Dagsorden til bestyrelsesmøde Onsdag den 17. marts 2004 Telefonmøde

Transkript

1 Medlem af: CMAS Cnfederatin Mndiale des Activités Subaquatiaues DIF Danmarks Idræts-Frbund Idrættens Hus Brøndby Stadin 20 DK 2605 Brøndby Telefn Telefax marts 2004 Dagsrden til bestyrelsesmøde Onsdag den 17. marts 2004 Telefnmøde Dagsrden: 1. Gdkendelse af dagsrden 2. Gdkendelse af Prtkl 3. Budgetpfølgning 3.1. Redegørelse af regnskabsresultat Budgetstatus indeværende år 4. Øknmiske beslutninger 4.1. Kntingent til Dansk Standard 4.2. Prt til frsendelse af Sprtsdykkeren 5. UV-Jagt pstigningsvest 6. Budgetprcedure 7. Hjemmeside 8. Fldere Hvmark 9. Eventuelt Deltagere: Stig Lyngby (SL) Jan Ivar Pinndal (JIP) Kim A. Hansen (KAH) Carsten E. Wetmann (CEW) Kim Saaby (KS) Jørn Christffersen (JC) Trben Tang (TT) Afbud: Michael A.S. Hansen (MASH) Michael B. Sørensen (MBS)

2 Dagsrdenens punkt 1 Gdkendelse af dagsrden Indstilles til gdkendelse. Jan Ivar Pinndal Dagsrdenens punkt 2 krrigeres, da det er Prtkl der er til gdkendelse g ikke Dagsrdenens punkt 8 udsættes til efter repræsentantskabsmødet 2004 på indstilling fra CEW. Til punktet eventuelt ønskes følgende: Drøftelse af udsendelse vedr. ScubaCuba. Medlemsrabatter DIF plæg til en ny frdelingsnøgle. Inden Repræsentantskabsmødet 2004 Dpingkntrl Aktin: -- Dagsrdenens punkt 2 Gdkendelse af Prtkl Indstilles til gdkendelse. Jan Ivar Pinndal Prtkl blev gdkendt. Aktin: --

3 Dagsrdenens punkt 3 Budgetpfølgning 3.1. Redegørelse af regnskabsresultat 2003 Stig Lyngby Bilag: 1. Udspecificering af regnskabsresultatet SL gjrde status på revisinen af regnskabet. SL g JC kntakter revisr vedr. de sidste pgaver i frbindelse med regnskabsrevisinen. Endvidere undersøges DIF tilbud m ny revisinsaftale Budgetstatus indeværende år Stig Lyngby Bilag: 2. Budget 2004 Efter prtstigningen er de dermed øgede udgifter er kmmet til blev budget 2004 drøftet. Det blev besluttet, at fasthlde det nuværende budget, men der vil være en stram plitik fr udgifter på alle mråder. Det vil blandt andet sige, at alle ansøgninger m ekstra/ændrede udgifter skal indehlde frslag til finansiering.

4 Dagsrdenens punkt 4 Øknmiske beslutninger 4.1. Kntingent til Dansk Standard Sekretariatet Dansk Sprtsdykker Frbund skal frtsat repræsentere Danmark, g kntingentet skal derfr betales. Dette er budgetteret Prt til frsendelse af Sprtsdykkeren Bilag: Sekretariatet Kntrakt med Pst Danmark PstDanmark har lige nu det bedste tilbud, g bestyrelsen tiltrådte beslutningen m at indgå vedlagte kntrakt. Andre løsningsmuligheder skal dg frtsat undersøges. Vi har gså en ansøgning m tilskud liggende til Bibliteksstyrelsens pulje fr distributinstilskud. Svar herfra frventes i løbet af fråret.

5 Dagsrdenens punkt 5 Uv-Jagt Opstigningsvest Teknisk Udvalg har på sit møde den 8. marts 2004 behandlet det indsendte frslag. Teknisk Udvalg kan ikke gdkende frslaget, idet det vil give anledning til fejltlkning af vre sikkerhedsregler i frbindelse med f.eks. ungdmssmmerlejr g anden snrkeldykning. Teknisk Udvalg anerkender uv-jagts ønsker g indstiller følgende til bestyrelsesbeslutning: Dispensatin fr anvendelse af pstigningsvest i frbindelse med uv-jagt knkurrencer. I frbindelse med uv-jagt knkurrencer gives en permanent dispensatin fr ikke at anvende pstigningsvest, idet der under disse frhld skal være et skærpet psyn på verfladen samt et passende verfladeberedskab. Teknisk Udvalg v/ Ivan Maimann Aktin: Indstillingen blev tiltrådt. Kim Saaby rienterer TU g Uv-jagt udvalget der sørger fr de nødvendige krrektiner i regler g bestemmelser. Endvidere skal beslutningen ffentliggøres på

6 Dagsrdenens punkt 6 Budgetprcedure Budget g Øknmi vejledning til alle i DSF Kredse, Udvalg, Bestyrelse g andre der frvalter øknmiske midler fr DSF, vejledningen skal læses igennem, underskrives g indsendes til DSF kntr før der kan pnås ret til at frvalte DSF midler. Budget: Udarbejdes af bestyrelsen på baggrund af input fra Kredse g Udvalg g gdkendes af repræsentantskabet på det årlige repræsentantskabsmøde der afhldes i april måned. Budget prcessens frløb: 10. juni udsender DSF kntr indkaldelse til det årlige budgetmøde. 20. august indsender kredse g udvalg budgetter g handlingsplaner til sekretariatet. September afhldes budgetmøde sm varsles 1 måned før. Oktber: Bestyrelsen udarbejder et samlet DSF budget fr det kmmende år g leverer sit input til kredse g udvalg, der på den baggrund gennemgår det reviderede budget feedback g fremsender deres endelig frslag til gdkendelse. Fr alle DSF midler der frvaltes gælder følgende: Alle øknmiske beslutninger der tages sker efter behandling i kreds, udvalg eller bestyrelsen, undtaget herfr er KUN pgaver der er gdkendt af bestyrelsen g udelegeret til en eller flere persner. DSF midler kan kun anvendes når det sker til en aktivitet der er indehldt i det gdkendte budget, ALLE andre anvendelser kræver en bestyrelses gdkendelse i frm af en mpstering inden fr eget budget eller en tillægsbevilling. Knkurrencebetingelser: Ved anvendelse af DSF midler gælder nrmale knkurrencebetingelser. Der skal altid indhentes flere tilbud minimum 3 (undtaget herfr er hvis der kun er færre leverandører) fr at sikre DSF den ptimale pris. Hvis der anvendes nære relatiner til DSF skal det altid kunne dkumenteres at det er det bedste/billigste bud der er blevet valgt Ansvar: Det er udvalgsfrmanden g kassereren der skal drage msrg fr at budgettet aldrig verskrides g at reglerne til en hver tid er verhldt. Efter at havde gennemlæst g frstået venstående, frpligter undertegnede sig til under øknmisk ansvar at verhlde DSF øknmiske regler. Stig Lyngby Aktin: Frslaget blev tiltrådt. Sekretariatet sørger fr at indføje plitikken i DSF Plitiksamling. Endvidere sender Sekretariatet plitikken til underskrivelse af de relevante medlemmer.

7 Dagsrdenens punkt 7 Hjemmeside Vi er nødt til at have Web med på vres næste bestyrelses møde: - Der er fr mange regninger - Der er fr lidt indhld - Der mangler funktiner vigtige funktiner - Det virker ikke let at få nget på - Der er ting der "bare" kmme på helt uden m de beslutning prcedure vi har. - Og måske andre ting Stig Lyngby Aktin: CEW meddelte, at der ikke kmmer flere regninger til webben i dette budgetår. Endvidere blev det besluttet, at nye prdukter til butikken skal gdkendes af Markedsføringsgruppen først, ligesm der fastsættes dækningsgrader ved salg fra butikken. I næste nummer af Sprtsdykkeren kmmer der et indlæg mkring webben. Efter det får alle nye muligheder fr let adgang til hjemmesiden. Endeligt laves en udsendelse til klub, kreds g udvalg mkring webadgangen SL g Sekretariatet indstiller sammen frslag til dækningsgrad til beslutning i bestyrelsen. CEW frestår indlæg til Sprtsdykkeren samt udsendelse til klub, kreds g udvalg.

8 Dagsrdenens punkt 8 Fldere Hvmark Carsten Wetmann Bilag: Punktet udsættes til senere møde i bestyrelsen, da en eventuel ny struktur kan få indflydelse på markedsføringsmateriale. Aktin:

9 21. marts 2004 Dagsrdenens punkt 9 Eventuelt Drøftelse af udsendelser vedr. ScubaCuba g medlemsrabatter. Sagen blev drøftet. Retningslinier skal udarbejdes af Markedsføringsgruppen g indstilles til bestyrelsens beslutning. Oplæg til ny frdelingsnøgler fr DIF blev gennemgået: Punkt til næste møde.(læs på det udsendte materiale til næste møde) Vigtig. Vigtig. Repræsentantskabsmødet: Planen fr mødet blev gennemgået. Indkmmende frslag blev gennemgået. Jan skriver et frslag til ændring af frist fr indkaldelsen til et ekstrardinært repræsentantskabsmøde (længere frist). Der skal arbejdes videre med de frskellige præsentratiner, så de kan fremlægges på mødet den 18. april. Opstilling til Repræsentantskabsmødet: Jan laver et plæg til næst møde den 18. april. Dpingkntrl: Et af DSF idrætsudøvere har været udtaget til dpingkntrl, sm vedkmmende bestd med glans. Næste møde den 18. april kl i Idrættens Hus