Det anbefales, at Guldborgsund Erhvervsservice etableres og er i funktion pr. 1. august 2013 som led i virkeliggørelsen af den nye organisation.

Transkript

1 Bilag 2 (CBB2.doc) Guldborgsund Erhvervsservice Det anbefales, at Guldborgsund Erhvervsservice etableres og er i funktion pr. 1. august 2013 som led i virkeliggørelsen af den nye organisation. Baggrund Fra politisk hold er der ved indgåelsen af budgetforlig 2013 lagt stor vægt på, at der som led i det organisatoriske eftersyn fremover skabes stor synlighed omkring erhvervslivets muligheder og hele samspillet med den kommunale forvaltning. Eksempelvis vil forligspartierne gerne have forslag til en mere entydig, sammenhængende og klar adgang til kommunen for erhvervslivet. Guldborgsund Kommune har udlagt erhvervsudviklingsindsatsen, ansvaret for tiltrækning af virksomheder og investorer til landsdelen samt markedsføring til Business LF. Guldborgsund indgår sammen med Business LF og Lolland Kommune i One Stop Erhvervsservice - konceptet. Business LF har med One point of Contact til opgave at håndtere erhvervshenvendelser for de to kommuner om virksomhedsetableringer, investeringer og større virksomhedsudvidelser. Herunder skal Business LF screene alle henvendelser fra eksisterende eller tilflyttende virksomheder og i løbet af 24 timer indkalde til et møde, der indenfor 72 timer holdes med deltagelse af virksomheden og de nødvendige offentlige myndigheder. I forhold til One Point of Contact skal Guldborgsund Erhvervsservice være den netværksorganisering i vores organisation, der skal sikre, at vi som kommune kan levere det der kræves af os til One point of Contact, så virksomheden reelt oplever Business LF og de to kommuner som en hurtigt agerende enhed. Udfordringer og behov Det eksisterende koncept for 1 indgang for erhvervshenvendelser i Guldborgsund Kommune vedrørte udelukkende større henvendelser om lokalisering af nye virksomheder og større virksomhedshenvendelser. Med baggrund i budgetforligets fokus på Kommunens virksomhedsservice og den nye organisering er der behov for at få skabt en entydig, sammenhængende og synlig adgang for en bredere del af den virksomhedskontakt, der er til Kommunen. Det er vigtigt at få afklaret, hvilke dele af opgaveløsningen, der skal være omfattet af Guldborgsund Erhvervsservice, hvilke opgavefelter der senere kan inddrages og hvilke opgaver, hvor det evt. ikke er hensigtsmæssigt, at de indgår heri. Mange områder i den nye organisering har virksomhedskontakt. I forhold til den nye organisering er der derfor behov for at få skabt helheds- og fællesskabsforståelse, fælles mål, retning, styring og adfærd i relation til opgaveløsningen for de områder, der fremadrettet indgår i Guldborgsund Erhvervsservice. I den sammenhæng er det fx vigtigt at sikre vidensdeling og få fastlagt procedurer for koordinering af virksomhedshenvendelser. Det er også betydningsfuldt at sikre en markant synliggørelse af vores set-up for håndtering af erhvervshenvendelser både internt i organisationen og i forhold til omverdenen. [1]

2 Sammenhæng med Direktionsstrategien Etableringen af Guldborgsund Erhvervsservice udgør en del af udmøntningen af direktionsstrategiens fokusområde erhverv, bosætning og branding. Heraf fremgår, at vi skal etablere et modtageapparat både digitalt og personligt for virksomhedsservice, som er entydigt, let tilgængeligt og sammenhængende for de virksomheder, der ikke har en direkte personlig kontakt i forvejen. Organisationen skal gennemsyres af en stærk pro-aktiv, dialog- og serviceorienteret tilgang i mødet med virksomhederne. Mål for Guldborgsund Erhvervsservice Guldborgsund Kommune møder alle virksomheder som en pro-aktiv og serviceorienteret myndighed med udgangspunkt i virksomhedernes behov og med fokus på dialog, vejledning, løsninger og muligheder. Vi tilbyder fx vejledning før en sag bliver konkret. Løsnings-hatten tages på i forbindelse med al rådgivning og dialog. Guldborgsund Erhvervsservice er det bagvedliggende set-up, der sikrer, at virksomhederne oplever en entydig og sammenhængende indgang til Kommunen og One Point of Contact - konceptet i samarbejde med Business LF og Lolland Kommune. Vi skaber en kultur, hvor der samarbejdes på tværs af områderne, arbejdes mere effektivt og hvor der tænkes i muligheder, servicemindedhed, helhed og udvikling. Dette skal være afspejlet i vores kommunikation med virksomhederne. Vi tager udgangspunkt i virksomhedernes behov i den fremtidige tværgående håndtering af erhvervshenvendelser. Vi sikrer koordineringen og vidensdelingen mellem områderne i forhold til den erhvervsrettede kontakt. Vi leverer til aftalt tid med hurtig sagsbehandling. Organisering: Ledelsen af Guldborgsund Erhvervsservice Guldborgsund Erhvervsservice etableres med baggrund i en netværksorganisering. Det er en styrke ved netværksorganiseringen, at kontaktpersonerne på de konkrete opgaveområder kan trække på deres faglige baglande. Når vi har gjort os erfaringer med netværksorganiseringen kan det overvejes om det er mere hensigtsmæssigt at samle de involverede medarbejdere i Guldborgsund Erhvervsservice på samme område. Området for Borger og Branding er det naturlige omdrejningspunkt for Guldborgsund Erhvervsservice, idet der er her kontraktholderfunktionen for Business LF er forankret. Ledelsen af netværksorganiseringen af Guldborgsund Erhvervsservice forestås derfor med Chefen for Borger og Branding for bordenden. Denne sikrer sammen med Chefen for Miljø og Plan, Teamleder for Finans, Indkøb og Forsikring samt ledelsesansvarlig for salg af erhvervsarealer fra Organisationsservice den samlede ledelse af Guldborgsund Erhvervsservice. Således indgår følgende områder og opgavefelter i den nære netværksorganisering omkring Guldborgsund Erhvervsservice: [2]

3 Borger og Branding: omdrejningspunkt for Guldborgsund Erhvervsservice og primær kontakt til Business LF Miljø og Plan: Planforhold, miljø- og byggesager Organisationsservice: Indkøb, udbud, salg af kommunale erhvervsarealer og ejendomme For at Guldborgsund Erhvervsservice kan blive en succes er det helt afgørende, at det allerede meget tætte samarbejde med Business LF intensiveres yderligere. Der er allerede aftalt hyppigere erhvervskoordineringsmøder, hvor der også inddrages en bredere del af den kommunale organisation. Som led i virkeliggørelsen af Guldborgsund Erhvervsservice inviteres Guldborgsund Forsyning til at indgå i samarbejdet omkring Guldborgsund Erhvervsservice. Udover ovenstående indgår også følgende kommunale områder og opgavefelter i den bredere netværksorganisering omkring Guldborgsund Erhvervsservice. Jobcenter: virksomhedskonsulenter, service omkring imødekommelse af virksomheders medarbejder og kompetencebehov. Strategi og personale: sundhedstilbud til virksomheder. Park og vej: infrastruktur (fx vejadgang, parkering). Virkeliggørelse af Guldborgsund Erhvervsservice Dette koncept for Guldborgsund Erhvervsservice udgør rammen for et procesoptimeringsprojekt for erhvervsservice i Kommunen. Procesoptimeringsprojektet konkretiserer nærmere, hvordan vi gør Guldborgsund Erhvervsservice til virkelighed og i praksis får skabt den kundeorienterede, entydige, fleksible, sammenhængende og synlige erhvervsservice, vi har sat os for at skabe. Der er aftalt workshops den 29. april og den 7. maj. Procesoptimeringsprojektet er gennemført pr. 1. juni I virkeliggørelsen af Guldborgsund Erhvervsservice vil der blive udpeget kontaktpersoner fra hver af de ovenfor nævnte områder til at indgå i den daglige opgavevaretagelse i Guldborgsund Erhvervsservice. Det kan fx være 1 kontaktperson for byggesager, 1 kontaktperson for udbud og indkøb osv. Kontaktpersonerne for de enkelte fagområder skal fremgå klart af hjemmesiden og øvrige relevante steder, så der er mulighed for at rette direkte henvendelse til relevant medarbejder for almindelige sager og forespørgsler og på den måde undgå flaskehalse. Vi muliggør, at virksomheder, der har behov for det, kan få en key account medarbejder (en fast kontaktperson), der er ansvarlig for den faste kontakt mellem kommunen og den pågældende virksomhed. Dette servicetilbud henvender sig primært til kommunens større virksomheder. Der skal fx være mulighed for årlige besøg af key account medarbejderen hos virksomheden med fokus på at afdække status på virksomheden og en serviceminded tilgang til om Kommunen i øvrigt kan være virksomheden behjælpelig. [3]

4 Målrettede Task-Forces etableres til erhvervslivets større sager fx erhvervsplanlægning, offentlige-private samarbejder, nye virksomhedsetableringer og større virksomhedsudvidelser I det aktuelle procesoptimeringsinitiativ for erhvervsservice bliver det afdækket om der er behov for fælles kompetenceudviklingsforløb for ledere og medarbejdere, der indgår i Guldborgsund Erhvervsservice, for at få skabt en fælles tilgang til dialog og virksomhedsservice samt en stærkere virksomhedsforståelse. I samarbejde med Business LF laves der målrettede netværk for brancher, hvor virksomhederne får styrket deres kompetencer, viden og værktøjer til at byde ind på offentlige udbud i forhold til de regler og markedsvilkår, der gælder herfor. Målrettet indsats for at styrke den tværgående koordinering og samlede synliggørelse overfor omverdenen af de udbud, der finder sted i den kommunale organisation. Som det fremgår skal Guldborgsund Erhvervsservice levere besvarelser til virksomhederne til aftalt tid og med hurtig og serviceorienteret sags- myndighedsbehandling. Det betyder fx konkret følgende: Kvittering og retursvar på alle henvendelser indenfor 24 timer (weekender undtaget). Første kontakt mellem Guldborgsund Erhvervsservice & Business LF og virksomheden sker indenfor 72 timer. Kontaktpersonen sikrer koordinering og levering af kommunens input til den tids- og handlingsplan, virksomheden skal have fra Business LF indenfor 72 timer. Hvis gældende planlægning og regler ikke muliggør godkendelse af en erhvervssag (fx byggesag) skal der inden der bliver givet et afslag inviteres til dialog med virksomheden og mulige alternative løsningsforslag. Der udvikles senere specifikke servicemål for Guldborgsund Erhvervsservice. Løbende dialog, opfølgning og konstant udvikling Der skal være løbende afrapportering om hvordan Guldborgsund Erhvervsservice performer til det politiske niveau fx i forhold til servicemålene og om større erhvervssager fx om lokalisering af nye virksomheder, større virksomhedsudvidelser m.v. Etablering af Advisory Board, som er politisk forankret, og består af et bredt udsnit af virksomheder i Guldborgsund Kommune. Advisory Boardet skal være: Udviklingspartner for at sætte den strategiske retning for Guldborgsund som Erhvervskommune Dialogpartner for vedligeholdelse og udvikling af samspillet mellem Kommunen og erhvervslivet så vi sammen kan udvikle os som Erhvervskommune. Være med til at bedømme hvordan Guldborgsund Erhvervsservice performer mhp at sikre den konstante udvikling, så vores erhvervsservice udvikler sig i takt med virksomhedernes behov. [4]

5 Guldborgsund Erhvervsservice er i samarbejde med Business LF - i løbende dialog med virksomhederne og deres organisationer fx Dansk Industri Lolland-Falster, Dansk Byggeri, Dansk Landbrug SydhavsØerne, Dansk Erhverv. Best Practise kommuner - fx Ikast-Brande og Herning - besøges for at indhente erfaringer om håndtering af den kommunale erhvervsserviceopgave. Branding af Guldborgsund Erhvervskommune Vi skaber synlighed omkring Guldborgsund Erhvervsservice og de servicetilbud, vi har til virksomhederne fx via dialog, digitale medier m.v., så vi brander Kommunen som erhvervsvenlig og serviceorienteret. Vi sikrer gennem en offensiv indsats, at gode historier formidles til offentligheden. Det kan fx være virksomheder, der har valgt at lokalisere sig i Guldborgsund Kommune og hvordan de har oplevet den kommunale service. Det kan også være en eller flere lokale virksomheder, der har været pro-aktive i udbudssammenhænge og vundet et offentligt udbud med baggrund i de professionelle kompetencer, vi har bibragt dem, for at kunne tage del heri. Digitale medier, som fx websider, sociale medier og evt. app, skal indtænkes i synliggørelsen af Guldborgsund Erhvervsservice. Hjemmesiden forbedres så den også afspejler, at vi har 1 indgang til virksomhederne med oplysninger om kontaktpersoner osv. Alle oplysninger af relevans for virksomheder fx om byggesager, salg af arealer, udbud osv samles på et sted, så informationen er let tilgængelig, brugbar og overskuelig for virksomheden. Servicemålene for Guldborgsund Erhvervsservice skal være klart og tydeligt eksponerede for offentligheden fx via digitale medier. Den videre proces for virkeliggørelse af Guldborgsund Erhvervsservice Det foreslås, at Guldborgsund Erhvervsservice går i luften den 1. august. Der nedsættes en arbejdsgruppe til at sikre, at dette sker bestående af: Martin Weis Holm, Christian Smith, Jakob Dirksen, Ebbe Møller Olesen og [indsæt navn på ledelsesansvarlig fra Organisationsservice for salg af erhvervsarealer]. Mikkel Wesselhoff fra Business LF deltager i arbejdsgruppen, så der sikres sammenhæng med One Point of Contact. Arbejdsgruppen sikrer koordinering, inddragelse og orientering til øvrige relevante områder som fx Jobcenter og Sundhed samt eksterne samarbejdspartnere som fx Guldborgsund Forsyning. [5]