UDBUD AF CAFÈDRIFTEN I KØBENHAVNS MUSEUM

Transkript

1 Københavns Kommune Kultur- og Fritidsforvaltningen UDBUD AF CAFÈDRIFTEN I KØBENHAVNS MUSEUM DATO: 30. SEPTEMBER 2019

2 København, september 2019 Udbudsmateriale for forpagtningen i Københavns Museum 1. Udbud af cafédriften i Københavns Museum, Stormgade 18, København V Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Historie & Kunst, Københavns Museum (Bortforpagter) udbyder herved forpagtningen af cafédriften på Københavns Museum med overtagelse d. 15. januar Cafédriften udbydes for en periode af fire år med mulighed for forlængelse i yderligere to år, og kontrakten er gensidig uopsigelig i et år efter overtagelsen. Forpagtningskontrakten skal senest efter udløbet af de seks år genudbydes. Forpagter har ikke fortrinsret ved en ny indkaldelse af tilbud efter de seks år. 2. Indledning Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) søger efter en forpagter og samarbejdspartner til cafe driften på Københavns Museum. Forpagteren skal indgå som en naturlig del af et museum, der har som mål at være et sted for alle, og hvor såvel københavnerne som turister føler sig hjemme. Samtidig skal forpagteren sammen med museet sikre, at Københavns Museum er et sted, hvor man beriger, bevæger, inspirerer og udfordrer. Der søges derfor en forpagter, der udover at drive en attraktiv café på museet og i lokalområdet, deler værdifællesskab med Københavns Museum og bidrager til, at byde velkommen med en indbydende urban stemning såvel inde som ude. Det er her man oplever København med stort K. Med dette udbud, ønsker Bortforpagter at finde en forpagter, der: Vil integrere cafeen på Københavns Museum, så cafeen og museet fungerer som en helhed med udgangspunkt i stedet og dets særlige historie. Vil være en samarbejdspartner, som ønsker at udvikle cafeen og museet sammen med Bortforpagter Vil lægge vægt på at inkludere lokale samarbejdspartnere Vil tage ansvar for at berige, inspirere og udfordre museets gæster Vil understøtte museets aktiviteter og kulturelle profil sammen med borgere og kulturaktører Vil sikre at caféen både fungerer som mødested for såvel museets gæster og besøgende udefra i det daglige og som et sted for særlige kulturaktiviteter. Vil udbyde et cafékoncept baseret på lokale, økologiske varer til en rimelig pris. 2

3 Historie & Kunst er i gang med en proces om at udvikle alt cafedrift på alle enheder, dette udbud gælder dog kun Københavns Museum. Til cafeforpagtningen hører også mulighed for levering til arrangementer i Historie & Kunst f.eks. ved foredrag, møder, receptioner etc. 3. Kontraktpart Følgende vil varetage udbudsprocessen og vil indgå kontrakten (Bortforpagter): Københavns Kommune Kultur- og Fritidsforvaltningen/Historie & Kunst Københavns Museum Stormgade 18, 1555 København V 4. Retsgrundlag og udbudsform Idet Bortforpagter kun fastlægger generelle betingelser for det bortforpagtedes benyttelse uden at indkøbe bestemte arbejder eller tjenesteydelser, er kontrakten ikke omfattet af udbudsreglerne. Dette dokument med bilag afspejler de betingelser, som Bortforpagter har opstillet for at understøtte, at der gennemføres en konkurrenceudsættelse, som er egnet til at sikre, at forpagtningsaftalen indgås på markedsvilkår. Bortforpagters henvisning til "udbud" og "udbudsproces" er alene et forsøg på at forenkle sprogbrugen og er således ikke udtryk for, at kontrakten er undergivet udbudsreglerne. Bortforpagter har valgt at gennemføre en udbudsproces med forhandling. Denne proces indebærer følgende trin: Alle tilbudsgivere har mulighed for at afgive et tilbud. Efter tilbudsfristens udløb vil Bortforpagter gennemføre individuelle forhandlinger med tilbudsgiverne med henblik på at optimere udbuds- og tilbudsgrundlaget. På baggrund af forhandlingerne vurderer Bortforpagter, om udbudsgrundlaget skal justeres. Hvis udbudsgrundlaget justeres, modtager alle tilbudsgivere det reviderede/justerede udbudsgrundlag. Tilbudsgiverne afgiver endeligt tilbud. Bortforpagter evaluerer de endelige tilbud og tildeler kontrakten i overensstemmelse med de oplyste konkurrenceparametre. 3

4 5. Beskrivelse af Københavns Museum Københavns Museum åbner i sensommeren 2019 i Københavns Kulturkvarter. Baggrunden for flytningen er et ønske om at gøre museet til et internationalt turistmål og et sted, hvor københavnerne kan møde byens historie Den nye placering i centrum og fornyelsen af museets udstillings- og arrangementsprofil forventes at skabe en publikumsstigning fra til årlige besøgende. Dette skal sikres gennem flere tiltag. Permanente udstillinger i international klasse, der appellerer til både københavnere og turister. Et aktuelt og nytænkende særudstillings- og arrangementsprogram, en attraktiv butik og café, en nytænkning af museets undervisningsprogram og borgerinddragelse, der lægger vægt på at tage publikum med bag kulisserne og inddrage dem i museets arbejdsprocesser f.eks. indenfor arkæologi. Det nye Københavns Museum bliver placeret i det tidligere Overformynderis bygning fra 1894 i Stormgade 18 lige bag Københavns Rådhus. En arkitektonisk perle i italiensk villastil, der nu atter åbnes for offentligheden. Bygningen har gennemgået en omfattende restaurering, hvor bygningens rum og farver på vægge og lofter er blevet genskabt. Den historiske bygning får modspil af et moderne udstillingsdesign og en indretning med moderne møbler Københavns Museum er placeret i centrum af København i det såkaldte Københavns Kulturkvarter, hvor en række af byens ældste og mest attraktive kulturinstitutioner findes. Kulturkvarteret har årligt 7,5 mio. besøgende, mens Københavns Museums naboer Glyptoteket og Nationalmuseet årligt har hver ca besøgende. Kulturkvarteret giver både københavnere og turister mulighed for at opleve en mangfoldighed af kulturtilbud, smukke byrum, historiens vingesus samt fornemme følelsen af København. I 2018 åbnede BLOX med bl.a. Dansk Arkitektur Center på havnefronten for enden af Vester VoldgadeHermed blev nye, spændende facetter til Kulturkvarteret med fokus på byens historie og fremtidens arkitektur og byudvikling føjet til. Københavns Museum åbner den 7. februar Der vil dermed være en klargøringsperiode fra kontraktindgåelsen til åbning af caféen. Forpagter vil være fritaget fra forpagtningsafgiften i denne periode. 6. Om det forpagtede 6.1 Generelt Københavns Museum lægger stor vægt på sammenhængen og samarbejdet mellem caféen og Københavns Museum. Vi ønsker ligeledes, at caféen bidrager til at udvikle museets profil og fungerer som mødested i det daglige og som et sted for særlige 4

5 kulturaktiviteter. Derudover ønsker vi, at caféens udbud i størst mulig grad, er baseret på lokale og økologiske varer til en rimelig pris. Københavns Museum har været lukket siden oktober 2015, hvor det var placeret på Vesterbrogade 59. Det er derfor ikke muligt at oplyse om tidligere omsætning i caféen. Det er dog sat et mål om besøgende årligt i Københavns Museum. Der er gratis adgang til såvel museumshave, café, butik og Galleri. 6.2 Lokalekapaciteter Museets café får til huse i Nordfløjens stueplan i de tre rum mod gårdrummet. Herudover er den tilstødende sal indrettet med cafemøbler samt butik og Galleri til mindre udstillinger. Museets café findes i de tre sammenhængende rum mod gårdrummet, hvor der er plads til 20 siddende gæster. Køkkenfaciliteter og serveringsdisk vil blive indrettet som et mindre og åbent anretterkøkken i et af de tre caférum. Forpagter har adgang til eget toilet i stueetagen, samt depot på ca 20 kvm. i kælderetagen. Herudover er der mulighed for at have op til 30 gæster i det tilstødende Galleri. I alt dækker caféserveringsområdet ca. 100 m 2 indendørs samt museumshaven. Der er både indgang til caféen via galleriet og via egen indgang i gården. Udearealerne i gårdhaven indrettes med siddeplads til ca. 15 personer. 5

6 6.3 Inventar Bortforpagter stiller det i caféen planlagte inventar til disposition for Forpagteren herefter samlet inventar, jf. bilag 3. Køkkenet er godkendt til anretterkøkken. Inventaret i café og galleri opbygges først i juni Bortforpagter vil vise tegninger af alt inventaret i forbindelse med besigtigelsen. Forpagter står selv for vedligeholdelse og evt. udskiftning, når dette er nødvendigt. Inventar som medfølger i forpagtning, hvis det udskiftes, vil altid tilhøre Bortpagter. 6.4 Skønnet kontraktsum På baggrund en estimeret årlig omsætning på kr eks. moms, anslås den samlede kontraktsum for hele kontraktperioden at være kr eks. moms. Dette beløb er kun et skøn om forventet omsætning ved et gennemsnitskøb på kr. 10 per besøgende med et årligt besøgstal på Bortforpagter stiller ingen garanti for omsætningen. Derudover er der mulighed for at etablere indgå i dialog med Kultur- og Fritidsforvaltningens enheder under Historie & Kunst, om at levere frokostordning til enhedernes ca. 70 medarbejdere i Stormgade Ramme for cafédrift i Kultur- og Fritidsforvaltningen 6

7 Københavns Museum er en del af Kultur- og Fritidsforvaltningen og opererer indenfor rammer, som fastsættes af Kultur- og Fritidsudvalget (KFU). KFU ønsker at fremme socialt ansvarlig cafe drift samt mad og kultur, der skaber lokale fællesskaber og inspirerer københavnerne til god og bæredygtig madkultur. Det forventes derfor, at en kommende forpagter i videst mulig omfang, vil arbejde efter de af KFU vedtagne pejlemærker for cafédrift. I samarbejde med en række kultur- og fritidsinstitutioner er der udviklet fire generelle pejlemærker for cafédriften i Københavns Kommunes kultur- og fritidsinstitutioner: 1. Sunde, bæredygtige og nærende måltider af høj kulinarisk kvalitet 2. Socialt ansvarlig drift og iværksætteri 3. Cafeen som en del af kultur- og fritidsinstitutionen 4. Maden og måltidet som lokalt og socialt samlingspunkt De fire pejlemærker er uddybende beskrevet herunder: Pejlemærke 1: Sunde, bæredygtige og nærende måltider af høj kulinarisk kvalitet Kultur- og fritidsinstitutionerne skal være et sted, der tilbyder sunde, bæredygtige og nærende måltider, der har høj kulinarisk kvalitet og lever op til Københavns Kommunes ambition om 90% økologi i kommunens institutioner: Madhåndværk: Der laves sund mad fra bunden med sæsonens friske råvarer og godt håndværk. Der bruges 90% økologiske råvarer og tilbydes økologiske drikkevarer, så der tages hensyn til klima, dyrevelfærd og miljø Sanseoplevelsen: Der serveres velsmagende og varieret mad, så måltiderne bliver sanseoplevelser, de besøgende kan glæde sig over Planlægning: Der arbejdes bevidst med at styre indkøb og menuplanlægning, så der er råd til økologi og madglæde. Der arbejdes herunder målrettet med at minimere madspild Den rette ernæring: Der er fokus på, at maden møder de forskellige besøgendes ernæringsmæssige behov på en måde, så sundhed og madglæde går hånd i hånd Måltidet i hverdagen: Der skabes gode rammer og fysiske rum for maden og måltiderne Den spisende i centrum: Der er fokus på de besøgendes forskellige madkultur og præferencer uden at gå på kompromis med kvaliteten Kommunikation: Der kommunikeres aktivt og levende om maden og måltiderne Pejlemærke 2: Socialt ansvarlig drift og iværksætteri Kultur- og fritidsinstitutionerne skal være socialt ansvarlige samt fremme beskæftigelse og iværksætteri. Forpagteren eller den caféansvarlige skal derfor kunne drive en økonomisk sund forretning, samtidig med at Forpagteren tager et socialt ansvar og understøtter iværksætteri. 7

8 Det sociale ansvar kan eksempelvis løftes ved ansættelse af socialt udsatte borgere eller mennesker med fysiske eller psykiske funktionsnedsættelser, gennem tilbud og initiativer, der henvender sig til og er tilgængelige for lokale og udsatte befolkningsgrupper eller ved at Forpagter i sig selv at er en socialøkonomisk virksomhed. Iværksætteri kan eksempelvis understøttes ved, at Forpagteren selv er iværksætter eller ved at Forpagteren samarbejder med iværksættere. Kultur- og fritidsinstitutionerne skal gennem egen ageren og underleverandører optræde socialt ansvarligt samt fremme beskæftigelse og iværksætteri. Pejlemærke 3: Caféen som en del af kultur- og fritidsinstitutionen Kultur- og fritidsinstitutionen skal fungere og fremstå som en helhed, og de besøgende skal have en oplevelse af, at caféen er en del af institutionen. Forpagter skal derfor se sig selv som en samarbejdspartner, der aktivt deltager i arbejdet omkring husets initiativer og aktiviteter. Forpagter er en del af kultur- og fritidsinstitutionen, og føler ejerskab for huset som helhed, værtskabet og tager ansvar for serviceringen af husets brugere og samdriften af huset på daglig basis. Forpagter støtter op omkring husets aktiviteter og tilbud ved eksempelvis at tilbyde måltider eller madkoncepter, som taler ind i kultur- og fritidsinstitutionens arrangementer og tilbud. Pejlemærke 4: Maden og måltidet som lokalt og socialt samlingspunkt Kultur- og fritidsinstitutionerne skal udnytte maden og måltidet som socialt samlingspunkt og sætte maden i centrum som kultur og aktivitet i sig selv. Forpagteren eller den caféansvarlige skal derfor tilbyde et koncept, hvor maden i sig selv er et trækplaster og afvikle arrangementer, hvor maden og måltidet fungerer som lokalt samlingspunkt for byens borgere pa tværs af alder og baggrund. 8. Om det kommende samarbejde Bortforpagter ønsker en forpagter, der engagerer sig i husets aktiviteter, og det er væsentligt for Bortforpagter, at der er et godt samspil mellem caféen, Københavns Museum og gæsterne i bygningen. Det er af afgørende betydning, at caféen bevarer sin status som en integreret del af Københavns Museum. Der tilknyttes en kontaktperson fra Københavns Museum, som løbende vedligeholder dialogen vedrørende aktiviteter, samarbejde, vedligeholdelse, økonomi og drift i forbindelse med det forpagtede. Mødefrekvensen aftales indbyrdes mellem Forpagter og kontaktperson, men der afholdes som minimum et statusmøde hvert kvartal. Københavns Museums ledelse orienteres efterfølgende hvert statusmøde, og deltager som minimum hvert halve år. 8

9 8.1 Dialog og åbningstider Caféen er en væsentlig del af Københavns Museum. En forpagter skal derfor være positivt indstillet på at indgå i dialog med Bortforpagter om kulturelle aktiviteter i bygningen og i caféen, ligesom Forpagter skal være indstillet på at ændre åbningstider i et vist omfang, så åbningstiderne matcher Københavns Museums arrangementer såsom en rundvisning, en festival deltagelse eller et foredrag. Museet forventer at have åbent alle ugens 7 dage med flg. åbningstider: Mandag- Onsdag kl :00 Torsdag kl :00 Fredag Søndag kl :00 Det forventes, at cafeen følger museets tider. Der er gratis adgang til såvel museumshave, café, butik og Galleri. På hverdage forventes det, at tidsrummene samt kl er de mest besøgte. I weekenderne vil det være i hele åbningstiden. Det er muligt at have udeservering hele året i museets åbningstid Personaleovertagelse Der overdrages ingen medarbejdere. 8.3 Servicefunktion i huset Som en integreret del af huset, forventes det, at caféens medarbejdere møder husets gæster med en høj grad af service og svar på evt. spørgsmål eller henviser til museets billet- og informationsservice. Det er forpagters opgave at sikre oprydning i såvel de tre rum, der udgør cafeen, samt den del af Galleriet (placeret i Festsalen), der fungerer som cafe. Udearealerne drives af Kultur- og Fritidsforvaltningen, dvs. der samles blade, skovles sne/gruses både i museumshaven og på fortov langs med haven. Kultur- og Fritidsforvaltningen sikrer også indvendig vedligehold af bygningen samt har kontakten til rengøringspersonalet, der sikrer hygiejnisk rengøring af alle tre caferum samt i Galleriet. Københavns Ejendomme sikrer udvendig vedligehold dvs. sikring af vinduer, døre og udebelysning. 8.4 Håndtering af klager Modtager Bortforpagter (eller andre institutioner med tilknytning dertil) en klage over Forpagteren, fra fx personale eller brugere, sendes denne klage videre til Forpagteren til kommentering og behandling. Ved klager skal Forpagteren bringe forholdene i orden hurtigst muligt, så vidt muligt samme dag og uden ekstra omkostninger for Bortforpagter. 9

10 Hvis Københavns Museums ledelse mener, at Forpagteren ikke lever op til det aftalte, vil personalet, i en periode, kunne føre logbog til brug for dokumentation af forløbet. Logbogen vil indgå i det videre arbejde med at finde en løsning på problemerne. I tilfælde af gentagne klager, som Bortforpagter anser for væsentlige, vil der blive afholdt et møde med ledelsen i Historie & Kunst og Forpagter, hvor problemerne drøftes. Såfremt Forpagter ikke retter op på de forhold, som er grundlag for klager i overensstemmelse med det aftalte, vil dette blive betragtet som væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Bortforpagter til at ophæve forpagtningsaftalen. 8.5 Økonomiske rammer Tilbudsgiver skal i tilbudsskemaet angive forpagtningsafgift(er) i overensstemmelse med vejledningen herunder og i tilbudsskemaet. Forpagter afholder ud over forpagtningsafgiften udgifterne for forbrug af el, vand, varme og renovation. Udgifterne til vand, varme og renovation afholdes via et fast beløb hvert kvartal, jf. kontraktudkastet. Der skal stilles bankgaranti på kr. 8.6 Tidsbegrænsning Cafédriften udbydes for en periode af fire år med option for en toårig forlængelse. Kontrakten er gensidigt uopsigelig i det første år efter overtagelsen. 8.7 Afståelse og fremforpagtning m.v. Forpagter har ikke ret til afståelse og ingen ret til at overdrage forpagtningen, herunder overdrage driften til tredjemand (fremforpagtning). 8.8 Rygeforbud Caféen er beliggende i offentligt tilgængelig ejendom og derfor underlagt indendørs rygeforbud. 8.9 Bevillinger Forpagtningsaftalen er betinget af, at Forpagter opnår de nødvendige tilladelser og bevillinger. Såfremt Forpagter ikke opnår de nødvendige tilladelser og bevillinger inden for det aftalte tidsrum, bortfalder forpagtningsaftalen. Det skal understreges, at beslutning om udstedelse af alkoholbevilling og nattilladelse træffes selvstændigt af bevillingsmyndigheden på grundlag af ansøgning fra Forpagter. Bortforpagter påtager sig som udbyder ikke ansvaret for, at Forpagter kan opnå de nødvendige tilladelser til cafédrift. 10

11 9. Udbudsprocessen 9.1 Tidsplan Tidsplanen for udbuddets gennemførelse er sammenfattet i nedenstående skema: Aktiviteter Dato Offentliggørelse af udbudsmateriale Besigtigelse kl Tilbudsfrist (indledende tilbud) Forhandlingsmøder Tilbudsfrist (endeligt tilbud) Evaluering Underretning om tildelingsbeslutning Kontraktindgåelse De enkelte aktiviteter er beskrevet i afsnittene herunder. Bortforpagter forbeholder sig at ændre på tidsplanen i det omfang, det er nødvendigt. 9.2 Spørgsmål og besigtigelse Såfremt der er spørgsmål vedrørende processen m.v. stilles disse via udbudssystemet Mercell Sourcing Service hvor det er muligt at stille anonyme spørgsmål, som vil være tilgængelige for alle. Der må ikke rettes hverken mundtlig eller skriftlig henvendelse vedrørende udbuddet til personalet i Kultur- og Fritidsforvaltningen eller Københavns Museum. Der vil være besigtigelse af ca. 1 times varighed af det forpagtede mandag den 21. oktober 2019 kl Tilbudsfrist (indledende tilbud) Bortforpagter har valgt at anvende udbudssystemet Mercell Sourcing Service til gennemførslen af udbudsprocessen. Tilbudsgiver skal være licenshaver hos Mercell Danmark A/S for at kunne deltage i udbuddet, hvilket kan ske uden omkostninger, hvorefter tilbudsgiver vil modtage login oplysninger og have gratis adgang til udbuddet. Tilbud skal være uploadet på Mercell Sourcing Service senest den 4. november 2019 kl Tilbudsgiver har adgang til udbuddet via: 11

12 Spørgsmål vedrørende Mercell kan sendes til Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. Afsnit 10 herunder indeholder en beskrivelse af bilag/oplysninger, som tilbuddet skal indeholde. 9.4 Egnethed For at sikre, at aftalen indgås med en tilbudsgiver, som er egnet til at varetage kontraktens udførelse vil Bortforpagter indledningsvist foretage en vurdering af, om tilbudsgiver er har den økonomiske og tekniske/faglige formåen og kendskab, som er nødvendig for at kunne opfylde kontrakten. Til brug for denne vurdering skal tilbudsgiver i Tilbudsskemaet (bilag 2) afgive følgende oplysninger: Beskrivelse af tilbudsgivers erfaringer og kvalifikationer ved drift af café eller lignende, (fra egen virksomhed, ansættelse hos andre, uddannelse), herunder en oversigt over tilsvarende arbejder/opgaver, som tilbudsgiver har udført de seneste 5 år. Anbefalinger og referencer kan vedlægges. Dokumentation for tilbudsgivers økonomiske formåen i form af kopi af tilbudsgivers seneste årsregnskaber samt en redegørelse for udviklingen i tilbudsgivers økonomiske situation efter seneste regnskab. Såfremt tilbudsgiver ikke kan præstere et regnskab, skal vedlægges anden relevant og tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgivers økonomiske situation. Derudover vil Bortforpagter til brug for vurderingen af tilbudsgivers egnethed indhente kontrolrapporter fra Fødevarestyrelsen fra 2018 og frem. Bortforpagter vil foretage en samlet evaluering af ovenstående forhold med henblik på at afgøre, om tilbudsgiver er egnet. 9.5 Konkurrenceparametre Bortforpagter vil tildele forpagtningsaftalen til den tilbudsgiver, som - ud fra en samlet vurdering - har afgivet det tilbud, der bedst opfylder følgende to parametre: (1) Robust forretningsplan Bortforpagter ønsker: Sammenhæng mellem de forventede omkostninger og forventninger til omsætning Sammenhæng mellem forventninger til omkostninger/omsætning og interne forhold, herunder medarbejdere, planlægning af åbningstid osv. Størst mulige, realiserbare Forpagtningsafgift(er). (2) Robust konceptplan Bortforpagter ønsker, at konceptplanen: Indeholder tiltag, der imødekommer de fire pejlemærker for ansvarlig cafédrift, se afsnit 7. 12

13 Indeholder tiltag, som er egnet til at udvikle caféen og sikre denne en plads som en integreret del af Københavns Museum. Indeholder et klart cafékoncept inkl. eksempel på menu, der imødekommer målsætningen økologiske, bæredygtige, lokale og prisbevidste tilbud til caféens gæster. Er gennemtænkt i forhold til indhold der vil understøtte museets aktiviteter og kulturelle profil sammen med borgere og kulturaktører Bemærk: Forretningsplan og Konceptplan skal baseres på en treårig periode, dvs. de første 3 år efter kontraktindgåelse). De enkelte bullits under hver af de to punkter afspejler de forhold, som Bortforpagter vil inddrage i evalueringen. Der foretages en samlet vurdering af de to parametre med tilhørende underpunkter. Både Forretningsplan og Konceptplan skal udarbejdes i overensstemmelse med de krav, som i øvrigt fremgår af udbudsgrundlaget, herunder: Forpagter skal stille bankgaranti på kr. Minimums åbningstiderne beskrevet i afsnit 8.1 skal overholdes. Forpagter skal opnå de nødvendige tilladelser og bevillinger. For at Bortforpagter kan evaluere tilbuddene i forhold til konkurrenceparametrene, skal tilbuddet indeholde følgende: Udfyldt og underskrevet tilbudsskema, se bilag Åbning af bud Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være mulighed for, at tilbudsgiverne overværer åbningen af tilbuddene. 9.7 Forhandlingsmøder Efter tilbudsfristens udløb (indledende tilbud) vil Bortforpagter gennemføre individuelle forhandlingsmøder med de tilbudsgivere, som har afgivet tilbud. Bortforpagter vil gennemføre forhandlinger med alle tilbudsgivere, som har afgivet tilbud. Det er således ikke en betingelse for denne forhandling, at tilbuddet indeholder alle efterspurgte oplysninger, ligesom det ikke er en betingelse for at blive indkaldt til forhandling, at tilbuddet er afgivet uden forbehold. Bortforpagter forventer, at følgende temaer vil blive drøftet under forhandlingerne: Tilbudt forretningsplan Tilbudt konceptplan Forpagtningsafgift (herunder om det er hensigtsmæssigt at differentiere mellem de forskellige afgifter på den måde, som Bortforpagter har lagt op til). Kontraktvilkår. 13

14 Efter forhandlingsmøderne vil Bortforpagter vurdere, om udbudsgrundlaget skal ændres. Bortforpagter anser sig for berettiget til at ændre på alle dele af udbudsgrundlaget. Såfremt Bortforpagter vælger at ændre på udbudsgrundlaget, vil alle tilbudsgiverne modtaget det reviderede udbudsgrundlag forud for afgivelsen af det endelige tilbud. Bortforpagter kan gennemføre flere forhandlingsrunder, herunder kan sådanne forhandlinger gennemføres på skriftligt grundlag. 10. Øvrige vilkår 10.1 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i tre måneder efter udløbet af den endelige tilbudsfrist Oplysningsgrundlag De oplysninger, som fremgår af dette udbudsmateriale, er indhentet i efteråret Oplysingerne giver i videst muligt omfang et fyldestgørende indtryk af Københavns Museums profil, indretning samt hvilke krav, der stilles til en fremtidig forpagter. Bortforpagter tager imidlertid forbehold for eventuelle ændringer i perioden efter indsamlingen af ovenstående oplysninger. Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Historie & Kunst er ikke ansvarlig for oplysningerne i udbudsmaterialet, og der tages forbehold for eventuelle ændringer og supplerende oplysninger i udbudsmaterialet Fortrolighed, omkostninger mv. Bortforpagter vil behandle indholdet af de tilbud, der bliver modtaget med fortrolighed. Bortforpagter er imidlertid undergivet forvaltnings- og offentlighedslovens regler om aktindsigt og kan derfor være forpligtet til at videregive oplysninger om tilbuddene og disses indhold. Offentlighedsloven omfatter ikke enkeltpersoners økonomiske forhold eller oplysninger om drifts- eller forretningsforhold, der er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed oplysningerne angår. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er Bortforpagter uvedkommende Bilag Udbudsmaterialet indeholder følgende bilag: Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Udkast til forpagtningskontrakt Tilbudsskema Inventarliste Tro- & love-erklæring Doc: