Bilag 6 Andet interview med Louise Weinreich Jakobsen ( )!

Transkript

1 Bilag 6 Andet interview med Louise Weinreich Jakobsen ( ) Vi interviewer Koordinerende Uddannelsesfuldmægtig Louise Weinreich Jakobsen den 24. april 2014 efter aftale. Vores formål er et få respons på vores foreløbige resultater i form af spørgeskemaundersøgelsen, interviews og tænke-højt-øvelser samt få kendskab til de interne organisationsprocesser. Standardskriften kendetegner vores spørgsmål, der fungerer som vores interne dagsorden, uden vi rent faktisk stiller hvert enkelt spørgsmål. Den kursive skrift kendetegner vores bemærkninger og opfølgende spørgsmål, mens den understregede skrift kendetegner Louise Weinreich Jakobsens besvarelser og spørgsmål. Indledning til interview (reaktion) 1) Vi fortæller, hvordan og hvorfor vi udførte spørgeskemaundersøgelsen samt gennemgår resultaterne. 2) Vi fortæller, at studerende på fjerde og sjette semester udgør størstedelen af respondenterne, mens studerende på andet semester og kandidatstuderende ligeledes udgør en stor procentdel samt oplever udfordringer ved brugen af websitet og intranettet som digitale platforme. 3) Vi fortæller om, hvor svært det var for os at komme igennem de forskellige institutter, og at disse institutter ved spørgeskemaundersøgelser (i hvert fald) ikke gør tingene på den samme måde. De reelle spørgsmål (besvarelse) 1) Hvem bestemmer, hvad de individuelle fags sider skal indeholde af information med videre? a. Kommer det fra centralt sted, eller kommer det fra studielederen? 2) Hvor meget samarbejder I med andre fag? a. Hvordan foregår det til daglig? 3) Hvor meget samarbejder I med den centrale RUC -ledelse? a. Hvordan foregår det til daglig? 4) Hvor meget samarbejder I med Team Kommunikation? a. Hvordan foregår det til daglig? 5) Hvem tager beslutningerne, når det drejer sig om noget kommunikativt? a. Føler I nogle bestemte retningslinjer? Hvorfor? b. Hvem bestemmer retningslinjerne? 6) Føler du og dine kollegaerne, at I frit kan træffe beslutninger? Hvorfor? 7) Bestemmer en central administration på Roskilde Universitet meget over Jer? a. Føler I jer som fag mere som en lille virksomhed end én stor virksomhed? - (Anders og Line fortæller kort om hvad vi har fundet via vores survey, interviews og øvelser.) Altså jeg ligger min lid til Portalino. Jeg tjekker mere Portalino, det tror jeg mere er sådan et sted hvor at, tænker jeg, det er sådan noget hvor der er brugervejledninger til diverse IT ting og sager, og standard oplysninger hvor man finder noget at gøre med. Men lige så snart du er inde at lave noget på faget så bruger man intra. Hvor Portalino er det generelle og det brede så er intranettet nok det der gælder når det er faget. Informationen på Portalino er jo sikkert nok også sådan noget der er mere, altså både mere varigt og mere alment. Der ligger man lidt vejledninger fordi nu ved man det her det er den overordnede vejledning i fagtilmelding eller det er den overordnede vejledning i hvordan du får opsat din ruc mail. Så det er også noget der kan stå der i 2,3,4 år og stadig være gældende, hvor at intranettet det bliver hvor vi hele tiden, skal enten opdateres semester for semester med nye datoer, med nye side 1

2 oplysninger hver gang der er lavet en ny ændring, et eller andet, så på den måde tænker jeg at intranettet er mere dynamisk end (utydelig tale) kan sikkert også finde 25-30% af indholdet som er udateret på en eller anden måde, det kan man nok også på intra. (Anders uddyber med en historie fra surveyet samt fortæller om flere af vores fund.) Det er jo en udfordring. Vi har lige selv haft møde om det med om skal man have åbningstider eller skal man ikke have åbningstider? Der er nogen, der kører med konkrete åbningstider, og så har de måske kun adgang 3 timer om dagen eller et eller andet. Det vil vi helst ikke ud i, modsat så ved vi jo også godt at, vi har altid åbent, men så er der jo også nogle gange, hvor man så sidder i møder eller laver nogle andre ting, eller man får 200 mails, så der går altså lige 3 dage, inden man komme ned til din mail. Der er nogen hvor der simpelthen, når man sender en mail til studieadministrationen på nogle af de andre institutter, får man at vide at vi har modtaget den vi behandler det en dag ved lejlighed, så kommer der bare sådan et automatisk mail ud. Eller vi har lukket de næste et eller andet, det vil vi gerne prøve at undgå. Hvis man snakker sådan rent organisatorisk, at det at der er forskellige forretningsgange det må vel være en del af at de forskellige institutter kan køre sådan rimeligt autonomt. Men kan det ikke også godt vanskeliggøre nogle ting? Rigtigt meget Og der tænker jeg nemlig især ved for eksempel kommunikationen udadtil, hvis det først skal igennem 600 systemer så kan der nemt gå noget information tabt. Helt sikkert. Altså lige nu der var jeg faktisk lige ved at sende en mail rundt nu om at Akademisk råd, som jo er den højeste og øverste gren(?), de har sidste år i november eller sådan noget, i hvert fald snart halvandet år siden tror jeg, har de besluttet at alle fag skal lægge op på deres hjemmeside, hvor der står noget om specialeskrivning, hvordan det generelle eller standard speciale vejledningsforløb er, selvfølgelig er alle ikke ens, det ved man godt, der er nogen der har behov for noget mere end andre, men alle skulle ligesom sige det her er vores vejledning norm i forhold til specialer og vi garanterer den studerende minimum kan få 6 timer med en vejleder i specialeforløbet. Og det har taget over halvandet år, både fordi at studielederne ikke melder tilbage, hvad er vores norm og hvad er vores garanti tal og for at få det på hjemmesiden og det er stadigvæk ikke i hus. Og det er jo fordi det skal, det centrale - at hvert fag har sin side om at skrive speciale og hvordan er speciale forløbet. Og der har vi jo, det er der jo (utydelig tale) lavet sådan en større udredning, analyse på det der problematikken i, for eksempel sådan noget som specialer, som alle skal igennem, som alt andet lige for alle studerende har fem måneder, en rapport på et eller andet sted mellem 50 og 80 sider eller hvad det nu er. Men at man håndterer det på 3000 forskellige måder, og det er jo igen når der ikke er sådan en fast, og alle har deres hjemmesider, så skal man også sørge for at alle nye regler omkring hvordan man skriver speciale, det bliver formuleret ud på 32 forskellige hjemmesider omkring specialer. Kunne du godt tænke dig at der var noget mere central styring? Ja. På kommunikations delen kunne jeg godt. Men nu altså, jeg ved ikke om i har været oppe at snakke med kommunikations afdelingen overhovedet? Altså Team Kommunikation? Ja. side 2

3 Øh. De gider ikke - kort sagt. Vi fik en standard besvarelse tilbage på vores spørgsmål vi stillede - vi fik en salgstale og det virkede lidt som om den var blevet læst igennem engang inden den var blevet sendt til os, for den besvarede ikke de spørgsmål vil stillede og hende vi kontaktede, jeg kan ikke lige huske hva det var hun hed, hun virkede meget åbent på spørgsmålene, men det tog os over halvanden uge at få dem besvaret og der gik sådan lidt kludder i det. Så, vi har næsten helt droppet at tale med dem og komme i kontakt med dem igen. Men Jeppe som, han er så er hoppet ud gruppen - som ikke er med her - han fandt nogle forskellige udtalelser af Thomas Chamberlain som vi måske overvejer at inddrage i organisationprocessen. Fordi han, altså, han har jo været altmuligmand deroppe det sidste års tid fordi der ikke har været en egentlig kommunikationschef. Så han har både været kommunikationschef og teamleder og så har han jo skulle lave det der intranet, 2 personer, ikke, så der er jo ikke noget, altså, de har haft travlt. Men nu er der jo kommet, eller jeg ved ikke hvornår personen starter, men den 1. maj en ny kommunikationschef. Det vil sige, Chamberlain han får igen, forhåbentligt mere tid til at fordybe sig i udviklingen af intranettet. Som egentligt lå på hans bord, men som han simpelthen ikke har haft tid til at gribe fat i, fordi han også har skullet være teamleder for 25 mand, eller jeg ved ikke hvor mange de er deroppe. Så det kan man jo håbe på at det bliver bedre. Der har vi nemlig, Jeppe der, han fandt nogle udtalelser som i hver fald ikke hænger særligt godt sammen med formidlingen. Og i hvert ikke hænger sammen med hvad der foregår i praksis, som altså, set fra de studerende. Altså, sådan noget med at, det virker som om han så megen information som en modsætning til brugervenligheden. Hvor jeg jo mener at de to ting de hænger ret meget sammen. Fordi uden information så er det ligegyldigt med brugervenlighed og uden brugervenlighed kan du ikke finde informationen. Hvor han (Chamberlain) sagde at de satsede på meget information, og så fordi det var folk selv der skulle sætte studierne sammen så var brugervenlighed noget lidt andet. Hvor jeg jo så netop skulle mene at hvis man skal sætte sit studie sammen så må platformen gerne virke. Og det er jo, nu er det jo så det at Jeppe han er gået ned med stress, så han er hoppet ud af projektforløbet og vi kan ikke rigtigt få fat i ham så det er lige hvor han har fundet den udtalelse henne - så ja, vi må se. Næ, det har vi faktisk ikke. Jeg tror nok der er blevet lavet en, altså der må næsten ligge en eller anden kommunikationsstrategi, kommunikationspolitik. Har i fat i, RUC har en eller anden kommunikations politik, har i været inde at se den? Ja, det må der vel egentlig. Det må man vel næsten kunne Google. Et eller andet sted tænker jeg. Som måske kunne være interessant. Ja, det kunne godt være. Ellers så kunne det være at den ligger, altså det er jo også der hvor vi er så håbløse. Så ligger det sikkert som et eller andet bilag til et eller andet Akademisk rådsmøde i løbet af 2013 eller sådan et eller andet, så går man ned i dagsordnen fra akademisk råd et eller andet for at finde den. Vi site:googler på den. side 3

4 Ja. Det kan godt være den ligger under, altså, der må være et eller andet RUC organisation, politik eller strategi eller et eller andet, man kunne godt forestille sig den lå derinde. Det er iøvrigt en ret sjov oplysning vi har fået ud af den survey, at der er rigtigt mange som bare googler. Og der er rigtigt mange der har fået at vide af deres hussekretær at de bare skal lade være med at kigge inde på hjemmesiden, de skal bare google. Fordi så skal de nok finde oplysningen, fordi oplysningerne ligger der forhåbentlig. Men det er bare sådan lidt, lige den der den siger alt. I min verden i hvert fald. (Anders og Line går videre til de reelle spørgsmål.) Hvem bestemmer, hvad de individuelle fags sider skal indeholde af information med videre. Kommer det fra centralt sted, eller kommer det fra studielederen? Men det er vel noget der kører ude på fagene, er det ikke? Ja. Altså det er jo, vil ofte være studielederen i samarbejde med studiesekretærerne. Som finder ud af hvad er interessant og relevant semester information, hvad er det der skal lægges på om hvor, hvornår og hvem, og sådan noget ikke. Det er sjældent studielederen selv sætter sig ved tasteturet så det er vel, det kan godt være studielederen skriver teksten og så er det studienævnssekretæren som ligger det ind, ikke. Nogen, altså vi har jo en kommunikations medarbejder der lægger nogle oplysninger på ikke, men ikke alle. Så det er lokalt fra fag til fag og det er jo også det der går det skrøbeligt, fordi den studieleder, den studienævnssekretær som har fokus på det og kan finde ud af det han er der ikke ((utydelig tale))?. Hvor meget samarbejder I med andre fag, i forhold til informationen og at sende den ud? Altså, vi prøver jo at vidensdele, så altså, nu er vi syv fag på CBIT, ikke, og jeg, altså, der sidder en sekretær på hvert fag, og jeg er sådan en, altså jeg sidder på tværs af alle fag. Så jeg prøver at have lidt oplysninger, hvis der nu kommer nogle standard informationer eller nye regler eller jeg kan se nu har det ene fag fået formuleret en rigtig god side om hvordan man, altså specialerne, så distribuerer jeg det til de andre og sige prøv at linke ind til det, for eksempel ikke, det er det der hedder fælles studievejlednings hjemmeside, på CBIT forde der havde hver fag også sin vejlederside, hvor vi har prøvet at lave en fælles studievejlednings hjemmeside, ikke. Så, på den måde prøver vi at dele lidt, men ikke med de andre fag på instituttet. Ja, det er meget institut og så fagene imellem. Altså, det er fordi der netop er, så kan det være fordi der netop er et, det er jo også en øvelse, netop hvis man sætter sig ned og skal formulere den side til de speciale studerende, at man så lige bruger 10 minutter på og lige google rundt på de andre fag, og sige hov er der ikke lige nogle af alle jer andre der allerede har, på noget af det her, noget copy-paste ikke. Men meget tit er det sgu at de ikke ved hvad der bliver skrevet op (utydelig tale). Hvor meget samarbejde omkring kommunikationen er der så med RUC-ledelsen altså, Akademisk Råd? Udsteder de et eller andet og så sender i det ud eller? Eller er det sådan en dynamisk ting? Nej, altså, der er sådan, det er jo tit oppe på UI, altså, Uddannelse og Internationalisering og den centrale organisation, det er jo tit dem som ligesom, altså, administrerer sådan de overordnede regler ikke. Og der kan jo godt engang i mellem fra dem komme oplysninger om, nu er der ændret i reglerne omkring gruppeeksaminer, husk og sørg for at få det skrevet, få det formidlet ikke, eller nu er der en ny studiefremdriftsreform det kommer til at betyde sådan og sådan, husk og informer side 4

5 jeres, altså, sådan nogle mails kan der godt komme. Men ellers så ligger de jo, eller også så får vi informationer om at nu har vi lagt det op på, altså, så har de lagt det op på den fælles hjemmeside ikke, ofte inde på studie og karrierevejledningen og den sådan noget regler og retningslinjer ikke. Og så får vi at vide nu ligger det der og så kan vi lave et link til den hjemmeside ikke. Men øhm, men der er aldrig sådan nogle ordrer om at nu skal der altså, ellers så kan det være sådan en melding om at nu skal i lige, nu skal de her vejlednings, specialevejledningsnormer, de skal altså ligge på jeres hjemmeside ikke. Men det er ikke sådan at de skriver en tekst til os eller laver en eller anden standardformulering vi sådan bare kan copy-paste ind, altså Der er heller ikke sådan strategimøder eller sådan hvad gør vi lige det næste års tid eller et eller andet? Det har der vidst været, forstået på den måde altså, Iben er jo vores kommunikations medarbejder. Øhm. Hun har tidligere, ved jeg, gået til sådan nogle mere redaktør møder, som Thomas Chamberlain har varetaget. Men igen de har været absolut nedprioriteret det sidste års tid eller to, fordi han har haft andre ting at se til ikke. Så det er jo sådan noget man håber på vi får, det er jo en måde hvorpå vi kan skabe mere enshed, det er at de begynder at holde sådan flere redaktør møder for dem der er ansvarlige for (utydelig tale). Men det er meget lidt organiseret. Ja. Ja, det er sådan lidt ad hoc, ja. Så samarbejdet det er ikke så, hvad kan man sige, det kommer ikke så meget til udtryk, det er mere envejs i forhold til det der med vejledere for eksempel? Ja. Okay. Og derfor bliver et jo også op det den enkelte studienævnssekretær, hvor opmærksomme de er på, hvor meget tid de har til at skrive på hjemmesiderne, og hvor meget de prioriterer den opgave at få formuleret på hjemmesiden. Og kan de skrive? Altså, der er jo både sekretærer som er gode til at skrive, og nogle der ikke er så gode til at skrive, og vant til at skrive og ikke vant til at skrive. På den måde så, ja. Men hvad jeg lige tænker, at hvis man skulle have sådan noget som RUCs hjemmeside og intranet, som alt andet lige er en ret stor omgang, altså hvis det skulle køre ordentligt, så skulle der jo måske netop laves nogle strategier, og laves noget mere, ja, central styring, og sådan et eller andet. Tror du man har udsigt til at det sker sådan? Altså? Altså, man kan jo håbe det. Altså, de er ved at lancere, det har vi jo hørt i et år, et nyt intranet. Ja. Altså, og min håb og drøm er at i det det bliver lanceret, at så vil de gøre det på en eller anden styret måde ikke, hvor der bliver udpeget nogle webredaktører og de får, altså kommer på noget kursus i hvordan skal de se ud og er det godt til billedet og der ligesom bliver nogle der er ansvarlige og tovholdere på det. Men om det kommer til at ske eller om det bare bliver sådan en ja nu har vi fået et nyt internet - sæt igang, altså det kunne jeg frygte, men. Altså, jeg ved ikke endnu, jeg startede jo som sagt allerede, jeg har været her i 14 måneder, og det ny intranet har der været snak om i de 14 måneder nu, ja. Jeg har hørt at da moodle blev lanceret så var det nemlig den der med, så nu skal i bruge det der altså. Og der blev ikke lavet et eller andet, og det, det var da først da jeg var oppe på kandidaten, side 5

6 at, at i havde lige fået det på plan, by & process da jeg startede på bacheloren, og så var jeg ude i et halvt år, og så kom jeg tilbage og der var i lige ved at få styr på det. Altså, fordi de havde simpelthen ikke fået tid til at sætte sig ind i det. Og der var der så også nogen af vejlederne de var bare sådan det ved jeg ikke noget om, fordi det har jeg ikke tid til at sætte mig ind i. Og så nytter det jo ikke så meget kan man sige. Nej nej. Og det er jo der hvor det centrale kommer ind. Altså lige moodle er jo primært undervisernes redskab ikke, og ikke så meget organisationen. Altså, vi skal sørge for at de studerende de kommer ind i moodle, og har adgang til moodle men ellers er det jo undervisernes platform ikke? Så der er det jo op til institutlederne at sige til underviserne: det skal i bruge, der er ikke noget i det ikke. Og nogen bruger jo bscw og nogen bruger moodle og nogen bruger mahara og alle mulige andre. (Anders egen forespørgsel om undervisningsværktøjerne) Hvem tager beslutningerne når det drejer sig om noget kommunikativt? Men det har vi jo sådan set været lidt inde på. Og hvem bestemmer retningerne, det er vel UI og Akademisk Råd? Altså det er jo Akademisk Råd der har lavet den helt overordnede politik. Og så har vi jo kommunikationsafdelingen, som jo så vel laver retningslinjerne for, hvordan intranet og så vider skal se ud. Men det bliver bare ikke formuleret så tydeligt. Men igen, det kan godt ske jeg kan gå ind på portalino og finde en vejledning i Typo3. Og jeg kan sikkert gå ind og finde en vejledning i hvordan det skal se ud, men det er ikke et aktivt middel, det bliver ikke distribueret som aktiv viden. Jeg kunne sikkert gå ind i portalino for medarbejdere og finde en vejledning hehe Men det er vel også et problem, hvis kommunikationsafdelingen ikke formidler sådan noget ud. Det skulle man da mene var rimeligt alfa og omega. Men er det så fordi de er fortravlede med intranet og sådan noget? Som sagt så tror jeg at ham der har været der, altså jeg tror ikke de sidder mere end en eller to medarbejdere, hvilket selvfølgelig heller ikke er særligt meget i sådan en stor organisation, som havde ansvaret for det nye intranet og udviklingen af det, og så var det at, jeg tror det var den tidligere kommunikationschef stoppede eller et eller andet om-organisering, så ham Chamberlain som sagt også blev afdelingschef, og så har han simpelthen ikke haft tid til at prioritere det. Og det kan man jo så håbe at han får igen nu ikk? Men føler i selv at i er meget frie til at tage beslutninger? Ja, og også lidt for frie, for det, altså man kunne også godt ude på institutterne vælge at gøre, altså vi har en kommunikationsmedarbejder, men hun tager ikke, altså hun er ansvarlig for nogen af de fælles, altså CBITs instituthjemmeside, CIBIT har jo en instituthjemmeside, hvor der står nogle generelle oplysninger om CBIT, og den er hun ansvarlig for, og så har hun Kommunikation ikke. Men hun er ikke ansvarlig for, altså hun er ikke den kommunikationsansvarlige på CBIT, sådan så hun går ud til de andre fag og siger, nu skal det se sådan her ud, nu skal det gøres sådan her, altså projektleder. Men det kunne man jo godt vælge at have, man kunne jo godt vælge at udpege lokalt ude på institutterne en projektleder for intranet og sige: nu er det dig, du får den her opgave, i skal have fem opdaterede intranet indenfor et halvt år eller uddanne dem der sidder der, til at være altså, så det kræver jo også lidt lokalt lederskab at udpege én der har hatten på tværs. Fordi sekretærene har den hver især, men der er ikke nogen der har den, sådan, altså det er der nogen institutter der har. side 6

7 Sådan noget sad jeg også og tænkte over, da jeg sad og ringede rundt til folk, at det netop ikke virker som om der er sådan en lokal, et lokalt lederskab, at det er sådan lidt: hvem kan tage den her opgave? Nå det gør du. Og så kører man sådan lidt, og sådan tror jeg det er mange steder, men det er fandme svært at navigere i som bruger, hvem man skal have fat i og alt sådan noget, så går der RUC i den hehe. Føler i jer så som fag som små virksomheder fremfor én samlet organisation? Ja, det er jo, altså det er helt klart RUC-ånden ikke? Jeg ved ikke om i var til tiltrædelsesforlæsning i går hos Hanne Leth, hun bliver da helt klart en der kommer til at sige at vi er en samlet organisation, og det kan godt være i har været 32 individuelle herredømmer, men altså nu skal der simpelthen sammentænkes på tværs ikke? Så jeg tror det bliver et ryk der kommer til at ske, både på administrationen og, hun siger jo også mindre administration ikke, og det igen, der har ikke været tradition for, at der er truffet nogle fælles administrative løsningsbeslutninger, eksempelvis igen specialekontrakten (?) altså 32 forskellige kontrakter. Hanne tør godt, tror jeg, helt klart gå ind og sige, nu får vi lavet én fællesløsning og så er det den vi bruger. Så det tror jeg er en bevægelse der kommer til at ske. Ja, det er (Anders mumler) det første halve år, det kommer til at tage lang tid. side 7