Projektbeskrivelse. Strategiudviklingsproces for Technology Transfer Office Aarhus Universitet

Transkript

1 Projektbeskrivelse Strategiudviklingsproces for Technology Transfer Office Aarhus Universitet Hørsholm, november 2009 Ole Steen Andersen og Henrik Bachmann Implement A/S Slotsmarken 16 DK-2970 Hørsholm Tel Fax CVR Bank Giro Allied Consultants Europe

2 1. Baggrund Denne projektbeskrivelse er udarbejdet på baggrund af: Møder med prorektor Søren E. Frandsen, centerdirektør Flemming K. Fink, chefkonsulent Bo Bjerre Jakobsen og personlig assistent Loise Kjærsgaard Diverse materialer, årsberetning og evaluering af universitetsområdet samt statusrapporter fra TTO Baggrunden for ønsket om at gennemføre en strategiudviklingsproces i forhold til TTO udspringer af flere forhold: Området har en central placering i AU s strategi. Der er fokus på området, og AU prioriterer området højt Potentialet i en øget teknologioverførsel er stor TTO har brug for en klar strategi, som er synlig, og som kan målrette TTO s aktiviteter, når projekter skal udvælges, og når TTO skal synliggøres i omverdenen TTO har brug for på baggrund af strategien at udvikle et porteføljestyringssystem, som træfsikkert og med de rigtige vægte indbygget udvælger de vigtigste projekter Et generelt behov for at se på organisationen: Er der de rigtige kompetencer, og bruges de rigtigt? Endvidere spiller det ind for ønsket, at området selvfølgelig befinder sig i et minefelt mellem klassiske forskerdyder og et øget ønske om kommercialisering. Samtidig kan kommercialisering også have modsatrettede interesser set i forhold til ønsket om videnspredning. Disse konflikter spiller ikke en så central rolle, som de har gjort tidligere, men det stiller nogle krav til selve strategiprocessen, som det er vigtigt at honorere: At alle TTO s medarbejdere og forskere med tætte forbindelser til TTO føler sig inddraget i processen på en reel og åben måde At selve strategien virkelig bliver en strategi, som skaber ejerskab, og som har betydning for den praksis, der faktisk udspiller sig på TTO. Derfor skal strategien være præcis og direkte omsættelig i den daglige praksis Endelig spiller det også en stor rolle, at der er stærke og vigtige interessenter rundt omkring processen, som skal inddrages: Forskermiljøet generelt, TTO s brugere, virksomheder med mere. Det er et ønske, at strategiprocessen skal foregå med en stor grad af inddragelse af interessenterne. Der er således tale om en strategiproces, hvor det er vigtigt at få inddraget interessenterne. 2

3 2. Formål Jævnfør ovenfor er det helt centrale overordnede formål med strategiudviklingsprocessen: At udvikle en strategi for TTO på AU med stor involvering af medarbejdere og interessenter At udvikle systemer og rutiner (porteføljestyring), som omsætter strategien til daglig praksis Som et led i strategien at komme med forslag til, hvordan TTO s kompetencer udnyttes bedst 2.1. Succeskriterier Vi vil foreslå følgende succeskriterier: Styregruppen evaluerer løbende, om Implement faciliterer strategiprocessen i overensstemmelse med aftalen. AU beder løbende medarbejderne i TTO og AU-interessenterne om tilbagemeldinger på, hvorvidt strategiprocessen opleves som involverende og energigivende. Følgende succeskriterier måles ved et miniseminar medio 2011AU måler på for medarbejderne i TTO og AU-interessenterne: o At den udviklede strategi rent faktisk implementeres o At det udviklede porteføljestyringssystem rent faktisk anvendes o At TTO oplever en større træfsikkerhed i sine projekter 3

4 3. Projektets ide og procesplan for strategiudviklingsprocessen Det er vores grundlæggende ide, at designet for dette projekt skal opbygges i tæt dialog med styregruppen, og at der også skal være plads til justeringer undervejs på baggrund af de indvundne erfaringer. Det grundlæggende design, som vi fremlægger her, er således vores bud på en ramme, der vedtages, men som løbende er genstand for diskussion og evaluering i styregruppen. Det grundlæggende design er bygget op om følgende elementer: En miniundersøgelse af situationen i TTO, som er bygget op omkring læsning af materiale og interviews med centrale aktører. I miniundersøgelsen indgår endvidere en minianalyse af forretningsgange omkring centrale processer, særligt patenter, med henblik på at indsamle information til brug for en kommende porteføljestyring. Desuden er der fokus på en afklaring af værdigrundlaget for TTO samt en beskrivelse af rammebetingelserne for medarbejderne i TTO og forventningerne fra AU-interessenterne To miniseminarer med AU-interessenter. På disse seminarer finder to typer af processer sted: o Afdækning af AU-interessenternes ønsker og behov o Afprøvning af forskellige ideer til den fremtidige strategi, som de indbudte AU-interessenter reagerer på En international konference, hvor AU-interessenter og eventuelt også eksterne interessenter deltager. På denne konference finder to typer af processer sted: o Præsentation af best practice o Dialog mellem oplægsholderne og de indbudte AU-interessenter og eventuelt også eksterne interessenter. To strategiseminarer for TTO (Deltagerkredsen fastlægges endeligt i styregruppen). o Et seminar, som på baggrund af miniundersøgelsen fastlægger den fremtidige hovedlandevej o Et seminar, som præcist fastlægger indholdet i strategien og implementeringsprocessen Et forløb omkring porteføljestyring, som indeholder en analyse af den eksisterende porteføljestyring og udarbejdelse af nyt porteføljestyringssystem En formidling af resultater til centrale interne og eksterne interessenter i form af en kort rapport i form af slides, som kan anvendes i flere sammenhænge Implement er drivende i alle disse processer med undtagelse af den internationale konference, hvor Implement deltager som observatører, - og selvfølgelig også kommer med vores bud til ideer og design i det omfang I måtte ønske det. 4

5 Den samlede procesplan for strategiudviklingsprocessen er skitseret i figuren nedenfor. I figuren genfindes de indsatsområder, som er beskrevet ovenfor. Projektets fem indsatsområder er derfor, jævnfør ovenfor: 1. Styregruppe og referencegruppe 2. Involvering af AU-interessenter 3. Afklaring af strategi 4. Sikring af implementering af strategi: Porteføljestyring 5. Formidling Hvert enkelt indsatsområde og aktivitet beskrives kort i afsnit 4. 5

6 4. Mål og leverancer 4.1. Styregruppe og referencegruppe Gennem forløbet vil der sandsynligvis blive afholdt tre styregruppemøder og et kick-offmøde i kombination hermed et arbejdsmøde. Muligvis vil der blive brug for at afholde flere møder. Vi vil afgøre dette i den daglige dialog med Flemming K. Fink. Jævnfør indledningen ser vi ligeledes et behov for, at styregruppen undervejs kan træffe beslutninger i relation til vigtige dilemmaer eller lignende, som bliver åbenbaret i processen. I planen er der altså på forhånd afsat tid til tre styregruppemøder: 1. Ét, hvor minianalysen fremlægges, og konsekvenserne af den for resten af strategiprocessen diskuteres 2. Ét, hvor resultatet af de to strategiseminarer fremlægges, og den fremtidige hovedlandevej fastlægges 3. Ét, hvor porteføljestyringssystemet fremlægges og godkendes Der nedsættes desuden en referencegruppe bestående af centrale interessenter fra AU. Formålet med referencegruppen er at sikre involvering og input fra disse AUinteressenter. Prorektor er formand for referencegruppen, og Implements deltagelse aftales fra gang til gang. Referencegruppen mødes mellem første og andet møde i styregruppen og mellem andet og tredje møde i styregruppen Involvering af AU-interessenter Det er en grundlæggende overvejelse i dette design af udviklingsprocessen, at vi gennemfører to miniseminarer, som alene er målrettet AU-interessenter. Der er flere formål med disse to miniseminarer: At få viden om AU-interessenternes oplevelse af TTO og deres forventninger At få input fra AU-interessenterne om deres ønsker til TTO s strategi At præsentere TTO som åben for input alene gennem afholdelsen af miniseminarerne. (Vi er klar over, at dette også er et formål med den internationale konference, som Flemming K. Fink har fremsendt materialer omkring, jævnfør nedenfor) Når vi ønsker at arbejde med AU-interessenterne skyldes det også, at vi tror, at det er vigtigt, at medarbejdere og nære interessenter kan tale og tænke frit på strategiseminarerne nævnt nedenfor. AU-interessenternes anbefalinger vil blive opsamlet. De to miniseminarer suppleres af en international konference, hvor AU-interessenter og eventuelt også eksterne interessenter deltager. Ideen med den internationale konference er blandt andet at perspektivere mulighederne på området Afklaring af strategi Som led i forløbet vil der blive gennemført en miniundersøgelse af situationen i TTO og afholdt to strategiseminarer. 6

7 Miniundersøgelse Formålet med miniundersøgelsen er at skabe et fælles overblik over situationen i TTO. Der er ikke tale om en konsulentundersøgelse i traditionel forstand resultatet skal på ingen måde være en rapport men om at skabe en fælles forståelse af situation, muligheder og begrænsninger som optakt til strategiseminarerne. Vi forestiller os endvidere, at det i høj grad er TTO, der leverer data. Miniundersøgelsen vil munde ud i anbefalinger, som vil danne grundlag for det videre arbejde. Der gennemføres 18 individuelle interviews. De AU-interessenter, som ikke bliver interviewet individuelt, bliver inddraget i miniseminarerne for AU-interessenterne To strategiseminarer Den egentlige strategiudviklingsproces koncentreres omkring to strategiseminarer: Et seminar, som har fokus på den hidtidige indsats og den fremtidige hovedlandevej: På dette seminar vil der i høj grad blive fokuseret på forhold omkring værdier, dilemmaer og effekt, og der vil blive opstillet en vision for TTO. Det er vigtigt for os at understrege, at vi tror, at der er behov for en strategi, som både er kort og præcis (en, der skal kunne huskes af alle) og samtidig supplere denne med kontante strategiske mål, som skal nås Et seminar, som har fokus på den konkrete implementering af strategien: o Implementeringsplan, jævnfør også nedenfor o Strategiske mål o Konkrete indsatser/forandringer, som skal gennemføres for at sikre strategiens gennemførsel Minianalyse af forretningsgange omkring centrale processer, særligt patenter Vi ser det som et særligt indsatsområde, jævnfør vores diskussioner på det indledende møde, at få kortlagt den eksisterende arbejdsgang omkring patenter, da denne i dag har stor betydning for, hvordan der prioriteres. Desuden inkluderer minianalysen en afklaring af værdigrundlaget for TTO samt en beskrivelse af rammebetingelserne for medarbejderne i TTO og forventningerne fra AU-interessenterne Sikring af implementering af strategi: Porteføljestyring For at sikre implementeringen af strategien er vi overbeviste om, at der skal etableres et egentligt porteføljestyringssystem i TTO forstået som en model, der sikrer, at de rigtige set i relation til strategien projekter udvælges og fremmes, og at de interne ressourcer fordeles hensigtsmæssigt på disse projekter. I en organisation af TTO s type er et sådant system helt afgørende for rent faktisk at kunne eksekvere en strategi. Dette forløb tænkes gennemført i to tempi: En kortlægning af den nuværende porteføljestyring, som gennemføres før første strategiseminar En udformning af et revideret porteføljesystem straks efter afslutningen af andet strategiseminar som led i implementeringen 4.5. Formidling Det vil være afgørende at få kommunikeret den nye strategi, og den samlede kommunikationsopgave ligger uden for dette projekts rammer. Det er dog afgørende, at den 7

8 nye strategi dokumenteres. Det indgår derfor som en del af projektet, at der udarbejdes en slidepakke, som dokumenterer den nye strategi og som styregruppe og TTO kan anvende ved præsentationer med videre De samlede leverancer Projektets samlede leverancer fra Implement er således, jævnfør ovenfor: At centrale AU-interessenter inddrages i strategiarbejdet deres holdninger synliggøres og dokumenteres og anvendes aktivt i det videre arbejde med strategien At der gennemføres en miniundersøgelse af situationen i TTO en slags statusrapport. Denne forelægges for styregruppen og danner udgangspunkt for det videre arbejde med strategien At TTO står med en samlet strategi indeholdende strategiske mål for de næste to år samt et samlet bud på en implementeringsproces At der gennemføres en minianalyse af forretningsgange omkring ideer/patenter tragten fra ide til TTO med henblik på at optimere denne At der gennemføres en analyse af den eksisterende porteføljestyring jævnfør også ovenfor og et nyt porteføljestyringssystem implementeres At der produceres en slidepakke, som dokumenterer processen omkring den nye strategi, og som kan anvendes i formidlingen af resultater til centrale interne og eksterne interessenter Jf. nedenfor i afsnit 5 står Aarhus Universitet for praktisk støtte til arbejdet omkring miniseminarer, strategiseminarer, interviewpersoner, samt skrivearbejde med videre i forbindelse med strategien. 8

9 5. Organisering, projektledelse og projektperiode Projektet organiseres med en styregruppe bestående af Søren E. Frandsen, Flemming K. Fink, Bo Bjerre Jakobsen og Loise Kjærsgaard. Fra Implement deltager partner Ole Steen Andersen og partner Henrik Bachmann. Flemming K. Fink vil som projektleder være daglig kontaktperson på AU. Dette også for at sikre en entydig indgang til AU. Implement vil efter aftale med styregruppen inddrage andre medarbejdere til specialopgaver, hvis det skønnes hensigtsmæssigt, men Ole Steen Andersen og Henrik Bachmann vil være de gennemgående figurer. Der nedsættes en referencegruppe bestående af følgende: o Prorektor Søren E. Frandsen (formand) o Centerdirektør Flemming K. Fink (TTO) o Institutleder (og formand for patentudvalget) Erik Østergaard Jensen (NAT) o Professor Flemming Besenbacher (NAT) o Institutleder Jens Christian Djurhuus (SUN) o Professor Anders Nykjær (SUN) o Professor Ole Øhlenschlæger Madsen (SAM) o Professor Hans Jørn Juhl (ASB) o Institutleder Klaus Lønne Ingvartsen (DJF) o Professor Kim Halskov (HUM) I forbindelse med miniundersøgelsen interviewes følgende: o Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen o Institutleder (og formand for patentudvalget) Erik Østergaard Jensen (NAT) o Professor Flemming Besenbacher (NAT) o Professor John Michael Hasenkam (SUN) o Reservelæge Jens Frøkjær (SUN) o Institutleder Klaus Lønne Ingvartsen (DJF) o President and CEO Hans Jørgen Pedersen (Diramo A/S) (tidligere direktør på Danfoss) o Cheflæge (og eksternt medlem af Region Midtjyllands patentudvalg) Kristjar Skajaa (Århus Universitetshospital, Skejby) o Direktør Ole Lehrmann Madsen (Alexandra Instituttet) o Direktør Lars Stigel (Østjysk Innovation) o Direktør Trine Winterø (MedTech Innovation Center) o Chief Investment Advisor Thorbjørn Macholm (Grundfos New Business) o Grundlægger og bestyrelsesmedlem Susanne Høiberg (Høiberg) o Specialkonsulent Anette Poulsen Miltoft (TTO) o Technology Manager Thomas Schmidt (TTO) o 3 x NN Det vil sige i alt 18 personer. Aarhus Universitet står for den praktiske del af arbejdet omkring miniseminarer, konference, strategiseminarer, interviewpersoner, skrivearbejde med videre i forbindelse med strategien. De personer, som inddrages i dette arbejde, er følgende: 9

10 Skrivegruppe (strategi med videre): Ansvarlig: o Specialkonsulent Katrine Hvid Ellegaard (TTO) Bistået af: o Chefkonsulent Bo Bjerre Jakobsen (LED) Logistikgruppe (proces, miniseminarer, konference, strategiseminarer med videre): Ansvarlig: o Sekretær Anette Bøgild (TTO) Bistået af: o Personlig assistent Loise Kjærsgaard (STAB) Projektet gennemføres i perioden 1. december 2009 til 19. april