Ordinær generalforsamling i grundejerforeningen Vingen

Transkript

1 Ordinær generalforsamling i grundejerforeningen Vingen Onsdag den 18. januar 2017 kl Tilstede: Repræsentant(er) fra hus nr Der var i alt 24 huse repræsenteret. Repræsenteret ved fuldmagt: Ingen huse var repræsenteret ved fuldmagt. Referent: Susanne (nr. 73) og Mie (nr. 15). 1. Valg af dirigent Jan (nr. 67) blev valgt til dirigent. 2. Bestyrelsens beretning Bestyrelsen ved formand Vivi (nr. 45) aflagde beretning: Der har udover det stiftende bestyrelsesmøde været afholdt i alt 7 bestyrelsesmøder i årets løb. Referater fra møderne ligger på grundejerforeningens hjemmeside, og hver enkelt grundejer er samtidig underrettet særskilt. De hovedpunkter der er drøftet i årets løb er følgende: 1. Kloakker og rendestensbrønde 2. Vejeftersyn 3. Renoverings- og vedligeholdelsesmanual 4. Vedligeholdelse af de grønne fællesområder 5. Velkomstbrev til nye beboere 6. Almindelige driftsspørgsmål 7. G/F Vingens 40 års jubilæum Ad1. Kloakker og rendestensbrønde Der er ikke planlagt oprensning af rendestensbrøndene i år, men Susanne (nr. 73) og Henning (nr. 45) holder løbende øje med brøndene. Ad 2. Vejeftersyn Der har været afholdt vejeftersyn i foråret med deltagelse fra NCC samt Casper (nr. 59) og Henning (nr. 45). Resultatet blev, at der på nuværende tidspunkt ikke er grund til at gøre noget ved vejen. Henning og Casper holder løbende øje med vejens tilstand. Ad 3. Renoverings- og vedligeholdelsesmanual På sidste generalforsamling blev tilbuddet fra arkitekt Claes Høgly Møllens Arkitekter, på udarbejdelse af renoverings-og vedligeholdelsesmanual på kr ,- accepteret. Der er blevet arbejdet med Side 1 af 8

2 manualen løbende i bestyrelsen henover sommeren. Mie(nr. 15) og Thomas (nr. 53) har været ansvarlige kontaktpersoner til arkitekten. I august måned modtog vi et udkast til manualen, og efter et separat bestyrelsesmøde i september, blev det kommenterede udkast sendt retur til Claes Høgly, så manualen kunne færdiggøres. Der har siden da været endnu et par dialoger med arkitekten, og vi har modtaget hans supplementer, inden det færdige resultat forelå. Manualen blev udsendt til samtlige husejere den 8. december 2016 og skal drøftes og godkendes under pkt. 5a her på generalforsamlingen. Ad 4. Vedligeholdelse af de grønne fællesarealer Vores grønne fællesområder er i 2016 blevet passet af Haveservice v/steen Larsen og hans faste gartner Klaus. Bestyrelsen har valgt at indgå aftale med samme firma for det kommende år. Prisen er uændret i forhold til Vi har endvidere indgået en snerydningsaftale med firmaet, og også her er prisen uændret i forhold til Det er Vingen og torvene, der ryddes. Det påhviler grundejerne at rydde sne på stierne. Der har været afholdt to arbejdsdage en i maj og en i september måned. Her har der været fokus både på legepladsen, skellet til den hvide by og det vestlige areal og ikke mindst genopretning af hækken langs Vingevejen. Begge arbejdsdage er afsluttet med en god frokost og hyggeligt socialt samvær. Denne tradition ønsker bestyrelsen at fortsætte i det kommende år. Der var afsat i alt kr på budgettet til græsslåning og hækklipning. Og det slog næsten til på nær kr. 362,50. Derudover er der brugt kr på at vedligeholde vores grønne arealer, der omgiver vores huse. At dette beløb er holdt nede skyldes ikke mindst vores fælles arbejdsdage, hvor en fast skare trofast møder frem. Vi vil endnu engang opfordre flere af de unge friske kræfter til at møde op, ikke mindst for at undgå stigende udgifter til gartneren og deraf følgende kontingentforhøjelser. I det kommende budget er der afsat et større beløb på kr til fællesarealet. Grønt Udvalg vil i beretningen komme ind på, hvad dette beløb er tiltænkt til. Ad 5. Velkomstbrev til nye beboere Der er nu udfærdiget et velkomstbrev til nye beboere, som vil blive afleveret personligt af et bestyrelsesmedlem snarest efter indflytningen. Brevet fortæller i store træk om vores bebyggelse, vores hjemmeside samt andre relevante oplysninger. Ad 6. Almindelige driftsspørgsmål Bestyrelsen modtog i sommer en henvendelse fra firmaet Kamstrup, som på vegne af Forsyning Helsingør har udskiftet vores vandmålere. Kamstrup ønskede at anvende vores antenne til opsætning af måleudstyr. Men grundejerforeningen indgik i 2002 en kontrakt med TDC om at TDC har hele anvendelsesretten til antennen (mod betaling), og derfor formidlede bestyrelsen kontakt mellem Kamstrup og TDC. Bestyrelsen havde ingen indvendinger mod en evt. anvendelse, men det havde TDC. Det hele er endt med at Kamstrup har opsat en lille antenne på vores el-transformer, der står ved torv 4, og den er ikke til gene for nogen grundejere. Kamstrup kompenserer os med i alt kr. 600, hvilket svarer til det dobbelte af et årligt el- forbrug på kr. 20 i 15 år. Side 2 af 8

3 Bestyrelsen har modtaget en henvendelse fra en grundejer, som har ønsket at få et skilt op på vejen med en tekst om legende børn, fordi der køres alt for stærkt på vores vej, dels af alle de varebiler der kommer i løbet af dagen, men også af Vingens egne beboere. Skiltet er nu sat op, og vi håber det bliver respekteret. Der vil blive opsat en ekstra lampe i et mørkt område ved lågen til legepladsen. Lampen har vi allerede købt. Nordsjællands Politi har kontaktet bestyrelsen og inviteret til møde om forebyggelse af indbrud i vores område. Vi udsendte information om mødet via vores hjemmeside, og kommunen sendte desuden en SMS om mødet til alle husejere. Mødet blev afholdt den 15. november, og der dukkede rigtig mange op, bare ikke fra Vingen. Her var kun to huse repræsenteret. Emnet var bl.a. nabohjælp, hvilket er et emne som bestyrelsen kan arbejde videre med i det kommende år. I årets løb har der været i alt 4 huse til salg: nr. 5, nr. 55, nr. 63 og nr. 79. Heraf er de tre af dem solgt, og det gik meget hurtigt for de to sidstnævnte. Nr. 5 er stadig til salg, og man må da håbe og ønske for ejeren, at der sker et snarligt salg. Nr. 55 var ejet af Leif Ohlsen, som derfor udtrådte af bestyrelsen, og Thomas Frandsen indtrådte i stedet for. Ad 7. G/F Vingens 40 års jubilæum I 2017 kan vores bebyggelse Vingen fejre 40 års jubilæum og bestyrelsen stiller, som det fremgår af dagsordenen pkt. 5b, forslag om et jubilæumsarrangement. Vores bebyggelse fortjener at blive fejret. Det har været og er stadig et dejligt sted at bo midt i en dejlig natur mellem skov og strand. Det er vores håb, at der i dag kan stables et festudvalg på benene, men det er op til jer. Fra bestyrelsens side skal der igen lyde en stor tak til vores web-master Thorkil (nr. 3) for den flotte hjemmeside han vedligeholder. Også en stor tak for at du vil fortsætte. Også tak til Henning (nr. 45) for vedligeholdelse af vores belysning med udskiftning og økonomisk indkøb af pærer. Tak til Annette (nr. 19) og Gitte (nr. 59) for Jeres store indsats i Grønt udvalg. Tak til Legepladsudvalget, som har været aktive i år, og tak til Fastelavnsudvalget. Tak til medlemmer af bestyrelsen for Jeres indsats. Efter beretningen var der spørgsmål om renovering af Vingen, vedligeholdelse af den første del af vejen, snerydning, kloakken og lamperne i carporten. Bestyrelsens beretning blev enstemmigt vedtaget. 3. Det reviderede regnskab forelægges til godkendelse Casper (nr. 59) fremlagde som kasserer det reviderede regnskab for Grundejerforeningen har et overskud på kr i 2016 mod budgetteret kr Besparelserne er sket på stort set alle poster. Det er endvidere lykkedes at få et større økonomisk bidrag til hækken fra vores naboer på Odinshøjvej end budgetteret. Regnskabet for 2016 blev enstemmigt godkendt. Side 3 af 8

4 4. Udvalgsrapporter a. Grønt udvalg Udvalget består af Gitte (nr. 59), Mie (nr. 15), Vivi (nr. 45) og Annette (nr. 19). Annette (nr. 19) rapporterede fra Grønt udvalg: Året startede med at vores gartner Steen Larsen plantede ca. 200 hvidtjørn pinde i den fælles Vingehæk ind mod Odinshøjvej. Vi valgte pinde med 125 cm højde efter gartnerens anbefaling. Vi var godt klar over, at der ville gå at par år før hækken ville begynde at blive tættere. Forsommeren var desværre meget tør og derfor sendte vi i juni et brev til genboerne og opfordrede dem til at vande de nye planter grundigt og fortsætte med det hen over sommeren, hvis det var nødvendigt. Samtidig bad vi om at de fjernede skovranker og andet ukrudt på deres side, så planterne bedre kan vokse. Vi var selv ude med vandkander nogle steder og fik også gartneren til at tjekke planterne, som han mente var i orden, om end tørre, og det må være i genboernes egen interesse at de vander deres respektive del af hækken. Derudover har der været forskellige mindre opgaver, så som opsætning af et lille trådhegn langs den nyplantede hæk ved tennisbanen for at forhindre gennemgang. Vores del af den grønne kile, over mod Den Hvide By, kræver oprensning og vedligeholdelse. Som I ved er der meget ukrudt at fjerne i form af brændenælder, snerler, slåen, og brombær, som vokser voldsomt på kort tid. Også småbuske skal beskæres og der blev gjort en stor indsats på begge arbejdsdage i maj og september. I begyndelsen af oktober fik vi plantet 10 forskellige buske på nordvest-siden af Vingen i det håb, at det kan forhindre at der dannes en sti på skrå ind på vores område fra fællesstien. Vi benyttede os af Engholmgartnerens guldbryllupstilbud på 30% rabat og tilfældigvis passede tidspunktet lige med vores behov for plantekøb. Også tak til Anna (nr. 23), som bidrog med 2 rododendron-buske hun gerne ville af med. Alle planter er fine store planter, og vi håber meget, at de klarer sig. Jeg vil også sige lidt om Vi har erkendt, at vi i år må få vores gartner til at gennemgå det grønne kileområde. Det er et stort arbejde at vedligeholde det, og vi kan ikke klare opgaven på de 2 arbejdsdage. Vi har derfor bedt gartneren om tilbud på renovering af området, således at ukrudtet holdes nede, og der bliver plads til, at buskene kan vokse. Æbletræerne i svinget ved torv 1 er for nyligt blevet beskåret, og i løbet af foråret vil de øvrige frugttræer blive beskåret (kirsebær, pærer, pigeonæbler). Gartneren sørger også for at tjekke den fælles hæk langs Vingevejen, da der kan være enkelte tjørn, der skal udskiftes. Side 4 af 8

5 b. Legepladsudvalget Udvalget består af Peter (nr. 35), Claus (nr. 41), Jesper (nr. 77) og Dorte (nr. 77). Peter (nr. 35) rapporterede fra Legepladsudvalget: Vi har en dejlig legeplads med et bjælkehus. Der er i år udført reparation af bjælkehusets sternbrædder. Vi er ikke helt færdige med inddækningen, det planlægges udført i foråret. Der er også udført reparation af legestativets trappe med udskiftning og opretning af trinene. Desuden er alt træværk på legestativet og på gyngerne vedligeholdt med olie. c. Fastelavnsudvalget Udvalget består af Stine (nr. 35), Tina (nr. 71) og Susanne (nr. 73). Susanne (nr. 73) rapporterede fra Fastelavnsudvalget: Fastelavnsfest er afholdt den 7. februar i relativt lunt vejr. Desværre var deltagelsen ikke så imponerende - vi savnede børn og unge, og der er også plads til flere voksne. Kattedronninger og -konger anno 2016 er i børnekategorien Selma (nr. 71) og Jonathan (nr. 57), i ungdomskategorien Nicolaj (nr. 67) og Gustav (nr. 71) og endelig i voksenkategorien Gitte (nr. 67) og Leif (nr. 55). Det er muligt at ændre på dronninge- og kongerækken til dette års fastelavnsfest, som afholdes søndag 26. februar kl. 11. Vi glæder os til at se jer alle, og håber på større fremmøde end i Invitation følger snarest. 5. Forslag fra bestyrelsen Bestyrelsen har stillet følgende tre forslag i indkaldelsen: a. Drøftelse og godkendelse af Manual for fremtidige tiltag samt renovering og vedligeholdelse b. Fejring af bebyggelsens 40 års jubilæum c. Vedtægtsændringer Ad a. Manual for fremtidige tiltag samt renovering og vedligeholdelse Thomas (nr. 53) indledte drøftelsen af manualen, som er udarbejdet af Møllens Arkitekter, med at opfordre til at vi alle holdt os for øje, at baggrunden for udarbejdelsen er almindelig utilfredshed med vedligeholdelsen af vores bebyggelse. Så målet med bestyrelsens arbejde har udover praktiske anvisninger for vedligeholdelse og renoveringer været en afvejning af fællesinteresser i forhold til hver enkelt grundejers egne interesser. Thomas anbefalede, at vi tog stilling til 4 punkter i manualen: 1. Gavle: Forslag om konkrete farver. 2. Døre og vinduer: Forslag om farver. De oprindelige er som forslag suppleret med koksgrå og sort. 3. Tilbygninger: Forslag om farver udover hvid, nemlig koksgrå og sort. 4. Halvtage over døre: Der er forslag om to modeller. Nu var der drøftelse og spørgsmål. På spørgsmål om manualens gyldighed og evt. tinglysning, blev det præciseret, at bestyrelsens intention med manualen er, at vi nu har en vejledning, hvor der er et sammenfald mellem fælles og egen interesser ikke et dokument, der tinglyses, for at bruge det som juridisk gældende dokument til at forfølge grundejerne med. Side 5 af 8

6 Der var flere, der syntes, at manualen skulle beskrive maling som mulig vedligeholdelse af træværk på carporte, skurer og hegn. Og for at bevare et ensartet indtryk på torvene, at det endvidere er en fælles opgave, som grundejerforeningen skal varetage. Det blev påpeget, at hvis grundejerforeningen varetager maling af carporte, skure og hegn, krænkes den private ejendomsret. Hvis nogen ønsker den foreliggende tekst i manualen ændret, opfordres de til at udarbejde og fremlægge et konkret forslag, som der kan stemmes om. Der var forslag om, at betonkanterne på torvene fjernes. Forslagsstilleren blev opfordret til at udarbejde og fremlægge et konkret forslag, som der kan stemmes om. Det blev foreslået, at lade manualens forslag/oplæg til placering af tilbygninger (bilag 1 3) udgå for at undgå, at man blev låst af den viste placering ved planer om tilbygning. Der var ikke opbakning til at lade bilagene udgå, da det står, at det er et oplæg til, hvor tilbygningerne kan tænkes udført. Merete (nr. 17) udleverede ændringsforslag til manualen, som delvist indgik i afstemningen. Der blev herefter afholdt afstemning om nedenstående punkter med de anførte resultater, som bestyrelsen indarbejder i manualen, inden den offentliggøres på hjemmesiden: 1. Gavle: De farver, der er nævnt i manualen, er godkendt. Der suppleres med Umbra Grøn transparent , som også blev godkendt. 2. Døre og vinduer: De farver, der er nævnt i manualen, altså inkl. koksgrå og sort, er godkendt. 3. Tilbygninger: Farverne hvid, koksgrå og sort er godkendt. 4. Halvtage over døre: Begge de viste modeller blev godkendt. Der suppleres med tekst om, at halvtaget kan udføres i glas, eller med tagpap eller røde teglsten, hvilket også blev godkendt. Desuden blev følgende aftalt: Farvekoder for gavle, døre og vinduer er anført som Gori nr., hvilket ønskes suppleret med RAL nr. Peter (nr. 35) påtog sig at finde de aktuelle numre. Manualen ønskes suppleret med en anvisning på en effektiv rengøring af betonfacaderne. Det blev aftalt, at bestyrelsen forsøger at udarbejde en grundig vejledning i rengøring, bl.a. på baggrund af den rengøring, som Annemarie (nr. 7) er i gang med og evt. den kommende renovering af Den hvide By. Når anvisningen foreligger, indarbejdes den i manualen som en revision. Manual for fremtidige tiltag samt renovering og vedligeholdelse er hermed behandlet og godkendt. Ad b. Fejring af bebyggelsens 40 års jubilæum Casper (nr. 59) fremlagde bestyrelsens forslag: I budgettet for 2017 afsættes kr til afholdelse af et jubilæumsarrangement. Er der ikke flertal for afholdelse af arrangementet, bortfalder forslaget, og posten på kr på budgettet for 2017 slettes. Er der flertal for afholdelse af et jubilæumsarrangement, skal der nedsættes et festudvalg på mindst 4 personer på generalforsamlingen. Kan der ikke etableres et festudvalg på generalforsamlingen bortfalder forslaget, og posten på kr på budgettet for 2017 slettes. Side 6 af 8

7 Der blev afholdt afstemning om Afholdelse af arrangementet med positivt resultat. Herefter blev der etableret et festudvalg med deltagelse fra følgende: Eva (nr. 9), Mie (nr. 15), Peter (nr. 35), Jeanett (nr. 39), Vivi (nr. 45), Niels (nr. 49) og Jette (nr. 61). Jeanett er formand for festudvalget. Ad c. Vedtægtsændringer Bestyrelsen har udarbejdet forslag til vedtægtsændringer, der opdaterer de gældende vedtægter på punkter, der er forældede. Forslag til vedtægtsændringer er vedlagt indkaldelsen. Jan (nr. 63) fastslog efter optælling af repræsentationen, at forslaget ikke kan vedtages grundet manglende opfyldelse af vedtægternes paragraf nr. 14. Paragraffen stiller krav om repræsentation af mindst 60 stemmer på generalforsamlingen for at kunne vedtage vedtægtsændring. Bestyrelsen indkalder inden en måned til en ekstraordinær generalforsamling; på hvilken forslaget kan vedtages med ¾ af de afgivne stemmer, uden hensyn til antallet af mødte eller repræsenterede (fuldmagter) medlemmer. 6. Forslag fra medlemmerne Der var ikke indkommet forslag fra medlemmerne. 7. Budget for det kommende år Casper (nr. 59) gennemgik forslag til budget for Kontingentet på kr pr. kvartal pr. hus foreslås fastholdt. Det budgetterede driftsresultat er kr Af særlige budgetudgifter er kr til Grønt udvalg for oprensning i kilen samt de godkendte kr til afholdelse af 40 års jubilæet. På spørgsmål blev der redegjort for, at vores egenkapital på kr er opsparing, der er afsat til større vedligeholdelsesarbejdet, herunder renoveringen af Vingen. Budgettet for 2017 blev godkendt. 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter til bestyrelsen Bestyrelsen indstillede genvalg af Mie (nr. 15), Thomas (nr. 53) og Susanne (nr. 73). Alle tre blev genvalgt. Bestyrelsen består herefter af Mie (nr. 11), Vivi (nr. 45), Thomas (nr. 53), Casper (nr. 59) og Susanne (nr. 73). Peter (nr. 35) og Claus (nr. 41) blev valgt som suppleanter til bestyrelsen. 9. Valg af 2 revisorer og 1 revisorsuppleant Bestyrelsen indstillede Jan (nr. 67) og Henning (nr. 45) som revisorer. Begge blev valgt. Johny (nr. 61) blev valgt som revisorsuppleant. Side 7 af 8

8 10. Eventuelt Det blev foreslået at udskifte placering af pladerne med torvenes numre og husnumrene. Grønt udvalg har det allerede som et arbejdspunkt for Forhold med kraftigere belysning på torvene, som der tidligere har været med i bestyrelsens opgaver, blev efterlyst. Der kom en opfordring til at rydde op i carportene, så bebyggelsen fremstår indbydende og ikke som et rodet sted. Generalforsamlingen sluttede efter en aften med god ro og orden. Side 8 af 8