TRE VEJFORBINDELSER I TINGBJERG

Transkript

1 Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Byens Fysik Center for Nye Anlæg KONKURRENCEBETINGELSER, RÅDGIVNINGSYDELSE TRE VEJFORBINDELSER I TINGBJERG DATO: 24/

2 2

3 Indholdsfortegnelse 1. GENEREL INFORMATION UDBUDSMATERIALE REGLER FOR AFGIVELSE AF TILBUD TILBUDDETS INDHOLD VURDERING AF TILBUD KONTRAKTINDGÅELSE

4 1. Generel information 1.1 Opgavebeskrivelse I indbydes hermed til at deltage i udbud vedr. rådgivning af projekt omhandlende tre vejforbindelser i Tingbjerg, som er udvalgt på baggrund af Byudviklingsstrategien for Tingbjerg-Husum. (vedlagt) Rådgivningen skal munde ud i et skitseprojekt, som består af alle tre vejforbindelser. Projektet skal forelægges Teknik- og Miljøudvalget (TMU) medio De tre vejforbindelser er: A: fra Tingbjerg til Mørkhøj-kvarteret i Gladsaxe, B: fra Tingbjerg via Vestvolden til Bystævnet i Husum samt C: nordvendte ramper på Hillerødmotorvejen til Tingbjerg. Opgaven er beskrevet i vedlagt opgavebeskrivelse. 1.2 Overordnet tidsplan Der afholdes opstartsmøde onsdag den 06. januar 2016 og det forventes, at rådgivers nøglepersoner deltager i mødet. Rådgiver skal i tilbuddet udarbejde forslag til tidsplan, som indeholder det nødvendige antal møder og delafleveringer. Milepæle: 14. dec. 2015: Indlevering af tilbud 18. dec. 2015: Annoncering af vindende rådgiverteam 06. jan. 2016: Opstartsmøde 14. apr. 2016: Sidste projektmøde internt høringsmøde TMF 27. apr. 2016: Endelig aflevering af skitseprojekt 20. jun. 2016: Skitseprojekt på TMU 1.3 Udbyder Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Center for Udførelse af Anlæg Islands Brygge København S Danmark Herefter kaldet Teknik og Miljøforvaltningen. Kontaktperson er Projektleder Pia Widerholdt Bentsen, a80q@tmf.kk.dk 2. Udbudsmateriale Nedenstående dokumenter indgår i udbudsmaterialet. 4

5 Hvis der i udbudsmaterialet forekommer modstridende oplysninger, gælder dokumenterne i neden for angivne orden, hvorved bilag til et dokument skal gælde som en integreret del af udbudsdokumentet. Dokumentbetegnelse Eventuelle rettelsesblade, udsendt i tilbudsperioden Konkurrencebetingelser: Bilag 1: Tilbudsformular Bilag 2: Udkast til Rådgiveraftale Bilag 3: Opgavebeskrivelse Bilag 4: Tro og love erklæring Supplerende orienterende materiale: Bilag A: Tingbjerg-Husum Byudviklingsstrategi Bilag B: Notat - Sammenfatning af trafikberegninger Bilag C: Notat om prissætning af infrastruktur i Tingbjerg Regler for afgivelse af tilbud 3.1 Spørgsmål fra tilbudsgiverne Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal fremsættes skriftligt pr. til Teknik og Miljøforvaltningens kontaktperson (jf. pkt. 1.3) under tilbudsperioden. Spørgsmål skal fremsendes senest mandag den 07. dec Teknik og Miljøforvaltningen vil svare skriftligt og ensartet til samtlige potentielle tilbudsgivere, senest onsdag den 09. dec Svaret vil blive offentliggjort på Spørgsmål modtaget efter mandag den 7. dec vil blive besvaret i det omfang, der er mulighed for, inden den 9. dec Afgivelse af tilbud Tilbud afgives pr. mail til a80q@tmf.kk.dk mærket Tingbjerg. Vær opmærksom på, at mailen ikke må overstige 10 mb. Tilbuddet fremsendes som én samlet PDF. Såfremt dette ikke er muligt på grund af filens størrelse, må filen deles i flere med tydelig navngivning af indhold. Tilbuddet afgives mandag den 14. dec. kl. 12:00 Alternative tilbud modtages ikke. Tilbud skal afgives på dansk. 3.3 Tilbuddets gyldighedsperiode Tilbuddets gyldighedsperiode er 3 måneder efter tilbudsperiodens udløb. 3.4 Fortrolighed Dokumenter, som er afleveret af tilbudsgiveren i forbindelse med tilbuddet er fortrolige, indtil der er taget beslutning om tildeling af kontrakten, eller udbudsprocessen inden da er afsluttet. 5

6 Herudover kan oplysninger om tilbudsgiveres eller Teknik og Miljøforvaltningens forretningsmæssige forhold være fortrolige, hvis det kan antages, at tilbudsgiverne eller Teknik og Miljøforvaltningen lider skade, hvis oplysningerne kommer til offentlighedens kendskab. Tilbudsgiverne opfordres til at angive i tilbuddet, hvis og i givet fald hvor tilbuddet indeholder forretningshemmeligheder; dette fritager dog ikke automatisk disse oplysninger fra at blive offentliggjort i tilfælde af, at der begæres aktindsigt. Spørgsmålet om fortrolighed, efter at udbudsprocessen er afsluttet, afgøres af Teknik og Miljøforvaltningen selv, eller på begæring af en af tilbudsgiverne. En beslutning om fortrolighed taget af Teknik og Miljøforvaltningen kan indbringes for domstolene. Hvis Teknik og Miljøforvaltningen eller domstolen vurderer, at forudsætningerne for fortrolighed ikke er til stede, og det eller de dokumenter, som tilbudsgiveren begærer fortrolige, hermed bliver offentlige, har tilbudsgiveren ikke ret til erstatning i nogen form. 4. Tilbuddets indhold Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud udfylde den vedlagte tilbudsformular (bilag 1). Desuden skal tilbuddet være vedlagt bilag nævnt i punkt A-E nedenfor. Vær opmærksom på at få vedlagt samtlige efterspurgte oplysninger, da Teknik og Miljøforvaltningen kan være berettiget og forpligtet til at forkaste tilbud med mangler. Tilbuddet skal være underskrevet af behørig person, som kan tegne tilbudsgiverens firma eller ledende parts firma i et konsortium. Alle omkostninger og eventuelle tab, som kan opstå i forbindelse med udarbejdelsen og indsendelsen af tilbud eller andre aktiviteter i forbindelse hermed, afholdes af tilbudsgiverne. A. Baggrundsoplysninger Egnethedsvurdering 1. Virksomhedens navn, adresse, CVR-nummer, kontaktperson og oplysninger. 2. Underskrevet tro og love erklæring på, at tilbudsgiver ikke befinder sig i nogle af de i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f nævnte situationer. (Anvend evt. skabelonen vedlagt som bilag 4). Dokumentationen må ikke være ældre end 6 måneder regnet fra dato for ansøgning om deltagelse. 3. Bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring. Bemærk: - Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, det vil sige et konsortium eller lignende, skal samtlige af oplysningerne i pkt. 1-3 angives for hver af virksomhederne. - Henviser tilbudsgiveren til andres ressourcer, herunder koncerninterne selskaber eller samarbejdspartnere/underrådgivere, skal der medsendes dokumentation for, at totalrådgiver kan råde over disse ressourcer. En sådan dokumentation kan f.eks. bestå af en ressourceerklæring fra den pågældende virksomhed, hvis ressourcer der henvises til. Såfremt der henvises til andre virksomheders ressourcer eller referencer skal disse vedlægges. B. Udfyldt tilbudsformular Vedlagt tilbudsformular skal være udfyldt og underskrevet af behørig person, som kan tegne tilbudsgiverens firma eller ledende parts firma i et konsortium. 6

7 C. Pris - Udfyldt tilbudsliste - Tilbudsbilag 1 Samtlige poster i vedlagt tilbudsliste skal være udfyldt, og tilbuddet skal afgives i danske kroner (DKK) uden moms. De angivne mængder på tilbudslisten er skønnet og skal kun anvendes i forbindelse med den økonomiske vurdering af tilbuddet. D. Rådgivers håndtering af processen Tilbudsbilag 2 Følgende information skal angives i tilbuddet: En kort beskrivelse på ca. 1-2 A4 sider, der beskriver, hvordan rådgiver vil gribe opgaven an. Herunder ønskes uddybet, hvordan rådgiver vil arbejde med opgaven, så kreativitet indgår på lige fod med risikostyring og en stram tids - og økonomistyring. En tidsplan, der illustrerer projektmøder, overordnede milepæle og afleveringer. Kort beskrivelse af rådgivers interne kvalitetssikring, herunder håndtering af eventuelle mangler. E. Rådgiverens projektorganisation og bemandingens kompetencer og erfaring - Tilbudsbilag 3 Følgende skal være vedlagt tilbuddet: Organisationsdiagram og en beskrivelse af rådgivers projektorganisation med angivelse af nøglepersoner og eventuelle underrådgivere, der er til rådighed ved projekteringen. Herunder angivelse af kompetenceforhold, kommunikationslinjer og rollefordeling. Relationer til klientens organisation skal fremgå. En kort beskrivelse af rådgivers forslag til samarbejde med Teknik og Miljøforvaltningen under rådgivningsprocessen. Korte CV er på max. 5 af rådgivers udvalgte nøglemedarbejdere (ca. 2 A4 sider pr. CV) Kort beskrivelse af nøglemedarbejderes kompetencer og erfaring med lignende opgaver på ca. 2 A4-sider i alt. 5. Vurdering af tilbud Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmateriale og de afgivne tilbud kan af ordregiver betragtes som forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikation eller rammeaftaleudkastet. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at beskrivelser i tilbud vil kunne konstateres som værende forbehold uagtet ordet forbehold ikke fremgår. Det afgørende er indholdet af beskrivelserne. Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Ordregiver kan prissættes. En eventuel kapitalisering af forbehold indregnes i tilbudsgivers samlede tilbud før prisevalueringen. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbe- 7

8 hold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Frem for at tage forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt at søge eventuelle uklarheder mv. opklaret ved at stille spørgsmål. 5.1 Tildelingskriterium I tildelingsfasen vurderes først tilbuddets gyldighed, og dernæst bedømmes tilbuddet på grundlag af de opstillede vurderingskriterier. Ved vurdering af tilbuddets gyldighed kontrolleres, at tilbuddet indeholder de efterspurgte oplysninger angivet i punkt 4 A-E. Gyldige tilbud bedømmes i henhold til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de nedenfor angivne underkriterier med tilhørende vægtfordeling: Pris 20 % Rådgivers beskrivelse af proces og organisering 30 % Rådgivers kompetencer og erfaring 50 % Pris - Udfyldt tilbudsliste Tilbudsbilag 1 Ved vurderingen af underkriteriet Pris gives point mellem 0 og 10, og vurderingen foretages på baggrund af den tilbudte pris. Teknik og Miljøforvaltningen lægger vægt på en lav pris. F. Rådgivers håndtering af processen Tilbudsbilag 2 TMF lægger vægt på, at: Teknik og Miljøforvaltningen lægger vægt på, at rådgiver arbejder helhedsorienteret med projektets aspekter. Der lægges ligeledes vægt på at rådgiver i sin besvarelse demonstrerer overblik over kompleksiteten i projektet samt indgående kendskab til de aktiviteter og processer, der kan sikre en professionel gennemførelse af projektet. Der lægges vægt på, at rådgiver anvender kvalitetssikringsmetoder, der sikrer en optimal projekteringsproces med minimum af spild. Der lægges vægt på at tidsplanen er robust, gennemtænkt og realistisk. Vurderingen foretages på en skala fra 0-10 Rådgiverens projektorganisation og bemandingens kompetencer og erfaring - Tilbudsbilag 3 TMF lægger vægt på, at: Teknik og Miljøforvaltningen lægger vægt på, at de foreslåede nøglepersoner har den tilstrækkelige kompetence og erfaring fra lignende projekter til at varetage de arbejdsopgaver og funktioner, som de er tiltænkt, og dermed medvirke til at sikre løsningen af projektet. Vurdering af bemandingens kompetencer og erfaring sker ud fra de i tilbuddet præsenterede CV er. Rådgivers beskrivelse af projektorganisationen demonstrerer et godt overblik over opgaven og den nødvendige organisering. Der lægges desuden vægt på, at Rådgiver har forståelse for, hvordan samarbejdsformen skal fungere på projektet. Vurderingen foretages på en skala fra

9 6. Kontraktindgåelse Når beslutningen om tildeling af kontrakt foreligger, vil samtlige tilbudsgivere få meddelelse om valg af rådgiver. Det forventes at der indgås kontrakt i uge Den vindende rådgiver skal forud for kontraktunderskrift forelægge Teknik og Miljøforvaltningen en udskrift fra CVR registret, hvoraf de tegningsberettigede for virksomheden fremgår. Herefter skal den tilbudsgiver, hvis tilbud antages, sammen med Teknik og Miljøforvaltningen underskrive Aftale om teknisk rådgivning og bistand (bilag 2). Betalingsformen vil være efter regning med budgetmaksimering i henhold til aftalte ydelser, som er beskrevet i opgavebeskrivelsen (bilag 3). 9