Hvidbog for Årskonferencer

Transkript

1 Hvidbg fr Årsknferencer Naturvejlederfreningen i Danmark Baggrund Da Naturvejlederfreningen blev stiftet i 1992 blev det aftalt med Fællessekretariatet fr Naturvejlederrdningen at Naturvejlederfreningen vertg 2 pgaver fra Fællessekretariatet: Naturvejlederfreningen afhlder et årligt fællesmøde fr danske naturvejledere Naturvejlederfreningen udgiver et nyhedsbrev/magasin Vedr. det årlige fællesmøde fr naturvejledere aftaltes det: Mødet skal være en kmbinatin af ERFA-møde g efteruddannelse af så høj faglig kvalitet, at det er berettiget fr en naturvejleder at bruge 3 efteruddannelsesdage på det. Friluftsrådet skal have taletid på Årsmødet. Fællessekretariatet accepterer, at Naturvejlederfreningens generalfrsamling indlægges sm en mindre del af det ellers strengt faglige årsmøde. I 1994 besluttede Naturvejlederfreningens bestyrelse at lægge rganiseringen af Årsmødet ud til de reginale netværk således at årsmøderne efterhånden km hele landet rundt. Dette system har fungeret siden. Naturvejlederfreningen besluttede samtidig, at årsmøderne rent efteruddannelsesmæssig altid skal mhandle et aktuelt tema. Det reginale netværk, der står fr rganiseringen af Årsmødet, bestemmer hvilket tema Årsmødet skal handle m.

2 FØR Længde af frberedelsesfasen 1-2 år. Der skal være en repræsentant fr bestyrelsen i planlægningsgruppen efter temaet er fastlagt. Tema skal besluttes tidligt i frløbet. (Se deadlines nedenfr) Overvej årsknferencens frm på et tidligt tidspunkt: hvilke elementer/ rganiseringsfrmer skal benyttes Øknmi Budget Mindst 5 % til ufrudsete udgifter. Gerne lidt mere. Enkelt beløb under kategrien ufrudsete udgifter ver DKK 5.000,- skal gdkendes af freningens bestyrelse. Arrangørerne betaler fuld pris fr deltagelse på knferencen. Betaling fr bestyrelsens deltagelse bestyrelsens deltagelse betales af freningens bestyrelses-administratins-knt. Betaling fr gæsternes deltagelse Hvis arrangementsgruppen skønner, at det er relevant at invitere gæster/plægshldere, sm skal deltage i hele knferencen, skal deltagerbetalingen fr disse være en del af knferencens budget. Hvis bestyrelsen eller internatinalt udvalg skønner, at der skal inviteres gæster til knferencen (generelt handler det m det Nrdisk-Baltiske udvalg g Tyskland), skal disse deltage aktivt. Disse gæsters deltagelse betales af freningens bestyrelsesadministratins-knt. Én kntrchef fr Friluftsrådet kan deltage gratis g skal medtages i budgettet fr knferencen. Hvad er maks. Pris? I udgangspunktet må en knference max kste kr ,- (2016) prisen indexreguleres årligt med inflatinen Der ydes kr. 500,- i medlemsrabat i frhld til venstående pris. Hvis arrangementsgruppen ønsker at freningens medlemsadministratr håndterer tilmeldingerne, skal der budgetteres med en udgift på 6000,- kr Arrangementet har én kasserer i arrangementsgruppen. Denne persn skal attestere alle regningerne inden de sendes til freningens kasserer. Denne persn nterer dem samtidig i regnskabet fr arrangementet. Deltagerbetaling skal ligge før knferencen. Tilmeldingen er bindende. Afbud senere end 14 dage før knferencens første dag betyder fuld betaling. Deadlines

3 Temaet skal ligge fast g frelægges bestyrelsen senest 15. august året før knferencen. Senest en uge før bestyrelsens møde i nvember skal frslag til budget fremlægges fr bestyrelsen. Senest en uge før bestyrelsens møde i nvember skal frslag til invitatinen fremlægges fr bestyrelsen. Invitatin til knferencen skal bringes i det nummer af NATURvejleder, sm typisk udkmmer i december året før knferencen Invitatin til knferencen skal ligge på freningens hjemmeside, g skal bringes i NATURvejleder i førstkmmende blad derefter. Tilmeldings- g betalingsfrist: Besluttes af arrangementsgruppen, men der anbefales mindst 14 dage før knferencens første dag. Deltagerinf Første annncering af dater sker senest på knferencen ét år før g herefter på freningens hjemmeside. Indbydelse Temaet skal være beskrevet her. Se punktet m øknmi vedr. tilmeldings- g betalingsregler Tilmeldingen fregår nline fr nærmere aftale mkring dette, kntakt WEBuglen Der skal fremsendes/mailes deltagerliste g deltagerbrev inden knferencen Prgram Tidsrammen det er fra g med nsdag middag til g med fredag middag. Friluftrådets time husk at lave aftaler m hvrdan g hvrnår det skal fregå. Generalfrsamling Skal så vidt muligt ligge m eftermiddagen på knferencens første dag. ALLE medlemmer af freningen kan gratis deltage i generalfrsamlingen. Medlemmer, sm ikke deltager i knferencen kan GRATIS deltage i et måltid før eller efter generalfrsamlingen. Man skal naturligvis give besked til arrangørgruppen, hvis man ønsker at deltage i et måltid. Der bør være underhldende indslag under festaftenen. Der skal frberede en ceremni mkring verdragelse af depechen (træ-uglen). Til dem der skal arrangere næste årsknference. Organisering af dem der arrangerer Der bør være én frmand g en kasserer. Desuden bør der være Tvhldere pfølgning på arbejdsgrupper. Arbejdsdeling - Lav en pgaveliste/liste ver hvad de frskellige ansvarshavende står fr.

4 Kntakt med værtsstedet Hvem er kntaktpersn hs s hs dem Arrangørgruppen skal se faciliteterne før. Overnatning: Hvad er et enkeltværelse er der mulighed fr det? Hvad kster det? Hvrdan fregår tjek-ind g indkvartering? Husk at verveje hvrdan man undgår kø lav fx flere skranker. Hvr mange nøgler er der til hvert værelse? Måltider: Husk, at der spises mere end gennemsnitlige danskere, når vi er aktive i prgrammet på knferencen. Spisning husk at tænke på lgistik fx buffet, sm har str kapacitet. Så vi undgår kø ved måltider. Lav gerne en fleksibel aftale med persnalet m hvr lang tid festmiddagen evt. varer. Måltider til dem der kmmer udefra g laver plæg? Husk at lave aftaler. Drikkevarer Hvad kster drikkevarer. Aftaler mkring medbragte drikkevarer. Aftaler mkring drikkevarer til maden, i baren g på værelser. Der bør være én gratis øl/vand til frkst/aftensmad. Der bør være gratis pstevand til alle måltider. Der bør være ½ flaske gratis vin per deltager på festaftenen. Aftaler mkring slyngelkrg, når baren lukker. Husk at lave en bemandingsplan fr baren g sørge fr byttepenge Må man have hund med? Fredragsfaciliteter: Hvr mange kan man sidde? Kan alle se? Hvilke hard-ware ting har stedet? Kntakt til plægshldere Hvem er kntaktpersn Hvad er aftalerne mkring øknmi?

5 Hnrar Kørsel Hvad skal plægshlder bruge af faciliteter? Prjektr, lærred sv. UNDER EFTER Der bør være en eller måske t, sm er arrangementsleder(e) Arrangementsgruppen skal huske at de ikke kan regne med at være almindelige deltagere på knferencen, da der er mange ting, sm skal krdineres undervejs. Brtset fra dette skal man sm arrangør stræbe efter at deltage så meget i prgrammet sm muligt, så man får nget med hjem. Leverandører kan frvente minimum 14 dages betalingstid fr regninger. Mellem freningens kasserer g arrangementets øknmiansvarlige skal der aftales på frhånd hvrdan udgifter betales (med hvilke betalingsfrister der betales regninger). Øknmi - Budgetpfølgning regnskab afleveres til bestyrelsen senest 2 måneder efter knferencens sidste dag. Indtægterne plyses af freningens bghlder eller kasserer. Justeringer af hvidbg Tmas B. Klind Vilstrup, Arne Bnd, Tmas B. Klind Vilstrup, Tmas B. Klind Vilstrup, Tmas B. Klind Vilstrup, Jacb Jensen (kun tilføjelser) Arne Bnd-Andersen 20. juni 2012 (kun tilføjelser) Rikke Vestelund, nvember Implementering af tilføjelser g justering