Top 10 liste over ting der får projekter til at fejle Microsoft seminar om strategisk projektledelse

Transkript

1 Top 10 liste over ting der får projekter til at fejle Microsoft seminar om strategisk projektledelse Hørsholm den 17. april 2007 Kontaktinformation Claus Jørgensen, Partner Netcompany Tlf: Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 1

2 Advarsel! Dette indlæg er stærkt subjektivt det er helt og aldeles baseret på egne holdninger, forestillinger og erfaringer. Indlægget kan muligvis virke anstødeligt på nogle personer, men det er ikke bevidst ment som en provokation. Jeg kommer ikke med nogen don t try this at home. Omvendt fraskriver jeg mig ethvert ansvar for den skade som efterlevelse af de kommende råd vil medføre Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 2

3 Introduktion I Netcompany arbejder vi med en praktisk, pragmatisk, og principbaseret projektledelsesmodel. Projektmodellen er baseret på Netcompanys og egne erfaringer med levering af IT uviklingsprojekter gennem de sidste 15 år. Netcompany har gennemført mere end 250 projekter efter vores projektmodel og aldrig misset et eneste projekt. Vi har indført en række værktøjer som hjælper os - og vores kunder - til at følge principperne i vores projektmodel. Denne præsentation indeholder en række eksempler på hvordan værktøjerne kan hjælpe til at undgå nogle ofte forekommende årsager til problemer Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 3

4 En indgangsbøn hvorfor skal det være så svært? Helt overordnet tror vi på at alt for mange projektledere bruger al for megen tid på administration og projektøkonomi Lad nu de stakkels projektledere få lov at fokusere på projektets indhold (altså løsningen), og på at lede og motivere kunden, kundens projektdeltagere og egne projektdeltagere Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 4

5 Langt de fleste problemer opstår som følge af misopfattelser eller forskellige forventninger Forskellige forventninger til løsningen Forskellige forventninger til omfang Forskellige opfattelser af ansvarsområder i projektet Forskellige forventninger til hvordan ændringer håndteres Forskellige opfattelser af fremdrift Forskellige opfattelser af kvaliteten af det foreliggende Netcompanys projektmodel og de værktøjer som understøtter den har alle til formål at minimere misopfattelser og fejlagtige forventninger 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 5

6 Netcompanys projektmodel bygger på følgende principper Hold projekter små og håndterbare Gør fremdriften og processen målbar Kend projektets interessenter både internt og eksternt Dokumentér projektdefinitioner omhyggeligt og eksplicit Sikre ejerskab hos ledelsen Bliv enig om og bekræft omfang Håndtér ændringer af omfang Rapportér regelmæssigt om status og fremdrift Kommuniker åbent og ærligt både internt og eksternt Fokusér på og planlæg efter kvalitet i slutprodukterne Definer og kommuniker roller og ansvarsområder tydeligt Kend dine værktøjer og teknikker Hvis man formår at efterleve de fleste af disse principper er det vores erfaring at fiasko kan undgås 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 6

7 10 ofte forekommende årsager til at udviklingsprojekter fejler årsager som alle strider mod de nævnte principper Det kan være svært at huske at efterleve samtlige principper hver gang. Heldigvis findes der gode og effektive værktøjer som kan understøtte god disciplin. #10 Projektet lader sig ukritisk styre af projektmodellen #09 Mangelfuld eller uoverskuelig dokumentation #08 Mangelfuld kommunikation #07 Mangelfuld issue håndtering #06 Manglende kontrol og opfølgning #05 Dårligt håndværk skaber dårlige løsninger #04 Manglende kontrol af omfang #03 Uklare roller og ansvarsområder #02 Mangelfuld forankring #01 Kom galt fra start 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 7

8 #10 Projektet lader sig ukritisk styre af projektmodellen Mekanikken i projektmodellen overtager styringen, da der stoles blindt på at dens aktiviteter og slutprodukter vil føre projektet sikkert mod målet. Undgå metode-fascisme der bruges ofte alt for megen tid på at studere og slavisk følge metoder og blueprints. Husk den sunde fornuft Brug projektmodellen som et udgangspunkt tænk projektprocessen grundigt igennem fra starten og tilføj/fjern aktiviteter og slutprodukter proaktivt. Ingen projekter er ens og kan derfor ikke køres ens For få og store slutprodukter bryd slutprodukter/dokumentation ned i flere enheder som godkendes selvstændigt. Dette sikrer en kontinuerlig forventningsafstemning og kvalitetsikring, samt giver mulighed for at lave justeringer i projektet i bedre tid Dokumentere det nødvendige men ikke mere end det og specielt ikke mindre. Alt for ofte laves der dokumentation for dokumentationens skyld 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 8

9 #10 Projektet lader sig ukritisk styre af projektmodellen Brug projektmodeller og skabeloner, men tag dig god tid til at analysere, samle input, og justere inden opstart og vær klar til at lave løbende justeringer. - EKSEMPEL PÅ LØSNING - Projektmodel med aktiviteter og slutprodukter fødes automatisk ind i nye projekter via EPM værktøjets mulighed for projektskabeloner. Aktiviteternes og slutprodukternes formål og form skal være veldokumenterede, så det kan vurderes om de er relevante for det konkrete projekt Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 9

10 #9 Mangelfuld eller uoverskuelig dokumentation Projektet blev implementeret til tiden men kunden ved ikke hvad de fået eller hvorfor! Vurdér kritisk hvad der skal dokumenteres - alt for ofte produceres dokumenter uden reelt formål. Dokumenter både slutprodukter og processen Mødesreferater kan spare for mange lange diskussioner Dokumentation som input en del dokumentation er arbejdsdokumenter som danner input til næste fase Dokumentation som overlevering slutprodukter udarbejdes specifikt med henblik på overlevering til kunden Review- og godkendelse etablér en formel proces til indsamling af kommentarer og godkendelse af dokumentation Arkiv etabler et projektarkiv, hvor godkendte slutprodukter findes til reference Konsistens navngivning sørg for at slutprodukterne har et unikt ID/navn, så det er nemt at finde gode eksempler fra andre lignende projekter 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 10

11 #9 Mangelfuld eller uoverskuelig dokumentation Dokumentér det nødvendige ikke mere og ikke mindre og sørg for ordentlig kvalitet og forankring! - EKSEMPEL PÅ LØSNING - Projektrum fødes automatisk med skabeloner for alle slutprodukter, statusrapporter m.v. Alle slutprodukter på tværs af projekter har samme navne nomenklatur (metadata), så der kan søges på tværs af projekter for gode udfyldte eksempler Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 11

12 #8 Mangelfuld kommunikation Ingen i projektet ved hvad der foregår hverken deltagere, projektledere eller kunden. Kommuniker åbent og løbende Skab en kultur med åben og ærlig kommunikation det er vigtigt at alle er involveret og har adgang til sammen information Løbende dialog med kunden såvel som internt i projektet Møder uformelle og formelle Faste statusmøder sikrer at alle ved hvad der sker Ærlig kommunikation cover-up lykkes ikke altid og konsekvensen er fatal Diskuter problemstillinger få andres perspektiv Sid sammen med kunden svært at få uformel kommunikation hvis man ikke ses ofte Feedback på alle indsatser 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 12

13 #8 Mangelfuld kommunikation God kommunikation skal bygges ind i kulturen. Vær ærlig det er lettere at huske. - EKSEMPEL PÅ LØSNING - Sørg for at ALLE projektdeltagere har adgang til det samme fælles værktøj (Project Web Access), sørg for at der kan meldes struktureret tilbage på alle indsatser, men husk også at det er afgørende at mødes og kommunikere face-to-face Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 13

14 #7 Mangelfuld issue håndtering Projektet løber ind i problemer og overraskes hver gang det sker. System og procedure for issue-håndtering Identificer issues proaktivt Grav i problemstillinger og identificer issues før det går galt Issues kan være en fantastisk metrik - for kvaliteten af det udførte arbejde Bane vejen for projektet projektlederen bør sørge for at issues løses inden projektet opsættes Registrer issues så ved man præcist hvad der udestår Sæt deadline på alle issues hvornår skal den være løst for ikke at påvirke fremdriften? Følg op på issues som nærmer sig deadline og sørg for at der sker noget! Sæt ansvarlig på alle issues hvem løser dette issue? 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 14

15 #7 Mangelfuld issue håndtering Sørg for at opdage issues før de bliver til problemer, og se til at få dem løst. - EKSEMPEL PÅ LØSNING - Synliggør over for den enkelte person hvilke problemstillinger han/hun er drivende på og deadline for disse. Sørg for at alle problemstillinger er registreret centralt og at disse samtidigt er tilgængelige for alle projektets interessenter i relevante oversigter Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 15

16 #6 Manglende kontrol og opfølgning Projektlederen har ikke overblik og så er der nok heller ikke andre der har det. Fælles projektrum med Web Access Sørg for at gøre fremdrift målbar find nogle konkrete slutprodukter eller milepæle at måle på Strukturskabende værktøjer Fælles projektoversigt, -model og -rum Milestones/Deliverables dele en leverance op i mindre dele som er nemme at følge op på Integreret budget- og tidsregistreringssystem sikrer at man følger budget Change Requests hold styr på hvilke ændringer som godkendes og skal gennemføres Riskomatrice mappe sandsynlighed og konsekvens Reviews benyt andres erfaring Projektledere skal have fuld overordnet kontrol men kortvarigt kunne komme ned i detaljer hvis nødvendigt 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 16

17 #6 Manglende kontrol og opfølgning Skab struktur der giver kontrol og overblik der kan ikke tælles for meget. - EKSEMPEL PÅ LØSNING - Væsentlige aktiviteter udgør en arbejdspakke, som har én ansvarlig, en deadline og aktuel status. Den løbende fremdrift kan måles meget specifikt via automatisk opdaterede fremdrifts grafer. Fremdrift på arbejdspakker Uge 1 Uge 2 Uge 3 Uge 4 Uge 5 Uge 6 Antal Forv. påbegyndt Forv. færdig Faktisk færdig 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 17

18 #5 Dårligt håndværk skaber dårlige løsninger Når komponenterne samles passer de ikke sammen og hver gang der implementeres ændringer dukker der nye fejl op andre steder i systemet. Solidt håndværk er en kompliceret opskrift med mange ingredienser! De rigtige folk og den nødvendige fokus vær meget opmærksom på at de rigtige folk vælges til opgaverne. Anvend mest muligt fuldt allokerede ressourcer Veldefinerede kompetencer som underbygger metoden og sikrer den nødvendige viden i projektet Løbende kompetenceudvikling både generel kompetenceopbygning, certificeringer m.v. Løbende evaluering sikrer at medarbejdernes udvikling prioriteres og fokuseres, samt at feedback påpeger styrker og svagheder Kompromisløs rekruttering sikrer at samtlige medarbejdere har det tilstrækkelige faglige og menneskelige fundament 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 18

19 #5 Dårligt håndværk skaber dårlige løsninger Solidt håndværk = rigtige mennesker + korrekt fremgangsmåde + indbygget kvalitetssikring + fokuseret indsats + uddannelse og evaluering - EKSEMPEL PÅ LØSNING - Fremdrift er slutproduktstyret og alle deadlines, ansvarlige, reviewere og godkendere er fastlagte fra starten og synlige for alle projektdeltagere. Indbyggede projektguides hjælper projektlederen med skridt for skridt instruktioner til planlægning, opgaveog ressourcehåndtering, statusopfølgning, rapportering m.v Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 19

20 #4 Manglende kontrol af omfang Projektet blev måske leveret man kunne ikke enes om hvorvidt alle krav var honoreret! Ændringskontrol Tidsplan Ændringsønske Åbenhed og enighed om ændringsproces det er essentielt at de er enighed om hvad der skal ske når ændringer opstår Kravstyring krav indsamles og godkendes/låses af samtlige væsentlige interessenter som basis for omfang Resourcer Omfang Forventningsstyring sikrer at alle er enige om hvad og hvordan kravene honoreres Issue drevet styring af afklaringer sikrer at tvivlsspørgsmål afklares, dokumenteres og godkendes Ændringskontrol en effektiv og veldokumenteret mekanisme til dokumentation og behandling af nye krav sikrer en åben prioritering af omfang i forhold til planen 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 20

21 #4 Manglende kontrol af omfang En godkendt kravspecifikation, samt en veldefineret proces til løbende dokumentation og behandling af ændringsønsker sikrer at omfanget ikke skrider undervejs. - EKSEMPEL PÅ LØSNING - Ændringsønsker skal indgå som en integreret del af projektrummet (Project Web Access). Forskellige visninger gør det muligt at få det nødvendige overblik, og der er en tydelig angivelse om et ændring er indenfor/udenfor omfang så der kan ske en eksplicit godkendelse af ændringer uden for omfang i det rette forum Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 21

22 #3 Uklare roller og ansvarsområder Det er uklart hvem der er ansvarlig for hvad og så er der jo ingen grund til at tage ansvar. Organisation og roller Forretning Projektleder Ole Olsen Styregruppe Projektledelse Jens Hansen IT Projektleder Niels Thorup Organisering projektets organisering defineres og kommunikeres ved start af hver fase Veldefinerede ansvarsområder samtlige projektdeltagere skal have veldefinerede og dokumenterede ansvarsområder, opgaver og deadlines Ekstern koordinering det skal afklares og kommunikeres hvem der er ansvarlig for koordinering og afklaring ud af projektet Klare eskaleringsveje det skal være klart hvem man går hvis man ikke kan blive enig Team A Karin Jørgensen - Helle Nielsen - Victor Cornelius - Magnus Strøm Team B Erik Andersen - Anders Klim - Anders Rasmussen - Thomas Jørgensen Tilstrækkelige beføjelser på alle niveauer det skal ikke være nødvendigt at eskalere alt Vi vil alle være chefer! Alle kan ikke være chefer, men alle kan have ansvar 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 22

23 #3 Uklare roller og ansvarsområder Veldefinerede og vel-kommunikerede roller og ansvarsområder er nødvendigt for at kunne opnå ejerskab og placere ansvar. - EKSEMPEL PÅ LØSNING - Navne og deadlines på alle aktiviteter, slutprodukter, opgaver, ændringsønsker m.v. husk både personlige og offentlige oversigtslister alt så der skabes fuld transparens i projektet i forhold til flaskehalse. Man får hvad man måler!! 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 23

24 #2 Mangelfuld forankring Projektet blev stoppet eller udsat - fordi der blev skiftet ud i ledelsen! Samarbejdsmodel Tilstrækkelig forankring og involvering sørg for at projektet ikke er for snævert forankret. Også i forhold til eventuelle konflikter. Sørg for at styregruppen involveres i væsentlige beslutninger Forretning Projektleder Styregruppe Projektledelse Projektleder IT Projektleder Ideer og løsninger skal forankres i styregruppen og løbende koordineres med forretningen og IT organisationen Faste styregruppemøder - afholdes til gennemgang af projektets fremdrift, samt beslutningstagning inden for udvalgte områder Team A Teamleder Team Teamleder Styregruppen og/eller udvidet interessentforum skal sammensættes korrekt så alle væsentlige interessenter løbende holdes orienteret Skal sikre at der er tilstrækkelig ejerskab og forankring til at projektet ikke forstyrres eller forsinkes af eksterne afhængigheder eller problemstillinger. Leveranceansvaret skal placeres hos én erfaren projektleder Koordinering og afklaring mod linieorganisationen skal varetages af erfarne personer fra linieorganisationen. Disse skal have den fornødne gennemslagskraft og placering i organisationen til at varetage projektets interesser 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 24

25 #2 Mangelfuld forankring Projektet skal via styregruppen forankres højt og bredt. Projektets sponsor skal sikres den nødvendige ledelsesmæssige opbakning og projektets interessenter skal aktivt involveres i centrale beslutninger. - EKSEMPEL PÅ LØSNING - Microsoft Office Project Portfolio Server kan bruges til rapportering af fremdriftsstatus. I en portefølje af projekter understøtter værktøjet trafiklys oversigter for den samlede portefølje. Dermed sikres en effektiv rapportering og forankring i forhold til de øverste beslutningsorganer Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 25

26 #1 Kom galt fra start Leverandøren/kunden vidste ikke hvad de gik ind til nu har vi brugt en masse tid på et projekt og en kontrakt som vi aldrig fik noget ud af! Indbygget leverance-sikkerhed Korte leverancer lad være med at slå form stort brød op Kerne Udvidet Release 1 Release 2 Fokuser på det væsentlige sørg for at levere kernefunktionalitet hurtigt så løsningen og forretningsgrundlaget afprøves Integration Release 3 Tid Gennemfør foranalyse opdel leverancen i en foranalyse hvor omfang, tidsplan og ressourcer afklares som en del af kontraktgrundlaget, hvis omfang og ambitionsniveau ikke står rimeligt klart fra starten Foranalyse Involver samtlige kompetencer sørg for at både tekniske og forretningsmæssige eksperter er med til at indgå kontrakten Design Build Test Deploy Inddrag erfaring sørg for at erfarne projektledere er med til at indgå kontrakten Beslutningspunkt Lad projektlederen deltage sørg for at den person som skal være leveranceansvarlig er med til at indgå kontrakten 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 26

27 #1 Kom galt fra start Brugervenlige strukturskabende værktøjer kan hjælpe til at skabe overblik over processen, sikre transparens i fremdrift, synliggøre best-practices, og understøtte effektivt samarbejde. Husk også at spørge til din leverandørs tilgang til projektledelse værktøjerne gør det ikke alene 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 27

28 Yderligere information om EPM se indstik i jeres udleverede mapper 2007 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen København K Tlf Side 28