Ministeriet for Børn og Undervisning. Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis

Transkript

1 Ministeriet for Børn og Undervisning Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis September 2012

2 Indhold 1 Indledning Formål og afgrænsning Datagrundlag Resumé af analysens resultater Læsevejledning Konklusion og anbefalinger Overblik over organisering, optag og omfang af elevfordelinger Region Nordjylland Region Midtjylland Region Sjælland Region Hovedstaden Sammenfatning Regionsrådenes rolle og opgavevaretagelse Opgaver og kompetencer Regionsrådenes opgavevaretagelse Håndtering af indsigelser og klager Overvejelser i relation til regionsrådene og sekretariatsbetjeningen De forpligtende samarbejders rolle og opgavevaretagelse Opgaver og kompetencer Det forpligtende samarbejdes sammensætning Opgavevaretagelsen Overvejelser i relation til de forpligtende samarbejder Fordelingsudvalgenes rolle og opgavevaretagelse Opgaver og kompetencer Fordelingsudvalgenes sammensætning og struktur Gennemsigtighed i fordelingen Dispensationer Modtagende og afgivende skolers perspektiv Perspektiv på by- og udkantsområde Koordinering mellem fordelingsudvalg og regioner Datagrundlag, kvalitetssikring og IT-understøttelse Overvejelser om fordelingsudvalgenes rolle og opgavevaretagelse Perspektivering - Uddannelsespolitiske temaer Bilag 1: Oversigt over medlemmer af fordelingsudvalgene Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september 2012

3 1 INDLEDNING Denne analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis er udarbejdet som led i aftalen mellem Regeringen og Enhedslisten om udmøntning af et fleksibelt loft på 28 elever i klasserne. Aftalen blev indgået den 22. december Formål og afgrænsning Formålet med analysen er at få belyst, om fordelingsudvalgenes rolle og praksis er hensigtsmæssig, eller om der kan peges på ændringer, som vil muliggøre en bedre opgavevaretagelse. Analysen skal munde ud i overvejelser og forslag om Opgave- og kompetencefordeling mellem regionsråd, forpligtende samarbejder, fordelingsudvalg og institutioner. Fordelingsudvalgenes sammensætning, opgave og opgavevaretagelse. Analysen er udarbejdet af Pluss Leadership. Dataindsamlingen er gennemført i maj-juni 2012, og analysen er udarbejdet hen over sommeren. De foreløbige konklusioner og anbefalinger er drøftet på et møde med en bred kreds af rektorer og regionsrådsrepræsentanter den 28. august Udkastet til rapport er desuden drøftet i en følgegruppe med deltagelse af Gymnasieskolernes Rektorforening, Danske Erhvervsskoler, VUC-Lederne, Gymnasieskolernes Lærerforening, Danske Gymnasieelevers Sammenslutning, Landssammenslutningen af Handelsskoleelever og Danske Regioner. På dette grundlag er rapporten færdiggjort og afleveret til Ministeriet for Børn og Undervisning. Opgaven er afgrænset til at omfatte STX og det toårige HF. Vi har undersøgt, om HTX og HHX deltager i fordelingsudvalgene, men det har ikke været vores opdrag at gå dybere ind i en belysning af, hvad det har af betydning for et sammenhængende uddannelsessystem, at HTX og HHX ikke er fødte medlemmer af fordelingsudvalgene. 1.2 Datagrundlag Skemaet nedenfor giver et overblik over organer og medlemmer jf. AGV-loven. Hertil kommer det uregulerede samarbejde mellem alle ungdomsuddannelsesinstitutioner i henhold til lovens 13. Organ Medlemmer i AGV-loven Regionsråd Politikere 10 Forpligtende samarbejde Almengymnasiale institutioner (ej private) 14 Fordelingsudvalg 1-2 repræsentanter for regionsrådet (stk. 2). Regionen stiller sekretariatsmæssig betjening til rådighed for udvalgene (stk. 4) Lederne af offentlige almengymnasiale institutioner Lederne af private almengymnasiale institutioner Evt. lederne af institutioner for erhvervsrettet uddannelse 12 For at sikre en nuanceret analyse bygger dataindsamlingen på interviews med 40 rektorer. Rektorerne er repræsenteret bredt, således at alle regioner og fordelingsudvalg er repræsenteret, og der er en spredning på institutionsstørrelse. Samtidig er der foretaget interview med én repræsentant fra hver region, som varetager sekretariatsarbejdet for udvalgene. Godt 20 rektorer og en repræsentant fra hver region (på embedsmandsniveau) har desuden drøftet de foreløbige analyseresultater og anbefalinger ved en workshop den 28. august Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

4 1.3 Resumé af analysens resultater I det følgende redegør vi for de væsentligste analyseresultater: Roller og opgavevaretagelse Langt hen af vejen understøtter samspillet mellem regionsråd, forpligtende samarbejde, fordelingsudvalg og institutioner målet om at sikre et varieret udbud af uddannelsesretninger og en fornuftig kapacitetsudnyttelse. Rektorerne og medarbejderne i de regionale sekretariater giver generelt udtryk for, at arbejdet om fordelingen af elever bygger på et velfungerende samarbejde. Det samme gælder i vid udstrækning koordineringen af kapacitet skolerne imellem. I mellem regionerne og de enkelte fordelingsudvalg er der dog forskel på, hvordan opgaven med at fordele elever bliver grebet an. Samtidig er der regionale forskelle (regionernes fordelingsopgave er ikke lige omfattende) og institutionsspecifikke forskelle (udkantsgymnasier, mere og mindre efterspurgte gymnasier m.m.), som også har betydning for, hvilke tiltag respondenterne vurderer vil være hensigtsmæssige ift. at forbedre fordelingsudvalgenes rolle og opgavevaretagelse. Behovet for og forslag til ændringer af fordelingsudvalgenes rolle og praksis skal ses i dette lys. Regionsrådene og den administrative betjening Regionsrådspolitikerne spiller en meget begrænset rolle i fordelingsudvalgenes arbejde. Således ses det kun undtagelsesvist, at regionen indgår aktivt i sikringen af et tilstrækkeligt og varieret uddannelsestilbud til alle unge og voksne i regionen. I stedet overlades det til institutionerne hver især eller gennem deres eget samarbejde. Den administrative betjening af udvalgene er til gengæld af stor værdi for fordelingsudvalgene især fremhæver rektorerne håndteringen af opgaven med at koordinere og kvalitetssikre elevlister og den juridiske behandling af indsigelser og klager. Det problematiseres af nogle rektorer, at regionsrådene ikke har nogen afgørende beslutningskompetence i fordelingsudvalgene. I enkelte regioner besværliggøres samarbejdet på tværs af regionerne af forskellige IT systemer og forskudte tidsplaner for fordelingsarbejdet. Det forpligtende samarbejde Opgavevaretagelsen i det forpligtende samarbejde og fordelingsudvalgene flyder i praksis sammen i flertallet af regionerne. En del rektorer mener, at det er overflødigt at have to adskilte organer. Da regionsrådene ikke er medlem af det forpligtende samarbejde, kan der være viden om de regionale uddannelsesforhold, som ikke nyttiggøres i drøftelserne af udbud og kapacitet. HTX og HHX deltager kun i begrænset omfang i møderne i det forpligtende samarbejde. Fordelingsudvalgenes struktur Den regionale afgrænsning af fordelingsudvalgene følger i overvejende grad de gamle amtsgrænser. Inden for denne ramme har fordelingsudvalgene konstitueret sig med tre til fire udvalg i fire af regionerne og ét udvalg i Region Nordjylland. Opdelingen vurderes overordnet at fungere, men særligt i Hovedstadsregionen er der stort elevflow på tværs af fordelingsudvalgene. Gymnasier, der har optageområde i to udvalg, efterspørger større indsigt og bedre koordinering mellem udvalgene. Fordelingskriterierne Fordelingskriterierne vurderes overvejende til at fungere og være objektive. Dog peger flere rektorer i Region Hovedstaden på, at afstands- og transportkriteriet er svært at bruge, fordi gymnasierne ligger så tæt, og der er mange transportmuligheder. Samtidig kan kriterierne være en barriere for et varieret uddannelsesudbud, fordi kriterierne kan vanskeliggøre en optimal klassedannelse, så visse studieretninger ikke bliver oprettet. Dette hænger sammen med, at institutionerne ikke på formaliseret vis og fuldt ud får koordineret deres uddannelsestilbud. Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

5 Indsigelser og klagebehandling Behandlingen af indsigelser fungerer efter hensigten. Det kan dog være problematisk, at klagebehandlingen varetages af regionsrådene, hvis der ikke er en tydelig adskillelse af opgavevaretagelsen i forhold til regionsrådenes rolle i fordelingsudvalget. IT understøttelse IT understøttelsen er af varierende kvalitet fra region til region. Den overordnede ulempe ved de understøttende systemer er, at de ikke spiller sammen på tværs af regionerne. Det gør det svært at skabe overblik på tværs af regioner, og der er dobbeltarbejde forbundet med at flytte elever. Det er især et problem mellem Region Hovedstaden og Region Sjælland, der har det største antal elevfordelinger på tværs af regionerne. 1.4 Læsevejledning Kapitel 2 sammenfatter analysens konklusioner og anbefalinger. Kapitel 3 giver et overblik over organisering, optag og omfang af elevfordelinger i regionerne. Herefter tages der hul på den egentlige analyse i kapitel 4, hvor regionsrådenes rolle og opgavevaretagelse beskrives. Kapitlet sluttes af med overvejelser i relation til regionsrådenes arbejde. Kapitel 5 ser nærmere på de forpligtende samarbejders rolle og opgavevaretagelse, og kapitlet sluttes af med overvejelser i relation hertil. Kapitel 6 omhandler fordelingsudvalgenes rolle og opgavevaretagelse, og kapitlet afsluttes ligeledes med overvejelser i relation hertil. Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

6 2 KONKLUSION OG ANBEFALINGER Grundlæggende understøtter samspillet mellem regionsråd, forpligtende samarbejder, fordelingsudvalg og institutioner langt hen ad vejen målet om et tilstrækkeligt og varieret udbud af ungdomsuddannelser til alle elever og en fornuftig kapacitetsudnyttelse i de enkelte områder. Rektorerne og medarbejderne i de regionale sekretariater giver generelt udtryk for, at samarbejdet om fordelingen af elever bygger på en erkendelse af, at der er en konkret opgave, som skolerne skal løse i fællesskab, og hvor elevernes ønsker skal tilgodeses i videst muligt omfang. Det samme gælder koordineringen af kapaciteten skolerne imellem. Der er dog nogle koordineringsmæssige problemer især i Hovedstadsregionen og i forhold til skoler i udkantsområderne og i oplandene til de store byer samt i forhold til nogle af de mindre søgte skoler. Regionerne koordinerer kun uddannelsesudbuddet i begrænset omfang, ligesom de forpligtende samarbejder kun i få tilfælde vurderes at omfatte et samarbejde om at sikre et tilstrækkeligt og varieret tilbud af studieretninger og valgfag, herunder mere specialiserede studieretninger ( 14 i AGV-loven). Det gælder fx et samarbejde hvor man aftaler, at kun én institution udbyder bestemte studieretninger, som det erfaringsmæssigt er meget vanskeligt at få oprettet, jf. 29, stk. 1 i optagelsesbekendtgørelsen. Flere af rektorerne peger på, at elevfordelingen sker ud fra det muliges kunst på grundlag af en solid indsigt i de lokale forhold, hvorfor rektorerne nødigt ser en større regulering fra centralt hold af fordelingen. Tilsvarende mener flere rektorer, at de eventuelle justeringer, der måtte blive foretaget i forlængelse af analysen, bør differentieres, så hele sektoren ikke bliver pålagt en yderligere styring, som gennemføres for at løse nogle problemer, der knytter sig til Hovedstadsregionen. Spørgsmålet er, hvor differentieret en regulering, man kan have i et sammenhængende uddannelsessystem? Konkret peger analysen på følgende uhensigtsmæssigheder i forhold til organisering, snitflader og samspil: Antallet af niveauer/organer Flertallet af de adspurgte rektorer oplever, at det forpligtende samarbejde og fordelingsudvalget flyder sammen, og at snitfladerne er uklare. Medarbejderne i regionssekretariaterne finder det uhensigtsmæssigt, at regionerne ikke deltager i det forpligtende samarbejde, når regionerne er ansvarlige for at koordinere og udarbejde de overordnede analyser af udbud og kapacitet. De ønsker derfor, at regionernes rolle udvides til at omfatte deltagelse i begge organer. Trods uklarheder om snitfladerne mellem de to organer ønsker nogle rektorer ikke, at de to udvalg slås sammen, men derimod at snitfladerne tydeliggøres. Deltagerkredsen i forpligtende samarbejder og fordelingsudvalg Det opleves uhensigtsmæssigt, at personkredsen i de to organer er forskellig. HHX og HTX kan være med i fordelingsudvalgene, hvis fordelingsudvalget inviterer dem. I praksis, hvor de to organer flyder sammen, deltager HHX og HTX kun i begrænset omfang. Regionerne er med i fordelingsudvalgene men ikke i de forpligtende samarbejder (på nær Region Nordjylland, hvor regionen er repræsenteret i begge organer). De private skolers rolle og forpligtelse i samarbejdet er også uklar. Regionsrådspolitikerne spiller en meget begrænset rolle i fordelingsudvalgene. Anbefaling Det anbefales at man sammenlægger de to niveauer til ét med den samme personkreds. Det vil betyde en forenkling ift. den nuværende organisering og i højere grad være i overensstemmelse med praksis. Samtidig betyder det, at regionsrådet også deltager, når der drøftes kapacitet og udbud. Det anbefales desuden, at det nye, samlede organ udpeger en formand, som kan sikre, at opgaven omkring koordinering af udbud og kapacitet formelt finder sted. Det anbefales endvidere, at repræsentanter for regionsrådet inddrages mere systematisk i forhold til koordineringen af kapacitet og udbud for at nyttiggøre regionsrådets viden om de regionale forhold. Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

7 Regionsrådenes rolle i fordelingsudvalgene Der er to overordnede holdninger til regionsrådenes rolle i fordelingsudvalgene: Nogle af rektorerne (og medarbejderne i de regionale sekretariater) mener, der fortsat skal være en overordnet myndighed, som varetager det samlede ansvar for kapacitet, udbud og fordeling og har en uvildig rolle ved konflikter om elevoptag og fordeling. Andre rektorer mener, at institutionerne er bedre til selv at løse opgaven. De forskellige holdninger er uafhængige af gymnasiernes beliggenhed og størrelse. Generelt er der dog enighed blandt rektorerne om, at regionsrådspolitikerne spiller en meget begrænset rolle i fordelingsudvalgene, hvorfor det primære gensidige interessefelt vil ligge i koordineringen af det regionale uddannelsesudbud, dvs. i det forpligtende samarbejde. Det afspejler desuden, at repræsentanterne for regionsrådene ikke har nogen afgørende beslutningskompetence. Den administrative betjening af udvalgene fungerer generelt godt især fremhæver rektorerne håndteringen af opgaven med at koordinere og kvalitetssikre elevlister og den juridiske sikring af, at indsigelser og klager behandles ens. Anbefaling Det anbefales, at regionerne fortsat stiller sekretariatsmæssig betjening til rådighed for fordelingsudvalgene (det nye, samlede organ). Desuden anbefales det som ovenfor nævnt, at udvalget fortsat består af 1-2 repræsentanter for regionsrådene. Det anbefales, at man sikrer en skarpere adskillelse i opgavevaretagelsen mellem de repræsentanter for regionsrådet, der sidder med i fordelingen og de, der behandler klager over fordelingsudvalgets afgørelser. Afgrænsningen og sammensætningen af fordelingsudvalgene Langt de fleste steder følger afgrænsningen af udvalgene de gamle amter, og langt de fleste steder fungerer det fint. Der er dog (forholdsvis få) skoler, som har optageområde på tværs af to regioner, og hvor afgrænsningen opleves som uhensigtsmæssig, fordi samarbejdet på tværs af regioner opleves som mere besværligt end inden for egen region. Desuden er der nogle skoler især i Region Hovedstaden -, som oplever afgrænsningen af fordelingsudvalgene som en barriere. Der er mange elever, som søger på tværs af udvalgene, og nogle af de modtagende skoler er bekymrede for, om de går glip af elever, fordi de ikke sidder i de relevante udvalg. En mulighed for at håndtere grænseproblematikkerne kunne være at lade institutioner i grænseområderne deltage i de fordelingsudvalg, der er relevante ift. søgemønstret, også på tværs af regioner. Dette vil give den enkelte institution indblik og mulighed for at melde kapacitet til rådighed flere steder. Dette forslag møder dog blandet modtagelse nogle rektorer mener, det vil være fornuftigt, mens andre udtrykker, at udvalgene vil blive mindre operationelle. Institutioners deltagelse i mere end ét fordelingsudvalg kan formentlig også give problemer, dels i relation til en håndtering af hvilken kapacitet, der er til rådighed i den enkelte region, dels i forhold til hvilke elever, der er berettiget til optagelse på den institution, hvis kapacitet fordeler sig mellem to regioner. I forhold til samarbejdet på tværs af regionerne opleves de forskudte tidsplaner som særligt udfordrende i Region Hovedstaden og Region Sjælland, og tidsplanerne medfører ekstra arbejde, når der skal fordeles elever på tværs af de to regioner. Region Hovedstaden har et tidskrævende og omfattende arbejde med fordelingen af elever og afslutter deres fordelingsarbejde senere end Region Sjælland. Anbefaling Det anbefales, at institutionerne sikres en regelfastsat ret til indsigt i kapacitets- og søgetal på tværs af fordelingsudvalg og regioner. Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

8 Det anbefales endvidere, at man i de regioner, hvor der jævnligt fordeles elever på tværs af fordelingsudvalg, opretter et koordinationsudvalg bestående af formændene og repræsentanterne for regionen. Koordinationsudvalget har til opgave at sikre gennemsigtighed og indsigt samt en hensigtsmæssig fordeling på tværs af fordelingsudvalgene. Koordinationsudvalget behøves ikke at være regelfastsat men kan etableres som god praksis i de regioner, hvor udfordringerne er til stede. Forslaget imødekommer ikke behovet hos de gymnasier, der modtager elever på tværs af regionsgrænser. Derfor anbefales det, at fordelingsudvalgene pålægges at beskrive i forretningsordenen, hvordan man vil sikre et hensigtsmæssigt samarbejde på tværs af grænser af fordelingsudvalg og regioner. Det anbefales endvidere, at regionerne koordinerer tidsplanerne for deres fordelingsarbejde, så samarbejdet på tværs lettes. Særligt ift. Region Hovedstaden opfordres der til, at arbejdet med fordelingen sker efter en strammere tidsplan, som i højere grad harmonerer med Region Sjælland. Kriterier for fordelingen Kriterierne for fordelingen vurderes af rektorerne at være objektive og hensigtsmæssige. En justering skulle i givet fald øge skolernes mulighed for at sikre et varieret udbud af uddannelser og behovet for en større fleksibilitet i fordelingen. Nogle rektorer peger på et løsningsforslag, hvor den enkelte elev har mulighed for at anføre to studieretninger inden for samme gymnasium. Forslaget har bred opbakning blandt rektorerne, idet det vil give den enkelte institution større spillerum ift. at sikre en fornuftig klassedannelse og dermed, ifølge respondenterne, oprettelse af flere studieretninger. Rektorerne mener, at de med den foreslåede ændring lettere kan samle nok elever til studieretninger, der ellers vanskeligt kan oprettes. Denne tænkning er dog i modsætning til grundprincippet om, at en ansøgers uddannelsesønske består af angivelse af ønsket uddannelse kombineret med ønsket institution, og at eleven ikke er garanteret en bestemt studieretning ved optagelsen. Afstands- og transportkriteriet kan være svært for elever og forældre at forstå og svært at håndtere i de større byer, hvor gymnasierne ligger tæt, og der er gode transportmuligheder. Det påpeges desuden, at kriteriet er med til at fastholde socioøkonomiske forskelle mellem skolerne, da det vanskeliggør ansøgernes muligheder for at skifte miljø og starte på en frisk. Anbefaling Det anbefales at fastholde de nuværende kriterier for fordelingen med et opmærksomhedspunkt på, at kriterierne, sammen med den til tider manglende koordinering af uddannelsesudbud, i visse tilfælde indebærer en begrænsning i udbuddet af studieretninger (fx halve klasser, der ikke oprettes). I lyset heraf anbefales det, at formanden i det nye, samlede organ er med til at sikre, at debatten omkring koordinering af uddannelsesudbud både formelt og reelt finder sted. Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

9 Indsigelser og klager Omfanget af indsigelser er vokset kraftigt i år i visse områder, fordi man har fordelt flere elever end tidligere. En tydeligere orientering fra skolerne og UU-vejlederne til ansøgerne om, at man er garanteret en studieplads men ikke en plads på et bestemt gymnasium eller på en bestemt studieretning, vil muligvis kunne nedbringe omfanget af indsigelser. Information om de begrænsede muligheder, som genbehandling indebærer, vil muligvis kunne begrænse omfanget af genbehandlingssager. Det samme gælder tydeliggørelsen af, at man kun kan klage over retlige forhold. Sidst nævnte er et ønske som flere medarbejdere fra regionssekretariaterne peger på. Samtidig foreslår nogle medarbejdere fra regionssekretariaterne, at der i Optagelsesbekendtgørelsen laves en begrænsning af fordelingsudvalgets forpligtelse til genbehandling. Region Hovedstaden har blandt andet eksempler på elever, der ønsker deres ansøgning genbehandlet på trods af, at de har fået deres 1. prioritet opfyldt. Der er også eksempler på elever, der ønsker deres sag genbehandlet, fordi de er blevet skilt fra deres venner, som er kommet på andet gymnasium. Denne begrænsning mener nogle rektorer dog kan føre til stærk utilfredshed fra elever og forældre, som ønsker deres ansøgning genbehandlet. Anbefaling Det anbefales, at alle organer, der informerer om ansøgning til gymnasiet og HF, tydeliggør reglerne for ansøgning og genbehandling. IT understøttelse Det er meget forskelligt, hvordan medlemmerne af fordelingsudvalgene og de administrative sekretariater vurderer IT-understøttelsen. Helt overordnet problematiseres det, at regionernes IT-systemer ikke spiller sammen, og at der er dobbeltarbejde forbundet med at fordele elever mellem regioner. I flere af udvalgene efterspørges der desuden et IT-system, som kan give et bedre overblik, og her nævner nogle rektorer, at det muligvis også vil kunne gøre fordelingen mere gennemsigtig. Anbefaling Det anbefales, at koordinationsudvalgene taler sammen på tværs af udvalg og regioner, om og hvordan der kan laves en teknisk facilitet, der muliggør, at IT systemerne kan spille sammen på tværs af regionerne. Dette er særligt en udfordring mellem Region Hovedstaden og Region Sjælland, der har mange elevfordelinger. Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

10 3 OVERBLIK OVER ORGANISERING, OPTAG OG OMFANG AF ELEVFORDELIN- GER I dette kapitel giver vi et overblik over antallet af gymnasier/hf og fordelingsudvalg i de fem regioner. Medlemmerne af de enkelte fordelingsudvalg fremgår af bilag 1. For at give et billede af fordelingsopgavens omfang i 2012 viser vi nedenfor, hvor mange elever der har søgt gymnasier og HF, antal indsigelser i den enkelte region og antal elever, der ikke fik deres 1. prioritet opfyldt. Tallene er ikke helt præcise, idet praksis for opgørelsesmetoderne i regionerne er forskellige og detaljeringsgraden er varierende fra region til region. 3.1 Region Nordjylland Region Nordjylland har kun få gymnasier, hvoraf nogle ligger i udkantsområder, ligesom der er en søgning ind til gymnasierne i Aalborg. I Region Nordjylland er opgaven med at fordele elever mindre end i de øvrige regioner, idet der er færre elever at fordele og større afstand mellem gymnasierne. Fordelingsarbejdet i regionen fungerer godt. I de senere år har regionen særligt oplevet et kapacitetspres på den toårige HF. Regionen har 14 gymnasier/hf og 1 fordelingsudvalg. I 2012 var der ansøgere til de almene gymnasier og toårigt HF. Af dem blev alle optaget på deres 1. prioritetsønske. Regionen har ikke behandlet nogen indsigelser. 3.2 Region Midtjylland Region Midtjylland er kendetegnet ved at have en del udkantsgymnasier og mange gymnasier i Aarhus, som tiltrækker de unge fra oplandsområderne. Samtidig grænser et par gymnasier op til og Region Nordjylland, hvorfor samarbejdet på tværs af fordelingsudvalg og regioner er væsentligt. Regionen har 31 gymnasier/hf og 4 fordelingsudvalg. I 2012 var der ansøgere til de almene gymnasier og toårigt HF. Af dem blev elever optaget på deres 1.prioritetsønske 56 elever blev henvist til en institution, der ikke stod på deres prioriteringsliste. Fordelingsudvalgene har behandlet 187 indsigelser. 3.3 består af flere udkantsgymnasier. Her fungerer fordelingsarbejdet generelt godt. I Trekantsområdet er der nogle udfordringer ved fordelingen. Det skyldes blandt andet, at de unge søger mod byerne, og det mærkes særligt for gymnasierne i udkantsområderne. Samtidig er der samarbejdsflader i forhold til gymnasier i Region Midtjylland. Regionen har 29 gymnasier/hf og 4 fordelingsudvalg. I 2012 var der ansøgere til de almene gymnasier og toårigt HF. Fordelingsudvalgene har behandlet 138 indsigelser. 3.4 Region Sjælland Det særlige for regionen er, at en del gymnasier grænser op mod Region Hovedstaden, og der er elevstrømme på tværs af de to regioner. Fordelingsarbejdet i regionen fungerer generelt godt, men der er udfordringer i forhold til samarbejdet med Region Hovedstaden (bl.a. i forhold til den tids- og IT-mæssige koordinering af fordelingen). Regionen har 22 gymnasier/hf og 3 fordelingsudvalg. I 2012 var der ansøgere til de almene gymnasier 2. Af dem blev elever optaget på deres 1.prioritetsønske. Fordelingsudvalgene har behandlet 43 indsigelser. 1 Efter optagelsesprøve. Inden optagelsesprøve var der ansøgere. Region Midtjylland og Region Hovedstaden er de eneste regioner, hvor der er forskel på antal ansøgere før og efter optagelsesprøve. Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

11 3.5 Region Hovedstaden Region Hovedstaden har den særlige problemstilling, at området er tæt befolket, der er mange gymnasier, og mange af gymnasierne ligger tæt op ad hinanden. Elevstrømmene mellem udvalgene er af samme årsag omfattende, og regionen har som noget særligt et koordinationsudvalg, der arbejder på tværs af fordelingsudvalgene. Samtidig opleves der en stigende tendens til, at unge søger fra oplandet og ind mod hovedstaden. Regionen har 52 gymnasier/hf og 4 fordelingsudvalg. I 2012 var der ansøgere 3 til de almene gymnasier og toårigt HF. Af dem blev elever optaget på deres 1.prioritetsønske. 526 elever blev henvist til en institution, der ikke var på deres prioriteringsliste. Fordelingsudvalgene har behandlet 630 indsigelser. 3.6 Sammenfatning Overblikket viser, at fordelingsopgaven er meget varierende fra region til region, både hvad angår omfanget af elever, der fordeles, og karakterne af fordelingsopgaven. Det forhold er vigtigt at have for øje i forhold til de justeringer, der eventuelt måtte blive i værksat i forlængelse af analysen. 2 Tallene for 2-årigt HF er ikke omfattet her, da vi ikke kunne få oplysninger herom. 3 Efter optagelsesprøve. Inden optagelsesprøve var der ansøgere. Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

12 4 REGIONSRÅDENES ROLLE OG OPGAVEVARETAGELSE I dette kapitel beskrives og vurderes regionsrådenes rolle og samarbejde med fordelingsudvalgene. 4.1 Opgaver og kompetencer Regionsrådenes opgave af betydning for denne analyse er fastlagt i Bekendtgørelse af lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. (AGV-Loven) 4. De centrale opgaver i forhold til fordelingsudvalgene er, at: Regionsrådene 5 koordinerer den samlede indsats i regionen for at sikre sammenhæng i udbuddet af ungdomsuddannelser og et tilstrækkeligt og varieret tilbud til alle unge og voksne. Det sker i samarbejde med alle selvejende institutioner, bortset fra de private gymnasier, studenterkurser og HFkurser. Regionsrådene godkender de forpligtende samarbejder og nedsætter fordelingsudvalgene, hvor regionsrådene deltager med 1-2 repræsentanter (politikere). Regionen stiller sekretariatsbistand til rådighed for fordelingsudvalgene. Regionsrådet er klageinstans i retlige spørgsmål i forbindelse med fordelingsudvalgenes afgørelse i genoptagelsesager. 4.2 Regionsrådenes opgavevaretagelse Regionsrådenes rolle i fordelingsudvalgene omfatter dels den politiske rolle, dels den administrative sekretariatsbetjening af udvalgene. Hvad angår regionsrådenes politiske rolle i forhold til fordelingsudvalgene vurderer langt de fleste af de adspurgte rektorer, at politikerne ikke har forudsætninger for at sætte sig ind i det detaljerede arbejde med fordeling af eleverne. I de fleste fordelingsudvalg har politikerne da også en meget tilbagetrukken rolle. Flere af rektorerne peger på, at vilkårene for den politiske deltagelse ikke er hensigtsmæssig nu én politiker kan sidde over for ti velforberedte rektorer han får ikke et ben til jorden!, som en respondent (rektor, Region Midtjylland) udtrykker det. Enkelte rektorer peger på, at den politiske deltagelse er vigtig at fastholde, fordi man kan adressere spørgsmål, der ligger udover fordelingsarbejdet - eksempelvis behovet for at investere i yderligere offentlig transport. Andre peger på, at de er glade for at regionsrådspolitikerne deltager, fordi det giver dem indblik i regionens uddannelsesudbud samt eventuelle udfordringer ift. transport, som kan tages med videre i andre fora. Enkelte rektorer peger på, at det er en fordel, at regionsrådene er repræsenteret som en uvildig instans med et regionalt helhedsblik på opgaven, hvis rektorerne ikke kan blive enige. De fleste rektorer har dog den holdning, at regionsrådene ingen afgørende beslutningskompetence og ingen reel indflydelse har i fordelingsudvalgene. En del af de adspurgte rektorer mener således ikke, at det er nødvendigt, at regionsrådet er repræsenteret i fordelingsudvalgene. Sekretariatsmedarbejderne har delte holdninger til regionsrådenes rolle. Nogle fremhæver, at deltagelsen af en uvildig myndighed er vigtig, især når der skal fordeles på tværs af udvalg eller over regionsgrænser, mens andre fremhæver, at regionerne hverken har håndtag eller sanktionsmuligheder, og at regionsrådsrepræsentanterne altid vil være i mindretal. Her skal det dog nævnes, at regionsrådene har mulighed for at indstille til Ministeriet for Børn og Undervisning, at et gymnasium skal have fastlagt et kapacitetsloft, mens det er Ministeriet som træffer den endelige beslutning herom ( 8 stk. 2 i AGV-loven). Hvad angår regionsrådets rolle som klageinstans i retlige spørgsmål peger nogle af respondenterne på, at der er et habilitetsproblem, idet regionsrådene sidder i fordelingsudvalget og samtidig er klageinstans dvs. at de er klageinstans for sig selv. 4 LBK nr. 880 af 08/08/ På Bornholm varetages regionsrådets opgaver af kommunalbestyrelsen Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

13 Flere af de adspurgte rektorer mener, at institutionerne selv kan konstituere sig i forpligtende samarbejder og fordelingsudvalg, og at regionsrådets rolle her er overflødig. Den administrative betjening af udvalgene består dels i, at de regionale sekretariater udarbejder analyser af søgemønstre, fremskrivninger og kapacitet som led i overvågningen af udbud og efterspørgsel. Dels laver sekretariaterne en stor del af det koordinerende og sagsforberedende arbejde for fordelingsudvalgene. Rektorerne er generelt godt tilfredse med regionernes sekretariatsmæssige bistand især på det juridiske område fremhæves det, at bistanden giver en sikkerhed for, at tingene er i orden, og at klagebehandlingen er ens på tværs af skolerne. Som én af flere rektorer i Hovedstadsregionen udtrykker det: Sekretariatet løser en kæmpestor opgave. Det er i praksis dem, der sidder med hele logistikken og kan se hvilke elever, der er kommet i klemme. De tjekker vores fordelinger igennem. De hjælper os med at fange, hvis vi har lavet en fejl, og på den måde får det hele til at gå op i en højere enhed. Det gør de suverænt godt. Af hensyn til eleverne er jeg glad for, at de blander sig (rektor, Region Hovedstaden). Analysematerialet fra regionerne giver et samlet overblik over forholdene i regionen, men flere af rektorerne peger på, at fordelingsudvalgene i praksis snarere tager udgangspunkt i rektorens eget/gymnasiernes indbyrdes kendskab til søgemønstre og kapacitet mv., når de planlægger uddannelsesudbuddet og fordeler eleverne, frem for at tage afsæt i analyserne. Og det kan være svært for 2-3 fuldmægtige at matche en rektor, som er hård i filten, som en (rektor Region Midtjylland) udtrykker det. Alle fordelingsudvalg på nær udvalgene i Region Midtjylland har et underudvalg/ forretningsudvalg/formandskab, hvor 1-2 administrative medarbejdere fra regionen og et par rektorer eller formanden i fællesskab laver det praktiske arbejde, inden politikere og øvrige rektorer samles. De adspurgte rektorer er enige om, at denne arbejdsdeling er god: Vi har klaret knasterne af, inden politikerne deltager, som en rektor i Region Nordjylland udtrykker det. I alle regionerne indsamler sekretariaterne data på ansøgere og kapacitet og laver et overblik inden fordelingsudvalgets møde. De fleste steder behandler forretningsudvalget de samlede elevlister fra de skoler, der har for mange ansøgere, og laver et forslag til fordeling af eleverne som oplæg til fordelingsudvalgets møde. I Region Midtjylland afholdes der ikke et forberedende møde, og fordelingsudvalgene forelægges elevlisterne uden indstilling. I Region Midtjylland sker fordelingen således over en dag, hvor alle (rektorer og politikere) i regionen mødes: Først (formiddag) på tværs af fordelingsudvalg mhp. at få et fælles overblik over, hvor der er behov for flytning af elever. Derefter (eftermiddag) mødes hvert fordelingsudvalg og træffer beslutning her bliver de pågældende rektorer enige, og her spiller regionen ingen rolle, som sekretariatsmedarbejderen udtrykker det. Et par af de adspurgte rektorer vurderer dog, at fællesmødet overvejende er proforma, og at rektorerne typisk har klaret tingene af inden mødet. Region Hovedstaden laver krydskøringer for at se, om fordelingen passer med geografi og optag samt en undringsliste, som omfatter fordelinger, der ikke umiddelbart stemmer med krydskøringerne. Undringslisten sendes ud til rektorerne, som herefter skal redegøre for deres fordeling af den pågældende elev. Flertallet af rektorerne er tilfredse med denne løsning, idet den øger gennemsigtigheden af fordelingen. Region Sjælland har kun begrænsede ressourcer til at betjene fordelingsudvalgene og oplever betjeningen som en stor opgave, der ville være lettere at varetage, hvis regionen kun havde ét fordelingsudvalg. I Region Midtjylland er sekretariatet ligeledes fortaler for ét udvalg, idet det vil understøtte et bedre samarbejde på tværs af regionen. De adspurgte rektorer i de to regioner finder antallet af fordelingsudvalg passende Håndtering af indsigelser og klager Regionen tager sig af indsigelser fra elever og deres forældre, og langt de fleste rektorer tilkendegiver, at behandlingen af disse fungerer efter hensigten. I Region Hovedstaden forbereder regionen indsigelserne, og herefter drøfter formand og næstformand, om nogle af indsigelserne kan imødekommes. Generelt tjekker regionssekretariaterne indsigelserne for manglende oplysninger, hvorefter det eller de berørte udvalg indkaldes. I Region Midtjylland fungerer de berørte fordelingsudvalg som ét udvalg, når der skal behandles indsi- Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

14 gelser, men ifølge et par rektorer, er klagesagerne handlet af mellem rektorerne inden mødet. I alle regioner (på nær Region Nordjylland) har der i år været rekordmange indsigelser. Langt de fleste er afvist, idet fordelingskriterierne er overholdt. De udfordringer, der fremhæves i forbindelse med indsigelserne er, at: UU vejlederne til tider giver de unge nogle urealistiske forestillinger om, hvilke gymnasier, de kan komme ind på. Nogle af de ressourcestærke elever og deres forældre forsøger at påvirke processen ved at være meget påtrængende og vedholdende ift. skolen og regionen. Det koster mange ressourcer for skolen Eleverne får meget sent svar om, hvor de er optaget. Når der gives medhold i indsigelser, drejer det sig primært om, at der er lavet en fejl i den adresse, der er opgivet, at der er sket en procedurefejl, at eleven er flyttet, eller at der er sket et dødsfald i familien, som har betydning for elevens skolegang. Nogle af medarbejderne fra regionssekretariaterne foreslår, at der i Optagelsesbekendtgørelsen laves en præcisering af, hvornår fordelingsudvalget er forpligtet til at genoptage behandlingen af en ansøgning. Region Hovedstaden har blandt andet eksempler på elever, der ønsker deres ansøgning genbehandlet på trods af, at de har fået deres 1. prioritet opfyldt. Regionen er næste klageinstans, men kun i retlige spørgsmål. Eleverne kan således ikke klage over selve vurderingen/det skønsmæssige aspekt ved afgørelsen. Flere medarbejdere fra regionssekretariaterne peger på, at elever og forældre har svært ved at forstå, hvad der ligger i retlige spørgsmål. 4.3 Overvejelser i relation til regionsrådene og sekretariatsbetjeningen I lyset af ovenstående er det Pluss vurdering, at overvejelserne i forhold til regionsrådenes rolle og opgavevaretagelse må gå på, om regionerne fortsat skal have en rolle i forhold til fordelingsudvalgene og i givet fald i hvilket omfang -, eller om uddannelsesinstitutionerne med fordel kan klare opgaven selv. Og i den forbindelse: Om regionernes rolle evt. kan begrænses til sekretariatsbetjening af udvalgene. Det ligger uden for denne opgaves opdrag at gå ind i en politisk diskussion af regionernes rolle på uddannelsesområdet. Men hvad angår koordineringsopgaven med at tilvejebringe overblik over udbud og efterspørgsel og yde sekretariatsbetjening til udvalgene, råder regionerne over ressourcer (både vidensmæssige ressourcer og arbejdskraft), som skolerne ikke selv er i besiddelse af. Denne opgave understøtter skolernes arbejde og er med til at lette deres arbejde med fordelingsopgaven. Hvis ikke regionerne varetager koordineringsopgaven, skal skolerne selv forestå opgaven. På Fyn er der fx en medfinansiering fra skolernes side til en administrativ medarbejder, som sidder på en af skolerne og varetager dele af koordineringsopgaven. At skolerne går sammen om at løse og finansiere visse opgaver kendes fra de administrative fællesskaber, som i princippet også kunne løse denne opgave, hvis man sikrede, at kompetencerne var til stede. Imod denne løsning taler, at de administrative fællesskaber ikke dækker samme geografiske områder som fordelingsudvalgene, og at man ikke ville få udnyttet synergimulighederne ved at bringe de regionale sekretariaters viden i spil. Godkendelsen af de forpligtende samarbejder og nedsættelsen af fordelingsudvalgene kunne i princippet forestås af skolerne selv i lyset af, hvad der er naturligt i forhold til skolernes optageområde og øvrige samarbejde. Alternativt kunne ministeriet have godkendelseskompetencen som en ren formalitet. Der er jo etableret en struktur, så denne opgave er i praksis meget begrænset. Med hensyn til deltagelsen i fordelingsudvalgenes arbejde spiller regionsrådspolitikerne en begrænset rolle i udvalgenes møder. På det mere uformelle plan kan de to-tre årlige møder i fordelingsudvalgene dog være Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

15 en anledning til, at rektorer og politikere mødes og får vendt andre forhold af betydning for det regionale samarbejde. Men regionsrådspolitikernes rolle som den uvildige part, der skærer igennem, hvis rektorerne ikke kan blive enige, er yderst begrænset i praksis. Så i det omfang, regionsrådenes rolle er forskellig, vurderer Pluss, at det må tilskrives det lokale samarbejdsklima og de personlige relationer og kompetencer hos medlemmerne. Hvad angår klagehåndteringen skal der være et klageorgan over retslige afgørelser i fordelingsudvalget. Det er Pluss vurdering, at det giver anledning til uklarhed hos borgerne omkring klageinstansens uvildighed, når regionsrådene både er med til at træffe afgørelser og behandle klager over retslige aspekter af samme. Der er også mange borgere, som ikke forstår eller respekterer sondringen mellem indsigelser over fordelingsudvalgenes vurdering (som behandles af udvalget), og klager over retslige afgørelser (som regionsrådene er klageinstans for). Denne tendens til, at borgerne klager, er generelt stigende. Omvendt vil de faldende ungdomsårgange formentlig betyde, at antallet af omfordelinger og dermed indsigelser falder. Der vil dog stadig især i Hovedstadsregionen, hvor gymnasierne ligger så tæt, være nogle fordelingsudvalg, som vil fortsætte med at få mange indsigelser. Måske vil nogle af indsigelserne/klagerne kunne undgås ved, at skoler, UU-vejledere m.fl. melder mere tydeligt ud, hvilke retningslinjer der gælder, herunder at man ikke har ret til at komme på en bestemt skole, og at der kun kan klages over retlige spørgsmål i forbindelse med fordelingsudvalgenes afgørelser i genoptagelsessagerne. Der er forskellige muligheder for at løse knuden i relation til uvildigheden i klagebehandlingen. I Region Hovedstaden har man tilstræbt en skarp adskillelse mellem de administrative medarbejdere (repræsentanter for regionsrådet), der betjener udvalgene, og de medarbejdere, der behandler klagerne, for at undgå tvivl om regionsrådets habilitet. Sammenfattende om regionsrådenes rolle vurderer Pluss ikke, at det vil være hensigtsmæssigt at tillægge regionsrådene større kompetence i fordelingsudvalgene, end de har i dag. Dels fordi det vil være en begrænsning af intentionerne bag selvejet. Dels fordi flertallet af rektorerne peger på, at samarbejdet i fordelingsudvalgene er velfungerende, som det er i dag. Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

16 5 DE FORPLIGTENDE SAMARBEJDERS ROLLE OG OPGAVEVARETAGELSE 5.1 Opgaver og kompetencer Institutioner, der er godkendt til at udbyde uddannelsen til studentereksamen eller HF skal indgå i et forpligtende samarbejde for at sikre sammenhæng i udbuddet, jf. Bekendtgørelse af lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. (AGV-Loven) 6 og Bekendtgørelse om optagelse på de gymnasiale uddannelser 7. Det forpligtende samarbejde etableres inden for et geografisk område, der ligger i en passende afstand fra de unge uddannelsessøgendes bopæl, og alle ovennævnte institutioner i området har pligt til at deltage. Regionsrådene godkender de forpligtende samarbejder. Det er de forpligtende samarbejders opgave at sikre et tilstrækkeligt og varieret tilbud af studieretninger og valgfag og koordinere kapaciteten. Institutionerne i det forpligtende samarbejde skal således sikre, at det samlede behov for kapacitet tilgodeses bedst muligt inden for samarbejdets geografiske område. Medlemmerne af det forpligtende samarbejde skal koordinere den samlede indsats og sikre sammenhæng i udbuddet af ungdomsuddannelser med regionsrådet og de institutioner, der er godkendt til at udbyde Hhx, Htx og grundforløbene i erhvervsuddannelserne. Hvad angår de forpligtende samarbejders opgave er der overordnet to holdninger blandt de adspurgte rektorer: Nogle fremhæver nødvendigheden af, at der sikres en koordinering af kapaciteten ud over den enkelte institutions egeninteresse for at sikre et landsdækkende udbud også i udkantsområderne. Andre peger på det modsigende i, at gymnasierne er selvejende institutioner med ansvar for egen økonomi, samtidig med, at man har en modificerende markedsmekanisme, som begrænser skolernes mulighed for selv at fastsætte kapaciteten. 5.2 Det forpligtende samarbejdes sammensætning De almengymnasiale institutioner er forpligtet på at samarbejde med hinanden om at sikre et tilstrækkeligt og varieret tilbud af studieretninger og valgfag, herunder mere specialiserede studieretninger, samt at koordinere kapacitet, udbud og elevfordeling. Derudover skal det forpligtende samarbejde indgå i samarbejde med regionsrådet og med andre institutioner, der udbyder ungdomsuddannelser, men hverken regionsråd eller andre uddannelsers institutioner er repræsenteret i det forpligtende samarbejde. Mens opgaven med at koordinere kapacitet er klar nok for rektorerne, sondrer de færreste i praksis mellem det forpligtende samarbejde og fordelingsudvalget, og de to fora flyder i langt de fleste tilfælde sammen. Flere rektorer taler derfor for en afskaffelse af det forpligtende samarbejde, hvis opgaver lige så godt kan varetages af fordelingsudvalget. Omvendt taler andre rektorer for, at Htx og Hhx bør være med i samarbejdet om koordinering af kapacitet og optag af elever - dels for at sikre et sammenhængende uddannelsessystem, dels fordi erhvervsuddannelserne ikke skal have større frihed til selv at styre deres optag, end gymnasierne har. Argumentet imod denne deltagelse udtrykkes således: Erhvervsskolerne deltager ikke i møderne. Det ville give mening, hvis man kunne bruge hele den gymnasiale uddannelsespalette. Men der er ikke ret mange, der søger Stx som første og så Hhx som anden prioritet, så elevvandringen mellem retningerne er meget lille. (Sekretariatsmedarbejder, Region Sjælland) Det at møderne i fordelingsudvalgene, de forpligtende samarbejder og andre møder i rektorkredsen flyder sammen, kan dels betyde, at VUC bliver overset, dels kan det være uklart, hvornår de private gymnasier er med, og hvornår de ikke er med, og hvilken rolle de har. 6 LBK nr. 880 af 08/08/ BEK nr. 174 af 28. februar Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

17 5.3 Opgavevaretagelsen I henhold til lovgivningen er proceduren for fastsættelse af kapaciteten som følger: Den enkelte institution fastlægger sin optagelseskapacitet for det kommende år på baggrund af en drøftelse i det forpligtende samarbejde af oplæg fra de enkelte institutioner. Regionsrådet orienteres om den samlede kapacitet hvad angår elever/kursister og klasser, og regionsrådet og giver herefter besked til ministeriet om regionens samlede kapacitet. I praksis mødes rektorerne jævnligt om diverse emner, hvor drøftelsen af kapacitet er en af dem. I praksis synes det som tidligere nævnt ikke at være særlig tydeligt, hvornår man agerer specifikt i rollen som forpligtende samarbejde. Jeg blander lidt de to fora sammen, fordi det er de samme mennesker, der mødes. Jeg oplever det som et fedt, om man sidder i det ene eller det andet altså i forpligtende samarbejde eller i fordelingsudvalg, som en rektor udtrykker det (rektor, region Hovedstaden,). En anden (rektor, Region Hovedstaden) udtrykker det således: Vi kører fordelingsudvalget og forpligtende samarbejde sammen, så for os er det et led for meget, som vi ikke har brug for. Regionen sidder med, når vi skal i gang med de formelle procedurer, men vi tager de indledende møder blandt rektorerne selv først. Koordineringen af uddannelsesudbuddet ift. at understøtte et variereret udbud nævnes endvidere som et anliggende, der drøftes og besluttes i institutionernes bestyrelser. På trods af, at de fleste rektorer ikke skelner mellem de to organer, foretrækker en del af de adspurgte rektorer at bevare både forpligtende samarbejder og fordelingsudvalg, og i stedet gøre skillelinjerne tydeligere. Nogle rektorer mener desuden, at ulemperne ved at slå organerne sammen vil være, at man får et alt for stort organ, som qua sin størrelse vil være mindre operationelt. Nogle af medarbejderne i regionssekretariaterne peger på, at regionernes viden ikke udnyttes i de forpligtende samarbejder (analyser af uddannelsesbehov og tilgængelighed mv). Det betyder ifølge sekretariatsmedarbejderne, at de forpligtende samarbejder risikerer at få en løsrevet drøftelse af kapacitet i stedet for at tænke i en samlet kapacitetsudnyttelse. Flere medarbejdere fra regionssekretariaterne taler for, at de får mulighed for også at deltage i det forpligtende samarbejde. Det problem har man håndteret i Region Nordjylland med etableringen af Samarbejdsforum for Gymnasiale Uddannelser i Nordjylland, som det forpligtende samarbejde hedder, og som regionsrådet samt Hhx og Htx deltager i. Her drøfter man fx også tilgængeligheden til uddannelserne (kollektiv trafik), nye uddannelsestypers betydning for regionen, nye samarbejdsformer, udviklingsprojekter, behovet for udarbejdelse af analyser mv. 5.4 Overvejelser i relation til de forpligtende samarbejder Lovens tekst om samarbejder mellem institutioner ( 12, 13 og 14 i LBK nr. 880 af 08/08/2011) er ikke særlig klar, og i praksis er der som nævnt heller ikke skarpe snitflader mellem fordelingsudvalget og det forpligtende samarbejde, der i praksis fungerer som ét forum i de fleste steder. Erhvervsskolernes deltagelse er begrænset, og flere rektorer peger på, at der kun sjældent er elever, der har en blandet prioriteringsliste med både Stx og Hhx/Htx. Samtidig arbejder erhvervsskolerne efter en anden lovgivning, hvor hver institution selv fastsætter sin kapaciteten uden koordinering med andre, hvilket giver en anden dimension til samarbejdet med de almene gymnasier og HF. Nogle rektorer efterspørger en mere formaliseret deltagelse fra erhvervsskolerne 8, men flertallet af de adspurgte rektorer stiller sig skeptiske over for, om dette er realiserbart. Det bør i lyset heraf overvejes, om opgaver og snitflader kan gøres tydeligere mhp. at sikre et åbent og effektivt samarbejde om udbuddet af ungdomsuddannelser i regionen. 8 En vurdering af, hvorvidt erhvervsskolerne bør eller ikke bør være en del af fordelingsarbejdet ligger dog udover nærværende analyse, og vil også kræve interviews og dataindsamling fra erhvervsskolesektoren Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

18 6 FORDELINGSUDVALGENES ROLLE OG OPGAVEVARETAGELSE Fordelingsudvalgenes størrelse varierer meget fra region til region og omfatter fra 5 til 20 gymnasier. Fordelingsudvalgets størrelse har i et vist omfang betydning for, hvordan man har valgt at organisere sig. I Region Hovedstaden opererer nogen af udvalgene med underudvalg inden for HF og Stx, mens man i de fleste fordelingsudvalg har enten et formandskab eller et forretningsudvalg. Nogle udvalg har hvert år en krævende opgave foran sig med at få fordelt elever, mens opgaven i andre udvalg er hurtig overstået. 6.1 Opgaver og kompetencer Fordelingsudvalgenes opgaver er fastlagt i Bekendtgørelsen om optagelse på de gymnasiale uddannelser 9 og i Bekendtgørelse af lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. 10 Fordelingsudvalgenes overordnede opgave er at varetage fordelingen af ansøgere, når antallet af ansøgere til en bestemt uddannelse ved en institution overstiger den fastsatte kapacitet for den pågældende uddannelse. Dette sker i alle udvalg i samarbejde med regionerne. I enkelte af udvalgene sidder erhvervsskolerne med. Det er forskelligt, hvordan fordelingen bliver grebet an. I nogle udvalg samles alle rektorer med regionen rundt om bordet, og i andre udvalg foregår det ved, at der er et forretningsudvalg eller et formandskab, som laver forarbejdet og sikrer, at der er en vis enighed i de indstillinger, der laves til fordelingsudvalget. Det indledende arbejde med at skabe overblik er væsentligt for at varetage opgaven med en fornuftig fordeling af de indstillede elever. I nogle områder fungerer møderne i fordelingsudvalgene også som et forum for erfaringsudveksling for rektorerne. Dette er blandt andet gældende i fordelingsudvalget Storstrømsområdet og i Sønderjylland. Når vi mødes i fordelingsudvalgene hvor i øvrigt VUC er med snakker man fastholdelse og tiltrækning af elever, så vi bruger også fordelingsudvalget som et forum for erfaringsudveksling, hvor der er en god dialog om alt, der lige ligger rektorerne på sinde (rektor fra Region Sjælland). Vi fire rektorer (to fra Stx og to fra Hhx/Htx) mødes en gang om året og udveksler erfaringer og drøfter optagekriterier, frafald mv. På denne måde undgår vi også zapper-elever, som flakker fra gymnasium til gymnasium. Vi har den aftale, at vi sørger for at gøre eleven KLAR til en flytning så nissen ikke flytter med (rektor, region Syddanmark). 6.2 Fordelingsudvalgenes sammensætning og struktur For langt de fleste fordelingsudvalg fungerer sammensætningen og strukturen godt. Opdelingen af regionen i mindre fordelingsudvalg følger i langt de fleste regioner de gamle amtsgrænser. Hvorvidt denne geografiske opdeling vurderes hensigtsmæssig, afhænger af den enkelte skoles geografiske placering, størrelse og koncentrationen af elever, men samlet set er der en sammenhæng mellem fordelingsudvalg og optageområde. I Region Hovedstaden er der også forsøgt at tage hensyn til, at hvert udvalg både skal have modtagende og afgivende gymnasier, fordi man derved har håbet på at lette noget af fordelingsarbejdet. De gymnasier, der befinder sig i et grænsefelt, hvor de i princippet kunne modtage elever på tværs af to regioner og på tværs af fordelingsudvalg, vurderer i nogle tilfælde afgrænsningen som kunstig. Det hænger dels sammen med hvor mange elever, der optages fra andre områder, dels med hvordan samarbejdet med de afgivende gymnasier fungerer. Nogle af modtagegymnasierne med grænseproblemer efterspørger mere 9 BEK nr. 174 af 28. februar LBK nr. 880 af 08/08/2011. Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

19 samarbejde med nabogymnasierne og større gennemsigtighed, så man sikrer, at der ikke er gymnasier, der går glip af elever, alene fordi de ikke sidder i det rigtige fordelingsudvalg. Særligt i Region Hovedstaden er holdningen til opdelingen i fordelingsudvalg blandet. Der er bred enighed om, at det er en svær øvelse at dele gymnasierne op i udvalg i Hovedstadsområdet. Derfor er der både fortalere for ét samlet udvalg, som kan skabe overblik på tværs, og fortalere for, at udvalgene bevares i deres nuværende form. Problematikken handler i særdeleshed om elevstrømmene. Koncentrationen af elever er høj i dele af Hovedstadsområdet, og elevstrømmene går på tværs af fordelingsudvalgene. Det skaber en udfordring, hvor særligt koordineringen på tværs af udvalgene er en krævende opgave. I Region Midtjylland kritiseres opdelingen i fordelingsudvalg også for at være for kunstig. Det at rektorerne kender hinanden kan være en ulempe, fordi de hjælper hinanden i fordelingsudvalgene, men de flytter ikke elever på tværs af udvalg. Jeg ønsker større åbenhed. De skoler, der ikke har nogen elever at fordele, dukker ikke op til møderne. De store skoler har det fint. De små skoler er under pres, og det er et problem (sekretariatsmedarbejder, Region Midtjylland). Problematikken omkring afgrænsningen er også aktuel i Region Sjælland: Man bygger på de geografiske grænser fra de gamle amter. Det skaber nogle uhensigtsmæssigheder bl.a. i forhold til Sorø/Ringsted/ Roskilde, hvor der er elever, som gerne vil fordeles på tværs af fordelingsudvalgsgrænserne. Men dette sker aldrig. Datagrundlaget er ikke optimalt - man kender ikke til alle ansøgninger til alle gymnasier fra alle elever. Det foregår meget lukket, så man kun ser de andre skolers 2. og 3. prioriteter, og det giver ikke et optimalt billede af situationen eller af opgaven med at fordele. Fordelingsudvalgene kører i praksis tingene, mens regionen ikke til fulde påtager sig ansvaret for at sikre en forlods grundig koordinering af alle ansøgere. Koordineringen sker på efterhånd og den er ikke optimal (rektor, Region Sjælland). Ikke alle fordelingsudvalg sikrer således et tilstrækkeligt samarbejde på tværs af udvalg og regioner, om end det fungerer fint de fleste steder. Når eleverne fordeles, sker det i første omgang efter elevernes 1. prioritetsønsker, hvis der er plads (kapacitet) i henhold til bekendtgørelsen om optagelse på de gymnasiale uddannelser. Hvis den enkelte skole ikke har stor nok kapacitet til at kunne optage alle ansøgere, sender skolen samtlige elevansøgninger videre til fordelingsudvalget. 11 Herefter vurderer fordelingsudvalget først forhåndstilkendegivelser om ønsket studieretning og dernæst den geografiske afstand og transporttid mellem ansøgerens bopæl og uddannelsesinstitutionen. Samtlige fordelingsudvalg fortæller, at de nøje følger bekendtgørelsen ved fordeling af elever. Hvad angår transport- og afstandskriteriet oplyser rektorerne i de fleste regioner, at vurderingen sker med afsæt i busplaner og Krak.dk. I områder med tæt befolkning og gode transportforhold giver det udfordringer. I Region Hovedstaden er der bred enighed om, at afstands- og transportkriteriet er svært at operere med. Det skyldes blandt andet de mange transportmuligheder (gang, cykel og en bred vifte af offentlige transportmuligheder), som gør det svært at anvende den geografiske afgrænsning mellem gymnasierne som kriterium. Nogle sekretariatsmedarbejdere fortæller, at de er helt nede og tælle/anslå antallet af minutter i transporttid. Det kan gøre fordelingen svær at forstå, både for borgerne og for de modtagende gymnasier: Borgerne har svært ved at forstå fordelingsudvalgene. De har svært ved at forstå grænsefladerne mellem udvalgene. Det bliver kikset med afstandsbedømmelse i København, fordi gymnasierne ligger så tæt. Der er brug for at få lavet nogle administrative retningslinjer, som kan hjælpe (sekretariatsmedarbejder, Region Hovedstaden). Hvad er det for en transporttid, de måler? Der er rigtig gode s-togsforbindelser fra Nørreport, så vi forstår ikke, at de ikke sender flere ud til os. Men det har de bare ikke rigtig nogen forklaring på vi får i hvert fald ikke et helt klart svar (rektor, Region Hovedstaden). 11 Det er dog tilladt forud at optage elever til pre-ib, MGK og Team Danmark. Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september

20 I fordelingsudvalg med større afstand mellem gymnasier og færre elever vurderes afstandsprincippet at give sig selv. Vi har geografisk meget større afstande, hvor det giver sig selv, hvordan eleverne fordeles loven om fordelingsudvalgene er en storbylov (rektor, Region Midtjylland). Som sagt vurderer flertallet af rektorer kriterierne til at være objektive. Men samtidig peger flere rektorer på, at kriterierne ikke nødvendigvis er hensigtsmæssige ift. eleven, skolens overlevelse eller den sociale mobilitet. Her er forskellige holdninger: Den ene går på, at kriterierne bør vægtes anderledes, så geografi vejer tungere end elevens 1. prioritetsønske. Dvs. at eleverne som udgangspunkt skal gå på den skole, som de bor tættest på. Det vil særligt tilgodese gymnasier i udkantsområderne. Den anden holdning går på, at eleven bør vælge én skole og flere studieretninger, fremfor én studieretning og flere skoler. Hvis eleven vælger flere studieretninger på samme skole, vil det være lettere for det enkelte gymnasium at lave homogene klasser. En tredje holdning til transport- og afstandskriteriet er, at det er med til at fastholde unge mennesker i socialt belastede områder. Dvs. at den unge ikke har mulighed for at skifte miljø. Ud over de kendte kriterier for fordeling har fordelingsudvalgene også fokus på en fornuftig kapacitetsudnyttelse herunder sikring af, at der ikke er skoler, som kun får tildelt halve klasser. Problematikken med halve klasser kan ifølge flere rektorer være svær at løse. Hvis to skoler hver har en halv klasse med fx italiensk på højniveau og en halv klasse med tysk på højniveau, kan de ikke indgå en aftale om at bytte elever, så de hver får en hel klasse. Løsningen bliver derfor, at den enkelte skole enten opretter en såkaldt papegøjeklasse, som er en blandet klasse med flere studieretninger, eller i yderste konsekvens: at studieretningen ikke oprettes. Nogle rektorer foreslår, at problematikken løses ved, at eleverne søger to studieretninger på den samme skole. Det vil øge fleksibiliteten i klassedannelsen, og flere studieretninger vil blive oprettet. Samtidig vil det lette arbejdet for modtagende gymnasier, idet de får flere muligheder for at lave en fornuftig klassedannelse. Det kan dog også betyde, at færre elever får deres første prioritet om studieretning opfyldt. Nogle rektorer peger på, at udfordringen er et københavnerproblem, og at der ikke bør ændres i de generelle regler for at løse et geografisk afgrænset problem. Flere rektorer har i deres udvalg indgået en gentlemanaftale. Det er en aftale om, at de afgivende skoler ikke kalder henviste elever tilbage. Årsagen til aftalen er, at der hvert år er et antal af elever, der falder fra før eller i starten af studieåret og derved efterlader tomme pladser. Ofte er der elever på de modtagende gymnasier, som søger tilbage til deres 1. prioritet, når det rygtes, at der er ledige pladser. De afgivende skoler kan så kalde de elever, som er blevet henvist til et modtagende gymnasium tilbage igen. På den måde efterlader de tomme pladser på den modtagende skole, hvilket kan skabe problemer ift. en fornuftig klassestruktur og økonomi. Gentlemanaftalen overholdes dog ikke i alle tilfælde, lyder det fra nogle af de modtagende skoler Gennemsigtighed i fordelingen I langt de fleste fordelingsudvalg fremhæves det, at der er et godt samarbejde, og at fordelingen af elever er fair og gennemsigtig. I Region Hovedstaden problematiseres gennemsigtigheden i fordelingen i nogle tilfælde. Her anses det derfor som et fornuftigt initiativ, at regionen foretager krydskøringer i fordelingen og udarbejder såkaldte undringslister (jf. afsnittet Regionsrådenes opgavevaretagelse) for at efterprøve, om det er de rette elever, som afgivende skoler henholdsvis beholder og sender videre. I Region Midtjylland efterlyser enkelte rektorer også en bedre gennemsigtighed i fordelingen af elever. Det er svært at få indblik i fordelingen, da Aarhus-rektorerne er dem, der har noget at give af. De sidder jo lidt på Analyse af fordelingsudvalgenes rolle og praksis, september