Søgning i ectrl. Hvordan søger jeg? Søg på debitorkontonummer

Transkript

1 Søgning i ectrl Der er mange måder at finde den rigtige information på i ectrl. Den mest åbenbare er blot at bruge pil ned, eller at bruge den såkaldte scroll-funktion, som nogle mus har. Det er enkelt og ligetil, men efterhånden som butikken vokser og man får flere kunder, flere leverandører, flere varer osv., er der brug for en lidt smartere og hurtigere måde at finde den rigtige information på. Heldigvis er der gode måder at søge i store datamængder på i ectrl. Efterfølgende fortæller vi, hvordan du nemt og effektivt finder de rigtige informationer ved anvendelse af søgefaciliteterne i ectrl. Hvordan søger jeg? Et søgeskærmbillede, der ser således ud: kan kaldes frem på tre forskellige måder: 1. Brug genvejstasten CTRL + F 2. Højreklik og vælg SØG fra listen 3. Klik på Kikkert ikonet i den øverste værktøjslinie Øverste værktøjslinie. Det vigtigste at huske er at stille sig i det felt, man vil søge på en tilfældig post. Eksempelvis hvis man vil søge på et kundenavn, så skal markøren stå placeret i navnefeltet på en helt tilfældig kunde du kan selvfølgelig ikke søge på kundens navn i debitorkontofeltet. Efter en søgning vises kun de søgte poster i skærmbilledet. Alle poster kaldes frem igen ved at klikke på ikonet, der viser en tragt med et rødt kryds over, i den øverste værktøjslinje. Søg på debitorkontonummer Stil dig på en tilfældig kunde i debitorkontofeltet. Kald søgebilledet frem ved at benytte én af de tre ovenstående metoder.

2 Skriv det ønskede kontonummer og tryk OK derefter vises kun den ene ønskede post i skærmbilledet. Flere poster kan udvælges ved at sætte, (komma) mellem hver kontonummer eksempelvis: 1,17,23. Man kan søge et interval af poster Fra post Til post ved at bruge.. (dobbelt punktum) 1,7, eksempelvis: Resultatet af ovennævnte søgning vil give posterne 1 og 7 samt 23, 24 og 25 som debitornummer. Ovennævnte søgemetoder kan benyttes på alle felter, hvor der søges efter nummerværdier. Søg på tekst Søgning på en tekst eksempelvis et kundenavn kan også foretages på mange forskellige måder. Hvis der skrives Pedersen i søgefeltet, vil der kun blive vist poster, der har lige præcis den værdi i det søgte felt, hverken mere eller mindre det vil sige, at eksempelvis Pedersen ApS vil ikke bliv vist, da værdien er forskellig. Til søgning i tekst kan med fordel bruges joker-tegn højre for ø eller i tal-tastaturet til højre på et stationært keyboard! en såkaldt * (stjerne), som vises på tastaturet til

3 Pedersen* vil eksempelvis give alle poster, som starter med Pedersen. Skrives der *Pedersen vil alle poster, der slutter med Pedersen, blive vist. Skrives der *Pedersen*, vil alle poster, som indeholder Pedersen et eller andet sted i teksten blive vist! Hvis man er i tvivl om stavemåden eksempelvis om kunden hedder Pedersen eller Petersen det vil sige enten et t eller et d på denne position. I disse tilfælde kan man bruge et? (spørgsmålstegn) på denne position eksempelvis: *Pe?ersen* vil vise alle poster, der indeholder enten Pedersen eller Petersen i teksten. Andre former for søgning En anden måde at søge på er at bruge Filter -funktionen. Eksempelvis kan man stille sig på en sumkonto i kontoplanen og højreklikke på kontotypen sum og vælge Filter derefter vil der kun blive vist sumkonti i kontoplanen, indtil filtret fjernes igen/ophæves. I nedenstående eksempel vises, hvordan alle kunder tilhørende debitorgruppe ud vises. Find en kunde med den ønskede værdi i debitorgruppe højreklik herefter på værdien ud og vælg Filter.

4 Ovenstående søgning giver alle kunder med værdien ud i debitorgruppe! Det er ligeledes muligt at bruge et såkaldt udelad tegn, som er et! (udråbstegn). Hvis man eksempelvis i feltet valuta søger med følgende!dkk så vises alle poster, som har en anden værdi end dkk i valutafeltet. Tegnene > (større end) eller < (mindre end) kan ligeledes benyttes. Ved eksempelvis søgning på adressefanebladet under postnumre, vil søgningen <8464 give alle poster med et postnummer mindre end Sortering alfabetisk Det er muligt at få sin tabel sorteret alfabetisk eksempelvis kan man få sine debitorer sorteret ved at trykke på bjælken Navn over tabellen. Ved første tryk sorteres de faldende, og ved andet tryk sorteres posterne stigende.

5 Bemærk, at sorteringen ophæves, når man forlader skærmbilledet posterne igen være sorteret efter kontonummer! næste gang skærmbilledet åbnes, vil Øvelse gør mester En af de stærke sider ved ectrl er, at der kan søges på alle felter og som ovenstående viser med mange forskellige kriterier. Brug lidt tid på at prøve alle de ovenstående eksempler de er forholdsvis hurtigt lært. Det vil hjælpe dig til hurtigt at finde den information, du skal bruge og være til stor glæde i dit daglige brug af ectrl!