Det Strategiske Digitaliseringsudvalg Møde den 21. december 2017

Transkript

1 Det Strategiske Digitaliseringsudvalg Møde den 21. december 2017 DAGSORDEN MØDEINDKALDELSE Ordinært møde den 21. december 2017, kl , Fredrik Bajers Vej 5, mødelokale 207 FORBEREDELE Læs dagsorden og udsendte bilag DELTAGERE ØVRIGE Henrik Pedersen (fmd.), Henrik Halkier, Søren Kristiansen, Jakob Stoustrup, Morten Winterberg, Flemming Koch, Per Hejgaard, Lars Lohmann, Thomas Krumbak, Niels Dahl Thellufsen (ref). Bo Bai, Karsten Kryger og Rasmus Jensen deltager under pkt VELKOMST OG DAGSORDEN PRÆSENTATION DSD FORMAND 5 MIN DISKUSSION Velkomst og præsentation af dagsorden. KONKLUSIONER (Godkendt dagsorden) HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER 2. REFERAT SENESTE MØDE GODKENDELSE DSD FORMAND 5 MIN DISKUSSION Bilag: Referat fra DSD møde 10. november 2017 Referat fra seneste DSD møde drøftes mhp. godkendelse. KONKLUSIONER (Godkendt referat) HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER 3. ORIENTERING ORIENTERING DSD FORMAND 5 MIN DISKUSSION Evt. mundtlig orientering. KONKLUSIONER (Orientering tages til efterretning) HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER

2 Det Strategiske Digitaliseringsudvalg Møde den 21. december PROJEKTPORTEFØLJE KØRENDE DISKUSSION SKRIFTLIG ORIENTERING LARS LOHMANN Bilag: Status - igangværende strategiske digitaliseringsprojekter. 2 MIN Op til dette møde er udsendt en gennemgang af kørende IT strategiske projekter mshp på afvigelser fra planer og ditto korrigerende handlinger. Status fokuserer på økonomi og fremdrift ift. aftalt leveringstidspunkt og overholdelse af aftalt scope/omfang. Gennemgangen vil ikke blive gennemgået på mødet, da der skal fokuseres på punkt 5 og 6. KONKLUSIONER (Status tages til efterretning) HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER PER HEJGAARD OG 60 MIN FLEMMING KOCH Bilag: 1. 4 slides om VFV-D status og udmøntning ( VFV-D på DSD 21. december version 12. dec 2017 ) 2. VFV-D ( Viden for verden - digitaliseringsstrategi 10. december 2017 ) *forhåndsgodkendt* 3. VFV-D i sprogkorrigeret version ( Viden for verden - digitaliseringsstrategi - sprogkorrigeret vers. 13. dec ) 4. Indstilling af VFV-D til DIR ( AAU Digitaliseringsstrategi indstilling til direktionsmødet den 24. januar 2018 ) 5. AAU DIGITALISERINGSSTRATEGI BESLUTNING DISKUSSION På baggrund af vedlagte materiale gives der en status på digitaliseringsstrategien; som skal i Direktionen d. 24. januar Rektorsekretariatet har ganske fornyligt arbejdet med sproglig korrektion af den forhåndsgodkendte version. Dette for at skabe klarhed i formidlingen. VFV-D fremsendes derfor i 2 versioner dels den forhåndsgodkendte og dels den sprogkorrigerede version. Sidstnævnte påtænkes fremsendt til direktionen. Inden fremsendelsen til direktionen vil det blive sikret, at ændrede formuleringer i den sprogkorrigerede version ikke har uønsket konsekvens for den indholdsmæssige betydning. KONKLUSIONER (DSD drøfter udmøntning af digitaliseringsstrategien. DSD tilslutter sig digitaliseringsstrategien og indstiller denne til Direktionen. DSD tilslutter sig desuden indstillingsteksten til direktionsindstillingen). HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER 6. PROJEKT CLAAUDIO BESLUTNING RASMUS D. JENSEN 15 MIN DISKUSSION Bilag: Sagsfremstilling og CLAAUDIO Business Case Der vil være en kort gennemgang af CLAAUDIO projektet, herunder: Hvilke leverancer er der i projektet, Tidsplan for projektet, Økonomi, herunder gevinster og udgifter samt Risiko og forudsætninger. Det indstilles, at DSD godkender igangsættelsen af projekt CLAAUDIO og peger på en styregruppeformand. KONKLUSIONER (DSD drøfter CLAAUDIO projektet. DSD tager på baggrund af indstillingen stilling til godkendelse af igangsættelsen af projekt CLAAUDIO og udpegning af en styregruppeformand). HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER

3 Det Strategiske Digitaliseringsudvalg Møde den 21. december EVT. ORIENTERING ALLE 2 MIN DISKUSSION KONKLUSIONER ( ) HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER 8. PLUS DELTA FEED-BACK DSD FORMAND 2 MIN DISKUSSION Hvad var godt på mødet. Hvad bør forbedres fremadrettet. Feed-back fra medlemmerne til mødearrangørerne. KONKLUSIONER Plus Delta

4 Det strategiske Digitaliseringsråd Møde den 10. november REFERAT MØDEINDKALDELSE Ordinært møde den 10. november 2017, kl , Fredrik Bajers Vej 5, mødelokale 207 DELTAGERE ØVRIGE Henrik Pedersen (ny fmd.), Antonino Castrone, Henrik Halkier, Søren Kristiansen, Jakob Stoustrup, Morten Winterberg, Flemming Koch, Per Hejgaard, Thomas Krumbak, Niels Dahl Thellufsen (ref). Udviklingschef Lars Lohmann deltog og fremlagde under pkt 4 Kasper Søndergaard deltager under pkt 4. Rasmus D. Jensen, Bo Nygaard Bai og Karsten Kryger Hansen deltog og fremlagde under pkt 7 Michael Collin deltog og fremlagde under pkt. 8 Teia Melvej Stennevad og Sabine Jensen Jåtog deltog og fremlagde under pkt VELKOMST OG DAGSORDEN PRÆSENTATION DSD FORMAND 5 MIN DISKUSSION AC, som var mødeleder, bød velkommen. KONKLUSIONER Dagsordenen blev godkendt. HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER 2. REFERAT SENESTE MØDE GODKENDELSE DSD FORMAND 5 MIN DISKUSSION Bilag: Referat fra DSD møde 11.september 2017 Referat fra seneste DSD møde drøftes mhp. godkendelse. KONKLUSIONER Referatet blev godkendt uden bemærkninger. HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER 3. ORIENTERING ORIENTERING DSD FORMAND 5 MIN DISKUSSION 1) Direktionens drøftelse og beslutning på direktionsmødet den 10. oktober vedr. indstilling om behov for finansiering af forventede digitaliseringsinitiativer i KONKLUSIONER AC gav en kort orientering om beslutningen på direktionsmødet den 10. oktober. Direktionen vil se en strategi, før der tages stilling til yderligere bevilling. Strategien vedtages efter planen den januar Orienteringen blev taget til efterretning. HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER

5 Det strategiske Digitaliseringsråd Møde den 10. november PROJEKTPORTEFØLJE KØRENDE ORIENTERING LARS LOHMANN 10 MIN DISKUSSION Bilag: Status - igangværende strategiske digitaliseringsprojekter Gennemgang af kørende IT strategiske projekter mshp på afvigelser fra planer og ditto korrigerende handlinger. Status fokuserer på økonomi og fremdrift ift. aftalt leveringstidspunkt og overholdelse af aftalt scope/omfang. KONKLUSIONER Lars Lohmann gennemgik kort de tre projekter, hvor der er afvigelser: IT-KvUd hvor der er problem i forhold til opdateringsopgaven ude i organisationen. AdmForskPro hvor projektet er afsluttet, men i organisationen er der ikke enighed om placering af den tekniske budgetberegner (hvor satser skal opdateres, og regneark/model skal ændres). Det forsøges nu med kontraktenheden. AC vil følge op mht. placering af ansvar og opgave. RUS2 hvor der er et enkelt udestående med leverandøren (Gæsteafregning). Forventes udrullet fra feb/marts Lars Lohmann oplyste, at App Student har været en succes siden lanceringen. Der er omkring brugere, og alene i september var der 2 mio. hits. Økonomioversigten blev kort berørt. DSD tog Lars Lohmanns status til efterretning HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER AdmForskPro - placering af ansvar og opgave. Der skal ikke kun fokus på afvigelser under dette punkt. Fremover medtages ligeledes lidt om opnåede resultater/succeser. AC Lars Lohmann 5. DISKUSSION ORGANISATORISK IMPLEMENTERING Indstillingen præsenteres og motiveres. KONKLUSIONER BESLUTNING FLEMMING KOCH 15 MIN Bilag: Sagsfremstilling med indstilling og notat fra Devoteam vedr. roller, ansvar og organisatorisk implementering. Lars Lohmann gennemgik en kort præsentation, udarbejdet på baggrund af materiale fra Devoteam. I præsentationen præsenteres fire roller: dataejer, systemejer, procesejer, forandringsagenter. Agenterne er vigtige ift. implementering af vores nye systemer. Dette koncept bør anvendes fremadrettet, således at rollerne skal være bemandede før projekter igangsættes. DSD drøftede herefter oplægget. Der var forslag om at forandringsagenter inddrages tidligt, og at deres rolle beskrives bedre. Ved at tage dem med i starten af et projekt, kan de med til at strømline processerne vha. LEAN. Der var i DSD enighed om, at det er en god metode og model. Der var enighed om at træffe beslutning om, at anvende modellen vedr. roller, ansvar og organisatorisk implementering. Der skal udarbejdes et kort oplæg om modellen, som kan anvendes, når direktionen og de to strategiske råd skal orienteres. Det blev aftalt, at den anvendte præsentation gemmes i First Agenda. HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER Udarbejdelse af et kort oplæg om modellen - samt fremsendelse til direktion og de to strategiske råd. Præsentationen gemmes i First Agenda FK NDT 6. DSD S VIRKEFELT OG BESLUTNINGSKOMPETENCE BESLUTNING FLEMMING KOCH 15 MIN Bilag: Materiale til direktionsmødet den 14. september 2017 vedr. de strategiske råd og udvalg DISKUSSION på AAU. Referat fra direktionsmødet den 14. september Endeligt er der vedlagt forslag til nyt kommissorium for DSD. På baggrund af det udsendte materiale og formandsskiftet i DSD lægges der op til en drøftelse. Formandsskiftet er i øvrigt sket efter behandlingen i direktionen, hvilket medfører at DSD s status efterfølgende er ændret fra et råd til et udvalg. Dette fremgår i forslag til nyt kommissorium for DSD. KONKLUSIONER AC orienterede kort om forskellen på udvalg og råd, hvor et råd har et rektoratsmedlem for bordenden, samt om forskellen i beslutningskompetence. Reelt vil der dog næppe blive forskel på, hvad der fremover vil blive bragt op fra DSD til direktionen. Der er ingen tvivl om, at DSD ifølge det nye kommissorium kan tage beslutninger men større sager med store økonomiske konsekvenser vil formentligt stadigvæk skulle bringes op i direktionen. DSD drøftede på baggrund af formandsskiftet i DSD og direktionens beslutning DSD s fremadrettede virkefelt og beslutningskompetence. Der var enighed om, at en ordentlig involvering af organisationen altid er vigtig. I forhold til implementering understøttes beslutninger fremadrettet af det nye ledelsesgrundlag, hvor det præciseres, at man skal følge og bakke op om fælles beslutninger. DSD drøftede kort forslaget til nyt kommissorium for DSD, hvis rammer udgøres af digitaliseringsstrategien, som udstikker retning, og digitaliseringspuljen, dvs. det

6 Det strategiske Digitaliseringsråd Møde den 10. november 2017 økonomiske råderum. Der var ingen bemærkninger til selve teksten. Kommissoriet sendes derfor nu til formel godkendelse i direktionen. HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER Kommissoriet sendes til formel godkendelse i direktionen. NDT 7. STATUS PÅ AAU DIGITALISERINGSSTRATEGI OG DET VIDERE FORLØB ORIENTERING PER HEJGAARD 25 MIN DISKUSSION Bilag: 1) Status på AAU Digitaliseringsstrategi og det videre forløb og 2) Digitaliseringsstrategi forskningsspor På baggrund af vedlagte materiale gives der en status dels for den samlede strategi dels med særligt fokus på forskningssporet. KONKLUSIONER PH oplyste at det går godt med arbejdet med digitaliseringsstrategien både i forhold til tidsplan og kvalitet. Strategiens delelementer forhåndsgodkendes for tiden og de kommende uger. I november og december bringes strategien op i HAMIU, HSU og DSD, mens den i januar bringes op i hhv. rektorat og direktion. Forskningssporet blev herefter præsenteret ud fra det udsendte materiale. Der blev bl.a. orienteret om aktiviteter til umiddelbart igangsættelse. I dag foregår der meget IT-indkøb ad hoc enten via IT eller ude i miljøerne. Fremadrettet bør der satses på straks-levering. Under etablering af projektgruppe til forskningsunderstøttende it var der i oversigten afsat 6 mand hvoraf et par af dem findes blandt de allerede ansatte. Desuden var der afsat 5 mio. kr. (til standard compute) og 6. mio. kr. (til storage løsning til forskningsdata), samt alt ½ mio. kr. til konsulentbistand. Endeligt var der afsat 2 mand under Data governance-model og Data Management framework. DSD drøftede oplægget. MW påpegede at der i business casen skal peges på, hvor investeringerne betyder, at der kan spares andre steder. Udgifter til vedligehold skal også medtages, således at det er det samlede billede, der kan fremvises. FK pegede på, at der evt. ligger midler ude decentralt, som kan inddrages. JS kom med forslag om at inddrage forandringsagenter. DSD tog orienteringen til efterretning. Det endelige udkast til strategi kommer op på DSD mødet den 21. december HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER Det endelige udkast til strategi færdiggøres. PH 8. BRUGERTILFREDSHEDS- UNDERSØGELSE DISKUSSION ORIENTERING FLEMMING KOCH 10 MIN Bilag: En præsentation med brugertilfredshedsundersøgelsens resultater. Brugertilfredshedsundersøgelsens resultater præsenteres kort. I vedlagte undersøgelse indeholder første side en oversigt over den generelle tilfredshed, og side 14 indeholder input til indsatsområder. ITS ledelsen vil inden DSD-mødet bearbejde input og sikre, at de er i rammen for handlingsplaner for 2018 hos ITS. KONKLUSIONER På grund af den fremskredne tid gav Michael Collin blot en kort gennemgang af undersøgelsen. Det er første gang, at denne slags IT-undersøgelser er foretaget på AAU. Dens resultat er mere positivt end de ved ITS havde håbet på. Der hvor der er plads til forbedring er ved: AV/ videokonference, som har laveste score, samt support ved digital eksamen, som scorer lavt ved TAP erne. Der er allerede indsatser i gang på disse områder, men de ønsker dog at grave ned i tallene. SK pegede på, at der derudover gerne må sættes fokus på støtte til uddannelse/forskning. FK oplyste, at undersøgelsen vil blive anvendt, når 2018 planlægges. Det blev aftalt, at ITS sender en kort version til direktionen. DSD roste initiativet til undersøgelsen - og dens resultater og tog orienteringen til efterretning. HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER Undersøgelsen vil blive anvendt, når 2018 planlægges. FK

7 Det strategiske Digitaliseringsråd Møde den 10. november DISKUSSION STATUS VEDR. AAU MASTER DATA MANAGEMENT (MDM) ORIENTERING MORTEN WINTERBERG & THOMAS KRUMBAK 10 MIN Bilag: Notat om Masterdata Management (MDM) og forvaltning af DSD beslutning af 11. september Der gives en kort status for Projekt AAU Master Data Management (MDM). KONKLUSIONER På grund af den fremskredne tid blev der ikke givet en status. Det udsendte notat kan betragtes som en skriftlig orientering til DSD. HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER 10. DISKUSSION STATUS VEDR. EU'S PERSONDATAFORORDNING ORIENTERING Bilag: Status EU persondataforordning TEIA MELVEJ STENNEVAD & SABINE J. JÅTOG 10 MIN Med udgangspunkt i den vedlagte præsentation gives der en kort status på AAU s arbejde med at blive klar til EU's persondataforordning KONKLUSIONER Sabine Jåtog lavede en kort gennemgang ud fra det udsendte materiale. I gennemgangen kom hun omkring organisation, opgaver under de forskellige delområder, risici og tidsplan. Der var i DSD enighed om, at der er mange opgaver, som skal håndteres inden maj JS spurgte ind til de mange decentrale back-ups, som findes på AAU. Svaret var, at der findes en særlov ift. det offentlige, som betyder, at disse back-ups ikke skal være slettet før maj DSD tog orienteringen til efterretning. HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER 11. EVT. ORIENTERING ALLE 5 MIN DISKUSSION KONKLUSIONER Intet under dette punkt. HANDLINGSPUNKTER ANSVARLIG DEADLINEDATOER 12. PLUS DELTA FEED-BACK DSD FORMAND 2 MIN DISKUSSION Hvad var godt på mødet. Hvad bør forbedres fremadrettet. Feed-back fra medlemmerne til mødearrangørerne. KONKLUSIONER Plus Delta Intet under dette punkt.

8 PORTEFØLJEOVERBLIK I G A N G V Æ R E N D E D I G I T A L I S E R I N G S P R O J E K T E R D E C E M B E R

9 OMF TID OMK OMF TID OMK OMF TID OMK OMF TID OMK Igangværende digitaliseringsprojekter - Safe-track OMF = Omfang / Scope TID = Projektplan / Tidsplan OMK = Omkostninger / Økonomi Igangværende projekt Fase Fase % færdig Engangsomkostninger Årlige driftsomkostninger Sep Okt Nov Aktuel status Dec Forventet status (1.000 kr.) (1.000 kr.) IT-KvUd, IT-Understøttelse, Kvalitetssikring af uddannelser Gennemførelse 60% VAAU, Videokonference Gennemførelse 95% SOL, Skemalægning og lokalebooking Anskaffelse 50% AdmForskPro, Administration af forskningsprojekter Gennemførelse 99% RUS2, Nyt rejseafregningssystem Gennemførelse 85% AAU-ID, AAU Identity Management Gennemførelse 20% (uden APOS option) (uden APOS option) GDPR, EU-Persondataforordning Anskaffelse 5% StatHR, Statens HR-Modul Foranalyse 75% ALUMNE Foranalyse 45% Digitaliseringsstrategi Gennemførelse 95% - -

10 Igangværende digitaliseringsprojekter- Safe-track Projekt Afvigelse på aktuel status Korrigerende handling GDPR GDPR ItKvUD RUS2 AdmForsk Pro Omfang er i gul, da projektgruppen har skåret scope til så meget som muligt i forhold til at det er realistisk at nå at levere produkterne til den 25. maj 2018, og alt der kan skæres i fra nu af er kritiske produkter.derudover har vi en forsinkelse på udarbejdelse af materiale til GAP-analyse som skylder større tidsforbrug på igangsætning af databehandlingsaktiviteter end forventet. Økonomi er i rød, da projektets nedbrydning viser at der er over timer for at nå i mål til 25. maj, og vi skal bruge både flere interne samt eksterne ressourcer for at kunne nå dette. I det nuværende budget er der ikke midler til nogen af disse personer. Projektets budget for 2018 indeholder p.t. 1,1 mio. kr. men de igangsatte initiativer anslås p.t. til at koste 1,5 mio. kr. Der er dog stor usikkerhed om omkostningerne til flere af initiativerne. Leverandøren har igen udsat den planlagte release fra d. 4. december til d. 24. januar. En del af releasen sker i december, men AAU kan først forvente at have samtlige leverancer d. 24. januar. Status tid er forventet grøn under følgende forudsætninger: 1. De sidste leverancer kommer ultimo januar 2. Der udarbejdes en plan som leverandøren er committet til, og som opfylder AAU s krav. Der er p.t. fremdrift i ansvarsplaceringen af budgetberegneren, og der forventes en endelig beslutning inden næste rapporteringsperiode. 1. Tæt opfølgning på tidsplan i forhold til at få lukket produkter. 2. Indkøbe assistance for at hjælpe med at nå i mål med materiale til GAP-analyse, miniudbud er afsluttet og afventer tildeling. 1. Fremlæggelse af business case og alternative modeller for ressourceallokering 2. Fremlæggelse og godkendelse af budget 3. Tilladelse til indkøb af konsulentydelser 1. PoC skal skabe afklaring omkring pris for etablering af STADS-integration 2. Foranalyse vedr. selvevalueringscyklus forventes i februar og skal danne baggrund for beslutning vedr. evt. yderligere initiativer 3. Pris for løsning vedr. Adgangstjekker/uddannelsestjekker forventes først afklaret i Q2 Handling ift. forudsætninger: 1. Der er statusmøder tre gange ugentligt og afrapportering ved afvigelse fra planen. 2. Leverandøren kommer til AAU d. 19/12 for at deltage i et møde, hvor leverandøren gennemgår den nye detailplan og det sikres at leverandøren har commitment til at løse opgaven. 3. Sidste leverance Styregruppeformanden udarbejder et notat til universitetsdirektøren, som kan tage den videre dialog med fakultetsdirektørerne. Løsningsdat o Løbende Afsluttet Jan 2018 Marts 2018 April-Maj 2018 Løbende Ultimo december 2017 Ansvarlig Sabine J. Jåtog Rasmus Antoft TK/Arcanic TK/LV TK JSH Stig Kjær Andersen

11 OMF TID OMK OMF TID OMK OMF TID OMK OMF TID OMK Igangværende digitaliseringsprojekter - Fast-track OMF = Omfang / Scope TID = Projektplan / Tidsplan OMK = Omkostninger / Økonomi Igangværende projekt Fase Fase % færdig Engangsomkostninger Årlige driftsomkostninger Juli 2017 Aug Sep Aktuel status Oct Forventet status (1.000 kr.) (1.000 kr.) VAAU Fase 2, Videokonference / AV Gennemførsel 80% RES, Ressourcestyring APPS Gennemførsel 20% Gennemførsel 90% InfoGlue Gennemførsel 90% 500 -

12 Digitaliseringspuljen 2017

13 Digitaliseringspuljen 2017 Restmidler Oversigt over resterende udgifter på digitaliseringspuljen Der er ca. 6,7m (Blå kategori) i faktura der er modtaget eller aftalt en proces for hvordan disse håndteres. Der er ca. 5,8m i planlagt arbejde med afslutning senere end tirsdag denne uge men inden jul. Bemærk 4,5m er 5 transaktioner Den sidste kategori er usikre transaktioner Der er 52 transaktion på tværs af alle projekter 24 relateret til den Blå kategori På tværs af kategorier kan 80 % af udeståender nås med 17 transaktioner (9 i blå kategori og 8 i grøn kategori)

14 Status på Viden for verden digitaliseringsstrategi (VFV-D), og det videre forløb Status Høring er foretaget Alle kapitler er forhåndsgodkendt. Ulla Gjørling har korrekturlæst og tilrettet Videre forløb 21. december Godkendelse på møde i Det Strategiske Digitaliseringsudvalg 15. januar Fremstilling på rektoratsmøde 24. januar Indstilling til godkendelse på direktionsmøde

15 Udmøntning af VFV-D 1/2 Sommer 15/9 ferie Udmøntning Budget 2019 Strategi godkendt

16 Udmøntning af VFV-D Aktiviteter Tilgang Ansvarlig (forslag) Udførende Deadline DSD udvælger i egne rækker, ejere af de Forskning: Søren Kristiansen (DP: Rasmus Jensen) IT: Respektive enkelte spor digitaliseringspartnere Placering af organisatorisk ejerskab for strategiens udmøntning Afklaring af økonomisk disponering for indsatser under digitaliserings-strategien; samlet og for hver af de enkelte strategiske spor og evt. for budgetår Støttes af digitaliserings-partnere (DP) for hvert af strategiens spor Udpegning af tilsvarende støtte i AAU organisationen DSD diskuterer og beslutter principper for fordeling af det økonomiske rådighedsrum; f.eks. ud fra prioriterede organisatoriske mål, præliminær fordeling pr. spor, samlet puljetilgang, ad hoc tildeling mv. Uddannelse og PBL: Jakob Stoustrup (DP: Jakob Cloos Bojesen) Vidensamarbejder og innovation: Dorte Stigaard (DP: Per Hejgaard) Kompetence: Henrik Halkier (DP: Per Hejgaard) Administration: Morten Winterberg (DP: Jeanette Møller) IT og Relevant tværgående koordinering: Flemming Koch (DP: Per Hejgaard) Organisationen generelt: Udestår? IT: Respektive digitaliseringspartnere Organisationen generelt: Udestår Senest ved strategiens godkendelse 24. januar 2018 Q a.h.t. budgetproces og katalog over indsatser til prioritering Afklaring af dosering af indsatser under digitaliseringsstrategien, herunder organisatorisk impact og parathed til at modtage løsninger; samlet og for hver af de enkelte strategiske spor DSD undersøger, og danner fornødent overblik over kapacitet og kompetencer = den organisatoriske løftekraft og parathed. Dette anvendes ifbm. med dosering, så organisationen er i stand til at løfte og modtage digitaliseringsindsatser? IT: Respektive digitaliseringspartnere Organisationen generelt: Udestår Q a.h.t. budgetproces og katalog over indsatser til prioritering Mandater i udmøntning af digitaliseringsstrategien og digitalisering generelt Dannelse af overblik over digitaliseringens mandater; formelt og i praksis. Har DSD s kommissorium og mandat, jurisdiktion i praksis?? IT: Respektive digitaliseringspartnere Organisationen generelt: Udestår Inden igangsættelse af konkrete indsatser

17 Digitaliseringsstrategiens udmøntning - forslag om praksisorienteret tilgang til indsatser og økonomi DP ere mødes med sporansvarlige og fastlægger status: Kørende projekter og kendte initiativer (kommende projekter) i pipeline Sporansvarlige og DP ere igangsætter proces til afsøgning af mulige kommende projekter til at understøtte de strategiske ambitioner - herunder afstemning i De Strategiske Råd og AL Udpegning af 1-3 mulige projekter per spor, der forventes igangsat i 2018 DP ere sikrer "grov" scoping af omfang, tid og økonomi ITS sammenfatter de 2018 identificerede pipeline-projekter til et porteføljeoverblik inkl. prioritering mhp. at DSD anmoder DIR om udvidelse af digitaliseringspuljen til gennemførsel af pipeline Efterfølgende aktiviteter: Ovenstående tilgang foreslås som praksis for det fremadrettede arbejde, hvor DP ere faciliterer afklaringer og relationen mellem IT og forretningen dette i en dynamisk verden, der er styret af bl.a. organisationens ønsker og behov, strategiens ambitioner som sigtepunkt for retning og ramme, og værende i kontinuerlig synkronitet med De Strategiske Råd og AL Praksis forudsætter at organisationen bidrager ind i arbejdet med domæneviden, hvor det findes relevant

18 VIDEN FOR VERDEN - DIGITALISERINGSSTRATEGI Del af Aalborg Universitets strategi

19 INDHOLD FORORD 03 OVERORDNET VISION 04 TILGANG TIL DIGITALISERING 05 FORSKNING 07 UDDANNELSE OG PROBLEMBASERET LÆRING 10 VIDENSAMARBEJDE 14 KOMPETENCER 15 ADMINISTRATION 17 2

20 FORORD Digitaliseringsstrategien er en samlet strategi for de kommende års digitalisering på AAU. Ved at vise rettidig omhu gennem en velkvalificeret, fremtidssikret strategisk tilgang til digitalisering sikrer vi de bedst mulige vilkår for digitalt orienteret opgaveløsning inden for AAU s kerneaktiviteter - forskning, uddannelse og vidensamarbejde. Strategiperioden følger AAU s strategi Viden for verden, og bidrager til at indfri visionerne heri. Indsatserne i strategien forvaltes overordnet i et samarbejde mellem Det Strategiske Digitaliseringsudvalg, der porteføljestyrer digitaliseringsprojekter på AAU, de øvrige strategiske råd og Den Administrative Ledergruppe. Den hastige, digitale udvikling indebærer, at både nye muligheder og udfordringer vil opstå i løbet af strategiperioden. Derfor vil strategien blive genbesøgt og revideret efter behov første gang forventeligt i Strategien er blevet til i en proces, hvor medarbejdere, studerende og eksterne samarbejdsparter gennem interviews og workshops har leveret bidrag. Interviews og workshops er kombineret med en analyse af digitale- og teknologiske trends og hvordan andre universiteter i ind- og udland arbejder strategisk med digitalisering. Endelig er strategien blevet beriget gennem en høring på AAU. Vi takker for de mange gode bidrag og input, som viser et stort engagement i digitaliseringsdagsordenen hos forskere, undervisere, administrativt personale og studerende, samt hos vores interessenter i omverdenen. Der er brug for dette engagement også fremadrettet, når strategien skal omsættes til handling. Direktionen Aalborg Universitet December

21 OVERORDNET VISION AAU sætter digitalisering højt på dagsordenen for at være på forkant med den teknologiske udvikling, som løsningen af vores kerneopgaver er en integreret del af. Samtidig vil AAU medvirke til at definere den digitale dagsorden. På den ene side stiller AAU sine medarbejdere, studerende og samarbejdspartnere de digitale redskaber til rådighed, der skal sikre, at alle når bedst muligt i mål med vores kerneopgaver. På den anden side skaber AAU gennem sin it-organisation og forskning fremtidens digitale virkelighed. Det gør AAU ved at anlægge et helhedsorienteret perspektiv på digitalisering. Digitalisering handler ikke blot om teknologi i sig selv, men om at udvikle menneskers kompetencer i samspil med teknologien og om at sikre, at teknologien tilpasser sig de mennesker, der bruger den. Det grundlæggende præmis for denne strategi er således, at digitalisering er en bærende bjælke i indfrielsen af visionerne og målene under Viden for verden. I fremtiden går digitaliseringen hånd i hånd med de mennesker, der udgør AAU. VISION FOR DIGITALISERING PÅ AAU AAU anvender digitalisering ambitiøst og aktivt for at understøtte realiseringen af Viden for verdens visioner og mål. Digitalisering anvendes som middel til at højne kvaliteten og styrke særkenderne i kerneaktiviteterne. Den digitale udvikling udnyttes aktivt til at styrke innovation og fornyelse, således at AAU står stærkt og attraktivt inden for forskning, uddannelse og vidensamarbejde. Med AAU s digitaliseringsstrategi optegnes således pejlemærkerne for et ambitiøst, digitalt fundament, som støtter universitetets strategier og kerneaktiviteter. 4

22 TILGANG TIL DIGITALISERING I strategien anvendes digitalisering som overbegreb, der både favner kompetencer, organisering, opgaver, processer og teknologier. Digitalisering skal både være meningsfuld og værdiskabende for AAU som helhed og den enkelte medarbejder. Følgende fire tilgange sikrer dette. 1. BEGRUNDET DIGITALISERING AAU s digitaliseringsindsat skal være drevet af vores strategiske mål som defineret i Viden for verden. De konkrete, digitale løsninger skal give værdi og mening for de brugergrupper, der i praksis arbejder med digitalt understøttede processer. Digitalisering skal ligeledes skabe værdi på tværs af enheder og samarbejdsstrukturer ved at understøtte og udvikle nye muligheder i opgaveløsningen. 2. BRUGER- INVOLVERING Digitalisering er også en organisatorisk forandringsproces og ikke et mål i sig selv. Når vi arbejder med digitalisering, tager vi derfor afsæt i den måde organisationen fungerer på, og sigter naturligvis mod at digitaliseringen skaber øget effektivitet og kvalitet. Medarbejderne involveres direkte i digitaliseringsindsatsernes forskellige faser. En brugerorienteret tilgang sikrer inddragelse af relevante medarbejdere fra idé og behovsafdækning, til de efterfølgende løsninger er taget i brug og dermed implementeret i organisationen. 3. ORGANISATORISK IMPLEMENTERING Forudsætningen for realiseringen af digitaliseringsstrategien er, at organisationen bakker op om og involverer sig i digitaliseringen. Som nævnt indledningsvis er digitalisering et fælles anliggende, der har en strategisk og forretningsmæssig værdi. Implementeringen af denne strategi beror på, at alle tager et ansvar for digitaliseringen - fra den individuelle bruger til enheder og på tværs af enheder. Herunder er det afgørende, at 5

23 der kommunikeres klart og konkret omkr. muligheder, planer og processer. Ikke mindst forventes det, at alle ledelseslag engagerer sig i at skabe følgeskab blandt medarbejderne. 4. STYRINGSRAMMER En transparent, styret tilgang til digitaliseringsprocessen er nødvendig for at sikre den rette værdiskabende prioritering af digitaliseringsindsatserne. AAU sikrer ligeledes en tydelig forankring af proces- og systemejerskaberne, ligesom den udførende rolle i forbindelse med den organisatoriske udrulning defineres klart. 6

24 FORSKNING Digitalisering på forskningsområdet skal understøtte AAU s forskningsstrategiske visioner og være en væsentlig drivkraft for skabelse af ny viden. Digitalisering skal, i respekt for den akademiske metodefrihed, medvirke til at sikre fortsat høj kvalitet i forskningen og fremme universitetets anerkendelse. Dette sker gennem 4 strategiske fokusområder: tilgængelighed, anvendelse, compliance og samarbejde. Tilgængelighed af digitale ressourcer og fornøden kapacitet skal bidrage til at AAU kan fastholde og udvikle sine forskningsmæssige styrkepositioner. Derfor skal der være nem og sikker adgang til løsninger, som letter forskeres adgang til og anvendelse af digitale ressourcer. Nye tiltag skal være drevet af forskernes behov inden for de enkelte fagområder, og digitale løsninger skal have kapacitet, der muliggør en eksperimentel tilgang. Løsninger skal understøtte det videnskabelige samarbejde på tværs af faglige, organisatoriske og geografiske skel, og kunne rumme de forskellige veje til innovations- og vidensamarbejde som AAU har med omverdenen. Anvendelse af digitale løsninger inden for forskningsområdet, herunder nye videnskabelige metoder og modeller for samarbejde skal understøttes gennem en løbende kompetenceudvikling af universitetets medarbejdere. Compliance i forhold til lovmæssige og kontraktuelle krav samt vidensskabsetiske standarder skal bidrage til, at AAU også fremadrettet fremstår som en troværdig og internationalt anerkendt forskningsinstitution og samarbejdspartner. Tiltag til digitalisering skal derfor altid fokusere på at gøre det lettere at efterleve og dokumentere overholdelse af krav og standarder. Samarbejde om digitaliseringen af forskningsområdet er væsentligt for at sikre såvel tilgængelighed, anvendelighed og compliance. AAU skal aktivt engagere sig og opnå indflydelse i de lokale, nationale og globale fora og fællesskaber, der er rammesættende for de tekniske standarder og vilkår i forskningsmæssig sammenhæng. Digitale løsninger skal understøtte sammenhængen mellem 7

25 forskningen og den forskningsbaserede undervisning, og forskningsinfrastrukturer skal derfor som udgangspunkt også kunne anvendes af studerende. INDSATSER FORSKNING 1. KOORDINERET ENGAGEMENT I DIGITALISERING 1.1 AAU sikrer koordineret deltagelse i og påvirkning af nationale og internationale fælles strategiske digitaliseringsinitiativer inden for forskningsområdet. Gennem en aktiv indsats skal universitetet påvirke og være på forkant med standarder og krav fra eksempelvis bevillingsgivere, forskningsprogrammer, infrastruktursamarbejder og forskningspolitiske mål. 2. INFRASTRUKTUR OG RÅDGIVNING 2.1 AAU styrker de forskningsdedikerede infrastrukturer og ressourcer, som stilles til rådighed for forskere. Dette sker gennem koordineret udbygning af egne faciliteter kombineret med eksternt samarbejde om digitale infrastrukturer, redskaber og adgang til viden og data. Målet er at styrke tilgængelighed og anvendelse af digitale løsninger, at sikre compliance og at understøtte forskningssamarbejde, vidensformidling og eksponering af vidensproduktion. I denne forbindelse skal der sikres tilstrækkelig kapacitet til databehandling, datalagring og netværk. 2.2 AAU styrker den eksisterende forskningsstøtte med etablering af en dedikeret rådgivningsfunktion for forskere. Rådgivningsfunktionen bemandes med specialister, der har erfaring med at rådgive og supportere forskerne med digitaliseringsinitiativer. Derudover udpeges mentorer i de enkelte forskningsmiljøer, som kan være med til at vejlede kollegaerne. 3. DATA MANAGEMENT 3.1 Forskningsdata management styrkes gennem en kombination af uddannelse og rådgivning samt udarbejdelse af politikker og processer, der dækker forskningsprojekters og forskningsdatas 8

26 fulde livscyklus. Indsatsen tager udgangspunkt i principperne om god videnskabelig praksis fra Den danske kodeks for integritet i forskning, samt sikring af overensstemmelse med formelle krav og videnskabelige standarder. Indsatsen vil samtidig underbygge sikring af fortrolighed i samarbejdet med eksterne parter. 4. EKSPONERING AF VIDENSPRODUKTION 4.1 AAU styrker sin indsats for digital understøttelse af eksponering af universitetets vidensproduktion. Dette skal styrke synlighed og tilgængelighed af AAU s forskning, og ske i overensstemmelse med de enkelte fagområders vilkår og potentialer, herunder nye publiseringsmetoder. 5. KOMPTENCER 5.1 AAU skal gennem implementering af kompetencestrategien, sikre en kontinuerlig styrkelse af forskernes kompetence til skabelse og anvendelse af nye digitale redskaber, metoder og ressourcer. Samtidig skal støtteenhederne tilsvarende kompetenceudvikles for at kunne modsvare udviklingen i forskningens behov. 9

27 UDDANNELSE OG PROBLEMBASERET LÆRING AAU etablerer, udvikler og vedligeholder de bedst mulige rammer for digital understøttelse af PBL, for de studerendes digitale læringsmiljø og for stærke undervisningskompetencer inden for digitalt understøttet læring. AAU har stærke faglige kompetencer inden for digitalt understøttet læring. Denne faglighed vil fortsat være udgangspunkt for at styrke, udvikle og udfordre metoder og praksis for PBL gennem udnyttelse af digitale muligheder. Vi skal møde de studerende med et attraktivt og tidssvarende digitalt studiemiljø, som tager udgangspunkt i de studerendes studieliv som helhed. Det digitale studiemiljø skal understøtte sammenhængen mellem forskellige studieaktiviteter, læreprocesser, projektarbejde og de studerendes sociale liv. Ligeledes vil vi styrke de studerendes rammer for refleksion over egen læring, faglig selvvurdering og studieprogression gennem anvendelse af digitale løsninger. Vores studerende skal, som en naturlig del af deres faglighed, være rustet til at forholde sig kritisk refleksivt til digitaliseringens implikationer og instrumentelle vilkår for deres fagområde, ligesom de skal anvende og forholde sig til digitale muligheder for kommunikation, samarbejde, vidensøgning særligt i forbindelse med problembaseret projektarbejde. Målet er, at de studerende gennem digital dannelse imødekommer erhvervslivets krav til digitale kompetencer, og bliver parate til aktivt at tage del i fremtidens samfund, hvor digitalisering vil spille en endnu større rolle end i dag. AAU s faglige forskningsmiljøer inden for digitalt understøttet læring skal være drivende for den fortsatte udvikling af pædagogiske og didaktiske metoder, der inddrager eller er baseret på digitale teknologier. Det er på baggrund af denne forskningsbaserede faglighed, at vi vil samtænke digitale løsninger med AAU s PBL-praksis, med fokus på såvel generiske pædagogiske modeller som konkrete fagdidaktiske praksisser. AAU stiller teknologiske og organisatoriske rammer til rådighed 10

28 for udvikling af digitalt understøttet PBL og sikrer, at undervisere, vejledere og studerende støttes i brugen af digitale ressourcer i undervisning, projektarbejde og i læringsmiljøet generelt. INDSATSER UDDANNELSE OG PROBLEMBASERET LÆRING 5. KOMPETENCECENTER FOR DIGITALT UNDERSTØTTET LÆRING 5.1 AAU etablerer et fælles forankret kompetencecenter for digitalt understøttet læring. Kompetencecentret skal dels understøtte den løbende udvikling af digitalt understøttede læringsformer, særligt inden for PBL, dels støtte undervisere og vejledere i realiseringen af disse læringsformer. Kompetencecentret skal bistå med teknisk og pædagogiskdidaktisk rådgivning. Kompetencecentret skal have tæt kobling til relevante forskningsmiljøer på AAU. Som led i kompetencecentrets organisering etableres decentrale enheder for digitalt understøttet læring, som kan supportere målrettede indsatser i de lokale miljøer. 6. UDVIKLING AF DIGITALT UNDERSTØTTEDE LÆRINGSFORMER 6.1 Med udgangspunkt i nye digitale muligheder og deraf følgende tendenser inden for læringsområdet, særligt med fokus på PBL, arbejder relevante fagmiljøer med at udvikle generiske læringsformer for digitalt understøttede læringsforløb og digitale kollaborative læringsformer. Konkrete nye digitale understøttede læringsforløb og -former udbredes til studierne gennem det etablerede kompetencecenter for digitalt understøttet læring. 6.2 Der etableres et projekt med det formål at udnytte nye digitalt understøttede studieformer til at styrke området for efter/videreuddannelse

29 På baggrund af de indsamlede erfaringer og opnået viden fra PBL-udviklingsprojekterne, det tværvidenskabelige forskningsprojekt inden for PBL, som begge er indsatser i Viden for verden, samt universitetets faglige kompetencer inden for PBL og digitalt understøttet læring, etableres de digitale platforme, der er nødvendige for at omsætte en digitalt understøttet PBL-model til virkningsfuld praksis. Digitale rammer for studerendes projektarbejde har i denne forbindelse et særligt fokus. 7. DIGITALE LÆRINGS- RESSOURCER 7.1 AAU vil gennem pilotprojekter og cases udforske brugen af digitale læringsressourcer fordret af nye digitalt understøttede læringsformer. Blandt andet overvejes optagelse af forelæsninger, videoproduktion til brug for f.eks. flipped classroom og anvendelse af digitale materialer. På baggrund af de samlede erfaringer fra pilotprojekter og cases igangsættes et digitaliseringsprojekt, der skal etablere teknologiske og organisatoriske forudsætninger for, at undervisere kan udvikle og anvende digitale læringsressourcer. 7.2 Der etableres et eller flere projekter, der eksperimenterer med studerendes egen produktion af digitale materialer som led i læringsaktiviteter. På baggrund af erfaringer med disse projekter igangsættes et digitaliseringsprojekt, der skal etablere forudsætningerne for, at studerende kan producere digitale materialer i forbindelse med undervisning og projektarbejde. 8. STUDIEMILJØ OG STUDIE-PROGRESSION 8.1 Der igangsættes et digitaliseringsprojekt med henblik på at styrke et sammenhængende studiemiljø, der rummer såvel faglige som sociale relationer på tværs af virtuelle og fysiske rum. Det forventes, at digitale løsninger blandt andet vil styrke relationen til og mellem de studerende. Muligheden for at etablere en sammenhængende digital indgang for de studerende til relevant studieinformation, systemer mv. skal undersøges. 12

30 8.2 Der igangsættes et arbejde med henblik på at udnytte digitale løsninger til at styrke studieprogression gennem øget bevidsthed og refleksion hos studerende om egen læring og studiefremdrift, både individuelt og i forbindelse med gruppearbejde. I denne forbindelse afsøges digitale muligheder for at give studerende feedback på egen læringsudvikling. 9. DIGITALE KOMPETENCER I STUDIEORDNINGERNE 9.1 Den enkelte uddannelse skal arbejde med, hvordan udvikling af de studerendes digitale kompetencer kan indarbejdes som en naturlig del af de samlede læringsaktiviteter og indskrives i studieordningerne, hvor det er relevant. 13

31 VIDENSAMARBEJDE AAU har et digitalt overblik over vores vidensamarbejder og deres resultater, og vi benytter digitale løsninger til at gennemføre vidensamarbejde eksternt imellem AAU, erhvervsliv og offentlige parter og internt imellem forsker/underviser, studerende og administrativ medarbejder. For at fremme strategisk og fokuseret anvendelse af eksisterende vidensamarbejder og for at sikre dokumentation af udviklingen i og effekten af disse benytter AAU digitale løsninger, der giver et samlet overblik over og let adgang til alle AAU s samarbejdsaftaler og samarbejdsaktiviteter. Digitale samarbejdsløsninger skal understøtte forskeres og studerendes interne samarbejde på AAU og samspillet med universitetets eksterne samarbejdsparter både i forhold til forskningssamarbejder, projektarbejde og møder. Dialog og udveksling af data, viden og information skal ske effektivt og med fokus på at imødekomme samarbejdsparternes krav og forventninger til håndtering af data. 10. OVERBLIK OVER SAMARBEJDER OG EFFEKT INDSATSER VIDENSAMARBEJDE 10.1 AAU etablerer digitale løsninger, der understøtter administration af og overblik over AAU s samarbejder, og som understøtter effektmåling på og dokumentation af universitetets vidensamarbejder. 11. SAMARBEJDS- PLATFORM 11.1 For at styrke den digitale understøttelse af både internt og eksternt samarbejde inden for uddannelse, forskning og samarbejde etableres digitale løsninger, der kan fungere sammen med tilsvarende løsninger hos eksterne parter, og er tilstrækkeligt fleksible til at kunne ændre sig i takt med, at eksterne samarbejdspartnere tager nye digitale løsninger i brug. 14

32 KOMPETENCER AAU vil løbende forbedre universitetets forudsætninger for at gennemføre og realisere digitaliseringsinitiativer bl.a. ved at styrke kompetencerne til at drive og forankre de forandringer, digitalisering medfører. Medarbejderne skal have viden til at forstå og til at udnytte mulighederne i eksisterende og nye digitale løsninger, og de skal kunne medvirke til digitalisering der, hvor kerneaktiviteterne og administrationen har behov for det. Vi løfter vores kompetencer til digitalisering gennem AAU s kompetencestrategi og udmøntningen af denne. Som organisation skal vi kunne planlægge og drive implementeringen af digitale løsninger og de forandringer, digitaliseringen medfører. Det stiller krav til kompetencer på alle niveauer i organisationen, hvor medarbejderne skal være med til at skabe gode forudsætninger for digitaliseringsinitiativer og have kompetencen til at medvirke i gennemførelsen af dem. Digitaliseringsinitiativer skal opleves som relevante for organisationen og for de medarbejdere, som har direkte berøring med de nye løsninger. Derfor gennemføres de med brugerne i centrum og med involvering af de medarbejdere, som har de faglige kompetencer til at kortlægge og udvikle organisationens arbejdsprocesser. På den måde styrkes vores evne til at definere behov og til at skabe løsninger, der fungerer i praksis. Medarbejdere med specialiserede, digitaliseringskompetencer skal kunne kombinere deres viden om nye teknologiske muligheder med indsigt i kerneaktiviteterne og i administrationen, således at de kan rådgive, understøtte og drive udviklingen i tæt samarbejde med fagmiljøerne og de administrative enheder. Alle medarbejdere skal både have konkrete brugerkompetencer i it-løsninger og en kritisk-konstruktiv tilgang til digitaliseringens muligheder og udfordringer inden for eget arbejdsområde, således at AAU kan høste gevinsterne ved digitalisering. 15

33 12. ORGANISATORISKE DIGITALE KOMPETENCER INDSATSER KOMPETENCER 12.1 Der gennemføres en proces, som har til formål at identificere, vurdere og prioritere tiltag, der vil kunne styrke organisationens evne til at initiere, realisere, drive og supporte digitalisering. 13. MEDARBEJDERNES DIGITALE KOMPETENCER 13.1 Som baggrund for relevant kompetenceudviklingsudbud udarbejdes beskrivelser af de medarbejderkompetencer, der er nødvendige for, at AAU kan gennemføre digitaliseringsindsatser, forestå den organisatoriske implementering af løsninger og skabe brugsværdi af digitale løsninger, der understøtter den konkrete opgavevaretagelse. Der sættes særskilt fokus på kompetencer, der er nødvendige for drifts- og supportorganisationer, som sikrer, at AAU drager nytte af tværgående digitalisering Gennem tæt samarbejde og koordination med indsatsområdet Kompetence, Organisation og Ledelse jf. Viden for verden sikres et kompetenceudviklingsudbud, som giver AAU s medarbejdere mulighed for at få og vedligeholde de fornødne kompetencer til såvel anvendelse af digitale løsninger som medvirken i digital udvikling. 16

34 ADMINISTRATION Digitalisering af varetagelsen af universitetets administrative opgaver har til formål at aflaste den administrative opgavevaretagelse og dermed styrke kerneaktiviteterne. Gennem hensigtsmæssig og sammenhængende digitalisering løses de administrative opgaver enkelt og effektivt. AAU s fortsatte digitalisering af de administrative områder understøtter Viden for verden og udbygger allerede igangsatte digitaliseringsindsatser (Strategi for de administrative områder, Det digitale AAU). AAU vil sikre god administrativ digitalisering gennem digital opgaveløsning tilpasset universitetets behov. Sammenhængende digitale administrative løsninger skal komme hele universitetet til gode og bidrage til øget kvalitet og produktivitet. Administrative arbejdsopgaver løses gennem digitalt understøttede arbejdsprocesser, og samme type opgaver løses med samme proces. Standardiserede data, dvs. grunddata samles på tværs af systemer og gøres tilgængelige, hvor der er behov for det. Grunddata bliver således grundlag for skabelse af fælles information og viden, der vil styrke universitetets varetagelse, planlægning og styring af opgaver. Administrative digitale løsninger fordrer, at medarbejdere altid har de rette kompetencer, således at medarbejdere er i stand til at udnytte løsningernes fulde potentiale. INDSATSER ADMINISTRATION 14. PORTEFØLJEN AF DIGITALE LØSNINGER 14.1 Med udgangspunkt i indsatsen Det digitale AAU under den administrative strategi og med fokus på digitalt understøttede processer vurderes eksisterende og planlagte digitale administrative løsninger løbende for at sikre, at universitetets kerneaktiviteter er i centrum, og at løsningerne er optimale. 15. SAMMENHÆNGENDE 15.1 AAU vil arbejde for til stadighed mere sammenhængende 17

35 DIGITALISERING digitalisering af alle de administrative arbejdsprocesser. Formålene er at skabe sammenhæng i alle arbejdsgange på tværs af AAU og at skabe øget kvalitet og produktivitet AAU vil arbejde for, at data er præcise og kan udveksles på tværs af organisatoriske enheder og systemer. Data fødes ét sted, opdateres ét sted og anvendes mange steder Det undersøges nærmere, hvordan og i hvilket omfang AAU kan gøre det muligt at tilvejebringe beslutningsstøtte baseret på analyse af grunddata. 18

36 VIDEN FOR VERDEN - DIGITALISERINGSSTRATEGI Del af Aalborg Universitets strategi

37 INDHOLD FORORD 03 OVERORDNET VISION 04 TILGANG TIL DIGITALISERING 06 FORSKNING 08 UDDANNELSE OG PROBLEMBASERET LÆRING 11 VIDENSAMARBEJDE OG INTERNT SAMARBEJDE 15 KOMPETENCER 17 ADMINISTRATION 20 2

38 FORORD Digitaliseringsstrategien er en samlet strategi for de kommende års digitalisering på AAU. AAU s digitaliseringsstrategi tager sit udgangspunkt i Viden for verden og bidrager til at indfri visionerne heri. Strategisk digitalisering skal løfte kvaliteten af kerneaktiviteterne - forskning, uddannelse og vidensamarbejde. AAU s digitaliseringsstrategi udtrykker samtidigt visioner for digitalisering af administration og for digitale kompetencer. Strategiperioden følger Viden for verden og dækker således årene Indsatserne i strategien forvaltes overordnet i et samarbejde mellem Det Strategiske Digitaliseringsråd, der porteføljestyrer digitaliseringsprojekter på AAU, de øvrige strategiske råd og den administrative ledergruppe. Den hastige digitale udvikling indebærer, at nye muligheder og udfordringer for kerneaktiviteterne vil opstå i løbet af strategiperioden. Derfor vil strategien blive genbesøgt og revideret efter behov første gang forventeligt i I strategien anvendes digitalisering som overbegreb, der i et digitaliseringsperspektiv favner kompetencer, organisering, opgaver, processer og teknologier. Strategien er blevet til gennem en proces, hvor medarbejdere, studerende og eksterne samarbejdsparter gennem interviews og workshops har leveret bidrag til udvikling af strategien. Interviews og workshops er derfor kombineret med en analyse af digitale- og teknologiske trends, og hvordan andre universiteter i ind- og udland arbejder strategisk med digitalisering. Endelig er strategien blevet beriget gennem en høring på AAU. Vi takker for de mange gode bidrag og input, som viser et stort engagement i digitaliserings-dagsordenen hos forskere, undervisere, administrativt personale og studerende, samt hos vores interessenter i omverdenen. Der er brug for dette engagement også fremadrettet, når strategien skal omsættes til handling. Direktionen Aalborg Universitet November

39 OVERORDNET VISION AAU sætter digitalisering højt på dagsordenen. Både for at udnytte de potentialer den teknologiske udvikling byder på, og for at imødekomme de hastigt ændrede vilkår, den teknologiske udvikling medfører. Udviklingen af digitale teknologier er et rammesættende vilkår, som både åbner for nye muligheder og stiller os over for nye krav og forventninger fra omverdenen. Det stiller krav om kontinuerlig tilpasning i en uforudsigelig og omskiftelig fremtid, også for AAU. Men den teknologiske udvikling fører også til banebrydende teknologier, som byder på nye muligheder, og teknologisk udvikling skaber rum for forskningsmæssige bidrag til fremtidens samfund. Derfor ønsker vi ikke kun at imødekomme de udfordringer den teknologiske udvikling byder os. Vi vil også udnytte digitale teknologiers innovative potentiale, som grundlag for at udvikle vores organisation og kernaktiviteter, og vi ønsker at bidrage med kritisk refleksion og innovativ udvikling på felter inden for digitalisering, hvor AAU har en stærk og anerkendt position i forskningsverdenen. Med dette afsæt skal AAU s digitaliseringsstrategi understøtte visionerne i Viden for verden, men også udfolde og udforske de teknologiske rammer, vi som universitet fungerer i. Digitaliseringsstrategien favner derfor digitalisering på flere niveauer; fra en innovativ tilgang til understøttelse af forskning, uddannelse og vidensamarbejde til værdiskabende administration og service. Kompetenceudvikling har en særlig opmærksomhed, da den digitale udvikling stiller nye krav til ansatte og studerende, både i konkret anvendelse af nye redskaber, innovativ anvendelse af digitale teknologier og i den nødvendige kritiske refleksion over den teknologiske udvikling og dens effekter. VISION FOR DIGITALISERING PÅ AAU AAU anvender digitalisering ambitiøst og aktivt for at understøtte overordnede strategier og realisere strategiske mål Digitalisering anvendes som betydeligt middel til at højne kvaliteten og styrke særkenderne i kerneaktiviteterne 4

40 Den digitale udvikling udnyttes aktivt til at styrke innovation og fornyelse, således at AAU står stærkt og attraktivt inden for forskning, uddannelse og vidensamarbejde Med AAU s digitaliseringsstrategi sættes pejlemærkerne for et ambitiøst digitalt fundament, som støtter og udvikler universitetets strategier og kerneaktiviteter. 5

41 TILGANG TIL DIGITALISERING Digitalisering skal være meningsfuld og værdiskabende. For at sikre dette, har vi opmærksomhed på, hvordan vi griber digitaliseringsopgaven an. Fire tilgange er grundlæggende for, at vi får succes med digitalisering: 1. Digitaliseringsindsatser er begrundet i universitetets kerneaktiviteter 2. Der er en høj grad af brugerinvolvering i alle faser af digitalisering 3. Ansvaret for den organisatoriske implementering af digitalt understøttede processer sikres 4. Digitalisering foregår gennem styrede processer, som sikrer digitale og organisatoriske løsninger af høj kvalitet BEGRUNDET DIGITALISERING Digitalisering skal være drevet af organisatoriske mål og understøtte AAU s visioner og strategiske målsætninger for kerneaktiviteterne og de understøttende funktioner. Digitale løsninger skal give værdi og være meningsfulde for de brugergrupper, der i praksis udfører digitalt understøttede processer. Digitalisering skal skabe værdi på tværs af organisatoriske enheder og strukturer gennem sammenhængende digitalt understøttede arbejdsopgaver. BRUGER- INVOLVERING Vi er bevidste om, at digitalisering er en organisatorisk forandringsproces. Når vi arbejder med digitalisering tager vi derfor afsæt i den måde organisationen fungerer på, og sigter mod at fremtidige opgaver løses på nye og bedre måder. Medarbejdere og medarbejderroller inddrages direkte i digitaliseringsindsatsers forskellige faser. En participatorisk tilgang sikrer inddragelse af relevante medarbejdere fra idé og behovsafdækning, til løsninger er taget i brug og implementeret i organisationen. 6

42 ORGANISATORISK IMPLEMENTERING Digitalisering er et bredt organisatorisk ansvar. Som led i at løfte dette ansvar, skal vi styrke den organisatoriske implementering. En væsentlig del af dette arbejde er at udvikle og implementere de organisatoriske løsninger og processer, som sikrer, at digitale løsninger skaber den tiltænkte værdi. Fordi udvikling af organisatoriske løsninger og processer er et led i den organisatoriske udvikling, skal den organisatoriske implementering ledes af de brugermiljøer, der skal anvende og drage nytte af digitale løsninger. STYRINGSRAMMER En styret tilgang til digitalisering er nødvendig for at sikre den rette prioritering af digitaliseringsindsatser og for at sikre, at digitaliseringsindsatser fører til værdiskabende løsninger. Derfor har AAU øje for fortsat at udvikle transparent styring af porteføljen af digitaliseringsindsatser. AAU sikrer ligeledes en entydig forankring af proces- og systemejerskab, ligesom den udførende rolle i forbindelse med organisatorisk implementering sikres. 7

43 FORSKNING Digitalisering på forskningsområdet skal understøtte AAU s forskningsstrategiske visioner og være en væsentlig drivkraft for skabelse af ny viden. Digitalisering skal, i respekt for den akademiske metodefrihed, medvirke til at sikre fortsat høj kvalitet i forskningen og fremme universitetets anerkendelse. Dette sker gennem strategisk fokus på de fire områder: tilgængelighed, anvendelse, compliance og samarbejde. Tilgængelighed af ressourcer og fornøden kapacitet skal bidrage til at AAU kan fastholde og udvikle de forskningsmæssige styrkepositioner. Derfor skal der være nem og sikker adgang til løsninger, som fjerner barrierer for forskeres adgang til at anvende og dele digitale ressourcer. Tiltag skal være drevet af forskernes behov inden for de enkelte fagområder, og digitale løsninger skal have kapacitet, der muliggør en eksperimentel tilgang. Løsninger skal understøtte det videnskabelige samarbejde over faglige, organisatoriske og geografiske grænser, og kunne rumme de forskellige veje til innovations- og vidensamarbejde som AAU har med omverdenen. Anvendelse af digitale løsninger inden for forskningsområdet skal understøttes for at medvirke til en fortsat udvikling og styrkelse af forskningens kvalitet. Derfor vil vi styrke forskningens muligheder for at skabe ny viden gennem anvendelse af digitale metoder. Dette kræver løbende udvikling af kompetencer, der kan facilitere udnyttelsen af potentialer i nye videnskabelige metoder og modeller for samarbejde samt ændrede vilkår for forskningen. Compliance ift lovmæssige og kontraktuelle krav samt vidensskabsetiske standarder skal bidrage til, at AAU også fremadrettet fremstår som en troværdig og internationalt anerkendt forskningsinstitution og samarbejdspartner. Tiltag til digitalisering skal derfor altid fokusere på at gøre det lettere at efterleve og dokumentere overholdelse af krav og standarder. Samarbejde om digitaliseringen af forskningsområdet er væsentlig for at sikre såvel tilgængelighed, anvendelighed og compliance. AAU skal aktivt engagere sig og opnå indflydelse i 8

44 de lokale, nationale og globale fora og fællesskaber, der er ramme-sættende for de tekniske og videnskabelige standarder og vilkår. Digitale løsninger skal understøtte sammenhængen mellem forskningen og den forskningsbaserede undervisning, og forskningsinfrastrukturer skal derfor som udgangspunkt også kunne anvendes af studerende. INDSATSER FORSKNING 1. KOORDINERET ENGAGEMENT I DIGITALISERING 1.1 AAU sikrer koordineret deltagelse i og påvirkning af nationale og internationale fælles strategiske digitaliseringsinitiativer inden for forskningsområdet. Gennem en aktiv indsats skal universitetet påvirke og være på forkant med standarder og krav fra eksempelvis bevillingsgivere, forskningsprogrammer, infrastruktursamarbejder og forskningspolitiske mål. 2. INFRASTRUKTUR OG RÅDGIVNING 2.1 AAU styrker de forskningsdedikerede infrastrukturer og ressourcer, som stilles til rådighed for forskere og videnskabelige samarbejder. Dette sker gennem koordineret udbygning af vore egne faciliteter kombineret med aktivt samarbejde om digitale infrastrukturer, redskaber og adgang til viden og data. Målet er at styrke tilgængelighed og anvendelse af digitale løsninger, at sikre compliance og at understøtte forskningssamarbejde, vidensformidling og eksponering af vidensproduktion. I denne forbindelse skal der sikres tilstrækkelig kapacitet til databehandling, datalagring og netværk. 2.2 AAU styrker den eksisterende forskningsstøtte med etablering af en dedikeret rådgivningsfunktion for forskere og deres samarbejdsparter. Rådgivningsfunktionens opgave er især at sikre det enkelte fagområde digital understøttelse. Rådgivningsfunktionen bemandes med specialister, der har erfaring med at rådgive og supportere forskningsområdet, samt mentorer i forskningsmiljøerne. Rådgivningsfunktionen indgår 9

45 som ressource i kompetenceudviklingen af forskere. 3. DATA MANAGEMENT 3.1 Forskningsdata management skal styrkes gennem en kombination af uddannelse og rådgivning samt udarbejdelse af politikker og processer, der dækker forskningsprojekters og forskningsdatas fulde livscyklus. Indsatsen tager udgangspunkt i principperne om god videnskabelig praksis fra Den danske kodeks for integritet i forskning, samt sikring af overensstemmelse med formelle krav og videnskabelige standarder. Indsatsen vil samtidig underbygge sikring af fortrolighed i samarbejdet med eksterne parter. Understøttende digitalisering sikres gennem realisering af indsats EKSPONERING AF VIDENSPRODUKTION 4.1 AAU styrker sin indsats for digital understøttelse til eksponering af universitetets vidensproduktion. Dette skal styrke synlighed og tilgængelighed af AAU s forskning, og ske i overensstemmelse med de enkelte fagområders vilkår og potentialer, herunder nye publiseringsmetoder. 5. KOMPTENCER 5.1 AAU skal gennem implementering af kompetencestrategien, sikre en kontinuerlig styrkelse af forskernes kompetence til skabelse og anvendelse af nye digitale redskaber, metoder og ressourcer. Samtidig skal støtteenhederne tilsvarende kompetenceudvikles for at kunne modsvare udviklingen i forskningens behov. 10

46 UDDANNELSE OG PROBLEMBASERET LÆRING AAU etablerer, udvikler og vedligeholder de bedst mulige rammer for digital understøttelse af PBL, for de studerendes digitale læringsmiljø og for stærke undervisningskompetencer inden for digitalt understøttet læring. AAU har stærke faglige kompetencer inden for digitalt understøttet læring. Denne faglighed vil fortsat være udgangspunkt for at styrke, udvikle og udfordre metoder og praksis for PBL gennem udnyttelse af digitale muligheder. Vi skal møde de studerende med et attraktivt og tidssvarende digitalt studiemiljø, som tager udgangspunkt i de studerendes studieliv som helhed. Det digitale studiemiljø skal understøtte sammenhængen mellem forskellige studieaktiviteter, læreprocesser, projektarbejde og de studerendes sociale liv. Ligeledes vil vi styrke de studerendes rammer for refleksion over egen læring, faglig selvvurdering og studieprogression gennem anvendelse af digitale løsninger. Vores studerende skal, som en naturlig del af deres faglighed, være rustet til at forholde sig kritisk refleksivt til digitaliseringens implikationer og instrumentelle vilkår for deres fagområde, ligesom de skal anvende og forholde sig til digitale muligheder for kommunikation, samarbejde, vidensøgning mv., særligt i forbindelse med problembaseret projektarbejde. Målet er, at de studerende gennem digital dannelse imødekommer erhvervslivets krav til digitale kompetencer, og bliver parate til aktivt at tage del i fremtidens samfund, hvor digitalisering spiller en stadig større rolle. AAU s faglige forskningsmiljøer inden for digitalt understøttet læring er drivende for den fortsatte udvikling af pædagogiske og didaktiske metoder, der inddrager eller er baseret på digitale teknologier. Det er på baggrund af denne forskningsbaserede faglighed, at vi samtænker digitale løsninger med AAU s PBLpraksis, med fokus på såvel generiske pædagogiske modeller som konkrete fagdidaktiske praksisser. 11

47 AAU stiller teknologiske og organisatoriske rammer til rådighed for udvikling af digitalt understøttet PBL og sikrer, at undervisere, vejledere og studerende støttes i brugen af digitale ressourcer i undervisning, projektarbejde og i læringsmiljøet generelt. INDSATSER UDDANNELSE OG PROBLEMBASERET LÆRING 1. KOMPETENCECENTER FOR DIGITALT UNDERSTØTTET LÆRING 1.1 AAU etablerer et fælles forankret kompetencecenter for digitalt understøttet læring. Kompetencecentret skal dels understøtte den løbende udvikling af digitalt understøttede læringsformer, særligt inden for PBL, dels støtte undervisere og vejledere i realiseringen af disse læringsformer. Kompetencecentret skal bistå med teknisk og pædagogiskdidaktisk rådgivning. Undervisere og vejledere skal støttes i udvikling og realisering af såvel generelle pædagogiske metoder som fagspecifikke didaktiske praksisser inden for digitalt understøttet læring. Således skal kompetencecentret indgå i samarbejde om udvikling og realisering af konkrete digitalt understøttede undervisnings- og vejledningsforløb, herunder udarbejdelse af digitale læringsressourcer. Kompetencecentret skal have tæt kobling til relevante forskningsmiljøer og skal, i det omfang det er meningsfuldt, bygge på eksisterende enheder og organer. Som led i kompetencecentrets organisering etableres decentrale enheder for digitalt understøttet læring, målrettet indsatser i de lokale miljøer. 2. UDVIKLING AF DIGITALT UNDERSTØTTEDE LÆRINGSFORMER 2.1 Med udgangspunkt i nye digitale muligheder og deraf følgende tendenser inden for læringsområdet, særligt med fokus på PBL, arbejder relevante fagmiljøer med at udvikle læringsformer fordret af den digitale udvikling. Dette arbejde skal blandt andet munde ud i et antal generiske læringsformer for digitalt understøttede læringsforløb og digitale kollaborative læringsformer. 12

48 Konkrete læringsformer forankres i praksis gennem det etablerede kompetencecenter for digitalt understøttet læring. 2.2 I samarbejde med PBL-udviklingsprojekter, forskningsprojekter inden for PBL og faglige miljøer med kompetencer inden for PBL og digitalt understøttet læring, etableres de digitale rammer, der er nødvendige for at omsætte en digitalt understøttet PBL-model til virkningsfuld praksis. Digitale rammer for studerendes projektarbejde har i denne forbindelse et særligt fokus. 2.3 Der etableres et projekt med det formål at udnytte nye digitalt understøttede studieformer til at styrke området for efter/videreuddannelse. 3. DIGITALE LÆRINGS- RESSOURCER 3.1 AAU vil gennem pilotprojekter og cases udforske brugen af digitale læringsressourcer fordret af nye digitalt understøttede læringsformer. Blandt andet overvejes optagelse af forelæsninger, videoproduktion til brug for f.eks. flipped classroom og anvendelse af digitale materialer. På baggrund af de samlede erfaringer fra pilotprojekter og cases igangsættes et digitaliseringsprojekt, der skal etablere teknologiske og organisatoriske forudsætninger for, at undervisere kan udvikle og anvende digitale læringsressourcer. 3.2 Der etableres et eller flere projekter, der eksperimenterer med studerendes egen produktion af digitale materialer som led i læringsaktiviteter. På baggrund af erfaringer med disse projekter igangsættes et digitaliseringsprojekt, der skal etablere forudsætningerne for, at studerende kan producere digitale materialer i forbindelse med undervisning og projektarbejde. 13

49 4. STUDIEMILJØ OG STUDIE- PROGRESSION 4.1 Der igangsættes et digitaliseringsprojekt med henblik på at styrke de studerendes oplevelse af et sammenhængende studiemiljø, der rummer såvel faglige som sociale relationer på tværs af virtuelle og fysiske rum. Det forventes at digitale løsninger blandt andet vil styrke relationen til og mellem de studerende. Muligheden for at etablere en sammenhængende digital indgang for de studerende til relevant studieinformation, systemer mv. skal undersøges. 4.2 Der igangsættes et arbejde med henblik på at udnytte digitale løsninger til at styrke studieprogression gennem øget bevidsthed og refleksion hos studerende om egen læring og studiefremdrift, både individuelt og i forbindelse med gruppearbejde. I denne forbindelse afsøges digitale muligheder for at give studerende feedback på egen læringsudvikling. 5. DIGITALE KOMPETENCER I CURRICULA 5.1 Det sikres, at generelle såvel som fagspecifikke digitale kompetencer indgår eksplicit i curricula for alle uddannelser. I praksis sikres dette i forbindelse med den løbende gennemgang og revidering af studieordninger, semesterbeskrivelser, modulbeskrivelser mv. På denne baggrund arbejder den enkelte uddannelse med, hvordan udvikling af de studerendes digitale kompetencer indarbejdes som en naturlig del af de samlede læringsaktiviteter. 14

50 VIDENSAMARBEJDE AAU er og vil fortsat være en anerkendt part i eksterne vidensamarbejder. Vi deltager med høj faglighed og ekspertise i samarbejdets digitale discipliner, og har kontinuerligt et digitalt overblik over vores samarbejder og deres resultater. AAU ønsker at benytte digitale løsninger, der optimalt understøtter både eksternt og internt vidensamarbejde. Eksternt imellem AAU, erhvervsliv og offentlige parter, og internt imellem rollerne som forsker, underviser, studerende og administrativ medarbejder. AAU s eksterne samarbejdsparter og -aktiviteter registreres allerede i dag, men i overvejende grad decentralt med forskellig systematik, og dermed uden mulighed for nem adgang til søgning på tværs. Vi vil sikre digitale løsninger, der muliggør et samlet og til stadighed opdateret og styrket overblik over alle AAU s samarbejder. Formålet er at fremme evnen til strategisk og fokuseret at kunne vælge blandt mulige samarbejder og at skabe grundlag for at kunne dokumentere udviklingen i og effekten af disse. AAU ønsker at sikre, at dialog og udveksling af data, viden og information kan foregå effektivt mellem samarbejdsparterne, uafhængig af tidszoner, og på tværs af geografi, kultur og faglighed. Vi vil sikre, at den digitale understøttelse af det interne samarbejde på AAU er optimal og samtidig sikre at valgte digitale løsninger er velegnede for samspil med eksterne samarbejdsparter. Understøttelsen adresserer bl.a. de studerendes gruppearbejde og forskningssamarbejde; herunder samskrivning af dokumenter og afholdelse af fysiske og virtuelle møder. I den digitale understøttelse er der fokus på at imødekomme samarbejdsparternes krav og forventninger til håndtering af data. 15

51 INDSATSER VIDENSAMARBEJDE 1. OVERBLIK OVER SAMARBEJDER OG AKTIVITETER 1.1 AAU etablerer digitale løsninger, der muliggør skabelse af et øget overblik over AAU s samarbejder, baseret på nuværende decentrale registreringer. 1.2 AAU iværksætter en digitaliseringsindsats, med henblik på at understøtte effektmåling på og dokumentation af vidensamarbejder. Dette sker med udgangspunkt i den tilgang AAU vælger til effektmåling og dokumentation. 2. SAMARBEJDS- PLATFORME 2.1 AAU vil styrke den digitale understøttelse af både internt og eksternt samarbejde. Der vælges digitale løsninger, der kan fungere sammen med digitale løsninger hos eksterne parter, og som samtidigt er i stand til at indrette sig i forhold til, at disse eksterne løsninger ændrer sig udenfor vores indflydelse. Valgte digitale løsninger skal skabe øget mulighed for integration af uddannelse, forskning og vidensamarbejde. 2.2 AAU vil gennem digitalisering sikre at administration af samarbejdsrelationer og netværk, behørigt bliver understøttet og effektiviseret. 2.3 Det vurderes løbende, om AAU s eksisterende digitale løsninger har et uudnyttet potentiale for interne og eksterne samarbejder. Formålet er, ved påtænkt anskaffelse af nye digitale løsninger, at sikre at eksisterende løsninger udnyttes optimalt i de aktiviteter der udgør samarbejdets indhold og administration. 16

52 KOMPETENCER AAU vil styrke kompetencen til løbende at forbedre de organisatoriske forudsætninger for at gennemføre og realisere digitaliserings-initiativer. Vi ønsker ligeledes at styrke kompetencerne til at drive og forankre de forandringer digitalisering medfører. Vi ønsker at have stærke kompetencer til at digitalisere ud fra et strategisk tværgående perspektiv, som tager udgangspunkt i kerneaktiviteternes og administrationens udfordringer og behov. Vores medarbejdere skal have rette kompetencer og viden til at forstå og udnytte mulighederne i eksisterende og nye digitale løsninger. Vi løfter vores kompetencer til digitalisering gennem anviste rammer og metoder i AAU s kompetencestrategi. Det er vores ambition, at vi på alle niveauer i organisationen er kompetente til at skabe gode forudsætninger for at gennemføre digitaliseringsinitiativer. Vi skal derfor være gode til at arbejde med såvel regler, procedurer og organisatoriske strukturer, som etablering og varetagelse af roller og ansvar i relation til digitalisering. Vi ønsker ligeledes, at vi som organisation har evnen til at planlægge og drive både den organisatoriske implementering af digitale løsninger og de forandringer digitalisering medfører samt er gode til at etablere de drifts- og supportorganiseringer, som er nødvendige for at drage nytte af tværgående digitalisering. Vi ønsker at tværgående digitaliseringsinitiativer i endnu større grad opleves som relevant for organisationen og de medarbejdere som har direkte berøring med nye løsninger. Vi har derfor et særligt fokus på at udvikle kompetencer til hurtigere og mere smidigt at initiere og gennemføre digitaliseringsinitiativer ud fra et brugerorienteret perspektiv. Direkte involvering af medarbejdere med nødvendige faglige kompetencer, vil styrke vores evne til at definere strategiske og tværgående behov. Det vil ligeledes bringe os i stand til at håndtere digitaliseringens konsekvenser for organisering og opgavevaretagelse. Det er i denne forbindelse afgørende, at vi har kompetencer til at kortlægge og udvikle organisationens 17

53 arbejdsprocesser og at vi er i stand til at sikre, at konkrete løsninger fungerer i praksis. Det er vores ambition, at den enkelte medarbejder gennem stærke kompetencer udnytter og udfordrer de digitale muligheder der stilles til rådighed. Formålet er, at den enkelte medarbejder bidrager til at udvikle egne såvel som organisationens muligheder for at skabe værdi af digitale løsninger. Derfor ønsker vi, at vores medarbejdere har både konkrete brugerkompetencer i it-løsninger og en kritiskkonstruktiv tilgang til digitaliseringens muligheder og udfordringer inden for eget arbejdsområde. Den øgede teknologiske udvikling er med til at forandre og skabe nye interne og eksterne forventninger til AAU s kerneaktiviteter og administration. AAU skal derfor have medarbejdere med specialiserede kompetencer, som gennem viden om nye teknologiske muligheder og faglig indsigt i kerneområderne og administrationen kan rådgive, understøtte og drive udviklingen af vores kerneaktiviteter i et tæt samarbejde med kerneområderne og administrationen. INDSATSER KOMPETENCER 1. ORGANISATORISKE DIGITALE KOMPETENCER 1.1 På baggrund af erfaring med digitalisering på AAU beskrives det, hvilke organisatoriske faktorer der kan lette initiering, gennemførsel og realisering af digitaliseringsinitiativer. Beskrivelse skal indgå som baggrundsmateriale for et kick-off-seminar for AAU s ledelse om nødvendige forudsætninger for at fremme digitalisering og styrke AAUs evne til at planlægge og drive forandrings- og implementeringsprocesser. På baggrund af beskrivelse og seminar igangsættes konkrete initiativer. 1.3 Det undersøges hvilke tiltag der er nødvendige for at styrke organisationens evne til at etablere drifts- og supportorganiseringer. På baggrund af undersøgelse igangsættes konkrete initiativer. 18

54 2. MEDARBEJDERES DIGITALE KOMPETENCER 2.1 AAU understøtter den enkelte medarbejders kompetenceudvikling ved at udarbejde en beskrivelse af hvilke særlige medarbejderkompetencer, der er nødvendige for, at AAU kan gennemføre digitaliseringsindsatser, forestå den organisatoriske implementering af løsninger og skabe brugsværdi af digitale løsninger, der understøtter den konkrete opgavevaretagelse. Der sættes særskilt fokus på hvilke kompetencer, der er nødvendige for drifts- og supportorganisationer, som sikrer, at AAU drager nytte af tværgående digitalisering. På baggrund af beskrivelse af kompetencer igangsættes konkrete kompetenceudviklende initiativer. 2.2 Gennem etablering af tæt samarbejde og koordination med indsatsområdet Kompetence, Organisation og Ledelse (jf. Viden for verden), sikres det, at AAU s medarbejdere løbende får og vedligeholder de fornødne kompetencer i relation til digitalisering samt konkrete brugerkompetencer gennem kurser udbudt af AAU Kompetenceudvikling og Kurser. 2.3 I samarbejde med indsatsområdet Kompetence, Organisation og Ledelse (jf. Viden for Verden), sikres det, at allerede igangsatte og fremtidige prioriterede kompetenceudviklingsindsatser fra Direktionens og Hovedsamarbejdsudvalgets side (jf. AAU s kompetencestrategi) indeholder den rette kompetenceudvikling i relation til digitalisering. 19

55 ADMINISTRATION Digitalisering af varetagelsen af universitetets administrative opgaver har til formål at aflaste den administrative opgavevaretagelse og dermed styrke kerneaktiviteterne. Gennem hensigtsmæssig og sammenhængende digitalisering løses de administrative opgaver enkelt og effektivt. AAU s fortsatte digitalisering af de administrative områder understøtter Viden for verden og udbygger allerede igangsatte digitaliseringsindsatser (Strategi for de administrative områder, Det digitale AAU). AAU vil sikre god administrativ digitalisering gennem it-politikker og it-standarder tilpasset universitetets behov for digital opgaveløsning. Sammenhængende digitale administrative løsninger skal komme hele universitetet til gode og bidrage til øget kvalitet og produktivitet. Administrative arbejdsopgaver løses gennem digitalt understøttede arbejdsprocesser, og samme type opgaver løses med samme proces. Standardiserede data, grunddata, samles på tværs af systemer og gøres tilgængelige, hvor der er behov for det. Grunddata bliver således grundlag for skabelse af fælles information og viden, der vil styrke universitetets varetagelse, planlægning og styring af opgaver. Administrative digitale løsninger fordrer, at medarbejdere altid har de rette kompetencer, således at medarbejdere er i stand til at udnytte løsningernes fulde potentiale. 20

56 INDSATSER ADMINISTRATION 1. PORTEFØLJEN AF DIGITALE LØSNINGER 2 SAMMENHÆNGENDE DIGITALISERING 1.1 Med udgangspunkt i indsatsen Det digitale AAU under den administrative strategi og med fokus på digitale understøttede processer sikres der en løbende vurdering af eksisterende og planlagte digitale administrative løsninger. Formålet er at sikre, at universitetets kerneaktiviteter er i centrum, og at eksisterende løsninger fortsat er optimale. 2.1 AAU vil arbejde for til stadighed mere sammenhængende digitalisering af alle vores administrative arbejdsprocesser. Formålene er at skabe sammenhæng i alle arbejdsgange på tværs af AAU og at skabe øget kvalitet og produktivitet. 2.2 AAU vil arbejde for, at data er præcise og kan udveksles på tværs af organisatoriske enheder og systemer. Data fødes ét sted, opdateres ét sted og anvendes mange steder. 3. DEN DIGITALE ADMINISTRATIVE MEDARBEJDER 2.3 Det undersøges nærmere, hvordan og i hvilket omfang AAU kan gøre det muligt at tilvejebringe beslutningsstøtte baseret på grunddata, gennem anvendelse af dataanalysemetoder som f.eks. prædiktiv analyse. 3.1 AAU beskriver forventningerne til den administrative medarbejders digitale kompetencer. Formålet er at sikre, at den administrative medarbejder har digitale kompetencer på et niveau, der gør det muligt at udnytte det fulde potentiale af anvendte digitale løsninger. 21

57 Rektorsekretariatet Information om punkt til behandling på direktionsmøde AAU Digitaliseringsstrategi Viden for verden digitaliseringsstrategi, ønskes godkendt af direktionen Ønskes behandlet på direktionens møde den: Navn/afdeling (hvem ønsker punktet på dagsordenen) Det Strategiske Digitaliseringsudvalg v/henrik Pedersen, formand Forventet varighed for behandling (timer/minutter) Eventuel fortrolighed 45 min X Kan frit distribueres Fortroligt Andet: Behandling af punktet Beslutningstagning Skabelon til sagsfremstilling følger på næste sider. Vejledning til at skrive en fyldestgørende sagsfremstilling findes på hjemmesiden: Hele dokumentet med information og sagsfremstilling samt nødvendige bilag sendes senest 3 uger inden punktets behandling til rektorsekretariatet@adm.aau.dk med kopi til ug@adm.aau.dk Evt. spørgsmål kan rettes til: Sekretariatschef Ulla Gjørling ug@adm.aau.dk Telefon

58 Rektorsekretariatet Punkt: Type: Vælg Vælg Sagsnr.: Skriv sagsnr. Dato: Vælg dato Sagsfremstilling til møde i direktionen: Bilag: Sagsfremstilling: AAU s digitaliseringsstrategi Viden for verden digitaliseringsstrategi 1. Viden for verden digitaliseringsstrategi 2. Oversigt over den organisatoriske inddragelse og medvirken På direktionens møde den 29. juni 2017, blev den første version af digitaliseringsstrategien drøftet. Drøftelsen afstedkom kommentarer og anvisninger, herunder især: Strategien skal : i højere grad udtrykke sammenhæng med AAU s øvrige aktiviteter i højere grad forholde sig til AAU s situation være tydelig i forhold til, hvorfor vi digitaliserer være tydelig i forhold til, hvorledes vi griber digitalisering an redigeres således, at struktur og sprog er på niveau med Viden for verden Nedenstående organisation har siden da arbejdet med ovenstående anvisninger, frem mod digitaliseringsstrategien i den version, der nu fremstilles i direktionen med anmodning om godkendelse. Styregruppe: IT-direktør Flemming Koch Projektgruppe: Per Hejgaard Jakob Cloos Bojesen Jeanette Møller Rasmus D. Jensen Klaus Kilt Kasper Søndergaard Andersen Det Strategiske Digitaliseringsudvalg(DSD) indstiller til direktionen, at ansvaret for formidling og udmøntning af strategien overdrages til DSD. Dette ansvar vil DSD i givet fald forvalte i tæt samarbejde med Det Strategiske Råd for Forskning og Innovation, Det Strategiske Uddannelsesråd, og den administrative ledergruppe. Indstilling: Det Strategiske Digitaliseringsudvalg indstiller, at:

59 Rektorsekretariatet 1. Direktionen godkender AAU s digitaliseringsstrategi Viden for verden digitaliseringsstrategi (bilag 1) 2. Det Strategiske Digitaliseringsudvalg overdrages ansvaret for formidling og udmøntning af strategien. Kommunikation: Sagsbehandler: Det anbefales, at projektledelsen i samarbejde med AAU Kommunikation sikrer en kommunikation af direktionens beslutning. Per Hejgaard, IT Strategichef

60 Rektorsekretariatet Punkt: Type: Sagsnr: Beslutningstagning Fortroligt Skriv sagsnr Dato: Sagsfremstilling til møde i Det Strategiske Digitaliseringsråd (DSD) Projekt CLAAUDIO Dato for mødet 21. december 2017 Bilag: Sagsfremstilling: Kommunikation: Indstilling: Sagsbehandler: CLAAUDIO Business Case Projekt CLAAUDIO (herefter benævnt projektet ) er et strategisk projekt, der har til formål at tilvejebringe en organisatorisk enhed med fokus på tilvejebringelse af forskerunderstøttende it og yde rådgivning om scientific computing og data management. Enheden fungerer som en matrix på tværs af AAU Fælles Service og med deltagelse af forskere på AAU. Første opgave for teamet bliver at etablere et nyt lagrings- og beregningsmiljø med tilstrækkelig kapacitet, der sikrer at AAU kan tilbyde let adgang til et konsolideret state-of-the-art miljø. Fokus er på at sikre en samlet kapacitet der giver mulighed for såvel eksperimenter som veletablerede forskningsprojekter. Dette skal bidrage til fastholdelse af universitetets konkurrenceevne og sikre overholdelse af lovmæssige og kontraktuelle forhold (compliance). Samtidig skal miljøet understøtte kontinuerligt fokus på integritet og videnskabsetik, og sikre forskningsobjekter (data, software mv.) - og forbindelsen mellem disse - i hele deres livscyklus i overensstemmelse med Den Danske Kodeks for Integritet i Forskningen. Dette såvel for den enkelte forsker, og for institutionen som helhed. Samtidig etableres en rådgivningsfunktion der, foruden videreudvikling og delvis drift af miljøet, kan rådgive og supportere på anvendelse af miljøet selv, muligheder i data science, data management mv. Det er væsenligt at fremhæve, at rådgivningsfunktionen også står for videreudvikling af services, og kan også rådgive om services uden for cloud en. Den initierende projektgruppe bliver ansvarlig for, i samarbejde med relevant linjeledelse, at kommunikere ud til de medvirkende enheder. Selve projektet vil søge at sprede budskabet om etablering af projektet via AAU Inside, møder med relevante parter mv. Det indstilles til at DSD godkender igangsættelsen af projekt CLAAUDIO og peger på en styregruppeformand. Rasmus D. Jensen, ITS, AAU

61 BUSINESS CASE Stamdata Projektnavn Styregruppeformand (projektejer) Projektleder WorkZone sagsnummer ProjectFlow nummer CLAAUDIO TBD TBD. Business case udarbejdet af: Rasmus D. Jensen (RJ), Bo Nygaard Bai (BB), Karsten Kryger Hansen (KKH)