Udbudsbetingelser (begrænset udbud) Rammeaftale Kommunikationsudstyr og -løsninger

Transkript

1 Udbudsbetingelser (begrænset udbud) Rammeaftale Kommunikationsudstyr og -løsninger

2 Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialets bestanddele Formål og baggrund Udbuddets indhold Sortiment Anskaffelser under rammeaftalen Direkte tildeling Miniudbud Ændringer i sortiment og pris Tidsplan for udbudsforretningen Elektronisk tilbudsafgivelse Tildelingskriterium og evaluering Underkriterier Underkriteriet Pris Underkriteriet Sortiment Tildeling Mindstekrav Forbehold generelt Alternative tilbud Skriftlige spørgsmål Tilbuddets indhold og udformning Erklæring Tro- og loveerklæring Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud mv Forhandlingsforbuddet Fortrolighed Bilag 1: Krav til tilbudsafgivelsen Udbudsbetingelser v 3-0 Side 2 af 27

3 1. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S CVR-nr Zeppelinerhallen Islands Brygge København S Tlf.: (+45) Fax: (+45) Web-adresse: (herefter benævnt "SKI") Kontaktperson: Britta Sørensen adresse: brs@ski.dk It-support vedrørende udbudssystemet Ethics (Udbudshjemmesiden): Kundeservice SKI Tlf. nr.: (+45) Udbudsmaterialets bestanddele Dette udbud gennemføres i henhold til udbudsbekendtgørelse EUT nr. 2014/S Ud over udbudsbekendtgørelsen består det samlede udbudsmateriale af: Nærværende udbudsbetingelser og herunder bilag 1 til udbudsbetingelserne: Krav til tilbudsafgivelsen. Vægtningsbilag Rammeaftalen bilag A : Liste over Kunder bilag B : Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling og Miniudbud. Udbudsbetingelser v 3-0 Side 3 af 27

4 bilag B1: Miniudbudsbetingelser Mængdekøb bilag B2: Miniudbudsbetingelser Komponentkøb med løsningsbeskrivelse bilag B3: Miniudbudsbetingelser Løsningskøb med resultatansvar bilag B4: Miniudbudsbetingelser Kompetencekøb bilag B5: Miniudbudsbetingelser Kombinationskøb bilag C0: Leveringsaftale Direkte tildeling bilag C0.1 : Leverancen bilag C1: Leveringsaftale Mængdekøb bilag C1.1 : Leverancen bilag C1.2 : Leverandørens tilbud bilag C1.3 : Tro- og loveerklæring bilag C1.4 : Dokumentation for afløftning af udbudspligt bilag C2: Leveringsaftale Komponentkøb med løsningsbeskrivelse bilag C2.1 : Kundens opgavebeskrivelse bilag C2.2 : Leverandørens tilbud bilag C2.3 : Tro- og loveerklæring bilag C2.4 : Dokumentation for afløftning af udbudspligt bilag C3: Leveringsaftale Løsningskøb med resultatansvar bilag C3.1 : Kundens opgavebeskrivelse bilag C3.2 : Leverandørens tilbud bilag C3.3 : Prøver bilag C3.4 : Tro- og loveerklæring bilag C3.5 : Dokumentation for afløftning af udbudspligt bilag C3b: Leveringsaftale Løsningskøb med resultatansvar Simpel anskaffelse bilag C3b.1 : Kundens opgavebeskrivelse bilag C3b.2 : Leverandørens tilbud bilag C3b.3 : Prøver bilag C3b.4 : Tro- og loveerklæring bilag C3b.5 : Dokumentation for afløftning af udbudspligt bilag C4: Leveringsaftale Kompetencekøb bilag C4.1 : Kundens opgavebeskrivelse bilag C4.2 : Leverandørens tilbud bilag C4.3 : Tro- og loveerklæring bilag C4.4 : Dokumentation for afløftning af udbudspligt bilag C5: Leveringsaftale Kombinationskøb bilag C5.1 : Kundens opgavebeskrivelse bilag C5.2 : Leverandørens tilbud bilag C5.3 : Prøver bilag C5.4 : Tro- og loveerklæring bilag C5.5 : Dokumentation for afløftning af udbudspligt Udbudsbetingelser v 3-0 Side 4 af 27

5 bilag D : Rapportering til SKI bilag E : Kravspecifikation bilag E1.1-5 : Tilbudsliste(r) bilag F : Substitution, addition og prisregulering bilag G : SKI s E-katalog og E-handel bilag H : CSR bilag I : Konsortier bilag J : Adgang til SKI.dk Tro- og loveerklæring Udbudsbetingelser v 3-0 Side 5 af 27

6 3. Formål og baggrund SKI udbyder en rammeaftale vedrørende kommunikationsudstyr og løsninger, der indeholder såvel varer som tjenesteydelser og giver mulighed for at anvende direkte tildeling eller miniudbud alt efter Kundens konkrete IT-miljø. Formålet med udbuddet er at sikre SKI s kunder en rammeaftale, som lever op til kundernes forventninger og indkøbsbehov: Markedet for kommunikationsudstyr og -løsninger er karakteriseret ved en hurtig teknologisk udvikling, der medfører, at det tilbudte udstyr forældes særdeles hurtigt, f.eks. fordi der udvikles nyt udstyr med større kapacitet, med øget indbygget funktionalitet, højere sikkerhed eller større mulighed for integration til eksisterende produkter. Det er ligeledes karakteristisk for markedet, at der tilbydes et meget stort antal varer, at disse indgår i mange kombinationer i kundernes samlede kommunikationsløsninger, samt at kundernes kommunikationsløsninger kan indeholder mange forskelligartede elementer af sortimentet. Endelig er markedet karakteriseret ved, at kunderne har meget forskellige behov i forhold til anskaffelsen, alt efter om kunden har egne interne ressourcer eller et stort behov for at anvende eksterne ressourcer og kompetencer. Nærværende udbud er således udformet på en måde, der tager højde for den teknologiske udvikling samt kundernes forskellige behov ved bl.a. at: Undlade at kravspecificere alle produkter ned til mindste detalje, men i højere grad beskrive funktionaliteten. Undlade at sætte begræsninger på antallet af varelinjer, der kan bydes ind med på rammeaftalen inden for de definerede undergrupper Give mulighed for addition af nye produkter som følge af den teknologiske udvikling på markedet Give mulighed for substitution og addition hver 3. måned (dog ikke rammeaftalens første 6 måneder) Give mulighed for direkte tildeling og miniudbud, der tilgodeser specifikke behov hos kunderne Undlade at opdele aftalen i delaftaler, således at hele sortimentet kan indgå i kundens enkelte anskaffelse Udbudsbetingelser v 3-0 Side 6 af 27

7 4. Udbuddets indhold Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med EU s udbudsregler, jf. Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Der er tale om et begrænset udbud af en frivillig rammeaftale. At rammeaftalen er frivillig indebærer, at SKI s kunder ikke har nogen pligt til at anvende rammeaftalen til at foretage indkøb af de af rammeaftalen omfattede varer og ydelser. Der henvises i øvrigt til bilag A, hvor det fremgår at statslige kunder kan være forpligtet af andre aftaler. Rammeaftalen giver SKIs kunder mulighed for at etablere, drifte, udvide, sikre og vedligeholde netværks- og kommunikationsinfrastrukturer. Rammeaftalens varighed er 4 år fra indgåelsen. Der påtænkes indgået rammeaftaler med 8 leverandører, jf. punkt 7. Kundernes efterfølgende tildelinger vil ske på baggrund af enten direkte tildeling eller miniudbud, jf. punkt Sortiment Rammeaftalens sortiment består af fem hovedgrupper, som hver er inddelt i en antal mellemgrupper. Mellemgrupperne består af et antal undergrupper. Rammeaftalens hoved- og mellemgrupper er angivet nedenfor. Der henvises til bilag E og E1 for den fuldstændige oversigt over rammeaftalens sortiment og undergrupper. Hovedgruppe Kommunikationsudstyr IT-sikkerhedsprodukter Mellemgruppe Unified Communication Audio/Visuelt udstyr Smartphones Gateways Private Branch Exchange (PBX) Omstillingsassistenter (OAS) Digital Enhanced Cordless Telecommunications (DECT) og IP-terminaler Management-produkter Firewalls Virtuel Private Network-produkter (VPN) Brugervalideringsprodukter (BVS) Content Scanning Systems (CSS) Udbudsbetingelser v 3-0 Side 7 af 27

8 Netværksudstyr & Datacenterteknologi Tilbehør Tilknyttede ydelser Intrusion, detection, and prevention systems (IDPS) Security appliances Management-produkter Switche Routere Trådløse komponenter Datacenterservere Storage Data center infrastructure management (DCIM) tools Datacenterløsninger Tilbehør til Kommunikationsudstyr Tilbehør til IT-sikkerhedsprodukter Tilbehør til Netværksudstyr og datacenterteknologi Junior tekniker Tekniker Ekspert Infrastrukturarkitekt Projektleder 4.2. Anskaffelser under rammeaftalen Kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen sker enten ved direkte tildeling eller miniudbud. Det bemærkes, at ikke alt udstyr og ikke alle kategorier af konsulenttimer i sortimentet kan anskaffes ved direkte tildeling eller alle typer af miniudbud, idet nogle mellem- og undergrupper ikke er vurderet relevante for direkte tildeling og/eller alle typer af miniudbud. Retningslinjerne for gennemførelse af direkte tildeling og miniudbud fremgår af rammeaftalens bilag B. Strukturen for direkte tildeling og miniudbud og SKI s vurderinger i den forbindelse er kort angivet i det følgende Direkte tildeling Direkte tildeling anvendes, når der er behov for at anskaffe udstyr til supplering af sin eksisterende kommunikationsløsning med en samlet værdi op til og med kr. 1 mio., og Kunden ikke samtidig har behov for en løsningsbeskrivelse. Tildelingskriteriet er laveste pris på den varekurv, som kunden sammensætter. Udbudsbetingelser v 3-0 Side 8 af 27

9 Miniudbud I følgende situationer anvendes Miniudbud: - Komponentkøb over kr. 1 mio. (Mængdekøb) (Miniudbud 1) - Komponentkøb med løsningsbeskrivelse (Miniudbud 2) - Løsningskøb med resultatansvar (Miniudbud 3) - Kompetencekøb (Miniudbud 4) - Kombinationskøb (Løsningskøb med resultatansvar og kompetencekøb) (Miniudbud 5) Mængdekøb (Komponentkøb over kr. 1 mio.): Miniudbud 1 Med dette miniudbud genåbner kunden konkurrencen i forbindelse med større indkøb af komponenter og eventuelle konsulenttimer. Dette miniudbud skal anvendes af kunden, når kunden har behov for at anskaffe udstyr til supplering af sin eksisterende kommunikationsløsning med en samlet værdi over kr. 1 mio., og Kunden ikke har behov for en løsningsbeskrivelse. Tildelingskriteriet er laveste pris på den varekurv, som kunden sammensætter. Komponentkøb med løsningsbeskrivelse: Miniudbud 2 Med dette miniudbud får kunden leverandørernes forslag til, hvordan kundens beskrevne behov bedst løses og hvilke komponenter og eventuelle konsulenttimer, der bedst kan indgå i løsningen. Dette miniudbud skal anvendes af kunden, hvis kunden har behov for selv at have ansvaret for etableringen af sin kommunikationsløsning, uanset anskaffelsens værdi, og samtidig har behov for en løsningsbeskrivelse. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud med underkriterierne kvalitet og pris, som vægter lige, fordi SKI vurderer, at underkriterierne er lige vigtige for kunderne. Løsningskøb med resultatansvar: Miniudbud 3 Med dette miniudbud får kunden en samlet løsning til en fast pris inden for en aftalt tidsplan. Dette miniudbud skal anvendes, hvis kunden har behov for at få udarbejdet en kommunikationsløsning, som pålægger leverandøren et resultatansvar i relation til opfyldelse af kundens beskrevne behov. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud med underkriterierne kvalitet og pris. Underkriterierne er opstillet uden vægtning i prioriteret rækkefølge, idet SKI har vurderet, at kvalitet altid vægter mere end pris, fordi den endelige kvalitet af kommunikationsløsningen anses for vigtigst for kunden. Det indbyrdes forhold mellem underkriterierne er dog meget afhængig af kundernes projekter, som kan variere meget, f.eks. på baggrund af kommunikationsløsningens kompleksitet og løsningsbeskrivelsens betydning. Det er årsagen til, at det ikke har været muligt på forhånd at fastsætte vægtningen af de enkelte underkriterier, men alene en prioritet af disse. Kunden er forpligtet til på forhånd at oplyse den præcise vægtning af underkriterierne i forbindelse med gennemførelsen af de enkelte miniudbud, så rammeaftalens leverandører har oplysningerne om vægtningen af underkriterierne, når de skal udarbejde deres tilbud. Kundens fastsættelse af underkriteriernes vægtning må ikke medføre, at den prioriterede rækkefølge fraviges. Udbudsbetingelser v 3-0 Side 9 af 27

10 Kompetencekøb: Miniudbud 4 Med dette miniudbud får kunden en abonnementsordning om indkøb af konsulenttimer fra en given leverandør over en periode. Dette miniudbud skal anvendes, hvis kunden har behov for over en given periode at kunne købe hjælp fra en eller flere fast(e) konsulent(er) til assistance med sine kommunikationsløsninger. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud med underkriterierne kvalitet og pris. Underkriterierne er opstillet uden vægtning i prioriteret rækkefølge, idet SKI har vurderet, at kvalitet altid vægter mere end pris, fordi kvaliteten af de tilbudte kompetencer anses for vigtigst for kunden. Det indbyrdes forhold mellem underkriterierne er dog meget afhængig af kundernes projekter, som kan variere meget, f.eks. på baggrund af den fastsatte abonnementsperiode og beløbsmaksimummet. Det er årsagen til, at det ikke har været muligt på forhånd at fastsætte vægtningen af de enkelte underkriterier, men alene en prioritet af disse. Kunden er forpligtet til på forhånd at oplyse den præcise vægtning af underkriterierne i forbindelse med gennemførelsen af de enkelte miniudbud, så rammeaftalens leverandører har oplysningerne om vægtningen af underkriterierne, når de skal udarbejde deres tilbud. Kundens fastsættelse af underkriteriernes vægtning må ikke medføre, at den prioriterede rækkefølge fraviges. Kombinationskøb (Løsningskøb med resultatansvar og kompetencekøb): Miniudbud 5 Med dette miniudbud får kunden mulighed for at få etableret en kommunikationsløsning og efterfølgende at kunne trække på konsulenter fra samme leverandør. Dette miniudbud skal anvendes, når kunden har behov for at få etableret en ny kommunikationsløsning, som pålægger leverandøren et resultatansvar i relation til opfyldelse af kundens beskrevne behov, og når Kunden samtidig har behov for i den efterfølgende periode at kunne købe hjælp fra en eller flere fast(e) konsulent(er) til assistance med den etablerede kommunikationsløsning fra samme leverandør. Miniudbuddet kombinerer mulighederne fra miniudbud 3 og 4. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud med underkriterierne løsningskøb og kompetencekøb. Underkriterierne er opstillet i prioriteret rækkefølge uden vægtning, idet SKI har vurderet, at løsningskøb altid vægter mere end kompetencekøbet, fordi løsningskøbet oftest vil udgøre hovedparten af leveringsaftalen. Det indbyrdes forhold er dog meget afhængig af kundernes projekter, som kan variere meget. Det er årsagen til, at det ikke har været muligt på forhånd at fastsætte vægtningen af de enkelte underkriterier, men alene en prioritet af disse. Kunden er forpligtet til på forhånd at oplyse den præcise vægtning af underkriterierne i forbindelse med gennemførelsen af de enkelte miniudbud, så rammeaftalens leverandører har oplysningerne om vægtningen af underkriterierne, når de skal udarbejde deres tilbud. Kundens fastsættelse af underkriteriernes vægtning må ikke medføre, at den prioriterede rækkefølge fraviges. Udbudsbetingelser v 3-0 Side 10 af 27

11 4.3. Ændringer i sortiment og pris En rammeaftale indgås med det formål at fastsætte vilkårene for de kontrakter, der skal indgås i løbet af en længere periode, og der bør derfor kunne tages højde for markedsudviklingen i rammeaftalens varighed. Markedet for kommunikationsudstyr og løsninger er, som beskrevet i punkt 3, karakteriseret ved, at der sker en hurtig og væsentlig teknologisk udvikling af sortimentet i markedet. Det er derfor helt afgørende, at rammeaftalens sortimentet kan udvikle sig i takt med den generelle udvikling på markedet over de næste 4 år, idet kunderne derved bevarer adgangen til markedets nyeste, mest kosteffektive og sikreste produkter. Rammeaftalens sortiment er derfor opbygget i hoved-, mellem- og undergrupper, og hver leverandør har mulighed for at udvide hver undergruppe med op til 20 % flere varelinjer i forhold til det antal varelinjer, der er tilbudt i undergruppen ved rammeaftalens indgåelse, hvis behovet herfor skyldes den teknologiske udvikling. Dette gælder dog ikke for hovedgruppen Tilknyttede ydelser. De nærmere regler fremgår af bilag F. Leverandørerne skal desuden substituere udstyr, som udgår af markedet, med andet udstyr. SKI-prisen for tilføjet eller substitueret udstyr fastsættes som den officielle producentlistepris fratrukket den producentspecifikke listeprisrabat for hele den relevante undergruppe, som tilbudsgiverne har tilbudt i forbindelse med dette udbud. Der henvises til bilag F. Den officielle producentlistepris er den pris for udstyret, som producenten har fastsat, og som står f.eks. i producentens vejledende prisliste, som udtryk for udstyrets grundpris, katalogpris eller standardpris. De producentspecifikke listeprisrabater for undergrupperne skal angives i tilbuddet i forbindelse med udbuddet af denne rammeaftale. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at de tilbudte producentspecifikke listeprisrabater for undergrupperne ikke kan ændres efter tilbudsafgivelsen. Det er ikke muligt at tilføje eller substituere udstyr i de første 6 måneder efter indgåelsen af rammeaftalen. SKI-prisen kan ikke ændres de første 6 måneder efter indgåelsen af rammeaftalen på baggrund af ændring i kostprisen. SKI-prisen kan ikke ændres de første 3 måneder efter indgåelsen af rammeaftalen på baggrund af ændring i valutakursen. Leverandørerne kan en gang om ugen ændre SKI-priserne for udstyr på baggrund af ændringer i udstyrets kostpris. Leverandørerne kan en gang om måneden ændre SKI-priserne for udstyr på baggrund af ændringer i valutakursen. SKI kan kræve dokumentation herfor, og der foretages stikprøvekontroller. Udbudsbetingelser v 3-0 Side 11 af 27

12 SKI-prisen for tilføjede eller substituerede produkter kan ikke ændres de første 3 måneder efter tilføjelse/substitution. De nærmere regler fremgår også af bilag F. Timepriserne for konsulenttimer reguleres en gang årligt i overensstemmelse med lønudviklingen for den private sektor. 5. Tidsplan for udbudsforretningen 7. jaunar 2015 Vejledende frist for indlevering af skriftlige spørgsmål, jf. punkt januar 2015, kl. 13 Tilbudsfrist 12. februar Forventet ordretildeling 27. februar 2015 Forventet kontraktindgåelse Bemærk: Rammeaftalerne kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstillperiode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til tilbudsgiverne om beslutning om tildeling. 6. Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal sendes elektronisk via udbudssiden Ethics. Processen for elektronisk tilbudsafgivelse er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen. Link til udbudssiden: Tilbudsgiver bør indledningsvist læse det samlede udbudsmateriale, herunder bilag 1 til nærværende udsbudsbetingelser med krav til tilbudsafgivelsen, samt vejledningerne til tilbudslister grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet). Udbudsbetingelser v 3-0 Side 12 af 27

13 Tilbudsgiverne skal udfylde de særlige spørgeskemaer i PDF- og Excel-format samt tilbudslisterne i Excel-format. Spørgeskemaerne angiver de konkrete og detaljerede krav om oplysninger samt kravene til dokumentation. Spørgeskemaerne findes under menupunktet Udbudsmateriale. Tilbud kan alene afgives elektronisk via Ethics. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, herunder ved fremsendelse på , CD-rom eller ved brev. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiverne har installeret programmet Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version). Alternativt kan programmet Adobe Reader anvendes i version 9.0. Andre versioner af Adobe Reader kan ikke anvendes til dette formål. 7. Tildelingskriterium og evaluering Tildelingen sker på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende underkriterier og vægtning: Tildelingskriterium Underkriterier Vægt Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Pris 40 % Sortiment 60 % Udbudsbetingelser v 3-0 Side 13 af 27

14 De priser, som tilbudsgiverne angiver i deres tilbud, er de priser, som kunderne skal anvende ved direkte tildeling 1. Der tildeles ved direkte tildeling til den leverandør, som har den laveste pris på kundens samlede varekurv, jf. punkt En tilbudsgiver opnår derfor kun leveringsaftaler ved direkte tildeling, hvis tilbudsgiveren afgiver de laveste priser. Tilbudsgiverne bør være opmærksomme på de begrænsede muligheder for efterfølgende prisændringer, jf. bilag F, og at udstyr, som prissættes til over kr. 1 mio. ikke vil kunne anskaffes ved direkte tildeling, fordi kunderne alene kan anskaffe udstyr for op til og med kr. 1 mio. ved direkte tildeling. Sortimentet omfatter alt det udstyr m.m., som kunderne vil kunne anskaffe under rammeaftalen, inkl. udstyr, som prissættes til over kr. 1 mio. Sortimentet er vigtigst og vægter derfor mest ved udbuddet af selve rammeaftalen. Der vil blive foretaget én evaluering af underkriteriet Pris og én evaluering af underkriteriet Sortiment. Evalueringen af underkriterierne er beskrevet nedenfor. Evalueringen udmøntes i én karakter pr. underkriterium. De to karakterer vil indgå med ovenstående vægtning i den samlede evaluering, som afgør, hvem der har tilbudt det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tildeling af rammeaftalerne vil ske til de 8 tilbudsgivere, som har afgivet de økonomisk mest fordelagtige tilbud og dermed har opnået de 8 bedste evalueringer Underkriterier Underkriteriet Pris Underkriteriet Pris evalueres på baggrund af de priser, der angives i bilag E.1 i kolonnen SKI-pris DKK ex. moms. Der gives point på en 0-10 skala. Alt det udstyr, som tilbudsgiveren tilbyder i en undergruppe, indgår i evalueringen af den pågældende undergruppe. Det betyder eksempelvis, at alt tilbudt udstyr i undergruppen Voice & Telephony evalueres separat. Alle timepriser i hovedgruppen Tilknyttede ydelser evalueres ligeledes på undergruppeniveau. Hvis der indgår flere udstyrstyper i undergruppen, evalueres hver udstyrstype i undergruppen for sig. Hvis der f.eks. indgår udstyrstyperne Software (Til eje) og Software (Abonnementservice) i en undergruppe, foretages der en separat evaluering af hver af de to udstyrstyper. Ved evalueringen af de laverestående grupper opnår tilbudsgiveren en karakter, som vil indgå i den samlede evaluering af underkriteriet Pris med de vægte, som fremgår af vægtningsbilaget. Eventuelle evalueringer af udstyrstyper i en undergruppe vægter lige. 1 Priserne er dog modificerbare for følgende: Software (Abonnement-service), Licenser eller Service-/Supportaftaler, hvor tilbudsgiver i fritekstfeltet klart beskriver, at varelinjen kun kan anskaffes til en mindstepris, der dækker mere end SKI-Prisen (der dækker 1 mdr. og 1 enhed). Kunden skal lægge den oplyste prismodel til grund for disse ydelser i sin tildeling. Udbudsbetingelser v 3-0 Side 14 af 27

15 SKI forbeholder sig retten til at tage højde for outliers 2 for at gøre evalueringen af tilbudsgiverne mere retvisende. Undergrupper og udstyrstyper, som tilbudsgiveren ikke tilbyder udstyr indenfor, indgår ikke i evalueringen af det pågældende tilbud. Følgende tilbudte varelinjer indgår ikke i prisevalueringen: Udstyr i undergrupper i følgende mellemgrupper: 7.4.: Datacenter-servere 7.5: Storage Udstyr i følgende undergupper: 8.1.7: Modultilbehør Kommunikationsudstyr 8.2.6: Modultilbehør It-sikkerhedsprodukter 8.3.6: Modultilbehør Netværksudstyr og Datacenterteknologi. Da disse produkter ikke kan købes ved direkte tildeling eller i øvrigt købes som selvsændige produkter. Udstyr, som prissættes til over kr. 1 mio., indgår heller ikke i evalueringen af underkriteriet Pris, fordi sådant udstyr ikke kan købes ved direkte tildeling. SKI er opmærksom på, at der kan være fejl i tilbuddet, fordi udbuddet vedrører mange varelinjer og dertilhørende oplysninger. SKI forbeholder sig retten til at lade udstyr udgå af tilbudsevalueringen, hvis 1) udstyret er placeret i en forkert undergruppe, 2) angivelsen af udstyret indeholder fejl som f.eks. tomme felter 3) det tilbudte udstyr åbenlyst ikke opfylder de til udstyret opstillede mindstekrav eller 4) hvis et Producentvarenummer fremgår mere end én gang. I sidstnævnte tilfældes bemærkes det, at varelinjen udgår af evalueringen alle de steder hvor nummeret fremgår. Tilbudsgiveren vil i så fald blive stillet, som hvis det pågældende udstyr ikke var tilbudt, SKI understreger, at det er tilbudsgivers ansvar at kvalitetssikre, at udstyret overholder kravene i udbuddet. Ovenstående udelukker ikke, at antallet og/eller karakteren af fejl i et tilbud tilsammen har en beskaffenhed, som må anses for at udgøre grundlæggende elementer, der fører til, at SKI er nødsaget til at erklære tilbuddet for ukonditionsmæssigt. 2 Outlier forstås som en værdi der ligger så langt fra de øvrige værdier i et datasæt, at den skalamæssige afstand til øvrige værdier i en lineær sammenhæng ikke giver mening. Det indebærer, at outlieren stadig får maksimale point, mens de øvrige point udregnes på baggrund af værdier, hvor outlier ikke indgår. Hermed får de øvrige værdier i datasættet et højere og mere retvisende antal point end hvis metoden ikke var anvendt. Hensigten med håndtering af outliers er at gøre evalueringen retvisende. Udbudsbetingelser v 3-0 Side 15 af 27

16 Underkriteriet Sortiment Underkriteriet Sortiment evalueres på baggrund af det antal Producentvarenumnumre, som tilbudsgiveren tilbyder. Definitionen af Producentvarenummer findes i Rammeaftalens afsnit 1.1. Definition af Producentvarenummer. Alt det udstyr, som tilbudsgiveren tilbyder i en undergruppe, indgår i evalueringen af den pågældende undergruppe. Det betyder eksempelvis, at alt tilbudt udstyr i undergruppen Voice & Telephony evalueres samlet. Antallet af Producentvarenumre i undergruppen vurderes som udgangspunkt i forhold til antallet af unikke Producentvarenumre blandt alle tilbudte varer (dvs. de Producentvarenumre, som fremgår 1 eller flere gange på tværs af alle tilbuddene) i undergruppen. Et Producentvarenummer må kun angives en gang i det samlede tilbud. Der gives 10 point for undergruppen, hvis samtlige unikke Producentvarenumre i undergruppen tilbydes. Hvis der ikke tilbydes udstyr i en undergruppe, gives der 0 point. Øvrige tilbud gives point efter en liniær interpolering mellem de to yderpunkter. Modellen medfører, at der ikke nødvendigvis gives 10 og 0 point. Der foretages således ikke en relativ vurdering af sortimentet, idet tilbuddene evalueres i forhold til det samlede antal unikke Producentvarenumre tilbudt på tværs af tilbudsgiverne i udbuddet, og ikke i forhold til den tilbudsgiver, som har tilbudt mest. SKI forbeholder sig retten til at tage højde for outliers (se fodnote 2) for at gøre evalueringen af tilbudsgiverne mere retvisende. Resultatet af evalueringen af de laverestående grupper vil indgå i den samlede evaluering af underkriteriet Sortiment med de vægte, som fremgår af vægtningsbilaget. Hovedgruppen Tilknyttede ydelser, som er obligatorisk, indgår ikke i tilbudsevalueringen. Alt udstyr uanset prisen indgår i evalueringen af underkriteriet Sortiment, fordi det kan anskaffes ved miniudbud. SKI er opmærksom på, at der kan være fejl i tilbuddet, fordi udbuddet vedrører mange varer og dertilhørende oplysninger. SKI forbeholder sig retten til at lade udstyr udgå af tilbudsevalueringen, hvis 1) udstyret er placeret i en forkert undergruppe, 2) angivelsen af udstyret indeholder fejl som f.eks. tomme felter 3) det tilbudte udstyr åbenlyst ikke opfylder de til udstyret opstillede mindstekrav eller 4) hvis et Producentvarenummer fremgår mere end én gang. I sidstnævnte tilfældes bemærkes det, at varelinjen udgår af evalueringen alle de steder hvor nummeret fremgår. Tilbudsgiveren vil i så fald blive stillet, som hvis det pågældende udstyr ikke var tilbudt, SKI understreger, at det er tilbudsgivers ansvar at kvalitetssikre, at udstyret overholder kravene i udbuddet. Udbudsbetingelser v 3-0 Side 16 af 27

17 Ovenstående udelukker ikke, at antallet og/eller karakteren af fejl i et tilbud tilsammen har en beskaffenhed, som må anses for at udgøre grundlæggende elementer, der fører til, at SKI er nødsaget til at erklære tilbuddet for ukonditionsmæssigt Tildeling De 8 leverandører, som opnår den bedste evaluering, jf. punkt 7, vil blive tildelt en rammeaftale. 8. Mindstekrav Tilbudsgiverne skal være opmærksom på, at alt indhold af rammeaftalen med underbilag er mindstekrav, jf. dog dette punkts sidste afsnit. Det er endvidere et mindstekrav, at tilbudsgiveren tilbyder udstyr inden for minimum 2 af følgende 3 hovedgrupper: - Kommunikationsudstyr - IT-sikkerhedsprodukter - Netværksudstyr og datacenterteknologi Det er desuden et mindstekrav, at der bydes ind på samtlige konsulentkategorier under hovedgruppen Tilknyttede ydelser. Tilbudsgiverne bør også være opmærksomme på, at kravspecifikationen og tilbudslisterne, herunder vejledningen til tilbudslisterne, (bilag E og E1) indeholder mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), jf. dog sidste afsnit, vil blive afvist. SKI er opmærksom på, at der kan være fejl i tilbuddet, fordi udbuddet vedrører mange varer og dertilhørende oplysninger. SKI forbeholder sig retten til at lade udstyr udgå af tilbudsevalueringen, hvis 1) udstyret er placeret i en forkert undergruppe, 2) angivelsen af udstyret indeholder fejl som f.eks. tomme felter 3) det tilbudte udstyr åbenlyst ikke opfylder de til udstyret opstillede mindstekrav eller 4) hvis et Producentvarenummer fremgår mere end én gang. I sidstnævnte tilfældes bemærkes det, at varelinjen udgår af evalueringen alle de steder hvor nummeret fremgår. Tilbudsgiveren vil i så fald blive stillet, som hvis det pågældende udstyr ikke var tilbudt, SKI understreger, at det er tilbudsgivers ansvar at kvalitetssikre, at udstyret overholder kravene i udbuddet. Ovenstående udelukker ikke, at antallet og/eller karakteren af fejl i et tilbud tilsammen har en beskaffenhed, som må anses for at udgøre grundlæggende elementer, der fører til, at SKI er nødsaget til at erklære tilbuddet for ukonditionsmæssigt. Udbudsbetingelser v 3-0 Side 17 af 27

18 9. Forbehold generelt Tilbudsgiverne har ikke adgang til at tage forbehold over for de enkelte dele af udbudsmaterialet, der indeholder krav eller bestemmelser vedrørende ydelserne og/eller deres udførelse. Forhold i tilbudsgiverens tilbud, der betragtes som forbehold over for ufravigelige mindstekrav, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. I det omfang, tilbudsgiverne anser dele eller elementer i rammeaftalens og/eller rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiverne til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 11. Tilbudsgiverne bedes klart angive i spørgsmålene, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiveren vil foreslå som alternative formuleringer. Formuleringerne skal være på dansk. På baggrund af de modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Ændringer vil i givet fald blive meddelt tilbudsgiverne samtidigt via og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet. 10. Alternative tilbud I overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen er tilbudsgiverne ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 11. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiverne har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og den udbudte ydelse ved at fremsætte skriftlige spørgsmål. Udbudsbetingelser v 3-0 Side 18 af 27

19 Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk via ETHICS. Spørgsmål skal stilles via udbudshjemmesiden Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder pr. . Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt i anonymiseret form via udbudshjemmesiden SKI forventer dog ikke at besvare spørgsmål i ugerne 52 (2014) og 1 (2015) på grund af afholdelse af juleferie Tilbudsgiverne opfordres til selv løbende at holde sig orienteret på udbudshjemmesiden. Spørgsmålene besvares på dansk. Tilbudsgiverne bedes stille præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet i det offentliggjorte udbudsmateriale, eller fremsætte forslag til ændring af formuleringer i det offentliggjorte udbudsmateriale. Spørgsmål, der modtages senest 8 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end 8 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelsen kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. 12. Tilbuddets indhold og udformning Tilbudsgiverne bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt. Tilbud udformes på grundlag af vedlagte udkast til rammeaftale med bilag A J, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivernes tilbud. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang en tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Tilbudsgiverne skal udfylde bilag E1 efter de retningslinjer, der fremgår af fanebladet Vejledning i bilag E1. Tilbud skal være på dansk. I tilbudslisterne må dog anvendes dansk og engelsk. Tilbuddet bedes afleveret i elektronisk signeret stand ved signering af følgebrevet. Tilbudsgiver bedes angive ved afkrydsning i følgebrevet, hvilke dokumenter, der er omfattet af tilbuddet., jf. punkt 6. Tilbud bedes indeholde en tro og loveerklæring, jf. punkt 13. Udbudsbetingelser v 3-0 Side 19 af 27

20 Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiveren sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. SKI forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Efter ansøgning om prækvalifikation og inden kontraktindgåelse er det ikke muligt at ændre sammensætning af konsortiemedlemmer i et konsortium eller overdrage hverken prækvalifikation eller tilbud til en anden juridisk enhed, og derved lade denne anden juridisk enhed indtræde i prækvalifikationen eller tilbuddet i ansøgerens/tilbudsgiverens sted. 13. Erklæring Tilbuddet bedes indeholde nedenfor nævnte erklæring. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) bedes hver deltager i sammenslutningen afgive den i punkt 13.1 omtalte erklæring. Tilbudsgiver har adgang til formularen via Tro- og loveerklæring Elektronisk signeret tro- og loveerklæring om, hvorvidt tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i det land ansøgeren er etableret, og i Danmark, i henhold til bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er Udbudsbetingelser v 3-0 Side 20 af 27