Referat af møde mellem semester-koordinatorer for Idræt BA E18 og Studienævn/SMH

Transkript

1 Referat af møde mellem semester-koordinatorer for Idræt BA E18 og Studienævn/SMH Dato: 4. april 2018 Deltagere: Afbud: Ryan Godsk Larsen Shellie Boudreau Jesper Franch Mette Dencker studieleder Pia Elberg, studienævnsformand Malene Møller Knudsen, SMH (referent) Berit Lund Sørensen, Charlotte Høeg Dagsorden: 1. Semestergruppemøder/semesterevaluering 2. Gruppedannelse a. Gruppedannelsespolitik er rettet til i forhold til gruppestørrelser 3. Statusseminarer a. STI-SN politik for statusseminar 4. Samarbejde med studenterrepræsentanter 5. Meddelelser 6. Eventuelt PBE bød velkommen og fortalte om de nye rammer for møderne, hvor punktet vedr. semesterbeskrivelser er placeret på et separat møde i umiddelbar forlængelse af dette møde, for at de kursusansvarlige kan deltage i dialogen med studienævnet om indholdet heri. Ad 1. Semestergruppemøder/semesterevaluering PBE spurgte til erfaringerne med semestergruppemøder/styringsgruppemøder? På 1. sem. var der generelt et meget fint fremmøde på styringsgruppemøderne. På 3. sem. blev der i E17 kun afholdt ét møde pga. sygdom. Koordinators erfaring er, at der ikke møder så mange op, hvis et styringsgruppemøde planlægges sent i semestret, og derfor var det aflyste andet møde ikke blevet erstattet. PBE foreslog, at det første møde på både 1. sem. og 3. sem. rykkes frem, da nogle kurser slutter tidligt på semestret og fordi de studerende har brug for forventningsafstemningen tidligt i semestret. Det blev aftalt at semestergruppemøder planlægges i forbindelse med skemalægning og første møde lægges 3-4 uger inde i semestret og det andet møde planlægges typisk en måned senere, men efter statusseminar. MDJ foreslog, at SMH tager initiativ til at hjælpe semesterkoordinatorerne til at håndtere forskellige situationer på disse møder. MDJ tager på baggrund af ønske fra PBE initiativ til et kort kursus i kvalitetssikring for semesterkoordinatorer.

2 PBE nævnte, at hun savner opfølgning i referaterne fra møde 1 til møde 2, så det er tydeligt, at der bliver taget hånd om eventuelle problemstillinger. På 1. og 3. sem. skriver studerende referatet, og det er problematisk i forhold til ønsket om systematisk opfølgning. MDJ følger op med semestersekretærerne. JF har hidtil holdt uofficielle møder med de tofagsstuderende på Idræt 5. sem. Det blev besluttet at tofagsstuderende på Idræt 5. sem. skal inviteres med på mødet for 5. sem. enkeltfags Idræt. Ad 2. Gruppedannelse Studienævnet har revideret gruppedannelsespolitikken ift. gruppestørrelser på primært BA projektet. Det er semesterkoordinator, som har det afgørende ord, når gruppedannelsen ikke går op ift. de vejledende gruppestørrelser. På 1. sem. er der administrative grupper og ca 7 studerende i hver gruppe. Som udgangspunkt er gruppestørrelsen 6 studerende på 3. semester. På 3. sem. i E17 har antallet af grupperum været afgørende for gruppestørrelsen, men det forudses ikke at blive et problem det kommende semester, fordi årgangen er mindre. Ad 3. Statusseminarer Inden semestret starter vil der blive udarbejdet en revision af dokumentet vedr. fortrolighed i projekter som eneste ændring. Ændringen forventes dog ikke at være relevant for idræt bachelor. Koordinatorerne fortalte, at statusseminar virker godt på alle semestrene på Idræt bachelor. De studerende opfordres kraftigt til at deltage og informeres om, hvad de får ud af det. Ad 4. Samarbejde med studenterrepræsentanter Punktet er primært en påmindelse om, at der skal vælges en studenterrepræsentant på alle semestre, som kan fungere som de studerendes kontaktperson på semesteret ift. koordinator og studiesekretærer. På Idræt 1. og 3. sem. bliver der pt. ikke udpeget semesterrepræsentant. Koordinatorerne vil gerne prøve at indføre det og melde et navn på en studerende ind til studiesekretæren som tilføjer det i Moodle. Ad 5. Meddelelser Der var intet til dette punkt. Ad 6. Eventuelt Der blev stillet spørgsmål til den eventuelle lock-out fra 28. april, fordi rektor har skrevet ud til de studerende at konfliktramt undervisning vil blive erstattet efter konflikten er slut. Der er netop kommet besked fra prorektor om, at alle spørgsmål skal henvises til hjemmesiden information om lock-out. Det nye skema med action-punkter som semesterkoordinator skal udfylde blev vendt. MDJ fortalte, hvordan det kommer til at kunne give værdi at dokumentere loop et, hvor der følges op på actionpunkterne.

3 Referat af møde mellem semester-koordinatorer for Idræt og Idrætsteknologi KA E18 og Studienævn/SMH Dato: 10. april 2018 Deltagere: Afbud: Lars Domino Østergaard, 1. sem. KA Ernst Albin Hansen, 3. sem. KA Mark de Zee, 3. sem. KA idrætstekn. Mette Dencker, studieleder Pia Elberg, studienævnsformand Malene Møller Knudsen, SMH (referent) Uwe Kersting, Berit Lund Sørensen, Charlotte Høeg, SMH Dagsorden: 1. Semestergruppemøder/semesterevaluering 2. Gruppedannelse a. Gruppedannelsespolitik er rettet til i forhold til gruppestørrelser 3. Statusseminarer a. STI-SN politik for statusseminar 4. Samarbejde med studenterrepræsentanter 5. Meddelelser 6. Diverse (punkter meldes ind i starten af mødet) PBE bød velkommen. Ad 1. Semestergruppemøder/semesterevaluering PBE argumenterede for, hvorfor det er vigtigt, at der afholdes semestergruppemøder undervejs i semestret min. 2 stk. Møderne tager udgangspunkt i semesterbeskrivelsen og har fokus på kvalitetssikring herunder opfølgning på det der besluttes at handle på. Der kan gøres undtagelser fra reglen om 2 møder, hvis det aftales med de studerende på det første møde og der ikke er nogen punkter, der bør følges op på. Der er kun afholdt et enkelt semestergruppemøde på 9. og 10. sem. EAH har erfaring fra semesterkoordinatormøde på 10. sem., hvor halvdelen af de studerende mødte op. De studerende var godt tilfredse på semestret, men semesterbeskrivelsen blev ikke diskuteret. Hvis semestergruppen som hele melder ind på første møde, at det ikke er nødvendigt med flere møder, så kan det noteres i referatet. PBE informerede om, at der særligt på Idræt er en udfordring med de studerendes selvrapporterede studieintensitet, og at studienævnet vil følge op på evalueringen for at få afklaret, hvordan de studerende tænker ift. rapportering af tidsforbrug. MDJ nævnte, at der vil blive lavet en guide til semesterkoordinatorerne til, hvordan man kan bruge semesterbeskrivelsen i kvalitetssikringssystemet. Forskellen på kvalitetssikring ifm. statusseminar og ifm. semestergruppemøde vil blive adresseret i denne guide. Fx kan samarbejdet mellem en vejleder og en projektgruppe diskuteres på et semestergruppemøde. Hvis der vis sig at være et problem, skal koordinator sørge for at det bliver håndteret.

4 Ad 2. Gruppedannelse Gruppedannelsespolitikken er rettet til ift. rammer for gruppestørrelser. Det er koordinator, som er ansvarlig for gruppedannelsen og kan afgøre antallet af grupper under hensyntagen til de aktuelle forhold. Hvis studerende ønsker at lave projekt alene, er der forskellige muligheder fx kan de studerende modtage vejledning sammen med en anden gruppe, hvis projektet handler om samme emne. Det er dog vigtigt, at grupperne ikke bliver for små også af hensyn til allokering af studiearbejdspladser. PBE vil prøve at være tilgængelig i dagene hvor gruppedannelsen foregår, så man kan kontakte hende for at få en dialog, hvis man ønsker det. PBE nævnte, at det kan være en fordel for koordinator, at der ikke er for mange forskellige vejledere, men at de samme vejledere tager flere grupper. Koordinator forventes at holde møde med vejlederne på semestret for at sikre kvaliteten i projektmodulet. EAH nævnte, at projekterne på specialet (10. sem.) godkendes af vejleder og studieleder uden om koordinator. Det gør det svært at varetage kvalitetssikringen. På EAH s semestre er der ikke projektkatalog blot et vejlederkatalog til inspiration. På idrætsteknologi (MDZ) aftales emner ved semesteropstart, hvor han orienterer sig om og understøtter de studerendes ønsker ved kontakter til mulige vejledere. Ad 3. Statusseminarer EAH har valgt at være til stede på statusseminar på 10. sem. Idræt i F18 og det valg bakker studienævnet i høj grad op om. Der var en snak om man metodemæssigt kunne dele statusseminaret op i humanistisk og naturvidenskabelig retning. EAH mente dog, at det er vigtigt på en tværvidenskabelig uddannelse, at det ikke deles op i to. Koordinator har en opgave med at åbne de studerendes øjne for idrætsfagets bredde. MDZ nævnte, at statuseminar på 9. og 10. sem. også har en vigtig funktion ift. studiemiljøet, fordi de studerende mødes socialt, og der er ikke er så mange andre aktiviteter på semestret. Politik vedr. statusseminar vil blive ændret inden semesterstart ift. at inkludere information om håndtering af fortrolighed i projekter. Ændringen har til formål at støtte de studerende, som måtte arbejde med helt eller delvist fortrolige projekter, så de i størst muligt omfang kan deltage i statusseminarer. Koordinatorerne var enige om at de studerende godt vil kunne præsentere fx projektet baggrund og metode på statusseminar. Ad 4. Samarbejde med studenterrepræsentanter Punktet er primært en påmindelse om, at der skal vælges en studenterrepræsentant på alle semestre, som kan fungere som de studerendes kontaktperson på semesteret ift. koordinator og administration. Ad 6. Eventuelt Der var en diskussion om, hvordan de rekvirerede timer til semester-koordinering bruges til hhv. koordinering og kvalitetssikring. PBE nævnte, at koordinatorerne også læser opgaver for instituttet. Hvis der er kvalitetssikringsaktiviteter, som der ikke er timer nok til, beder PBE om at man tager en dialog med studienævnet om udfordringerne. MDZ spurgte til seneste referat særligt et punkt hvor det blev nævnt, at koordinator kunne bede om ekstra timer. PBE fortalte at referatet ikke var skrevet endnu, og præciserede at behov for eksta timer skal begrundes ift. den konkrete kontekst overfor studienævnet. MDJ vil arbejde for at lave mere transparens i rekvisitionen, og hvad man skal gøre i den situation, hvor der bliver brug for ekstra ressourcer.

5 Referat af møde mellem semester-koordinatorer for Sundhedsteknologi BA og KA og Studienævn/SMH vedr. E18 Dato: 6. april 2018 Deltagere: Afbud: Erika Spaich Louise Pape-Haugaard Steffen Frahm Heidi Rothborg Ejlersen, SMH Mette Dencker, studieleder Pia Elberg, studienævnsformand Malene Møller Knudsen, SMH Carsten Dahl Mørch, Charlotte Høeg og Melanie Rosendahl Dagsorden: 1. Semestergruppemøder/semesterevaluering 2. Gruppedannelse a. Gruppedannelsespolitik er rettet til i forhold til gruppestørrelser 3. Statusseminarer a. STI-SN politik for statusseminar 4. Samarbejde med studenterrepræsentanter 5. Meddelelser 6. Diverse (punkter meldes ind i starten af mødet) Der var ønske om 2 punkter til Diverse: bemanding og eksamensplan. Ad 1. Semestergruppemøder/semesterevaluering På alle semestre i E17 lå første semestergruppemøde 3-4 uger inde i semesteret, hvilket er hensigtsmæssigt. Møde 2 er generelt placeret ret sent i semestret, hvilket måske ikke er så hensigtsmæssigt ift. varetagelse af kvalitetssikringen med henblik på tilpasninger under semesterets forløb. PBE opfordrede til at alle semestergruppemøderne planlægges samtidig med at skemaet lægges. Hun ønskede en diskussion af, om møde nummer to skulle afholdes inden kurserne afsluttes. ES oplevede, at møde nr. 2 på ST3 i stor grad handler om projektarbejdet, hvilket er meget relevant. Mødet supplerer statusseminaret som holdes inden. LPH mente også at man skal passe på med at lægge møderne for tidligt, men nævnte dog, at det er vigtigt på ST5, at der planlægges et møde meget tidligt på semestret, og at det måske netop på dette semester kunne være nødvendigt, at planlægge 3 møder. Intervallet mellem møderne skulle gerne være ca. 4 uger og det er vigtigt, at der sker opfølgning i løbet af semestret og at opfølgningspunkterne kommer i referaterne. Dette sker allerede på ST 3, hvor sekretæren spørger ind til opfølgning, hvis koordinator glemmer det. Det blev fremført at studerende kan være tilbageholdende med at kommentere på vejledningen på et semestergruppemøde og det er ofte er nemmere for de studerende at gå direkte til koordinator. Dette relaterer ikke direkte til kvalitetssikring og kan fint varetages uden for semestergruppemøderne.

6 MDJ nævnte, at der vil blive arbejdet på en guide til semesterkoordinatorer vedr. afvikling af semestergruppemøder. Fx hvordan man kan starte en diskussion med de studerende om projektet følger semesterbeskrivelsen og hvordan tidsforbruget er fordelt i forhold til fx tilegnelse af viden, laboratoriearbejde og formidling af viden. Ad 2. Gruppedannelse Gruppedannelsespolitikken beskriver rammer for gruppestørrelser, men det er op til koordinator at vurdere, hvor mange personer der skal være i de konkrete grupper på semesteret. HRE nævnte, at grupperummene som udgangspunkt fordeles jf. gruppedannelsespolitikken, og PBE bad om at koordinatorerne inddrages i fordelingen af grupperum. Rent praktisk kan koordinator tage kontakt til koordinator på foregående semester eller sekretæren for at få et indtryk af, hvor mange studerende der kan forventes på semesteret. PBE opfordrede til, at én vejleder har flere grupper på samme semester, fordi der er mange ting på et semester, som vejleder skal sætte sig ind i. Ad 3. Statusseminarer Inden semestret starter vil der blive udarbejdet en revision af dokumentet i form af supplering vedr. fortrolighed i projekter. Statusseminar fungerer i det store hele på alle semestre på ST. SFR mente, at der på ST1 KA skal være større fokus på konstruktiv kritik måske skal der en skriftlig vejledning til for at gøre de studerende og ikke mindst vejlederne opmærksom på, hvad formålet med statusseminar er. MDJ nævnte, at man som semesterkoordinator skal holde møde med vejlederne på semesteret. Koordinator har dette ansvar for kvalitetssikring, og hvis der er en vejleder som konsekvent ikke møder op til dette, opfordrer MDJ til at man kontakter viceinstitutlederen for undervisning for at gøre opmærksom på, at man har svært ved at overholde sit ansvar for kvalitetssikring. Ad 4. Samarbejde med studenterrepræsentanter Punktet er primært en påmindelse om, at der skal vælges en studenterrepræsentant på alle semestre, som kan fungere som de studerendes kontaktperson på semesteret ift. koordinator og studiesekretærer. LPH fortalte, at på en anden skole inddrages semesterrepræsentanten i arbejdet med semesterbeskrivelsen, men det er ikke formålet med rollen her ved SMH. Det er ikke semesterrepræsentanten som automatisk er dimissionstaler, men vedkommende kan kontaktes for forslag. PBE foreslog, at SMH også kontakter koordinator for forslag til dimissionstalere. Ad 5. Meddelelser - MDJ fortalte, at SMH vil formalisere rammerne for ansøgning om timer til udvikling af undervisning. - Der startes ny selvevaluering op på ST. SFR mente, at der skal fokus på vejledning, så de studerende ikke får opgaver eller køreplaner fra vejleder, men skal vejledes til selv at tage ansvaret. - PBE har modtaget henvendelse om at vi skal gøre mere ud af studerendes kontakt-ud-af-huset. De studerende skal gøres opmærksom på, hvordan man kontakter samarbejdsparter. Der skal laves en vejledning til de studerende som evt. kan henvises til på forsiden af projektkataloger.

7 Ad 6. Diverse LPH spurgte til rekvisitionen ift. ST5 og aftaler vedr. de studerendes fysiske placering. MDJ undersøger dette. Bemanding ST3 Pga. ny studieordning skal 4 nye moduler bemandes på ST3 i E18. SMH rekvirerer ekstra 250 timer til implementering af den nye studieordning, som instituttet skal fordele. Instituttet har meldt ud, at der er 50 timer til udvikling af de 4 nye moduler. De kursusansvarlige vil pt. ikke påtage sig arbejdet med denne honorering. PBE vil som formand for studienævnet kontakte HST i samåd med studieleder, så det akutte problem løses snarest. Semesterbeskrivelse for ST3 og ST5 samt ST1 KA, bliver forsinket pga. usikkerhed om undervisere og vejledere. Eksamensplanen Der er to nye kursusansvarlige på ST5 LPH sender en mail til MMK som ændrer navnene i eksamensplanen.

8 Referat af møde mellem semester-koordinatorer for FSV/KVT E18 og Studienævn/SMH Dato: 11. april 2018 Deltagere: Afbud: Charlotte Overgaard Louise Pape-Haugaard Kristian Kjær Pedersen Pia Elberg, studienævnsformand Malene Møller Knudsen, SMH (referent) Heidi Ejlersen, Charlotte Høeg, SMH Dagsorden: 1. Semestergruppemøder/semesterevaluering 2. Semesterbeskrivelser 3. Gruppedannelse a. Gruppedannelsespolitik er rettet til i forhold til gruppestørrelser 4. Statusseminarer (herunder fortrolighed i projekter) a. STI-SN politik for statusseminarer 5. Samarbejde med studenterrepræsentanter 6. Meddelelser 7. Diverse (punkter meldes ind i starten af mødet) PBE bød velkommen. Ad 1. Semestergruppemøder/semesterevaluering Begge semestergruppemøder planlægges samtidig med skemaet. Møderne placeres hhv. 3 uger og ca. 7 uger efter semesterstart. Formålet med møderne er kvalitetssikring i løbet af semestret. Koordinatorerne fortalte om erfaringer med møder på forskellige tidspunkter på semestret. Det kan være forskelligt på forskellige semestre, hvornår det er mest optimalt at afholde møderne og der kan være fordele og ulemper ved fx at have møde lige når der er allermest travlt i projekterne. PBE nævnte, at det er vigtigt for kvalitetssikringen, at referaterne viser opfølgning fra møde til møde incl. opfølgning ift. semesterbeskrivelsen. MDJ fortalte, at SMH vil prøve at lave et dokument som en slags guide til semesterkoordinator vedr. afholdelse af semestergruppemøder. CO fortalte, hvordan rollen hun mener, man som koordinator skal have en undersøgende tilgang til de problemer som de studerende fremfører på møderne. Koordinator har en afklarende og mæglende rolle ift. de studerende.

9 PBE supplerede med at de studerende så vidt muligt opfordres til at handle på egen hånd og sige til, hvis de oplever, at de ikke selv kan komme videre. Det kunne fx være, hvis en gruppe studerende har problemer i samarbejdet med vejleder. Ad 2. Semesterbeskrivelser Det skal beskrives i semesterbeskrivelsen, hvordan typerne af læringsmål og typerne af understøttende aktiviteter hænger sammen og hvordan de forskellige typer læringsmål bliver udprøvet til eksamen. Dette skal ske for at sikre kvalitet og sammenhæng i undervisning og eksamen. Semesterbeskrivelserne på KVT og FSV har generelt en høj standard. Udviklingsinitiativer synliggøres med track changes i den opdaterede version og sendes til godkendelse i studienævnet. På KVT3 skal kun et valgfag beskrives i semesterbeskrivelsen (projektledelse). Ad 3. Gruppedannelse På KVT3 er gruppedannelsen allerede startet i form af præsentation af projektmodulet på et KVT2 semesetrgruppermøde. KVT3 projektmodulet fordrer at de studerende opsøger en ekstern samarbejdspartner og det tager erfaringsmæssigt lang tid. Erfaringen viser også, at selvom det forventes at grupperne er dannet inden semesterstart på dette semester, vil der komme studerende på semesterstartsdagen, som ikke er med i en gruppe. PBE opfordrede koordinator til at holde et møde vedr. status for gruppedannelsen i forlængelse af en eksamen i juni måned, hvor de studerende er samlet. På FSV1 og KVT1 dannes administrative projektgrupper. På FSV1 dannes der desuden administrative studiegrupper i relation til kursusmodulerne, fordi projektarbejdet først starter relativt sent i semestret. Koordinator på KVT1 overvejer at gøre noget tilsvarende som forsøg på KVT 1 på baggrund af ønsker fremsat i evalueringen om hurtige at opnå et større netværk på holdet. Ad 4. Statusseminarer Studienævnet forventer, at der afholdes statusseminar på alle semestre. Disse fungerer godt på FSV og KVT. Der er opmærksomhed på at seminarerne ikke planlægges for sent på semestret. PBE orienterede om at studienævnet er i gang med at opdatere politikken for statusseminar ift. fortrolige projektarbejder og der vil derfor komme en revision af dokumentet inden næste semester starter. På KVT4 har der været udfordringer med fortrolige projekter. De grupper som har haft fortrolige projekter, har holdt statusseminar sammen. Feedback fra grupperne er, at de oplever at lære meget, og de opfatter det ikke som et problem. Det er koordinator dog ikke helt enig i jf. formålet med statusseminar. KKP mente, at selvom et projekt er fortroligt, fordi det fx efterfølgende skal publiceres, så kan gruppen godt deltage i statusseminar. Ad 5. Samarbejde med studenterrepræsentanter Punktet er primært en påmindelse om, at der skal vælges en studenterrepræsentant på alle semestre, som kan fungere som de studerendes kontaktperson på semesteret ift. koordinator og administration. Ad 6. Diverse Semesterbeskrivelsen for FSV 1. sem. kan ikke blive klar til deadline, fordi bemandingen ikke er på plads. FSV 3 kan heller ikke blive klar til deadline. KVT 1 mangler at få bemanding på plads og bliver heller ikke klar til deadline.