Projekt Fremtidens Industrielle Forretningsmodeller forretningsmodeller.dk. 5S LEAN Værktøj

Transkript

1 Projekt Fremtidens Industrielle Forretningsmodeller forretningsmodeller.dk 5S LEAN Værktøj

2 2 Sorter og smid væk Dette første S betyder, at alt i hvert arbejdsområde eller i hver produktionscelle skal gås igennem med henblik på kun at beholde det er nødvendigt for at gennemføre produktionsprocessen. Materialer, værkstøjer, udstyr råvarer som ikke bruges jævnligt skal flyttes til nogle fælles opbevaringsområder i fabrikken: Sorting means to sort through everything in each work area. Materialer som slet ikke bruges skal helt fjernes fra fabrikken. Husk: Behold ikke ting fordi der måske kan blive brug for dem engang. Sorteringsprocessen i 5 S indeholder fem aktiviteter: 1. Oprydning 2. Klassificering 3. Ejerskab 4. Red Mærkning 5. Genbrug eller nyt ejerskab 5S Sorter Opryd Formålet med at sortere er at identificere unødvendige genstande og fjerne disse fra arbejdspladsen. For at dette skal lykkes, så ska der først ryddes op så der skabes et overblik over arbejdspladsen. Oprydning betyder både at området skal rengøres og at ubrugelige effekter skal smides ud. Samtidig med denne første fase vil man parallelt gå i gang med anden fase. returneres til det område hvor de hører til. I andre tilfælde skal der en yderligere indsats til. Når ejerskabet er fastlagt, så er det ejerens opgave at beslutte hvad der skal ske. I nogle situationer er det imidlertid ikke oplagt hvem der ejer den pågældende genstand. Dette leder os til den fjerde fase. 5S Sorter - Red Mærkning Hvis en genstand ikke kan blive identificeret, kan klassificering ikke finde sted eller ejerskabet ikke kan fastslås, så skal den mærkes. (f.eks. rød mærkat) Alle opmærkede genstande skal behandles særskilt af mulige ejere for at se om nogen vil påtage sig ansvaret for genstanden. 5S Sorting - Genbrug Værktøj eller materialer som ikke er blevet taget efter en nærmere fast periode (f.eks. 30 dage) skal smides ud eller gå til genbrug. Alternativt kan man flytte materialet til et centrallager hvis det skønnes at det kan bruges. I mange tilfælde vil faserne i denne proces foregå simultant og vil ikke tage ret lang tid. I andre situationer vil det tage længere tid og man er nødt til at give tid til hver fase i processen. Målet er imidlertid det samme, nemlig at få ryddet op og smidt ubrugelige genstande ud. 5S Sorter Klassificer Under oprydningen vil du finde værktøj, udstyr og materialer. Alt det der findes skal klassificeres. Affald skal smides ud eller gå direkte til genbrug. Alt andet skal hen til en opsamlingsstation hvor det identificeres hvad det kan bruges til. 5S Sorter - Ejerskab I vise situationer er det nemt at finde ud af hvor genstanden hører til. I disse situationer kan materialerne helt enkelt

3 3 Systematiser Formålet med denne del af 5 S er at organisere værktøj og materialer så at de ligger på det rigtige sted i fabrikken så de er lette at finde. Når de skal bruges. Hovedprincippet i denne fase er: Husk også at gulvet kan mærkes op. Hver ting har sin plads og hver plads har kun en ting og alting skal være opmærket Materialer og værktøj der bruges jævnligt skal være placeret tæt på hvor de bruges Fjern alt værkstøj og alle materialer som ikke bruges Hvis der er værktøj eller materialer som bruges sammen så opbevar dem sammen. F.eks. opbevar en bormaskine sammen med borene. Opbevar værktøj eller materieler hvor de naturligt hører hjemme I denne del af 5 S fokuseres der på at etablere et opbevaringssystem som gør at alle kan finde materialer eller værktøj når de skal bruges uden at bruge for meget tid og at værktøjerne eller materialerne kan returneres efter endt brug. Opmærk ikke alene opbevaringsområdet men også værktøjet eller materialerne så de er lette at identificere. En gylden regel er at, det værktøj eller de materialer der bruges ofte skal være i nærheden af hvor de bruges. Alt andet kan lagerføres et centralt sted i fabrikken. 5 S Kortet Et 5 S kort er et værktøj som kan bruges i denne fase. Kortet er et diagram eller en oversigt over arealet som giver et overblik over den enkelte arbejdsstation og hvordan indgangs veje udstyr, maskiner, mellemlager, personale og udgangsveje er placeret. Denne oversigt kan bruges til at Identificerer hvor det værdiskabende arbejde udføres Hvor der er behov for opbevaringsplads Hvordan opbevaringspladsen skal se ud Hvordan personalet bevæger i og igennem arbejdsstationen Opmærkning En af måderne at organisere tingene på, er at opmærke de arealer, reoler, skabe eller vogne hvor værktøjet eller materialerne skal opbevares. For værktøj der skal bruges ofte er det en god idé at have visuel mærkning f.eks. ved at tegne værktøjets konturer der hvor det skal hænge

4 4 Skrubbe og skure Når alt er på den rigtige plads, så skal det helst forblive på denne måde. Udover at huske at lægge værktøj og materialer tilbage efter brug, så kræver det også rengøring. Såfremt arbejdspladsen blive rengjort ofte og jævnligt, så er det ikke noget der behøver at tage lag tid og på lang sigt vil det spare tid. Denne tredje fase af 5 S indebærer dog mere end bare en gang gulvvask. Fasen kræver, at der udarbejdes en plan over daglig rengøring således, at arbejdsområdet er bragt tilbage i den stand, som det var da det pågældende skift mødte på arbejde. Rengøring betyder ikke kun at skrubbe og skure; men også at lægge værktøj og materialer tilbage på sin rette plads samt at efterse maskiner og andet udstyr. Fordele ved en rengjort arbejdsplads Der er mange fordele ved at have en rengjort arbejdsplads. Det vil være lettere at konstatere om der er fejl ved anlægget (f.eks. oliespild eller anden lækage) og om det er behov for forebyggende vedligehold. Dette vil hjælpe til at undgå uplanlagte nedbrud og dermed tab af produktion og dermed en forringet kundeservice. Hvem er ansvarlig? Ansvaret for denne fase ligger ikke hos rengøringsafdelingen. Det er alles ansvar og i særdeles den enkelte, som er ansvarlig for den pågældende arbejdsproces. Alle arbejdspladser bør definere, hvilket rengøringsansvar der ligger på operatørerne i den pågældende arbejdsstation. Dette betyder: At der er indført arbejdsrutiner der sikrer, at området er rengjort i løbet af en arbejdsdag At dem der er ansvarlig for rengøring og oprydning også kan inspicere anlægget og opdage evt. fejl. At dem der er ansvarlig for rengøring også er klar over de sikkerhedsmæssige risici der findes på anlægget At de ansvarlige kan identificere værktøj og materialer som ikke bruges jævnligt og kan sikre at de placeres på deres rette opmagasineringsplads.

5 5 Standardiser Når de første 3 faser af 5 S projektet er gennemløbet og implementeret, så kan man begynde at se resultatet af 5 S. Spildtid for at søge efter værktøj eller materialer er fjernet. Der er fuld visualitet over evt. problemer med anlægget i form af lækage etc. og dermed vil rettidig vedligehold minimere uplanlagte nedbrud. Det er imidlertid den fjerde fase som gør 5 S til effektivt instrument. Det opnås ved standardisering og ved at indarbejde de første 3 faser i organisationskulturen. For at opnå dette, skal der etableres en arbejdsstruktur, hvor 5 S falder naturligt ind i arbejdsprocesserne. Der skal udarbejdes skriftlige standarder, som skal understøtte den nye måde at arbejde på og gøre den til en vane i organisationen. Hver enkelt arbejdsstation er forskellig. Dermed er der god basis for at erfaringsudveksle og gennemføre løbende forbedringer af 5 S. Noget af det sværeste i 5S processen er at ændre de gamle vaner og få indarbejdet 5S i organisationskulturen. Det er imidlertid meget vigtigt at der fokuseres på dette, for dette er det eneste der sikrer at medarbejderne ikke falder tilbage til de gamle vaner. En af måderne dette kan gøres på er at standardisere processerne. Brug standardisering til at ændre vaner Når der udarbejdes standarder og disse nedskrives, så ved alle i organisationen hvad der forventes og hvornår og hvordan arbejdet skal udføres. Man kan sige at standarder er med til at ændre vaner og medvirke til at 5S bliver en succes. I denne forbindelse er formidling et vigtigt værktøj. Medarbejderne vil hele tiden være opmærksomme på at der er nye måder at udføre arbejdet på. Dette kan, udover dialog og oplysning, gøres ved brug af opmærkning, etiketter, posters, bannere, etc. Det er vigtigt at der er meget visuel kommunikation i virksomheden som minder medarbejderne om de nye procedurer og guider dem i den rigtige retning. Eksempler herpå kan være: Visuelt at vise hvor alt værktøj eller alt materiale skal befinde sig er en effektiv måde at kommunikere 5 S på. Et eksempel herpå, er at lave ophængstavler med konturerne af det værktøj som skal placeres på tavlen. Dette betyder, at det er nemt og hurtigt at se hvilket værktøj som skal hænge hvor. Når 5 S er implementeret skal alle materialer, værktøj og lokationer være mærket tydeligt. Endvidere skal gangveje og transportveje være opmærkede. Alle maskiner og andet udstyr som skal rengøres og vedligeholdes er udstyret med visuelle instruktioner over hvad der skal foregå, enten skriftligt eller billeddokumentation. Andre værkstøjer som kan hjælpe med at standardisere 5 S processerne: Checklister Checklister bruges almindeligvis som et kontrolværktøj, for at sikre at alle standarder og procedurer er blevet fulgt. Checklisten skal indeholde mere end bare kontrol af rengøring. Den skal også indeholde plan for forebyggende vedligehold og produktionsmæssige forhold som er medvirkende til at 5S procedurerne bliver fulgt. Jobkort Et jobkort er et overblik over alle de 5S opgaver der skal udføres indenfor et specifikt arbejdsområde. Kortet skal indeholde hver opgave som udføres og frekvensen for arbejdets udførelse. Til hver opgave er der allokeret en medarbejder eller en jobfunktion.

6 Fem minutes 5S perioder En fem minutters 5S periode er en intens periode, hvor man ser om der er forhold, som er i modstrid med den vedtagne 5S praksis. Målsætningen med denne korte intense periode er umiddelbart at løse det problem der måtte være opstået. 5 minutters 5 S er mere end bare at få løst problemet. Hovedformålet er at få 5S ind i organisationskulturen, således at medarbejderne husker de underliggende principper for 5S og at 5S bliver en naturligdel af hverdagen. 6

7 7 Selvdisciplin Udviklet af Rickard Lindquist, VIA University College, Når de første fire faser I 5S-programmet er afsluttet, med at der er udarbejdet standarder for hvordan 5S skal forløbe I fremtiden, så mangler kun den sidste men måske også vigtigste fase, selvdisciplin eller forankring. Denne sidste fase er den fase der skal sikre at 5S bliver en succes ikke bare på kort sigt; men også på lang sigt. Selvdisciplin vejen til succes Den 5. fase selvdisciplin, eller den skal måske snarere kaldes forankring, er den fase hvor, man sikrer, at 5 S vil leve, ikke bare på kort sigt hvor engagementet er stort; men også på længere sigt hvor 5S er blevet indarbejdet i organisationskulturen som en naturlig del af det daglige arbejde. Der er en forpligtelse til at gennemføre de første 4 faser af 5S; men der er også en forpligtelse til at ikke læne sig tilbage og tro at jobbet er gjort bare fordi 5S er gennemført engang, men at fortsætte med at forbedre 5S stadigt og kontinuerligt. 5S skal kort og godt forankres i organisationen. At ændre vaner er svært og mange vil vende tilbage til de gamle vaner og rutiner. Hovedformålet med den 5. fase af 5S er, at sikre at dette ikke sker og at få indarbejdet de nye vaner i organisationen og få dem gjort til en naturlig del af kulturen i virksomheden. I den 5. fase skal medarbejderne trænes i at rengøre, organisere og kontrollere deres arbejdsplads hver dag eller i hvert skift. Således at vi sikrer at det overordnede mål med at sikre, at de standarder der blev udarbejdet i fase 4 følges og løbende vurderes og forbedres således at de løser problemstillinger som måtte opstå i fremtiden, bliver nået. Hvad er indeholdt i selvdisciplin? 5S Selvdisciplin defineres som løbende træning og vedligehold af de besluttede 5S standarder. Træning er nødvendig, såfremt 5S skal blive en succes. Medarbejderne skal løbende mindes om vigtigheden af at følge de vedtagne standarder. Såfremt standarderne ændres på grund af ibrugtagning af nye maskiner, udvikling af nye produkter eller etablering af nye arbejdsrutiner, så skal medarbejderne trænes i at bruge de nye standarder. Det er vigtigt at der afsættes ressourcer til dette arbejde. Der er forskellige simple redskaber som kan bruges i forankring af 5S i organisationen. Gør 5S til en del af virksomhedens evalueringssystem Alle fra topledelsen til lærlingen skal have 5S som en del af deres individuelle jobmål. Inkluder en evaluering af, om 5S målene bliver nået i forbindelse med den årlige personalevurdering. Såfremt 5S ikke er med i de årlige personaleevalueringer vil det blive en sekundær aktivitet og det vil længere sigt miste fokus for medarbejderne. Offentliggør målingerne Målene for 5S skal være konkrete og målbare. Målingerne skal foregå regelmæssigt (f.eks. ugentligt) Målingerne skal offentliggøres i virksomheden så alle kan se hvordan det går og kan sammenligne resultaterne. Et yderligere incitament til at fokusere på 5S kan være at uddele præmier for f.eks. den højeste målopfyldelse. Træning Træning er ikke nødvendigvis gennemførelse af et kursus for alle virksomheden. En effektiv måde er metoden Train the Trainer. Man underviser nogle få nøglepersoner i organisationen specielt med henblik på at de kan varetage undervisningen og træningen med resten af organisationen. Denne form for træning som gennemføres af de trænede medarbejdere kan foregå løbende og i dialog med den enkelte medarbejder på arbejdspladsen.

8 8 Brug 5S posters som er tilpasset den enkelte arbejdsstation er en anden effektiv måde at kommunikere på. På denne måde kan man fokusere på de problemstillinger, som er aktuelle for den pågældende arbejdsstation. Dette betyder også at det er vigtigt at udskifte posterne regelmæssigt så disse hele tiden har opdaterede budskaber. Hænger de oppe for længe med det samme budskab, så vil medarbejderne ikke se dem og så har de ingen berettigelse. Virksomhedens nyhedsbrev er anden kanal hvor træning kan kommunikeres. Her kan, aktiviteters, konkurrencer, succeshistorier, etc. offentliggøres. Alt sammen noget som kan medvirke til at bevare fokus på 5S. Deltage i events som markedsfører 5S i virksomheden. Husk at denne sidste fase ikke er afslutningen på 5S. 5S kan ses som et loop hvor man hele tiden vender tilbage til de foregående faser for at forbedre eller tilpasse 5S til hele tiden at understøtte den virkelighed som virksomheden befinder sig i. På denne måde bliver 5S et værktøj som hele tiden afdækker nye uhensigtsmæssigheder og som hjælper virksomheden til at arbejde med løbende forbedringer. Afdelingsbesøg Besøg I andre afdelinger kan være medvirkende til at give medarbejderne inspiration til udvikling af 5S. Denne form for videndeling kan virke motiverende for den enkelte og kan sikre at viden om best practice hele tiden findes I hele virksomheden. Samtidig vil der ske en løbende forbedring af 5S. Ledelsesopbakning Ledelsesopbakning til 5S er meget vigtig og den skal være synlig. Hvis ledelses opbakning mangler eller er usynlig, er der risiko for, at medarbejdere på lavere niveauer ikke engagerer sig i 5S projektet. Det er også vigtigt, at ledelsen ikke kun er synlig i forbindelse med første udrulning. Ledelsen skal være synlig og vise opbakning løbende, for at signalere at dette er vigtigt for virksomheden. Nogle af de aktiviteter ledelsen kan gennemføre er: Gennemføre kontrol besøg og inspektion Lytte, tale og rådgive (walk and talk) Tilbyde seminarer og foredrag som relaterer sig til 5S (gå hjem møder)