Side 1 af Referat af bestyrelsesmøde NB Frederiksbo

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde NB Frederiksb Tilstede: Mille Frhn (MF), Kim Bech (KB), Kåre Jakbsen (KJ) g Henrik Metzger (HM) (ref.) Fraværende: Linda Hansen (LH) Suppleanter: Henrik Philip Jørgensen (HPJ) Da..9.rden: 1. Valg af rdstyrer. 2. Gdkendelse g underskrivning af sidste referat. 3. Gennemgang af beslutningsreferat. 4. Meddelelser/sager fra frmanden. 5. Husets håndværkere. 6. Løbende sager: a. Viceværten. b. Erhvervsudlejning. (Elite g den srte gryde.) c. Ejendmmens stand g vedligehldelse. d. ( pkrævning hvrdan g hvem? ) e. Køb/Salg af andele. f. Gården. g. Klager 7. Understrygning af taget, plan fr hvrdan g hvrnår. 8. Opsigelse af DBA. 9. Køb af frbedringer (Køkken m.m). 10. Samarbejdet i bestyrelsen. (bl.a. Opgavefrdelingen g pfølgning) 11. Pririteringslisten. Hvad nu? (Skraldeskuret m.m.) 12. Lftsrum. 13. Ekstrardinærgeneralfrsamling? 14. Evt. Side 1 af 6

2 Referat af bestyrelsesmøde AIB Frederiksb 1. Valg af rdstyrer a. HM meldte sig selv. HM gs~ valgt sm referent! 2. Gdkendelse g underskrivelse af beslutningsreferat a. Udskudt til næste møde grundet LH's fravær. 3. Gennemgang af beslutningsreferat. a. IKKE udført: i. KJ skal tage kntakt til Kim m.fl. ang~ende udluftning af radiatrer. il LH skal have styr p~ lftsrum. iii. MF: Blig Eksperten skal kntaktes ang~ende netværksadministratinsaftale. Sag verført til KJ. b. Udført: 4. i. MF: DBA er psagt. Meddelelser fra frmanden. a. Opsigelse af Dansk Bligadministratin (DBA) - vres nuværende administratr. Gennemgang af papirer udleveret af MF. MF mener ikke, at DBA har gdkendt vres psigelse, HM præciserer, at DBA blt henviser til psigelsesvarsier i vres kntrakt g derfr mener, at psigelsen først er gældende fra 30/ Imidlertid har HPJ fremsendt bestyrelsen infrmatin mkring psigelsesvarslet, sm maksimalt kan være 3 mdr. uanset, hvad vres kntrakt m~tte indehlde (HM har bedt anden administratr m syn fr sagen - denne bekræfter HPJs infrmatin mkring 3 mdr. psigelse g henviser til dørsalgslven). MF har ikke kunnet f~ DBAtil at fremsende vres kntrakt. KB vil frsøge, at fremskaffe denne hurtigst muligt. MF har ikke kunnet f~ DBA til at pgive en beløbsramme fr det gebyr de kræver fr psigelsen (DBA beskriver selv dette sm et hnrar). HM mener imidlertid, at dette er givet i frm af følgende sætning i DBA's bekræftelse: "... Dette hnrar vi vil pgøre p~ baggrund af det faktuelle timeantal vi skal bruge ved verdragelsesfrretningen..." (Der er "rd-misk-mask" i det prindelige brev fra DBA) ikke er nget vi skal være bange fr. MF er dg urlig idet der pt. kører en sag imellem DBA g en anden frening mkring størrelsen af dette gebyr/hnrar. Blig Experten vres kmmende administratins selskab kender til hele frløbet. (BE), sm er i. Dater i sagen: : MF Fremsender vres psigelse med virkning fra 31/ : Vi mdtager bekræftelse fra DBA, v. underdirektør Kenneth Fuglsang, p~ mdtagelse af vres psigelse p~ført ny virkningsdat. Denne dat har DBA sat til 30/ : MFfremsender (til DBA) spørgsm~1 mkring de infrmatiner hun mener er mangelfulde (Denne er den første i sagen, sm den øvrige bestyrelse er CC'et p~). MF ønsker svar p~ psigelsesvarsel samt beløbsramme fr gebyr : MF mdtager svar fra Mgens Lyck (adm. Dir. idba). Han skriver, at han ikke kan give en beløbsramme g ej heller ii. anerkende Hvad gør vi nu? vres psigelsesvarsel p~ 3 mdr. 1. Vi afventer KBfremskaffer kntrakten. (Den vi har med DBA). 2. Vi hører, hvrn~r BE er klar til at vertage s - MF siger de er klar n~r vi er det. MF p~tager sig arbejdet med at sikre, at de kan vertage administratinen af vres frening pr. 1/ MF vil sikre, at BE tager aktiv part i sagen mkring verdragelsen. Preben Løth fra BE vil iflg. MF gennemg~ prcedurerne i frhld til vres kntrakt n~r denne er fremskaffet. 3. Hvis gebyret/hnraret fra DBA's side viser sig helt ublu er bestyrelsen pa rat til at tage en eventuel retssag. 4. Grundet sagens vigtighed vil alle dkumenter frem g tilbage i denne sag fremver blive CC'et hele bestyrelsen! Side 2 af6

3 Referat af bestyrelsesmøde AIB Frederiksb 5. HM skanner MF's udleverede dkumenter g fremsender dem i elektrnisk frmat til hele bestyrelsen g dennes suppleanter i elektrnisk frmat. Hi. En sidste bemærkning: 1. HMgør MF klart, at hun ikke står alene i denne sag (eller ngen andre), men at hele bestyrelsen tager aktivt part i løsningen af pgaven! (KJ g KB nikker). b. Regninger der skal underskrives. Disse ligges klar til underskrivelse efter bestyrelsesmødets afslutning. MFg HM underskriver. c. Vi har mdtaget et transparent andelsbevis. Bestyrelsen kigger på dkumentet udført af DBA g mener ikke, at dette dkument er et gyldigt andelsbevis idet dkumentet ikke er påført kvm. prisen fr andelsbligen. KJ tager sagen g vil kntakte Huset (en sammenslutning af bligfreninger) g andre invlverede parter. KB mener, at der er flere, der har mdtaget denne slags andelsbeviser - det skal der følges p på, når vi har en afklaring på denne sag. d. En tidligere andelshaver sm ulvligt har fremlejet sin lejlighed er blevet lvet tilbagebetaling af Yzmåneds bligafgift grundet verskridelse af de 3 mdr. bestyrelsen har til salg af lejligheden. Imidlertid mener MF, at denne beslutning ikke kan stå ved magt frdi man sm andelshaver hæfter fr sin lejlighed indtil denne er slgt. HM mener, at vres vedtægter beskriver 3 mdr. psigelsesvarsel. KB påpeger igen, at en enig bestyrelse tidligere har lvet at refundere udgifter ud ver 3 mdr. Men da dette ikke må skabe præcedens fr efterfølgende sager besluttes det, at vres vedtægter skal undersøges mkring dette emne. HM erklærer, at han er inhabil grundet persnlige relatiner til denne andelshaver. MF afventer pt. dkumentatin fr sagens afslutning fra andelshaveren. KJ undersøger vres vedtægter samt den kntrakt man indgår ved vertagelse af en andelslejlighed. e. Venteliste administratin samt salg af lejligheder. Dkument fremsendt af BE diskuteres g det vedtages, at priserne i versigten ikke er gennemskuelige i en sadan grad, at det pa dette grundlag kan besluttes at lad e BE vertage vres ventelister g salg af lejligheder. KJ vil undersøge den eksakte pris vi vil kmme til at betale. KJ spørger desuden m de kan vertage dette arbejde allerede nu. Der er tidligere muligvis røget ngle persner af listen, sm har betalt fr at være på, men sm ikke er blevet registreret krrekt hs DBA. Disse persner bedes snarest tage kntakt til bestyrelsen - med den riginale kvittering i hånden således at de kan placeres det krrekte sted på listen igen. MF udsender girkrt fr pkrævningen i Girkrtene vil være afsendt inden udgangen af februar måned. Betalingen af girkrtene er sat til 1/ Husets håndværkere. a. MF mener at have strt kendskab til håndværkere g på den baggrund understreger hun, at det er vigtigt at hlde på dem, hvis de er gde. b. Elektrikeren. Skal vi behlde ham? Alle mener ja, men HM udtaler ønsker ikke at stå fr kntakten til Per Fredriksen. sin skepsis g c. Mureren. Vi har skiftet murer med virkning fra slutningen af MF udtrykker utilfredshed mht. de løse tagsten samt en pgave udført i #6. Der er nu gået 3 uger g de har stadig ikke taget affære. Vres vicevært Kim står fr kntakten ( er desværre pt. på ferie). MF sørger fr at Kim stadig har dat i pgaven. DBA skal desuden vende tilbage med en plice således, at det kan undersøges m tagstenene dækkes af frsikringen. Generelt mener MF, at hun manglede feedback ifbm. de løse tagsten - at ingen kntaktede hende angående pgaven. KB siger, at han kntaktede hende samme dag eller dagen efter tagstenene har MFtalt med LH. var faldet ned. Ligeledes i. Tidligere uafklarede sager 1. MF: Barnevgnsrampernes størrelse blev ikke lavet m trds tidligere afgørelse idet man så ikke kunne gå på trappen. Side 3 af6

4 Referat af bestyrelsesmøde AIB Frederiksb 2. MF: Vres indgangstrapper blev heller ikke armeret med en jernskinne kvalitet. idet den anvendte betn er armeret g af en super d. Vaskemaskinen. Det vedtages, at tegne en service kntrakt (kr. 5000,- pr. år de næste 3 år) på vaskemaskinerne - vi skal have en ny kntrakt idet den vi har mdtaget er udløbet. Service kntrakten betyder, at vi 4 gange m året får afkalket vres vaskemaskine, 2 gange m året vil maskinerne blive renset. Der ud ver betyder aftalen, at vi kan regne med at få serviceret vaskemaskinerne hurtigt, hvis de skulle gå i stykker. Eksempelvist vil en sag sm den med metaldimsen i maskinen ikke kste nget. Vi regner med at kunne underskrive aftalen ved næste møde - MF sørger fr at vi mdtager en ny kntrakt. MF sørger fr, at urene pa vaskemaskinerne bliver indstillet til vaskekælderens åbningstider. Der er desværre ngen, sm benytter maskinerne efter lukketid. 6. Løbende sager. a. Viceværten: HM ønsker besked så snart vi ved, at Kim hlder ferie. MF lver, at dette fremver vil blive meddelt så snart beskeden mdtages. b. Erhvervsudlejning: i. Generelt: Næste møde: Vi skal have en diskussin mkring husleje stigning. ii. Købmanden: ingenting - ii i. Den srte gryde: Skydes til næste gang, hvr emner sm larm g manglende kntrakt, de er IKKE en del af kæden Den srte gryde. c. Ejendmmens stand g vedligehldelse: i. Taget: Viceværten har sagen (se pkt. 5 andet sted i referatet). d. 1 Netudvalget. i. HM undersøger, hvem vi skal have flyttet vres web udbyder. Prisen bliver fremlagt på næste møde, hvr der gså bliver taget stilling til frslaget. ii. Bestyrelsen har fastlagt prisen på kr. 60,- pr. md. fr telefni indtil videre. Dette vil blive taget p igen så snart der kmmer flere brugere på systemet. iii. HM frfatter et brev angående: 1. Betaling af netværk træder i kraft den 1/ Betaling af telefni træder i kraft den 1/ Dette gælder fr alle frhåndstilmeldte. 4. Der gøres pmærksm på, at der er 1 mdr. psigelse. iv. KJ spørger BE m de vil varetage pkrævningen af netværk g telefni. Hvis de ikke vil dette før vi er vergået vil HM lade Hans Arne Christensen pkræve pengene via huslejen fra marts måned af. e. Køb/~alg af andele: p pa sagen. Stærevej 6, st. Th., salgspapirerne var ikke i rden. MF følger f. Gården: Intet at berette. g. Klager: i. Der er indkmmet en klage ver Den Srte Gryde. Punktet er under Erhvervsudlejning er derfr udvidet i næste uge. 7. Understrygning af taget. Plan fr hvrdan g hvrnår. a. D.e ting, der skal laves udefra skal vi have et tilbud på (eftersyn af taget samt diverse understrygning). Dette kræver lift. MF spørger viceværten m han vil finde tilbud. b. ~F. udfærdiger liste med, hvad der skal til fr at vi selv kan understryge. (Har tidligere mdtaget liste fra Mrten i #4). 8. Opsigelse af DBA. a. Dette punkt er diskuteret under pkt. 4a (meddelelser fra frmanden). 9. Køb af frbedringer. a. Punktet skydes til næste gang. 10. Samarbejdet i bestyrelsen. a. MF udtaler, at hun samler pgaver p fr alle - det vil hun ikke! HM siger, at det skal hun ikke - men at alle samler pgaver p fr alle! Side 4 af6

5 Referat af bestyrelsesmøde AIB Frederiksb b. Alle skal svare på deres e-maiis dvs. gså et k den er mdtaget! (Vi håber det denne gang kmmer til at fungere). c. Der skrives, når man har udført en pgave. d. Subject/emne på bør indehlde følgende: OPGAVE, SE, TAG STILLING eller UDFØRT. 11. Pririteringslisten. a. MF udsender pririteringslisten i elektrnisk frm til alle bestyrelsesmedlemmer g suppleanter. KB betvivlede rækkefølgen på listen - der bliver kigget en gang til selvm MF mener, at rækkefølgen er helt i tråd med det, sm andelshavere g lejere har spurgt til samt det sm blev vedtaget på et tidligere bestyrelsesmøde. Næste møde vil vi tage dette emne p igen. b. Strskraldsskuret: Der er nu ved at være en plan. Bestyrelsen har set pa planen g det er i samråd med tømreren vedtaget, at drppe planen mkring græs på træet. Der vil blive lagt fliser indvendigt. Der vil kmme lås på både skraldeskur g strskraldsskuret. MF følger p på tilbud. 12. Lftsrum. a. Udskydes til næste møde grundet fravær af LH. 13. Ekstrardinærgeneralfrsamling. a. Herunder kmmer et par punkter, sm ligger til grund fr, at vi skal afhlde en ekstrard inærgenera Ifrsa m Iing. i. Pririteringslisten skal vedtages. (Freslået af MF) ii. Der skal søges nye suppleanter til bestyrelsen (Freslået af MF). iii. Ændring af vedtægter grundet ny lvgivning mht. andelsblig lån (Freslået af HPJ). iv. Omlægning af freningens lån (Freslået af HM) - eventuelt en langsigtet plan. MFvil tale med Per Larsen (vres revisr) mkring emnet. J b. Beslutning mkring dat vedtages på næste møde. Det kan derfr tidligst blive til en gang i april måned. Alle bestyrelsesmedlemmer finder måned. Klkkeslettet frventes at blive kl. 19:00. de man kan/ikke kan i april 14. Eventuelt. a. KB fremlagde tilbud fra isleringsmand mht. islering af Jfterne i kælderen. Det vil kste ca. Kr (ex. Mms) at islere alle lfter i kælderen. b. KB fremlagde isleringsfirmaets frlag m, at vi får isleret de varmerør vi har i kælderen grundet den megen spild varme disse giver. c. Kvarterløft NV har nu sidste pulje af penge til byfrnyelse. Tidsfristen er 4/ HM g KB kigger på, m vi kan ansøge penge til ngle af vres prjekter på pririteringslisten. d. HM frslag: Bestyrelsestelefnen skal vergå til vres nye telefnanlæg snarest. Planen skulle blt sættes i værk. Næste møde bliver sidste tirsdag i februar sm frretningsrdenen freskriver! Punkter vi allerede kender til næste møde:. Udsatte punkter. Gdkendelse af referat fra d. 30/ Pririteri ngslisten. Lftsru m. Den srte gryde. Køb af frbedringer. Huslejestigning fr erhvervslejemål. Ekstrardinærgeneralfrsamling.. Kassebehldningen.. Næstfrmand skal vælges. ~ Side 5 af6

6 Referat af bestyrelsesmøde AIB Frederiksb Beslutninasreferat: (actin liste). ALLE:. KJ Find dat i april, hvr der kan afhldes Ekstrardinærgeneralfrsamling. Udluftning af radiatrer. Kntakt BE angående netværksadministratins aftale. Kntakt BE angående venteliste administratin g salg af lejligheder. Undersøger sag m transparent andelsbevis. Har gså blden på pfølgning i sagen. Finder ud af, hvad vres vedtægter g andelshaver kntrakten siger mkring psigelsesvarsier fr en andelshaver.. HM Skriver referat. Skanning af 2 dkumenter udleveret i psigelse af DBA sagen. Skanning af vres kntrakt med DBA, når denne er fremskaffet af KB. Flytning af web udbyder. Skriver brev mkring telefni g netværk til dem, sm er tilmeldt. Hvis BE ikke vil varetage pkrævning af netværk g telefni tages kntakt til HAC fra DBA (aftale er allerede på plads, men afventer BE/KJ). Varetager alt ifbm. netværket g telefnien. Overflytte r bestyrelsens telefn til eget netværk (lp). Finder ud af m vi kan ansøge i sidste pulje fra Kvarterløft NV (med KB).. KB Vil fremskaffe kntrakten vi har med DBA g give den til HM. Finder ud af m vi kan ansøge i sidste pulje fra Kvarterløft NV (med HM). LH Lftsrum.. MF Fasthlder BE i sagen mkring administratinsskiftet. Sørger fr at BE hjælper s videre. Dvs. gennemlæser vres kntrakt g kmmer med deres bud på, hvad vi kan/skal gøre. Udsendelse af girkrt ifbm. ventelister. Sørger fr, at viceværten tag. hlder kntakt til Mureren, så vi kan få repareret vres Sørger fr, at DBA vender tilbage med en plice således, at vi kan få kntrlleret m reparatinen Nu vaskemaskine af taget er dækket kntrakt. af frsikringen. Vaskemaskine ur. Opfølgning på uafsluttet køb/salg af andel. Sørger fr, at viceværten indhenter tilbud til understrygning af taget. Indskriver liste med, hvad der skal til fr at understryge vres tag (det vi selv kan klare) - tidligere fremsendt af beber. Udsender pririteringslisten til bestyrelsen inkl. dkumentatin fr rækkefølgen af punkterne. Opfølgning på tilbud på skraldeskur. Kntakt til Per Larsen angående mlægning af freningens lån ifbm. Ekstrard inærgenera Ifrsamli ng. ~~~ ~ F~ Side 6 af6