Analyse af sygefravær blandt ansatte i Ringsted Kommune - samt forslag til handling

Transkript

1 Analyse af sygefravær blandt ansatte i Ringsted Kommune - samt forslag til handling Januar 2009 Side 1 af 49

2 Indhold 1. Konklusion og Anbefalinger Baggrund og analyseoplæg... 3 Konklusion Samlet estimeret besparingspotentiale.. 4 Anbefalinger 6 Forslag til Next Step Metode & Afgrænsninger Analysemetode Kvalitative afgrænsninger 18 Kvantitative forudsætninger Sygefravær Sygefraværssituation og omkostninger.. 21 Sygefraværssituationen i direktørområderne 22 Sygefraværsomkostningerne i direktørområderne Hvordan fordeler sygefraværet sig generelt? Håndtering af fravær Hvad er Ringsted sygefraværspolitik?. 26 Hvordan er den reelle praksis?. 27 FHCs indtryk fra interviewene. 28 Ingen identisk praksis? Det hidtidige arbejde.. 30 Håndtering af sygefravær Løn og Personale samt Jobcenteret.. 31 Årsager til sygefraværet.. 32 Fokus og forslag til sygefraværsreduktion Bilag Bilag A: Børne- og Kulturforvaltning Bilag B: Teknisk Forvaltning Bilag C: Sundhedsforvaltning Tillæg Specifikation af de to besparingspotentialer.. 45 Side 2 af 49

3 1: Baggrund og analyseoplæg Baggrund I erkendelse af, at sygefraværet blandt Ringsted Kommunes medarbejdere er højt, hvilket senest er bekræftet i Det fælles Løndatakontors opgørelse over sygefraværet i danske kommuner 2007, har direktionen i Ringsted Kommune besluttet at søge overblik over sygefraværet i den samlede organisation med henblik på at kunne tage stilling til hvilke handlinger, der eventuelt skal til for at nedbringe sygefraværet og sikre den besluttede service til borgerne. Analyseoplæg Falck Healthcare (herefter FHC ) har god erfaring med at nedbringe store offentlige og private arbejdspladsers sygefravær. FHC er derfor blevet bedt om at gennemføre en tværgående analyse af Ringsted Kommunes sygefraværssituation, herunder en klarlægning af fraværets omfang og fordeling på bl.a. kort- og langtidssygdom samt direktørområdernes og arbejdspladsernes håndtering af sygefravær. Analysen rundes af med FHCs anbefalinger af en række konkrete initiativer, som vurderes, at kunne nedbringe sygefraværet i Ringsted Kommune. Anbefalingerne kvantificeres i et anslået samlet økonomiskpotentiale, såfremt anbefalingerne effektueres. Side 3 af 49

4 1: Konklusioner & Samlet estimeret besparingspotentiale Sygefraværssituationen Sygefraværet blandt Ringsted Kommunes ansatte var i perioden fra oktober 2007 til september 2008 på 7,6 % og kostede samlet kommunen 71,6 mio. kr., heraf 54,7 mio. kr. i løn til de sygemeldte (efter sygedagpengerefusion) og 13,0 mio. kr. til meromkostninger til erstatningsarbejdskraft (overarbejde, vikarer etc.) samt 3,9 mio. kr. i sygedagpenge (myndighedsdelen, fratrukket statsrefusionen). Forudsætninger for beregning af besparelser ved igangsættelse af et Aktiv Arbejdsmedicin-projekt I beregningerne nedenfor er det forudsat, at Ringsted Kommune indstiller ca. 150 medarbejdere til projektet (maj 2009) - f.eks. langtidssyge medarbejdere (>5 uger), og hyppigt sygemeldte medarbejdere(> 8 sygemeldinger/12 måneder) de præcise udvælgelseskriterier aftales ved projektstart. De estimerede projektomkostninger er på 7,4 mio. kr. for projektperioden, hvis afslutning er markeret nedenfor ultimo oktober For begge betragtninger gælder, at Ringsted Kommune efter projektperioden fortsat kan imødese samme årlige besparelser på sygefraværsudgifterne, se side 45 for en specifikation af de to besparingspotentialer. Mio. kroner maj-09 jun-09 jul-09 Akk. projektomkostninger Akk. omk. til sygefravær (løn til sygemeldte, mer.omk. til erstatningsarbejdskraft) Akk. kommunekasse effekt Break even aug-09 sep-09 okt-09 nov-09 dec-09 jan-10 feb-10 mar-10 Break even apr-10 maj-10 jun-10 jul-10 aug-10 sep-10 okt-10 nov-10 Nettogevinst (mørkeblå linje): 14,1 m. kr. Projektperiodens forventede afslutning dec-10 Nettogevinst (lysegrøn linje): 3,6 m. kr. Besparingspotentialet ved et FHC Aktiv Arbejdsmedicinprojekt er 15,0 hhv. 11,0 mio. kr., se nedenfor Besparingspotentiale ved medregning af alle sygefraværsomkostninger Den totale besparelser på løn til sygemeldte, meromkostninger til erstatningsarbejdskraft og sygedagpenge (mørkeblå linje) er 21,5 mio. kr. Kommunens potentielle nettogevinst er herved 14,1 mio. kr. og projektet vil nå et break even i medio august Besparingspotentiale ved medregning af omkostninger med øjeblikkeligt besparingspotentiale (kommunekasseeffekt) Fokuseres alene på omkostningerne til erstatningsarbejdskraft og sygedagpenge (lysegrøn linje), er den samlede besparelse på 11,0 mio. kr., Kommunens samlede nettogevinst på 3,6 mio. kr. i projektperioden, og projektet vil nå et break even i januar Side 4 af 49

5 1: Konklusioner & Samlet estimeret besparingspotentiale Det er FHCs vurdering, at sygefraværet i Ringsted Kommune, såfremt FHCs samlet anbefalinger bliver fulgt, kan nedbringes med ca. 30 % - altså fra 7,6% til 5,3% ved projektperiodens afslutning. Det svarer til et samlet besparingspotentiale på ca. 21,5 mio. kr. hhv. 11,0 mio. kr., hvis der alene fokuseres på besparelser på erstatningsarbejdskraft og sygedagpenge. Tabellen nedenfor viser de to besparingspotentialer: Mio. kroner Omkostninger til korte sygeforløb (1-21 dage) Omkostninger til lange sygeforløb (22+ dage) Omkostninger i alt Gevinstpotentiale år 1 Løn til sygemeldte (efter sygedagpengerefusion) ,4 Mer.omk erstatningsarbejdskraft ,9 Sygedagpenge (efter statsrefusion) ,2 Totalt ,5 Erstatningsarbejdskraft ,2 Sygedagpenge (efter statsrefusion) ,2 Totalt ,0 Sygefraværet i Ringsted Kommune har en størrelse og et omfang, der muliggør en væsentlig reduktion ved en flerstrenget indsats. Side 5 af 49

6 1: Konklusioner & Anbefalinger Anbefalinger Såfremt sygefraværet ikke alene skal falde på kort sigt, men også finde et lavere og stabilt niveau på lang sigt, er det FHCs vurdering at der i Ringsted Kommune er behov for en både bredspektret og langvarig indsats, at en sådan indsats kræver målrettet forankring hos kommunens direktion og løbende opfølgning ved hjælp af massiv kommunikation, og derfor bør FHCs anbefalinger ses som en samlet anbefaling Vælger Ringsted Kommune kun at igangsætte enkelte af initiativerne, kan en langvarig og stabil effekt derfor ikke forventes. FHC anbefaler dels en reduktion af de nuværende sygemeldinger gennem et samarbejde med FHC, der gennemfører et Projekt Aktiv Arbejdsmedicin, dels en central forankring af den allerede opbyggede sygefraværsekspertise i organisationen dels en revitalisering af kommunens fælles værdier og dermed en fælles håndtering af sygefravær, herunder initiativer til oplevet bedre ledelse, dels en øget kommunikation af relevante sygefraværsdata til alle ledere på direktør-, afdelings- samt institutionsniveau, dels en generel forebyggende sundhedsfremme og evt. adgang til sundhedsfaglig behandling, og dels en genopretning af samarbejdet mellem jobcenteret i Ringsted Kommune og de kommunale virksomheder. Side 6 af 49

7 1: Anbefalinger Projekt Aktiv Arbejdsmedicin REV FHC anbefaler at Ringsted Kommune igangsætter et Projekt Aktiv Arbejdsmedicin, hvor nuværende sygemeldte (med fradrag af ikke-relevante personer) og medarbejdere med et overnormalt hyppigt sygefravær får tilbudt at deltage. Et Projekt Aktiv Arbejdsmedicin indebærer, at Ringsted Kommune etabler en projektorganisation sammen med FHC,.. og at der for hver sygemeldt medarbejder gennemføres en ressourcevurdering (REV), herunder en vurdering af medarbejdernes mulighed for at returnere til sit (eller andet) arbejde. Aktiv Arbejdsmedicin Proces Henvisning fra arbejdsgiver Telefonisk kontakt med Udredningskoordinator Mødebrev Spørgeskema Samtale med Sygeplejerske Udredningskoordinator Tilfredshedsundersøgelse Afslutter med arbejdsgiver Samtale med Fysioterapeut Teammøde Rehabilitering Handleplanen udføres Handleplan Samtale med Psykolog Rundbordssamtale Handleplan sendes Afstemningsmøde med Læge Handleplan godkendes Samtale med Læge Aktiv Arbejdsmedicin hos FHC: Et Aktiv Arbejdsmedicin-projekt er en komplet proces til reduktion af Ringsted Kommunes sygefravær og håndterer både enkeltindivider (via ressourcevurderingen) og Ringsted Kommunes organisation. Målgruppen er medarbejdere, der er længerevarende sygemeldt, eller som har hyppige kortere fravær. REV udarbejdes af FHCs tværfaglige medicinske team, der vurderer individets mulighed for at returnere til arbejdet. En rehabiliteringskoordinator støtter og hjælper den enkelte med at gennemføre den efterfølgende handlingsplan. FHC monitorer sygefraværet før, under og efter forløbet for at sikre, at der arbejdes målrettet med dokumenteret effekt. Den viden som projektet oparbejder om kommunens sygefraværsmønstre og evt. årsager opsamles via styregruppen, hvorigennem kommunens direktion bliver præsenteret for forhold i organisationen eller i organisationens handlinger, der med fordel kan ændres med henblik på nedbringelse af sygefravær. Side 7 af 49

8 1: Anbefalinger Organisationsforankring af sygefraværsekspertisen Hvad gør Ringsted? FHC anbefaler derfor Ringsted Kommune Sygefraværsekspertise Ringsted Kommune har siden 2003 oparbejdet en væsentlig grad af sygefraværsekspertise, hvilket har udmøntet sig i flere rapporter, både bredspektret og direkte initiativer rettet med kommunens som organisationen. Det er vores opfattelse, at denne sygefraværsekspertise alene har været bundet op på en række centrale nøglepersoner, som har været forankret under skiftende kommunaldirektører og ikke under deres formelle organisatoriske indplacering. at der etableres en selvstændig organisatorisk enhed, hvor denne sygefraværsekspertise er forankret. Det er FHC vurdering, at det er for sårbart alene at have organisationens sygefraværsekspertise forankret i en række centrale personer. Alt andet lige kan det have den konsekvens at viden og initiativ kan forlade organisationen sammen med medarbejderne. Ligeledes kan der være en væsentlig risiko for, at den samlede viden, ekspertise og initiativet til at reagere på sygefraværet bliver spredt og siden hen forvitrer, hvis medarbejderne ikke har den samme organisatoriske placering. Ved etablering af en selvstændig central organisatorisk enhed sikres der endvidere mulighed for, at Ringsted Kommunes forvaltninger, herunder afdelings- og personaleledere får en naturlig støtte- men også opfølgende (kontrol) enhed i forhold til det decentrale sygefravær og arbejdsmiljøet i forvaltningerne. Denne enhed bør endvidere fortsætte det direkte opfølgende arbejde i forbindelse med sygemeldte medarbejdere. Det kan være i forhold til sygefraværet generelt på de decentrale institutioner, herunder i forhold til sygefraværshåndteringen og de svære sygesamtaler, men også i forhold til fastholdelsen af den sygemeldte medarbejder i organisationen. Endvidere kan en sådan enhed have mulighed for at gå på tværs af organisationen i vurderingen af, hvor det vil være mest hensigtsmæssigt at allokere centrale ressourcer til i forbindelse med nedbringelse af Ringsted Kommunes, herunder de decentrale forvaltningers og institutioners sygefravær. Denne enhed kan ligeledes have del-ansvaret for at udarbejde de kommunale personalepolitikker inkl. sundhedspolitikken, sygepolitikken, det personalepolitisk værdigrundlag etc. i samarbejde med MED-hovedudvalget, samt hovedansvaret for implementeringen og det fortsatte fokus decentralt i Ringsted Kommunes organisation. Side 8 af 49

9 1: Anbefalinger Revitalisering af sygefraværshåndtering Hvad gør Ringsted? FHC anbefaler derfor Ringsted Kommune Sundhedspolitik/ sygepolitik Der er efter FHC s opfattelse rig mulighed for at udbygge den nuværende centrale sygepolitik, som primært har fokus på sygesamtalerne. I Ringsted Kommune er der en central initieret sygepolitik. Endvidere opfordres det, at der lokalt udarbejdes sygepolitikker. Endvidere synes der, at være forskel mellem politik og praksis særligt i forhold til ledernes forpligtigelser i forbindelse med sygesamtalerne. at revitalisere den eksisterende sygepolitik. Det er FHC vurdering, at det er nødvendigt at udbygge den centrale sygepolitikken med en række retningslinier, hvor der bl.a. bør tages stilling til: hvorvidt den centrale sygepolitik skal behandles som regel- eller rammestyring hvem der har ansvaret for sygefraværet centralt, decentralt og lokalt ift. den praktiske opfølgning og koordinering til hvem og hvordan der lokalt skal sygemeldes hvornår den første kontakt mellem leder og medarbejder skal tages hvad forstås ved hyppigt kortvarigt sygefravær, og giver anledning til en sygesamtale hvorvidt sygesamtalen skal gælde for alle medarbejdere, eller om der kan differentieres hvornår der skal tages opfølgningssamtaler i forhold til det længerevarende sygefravær hvilke muligheder der er for fastholdelse på arbejdspladsen, delvissygemelding etc. FHC anbefaler, at den centrale sygepolitik dækker over en række centrale retningslinier, som skal efterleves decentralt. Samtidigt bør retningslinierne rumme mulighed for lokal udmøntning, hvor der tages højde for lokale hensyn. Ansvaret for sygefraværet bør forankres hos både personale-, afdelingslederen og forvaltningsdirektøren, således at personalelederen ikke har ansvaret alene. Herved har alle ledelsesniveauerne ligeledes ansvaret for at finde løsninger til at reducere fraværet på deres respektive niveau. Ringsted Kommune bør endvidere implementere, at medarbejderne på første sygedag (også) sygemelder sig til nærmeste personaleleder. Dette sikrer, at personalelederen bliver opmærksom på den sygemeldte, samt får mulighed for at have kontakt til medarbejderen allerede på førstedagen. Dette vil alt andet lige medføre en præventiv virkning, og sikrer grobund for den videre kontakt, som personalelederen bør tage efter senest fem dage. Kontakten kan være med til at styrke en åben og tillidsfuld dialog omkring sygemeldingens årsag og forventede varighed. Dette er et gode, som væsentligt kan lette personaleledelsen og arbejdsplanlægningen, herunder i forhold til evt. vikarplanlægning etc. Hensigten for lederens kontakt til medarbejderen skal dog i alle tilfælde været drevet af omsorg for medarbejderen, men kan også have et element af hensyn til arbejdsplanlægning. I forbindelse med et hyppigt gentagende sygefravær, skal den nærmeste leder tage fraværet op overfor medarbejderen i en samtale, med henblik på at få afdækket årsagen til fraværet og få gjort tiltag til at ændre på denne adfærd. Et gentagende fravær på 2-3 enkeltdage om måneden eller mere må anses for at være så stort, at det bør tages op. Fortsætter: Side 9 af 49

10 1: Anbefalinger Revitalisering af sygefraværshåndtering Hvad gør Ringsted? FHC anbefaler derfor Ringsted Kommune Sygefraværspolitik/ fremmødepolitik Forsat: Ringsted Kommune bør ligeledes have en konsekvent tilgang til sygesamtalerne. Herved sikres, at sygesamtalerne afmystificeres og at opfattelsen af kontrolsamtaler erstattes til fordel for en objektiv sygesamtale gældende for alle, hvor der kan skabes et fortroligt fokus i forhold til den enkeltes tilbagevenden til arbejdspladsen. Sygefraværet bliver desuden sat i handling, idet der både kan aftales handlingsplaner og laves aftaler inden næste opfølgningssamtale. Muligheder for fastholdelse på arbejdspladsen (ex. mulighed for delvissygemelding, omplacering, ændring af arbejdsvilkår etc.) bør være forankret i en central enhed, således at der sikres kontinuitet og støttes op om personalelederne. Sygepolitikken bør ligeledes kommunikeres massivt ud til ledere og medarbejdere på de decentrale afdelingsområder og institutioner i Ringsted Kommune. Øget fokus og synlighed i forhold til fravær og fraværsårsager på arbejdspladsen, kan hjælpe medarbejderne med at forstå og sætte pris på den ledelsesmæssige fokus samt på de udfordringer, sygefravær skaber for kollegaer og arbejdsplads. FHC anbefaler derfor en generel opprioritering af personalelederkompetencer - og fokus på den decentrale personaleledelse, herunder også en fokusering af de personaleledere, som ikke umiddelbart har de nødvendige menneskelige kompetencer til at (lære at) fungere som gode personaleledere. I denne forbindelse kan man eksempelvis etablere lokale ledelsesnetværk, hvori gode personaleledere indgår som rollemodeller. Personalelederne skal sikres ledelsesudvikling og kompetencer, så de kan tage de svære kontakt- og opfølgningssamtaler, og (også) herigennem sikre, at medarbejderne opnår et kollegialt fællesskab og den ansvarsfølelse, som er vigtigt for en god trivsel og tilgang til arbejdet. FHC kan hjælpe med at sammensætte et tilbud, der tager udgangspunkt i de ledelsesforhold, som er i kommunen. Glade og tilfredse medarbejdere har generelt mindre fravær og arbejder mere effektivt, mens de er på arbejde. Side 10 af 49

11 1: Anbefalinger Kommunikation af fraværsdata Hvad gør Ringsted? FHC anbefaler Ringsted Kommune Sygefraværsstatistik Ringsted Kommune udsender pt. 2 forskellige sygefraværsstatistikker til organisationen. Statistikken kommer dog ikke fra samme organisatoriske placering. a) Løn og Personale afdelingen udsender hver måned statistik ud til samtlige institutioner i kommunen. b) Til de institutioner, som deltager i Ringsted Kommunes sygefraværsprojekt, udsendes der yderligere statistik, hvor der i et søjle diagram bliver benchmarket til institutionens område, eksempelvis til skoleområdet under Skoler og Dagtilbud afdelingen. De kommunale ledere synes generelt at mangle et overblik over sygefraværets fordeling indenfor egen forvaltning og afdelingsområde. Konsekvensen kan derfor være, at lederne ikke har reel mulighed for at forholde sig til deres egen institutions eller afdelingsområdes sygefraværssituation. Relevante og operationelle sygefraværsstatistikker er en afgørende forudsætning for et decentralt og lokalt ejerskab til sygefraværsproblematikken. FHC anbefaler derfor, at Ringsted Kommune fortsætter med den eksisterende statistik a) og udvider statistik b), fra sygefraværsprojektet, til at omfatte samtlige kommunens forvaltninger, afdelinger og institutioner. Endvidere anbefales det, at Ringsted Kommune skaber synlighed og opmærksomhed omkring sygefraværsstatistikken på intranettet, hvor hvert niveau forvaltnings-, afdelings-, institutionsniveau kan holdes op i forhold til hinanden. Herved skabes der mulighed for diskussion i mellem og indenfor de forskellige ledelsesniveauer i den enkelte forvaltning. FHC anbefaler desuden, at der hver måned udsendes en liste til personalelederne om, hvilke medarbejdere der skal indkaldes til sygesamtale på baggrund af deres sygefraværsstatistik. I forbindelse hermed skal personalelederne give en tilbagemelding til en central enhed om, hvorvidt sygesamtalen er blevet gennemført og med hvilket resultat. Disse to forhold vil alt andet lige give personalelederne legitimitet, men også forpligte dem, til at få taget sygesamtalerne i forhold til medarbejderne. FHC anbefaler endvidere, at der udarbejdes metoder til beregning af omkostninger og inspiration til økonomiske incitamentsmodeller. Herudover bør en central enhed sikre, at alarmerende nøgletal bliver formidlet ud til såvel direktørerne som afdelingslederne, så der sikres opmærksomhed på udviklingen. Side 11 af 49

12 1: Anbefalinger Forebyggende sundhed og behandling Hvad gør Ringsted? FHC anbefaler Ringsted Kommune Forebyggende sundhedsfremme og adgang til behandling I Ringsted Kommune opererer forvaltningerne med egne decentrale, men ukoordinerede sundhedsfremmetiltag. Endvidere er der ikke en fælles holdning og praksis til arbejdsgiverbetalt hjælp. at Ringsted Kommune tager stilling til og etablerer politikker for arbejdsgiverbetalt helbredsudredning og behandling. Et område, hvor interviewene endnu engang bekræfter FHCs erfaring, er betydningen af arbejdspladsens omsorg for medarbejdernes generelle sundhedstilstand. I Ringsted Kommune er der mellem forvaltningerne klar forskel på sundhedsfremmetiltag mellem forvaltningerne. FHC er således gjort bekendt med, at der i enkelte eller flere forvaltninger/stabe er gratis svømning, massage, massagestole samt internt psykolog og fysioterapi hjælp altså tiltag der ikke er rettet mod kommunens medarbejdere som helhed. Flere ledere og medarbejdere fortæller desuden, at Ringsted Kommune ikke tilbyder eller oplever arbejdsgiverbetalt udredning og behandling. Ledernes hjælp er i højere grad bundet op i forhold til det psykiske, hvor særligt PPR og fagforeningernes psykologordninger benyttes. Hertil skal det nævnes, at flere fortalte, at de ikke ønskede at benytte PPRs psykologer, da de synes, at det kunne besværliggøre det forsatte kollegiale samarbejde. FHC anbefaler, at Ringsted Kommune centralt tager stilling til - og udarbejder retningslinier om, hvorvidt alle kommunens medarbejdere skal tilbydes sundhedsfremmetiltag. Herved erstattes en differentiering af medarbejderne til fordel for en fælles omsorg for medarbejdernes generelle sundhedstilstand. Ringsted Kommune bør derfor overveje at introducere generelle og kollektive medarbejdertilbud såsom hel eller delvist arbejdsgiverbetalt motion, sund kost i arbejdstiden, adgang til forebyggende behandling, såsom massage, fysioterapi, kiropraktik psykologhjælp etc. Fortsætter: Side 12 af 49

13 1: Anbefalinger Forebyggende sundhed og behandling Hvad gør Ringsted? FHC anbefaler Ringsted Kommune Forebyggende sundhedsfremme og adgang til behandling Forsat: FHC anbefaler desuden, at Ringsted Kommune tager stilling til og etablerer politikker for arbejdsgiverbetalt udredning og behandling, og at der følges op med en øget sparring fra kommunens direktion og afdelingsledere omkring alternativ udnyttelse af de decentrale arbejdspladsers økonomiske ramme. Ringsted kommune bør således overveje det økonomiske rationale i arbejdsgiverbetalt sygdomsudredning og/eller -behandling for herved at bringe medarbejderen hurtigere tilbage på arbejdspladsen, reducere presset på de raske medarbejdere og reducere sygefraværet og servicetabet generelt. Arbejdsgiverbetalt diagnostik kan ved sygdomme i bl.a. bevægeapparatet spare lange og dyre sygefraværsperioder, hvor medarbejderen blot afventer en diagnose. Herved matches også de delforlig, som blev indgået med KTO i forbindelse med OK08, hvor kommunerne forpligter sig til at drøfte generelle sundhedstiltag. Side 13 af 49

14 1: Anbefalinger Samarbejde med kommunens jobcenter Hvad gør Ringsted? Det er FHCs indtryk, efter at have talt med en række personaleledere samt Løn og Personale, at næsten ingen har haft et samarbejde med Jobcenter Ringsted i forbindelse med medarbejders længerevarende sygefravær. Dette er på trods af, at jobcenteret som både myndighed og kommunal arbejdsgiver har et lovpligtigt ansvar og et økonomisk incitament - i forhold til en reduktion af langtidssygemeldinger. FHC anbefaler Ringsted Kommune at der målrettet tages hånd overfor personalelederne om at udbrede kendskabet til Jobcenter Ringsted rolle og forpligtelser i forhold til sygemeldte medarbejdere, herunder at Ringsted Kommune (som arbejdsgiver) udnytte den ekspertise og de erfaringer, som Jobcenter Ringsted besidder i forhold til sygemeldte medarbejdere. Ligesom de øvrige arbejdsgivere i kommunen, må Ringsted Kommune forvente at blive inddraget i Jobcentrets lovpligtige opfølgning - specielt i sager, hvor årsagen til sygemeldingen også inkluderer forhold på arbejdspladsen. Afklarende og handlings orienterede rundbordssamtaler, der inkluderer både en sygemeldt medarbejder (bosiddende i Ringsted Kommune) og vedkommendes personaleleder samt jobcentret synes nemlig kun at forekomme i få tilfælde. Ringsted Kommune har således som både arbejdsgiver og myndighed en væsentlig (økonomisk) interesse i at sikre, at sygedagpengesager hurtigst muligt sagsbehandles. FHC anbefaler derfor, at der meget målrettet tages hånd om at udbrede kendskabet til Jobcenter Ringsted rolle (og forpligtelser) blandt de kommunale personaleledere, her tænkes specielt på rundbordsamtalerne. Jobcentret er lovgivningsmæssigt forpligtet til at indkalde til en første samtale indenfor 8 uger, men de kan allerede tage hånd om medarbejderen efter 3 uger, jf. reglerne om sygedagpengerefusion, eller tidligere, hvis de bliver orienteret Ringsted Kommune (som arbejdsgiver) bør således, så tidligt som muligt, udnytte muligheden for at bringe jobcenteret på banen som en aktiv medpart. Jobcentret bør således fremstå som en reel samarbejdspartner til Ringsted Kommune. Det kan evt. i praksis arrangeres således, at det eksempelvis er Løn og Personale, der hjælper den enkelte arbejdsplads/leder med den relevante kontakt til jobcenteret. Og at jobcenterets sagsbehandlere mere aktivt kontakter Løn og Personale samt de kommunale personaleledere, når de har sager med langtidssygemeldte kommunale ansatte, der er bosiddende i kommunen. FHC anbefaler således, at der afholdes flere rundbordssamtaler mellem jobcenteret, den sygemeldte og vedkommendes personaleleder. Dette må gerne være på baggrund af Jobcenterets initiativ. Side 14 af 49

15 1: Konklusioner & Anbefalinger Forslag til Next Step Såfremt Ringsted Kommune er enig i FHCs konklusion og anbefalinger - og er interesserede i at inkludere FHCs erfaring og metoder i sin fortsatte kamp mod sit høje sygefravær, så foreslår FHC, at vi i fællesskab nedsætter en projektorganisation og igangsætter Projekt Aktiv Arbejdsmedicin i Ringsted Kommune. Da FHCs samlede løsningsforslag er så bredspektrede, er det FHCs anbefaling og henstilling, at et eventuelt igangsat projekt bliver forankret i kommunens direktion. Såfremt Ringsted Kommune har brug for yderligere referencer eller dokumentation på FHCs erfaring, hjælper FHC også gerne hermed. Side 15 af 49

16 Indhold 1. Konklusion og Anbefalinger Baggrund og analyseoplæg... 3 Konklusion Samlet estimeret besparingspotentiale.. 4 Anbefalinger 6 Forslag til Next Step Metode & Afgrænsninger Analysemetode Kvalitative afgrænsninger 18 Kvantitative forudsætninger Sygefravær Sygefraværssituation og omkostninger.. 21 Sygefraværssituationen i direktørområderne 22 Sygefraværsomkostningerne i direktørområderne Hvordan fordeler sygefraværet sig generelt? Håndtering af fravær Hvad er Ringsted sygefraværspolitik?. 26 Hvordan er den reelle praksis?. 27 FHCs indtryk fra interviewene. 28 Ingen identisk praksis? Det hidtidige arbejde.. 30 Håndtering af sygefravær Løn og Personale samt Jobcenteret.. 31 Årsager til sygefraværet.. 32 Fokus og forslag til sygefraværsreduktion Bilag Bilag A: Børne- og Kulturforvaltning Bilag B: Teknisk Forvaltning Bilag C: Sundhedsforvaltning Tillæg Specifikation af de to besparingspotentialer.. 45 Side 16 af 49

17 2: Metode & Afgrænsninger Analysemetode Kvantitativ analyse: Sygefraværet omfang og omkostninger Kommunens registrerede sygefravær i perioden oktober 2007 september 2008 fordelt på: direktørområder, samt fraværsperioder; kort- hhv. langtidssygefravær Kommunens omkostninger til sygefravær fordelt på løn til sygemeldte, fratrukket sygedagpengerefusion erstatningsarbejdskraft; vikarudgifter, overarbejde eller overnormering kommunale sygedagpengeudgifter ovenstående er baseret på Ringsted Kommunes egne oplysninger om bl.a. antal ansatte, arbejdstider, sygefravær og løn. Konklusion på sygefraværet: Sygefraværets omfang og spredning i perioden oktober 2007 september 2008 Direktionens, institutionsledernes, personaleledernes og medarbejdernes angivelse af de faktiske sygemeldings- og rehabiliteringsprocedurer Kvalitativ analyse: Kommunens håndteringen af sygefravær Interviews af udvalgte repræsentanter for direktionen, stabsfunktion med ansvar for sygefraværshåndtering, herunder Løn og Personale institutionsledere og personaleledere medarbejderne og de faglige organisationer (tillidsrepræsentanter) Anbefalinger: Konkrete initiativer til nedbringelse af sygefravær Besparingspotentiale: Besparingspotentiale ved igangsættelse af ovennævnte initiativer Hver interviewperson beskriver hans/hendes opfattelse af: sygefraværssituationen på hans/hendes arbejdsplads, sygemeldingsprocesserne, rehabiliteringsprocesser og -muligheder og kultur, holdninger, lokal ledelse og andre bløde forhold, som har betydning for sygefraværet Side 17 af 49

18 2: Metode & Afgrænsninger Kvalitative afgrænsninger Interviewpersonerne er repræsentativt udvalgt af Løn og Personale i Ringsted Kommune. FHC har interviewet 1) repræsentative ledere og medarbejdere, der har givet input til kommunens centrale og decentrale håndtering af sygefravær samt 2) centrale medarbejdere, som administrerer og generelt beskæftiger sig med sygefravær, herunder Løn og Personale, Økonomisk afdeling og Jobcenter Ringsted. Deres udsagn har bidraget til FHCs forståelse af eventuelle regler og politikker på området samt til kvalitativt og kvantitativt analyseinput. Interviewene er gennemført i november og december 2008 Side 18 af 49

19 2: Metode & Afgrænsninger Kvantitative forudsætninger Generelt Analysens kvantitative datagrundlag - fraværsdata og lønoplysninger - er modtaget fra Løn og Personale og dækker perioden fra oktober september 2008 (benævnes analyseperioden ). Fraværsdata er opgjort på individniveau, og de individuelle fraværsperioder er opgjort på kalenderdage (fra- og til-datoer) og sat i forhold til et fuldt kalenderår på 365 dage. En væsentlig del af analysen bygger på opgørelse af individuelle sygefraværsperioder på 1-21, og dages intervaller, og derfor vil der i analysen være individuelle sygefraværsperioder, der var igangværende ved periodens start, men pga. utilstrækkelige data anses disse som værende begyndt 1. oktober Herved overvurderes formentligt antallet af korttidssyge en smule - og til svarende undervurderes antallet af langtidssyge. Det modsatte gør sig formentligt gældende omkring periodens slutning. Vurderingen er dog, at dette både mht. sygefraværets omfang (årsværk) og omkostninger (DKK) ikke er væsentligt, og derfor ikke har relevans for analysens hovedkonklusioner. Lønoplysningerne for alle medarbejdere dækker over grundløn, løntillæg, pension, feriepenge mm. Sygedagpengeudgiften (efter statsrefusion) for de medarbejdere, der er bosat i kommunen, er udregnet på baggrund af gennemsnitslønningerne, gældende sygedagpengeregler og på baggrund af 60,4 % af de ansatte medarbejdere også har bopæl i kommunen. Sygedagpengeregler I juni 2008 blev sygedagpengereglerne skærpet, så arbejdsgiverne nu først er berettiget til sygedagpengerefusion fra medarbejderes 22. sygedag (tidligere fra den 16. dag). Ændringen øger arbejdsgiverens økonomiske incitament til at nedbringe fraværet. Selvom nærværende rapport analyserer fraværet i både 2007 og 2008, har FHC valgt at anvende de nye reviderede regler, så Ringsted Kommune får indtryk af, hvad sygefraværet vil koste under de nye gældende regler. Erstatningsarbejdskraft Ringsted Kommune skelner i sin økonomistyring ikke til omkostninger i forbindelse med sygdom/sygefravær. FHC har derfor måtte anslå omkostningerne til erstatningsarbejdskraft ved at spørge de interviewede personaleledere om deres brug af alternativ arbejdskraft ved sygdom/sygefravær og de estimerede meromkostninger hertil. De beregnede meromkostninger stammer til dels fra de interviewede, hvor de blev spurgt i forhold til overnormering, overarbejde og vikardækning, dels på baggrund af FHC erfaringer fra andre kommuner. Det har dog været svært for de involverede at svare på, og derfor er denne del af analysen er behæftet med en usikkerhedsmargin. Side 19 af 49

20 Indhold 1. Konklusion og Anbefalinger Baggrund og analyseoplæg... 3 Konklusion Samlet estimeret besparingspotentiale.. 4 Anbefalinger 6 Forslag til Next Step Metode & Afgrænsninger Analysemetode Kvalitative afgrænsninger 18 Kvantitative forudsætninger Sygefravær Sygefraværssituation og omkostninger.. 21 Sygefraværssituationen i direktørområderne 22 Sygefraværsomkostningerne i direktørområderne Hvordan fordeler sygefraværet sig generelt? Håndtering af fravær Hvad er Ringsted sygefraværspolitik?. 26 Hvordan er den reelle praksis?. 27 FHCs indtryk fra interviewene. 28 Ingen identisk praksis? Det hidtidige arbejde.. 30 Håndtering af sygefravær Løn og Personale samt Jobcenteret.. 31 Årsager til sygefraværet.. 32 Fokus og forslag til sygefraværsreduktion Bilag Bilag A: Børne- og Kulturforvaltning Bilag B: Teknisk Forvaltning Bilag C: Sundhedsforvaltning Tillæg Specifikation af de to besparingspotentialer.. 45 Side 20 af 49

21 3: Sygefravær Sygefraværssituation og -omkostninger Sygefravær fordelt på fraværsperiode Sygefraværsomkostningerne fordelt på fraværsperiode Antal årsværk dage 3-5 dage 6-21 dage dage dage Millioner kroner Sygedagpenge (efter statsrefusion) Meromkostninger til erstatningsarbejdskraft Løn under sygdom (efter sygedagpengerefusion) , dage dage dage Sygefraværssituationen I perioden fra oktober 2007 til september 2008 lå det totale sygefravær på 7,6% i Ringsted Kommune. Ringsted Kommunes ansatte årsværk havde i gennemsnit et sygefravær på ca. 28 dage pr. årsv. - samlet sygefraværsdage. I perioden fyldte sygefraværet i Ringsted Kommune hvad der svarer til ca. 193 årsværk. Det er de lange sygefraværsperioder på over 28 dage, der fylder mest i Ringsted Kommune samlet 54 %. Sygefraværsomkostningerne beløb sig i den undersøgte periode til i alt 71,6 mio. kr., hvoraf 54,7 mio. kr. til løn under sygdom (efter sygedagpengerefusion), 13,0 mio. kr. er anslået til meromkostninger til erstatningsarbejdskraft, 3,9 mio. kr. gik til sygedagpenge (efter statsrefusion) for de medarbejdere, som også boede i Ringsted Kommune i den undersøgte periode. Den gennemsnitlige omkostning til sygefravær pr. årsværk i perioden var kr., heraf kr. til den sygemeldtes løn (eft. refusion), kr. til meromkostninger til erstatningsarbejdskraft og kr. til sygedagpenge (eft. statsrefusion). fravær op til 21 dage koster relativt mest her opnås ikke sygedagpengerefusion. Sygefraværet over 28 dage koster samlet set mest, hvilket skyldes, at kommunen betaler størstedelen af sygedagpengene, idet 60,4 % af de ansatte medarbejdere har bopæl i kommunen. I Ringsted Kommune er der et godt incitament til at sætte ind ift. både det korte hyppige sygefravær og det langvarige sygefravær. Herved bør meromkostningerne til erstatningsarbejdskraft ligeledes blive reduceret. Side 21 af 49

22 3: Sygefravær Sygefraværssituationen i direktørområderne Sygefravær i årsværk Sygefraværsprocenten i hvert direktørområde Antal årsværk Børne- og Kulturforv årsv. 6 Teknisk Forvaltning 104 årsv. 79 Sundhedsforv. 770 årsv. 1,2 Stabene, alt inkl. 65 årsv. 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% 25 6,7% Børne- og Kulturforv årsv. Fraværsprocent Sygefraværsdage pr. årsværk 5,7% 21 Teknisk Forvaltning 104 årsv. 10,2% 37 Sundhedsforv. 770 årsv. 1,8% 7 Stabene, alt inkl. 65 årsv. 28 7,6% Ringsted Kommune årsv Sygefraværssituationen i direktørområderne i årsværk og procent Børne- og Kulturforvaltningen og Sundhedsforvaltningen kommunens to største direktørområder har som forventet det højeste antal sygemeldte årsværk med hhv. 108 og 79 sygemeldte årsværk. Sundhedsforvaltningen har dog Ringsted Kommunens klart højeste sygefraværsprocent på 10,2 %, og bidrager derved væsentligt til kommunens samlede sygefravær på 7,6%. Opgøres sygefraværet i fraværsdage pr. årsværk, fremkommer der store forskelle mellem direktørområderne de to yderligheder er hhv. Sundhedsforvaltningen og Stabene, inkl. Byråds- og Udviklingsdirektørens sekretariat samt Brand & Redning med hhv. 37 og 7 sygefraværsdage pr. årsværk (målt i kalenderdage). Teknisk Forvaltning og Stabenes, alt inkl., sygefravær er lavere end gennemsnittet for den kommunale sektor, som i 2007 var på 6,1%. Det er karakteristisk for alle fagdirektørområderne, at det lange sygefravær på over 28 dage fylder mest, se bilag A-C. Hos stabene, alt inkl., er der primært flest sygefraværsperioder på under 6 dage. Side 22 af 49

23 3: Sygefravær Sygefraværsomkostningerne i direktørområderne Sygefraværsomkostninger fordelt pr. direktørområde Sygefraværsomkostninger pr. årsværk pr. direktørområde) Millioner Kroner Børne- og Kulturforv årsv. Sygedagpenge (efter statsrefusion) Meromkostninger til erstatningsarbejdskraft Løn under sygdom (efter sygedagpengerefusion) 1,7 Teknisk Forvaltning 104 årsv Sundhedsforvaltningen 770 årsv. 0,5 - Stabene, alt inkl. 65 årsv. Kroner Sygedagpenge (efter statsrefusion) Meromkostninger til erstatningsarbejdskraft Løn under sygdom (efter sygedagpengerefusion) Børne- og Kulturforv årsv Teknisk Forvaltning 104 årsv Sundhedsforvaltningen 770 årsv Stabene, alt inkl. 65 årsv Ringsted Kommune årsv. Sygefraværsomkostninger: Stabene har færrest årsværk, den laveste samlede sygefraværsprocent, de laveste samlede sygefraværsomkostninger og de laveste omkostninger pr. årsværk. Børne- og Kulturforvaltningen har flest årsværk og de højeste samlede sygefraværsomkostninger på i alt 38,2 mio. kr. => men ikke den højeste sygefraværsprocent og heller ikke de højeste sygefraværsomkostninger pr. årsværk. De gennemsnitlige omkostning pr årsværk Det er primært de gennemsnitlige sygefraværsomkostninger pr. årsværk, der angiver hvor dyrt sygefraværet er for et direktørområde! 1. Sundhedsforvaltningen: samlet 30,6 mio. kr. - pr. årsværk kr. 2. Børne- og Kulturforvaltningen: samlet 38,8 mio. kr. pr. årsværk kr. 3. Det Tekniske område: samlet 1,7 mio. kr. - pr. årsværk kr. 4. Stabene: samlet 0,46 mio. kr. pr. årsværk kr. Det svarer til, at Ringsted Kommune hvert år bør hensætte kr. til sygefravær til hver fuldtidsmedarbejder. Side 23 af 49

24 3: Sygefravær Hvordan fordeler sygefraværet sig? Fordeling af sygefravær 80% 70% 60% 10% af medarbejderne står for 68% af sygefraværet 68% Sygefravær 50% 40% 30% 20% 10% 0% 0% 0% 0% 0% 2% 10%- fraktil 40% af medarbejderne har intet sygefravær 20%- fraktil 30%- fraktil 40%- fraktil 50%- fraktil 3% 5% 60%- fraktil 70%- fraktil 8% 80%- fraktil 15% 90%- fraktil 100%- fraktil Medarbejdere i 10% fraktiler Fordeling af sygefraværet i Ringsted Kommune Det er en mindre del af Ringsted Kommunes samlede antal medarbejdere (i alt medarbejdere), som står for størstedelen af sygefraværet. Helt konkret står 20% af medarbejderne for ca. 83% af sygefraværet. Det betyder, at disse 20% af medarbejderne i gennemsnit har et sygefravær på ca. 65 sygefraværsdage (målt i kalenderdage). De resterende 80% af medarbejderne i Ringsted Kommune har i gennemsnit ca. 4 sygefraværsdage. Side 24 af 49

25 Indhold 1. Konklusion og Anbefalinger Baggrund og analyseoplæg... 3 Konklusion Samlet estimeret besparingspotentiale.. 4 Anbefalinger 6 Forslag til Next Step Metode & Afgrænsninger Analysemetode Kvalitative afgrænsninger 18 Kvantitative forudsætninger Sygefravær Sygefraværssituation og omkostninger.. 21 Sygefraværssituationen i direktørområderne 22 Sygefraværsomkostningerne i direktørområderne Hvordan fordeler sygefraværet sig generelt? Håndtering af fravær Hvad er Ringsted sygefraværspolitik?. 26 Hvordan er den reelle praksis?. 27 FHCs indtryk fra interviewene. 28 Ingen identisk praksis? Det hidtidige arbejde.. 30 Håndtering af sygefravær Løn og Personale samt Jobcenteret.. 31 Årsager til sygefraværet.. 32 Fokus og forslag til sygefraværsreduktion Bilag Bilag A: Børne- og Kulturforvaltning Bilag B: Teknisk Forvaltning Bilag C: Sundhedsforvaltning Tillæg Specifikation af de to besparingspotentialer.. 45 Side 25 af 49

26 4: Håndtering af fravær Hvad er Ringsteds sygefraværspolitik? Det er FHCs opfattelse, at Ringsted Kommune bør etablere en central fraværspolitik, som underbygger og præciserer den nuværende sundheds-/sygepolitik, og her skal der blandt andet tages stilling til, hvem skal der sygemeldes til, hvordan skal der følges op, og hvilke muligheder er der for at hjælpe medarbejderne ud af sygefraværet, se endvidere anbefalingerne. Uddrag af Ringsted Kommunes sundheds-/sygepolitik Hvem melder man sig syg til? Hvordan følger ledelsen op? I Ringsted Kommunes sygepolitik er det ikke ikke præciseret, til hvem og hvordan medarbejderne skal sygemelde sig. I Ringsted Kommunes sygepolitik er det alene præciseret, hvornår der skal afholdes sygesamtaler: Lederen tager initiativ til at indkalde til en sygesamtale: efter højest 14 dages sammenhængende sygefravær efter lederens skøn når der er et mønster eller en hyppighed i sygefraværet, som efter lederens skøn giver anledning til en samtale Såvel leder som medarbejder kan tage initiativ til, at der afholdes en sygesamtale, når de i øvrigt oplever, at der er behov for det. I forbindelse med interviewene, blev der spurgt til praksis i forbindelse med sygefraværshåndteringen samt mulighederne for at yde arbejdsgiverbetalt hjælp til medarbejderne. Gennem interviews af 39 ansatte i Ringsted Kommune, synes det klart, at idet Ringsted Kommune ikke har en central fraværspolitik, er sygefraværshåndteringen samt muligheden for at yde arbejdsgiverbetalt hjælp til medarbejderne imellem og indenfor direktørområderne forskellig. Side 26 af 49

27 4: Håndtering af fravær - Hvordan er den reelle praksis? Hvem melder man sig syg til? Hvordan følger ledelsen op? Hvilke muligheder er der for at hjælpe? Kommunaldirektøren og direktørerne siger Medarbejderne skal sygemelde sig til deres nærmeste leder. Flere udtrykker ønske om en central udarbejdet fraværspolitik med fælles retningslinier. Generel forventning om, at der er kontakt til medarbejderen indenfor en uge gerne efter 2-3 dage. Forventning om, at sygesamtalen afholdes efter 14 dage. Den indledende samtale og kontakt differentier dog i forhold til den enkelte medarbejder og årsagen Personalelederen har ansvaret for opfølgningen Ingen praksis og kultur for større arbejdsgiverbetalte initiativer Der er ikke en fælles forståelse af, hvorvidt personalelederne har ret til at yde arbejdsgiverbetalt hjælp, og kan bruge det i forhold medarbejderne i overensstemmelse med politikker, mål og budget. Et ønske om fælles retningslinier i forhold til arbejdsgiverbetalt hjælp. Det er stadigt et direktionsspørgsmål. Forvaltningerne har egne sundhedsfremmetiltag. Personalelederne siger Ingen fælles praksis aftales lokalt. Der ringes om morgenen til én eller flere af nedenstående: Kollega eller gruppe Kontoret sekretærvagt Direkte til nærmeste leder/tilsynsførende pædagog/teamleder/ viceinspektøren Det virker til, at det kun er på enkelte arbejdspladser, at der alene ringes til en kollega. Generelt fortælles der om varighed dog ikke alle steder om årsag. Flertallet skal raskmelde sig. Ingen fælles praksis indenfor eller mellem direktørområderne. Den første kontakt mellem leder og medarbejder varierer meget. Fra kontakt i den første uge til opfølgning i anden uge. Sygesamtalen afholdes gerne efter senest 14 dage. Den første kontakt og sygesamtalen differentier dog meget i forhold til den enkelte medarbejder og årsagen. Generelt ikke praksis og kultur for arbejdsgiverbetalte initiativer, og heller ikke den store bevidsthed herom. Der er forskel på, hvorvidt lederne mener, at de har muligheden for at yde arbejdsgiverbetalt hjælp samt graden heraf. Sondring mellem somatisk og psykisk hjælp. Holdning mod at der alene kan ydes psykologhjælp gerne fra interne psykologer, PRR etc. Enkelte ledere sondrer mellem privat eller arbejdsrelateret hjælp. Medarbejderne siger Ingen fælles praksis aftales lokalt. På de arbejdspladser, hvor medarbejderen skal erstattes ringes der til nærmeste leder eller til en planlægger. Der hvor medarbejderen ikke skal erstattes ringes der primært til en kollega, som viderebringer sygemeldingen Generelt fortælles der om varighed ikke alle steder om årsag. Flertallet af medarbejderne raskmelder sig. Ingen fælles praksis indenfor eller mellem direktørområderne: Generelt ingen kontakt ved det korte sygefravær. Kontakt fra lederen til medarbejderen kan variere mellem 1-3 uger af sygdomsforløbet, hvis ikke medarbejderen har taget initiativet. Kontakt varierer i forhold til medarbejderne og årsagen. Stor forskel på, hvorvidt medarbejderne har oplevet sygesamtaler på deres arbejdsplads. Medarbejderne oplever dog, at samtalerne varierer ift. den enkelte medarbejder. Ikke praksis og kultur for arbejdsgiverbetalt hjælp. Medarbejderne oplever generelt ikke arbejdsgiverbetalt hjælp enkelte medarbejdere oplever, at der er mulighed for psykologhjælp. Medarbejderne ønsker dog ikke, at gøre brug af kommunens interne psykologer, som er tilknyttet borgerne, idet det gør det svært at bevare kollegasamarbejdet med dem. Sondring mellem det psykiske og det somatiske. Opmærksomhed på, at der er forskellige sundhedsfremme tiltag i mellem forvaltningerne. Side 27 af 49

28 4: Håndtering af fravær FHCs indtryk fra interviewene Til hvem melder man sig syg? Erfaringerne viser, at det ikke er ligegyldigt, til hvem man melder sig syg, eller til hvem man holder kontakt med under sygefraværet - Forhold der ikke er præciseret i fremmødepolitikken. I Ringsted Kommune er det fra centralt hold ikke afklaret til hvem medarbejderne skal sygemelde sig. Det bevirker til dels, at der i direktørområderne ikke er fælles praksis herom, dels at lederne ikke lederen ikke altid kender til sygemeldingen, og herved ikke kender årsag eller mulig varighed, og derfor ikke har mulighed for at reagere. Det betyder ligeledes, at lederne ikke har mulighed for at have den hurtige opfølgende kontakt, som direktionen forventer At medarbejderne skal kontakte nærmeste leder i forbindelse med sin sygemelding vil alt andet lige have en præventiv virkning, samt give mulighed for, at personalelederne får en hurtig opfølgende kontakt til den enkelte medarbejder. I flere af forvaltningerne fortæller medarbejderne gerne om varighed og til dels også om årsag i forbindelse med sygemeldingen - en pligt medarbejderne ikke har. At man i kommunen har en åben og tillidsfuld kultur kan lette arbejdsplanlægningen og personaleledelsen væsentligt. Herunder i forhold til evt. vikarplanlægning samt i forhold til den første kontakt. og hvem holder kontakt med den sygemeldte? I Ringsted Kommunes sundheds/sygepolitik har lederen pligt at tage initiativ til, at der indkaldes til en sygesamtale efter højest 14 dages sammenhængende sygefravær, eller når der der er et mønster eller en hyppighed i sygefraværet, som efter lederens skøn giver anledning til en samtale. Konsekvensen bliver, at personalelederne generelt først finder anledning til at have kontakt og/eller en sygesamtale om fraværet efter ca. 2 ugers sygefravær, hvis ikke medarbejderen har taget kontakt inden. Hertil er det FHC s holdning, at det alt andet lige ikke skader at følge hurtigt og konsekvent op i forhold til de sygemeldte medarbejdere. Dette skal dog gøres ud fra et omsorgsperspektiv. Dog pointer både ledere og medarbejdere, at opfølgningen og samtalerne differentier meget i for til de enkelte medarbejdere og årsagerne til sygefraværet. At der kan gå op til 2-3 uger samt at lederne differentier i deres kontakt til medarbejderne kan skyldes forskellen i den grad af nærhed, som lederne har til sine medarbejdere eller for enkelte tilfældes skyld en vis grad af mistro, hvilket ikke vurderes at bedre det generelle arbejdsmiljø og sygefravær. Endvidere bør Ringsted Kommune overveje konsekvensen af, at der differentieres mellem medarbejderne i forhold til sygesamtalen flere medarbejder og ledere har således ytret, at samtalerne på denne baggrund hurtigt bliver til kontrolsamtaler. Dette kan afmystificeres ved, at alle medarbejdere med 14 dages sammenhængende sygefravær bliver indkaldt til en sygesamtale ligeledes ud fra et omsorgsperspektiv. Hvilke muligheder er der for at hjælpe medarbejdere under sygdom? I Ringsted Kommune er der ikke en fælles holdning og praksis til arbejdsgiverbetalt hjælp flere af direktionsmedlemmerne fremhæver således, at dette stadigt er et direktionsspørgsmål, som skal afklares. Flere personaleledere udtrykte dog, særligt fra Børne- & Kultur- samt Sundhedsforvaltningen, at de har mulighed for at yde arbejdsgiverbetalt hjælp, men de fremhævede også, at de ikke det økonomiske råderum til det. Det skal derfor også fremhæves, at der blandt personalelederne næsten ikke har været praksis for arbejdsgiverbetalt hjælp De ledere, vi talte med, så generelt positivt på arbejdsgiverbetalt udredning og behandling af medarbejdere, dog var deres fokus meget bundet op i forhold til det psykiske. Flere ledere pointerede endvidere, at det er nødvendigt med en fælles pulje til arbejdsgiverbetalt udredning og behandling, som kan støtte op om den enkelte institutions økonomi, hvis det bliver nødvendigt. Blandt medarbejderne er der heller ikke den store oplevelse af, at de har mulighed for arbejdsgiverbetalt hjælp særligt ikke somatisk hjælp. For flere medarbejdere fremhæver således, at vi selv skal betale ved kasse 1, hvis vi skal have løsnet op skavankerne. Hertil skal det pointeres, at både ledere og især medarbejdere har bemærket, at der blandt forvaltningerne er stor forskel på sundhedsfremme tiltagene. Vi har således hørt om gratis svømning, massage, massagestole samt internt psykolog og fysioterapi hjælp. Flere medarbejdere fremhæver således, at det virker til at der er forskel på os og dem ex. administrationen har de gode tilbud driften har ikke. Det er FHCs holdning, at der i Ringsted Kommune skal tages en officiel og formel stillingstagen til diverse sundhedstiltag, idet signalværdien ellers kan blive misforstået internt i kommunen. Side 28 af 49

29 4: Håndtering af fravær Ingen identisk praksis I Ringsted Kommune er der ingen fælles praksis i forhold til sygefraværshåndtering og opfølgning og det betyder at direktørerne har holdninger til sygefraværshåndtering, men de er ikke altid fortrolige med den reelle praksis. at personalelederne differentier i opfølgningen af medarbejdernes sygefravær, og at de er usikre på mulighederne i forbindelse med at hjælpe medarbejderne, især hvis der er tale om at yde arbejdsgiverbetalt hjælp. at medarbejderne er usikre på ledernes hensigt og reelle omsorg både når de tager kontakt og hjælper - og når de ikke tager kontakt og hjælper. Side 29 af 49