Kreativitet og innovation gennem 5 faser

Transkript

1 Kreativitet og innovation gennem 5 faser Preben Grønkjær, specialkonsulent i ledelse, magister i idéhistorie Region Syddanmarks Ledelsesakademi, oktober 2011 Indholdsfortegnelse Kreativitet og innovation en udfordring i forandringsprocesser faser i kreative og innovative processer...2 Præparationsfasen...4 Inkubationsfasen...5 Illuminationsfasen...6 Verifikationsfasen...8 Kommunikationsfasen...9 Efter den kreative proces...11 Litteratur...12

2 2 Kreativitet og innovation en udfordring i forandringsprocesser En af de store udfordringer for ledere i Region Syddanmark er den samme som for alle andre ledere. I de store forandringsprocesser, som både offentlige og private organisationer gennemgår i disse år, er der brug for kreativitet og innovation, så de kan blive mere effektive, samtidig med at kvaliteten på serviceydelser og produkter forbedres. For at kunne lede i forandringsprocesser har ledere bl.a. brug for at kunne orientere sig i de kreative og innovative processer, der ofte forekommer uforståelige. Denne artikel giver en mulig forståelsesramme for sådanne processer. Når man undersøger litteraturen om kreativitet og innovation, kan man blive helt overvældet af mængden af forskellige teorier og metoder, der er beskrevet i tidens løb. Det er derfor nødvendigt at vælge nogle teoretiske og metodiske tilgange, der er særligt relevante for de opgaver, man arbejder med. I mit arbejde som coach for ledere og specialister inden for forskellige fagområder, samt i refleksioner over min egen kreativitet, har jeg især været optaget af teorier om forskellige faser i kreative og innovative processer. Faseteorier giver nemlig en mulighed for, at man kan orientere sig i de lejlighedsvis noget kaotiske processer og forstå noget af, hvad der sker med én selv og andre i forløbet. Denne mulighed for at orientere sig i kreative og innovative processer er især vigtig, når man er leder, coach eller konsulent, der arbejder med grupper, team, afdelinger eller hele organisationer, som gennemgår store forandringer, der kræver udvikling af nye produkter, arbejdsgange, samarbejdsrelationer etc. Mange har endvidere gjort opmærksom på, at vi ikke kan bibeholde vores velfærdssamfund, hvis vi ikke finder på nye måder at producere og organisere på, så det er ikke kun på det personlige og organisatoriske plan, men også på det samfundsmæssige, at spørgsmålet om kreativitet og innovation er påtrængende. 5 faser i kreative og innovative processer Tanken om, at man kan inddele kreative processer i faser har været kendt i over 100 år, men den blev første gang formuleret i mere systematisk form i 1920 erne. I bogen The Art of Thought fra 1926 beskrev Graham Wallas den produktive tænkning som bestående af forskellige faser, hvor især følgende har vist sig nyttige: Præparation, hvor man indsamler information om den opgave, der skal løses, inkubation, hvor informationen bearbejdes

3 3 ubevidst, illumination, hvor mulige løsninger melder sig, og verifikation, hvor løsningerne testes og udvikles. Senere har andre, især E. Paul Torrance fra 1965 og frem, foreslået forskellige andre faser, herunder kommunikation, hvor løsningerne deles med eller videregives til andre. Denne fase har jeg i mit arbejde haft stor glæde af at kombinere med de fire andre. Jeg finder det altså nyttigt at operere med 5 faser i kreative og innovative processer, hvilket kan illustreres således 1 i en sammenligning med begreberne i Scharmers Teori U: Downloading Præparation Seeing Prototyping Performing Kommunikation Inkubation Verifikation Sensing Crystallizing Illumination Presencing Mange opfatter kreativitet og innovation som synonyme, men i de senere år har der udviklet sig en udbredt forståelse af, at begrebet kreativitet især kan anvendes om faserne inkubation og illumination, hvor man får nye ideer, mens innovation især forbindes med verifikation og kommunikation, hvor ideerne omsættes i produkter og ydelser, der implementeres i en praksis. Man møder fx ofte formlen: Innovation = kreativitet + implementering. Kjeld Fredens har i sin bog Innovation og ledelse udfordret denne forståelse ved at foreslå en niveauforskel mellem begreberne kreativitet og innovation, der er nyttig i en organisatorisk sammenhæng. Han mener, at kreativitet er skabende aktivitet på individ- og gruppeplan, mens innovation er et udtryk for en forandringskultur på et ledelsesmæssigt plan, hvor nytænkning i organisationen vurderes i forhold til organisationen som helhed. (Fredens, 2009, s. 202). Og han præciserer forholdet mellem begreberne således: Så selvom kreativitet og innovation er synonymer, så kan vi skabe en niveauforskel, så vi kan betragte innovation som evnen til at omsætte kreative ideer i en produktiv handling. (op.cit., s. 232). 1 Kreativitetens 5 faser er stillet op i en U-form for at muliggøre en sammenligning med Scharmers Teori U. Denne sammenligning udfoldes ikke nøjere i denne artikel. Se Scharmer 2009, p. 38 ff. og 244 ff.

4 4 I denne forståelse bliver lederens opgave at skabe rum for medarbejdernes kreativitet i alle de nævnte fem faser - især at fremme en kultur og træffe nogle beslutninger, som gør innovation mulig. Inddelingen af kreativitet og innovation i 5 faser er en hypotese, en teori, et gennemsnit, en abstraktion, eller hvordan man nu vil udtrykke det. I praksis kan forløbet af processen skifte vilkårligt mellem faserne, eller faserne blander sig sammen. Det er altså en strukturel fasedeling og ikke nødvendigvis en kronologisk - selvom konkrete processer faktisk kan følge faseinddelingen kronologisk. I det følgende vil jeg beskrive, hvad der karakteriserer de enkelte faser. Du kan læse om nogle typiske oplevelser, følelser og andre ledsagefænomener i de 5 faser her >>> Præparationsfasen Begreberne kreativitet og innovation kommer først på tale, når der foreligger et problem eller en opgave, som man ikke kan løse ved hjælp af vanemæssige, indlærte metoder - eller ikke vil eller må løse vanemæssigt. At man overhovedet kommer ind i præparationsfasen, forudsætter, at der foreligger et problem, et ønske eller en længsel, eller at man har en oplevelse af en mangel eller noget uafklaret. Spørgsmålet om genkendelse af præparationsfasen handler om, hvornår konkrete kreative og innovative processer går i gang. I hvilke situationer bliver menneskers kreative potentiale udfordret? Generelt kan man sige, at den sædvanlige vane- og viljesmæssige brug af ens energi skal være stoppet - fx af: en organisationsændring, hvor man vil skabe en ny kultur en konflikt, der forekommer uløselig en opgave, man beslutter sig for ikke at løse på sædvanlige måder et ønske, man umiddelbart ikke ser sig i stand til at opfylde med de nuværende ressourcer en krise, man ikke kan håndtere med sine sædvanlige værktøjer en brændende platform, der tvinger til nytænkning et stort pres fra visioner og ideer, man ikke kan håndtere

5 5 en længsel efter noget nyt. Kreativitet og innovation er ikke kun knyttet til produktion af ting, såsom maskiner, malerier eller middagsmad. Man kan fx også være kreativ, når man finder nye veje i sin ledelsesstil. Og man kan være kreativ, når man producerer serviceydelser eller arbejder med personlig udvikling, når man dyrker sin hobby etc. Kort sagt: man kan være kreativ i en hvilken som helst situation. Kreativitet er næsten altid et plus-ord. En undtagelse finder man i begrebet kreativ bogføring. Præparationsfasen er kendetegnet ved, at man er stærkt fokuseret på det problem eller den opgave, man står over for. Man spekulerer hele tiden på at finde en løsning - hvis sagen altså er vigtigt nok til at kræve en egentlig kreativ indsats. Man har typisk først forsøgt at bruge sine sædvanlige strategier til problemløsning 2. Ens vanemæssige præferencer og metoder slår dog ikke til, hvis processen skal ende med at være innovativ. Alligevel er det særdeles vigtigt at stille skarpt på sit problem og sin målsætning, når kreativiteten skal udmønte sig i et produkt eller en leverance - altså når man skal være innovativ. Herunder er det afgørende at kunne differentiere og prioritere mellem forskellige delmål. En sådan klargøring kan i sig selv virke inspirerende for den enkelte eller for organisationen, afdelingen, projektgruppen etc. Problemet, man arbejder på at løse, vil fremtræde klarere, jo tydeligere man formår at formulere målsætningen. Dette betyder også, at hidtil uudnyttede kreative potentialer bedre kan levere deres bidrag til innovationsprocessen. Som leder fremmer man processen i denne fase ved at være til rådighed som sparringspartner for sine medarbejdere, når de formulerer problembeskrivelser, målsætninger og handleplaner. Det er fx en af projektejerens fornemste opgaver at medvirke til at sikre og godkende en præcis projektbeskrivelse fra projektlederens side, så projektgruppen kan arbejde i tryg forvisning om ledelsesopbakning. Inkubationsfasen Man kan kun indirekte slutte sig til inkubationsfasen - fordi illuminationsfasen indfinder sig efterfølgende. Illuminationsfasen indikerer, at der har fundet en ubevidst bearbejdning 2 Scharmer kalder dem i sin Teori U for downloading.

6 6 sted. Inkubation betyder rent sprogligt udrugning et ganske dækkende udtryk for det, der sker i denne fase af processen. Mens man befinder sig i inkubationsfasen, er problemet midlertidigt lagt til side eller helt opgivet. Man har evt. glemt alt om det. Alle mennesker kender denne fase i større eller mindre grad tænk blot på begrebet "at sove på det": Da man gik i seng, anede man ikke, hvad man skulle stille op med problemet, men næste morgen var løsningen der. Der må altså være sket en eller anden ubevidst bearbejdning af problemet, mens man sov. Man kan ikke på forhånd sige noget om, hvor længe inkubationsfasen vil vare - der kan gå årevis eller en brøkdel af et sekund. Ofte varer inkubationsfasen så kort tid, at nogle mennesker afviser, at de overhovedet har været i en sådan fase. Selv om man ikke mærker noget til en inkubationsfase, er det teoretisk set nyttigt at operere med en sådan. Man er nødt til på en eller anden måde at give en teoretisk ramme for det faktum, at man ikke kan fremtvinge en ny idé alene ved at forberede sig med en viljesmæssig indsats. Som leder må man tage højde for denne fase i forandringsprocesser. Hvis man fornemmer, at en kreativ medarbejder er i en inkubationsfase, må man lade være med at presse vedkommende til en hurtig løsning og derved øge byrden på vedkommende. Man må hellere bede hende eller ham om at løse en let rutineopgave, gå en tur eller spille en gang bordfodbold. Benny Andersen tegner i digtet Man burde (Den indre bowlerhat, s.51f.) et vidunderligt sprogligt billede, der på fremragende vis illustrerer inkubationsfasen: man burde samle kræfter hvile intenst nådeløst holde vejret stillingen stangen lude energisk ind i sig selv som en høstak dynge alle middagslumre impulser oven i hinanden og knurrende afvente selvantændelsen Illuminationsfasen Fasen efter inkubationsperioden kaldes illuminationsfasen. I denne fase dukker der ideer op til løsning af det problem eller den opgave, man står overfor.

7 7 Illumination betyder rent sprogligt oplysning - i dagligsproget siger vi fx: "Der gik et lys op for mig." Illuminationsfasen er kendetegnet ved, at man får den afgørende idé til løsningen af problemet, eller til hvordan man kommer videre med sit projekt. Man siger fx: "Der slog en tanke ned i mig". "Jeg fik det indfald, at..." Læg mærke til den sproglige passivform, der er meget karakteristisk, når man beskriver oplevelsen af illumination. Man siger ikke Jeg lavede en god idé, men "Jeg fik en god idé." Der er altså en "giver". I oldtiden mente man, at det var Muserne eller ens Daimon, der inspirerede. I vores tid er mange mere tilbøjelige til at mene, at det er hjernen, der producerer nye ideer. Kjeld Fredens udtrykker det fx sådan, at det er hjernen, der leder efter svar i denne fase, som han kalder en søgefase. Han henviser til forskning, der viser, at højre hjernehalvdel kommer i alfarytme, som er forbundet med kropslig afspænding. Men 300 millisekunder før svaret dukker op, skifter alfarytmen til den hurtige gammarytme i hjernen: Gammarytmen får tanken til at vandre. (Fredens, 2009, s. 223 f.). Hvis vi i fantasien op- eller nedgraderer Sokrates til en 2011-version og lader ham forholde sig til dette udsagn, ville han måske svare, at det er, når hans Daimon taler til ham, at gammarytmen opstår i hjernen. Pointen er, at dybest set ved man ikke, hvem giveren er, når man får en god idé. Illuminationsfasen trækker ofte nye problemer med sig, og så er man i en præparationsfase igen - eller man får nye ideer, der vedrører andre problemer end det oprindelige. Den innovative proces begynder kronologisk set ofte med det, der kaldes illuminationsfasen. Processen kan starte med en idé, med at noget falder ind, et indfald. Man har altså ikke stået over for et problem eller en opgave, der skulle løses - i hvert fald ikke på det bevidste plan. Men ideen eller impulsen til at være kreativ, stiller opgaven - ideen er problemet. Her er det vigtigt, at man som leder er lydhør over for medarbejdernes ideer og sine egne og træffer de nødvendige beslutninger for at skabe rum for, at man kan udforske og udfolde ideernes kreative potentiale. Nogle mener, at de tre hidtil nævnte faser - præparation, inkubation og illumination - i sig selv udgør en kreativ proces. Synspunktet er, at selve det at få nye ideer er en kreativ aktivitet. Spørgsmålet er imidlertid, om det at få nye ideer er kreativitet i egentlig forstand. Man kan nemlig spørge: Risikerer man ikke, at der blot er tale om rene fantasier eller fantasterier? Specielt når man taler om kreativitet i forbindelse med innovation, fx radikale ændringer af hidtidige arbejdsgange, produktudvikling, projektleverancer, udvikling af nye

8 8 arbejdsprocesser, skabelse af kunst m.m., er det indlysende, at det ikke er nok at få gode ideer - de skal formidles og omsættes i praksis. Nogle forskere mener da også, at teorien skal indeholde yderligere faser for at indkredse kreativitetens og innovationens væsen. Verifikationsfasen Værdien af de kreative ideer og indsigter fra illuminationsfasen afprøves i verifikationsfasen. Man undersøger, om ideerne og indsigterne er anvendelige i forhold til det problem, man var konfronteret med i præparationsfasen. Verifikationsfasen kan vare fra et splitsekund til årevis afhængig af udfordringens karakter. Rawlinson 3 kalder i bogen Kreativ tænkning i virksomheden denne del af den kreative proces for "bedømmelsesfasen" i forbindelse med brainstorming. Han advarer imod for tidlig bedømmelse som en barriere mod kreativiteten. "Ideerne får en chance for at udvikle sig, når de ikke afvises for hurtigt," siger han (op.cit., s. 33). Der indtræder på den måde en slags inkubationsfase inden for verifikationsfasen. Rawlinson hævder, at "... de fleste analyserer nye (kreative) ideer alt for hurtigt og giver dem ikke lejlighed til at vokse." (op.cit., s. 104). Her må man som leder altså udvise tålmodighed og lade ideerne udfolde sig, inden man træffer en beslutning om det videre forløb en svær øvelse for ledere, der er kendt for stor handlekraft. Men på et eller andet tidspunkt må man i gang med det, der kendetegner verifikationsfasen: Ideen udformes, omformes og revideres. Her er det en vigtig ledelsesopgave at skaffe den nødvendige tid og ekspertise samt de nødvendige ressourcer, hvis man har besluttet sig for at forfølge en given idé. Man kunne teoretisk have underopdelt denne fase i 3-4 nye faser, og nogle forskere gør det rent faktisk i deres modeller, men det fremmer efter min mening ikke forståelsen. I denne fase vurderer man også, om løsningen hhv. produktet kan bruges. Eksempelvis fortalte Jakob Jensen (B&O-designeren) i en tv-udsendelse, hvordan han efter at have bygget en prototype næste morgen havde 5 sekunder, hvor han kunne se, om hans 3 Rawlinson, J. Geoffrey (1981): Kreativ tænkning i virksomheden (Creative Thinking and Brainstorming). Teknisk Forlag 1984.

9 9 design var holdbart. Her viste det sig, om produktet kunne anvendes eller måtte forkastes. Hvis han brugte 10 eller 15 sekunder, kunne han overbevise sig selv om, at det da vist godt kunne gå an alligevel, selv om det burde kasseres. Andre verifikationsprocesser tager naturligvis meget længere tid. I verifikationsfasen kan man gå i stå, og så er man tilbage i en ny præparation eller inkubation, derefter i endnu en illumination (hvis man er heldig) og så tilbage i verifikationsprocessen. Omvendt kan man blive stærkt optaget af processen eller ligefrem besat af den. Man bliver i så fald høj eller speedet. Nogle mennesker kalder det, at sagen tager over, andre, at man er i en tilstand af flow. Jeg har hørt nogen formulere en positiv oplevelse af verifikationen med udtrykket: man kan komme over ideen: Det illustrerer erfaringen af, at resultatet lejlighedsvis bliver bedre, end man på forhånd havde fantasi til at forestille sig. Dette er især en vigtig indsigt i forbindelse med projektarbejde: Man skal have en projektplan med tydelige succeskriterier, som man skal måles på, men man må også kunne give slip på målekriterierne, hvis det viser sig, at resultatet bliver anderledes og meget bedre, end man på forhånd kunne forestille sig. Hvis man ikke kan det, dræber man kreativitet og innovation i virksomheden. Verifikationen trækker ofte nye problemer op (præparation) og fremkalder nye ideer (illumination). Kommunikationsfasen I kommunikationsfasen delagtiggør man andre i ens indsigt, idé, resultat, produkt etc. Afhængig af konteksten for den kreative og innovative proces kan kommunikationsfasen se sådan ud: Som leder præsenterer man sine nye ideer til organisering af arbejdet for medarbejderne. I en produktionsvirksomhed er det "at sælge varen", at markedsføre sit koncept, at sætte produktet på hylderne... I projektarbejdet er det fx at fremlægge sin idébeskrivelse, projektskitse, business case m.m. og afsluttende at aflevere sin leverance. Som forfatter afleverer man sit manuskript hos et forlag, og hvis man får det antaget, sender man symbolsk udtrykt "sit barn" ud i verden. Skuespillet har premiere.

10 10 Man holder sin tale eller viser andre sit maleri, læser sit digt højt for sin elskede, holder sin prædiken for menigheden etc. Hele den kreative og innovative proces kan starte i kommunikationsfasen. Det er mange gange kommunikationen, der sætter processen i gang. Man kan faktisk anskue hele processen ud fra kommunikationsaspektet. Dialogen med andre kan stille det problem eller afdække den opgave, man skal finde en kreativ løsning på. Kommunikation kan også være en del af forberedelsesfasen og verifikationen. Og mange ideer (illumination) dukker op i samtalen (kommunikation). Og når man sidder fast i inkubationsfasen, kan man tale med andre om, at man ikke kan komme videre (kommunikation) - og så kommer løsningen nogle gange nærmest af sig selv (illumination). Mens man fortæller om dét, man ikke kan komme videre med, er man pludselig kommet videre. Kreativitet og innovation kan i det hele taget opstå, når mennesker mødes, begynder at tale sammen, skal løse opgaver sammen, har noget for med hinanden. Nogle mennesker afviser, at kommunikationsfasen hører med til den kreative proces. Indvendingen kan principielt set være korrekt. Den er selvfølgelig afhængig af, hvilken definition på kreativitet man vælger. Men når kreativiteten skal være innovativ, og man skal leve af sin kreativitet (som leder, forsker, kunstner, designer, skuespiller, lærer, præst etc.) er kommunikation en integreret del af processen. Dertil kommer, at man kan bilde sig ind, at man er et geni, når man ikke har afprøvet sine indsigter og produkter i forhold til andre. Når man har lagt sine resultater frem, kan man højst bilde sig selv ind, at man er et miskendt geni. Nogle kunstnere og teoretikere argumenterer med, at kommunikationen først kommer efter den egentlige kreative proces, fordi der ikke sker noget kreativt i kommunikationen som sådan. Man har lavet sit produkt færdigt det er kreativitet. At fremlægge det er ikke en del af processen. I visse tilfælde er det givetvis korrekt. Men som generel teori er synspunktet ikke holdbart. I selve kommunikationsfasen sker der i visse tilfælde en verifikation eller en illumination, hvilket gør det rimeligt at regne den med til den kreative proces. Fx kan man som leder pludselig se nogle nye aspekter i det, man fremlægger - nogle gange allerede inden, der bliver stillet spørgsmål eller kommenteret fra medarbejdernes side. Man kan også blive overrasket over det, man selv siger, dvs. der sker en illumination. Spørgsmål og kommentarer er dog i mange tilfælde nødvendige for at se nye perspektiver

11 11 og få nye indfald, men det bekræfter blot, hvor værdifuld kommunikationen er for kreativitet og innovation. Mange ledere opdager først, om deres forslag kan vinde genklang, og de dermed kan få følgeskab, i det øjeblik de fremlægger det for deres medarbejdere. Som en parallel erfaring har jeg hørt skuespillere fortælle, at stykket, de har øvet på gennem lang tid, ændrer sig, når der kommer publikum på - og det ændrer sig stadig, afhængigt af hvilke tilskuere der er til stede. Kunstnere og sælgere af forskellig art er nødt til at være sensitive over for publikums hhv. kundernes reaktioner, hvis de vil sælge deres produkter. Isoleret set ændrer det måske ikke det aktuelle produkt, men det påvirker deres kreativitet på længere sigt. For ledere, undervisere, skuespillere, entertainere, konsulenter, præster og andre showfolk er det først kommunikationsfasen, der viser, hvad der "holder". Efter den kreative proces Tiden efter afslutningen af en stor organisationsændring, et længerevarende projekt eller en anden krævende opgave er principielt set en ny inkubationsfase. I organisationssammenhæng er det vigtigt, at man som leder dels fejrer færdiggørelsen af et projekt og eventuelle succeser, dels skaber et vist frirum til, at man kan omstille sig til nye opgaver. Tomheden efter afslutningen af en kreativ proces eller livsfase kan trække nye ideer op og dermed starte nye, kreative processer. Hvis man er et kreativt menneske, stopper de kreative og innovative processer aldrig. Læs om nogle typiske oplevelser, følelser og andre ledsagefænomener i de 5 faser her >>>

12 12 Litteratur Andersen, Benny: Den indre bowlerhat Fredens, Kjeld: Innovation og ledelse. Hjernen som medspiller. Academica Rawlinson, J. Geoffrey (1981): Kreativ tænkning i virksomheden (Creative Thinking and Brainstorming). Teknisk Forlag Scharmer, C. Otto: Theory U. Leading from the Future as It Emerges. Berrett-Koehler Publishers, Inc