Fruering og Vitved Menighedsråd. Referat af fællesrådsmøde. Tirsdag den 15. marts 2016

Transkript

1 Fruering og Vitved Menighedsråd Referat af fællesrådsmøde Tirsdag den 15. marts 2016 Referatet sendes til: MR- medlemmer, kirkeværger, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører, webbmaster samt lejer af forpagtergårdsboligen. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Bemærkninger til referat fra mødet den 19. januar Økonomi, herunder gennemgang af udkast til regnskaber for begge kirkekasser og godkendelse af disse udkast til regnskaber er vedlagt orientering om revision af regnskabet for Kirke- & Sognekontakt kirkebladets økonomi behandles i særskilt punkt 4. Drøftelse af Kirke- & Sognekontakts økonomi samt økonomi til opsætning af bladet se vedlagt bilag 5. Renoveringsprojekter ved begge kirker 6. Drøftelse af procedure for brug af sognenes kapeller se vedlagt bilag 7. Menighedsrådsvalget 2016, herunder procedure og mulighed for at skabe en bredere interesse for menighedsrådets arbejde 8. Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd 9. Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd 10. Orientering ved sognepræsten 11. Orientering ved kontaktpersonen 12. Orientering ved kirkeværger 13. Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget 14. Orientering ved medarbejderrepræsentant 15. Orientering ved folkevalgte kasserere 16. Forberedelse til synet den 6. april Eventuelt Mødet blev ledet af: Arne Sørensen Referent: Niels Peter Skrubbeltrang Mødedeltagelse: Der var afbud fra Jørgen Kiærskou og Anders Nielsen. Vagn Beck var mødt som suppleant for Jørgen Kiærskou. Mødet blev indledt med at vi sang nr. 262: Hvad var det dog der skete. Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen godkendt uden bemærkninger. Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra mødet den 19. januar Referatet blev godkendt uden bemærkninger.

2 Pkt. 3 Økonomi, herunder: gennemgang af udkast til regnskaber for begge kirkekasser og godkendelse af disse udkast til regnskaber er vedlagt. orientering om revision af regnskabet for Kirke- & Sognekontakt kirkebladets økonomi behandles i særskilt punkt. Fruering: Regnskabet viser et underskud på driften på kr. Den væsentligste årsag til afvigelsen i for hold til budgettet er ikke budgetterede udgifter til renovering af konfirmandlokalet i driftsbygningen (Stalden) som følge af lovmæssige krav fra kommunen (isolering, ventilation, brandsikring mv.). Desuden udskiftning af gulve i præstegården som anført i synsrapport fra april Udover udskiftning af gulve i spisestue og konfirmandstue, blev det besluttet også at udskifte gulvet i køkkenet, da der kunne opnås rabat ved samtidig udførelse af arbejdet. De egentlige driftsudgifter følger stort set budgettet men med afvigelser på enkeltposter. Regnskabet blev godkendt uden bemærkninger. Vitved: Regnskabet viser et resultat på kr. og følger dermed stort set budgettet. Regnskabet blev godkendt uden bemærkninger. Pkt. 4 Drøftelse af Kirke- & Sognekontakts økonomi samt økonomi til opsætning af bladet 2015 kom ud med et underskud på ca kr. mod et overskud på knap kr. i De indbetalte bidrag udgør godt kr. i 2015 mod knap kr. i 2014 og kr. i I 2014 blev der udsendt en speciel opfordring til at støtte udgivelsen, og fastsat et beløb på 75 kr. for udenbys modtagere til dækning af porto og forsendelser. På et møde i præstegårdsudvalget i januar blev der opfordret til, at der skulle ses på Inge-Gerds store arbejdsbyrde i forbindelse med opsætning af kirkebladet enten i form af aflastning eller en økonomisk kompensation. Uanset hvilken løsning får det økonomiske konsekvenser og derfor er væsentligt at få vurderet på omkostninger og indtægter. Inge-Gerd gjorde opmærksom på, at vi er det eneste sted, hvor der frivilligt betales til udgivelse af et kirkeblad. Opfordringen i september til frivillig indbetaling bar frugt, både ved større indbetaling og en vis nedgang i antal modtagere. Det blev besluttet, at nedsætte et udvalg bestående af Inge-Gerd, Vagn, Arne og Niels Peter, som nærmere skal vurderer mulighederne for omkostningsbesparelser ved trykning og forsendelser, ressourceforbrug og mulighederne for aflastning og/eller kompensering af Inge-Gerd for arbejdsindsats samt samlet økonomi for bladet på længere sigt. Oplæg fra udvalget gerne til menighedsrådsmødet 2. juni, så evt. økonomiske konsekvenser kan komme med i budget for Pkt. 5. renoveringsprojekter ved begge kirker. Fruering: Udvalget afholdt møde med Marcelle mandag aften den 14. marts for at prioritere og tage stilling til de afsluttende arbejder, herunder: Lyssætning i koret, pengeskab og skab bag alteret, belysning prædikestol og problemet med stearindryp. Desuden er der flere ting som er besluttet men ikke udført, herunder: Hynder i våbenhus, rullegardiner, montering af højtalere, kronen i våbenhus og varmestyring. Efter afprøvning af forskellige muligheder for belysning af alteret uden succes, blev det besluttet at droppe det, og køre videre uændret. Ændring kan tages op igen i forbindelse med evt. ny kunstnerisk udsmykning af altertavlen. Det blev endvidere besluttet at installere et nyt tyverisikret pengeskab bag alteret, som også kan rumme dåbsfadet. Merudgiften i forhold til at købe et supplement til det bestående skab udgør kun ca kr. Når skabet er installeret skal gerichter og skabslåger laves og males. Aftalt at Inge-Gerd fremskaffer større glasskåle til montering på lyseholdere. Forhåbentlig kan det løse problemet med stearindryp. Ved montering af højtalere, skal der laves lydprøver, da der er problemer med lyd visse steder i kirken. Vigtigt at det bliver løst tilfredsstillende.

3 Øvrige resterende arbejder er besluttet og gennemføres hurtigst muligt Økonomi: Projektet holder sig inden for det bevilgede. Der er bevilget 2,5 mio. kr. i anlægsmidler + 1,0 mio. egne midler. Godkendt budget kr. Differencen på foreslår provstiet anvendt til kunstnerisk udsmykning. Desuden bevilget i 2014 og kr. i aug (anlæg 2016) til kunstnerisk udsmykning. Samlede udgifter til renoveringen forventes at lande på godt 3.0 mio. kr. dertil kommer planlægning mv. i 2014 samt udgifter til reception, mv. Vitved: Behandles under punkt 9. Pkt. 6 Drøftelse af procedure for brug af sognenes kapeller se vedlagt bilag Det medsendte bilag blev kort kommenteret. Brug af kapeller uden køl er betinget af årstiden og temperaturforhold, og begravelsesmyndighedens (præstens) vurdering og afgørelse. Der foreligger ikke præcise krav til omgivelsestemperaturen, og et krav om max 4 grader gælder kun ved dispensation til henstilling i kapel i længere tid end 8. døgn. Der findes 4 kapeller med køl i provstiet, hvilke kan benyttes af alle, hvis behov herfor. Der var enighed om, at der ikke er behov for indarbejdelse af retningslinjer for brug af kapeller i kirkegårdsvedtægten. Pkt. 7 Menighedsrådsvalget 2016, herunder procedure og mulighed for at skabe en bredere interesse for menighedsrådets arbejde De nedsatte valgudvalg forestår valgprocessen, og de praktiske forhold bør være på plads inden sommerferien. Der opfordres til, at opstillingsmøder holdes den 13. september 2016 over hele landet. Der var enighed om, at opstillingsmøder holdes hver for sig i de to menighedsråd, og at opstillingsmødet kombineres med menighedsmødet. Af hensyn til sognepræsten deltagelse begge steder, blev det besluttet, at Vitved holder opstillingsmøde mandag den 12. september og Fruering tirsdag den 13. september. Det er gavnligt for sognearbejdet hvis der bliver udvist større interesse for menighedsrådsarbejdet, så derfor skal vi alle medvirke til at få folk til at møde op den12. og 13. september. Vi skal ikke opfordre til flere opstillingslister, men det vil være sundt og vel også betryggende hvis der kan skabes lidt kampvalg På landsplan vil der blive gjort meget for at skaffe interesse for valget, og emnet er på dagordenen på formandsmødet i provstiet 12. april. Følgende har gjort sin stilling op, og er villige til at lade sig genopstille: Vitved: Arne, Ulla, Lene, Preben Fruering: Niels Peter, Vagn, Legarth Øvrige har endnu ikke gjort sin stilling klart. Pkt. 8 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd Formandsmøde i provstiet 12. april: emne: Rekruttering til menighedsråd Indbydelse Foreningernes aften 29. marts. Tilmelding (samlet) senest 17. marts til Legarth. Ny havetraktor er leveret. Niels Peter laver ansøgning om 5 % midler. Invitation til plejedag vedrørende gravhøje. 17. april. Tilmelding senest 1. april. Har deltaget i møde med biskoppen. Han gjorde det rigtig godt. Emnet var blandt andet besættelse af præstestillinger. Der uddannes for få præster og samtidig ansættes mange som profilpræster/særpræster. Pkt. 9. Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd Anlægsprojekterne omfattende nyt tag og nyt gulv ligger til behandling hos Stiftet. Der er i dag kommet OK fra Stiftet vedrørende tag projektet. I forbindelse med arbejdet i koret skal vi have set på varmesystemet, da dette kan få indvirkning på yderligere lydisolering i kanalen i gulvet og der skal mere varme på ved orglet f. eks. en el radiator. Efterfølgende er der kommet et problematisk svar fra Stiftet vedrørende udskiftning af gulvet. Det skal diskuteres nærmere, inden der sker yderligere.

4 Pkt. 10 Orientering ved sognepræsten Der har igen været afholdt en fantastisk gospeldag under inspirerende og kyndig ledelse af Tine Buchholtz. Afsluttet med en velbesøgt gudstjeneste. Palmesøndag udstilles konfirmand malerierne og udstilles i kirkerne påsken over. Forældredage 30. marts og 31. marts. Magda og Preben hjælper til 31. marts og Ulla og NP 30. marts. 12. april Aarhus tur med konfirmanderne 14- april møde med skolerne om kommende års konfirmandundervisning. Konfirmation Vitved 1. maj kl. 10. Lene er vagt. Konfirmationer Fruering 5. maj kl. 9 og 11. Preben og Niels Peter vagter ved begge. Oplyste, at der er planer om udstykning af grunde i Fruering. Lokalplan forventes vedtaget i december med mulighed for udstykning fra Pkt. 11 orientering ved kontaktperson Der blev afholdt medarbejdermøde i februar. Referat udsendt. Afholdt MUS og APV for alle medarbejdere, og restferie er aftalt. Der holdes planlægningsmøde 1. april. Pkt. 12 Orientering ved kirkeværger Vagn: Dræningsprojektet er sat i værk. Opgaven er sendt i udbud til tre, som alle forventes at give tilbud. Alle deltog i besigtigelse ved kirken 2. marts. Tilbud skal afleveres 31. marts, og arbejdet udføres efter konfirmationerne og afsluttes senest 31. august. Opgaven omfatter ud Ulla. udover dræn også pigstensbelægning rundt om kirken. Har deltaget i Kirkegårdskonferencen sammen med Ulla og de to gravere. Emnet var grøn kirkegård, med indlæg af blandt andet biskop Fischer - Møller, Roskilde. Blandt emnerne var udviklingsplaner for kirkegårde og regnvand som ressource. Der er nedlagt 5 gravsteder. Burde overveje 5 års legater. Pkt. 13 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget Jørgen havde meldt afbud, men pr mail oplyst: Erik Simonsen har nu gennemført opgaven med at fjerne halvtaget ved opkørslens sydlige side og etableret et rækværk i stedet. Præsten har fået nyt køleskab og ny tørretumbler. Ellers ikke noget nyt. Pkt. 14 Orientering ved medarbejderrepræsentant Skal deltage i møde i provstiets MI udvalg (Miljø og indkøb) hvor Holger er repræsentant for graverne. Gitta er tilbage fra 1. april på fuld tid. Videoovervågning er opsat Pkt. 15 Orientering ved folkevalgte kasserere Intet Pkt. 16 Forberedelse til synet den 6. april 2016 Fruering står for synet. Samme tidspunkter som sidste år. Vi bør afsætte tid til at besigtige skoven også. NP udsender dagsorden. Pkt. 17 Eventuelt Magda takkede for opmærksomhed ved sin fødselsdag, og Lene omtalte nytårshilsen fra De grå Busser.

5