Koordinerende info-materiale bostedet Kamager

Transkript

1 Koordinerende info-materiale bostedet Kamager - Koordinerende KRYKKER i KAOS Af Ulla Thorup Nielsen PRAKSIS-design juli 2012 Der var flere parallelle problemstillinger på bostedet Kamager i perioden 2006 og nogle år frem. Man havde kombineret tilbygningen af en ny boenhed og dermed indflytning af nye beboere med en strukturændring til ny organisationsform og ledelsesstil. Der løb en del uforudsete problemer til. Dels blev byggeriet forsinket og var ikke helt indflytningsklart, da beboerne flyttede ind i december Der var noget byggesjusk med kloakeringen. Der var forsinkelse på opsætningen af IT-netværket, telefonerne ja stort set alt. Så det var en telefon og IT løs opstart i en masse byggerod. Den ny organisationsform var meget ambitiøs. Det mest nye var, at man gik over til selvstyrende teams. Man afskaffede også kontaktpersonordningen og erstattede det med ansvarsgrupper. Noget jeg var stor tilhænger af, da der let kunne opstå ejerfornemmelser over beboerne med den gamle kontaktpersonordning. Der blev indbygget en form for pædagogisk objektivitet i ansvarsgruppeordningen. Der blev afholdt mange opstartsmøder og holdt teambuilding. Så der blev gjort meget ud af det organisatoriske ved de selvstyrende teams. Der blev lagt op til nogle frihedsgrader i organiseringen, som var urealistisk under de kaotiske forhold, der herskede. Det gav meget samarbejdsforvirring og samarbejdsformen var hele tiden til diskussion og overvejelse. Det var en stor mundfuld på en gang. Både indflytningen af nye beboere, nybyggeriet med fejl og mangler og opbygningen af en helt ny organisationsstruktur. Efter tre måneder besluttede man så at lave en omorganisering så den nye boenhed kom til at bestå af to mindre teams i stedet for det oprindelige lidt større enkelte team. Der var flere, der mente, at det store team var for uoverskueligt. Helt opdele det kunne man nu ikke. Boenheden var bygget til en enhed, med et køkken og et fællesrum. Så det var en delvis opdeling. Men den midtvejs omstrukturering gav lidt ekstra kaos. Der opstod hurtigt stress og trivselsproblemer i personalegruppen. Der blev et stort frafald og en stor udskiftning. Et vikarbureau kom til og dækkede en stor del af vagterne. I slutningen af 2007 gik arbejdstilsynet på banen med et hold virksomhedspsykologer Undervejs i dette kaos var koordinerende krykker til koordinering af viden og samarbejde uvurderlige Se også» Beboerbeskrivelser bostedet Kamager» SELVETs realisering, ARBEJDSMILJØ og psykisk KOLLAPS 1 / 12

2 Teamevaluering april 2007 Jeg lavede en evaluering af temaet og teamets koordinering i april 2007 Læs evalueringen som PDF dokument: HER» Teamevaluering april 2007 Introducerende overblik Lettilgængelig information, der kunne give de mange og skiftende vikarer og medarbejdere et hurtigt overblik, blev et spørgsmål om hurtig aflastning til den begrænsede gruppe faste medarbejdere, der var der. 2 / 12

3 3 / 12

4 Koordinering og aflastning Alt den viden, der kunne beskrives og sættes ind i nogle oversigtmapper var en aflastning. Tjeklister og skemaer blev sat op overalt, hvor det var relevant. Der blev lavet et oversigtsskema over beboerne, der viste hjemmedage, køretider med bus til dagtilbud, tidspunkter for medicin og hvad der ellers var basalt relevant. I starten var det et problem for mange af medarbejderne bare at huske beboernes navne. Koordineringen af: Hvem gør hvad var også central. Den koordinering blev sammenfattet i nogle koordineringsskemaer. Der var en meget stor forkærlighed for møder på Kamager. Møder af forskellig slags til forskelligt formål. Det gav meget koordinering, at holde styr på hvem der skulle deltage på de møder og hvem der ellers skulle være hos beboerne. Skemaerne blev hele tiden ændret efterhånden som behovet blev mere og mere afklaret og / eller der kom nye problemstillinger til» Stor størrelse som PDF dokument 4 / 12

5 » Stor størrelse som PDF dokument 5 / 12

6 Mad Madpakkeplan, viden om diæter og specialkost blev samlet i en mappe i køkkenet så den, der tilberedte maden havde det lige ved hånden Kost-kasse 6 / 12

7 Kost - kassen 9. august 2007 Sådan fungerer den! Hvert team har en kostkasse med en kassebeholdning på 2000 kr. Mini- og storeflex har fælles kostkasse. To faste medarbejder er ansvarlige for kassen - en fra hvert team. Ulla fra mini-flex Susanne fra store-flex Når der bliver brugt penge fra kostkassen, skal kvitteringerne gemmes, og forbruget skal skrives ind i regnskabsarket. Når kassen er ved at være tom, tilføres der flere penge til kassen, ved: At en af de to medarbejdere der er ansvarlige for kassen, afleverer de kvitteringer der er i kassen på kontoret (Hanne og Ulla), og får dem byttet til kontanter. Læg en besked til Susanne eller Ulla, når kassen er ved at være tom - så sørger vi for flere penge - næste gang en af os har dagvagt. Venlig hilsen Susanne og Ulla 7 / 12

8 Skemaer Der er mange skemaer på et bosted. Der er både til voldsregistrering, magtanvendelse, brug af ledsagertimer og meget mere Så det var godt at have hele skemapakken samlet et sted så de var lette at finde I denne mappe finder du mini flex s skemaer: Kradseskemaer / voldsregistrering Ledsagerordning Dagsskemaer 8 / 12

9 Medicin Alt vedrørende medicin skulle som udgangspunkt foregå digitalt. Men det var lidt en umulighed, da IT-netværket ikke fungerede. Det store forbrug af vikarer, der ikke havde login til databasen skabte også et behov for en papirudgave af medicinkort og anvisninger på medicinhåndtering. På de vagter, hvor der manglede faste medarbejdere, blev medicinen gjort klar og gemt i et aflåst skab som de, der så skulle overtage medicinansvaret, kunne hente den i Disse to mapper giver de nødvendige informationer om udlevering og håndtering af medicin. Medicin-mappen indeholder beboernes medicinkort. Xxxxx mappen indeholder.. 9 / 12

10 EKJ Bostedet Kamager kom til at høre ind under region Hovedstaden, ved overgangen til kommunalreformen. Tårnby kommune ville ikke overtage stedet, før der var kommet bedre orden på tingene. Region Hovedstaden prøvede på det tidspunkt en database ved navn EKJ. Det gav en del oplæring for personalet på Kamager. Og nogle af de erfaringer, der blev gjort undervejs, blev skrevet ned til kollegaerne. (Nogle var mere samarbejdsmindede og informative end andre)... USB-nøgler og Citrix USB-nøglen skal sættes til, før citrix åbnes, for at den kan aktivers i citrix og EKJ. Skrivebeskyttelse i EKJ dokumenter Nogle felter i handleplansskabelonerne, der er gemt i EKJ er skrivebeskyttede. Fjern beskyttelsen, ved at gå ind i funktioner, og find fjern skrivebeskyttelse. 10 / 12

11 Koordinerende KRYKKER i KAOS Det vigtigste, når der opstår kaos i en sammenhæng, er at få etableret kommunikationsstrukturen. Den skal helst være i en skabelonform, der er let at redigere og fylde mere detaljeret viden på, efterhånden som der bliver skabt mere og mere indblik og overblik over den viden, der skal koordineres for at stabiliserer samarbejdet. Nøgleordene er synlighed, enkelhed og alment lettilgængeligt, så det er nemt at bruge på tværs af forskellige baggrundsforudsætninger. Temamapper, tjeklister og koordinerende oversigtskemaer er nogle af de muligheder, der kan gøres brug af. Indholdet og behovet afspejles i de misforståelser og spørgsmål, der dukker op gentagne gange. Derfra handler det om at se mønstret i misforståelserne og spørgsmålene og kategorisere dem under emner / temaer, der kan danne grundlag for strukturerede delelementer i kommunikationsstrukturen. Opstår der kaos, handler det om at tænke i løbende stabilisering, med udgangspunkt i det der aktuelt sker. Det handler ikke om at finde den perfekte overordnede langtidsholdbare løsning. Nogle af de koordinerende krykker, der bruges i kaos bliver uaktuelle efterhånden som tingene stabiliseres og der bliver oprettet en mere permanent kommunikationsstruktur. Se også» Beboerbeskrivelser bostedet Kamager» SELVETs realisering, ARBEJDSMILJØ og psykisk KOLLAPS Hverdagsoplevelser» SPROG, KOMMUNIKATION og SAMARBEJDE mennesker imellem» Tillid, respekt, etik og grænser mellem mennesker» Dig og mig og vi to hvem er klogest på hvad og hvem?» Hvem er VIGTIGST i verden?» Den slags mennesker i skæve miljøer 11 / 12

12 PRAKSIS-design beskæftiger sig med udvikling af koordineringsredskaber, udredning af sammenhængskraften og værdigrundlaget bag praksis indenfor organisationer og sociale fællesskaber samt dokumentation og analyse af koordinerende problemstillinger og hverdagspraksis. sigter mod opgaveløsninger, der er baseret på dialog, samarbejde og ligeværdighed på tværs af sociale skel og menneskelige forskelligheder. er en selvstændig iværksættervirksomhed, der laver egne projekter og opgaver på ikke kommerciel basis og tilbyder opgaveløsninger for andre på kommerciel freelancebasis. Ulla Thorup Nielsen Uddannet indenfor offentlig planlægning, kommunikation, projektledelse og pædagogik Faglig profil: Tværfaglig koordinering PRAKSIS-design Værksted for praktisk opgaveløsning, struktur og samarbejde Har primært beskæftiget sig med ligebehandling og særlige vilkår for minoriteter og mennesker med særlige behov 12 / 12