indholdet i håndbogens del 1 8

7 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ INDLEDNING TIL MILJØSTYRINGSHÅNDBOG DEL 1 I denne første del af Håndværk A/S miljøstyringshåndbog har vi beskrevet vores overordnede beslutninger om virksomhedens miljøarbejde nu og i fremtiden. Formålet med denne første del er at formidle disse informationer til vores kunder og medarbejdere samt andre interesserede.til orientering kan nævnes, at anden del af miljøstyringshåndbogen udgør vores interne styringsredskab til miljøarbejdet. Del 1 indeholder en redegørelse for: Vores miljøpolitik. Vores miljømålsætninger og miljømål. Vores virksomhed og vores påvirkning af miljøet. Vores organisation og ansvarsfordeling. Vores miljøstyringssystem. Spørgsmål vedrørende miljø bedes rettet til Hans Meister. Denne del af miljøstyringshåndbogen er gældende fra dags dato. Den: 6/ Underskrift: Hans Meister Mester 9

8 KRAV OG VEJLEDENDE NOTER 1.1 MILJØPOLITIK Krav Virksomheden skal udarbejde en miljøpolitik. Politikken skal beskrive den miljøindsats, der skal præsteres i virksomheden, vedrørende det eksterne miljø, sådan som det er besluttet af ledelsen, herunder: Forebyggelse af forurening Virksomhedens indsats for at sikre løbende miljømæssige forbedringer Hvordan politikken bliver kommunikeret til medarbejderne Forpligtelse til som minimum at overholde gældende miljølovgivning Vejledende noter Ledelsens holdning til miljøarbejdet i virksomheden skal klart fremgå af miljøpolitikken, som dels kan omfatte holdninger til virksomhedens miljøpåvirkninger generelt, men eventuelt også til konkrete områder, hvor der skal gøres en indsats. Det er endvidere vigtigt, at virksomhedens ambitioner på miljøområdet er tydelige og at krav fra kunder tilgodeses. Virksomheden skal sikre sig, at den i det daglige arbejde, forebygger forurening i det omfang, det er muligt. Virksomheden skal løbende forbedre sine indsatser på miljøområdet, og det bør beskrives, hvordan og i hvilket omfang dette gøres. Løbende forbedringer foretages f.eks. ved, med fastlagte mellemrum, at vurdere virksomhedens miljømål og opnåede resultater og dernæst øge kravene til de enkelte mål eller at inddrage nye områder i miljøarbejdet. For at miljøpolitikken skal være effektiv skal medarbejderne efterleve denne og vide, hvad politikken betyder for deres daglige arbejde, og det bør beskrives i hvilken udstrækning medarbejderne orienteres om miljøpolitikken. Virksomhedsledelsen skal ved sin underskrift forpligte sig til at overholde gældende lovgivning. Bemærk, at i modsætning til terminologien i kvalitetsstyring, er politik overordnet i forhold til målsætning i miljøstyringsterminologien. 10

9 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ MILJØPOLITIK Det er Håndværk A/S miljøpolitik, at virksomhedens aktiviteter gennemføres med den mindst mulige forurening af det ydre miljø under hensyntagen til de tekniske og økonomiske muligheder, og vi forpligter os til som minimum at overholde gældende miljølovgivning og myndighedskrav. Vi vil gennemføre dokumenteret miljøstyring af byggesager, når dette er krævet af kunden og når det i øvrigt findes relevant. Vi vil arbejde på at begrænse ressourceforbruget ved øget genanvendelse af materialer og minimering af spild, og i forbindelse med nyanskaffelser af materiel vil vi vurdere miljøforhold i sammenhæng med teknik, økonomi, sikkerhed og sundhed. Virksomheden vil mindst en gang om året vurdere mulighederne for miljøtekniske forbedringer af virksomhedens aktiviteter. Håndværk A/S lægger vægt på at medarbejderne inddrages i miljøarbejdet og på at alle medarbejdere orienteres om virksomhedens hensigter på miljøområdet og betydningen for den enkelte medarbejder, hver gang der sker ændringer. Virksomheden vil vedligeholde et miljøstyringssystem, som til en hver tid modsvarer de krav, der stilles i branchen. Den: 6/ Underskrift: Hans Meister Mester Egon Bertelsen Miljøansvarlig (Hvis denne er en anden end Mester) 11

10 KRAV OG VEJLEDENDE NOTER 1.2 MILJØMÅLSÆTNING OG MILJØMÅL Krav Virksomheden skal udarbejde og vedligeholde konkrete miljømålsætninger og tilhørende, målbare miljømål. Miljømålsætning og miljømål skal: Fastsættes for relevante dele af virksomheden Inddrage relevant lovgivning Inddrage væsentlige miljøpåvirkninger Være i overensstemmelse med miljøpolitikken, herunder forpligtigelse til at forebygge forurening Vejledende noter Det er i miljømålsætninger og miljømål, at miljøforbedringerne kommer til udtryk. Udvælgelsen af de områder, hvor virksomheden vil opstille konkrete målsætninger og målbare mål, skal ske på baggrund af en indledende miljøgennemgang og de valgte væsentlige miljøpåvirkninger. Det er vigtigt, at der sættes realistiske målsætninger og mål, som virker som en gulerod for medarbejderne i deres daglige arbejde - målsætninger og mål, som de har en tro på kan nås. At målene skal være målbare betyder, at det skal være muligt direkte at eftervise, at de er nået. For at sikre, at målsætninger og mål opfyldes, udarbejdes en miljøhandlingsplan (Se afsnit 2.1). Se endvidere særskilt Vejledning i udarbejdelse af entreprise-relevant miljøplan. 12

11 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ MILJØMÅLSÆTNING OG MILJØMÅL Miljømålsætning Miljømål A) Gennemføre dokumenteret miljøstyring af enkeltsager. 1) Udvikle system til registrering af entreprisebestemte miljøforhold i løbet af ) Gennemføre dokumenteret miljøstyring på 50% af alle sager over XXX kr. senest i B) Indførelse af miljøstyring i en afdeling pr. år. 1) Indførelse af miljøstyring i tømrerafdelingen i ) Indførelse af miljøstyring i snedkerafdelingen i ) Undersøgelse inden år 2001 af effekten ved at indføre miljøstyring i administrationen. C) Reducere anvendelsen af materialer med opløsningsmidler. 1) I løbet af 1998 kortlægge alternative produkter. 2) I alle sager, hvor produkter med opløsningsmidler indgår, skal bygherren spørges om mulighed for at anvende alternative produkter. 3) Senest i 1999 skal de alternative materialer anvendes i alle tilfælde, hvor der ikke er foreskrevet et produkt. D) Nedbringe forbruget af diesel. 1) I 1998 at undersøge, om kørselsplanlægningen kan forbedres. 2) Fra d.d. kun indkøbe biler, der kører på miljødiesel. E) Mindske støjgener for naboer til byggepladser. 1) Udpege de tre mest støjende aktiviteter i ) Reducere støjbelastningen fra de tre mest støjende aktiviteter med 3 db inden år

12 KRAV OG VEJLEDENDE NOTER 1.3 VIRKSOMHEDSBESKRIVELSE Krav Virksomheden skal udarbejde en virksomhedsbeskrivelse, som indeholder: Generel information om virksomheden, bl.a. navn, ejerforhold, arbejdsområder og hovedaktiviteter Beskrivelse af arbejder, der især er årsag til miljøpåvirkninger Gennemgang af de miljølove og bestemmelser, virksomheden er underlagt Vejledende noter Virksomhedsbeskrivelsen er et vigtigt grundlag for at forstå de valg, virksomheden har taget ved opbygningen af miljøstyringssystemet. Den generelle information bør som minimum indeholde virksomhedens navn og adresse, en kort historisk gennemgang af, hvornår den er startet og af hvem, hvem der ejer den i dag samt, hvad virksomhedens hovedsageligt beskæftiger sig med. Endelig bør der også stå, hvilke dele af virksomheden beskrivelsen dækker (det hele, bestemte afdelinger, regioner etc. eller bestemte arbejder). Endvidere kan beskrivelsen vedlægges en skitse over bygningers beliggenhed på virksomhedens permanente adresse(r) samt en beskrivelse af, hvad arealerne tidligere har været brugt til. Beskrivelsen bør indeholde oplysninger om hvilke arbejdsprocesser eller materialer, der især giver miljøpåvirkninger, samt hvilke miljøpåvirkninger det drejer sig om og hvem eller hvad, der påvirkes (kunder, naboer, grundvand etc.) (Se evt. særskilt vejledning i gennemførelse af indledende miljøgennemgang). Af relevant lovgivning kan nævnes eksempelvis Miljøbeskyttelsesloven, Arbejdsmiljøloven etc. og tilhørende bekendtgørelser samt krav fra en eventuel tilsynsmyndighed (amt, kommune). Det bør oplyses, om virksomheden er underlagt krav om miljøgodkendelse iht. Miljøbeskyttelseslovens kapitel 5. Det kan være en fordel med tiden, at indføje oplysninger om områder, hvor virksomheden har ændret sine arbejdsgange af hensyn til miljøet, samt baggrunden for ændringerne. 14

13 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ VIRKSOMHEDSBESKRIVELSE Denne virksomhedsbeskrivelse gælder for Håndværker A/S,Værkby. Beskrivelsen omhandler hele virksomheden og alle dens arbejder. Håndværker A/S er startet af DD i 1956 som en murervirksomhed. DD solgte i 1978 virksomheden til NN, der stadig ejer virksomheden. I 1991 blev virksomheden udvidet med en tømrerafdeling. Virksomheden har i dag 12 ansatte, hvoraf den ene er ansat i administrationen. Virksomhedens værksted og kontor er beliggende Byvej 4. Det nuværende virksomhedsareal er købt i 1982, og der har tidligere været garage på arealet. I forbindelse med ombygninger ved etableringen af værkstedet blev en benzintank gravet op og fjernet fra virksomhedsarealet. De nuværende bygningers placering på grunden: N Lager Garage Kontorbygning Håndværker A/S arbejder hovedsageligt for professionelle bygherrer, primært byfornyelsesselskaber og boligselskaber gennem fagentrepriser.virksomheden udfører murerarbejde, hovedsageligt opmuring af vægge i teglsten samt lægning af teglstenstage. Der arbejdes både med nybygning og renovering. Virksomheden udfører ingen arbejder, der giver særlige miljøpåvirkninger. Der er dog miljøpåvirkninger knyttet til afsyring af murværk, bortskaffelse af affald og brændstofforbrug til transport. Tømrerafdelingen udfører forefaldende arbejde og mindre fagentrepriser. Virksomheden har et mindre lager med fliser og hjælpemidler i forbindelse med værkstedet. Lageret er overdækket og opført på betongulv. Virksomheden er ikke underlagt krav om godkendelse iht. Miljøbeskyttelseslovens kapitel 5. 15

14 KRAV OG VEJLEDENDE NOTER 1.4 ORGANISATION OG ANSVAR Krav Det skal fremgå hvem i virksomheden, der er ansvarlig for hvilke dele af miljøstyringen, herunder hvem der er ansvarlig for: Overholdelse af systemet Opdatering af systemet Revision af systemet Vejledende noter Der bør udpeges ansvarlige for alle dele af miljøstyringssystemet. Der kan udnævnes en særlig miljøansvarlig eller miljøleder, men dette er ikke et krav. Det er vigtigt at understrege, at miljøarbejdet kun er effektivt, hvis alle medarbejdere deltager. 16

15 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ ORGANISATION OG ANSVAR Organisationsdiagram: Ejer/ direktion/ Mester Miljøansvarlig Produktion (formand) Administration Ansvarsfordelingen: Mester er ansvarlig for at: Virksomheden overholder lovgivningen på miljøområdet Udpege en ansvarlig for miljøstyringen Den miljøansvarlige er ansvarlig for at: Miljøstyringssystemet er opdateret Formænd informeres om nye love/bekendtgørelser, der får indflydelse på deres arbejde Forhold med indflydelse på miljøet kortlægges inden ordreindgåelse og at de registreres Udarbejde handlingsplaner samt tilrettelægge miljøstyring på entrepriser Indhente datablade og brugsansvisninger for kemikalier, der anvendes i virksomheden Gennemføre kontrol af at miljøstyringssystemet overholdes og udarbejde dokumentation for kontrol Formanden er ansvarlig for at: Medarbejderne på pladsen ved, hvordan de skal forholde sig til enkeltarbejderne, f.eks. hvordan syre skal behandles og opbevares etc Virksomhedens krav til miljøstyring overholdes på byggesager Administrationen er ansvarlig for at: Dokumenter opbevares i X år Dokumenter kan genfindes 17

16 KRAV OG VEJLEDENDE NOTER 1.5 MILJØSTYRINGSSYSTEMET Krav Virksomheden skal udarbejde og vedligeholde et miljøstyringssystem. Systemet skal henvise til tilknyttede dokumenter. Systemet skal indføres i virksomheden. Vejledende noter Virksomheden kan selv vælge, hvordan den vil opbygge og dokumentere sit miljøstyringssystem. Det er dog almindeligt blandt branchernes virksomheder at opbygge et 2 eller 3-delt system, som kan integreres i det eksisterende kvalitetsstyringssystem. Der opdeles sædvanligvis i: Miljøstyringshåndbogen del 1, som fastlægger den overordnede plan (strategi) for miljøarbejdet og bl.a. er henvendt til kunder i miljøog kvalitetsstyring ofte benævnt det strategiske niveau. Miljøstyringshåndbogen del 2, som fastlægger planen (taktikken) for virksomhedens daglige miljøarbejde i miljø- og kvalitetsstyring ofte benævnt det taktiske niveau. Entreprise-relevante miljøplaner i miljø- og kvalitetsstyring ofte benævnt det operative niveau. Se særskilt vejledning i udarbejdelse af entrepriserelevant miljøplan. Nærværende vejledning vedrører kun de to øverste niveauer af virksomhedens miljøstyringssystem. 18

17 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ MILJØSTYRINGSSYSTEMET Beskrivelse af miljøstyringssystemet Virksomhedens miljøstyringssystem er opbygget i 3 dele: Miljøstyringshåndbogen - del 1 (denne bog), som hovedsageligt har til formål at informere kunder og medarbejdere om vores overordnede beslutninger for miljøstyringen i virksomheden. Miljøstyringshåndbogen - del 2, som beskriver reglerne for vores daglige miljøarbejde i virksomheden. Entreprise-relevante miljøplaner. For de entrepriser, hvor kunden kræver det eller det i øvrigt er relevant, opbygges en miljøplan for styring af miljøarbejdet på entreprisen. Miljøstyringshåndbogen - del 1 indeholder: Miljøpolitik Målsætninger og miljømål Virksomhedsbeskrivelse Organisation og ansvar Miljøstyringssystemet Miljøstyringshåndbogen - del 2 indeholder procedurer for: Miljøhandlingsplan Indkøb Arbejdsstyring og kontrol Udarbejdelse af entrepriserelevante miljøplaner Håndtering af fejl (afvigelser) m.m. Beredskabsplan Dokumentstyring Uddannelse og information af medarbejdere Revision af miljøstyringssystemet Ledelsens gennemgang De entrepriserelevante miljøplaners indhold vurderes fra entreprise til entreprise, på baggrund af krav fra bygherren og/eller entreprisens størrelse, type og omgivelser. 19

18 2. MILJØSTYRINGS- HÅNDBOG - DEL INDLEDNING TIL MILJØSTYRINGSHÅNDBOG - DEL 2 Krav For at informere læseren af miljøstyringshåndbogens del 2 bør der være en indledning, som kort fortæller om: Vejledende noter Ingen. Håndbog del 1 og del 2 Formålet med håndbogens del 2 Håndbogens gyldighed Indholdet i håndbogens del 2 20

19 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ INDLEDNING TIL MILJØSTYRINGSHÅNDBOG DEL 2 Denne anden del af Håndværk A/S miljøstyringshåndbog udgør vores interne styringsredskab for vores daglige miljøarbejde. I første del har vi beskrevet vores overordnede beslutninger om virksomhedens miljøarbejde nu og i fremtiden. Formålet med Miljøstyringshåndbogen, 2. del, er at fastlægge og videregive reglerne for det daglige miljøarbejde i vores virksomhed. Del 2 indeholder en redegørelse for de fastsatte minimumsregler omkring: Miljøhandlingsplan Indkøb Arbejdsstyring og kontrol Udarbejdelse af entreprise-relevante miljøplaner Håndtering af fejl (afvigelser) m.m. Beredskabsplaner Dokumentstyring Uddannelse og information af medarbejdere Revision af miljøstyringssystemet Ledelsens gennemgang Denne del af miljøstyringshåndbogen er gældende fra dags dato. Den: 6/ Underskrift: Hans Meister Mester 21

20 KRAV OG VEJLEDENDE NOTER 2.1 MILJØHANDLINGSPLAN Krav Virksomheden skal udarbejde og vedligeholde en miljøhandlingsplan. Planen skal sikre opfyldelse af miljømålsætning og miljømål. Miljøhandlingsplanen skal for hvert område, hvor virksomheden har opstillet miljømålsætninger og -mål, indeholde oplysninger om: På hvilket område eller arbejder, der er sat miljømål Hvilke miljøpåvirkninger, der forsøges nedsat Hvilke handlinger, der skal gennemføres Tidsplan for opnåelse af målet Hvordan indsatsen kontrolleres Hvordan indsatsen dokumenteres Den ansvarlige for gennemførelsen Det forventede resultat Vejledende noter Miljøhandlingsplanen bør være en samlet oversigt over de miljømål, der er sat og bør omfatte alle mål (Se afsnit 1.2). Miljøhandlingsplanen opstilles med udgangspunkt i miljømålene (Se afsnit 1.2) og på grundlag af de væsentlige miljøpåvirkninger fundet ved miljøgennemgangen (se vejledning i gennemførelse af indledende miljøgennemgang). For mindre virksomheder, som hovedsageligt arbejder på fagentrepriser, kan det være relevant hovedsageligt at sætte miljømål på entrepriserne. På lidt større virksomheder kan det være relevant at inkludere arbejder, som foregår på virksomheden, f.eks. bearbejdning af halvfabrikata, rengøring af maskiner, klargøring af byggematerialer osv. Endvidere vil disse virksomheder med fordel kunne sætte miljømål, som dækker alle virksomhedens aktiviteter. F.eks. det samlede brændstofforbrug skal reduceres med 5 % inden år XX. Det bør af miljøhandlingsplanen fremgå, hvordan indsatsen kontrolleres og dokumenteres. Miljøhandlingsplanen bør ajourføres med faste intervaller, f.eks. ved ledelsens miljøgennemgang (Se afsnit 2.10). Virksomheden kan med fordel udarbejde en procedure for udarbejdelse af miljøhandlingsplaner, men det er ikke et krav i ISO standarden. På den følgende side er der derfor angivet både en procedure og et eksempel på en miljøhandlingsplan. 22

21 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ PROCEDURE FOR MILJØHANDLINGSPLAN Formål Sikring af, at udarbejdede miljøhandlingsplaner er fyldestgørende. Gyldighed Ved udarbejdelse af alle miljøhandlingsplaner, som dækker hele virksomheden. Ansvar Den miljøansvarlige og Mester. Fremgangsmåde Miljøhandlingsplanen udarbejdes og ajourføres af den miljøansvarlige. Miljøhandlingsplanen skal omfatte alle virksomhedens miljømål og som minimum for hvert mål omfatte oplysninger om: Hvilket miljøområde, det drejer sig om Hvilken miljøpåvirkning, det drejer sig om Hvilke handlinger, der skal gennemføres for at nå miljømålet Tidsplan for opnåelse af målet Hvordan opfyldelsen af målet kontrolleres Hvilken dokumentation, der er nødvendig Hvem der er ansvarlig for den del af miljøhandlingsplanen Det forventede resultat Miljøhandlingsplanen skal ajourføres, hvis der sker ændringer i virksomhedens miljømål. Planen kan med fordel sættes op i skema. Dokumentation Miljøhandlingsplan. Kontrolskemaer, rapporter m.m. Arkivering Miljøhandlingsplanen og kontrolskemaer, rapporter m.m. opbevares af Mester. Eksempel på miljøhandlingsplan Prioritet Aktivitet, miljøpåvirkning og handlinger Ansvarlig Kontroltype og -dokumentation Deadline Forventet resultat 1 Manglende affaldssortering. Opstilling af containere til papir, brændbart og ikke-brændbart JOL Visuel kontrol. Notat i referat fra ledelsesmøde 1/ Affaldet sorteres. Udgift til bortskaffelse mindre 2 Udledning af olieholdigt spildevand fra værksted. Etablering af olieudskiller ved gulvafløb AKP Visuel kontrol. Notat i referat fra ledelsesmøde 1/ Ingen olie i spildevandet 23

22 KRAV OG VEJLEDENDE NOTER 2.2 INDKØB Krav Virksomheden kan med fordel udforme en procedure for indkøb med angivelse af krav til såvel virksomheden selv som til aktuelle leverandører og producenter. Ved indkøb af materialer (især kemikalier) skal det vurderes, om de sædvanlige produkter med rimelighed kan erstattes af materialer som er mere skånsomme overfor miljøet og medarbejderne (Substitutionsprincippet). Ved indkøb af kemikalier skal det sikres, at der medsendes en leverandørbrugsanvisning. Endvidere skal leverandører/producenter informeres om eventuelle miljøkrav fra en bygherre eller fra virksomheden selv. Vejledende noter Leverandører/producent bør vælges på baggrund af deres vilje og evne til at opfylde miljømæssige krav foruden de sædvanlige krav til kvalitet, leveringssikkerhed og økonomi. Endvidere bør der overfor leverandører og producenter stilles krav til en god information om materialets miljø- og arbejdsmiljømæssige påvirkninger (brugsanvisninger m.m.). Eventuelt kan de forskellige bedriftssundhedstjenester (BST) være behjælpelige med brugsanvisninger og rådgivning. Miljø- og arbejdsmiljøoplysninger fra leverandører er en forudsætning for at kunne vælge materialer med mindst mulig miljøpåvirkning. Der kan med fordel udarbejdes en liste over de leverandører og producenter, der opfylder virksomhedens krav indenfor miljø og arbejdsmiljø. 24

23 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ PROCEDURE FOR INDKØB Formål Sikring af, at anvendte materialer opfylder entreprisens og virksomhedens miljø- og arbejdsmiljøkrav, og at krævet dokumentation foreligger. Gyldighed Leverancer af materialer der har (væsentlig) indflydelse på miljøet (og arbejdsmiljøet). Ansvar Den miljøansvarlige, formand og Mester. Fremgangsmåde Den miljøansvarlige forespørger mulige leverandører om hvilke varedeklarationer, certifikater, brugsvejledninger og anden miljørelevant dokumentation, de kan levere med produktet. På den baggrund udarbejder han en liste, hvorfra der kan vælges leverandører. Den, som er ansvarlig for tilbudsgivningen, skal kontrollere projekter for eventuelle miljøkrav og bestille materialer, som lever op til disse krav. Han skal endvidere sikre, at leverandøren forstår eventuelle miljøkrav forud for bestillingen. Dokumentation Varedeklarationer Certifikater Brugsanvisninger Leverandørliste Arkivering Mester opbevarer et sæt af alle varedeklarationer, certifikater, brugsanvisninger m.v. samt leverandørlisten. På den enkelte entreprise opbevares relevante varedeklarationer og brugsanvisninger i sagsmappen. 25

24 KRAV OG VEJLEDENDE NOTER 2.3 ARBEJDSSTYRING OG KONTROL Krav Virksomheden skal lave arbejdsbeskrivelser for de arbejder og fremgangsmåder, som forventes at medføre væsentlige miljøpåvirkninger. For at fastlægge strukturen i disse arbejdsbeskrivelser bør der skrives en procedure for udarbejdelse af arbejdsbeskrivelser. Vejledende noter Såfremt virksomheden har arbejder eller fremgangsmåder, som i særlig grad bidrager til de væsentlige miljøpåvirkninger eller giver en risiko for miljøpåvirkninger, bør virksomheden udforme dokumenterede arbejdsbeskrivelser på disse områder. Dette skal sikre, at miljøpåvirkningerne styres og risikoen for utilsigtede miljøpåvirkninger reduceres. Arbejdsbeskrivelserne kan med fordel dække bestemte typer af arbejde og som sådan anvendes uafhængigt af, om arbejdet foregår på den ene eller den anden byggeplads eller på virksomhedens egen adresse. Styring og kontrol af entrepriser er nærmere beskrevet i afsnit

25 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ PROCEDURE FOR ARBEJDSSTYRING OG KONTROL Formål At sikre, at der udarbejdes arbejdsbeskrivelser til styring af de arbejder, som medfører væsentlige miljøpåvirkninger. Gyldighed Arbejder på alle entrepriser samt på virksomhedens eget værksted. Ansvar Mester og den miljøansvarlige. Fremgangsmåde Virksomhedens arbejdstyper gennemgås og det fastlægges, hvilke arbejder der medfører væsentlige miljøpåvirkninger. Såfremt det for et arbejde vurderes, at medarbejderne bedre kan styre miljøpåvirkningerne, hvis der foreligger en skriftlig fremgangsmåde, udarbejder mester og den miljøansvarlige en arbejdsbeskrivelse for dette arbejde. Arbejdsbeskrivelsen skal inkludere en beskrivelse af, hvordan det kontrolleres, at arbejdet udføres efter beskrivelsen og at eventuelle miljøkrav overholdes. I forbindelse med nye entrepriser overvejer den miljøansvarlige, om entreprisens arbejder kan dækkes af eksisterende arbejdsbeskrivelser eller der kræves nye arbejdsbeskrivelser eller justeringer i eksisterende. Nye arbejdsbeskrivelser forklares medarbejderne ved opstart af ny entreprise. Ved krav om miljøstyring på en entreprise udarbejdes en miljøplan for entreprisen, se procedure for udarbejdelse af entreprise-relevante miljøplaner. Dokumentation Arbejdsbeskrivelser. Entreprise-relevant miljøplan. Arkivering Mester opbevarer et eksemplar af alle relevante arbejdsbeskrivelser. Entreprise-relevante arbejdsbeskrivelser opbevares i frokoststuen. Entreprise-relevant miljøplan med eksemplar af entreprise-relevante arbejdsbeskrivelser opbevares sammen med øvrigt dokumentationsmateriale vedr. entreprisen. 27

26 KRAV OG VEJLEDENDE NOTER 2.4 UDARBEJDELSE AF ENTREPRISE-RELEVANTE MILJØPLANER Krav For entrepriser, hvor der indgår arbejder, som medfører væsentlige miljøpåvirkninger, skal virksomheden udarbejde en miljøplan, som i nødvendigt omfang også omfatter underentreprenører og leverandører. Miljøplanen skal som minimum omfatte: Beskrivelse af byggepladsorganisationen Beskrivelse af arbejder med væsentlige miljøpåvirkninger Beskrivelse af den kontrol, der tænkes gennemført Kontrolplan med tilhørende kontrolskemaer Beredskabsplan Håndtering af afvigelser Fortegnelse over de lovkrav og bestemmelser, som gælder for entreprisen Vejledende noter Det kan være en hjælp at skrive en procedure for udarbejdelse af entrepriserelevante miljøplaner. Miljøplanen svarer til kvalitetsplanen for kvalitetsstyring og kan integreres i denne plan. Hvis virksomheden i forvejen udarbejder kvalitetsplaner, kan det være en fordel at følge kvalitetsplanens struktur ved udarbejdelse af miljøplaner. Uddrag af den mest almindelige miljølovgivning, der er relevant for bygge- og anlægsvirksomheder er angivet i bilag B. Se tillige Vejledning i udarbejdelse af entrepriserelevant miljøplan. I miljøplanen vedlægges relevante arbejdsbeskrivelser som bilag. Kontrolplaner skal som minimum indeholde oplysninger om: Hvilken aktivitet, der er tale om Hvilken miljøpåvirkning, der er tale om Hvad der skal kontrolleres Relevante miljøkrav/grænseværdier Hvordan det kontrolleres Hvornår/hvor ofte kontrollen udføres Hvordan kontrollen skal dokumenteres (kontrolskema, dagbog o.s.v.) Hvem der en ansvarlig for kontrollen 28

27 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ PROCEDURE FOR UDARBEJDELSE AF ENTREPRISE-RELEVANTE MILJØPLANER Formål Sikring af, at udarbejdede miljøplaner er fyldestgørende og effektive. Gyldighed Entrepriser med krav om dokumenteret miljøstyring og/eller entrepriser over XXX kkr. Ansvar Den miljøansvarlige. Fremgangsmåde Inden opstart af entrepriser udarbejdes en miljøplan, som indeholder de væsentlige oplysninger, som er opsamlet under tilbudsgivning og entreprisegranskning. Miljøplanen revideres evt. i forbindelse med projektgennemgangsmøde. Den entreprise-relevante miljøplan skal som minimum omfatte: Beskrivelse af byggepladsorganisationen Beskrivelse af arbejder med væsentlige miljøpåvirkninger Beskrivelse af den kontrol, der tænkes gennemført Kontrolplan med tilhørende kontrolskemaer Beredskabsplan Håndtering af afvigelser Fortegnelse over de lovkrav og bestemmelser, som gælder for entreprisen Dokumentation Entreprise-relevant miljøplan. Arkivering Miljøplanen opbevares sammen med øvrig dokumentationsmateriale vedr. entreprisen Kopi af miljøplanen opbevares af den miljøansvarlige. 29

28 KRAV OG VEJLEDENDE NOTER 2.5 HÅNDTERING AF FEJL (AFVIGELSER) M.M. Krav Virksomheden skal udarbejde en procedure for håndtering af væsentlige fejl og overskridelser af givne miljøkrav (afvigelser). Proceduren skal beskrive, hvad der skal gøres, når en afvigelse konstateres: Hvordan man, om muligt, sikrer at resultatet af afvigelsen minimeres (iværksættelse af korrigerende handlinger) Hvad man skal gøre for sikre sig mod en gentagelse (iværksættelse af forebyggende handlinger) Hvordan afvigelsen rapporteres og medarbejderne informeres om de korrigerende og forebyggende handlinger Hvordan miljøplan og arbejdsbeskrivelser om nødvendigt revideres for at undgå gentagelser Alle væsentlige afvigelser og tilhørende korrigerende og forebyggende handlinger skal registreres. Vejledende noter Årsagen til afvigelser bør kortlægges, således at tilsvarende afvigelser kan undgås i fremtiden. Det bør være klart for medarbejderne, hvem der handler og hvordan, hvis en utilsigtet miljøpåvirkning er ved at opstå eller er opstået. Den korrigerende/forebyggende handling bør stå i forhold til den miljøpåvirkning, som afvigelsen er årsag til. Man bør registrere alle afvigelser, samt hvad der er gjort for at korrigere disse med henblik på senere dokumentation af dette overfor bygherre/myndighed. Hvis det har været nødvendigt at anvende andre metoder end dem, der er beskrevet i miljøplanen, bør man registrere årsag, anvendt metode og forventet virkning samt vurdere behovet for at justere miljøplanen og arbejdsbeskrivelserne. 30

29 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ PROCEDURE FOR HÅNDTERING AF FEJL (AFVIGELSER ) M.M. Formål Sikring af, at fejl undersøges, at korrigerende og/eller forebyggende handlinger påbegyndes og fuldføres, at forløbet rapporteres og at der, hvis det er relevant, sker ændringer i miljøplaner og/eller arbejdsbeskrivelser. Gyldighed Alle væsentlige fejl/afvigelser. Ansvar Arbejdslederen/formanden. Fremgangsmåde Afvigelser undersøges, således at årsagen om muligt kortlægges. Hvis afvigelsen medfører utilsigtede miljøpåvirkninger, eller risiko for det, skal arbejdslederen/formanden iværksætte forholdsregler for at sikre, at påvirkningen bliver mindst mulig. Hvis der opstår en miljøpåvirkning, som medarbejderne ikke umiddelbart selv kan håndtere, eller afvigelsen har medført gener for naboer eller forbipasserende informeres bygherren og evt. miljømyndighederne. Afvigelser registreres i en afvigerapport, og det vurderes, om der er risiko for gentagelser.ved risiko for gentagelser ændres på arbejdsgangen og/eller de eventuelle tiltag, der har været iværksat (støjskærme m.m.), når det vurderes rimeligt i forhold til den miljøpåvirkning, som afvigelsen har medført. Korrigerende og forebyggende handlinger registreres ligeledes i afvigerapport og om nødvendigt ændres i miljøplaner og/eller arbejdsbeskrivelser. Hvis det er nødvendigt at ændre i arbejdsbeskrivelser, som anvendes andre steder i virksomheden end det sted, hvor afvigelsen har fundet sted, sendes en kopi af afvigerapporten til administrationen. Dokumentation Afvigerapport. Arkivering Afvigerapporter opbevares sammen med øvrigt dokumentationsmateriale vedr. entreprisen. 31

30 KRAV OG VEJLEDENDE NOTER 2.6 BEREDSKABSPLAN Krav Virksomheden skal udarbejde beredskabsplaner, for de aktiviteter, hvor uheld eller ulykker kan medføre væsentlige påvirkninger af miljøet. Beredskabsplanerne skal som minimum omfatte: Aktiviteter med risiko for uheld eller ulykker Mulige miljøpåvirkninger og risici Forebyggende og afhjælpende indsats Kontrol af beredskab Dokumentation Ansvarlig person Beredskabsplanerne skal holdes ajour og afprøves efter behov. Der kan udarbejdes generelle beredskabsplaner, som omfatter alle aktiviteter, som er sædvanlige for virksomheden og/eller beredskabsplaner, som er entreprise-relevante. Vejledende noter Beredskabsplanerne har til formål at informere om fremgangsmåder ved uheld eller ulykker. Medarbejderne og andre ansatte skal kende til disse planer og tage dem i anvendelse, såfremt det bliver nødvendigt. Virksomheden bør overveje, hvilke uheld der kan forekomme: Ved de enkelte arbejdsprocesser/aktiviteter med de stoffer og materialer, der anvendes. Med det materiel, der anvendes. Planerne bør beskrive fremgangsmåder for både nødberedskab og indsatsprocedure samt den ansvarlige medarbejder. Planerne udarbejdes bedst i forbindelse med en gennemgang (evt. i forbindelse med miljøgennemgang) af virksomhedens forskellige processer. Det kan være relevant at udarbejde beredskabsplaner for brand, udslip af farlige stoffer, lagring af farlige stoffer, uheld med større materiel mv. Beredskabsplanerne bør gennemgås og eventuelt ajourføres, når der har været uheld samt ved gennemførelse af miljørevision. Se tillige Vejledning i udarbejdelse af entrepriserelevant miljøplan. 32

31 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ PROCEDURE FOR BEREDSKABSPLAN Formål Sikring af, at der udarbejdes relevante beredskabsplaner, og at disse er fyldestgørende og struktureret ens. Gyldighed Ved udarbejdelse af beredskabsplaner, både virksomhedsrelevante og entreprise-relevante. Ansvar Den miljøansvarlige, formand og Mester. Fremgangsmåde Den miljøansvarlige skal se til, at der i virksomheden udarbejdes beredskabsplaner indenfor relevante områder. Formanden er ansvarlig for, at der på den enkelte entreprise findes de nødvendige, entrepriserelevante beredskabsplaner. Beredskabsplanerne skal som minimum omfatte oplysninger om: Hvilken aktivitet, det drejer sig om Hvilke risici der er for miljø, medarbejdere og evt. 3. mand Forebyggende og afhjælpende indsats Hvordan beredskabet kontrolleres Hvordan kontrollen dokumenteres Hvem der er ansvarlig for beredskabet Dokumentation Beredskabsplan for virksomheden. Beredskabsplaner for entrepriserne. Arkivering Virksomhedens beredskabsplaner opbevares af Mester. Entreprisernes beredskabsplaner opbevares sammen med entreprisernes øvrige dokumentation. 33

32 KRAV OG VEJLEDENDE NOTER 2.7 DOKUMENTSTYRING Krav Virksomheden skal sikre, at alle relevante dokumenter er: Tilgængelige Genfindelige Ajourførte Vejledende noter Det er vigtigt, at den gældende udgave af miljøstyringshåndbogen er tilgængelig for de medarbejdere, der har behov for det. Det kan f.eks. være en fordel, at alle formænd har et eksemplar af miljøhåndbogen, ligesom der kan stå et eksemplar på kontoret eller i frokoststuen. Virksomheden bør have en procedure for, hvordan udskiftning af dokumenter i miljøhåndbogen skal foretages, således at alle udgaver holdes opdateret. Der bør endvidere foreligge en procedure for, hvordan dokumenterne i miljøhåndbogen nummereres (identificeres). Hvis virksomheden har kvalitetsstyring kan proceduren for den anvendes for miljøhåndbogen. Virksomheden bør fastsætte retningslinier for, hvor og hvor længe udgåede eksemplarer af håndbogen samt den øvrige miljødokumentation (miljøplan for entrepriser, kontrolskemaer mv.) gemmes. 34

33 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ PROCEDURE FOR DOKUMENTSTYRING Formål Sikring af, at: Alle relevante dokumenter er tilgængelige de steder, hvor der udføres arbejder med væsentlig indflydelse på miljøet Alle relevante dokumenter er genfindelige Alle forældede dokumenter fjernes og erstattes i de pågældende planer og håndbøger Gyldighed Alle dokumenter i miljøhåndbogens del 1 og 2 samt de entreprise-relevante miljøplaner. Ansvar Mester. Fremgangsmåde Alle dokumenter i miljøhåndstyringsbogen er samlet i mappen Miljøstyringshåndbog for Håndværker A/S. Der er i øjeblikket X eksemplarer af miljøstyringshåndbogen. Et eksemplar hos Mester, der er miljøansvarlig, et eksemplar i frokoststuen og et eksemplar hos hver formand. Mester er ansvarlig for, at samtlige dokumenter i miljøstyringshåndbogen er opdateret og identificeret. Identifikationen sker ved at nummerere dokumenterne fortløbende. Dokumenter i miljøstyringshåndbogens del 1 nummereres M.1.x, dokumenter i del 2 nummereres M.2.x. Mester gemmer et eksemplar af samtlige forældede dokumenter i arkivmappen Gamle dokumenter, miljøstyringshåndbog i X år. Miljøplanen for den enkelte entreprise indsættes i en sagsmappe. I sagsmappen samles også kontrolskemaerne, efterhånden som de bliver udfyldt. Miljøplanen gemmes af formanden minimum x år efter entreprisens afslutning. Dokumentation Miljøhåndbog. Sagsmapper. Gamle dokumenter. Arkivering Mester opbevarer original af Miljøstyringshåndbogen. Sagsmapper opbevares sammen med den øvrige sagsrelevante dokumentation. Arkivmappe Gamle dokumenter, miljøhåndbog opbevares af Mester. 35

34 KRAV OG VEJLEDENDE NOTER 2.8 UDDANNELSE OG INFORMATION AF MEDARBEJDERE Krav Nuværende og nye medarbejdere skal informeres om virksomhedens miljøpolitik, miljømålsætninger og -mål og miljøstyringssystem, sådan at de lever op til det i det daglige arbejde. Medarbejdere, hvis arbejde har væsentlig indflydelse på miljøet, skal have en relevant uddannelse/information. Vejledende noter Virksomheden bør straks ved nyansættelser informere nye medarbejdere om virksomhedens miljøpolitik, miljømålsætninger og -mål samt om miljøstyringssystemet. Det bør i den forbindelse sikres, at den nye medarbejder er indstillet på at efterleve disse, da medarbejdernes engagement er en forudsætning for, at miljøstyringen kan fungere. Medarbejderne bør forud for arbejde, der indebærer en væsentlig miljømæssig risiko, informeres om beredskabsplaner og eventuelle arbejdsbeskrivelser, så de ikke er i tvivl om, hvordan de skal forholde sig under arbejdets udførelse og eventuelle uheld samt ulykker. Det kan i nogle tilfælde være en fordel at lade medarbejderne få indflydelse på, hvad der skrives i beredskabsplaner og arbejdsbeskrivelser. Derved føler medarbejderen mere for at følge dem. 36

35 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ PROCEDURE FOR UDDANNELSE OG INFORMATION AF MEDARBEJDERE Formål Sikring af, at medarbejderne kender virksomhedens miljøpolitik og miljøkrav i de enkelte entrepriser. Gyldighed Alle medarbejdere, der udfører arbejder med væsentlig indflydelse på miljøet. Ansvar Nye medarbejdere: Mester. På de enkelte sager: Den miljøansvarlige. Fremgangsmåde Ved ansættelse af nye medarbejdere informerer Mester om virksomhedens miljøpolitik og om miljøstyringssystemet. Medarbejderens forpligtigelse i forbindelse med miljø og betydningen af at handle som beskrevet i miljøhåndbogen og eventuel entrepriserelevant miljøplan gennemgås. Mester vurderer én gang om året behovet for uddannelse af den enkelte medarbejder. Deltagelse i branchekurser m.m. aftales derefter med den enkelte medarbejder. Ved opstart af arbejde med risiko for væsentlige miljøpåvirkninger eller ved indkøring af nye med arbejdere/nyt sjak på pladsen informerer den miljøansvarlige om de entreprise-relevante miljøforhold. Beredskabsplan, miljøplan og eventuelle arbejdsbeskrivelser gennemgås. Dokumentation Referat/notat fra orientering af nye medarbejdere. Referat/notat fra informationsmøde. Arkivering Referatet fra orientering af nye medarbejdere arkiveres hos mester. Referatet fra informationsmøde arkiveres sammen med entreprisens øvrige kvalitets- og miljødokumentation. 37

36 KRAV OG VEJLEDENDE NOTER 2.9 REVISION AF MILJØSTYRINGSSYSTEMET Krav Virksomheden skal udarbejde et program for miljørevision. Miljørevisionen skal med faste mellemrum: Afgøre, om der er overensstemmelse mellem miljøstyringssystemet, miljøarbejdet og betingelserne i miljøstyringshåndbogen Afgøre, om miljøstyringssystemet er effektivt indført og vedligeholdt Resultatet af miljørevisionen skal meddeles ledelsen, hvis denne ikke selv deltager. Vejledende noter Miljørevisionen skal vise ledelsen, om miljøstyringssystemet følges i praksis og om det giver de forventede resultater på miljøområdet. Resultatet af miljørevisionen skal rapporteres til ledelsen og indeholde redegørelse for eventuelle forhold, der afviger fra miljøstyringssystemet eller virker uhensigtsmæssigt. Rapporten er en vigtig dokumentation, som bl.a. indgår i ledelsens gennemgang af systemet (Se afsnit 2.10). Miljørevision svarer til intern audit af kvalitetsstyringssystemer. I mindre virksomheder er ledelsen og mester ofte en og samme person. 38

37 EKSEMPEL EKSEMPEL PÅ PROCEDURE FOR REVISION AF MILJØSTYRINGSSYSTEMET Formål Sikring af, at miljøstyringssystemet er indført og vedligeholdt samt, at systemet er effektivt og i overensstemmelse med miljøpolitik og -målsætning. Sikring af, at resultater af miljørevisioner formidles til ledelsen. Gyldighed Hele miljøstyringssystemet. Ansvar Mester. Fremgangsmåde Mester udpeger en ansvarlig til at foretage stikprøvevis besøg på byggepladserne for at kontrollere om miljøplanerne og arbejdsbeskrivelserne overholdes. Den ansvarlige gennemgår afvigerapporter og gennemførte korrigerende og forebyggende handlinger i afsluttede sager. Den ansvarlige skriver et notat indeholdende: Besøgte byggepladser Gennemgåede afvigerapporter Fundne afvigelser fra systemet Forslag til forbedringer Evt. kundekrav/-klager Notatet gives til Mester for eventuel videre foranstaltning. Dokumentation Mester udarbejder et notat fra miljørevisionen. Arkivering Notat og rapport opbevares i mappe hos Mester. 39