ALLERØD KOMMUNE. Budget Økonomiudvalg. Besparelsesanalyser

Transkript

1 Økonomiudvalg Besparelsesanalyser

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...2 Oversigt, besparelsesanalyser...3 ØU 01- Tilpasning af kommunens borgerbetjening...4 ØU- 02 Analyse af effektiviseringer...10 ØU 03. Besparelse Vederlag mm...13 ØU-04. : Konkurrenceudsættelse på it-området...17 ØU-05 Analyse af indkøbs- og udbudsfunktion...18 ØU-06 Tværkommunalt samarbejde...23 ØU 07 - Analyse af sygefravær...26 ØU-08 Fundrasing...33 ØU-09 Analyse af lønpolitik og lønsumsstyring...36 Bilag ØU-1 Oversigt over nabo kommuners åbningstid...45 Bilag ØU-1 Henvendelser fordelt på ugedage Bilag ØU- 3 Beregning besparelse vederlag...48 Bilag ØU 05. Indkøbsaftaler...50 Bilag ØU-05 Anskaffelse af elektronisk indkøbssystem...53 Bilag ØU 05 Revidering af Allerød Kommunens Indkøbspolitik...56 Bilag ØU 05 Udbudsstrategi...58 Bilag ØU 09 - lønpolitik - lønsumsstyring

3 Oversigt, besparelsesanalyser Beløbene angives i hele kr. i 2012 priser Besparelse/merindtægt = + Merudgift/mindreindtægt = Udvalg ØU ØU ØU ØU ØU ØU Kommissorium nr. ØU-01 ØU-02 ØU-03 ØU-04 ØU-05 ØU-06 Kommissorium navn Afdeling/stab/ Virksomhed Tilpasning af kommunens borgerbetjening Borgerservice Effektivisering af arbejdsgangene i forvaltningen Forvaltningen Vederlag til byrådsmedlemmer, puljer etc. Byrådet Konkurrenceudsættelse på it-området Digitalisering og Kommunikation Styrke indkøbs- og udbudsfunktionen Økonomi Tværkommunaltsamarbejde Forvaltningen ØU ØU-07 Sygefravær Personale ØU ØU-08 Fundraising Sekretariatet ØU ØU-09 Lønpolitik Personale Mellemsum Besparelseskrav Difference Rammebesparelse på ca. 0,22% af lønsum i 2012, derefter ca. 0,11% af lønsum (alle områder)

4 NOTAT Dato: 5. maj 2011 Sagsbehandler: mitt Direkte telefon: 313 ØU 01- Tilpasning af kommunens borgerbetjening Som del af budgetlægningen for besluttede Økonomiudvalget den 8. februar 2011 at igangsætte analyser af en række emner, der samlet skal pege på mulige serviceudgiftsreduktioner på 2,8 mio. kr., herunder blev det blandt andet besluttet at udarbejde en analyse af mulig tilpasning af kommunens borgerbetjening. Baggrund I forbindelse med etableringen af den objektive sagsbehandling i Hillerød i perioden fra efterår 2012 og frem til februar 2013, skal Allerød Kommune afgive ca. 6 årsværk i henhold til lov om virksomhedsoverdragelse til ATP, afdeling Hillerød. Derfor kan det blive vanskeligt at opretholde den nuværende bemanding i Borgerportalen og fastholde gældende telefonpolitik. Forvaltningen har derfor foreslået, at der udarbejdes analyse af personalets ressourcer i forbindelse med betjeningen af kommunens borgere. Analysen skal ses i sammenhæng med kommunens digitaliseringsstrategi hvor der lægges op til at 50 pct. af borgernes henvendelser i 2015 er digitale. Derudover indgik der i forbindelse med Byrådets behandling af budget , og reduktionen af Forvaltningens lønbudget med 10 % en anbefaling fra Forvaltningens side om, at byrådet tager en drøftelse af den fremadrettede borgerbetjening både for at drøfte mulige effektiviseringsgevinster, men også for at sikre, at der fremadrettet er ressourcer til at gøre det vi siger, vi vil gøre. Af materialet til budgetseminaret fremgik blandt andet, at: En afgørende forudsætning for at borgerne får en effektiv sagsbehandling med lavest mulig personaleomkostninger er, at Forvaltningen har en optimal udnyttelse af personalets ressourcer. Derfor er det nødvendigt, i forlængelse af 10 % besparelsen på Forvaltningens lønbudget, at kigge på anvendelsen af personalets ressourcer i forbindelse med betjeningen af kommunens borgere det gælder både i forhold til generel åbningstid i Borgerportalen, og kommunens telefonpolitik i øvrigt. Forslag om ændring af åbningstiden skal også ses i lyset af, at flere og flere borgere ønsker at gå på nettet og benytte sig af selvbetjeningsløsninger, og at mulighederne for at gøre det bliver bedre. Ved at ændre i borgerportalens åbningstider vil medarbejderne i borgerportalen bedre have ressourcerne til at ekspedere og færdiggøre den elektroniske sagsbehandling, som borgerne klarer hjemmefra. Samtidig betyder den øgede fokus på digitalisering også, at henvendelser flyttes til billigste mulige kanal. 4

5 Beregnede Skønnet Skønnet tidsforbrug Skønnet tidsforbrug kanalomkostninger udgift for for kommunen for borgeren kommunen Skriftlig kommunikation 120 kr. Moderat til højt Minimalt til moderat Personligt fremmøde 100 kr. Moderat til højt Højt Telefon 50 kr. Minimalt til moderat Moderat Selvbetjening 5 kr. Minimalt Minimalt til moderat Kilde: KL Med udgangspunkt i ovenstående tabel, skal der arbejdes for at flytte henvendelser hen til den billigste kanal. KMD skønner således, at omkring 50 % af alle henvendelser fra borgere handler om simple spørgsmål og svar, som borgeren langt hen ad vejen kan få svar på via hjemmesiden. Dermed ligger forslag om tilpasning af kommunens borgerbetjening sig i forlængelse af den digitaliseringsstrategi som Byrådet godkendte på mødet d. 26. maj Et af de centrale elementer i strategien er selvbetjening og digitaliseret borgerbetjening. Således fremgår det blandt andet af strategien, at : Digitalisering af arbejdsgange og borgerservice kan medvirke til at effektivisere administrationen og samtidig opfylde borgernes forventninger til en god borgerservice tilpasset deres behov. Den digitale mulighed skal derfor være borgernes foretrukne kanal. Alle borgere som kan betjene sig selv digitalt, skal gøre det. (.. ) Målsætningen med digitaliseringsstrategien er, at 50 pct. af kommunikationen mellem borgere og kommunen i 2015 foregår digitalt. Det er op til den enkelte kommune som en del af det kommunale selvstyre at fastsætte åbningstiden i de kommunale servicecentre. Hverken i servicecenterloven eller eksempelvis ved statens overdragelse til kommunerne af opgaverne med pas og kørekort er der stillet krav om bestemte åbningstider, men netop præciseret, at kommunerne fastsætter disse. Notat beskriver kort følgende områder - opgaver i borgerportalen - proces for objektiv sagsbehandling - åbningstider i borgerportalen - telefonpolitik - samarbejde med Allerød Bibliotek Det skal bemærkes, at notatets forslag om tilpasning af kommunens borgerbetjening er uafhængigt af eventuelle beslutning omkring etablering af et fælles jobcenter mellem Rudersdal og Allerød Kommune. Opgaver i Borgerportalen 5

6 Der varetages i dag følgende områder i Borgerportalen; førtidspension og folkepension, boligstøtte, helbredstillæg, personlige tillæg, børneydelser, underholdsbidrag, sygesikring, pas, kørekort, folkeregister, valg, SKAT, Nemid, omstilling, reception/ekspedition til hele rådhuset Hertil kommer dele af jobcenterets opgaver, herunder modtagelse/match og forsikrede ledige. Proces for etablering af objektiv sagsbehandling Udbetaling Danmark overtager myndighedsansvaret for de kommunale opgaver gradvist; familieydelser den 1. oktober 2012, barselsdagpenge den 1. december 2012 og folke- og førtidspension samt boligstøtte den 1. februar Allerød Kommune overfører svarende til 6 årsværk til at dække ovenstående områder og tilbage i kommunen bliver 1 årsværk til at varetage rådgivning, vejledning og sagsbehandling i relation til de opgaver der flyttes. Det skal bemærkes at Udbetaling Danmark ikke har mulighed for personligt fremmøde, hvorfor der fortsat vil være borgere som møder op i kommunen, ligesom kommunen forsat skal varetage udbetalinger for borgere som f.eks. skal have administreret deres pension, søger personlige tillæg, boligindskudslån mm. Åbningstider i Borgerportalen Som baggrund for drøftelserne har Forvaltningen foretaget en kortlægning af personligt fremmøde i Borgerportalen i ugerne 23, 24,25 og 33. Kortlægningen er med til at sikre et retvisende billede af dels antallet af henvendelser, dels tidsrum og type af henvendelse fordelt på pas, kørekort, folkeregister, skat, NemId, sygesikring, pension, sikringsydelser og øvrige. Opgørelsen viser det samlede antal henvendelser på de 4 uger fordelt på tidsrum og type af henvendelser, og er vedlagt som bilag 1. Fordeling af typer af henvendelser pr. uge Pas 110 Kørekort 50 Folkeregister 19 SKAT 10 NemId 4 Sygesikring 22 Pension 37 Sikringsydelser 11 Øvrige 152 Total 415 I gennemsnit har der været lidt over 400 personlige henvendelser i de 4 uger, hvoraf ca. 25 % vedrører pas. Antallet af henvendelser vedrørende pas ligger i den opgjorte periode over normalen på grund af tidspunktet for opgørelsen. I 2010 blev der samlet udstedt 3100 pas fra Borgerportalen, svarende til gennemsnitligt 60 om ugen. I den opgjorte periode har der været 50 henvendelser vedr. kørekort pr. uge. For hele 2010 udgør tallet 1873, svarende til ca. 35 henvendelser om ugen. Henvendelserne dækker over fornyelse af kørekort ved plus 70 år, generhvervelse, internationalt kørekort, køreprøvebookning mm. 6

7 Kategorien øvrige dækker over alle de typer af henvendelser der ikke hører til en af de øvrige eksempelvis spørgsmål og henvendelser til Plan og Byg, Dagtilbud mm Af oversigten fremgår, at der over de 4 uger har været følgende antal henvendelser: Ugedag I alt Gns. snit pr. Gns. pr. time henvendelser dag Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Som det fremgår, er der er en jævn fordeling af antal henvendelser pr. time hen over ugen, fra 15 henvendelser pr. time om onsdagen til 19 henvendelser mandag, hvis man ser dagen under ét. Hvis man kigger på de enkelte dage og tidspunkt for henvendelser er der dog væsentlige forskelle eksempelvis er der torsdag i gennemsnit 14 henvendelser i timen i perioden 8 til 13 mod 26 henvendelser i perioden Særligt er der i perioden fra kl et meget begrænset antal henvendelser med kun 10 henvendelser i timen, mens der i tidsrummet er ca. 30 henvendelser. Forvaltningen har undersøgt åbningstiderne i andre kommunernes borgerservice, primært med fokus på nabokommunerne. Oversigten er vedlagt som bilag 2. Af oversigten fremgår, at 6 kommuner har kortere åbningstid end Allerød, mens 3 kommuner har længere åbningstid. Forskellene er dog begrænsede og åbningstiderne spænder fra 17,5 timer i Egedal til 25 timer i Rudersdal begge kommuner har væsentlige flere indbyggere end Allerød Kommune. Derudover bemærkes, at kun 2 andre kommuner åbner før kl. 10 det gælder Hørsholm der åbner kl. 9 mandag til fredag, og Fredensborg der åbner kl mandag til torsdag. Øvrige kommuner åbner som hovedregel kl. 10, når der ses bort fra torsdag hvor tidspunktet varierer fra kl. 12 i Hillerød og Køge og kl. 13 i Solrød. Som det fremgår af vedlagte bilag er der flere kommuner der har lukkedage i borgerservice. Det gælder eksempelvis Egedal og Ballerup, hvor borgerservice er lukket om onsdagen, mens borgerservice i Halsnæs har lukket om fredagen. Fordelen ved en samlet lukkedage, at det giver mulighed for en optimal udnyttelse af de administrative ressourcer. Hvis åbningstiden i borgerportalen ændres vil muligheden for personlig henvendelse koncentreres på færre timer. Forvaltningen vurder dog ikke, at dette vil føre til forlænget ventetid i forhold til nuværende niveau. Dette skyldes for det første, den offensive satsning på digital selvbetjeningsløsninger vil føre til et generelt fald i antallet af personlige henvendelser. For det andet berører de foreslåede ændringer af åbningstid ydre-tiderne, hvor der aktuelt er et begrænset antal henvendelser. 7

8 Forvaltningen foreslår, at åbningstiden i Borgerportalen reduceres til 18 timer med afsæt i følgende 2 alternativer. Alternativ 1 samlet åbningstid 18 timer Mandag Tirsdag Onsdag lukket Torsdag Fredag Alternativ 2 samlet åbningstid 18 timer Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Uanset model for åbningstid vil det fortsat være muligt at aftale tid uden for almindelig åbningstid mellem den enkelte sagsbehandler og borger er uændret. Dette kan f.eks. være aktuelt, hvor borgeren pga. bestemte arbejdstider ikke har mulighed for at møde op inden for åbningstiden. Anbefaling Forvaltningen anbefaler forslag 1, og at åbningstiden i borgerportalen ændres med virkning pr. 1. januar En reduktion af åbningstiden til 18 timer vil ikke kunne give en besparelse på de administrative udgifter, men sikre at nuværende serviceniveau i åbningstiden kan fastholdes også efter etablering af objektiv sagsbehandling. Yderligere budgetreduktion på området forudsætter yderligere reduktion af serviceniveau enten i form af forkortet åbningstid eller forlænget ventetid. Telefonpolitik I de gældende retningslinjer for telefonpolitik er det fastlagt at rådhusets telefoner er åbne i samme tidsrum som åbningstiderne i Borgerportalen. At der er entydighed omkring åbningstid både for telefoniske og personlige henvendelser - gør det nemt og overskueligt for borgerne. Borgernes indgang til Rådhuset er via kommunens hovednummer. Hvis borger ringer til hovednummeret uden for åbningstiden vil der blive oplyst om kommunens åbningstider. Områder med behov for kontakt ud over åbningstidens rammer løses ved brug af direkte numre. Det vil således fortsat være muligt at komme direkte igennem til den enkelte sagsbehandler via direkte telefon. Besvarede opkald Ubesvarede Totalt opkald Januar Februar

9 Marts April Maj Estimat total Som det fremgår af oversigten forventer Rådhuset at modtage ca telefoniske henvendelser via omstillingen i Opkald til omstillingen er enten opkald der går direkte til Allerød Kommunes hovednummer eller direkte opkald til medarbejdere som ikke bliver taget og derfor går videre til omstillingen. Ubesvarede opkald er opkald, som omstillingen sender videre - men som ikke besvares. Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at telefontiderne for rådhusets telefoner følger de fastlagte åbningstider for Borgerportalen, og at eventuelle ændringer i Borgerportalens åbningstider derfor også er gældende for rådhusets telefontid. Det vil fortsat være muligt med direkte nummer at kontakte enkelte medarbejdere uden for åbningstiden. Styrke samarbejdet med Allerød Bibliotek I forbindelse med tilpasning af kommunens borgerbetjening har Forvaltningen anbefalet, at det allerede eksisterende samarbejde med Allerød Biblioteker udbygges eksempelvis med udstedelse af pas og kørekort. Forvaltningen har undersøgt mulighederne for at styrke samarbejdet med biblioteket, og vurderer at det på nuværende tidspunkt ikke er hensigtsmæssigt at flytte udstedelse af pas og kørekort til biblioteket, da en yderligere overførsel af opgaver og medarbejdere til andre steder vil medføre en svækkelse af den samlede bæredygtighed på Rådhuset/ i Borgerportalen. I dag har alle medarbejdere i Borgerportalen en række af funktioner på tværs for at dække ekspeditionen i åbningstider og sagsbehandlingsopgaver. Når Udbetaling Danmark overtager de omtalte kommunale opgaver, vil der reduceres med yderligere 6 personer, hvilket betyder færre medarbejdere til at dække ekspedition, rådgivning og vejledning på de overførte opgaver, telefon og sagsbehandling. Det er tidligere forsøgt at få bibliotekerne til at bistå med udstedelse af Digital Signatur til borgerne, men blev henlagt da det kostede kr. årligt pr. tilmeldt medarbejder at få adgang til relevante oplysninger. Fra 1. oktober 2011 skal alle, der bestiller nyt pas afgive fingeraftryk digitalt, hvilket betyder at der skal etableres mulig løsning for fingeraftryksskannere. Pt. har kommunen sendt det i annoncering og afventer bud på området. Det forventes, at den samlede proces pga. digitalisering vil give øget effektivitet og samtidig er en væsentlig bedre løsning for borgerne. Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at udstedelse af pas og kørekort på nuværende tidspunkt ikke flyttes til Allerød Bibliotek. 9

10 Besparelsesforslag: Kommissoriumnummer (indeholder udvalgsforkortelse og fortløbende numre, hvis flere forskellige forslag angiv A, B, C mv.) Acadresagsnummer Overblik over maksimalt besparelsespotentiale de enkelte år Analyse af effektiviseringer ØU- 02 Analyse af effektiviseringer Budgetår Indtægter - = merindtægter + = mindreindtægter Udgifter + = merudg. - = mindreudg. Netto Overblik over maksimale konsekvenser i antal kommunalt ansatte beskæftigede for de enkelte år Mulig ikrafttrædelsesdato Analyseområde Total reduktion i Budgetår antal årsværk Foregår løbende Effektiviseringer Generelt om effektivisering I forvaltningen arbejdes løbende med effektiviseringer. Det ses ikke som et egentlig projekt men som et fokus, alle ansatte, både medarbejdere og chefer løbende skal være opmærksomme på og handle på. I nogle tilfælde kan det være effektiviseringer af en omfattende arbejdsgang og i sådanne tilfælde får effektiviseringen karakter af en egentlig projekt, der skal kortlægges, analyseres, ændres og implementeres. Der er i 2010 gennemført 8 arbejdsgangsanalyser og yderligere 2 i foråret Når de 8 første arbejdsgangsanalyser er 10

11 gennemført, forventes hentet 2,5 årsværk. Det er en begyndelse ift., at forvaltningen har sparet 30 årsværk over de seneste 2 år. Ca. 20 % af disse er hentet ved egentlige nedlæggelser af funktioner, fx det konsultative team, men de øvrige skal hentes på løbende effektiviseringer. Imidlertid er KLAR projektet (den kommunetilpassede LEAN model) der kører i forvaltningen og som vi har 10 ansatte uddannet i som nævnt kun en af flere måder at arbejde med effektiviseringer på. Overordnet tænker vi i 3 kategorier af effektiviseringer: 1. egentlige effektiviseringer (fx ændringer i arbejdsgange, opgaveomfordelinger, KLAR projekter mv.) 2. serviceændringer/ -forringelser 3. ekstra arbejde (fx opgaver delt ud på nogen, der har nok i forvejen, man løber hurtigere ), hvor der er fortsat behov for at finde effektiviseringer 1. Såvel KLAR processer som gennemgang af arbejdsgange i øvrigt har været anvendt; telefonordninger, færre møder og reduktion af tid fx i forbindelse med visitationer er eksempler på egentlige effektiviseringer. Bedre udnyttelse af eksisterende systemer og eliminering af dobbeltarbejde er også nævnt, samtidig med back-up på vitale opgaver for at undgå sårbarhed. 2. Denne kategori har været anvendt meget lidt. Primært fordi de fleste opgaver er skal-opgaver. Øget selvbetjening indenfor nogle områder har været anvendt, ligesom bedre styring af telefontider. 3. De nye principper for økonomisk styring kræver tid for chefer og økonomisk-administrative konsulenter. Herudover er der på nogle områder, særlig børneområdet kommet en del ny lovgivning. Disse områder kræver at der løbes hurtigere. I øjeblikket nedprioriteres kompetenceudvikling, ledelse og kvalificerende samtaler, hvilket tydliggør det fortsatte behov for effektiviseringer. Udover de nævnte forhold medfører IT materiellets tilstand, at mange systemer arbejder langsomt, jævnligt går ned mv. Der vil her være en generel effektivisering ift. mindre ventetid ved nyere og hurtigere maskiner/ netværk Konklusion Effektiviseringer bør prioriteres som løbende indsats også de kommende år. Dette af hensyn til at skabe et godt arbejdsmiljø og på sigt at få tilpasset bemandingen yderligere de kommende 11

12 år. I den forbindelse spiller effektiviseringer sammen med digitaliseringsstrategien, der på sigt forventes at give muligheder for yderligere tilpasning af bemandingen. Det vil formentlig kunne ske løbende, idet der er en høj gennemsnitsalder i forvaltningen. Forslag til fremtidig service/ ydelse Konsekvenser ved fremtidig service/ydelse (fordele/ulemper) Sammenligning med andre kommuner Detaljeret beskrivelse af besparelsespotentialet i årene 2012, 2013, 2014 og 2015 Detaljeret angivelse af konsekvenser i antal kommunalt beskæftigede årsværk i årene 2012, 2013, 2014 og 2015 Mulighed for flere niveauer/alternativer af besparelsen Sammenhænge med andre besparelsesforslag Dialog/høring Bilag Se ovenfor Digitaliseringssttrategi Som minimum vedlægges - Kommissoriet - Oversigt over besparelsesanalyser (evt. opgjort på kontonumre - hvis der er flere alternativer/niveauer skal dette fremgå af oversigten) 12

13 NOTAT Bjarkesvej Allerød Tlf: kommunen@alleroed.dk Dato: 23. maj 2011 ØU 03. Besparelse Vederlag mm. Sagsbehandler: Michael Thomsen På baggrund af kommissorium godkendt på Økonomiudvalgets møde d. 8. februar er der udarbejdet overslag på mulige besparelser på vederlag, antallet af byrådsmedlemmer, venskabsby, budget til politiske udvalg og budget til politiske puljer. Vederlag I henhold til vederlags bekendtgørelsen kan summen af de årlige vederlag (formandsvederlag og udvalgsvederlag), højst udgøre følgende procenter af vederlaget til formanden for kommunalbestyrelsen i den pågældende kommune: 1) Under indbyggere 166 pct. 2) indbyggere 191 pct. 3) indbyggere 235 pct. 4) indbyggere 245 pct. 5) indbyggere 275 pct. 6) indbyggere 305 pct. 7) indbyggere 315 pct. 8) indbyggere 330 pct. 9) Over indbyggere 370 pct. 10) Odense og Aalborg Kommuner 400 pct. 11) Århus Kommune 415 pct. 12) Københavns Kommune 440 pct. Af vederlagsbekendtgørelsen fremgår, at summen af de årlige vederlag til formænd og udvalgsmedlemmer, i kommuner med mellem og indbyggere maksimalt udgør 235 pct. af borgmesterens vederlag. I dag udgør det samlede vederlag til Allerød Byråd 220 pct. fordelt med 80 % til udvalgsvederlag og 140 % til formandsvederlag, jf. tillige gældende styrelsesvedtægt.. Til sammenligning har Forvaltningen indhentet oplysninger om vederlag i nabo-kommuner. - alle pct. satser er opgivet som andel af Borgmestervederlag. Det bemærkes i øvrigt, at det blandt nabokommunerne kun er Hørsholm Kommune med et indbyggertal på der er omfattet af det samme loft på 235 pct. som Allerød 13

14 Kommune. For Furesø og Fredensborg Kommuner udgør loftet på vederlag 275 pct., mens loftet for øvrige nabokommuner udgør 305 pct. I vedlagte bilag er der foretaget beregning af mulig besparelse ved forskellig størrelse af vederlag. Eksempel Ved nedsættelse af udvalgsvederlag til 60 %, formandsvederlag for stående udvalg til 100 %, og Børne- og Ungeudvalg til 10 % - altså et samlet vederlag på 170 % mod nuværende 220 % - udgør den samlede besparelse. Formandsvederlag kr. Udvalgsvederlag kr. Total kr. Besparelsen kan have virkning pr. 1. januar Fra bekendtgørelse om vederlag bemærkes øvrigt, at; - Formandsvederlaget for stående udvalg kan udgøre indtil 40 pct. af Borgmestervederlaget, dog kan vederlaget til formanden for børn og unge-udvalget og folkeoplysningsudvalg højst udgøre 10 pct. af vederlaget til formanden for kommunalbestyrelsen i den pågældende kommune. - Udvalgsvederlaget fordeles ligeligt mellem medlemmer af de stående udvalg, dog ses der bort fra udvalgets formand, hvis denne modtager vederlag for formandshvervet. - Det er byrådet der træffer beslutning om fordeling af vederlag til formand og udvalgsmedlemmer. Fordelingen skal foretages forud for og med virkning for mindst ét regnskabsår ad gangen. Fordelingen kan dog ændres i løbet af regnskabsåret, hvis der foretages ændringer i udvalgsstrukturen. Kommune Allerød Hørsholm Furesø Fredensborg Egedal Hillerød Rudersdal Indbyggertal Antal byrådsmedlemmer Antal udvalg Udvalgsvederlag 80 % 95 % 108 % 115 % 115 % 105 % 125 % Formandsvederlag 140 % 140 % 147 % 160 % 155 % 140 % 165 % Heraf stående udvalg 130 % 130 % 138 % 150,5 % 147 % 120 % 150 % Børne- og ungeudv. 10 % 10 % 4 % 9,5 % 8 % 10 % 5 % Folkeoplysn % % 10 % 14

15 Samlet vederlag 220 % 235 % 255 % 275 % 270 % 245 % 290 % Maks. 235 % 235 % 275 % 275 % 305 % 305 % 305 % Antal byrådsmedlemmer I henhold til lov om kommunernes styrelse 5 skal medlemstallet i kommuner med over indbyggere være ulige og mindst 19 og højest 21. Ændringer i medlemstallet skal være vedtaget af kommunalbestyrelsen senest d.1. september i valgåret for at få virkning fra først kommende valgperiode. Det betyder, at eventuelle ændringer først kan have virkning pr. 1. januar Som det fremgår af vedlagte oversigt spænder antallet af byrådsmedlemmer i nabo-kommunerne fra 27 medlemmer i Fredensborg til 19 medlemmer i Hørsholm. Medlemmer af byrådet modtager er fast vederlag der i 2011 udgør kr. Beløbets størrelse er lovbestemt. De samlede udgifter til vederlag for medlemskab af byrådet udgør dermed kr. i 2011, hvortil kommer borgmester-, formands-, og udvalgsvederlag. Udover vederlag er der afsat et fast beløb til telefongodtgørelse (1.440 kr. pr. byrådsmedlem) og avisabonnement (4.000 kr. pr byrådsmedlem) i alt kr. pr. byrådsmedlem. En reduktion i antallet af byrådsmedlemmer fra 21 til 19 medlemmer vil således betyde en besparelse på: Vederlag Øvrigt Total Besparelsen kan have virkning pr. 1. januar Venskabsby Budgettet til det nuværende venskabsbysamarbejde udgik i 2011 i forbindelse med vedtagelse af budget , mens budgettet blev halveret fra 2012 og frem. I forbindelse med Budget ønskede budget byrådet tillige, at der udarbejdes en egentlig internationaliseringsstrategi i løbet af byrådsperioden. Forvaltningen fremlægger forslag til internationaliseringsstrategi i løbet af denne periode. Venskabsby-samarbejde er en kan-opgave. Budgettet udgør i 2012 og følgende år kr. Budget til politiske udvalg Det samlede budget til politiske udvalg udgør i kr. Budgettet dækker samtlige udgifter til Byråd og udvalg når der ses bort fra vederlag. Budgettet dækker således følgende udgifter: - Aviser og magasiner - forplejning til udvalgs- og byrådsmøder - Udgifter til byrådets budget- og forårsseminar - Byrådets kurser, konferencer, ekskursioner, dialogmøder mm. 15

16 - Deltagelse i KLs Kommunalpolitisk topmøde - Repræsentative udgifter (vin, julekort, blomster mm) Budgettet er delt mellem byråd og fagudvalgene, afhængigt af antallet af medlemmer i de enkelte fagudvalg. - Byråd kr. - Økonomiudvalg (7 medlemmer) kr. - Øvrige fagudvalg (5 medlemmer) kr. Der tidligere aftalt, at hele byrådet det første år i en ny valg-periode deltager i Kommunalpolitisk Topmøde. Udgifterne vil derfor typisk være størst i det første år af en ny valgperiode. I 2010 var der et samlet forbrug på budget på politiske puljer på kr. og et restbudget på kr. der er overført til Der er fuld overførsel af budget til politiske puljer indenfor en 4-årig valgperiode. På baggrund af overførselsbeløbet fra 2010 til 2011, sammenholdt med at udgifterne til politiske udvalg typisk er størst i valgperiodens første år vurderes, at en besparelse på kr. årligt er mulig. Det kan dog være vanskeligt at fastholde nuværende praksis med deltagelse i større konferencer hver 2. år. Budget politiske puljer Puljen anvendes til at understøtte udvalgenes politikudvikling, fastlæggelse af mål, analysearbejde med mere. Fordelingen af puljen fastlægges af byrådet. I forbindelse med budget 2010 blev byrådets udvalgspuljer i første omgang reduceret med 2 mio. kr. til 1,1 mio. kr., og senere i forbindelse med besparelserne for 2010 bortfaldt budgettet i I budget er budgettet reduceret til kr. i 2011, 0 kr. i 2012, og kr. i 2013 og Ved bortfald af de politiske puljemidler vil der ikke være øremærket budget til politiske projekter, og ved forslag til nye konkrete politiske udviklingsprojekter og analysearbejde skal der derfor fremsættes konkret forslag til finansiering. Politiske puljer er en kan-opgave. Samlet oversigt mulige besparelser Vederlag Antal byrådsmedlemmer Venskabsby Budget politiske udvalg Politiske puljer Total

17 NOTAT ØU-4 Bjarkesvej Allerød Tlf: kommunen@alleroed.dk Dato: 23. maj 2011 ØU-04. : Konkurrenceudsættelse på it-området Sagsbehandler: jehp En række af Allerød Kommunes aftaler på it-området skal konkurrenceudsættes i 2011 og 2012, jf. kommunens vedtagne udbudsstrategi. De relevante områder er: 1. Helpdesk-funktionen m.m. for de administrative pc er, servere o.l. og for kommunens skoler og biblioteker 2. Indkøb af pc er, serverydelser, telefoni mv. Ad 1: Den nuværende aftale med Help-desk (ved NIA, Nordisk IT Alliance) omfatter en lang række funktioner på itområdet, idet den oprindelige aftale fra 2002 løbende er udvidet. Det betyder, at der ikke er et klart snit af funktioner, som umiddelbart og rationelt kan udtages og konkurrenceudsættes. Forvaltningen foreslår derfor, at konkurrenceudsættelsen afventer, at moderniseringen af den basale itinfrastruktur (pc er, servere mv.) først bringes i orden. En ny infrastruktur vil overflødiggøre flere af de nuværende aftaler mellem AK og NIA og dermed gøre det muligt at etablere det klare snit (jf. afsnit 2 herunder). Moderniseringen af infrastrukturen ventes gennemført inden medio 2012, hvorefter processen mod et udbud af Helpdesk-funktionen kan igangsættes. Som forudsætning for udbuddet skal der gennemføres en analyse af området. Forvaltningen foreslår at analysen udføres af en ekstern konsulent. Driftsaftalen med NIA har i 2011 et budget på 3,4 mio. kr. hvortil kommer et budget på 0,3 mio. kr. til konsulentydelser. På skole- og biblioteksområdet udfører virksomheden ConXO i dag helpdesk-funktionen samt service og drift på servere, netværk o.l. Budgettet udgør i ,6 mio. kr. på skoleområdet og 0,2 mio. kr. for bibliotekerne. Forvaltningen foreslår, at der gennemføres et samlet udbud, så der opnås én samlet løsning for skoler, bibliotek og administration. Dermed bliver det muligt at opnå en sammenhængende drift på tværs af alle kommunens virksomheder. Den fremgangsmåde ligger i forlængelse af kommunens digitaliseringsstrategi. Forvaltningen kan pt. ikke vurdere, om der kan opnås en besparelse ved at konkurrenceudsætte helpdeskfunktionerne på administrations-, skole- og biblioteksområdet. Ad 2: I løbet af 2011 venter Forvaltningen at indgå en række nye aftaler om indkøb af pc er, telefoni, serverdrift mv. Aftalerne indgås på SKI-aftaler og konkurrenceudsættes løbende. Aftalerne ventes af kunne holde sig indenfor de budgetmæssige rammer. 17

18 Besparelsesforslag: Kommissoriumnummer (indeholder udvalgsforkortelse og fortløbende numre, hvis flere forskellige forslag angiv A, B, C mv.) Styrke indkøbs- og udbudsfunktionen ØU-05 Analyse af indkøbs- og udbudsfunktion Acadresagsnummer 11/11078 Overblik over maksimalt besparelsespotentiale de enkelte år Budgetår Indtægter - = merindtægter + = mindreindtægter Udgifter + = merudg. - = mindreudg. Netto Den årlige besparelse opgøres i hele kr. og i 2012 priser de pågældende år i forhold til det nuværende budget for det pågældende år (så tjek de nuværende budgetter for de pågældende år inden opgørelse af besparelsespotentialet) vær derudover særligt opmærksom på investeringer, opsigelsesvarsler samt afledte udgifter som feriepenge, fratrædelsesgodtgørelser mv. Disse skal alle indregnes! Overblik over maksimale konsekvenser i antal kommunalt ansatte beskæftigede for de enkelte år Total reduktion i Budgetår antal årsværk Den årlige reduktion opgøres i antal kommunalt beskæftigede årsværk med én decimal i forhold til det nuværende antal kommunalt beskæftigede årsværk afskedigelse af en medarbejder som er ansat 30 timer ugentligt opgøres således til 30/37 = 0,8 årsværk givet at fratrædelsen sker 1. januar og har helårsvirkning såfremt medarbejderen først fratræder den 1. april opgøres ændringen det første år til ¾*0,8 = 0,6 årsværk 18

19 Mulig ikrafttrædelsesdato 1. januar 2012 Analyseområde Udbud & Indkøb under Økonomistaben er bemandet med en fastansat udbuds- og indkøbschef samt en fastansat udbudskonsulent. Udbud & Indkøb varetager i dag bl.a. følgende opgaver: udbud og annoncering af varekøb og tjenesteydelser opfølgning på indgåede kontrakter optimering af kommunens indkøb, herunder optimering systemanvendelsen på indkøbsområdet overholdelse af lovgivning vedrørende alle kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser, der overstiger kr pr. år realisering af opnåede gevinster udarbejdelse af politikker og strategier (senest Udbudsstrategien) gennemføre og/eller deltage i konkurrenceudsættelser under udbudsstrategien controling vedr. brug af indkøbsaftaler decentralt med henblik på at decentrale enheder opnår de laveste priser opbygning af god leverandørkontakt juridisk rådgivning i forbindelse med indgåede kontrakter Ifølge Udbudsdirektivet skal alle varekøb og tjenesteydelser, der over en 4-årig periode overstiger kr. 1,5 mio. udbydes i EU. Alle varekøb og tjenesteydelser, der over en 4-årig periode overstiger kr. 0,5 mio., skal annonceres nationalt i henhold til Tilbudsloven. 1. juli 2010 vedtog Folketinget en lov (Håndhævelsesloven), der gør det muligt for Klagenævnet for Udbud, at ophæve kontrakter, der burde have været udbudt/annonceret, men som ikke er blevet det. Dette vil kunne udløse erstatninger. Under administrative korrektioner er medtaget følgende korrektioner vedr. indkøb; Forvaltningens løn er tilført en 0,4 mio. kr. til fastansættelse af udbudskonsulent. Finansieringen sker indenfor de gevinster, der allerede er realiseret på udbuds- og indkøbsområdet. Afsluttede udbud indebærer en konstateret indkøbsbesparelser på 1,8 mio. kr. udover de indkøbsbesparelser byrådet har vedtaget i budgettet Digitalisering og Kommunikation tilføres 0,2 mio. kr. i årlig driftsudgift vedr. elektronisk indkøbssystem. Anskaffelsen finansieres af konstaterede indkøbsbesparelser allerede i 19

20 2011. Forslag til fremtidig service/ ydelse Styrkelse af indkøbs- og udbudsfunktionen kan ske på følgende fire områder; 1. Indkøbsaftaler 2. Anskaffelse af elektronisk indkøbssystem 3. Revidering af indkøbspolitik 4. Udbudsstrategi Ad 1. Indkøbsaftaler Igangværende og påtænkte udbud forventes at indebære en besparelse på 2,9 mio. kr. udover det oprindelige budgetterede besparelseskrav i 2012 på 10,2 mio. kr. Af de 2,9 mio. kr. er 2,3 mio. kr. medtaget som administrative korrektioner i budgetlægningen, idet disse besparelser allerede er realiserede. Derudover forventes udbud i 2. halvår 2012 at indebære gevinster på kr. Forvaltningen foreslår udbud af rengøring 2. del, hvilket forventes at give en besparelse på 0,4 mio. kr. Derudover forslås diverse udbud (Dentalprodukter, døvetolkning, revision, kontorartikler), som forventes at indebære en besparelse på 0,2 mio. kr. Samlet set en besparelse på 0,6 mio. kr. vedr. nye udbud. Ad 2. Anskaffelse af elektronisk indkøbssystem Anskaffelse af elektronisk indkøbssystem vil kunne effektivisere og styrke indkøbs- og udbudsfunktionen på en række områder. Det foreslås, at anskaffelsen af et elektronisk indkøbssystem sker allerede i Udgiften til anskaffelse udgør kr., som kan finansieres af den gevinst på kr., som er påvist som følge af anvendelsen af indkøbssystemet i prøveperioden. Driftsudgiften på kr. årligt fra 2012 foreslås finansieret af allerede realiserede indkøbsbesparelser indlagt i budgettet som administrative korrektioner. Ad. 3. Revidering af indkøbspolitik Forvaltningen foreslår en ændring af indkøbspolitikken med virkning fra 1. januar 2012 på følgende to punkter; Fordeling af realiserede besparelser - Ordningen med, at besparelserne i det budgetår, hvor en rammeaftale er underskrevet, fuldt ud tilgår virksomheden foreslås ændret, 20

21 Konsekvenser ved fremtidig service/ydelse (fordele/ulemper) Sammenligning med andre kommuner Detaljeret beskrivelse af Fremgår af vedlagte bilag besparelsespotentialet i årene 2012, 2013, 2014 og 2015 Detaljeret angivelse af konsekvenser i antal kommunalt beskæftigede årsværk i årene 2012, 2013, 2014 og 2015 Mulighed for flere Ja niveauer/alternativer af besparelsen Sammenhænge med andre Nej besparelsesforslag Dialog/høring - Bilag - Kommissoriet - Indkøbsaftaler således at hele besparelsen tilfalder kommunekassen fra ikrafttrædelsestidspunktet. Forvaltningens budgetter bliver allerede i dag tilpasset de nye rammeaftaler straks fra ikrafttrædelsestidspunktet. Standardisering/ændring af sortiment, kvalitet og service Der foreslås følgende tilføjelse til indkøbspolitikken; I forbindelse med løbende konkurrenceudsættelser foretager Indkøb sammen med relevante fagpersoner konkrete vurderinger af såvel sortimentsbredde, produkttype samt kvalitets- og serviceniveau, idet de udbudte varer/tjenesteydelser skal optimeres Ad. 4. Udbudsstrategi Konkurrenceudsættelse af de driftsområder, som er omfattet af byrådets udbudsstrategi vurderes at kunne medføre en besparelse på ca %. Forvaltningen anbefaler, at gevinster og udgifter ved konkurrenceudsættelse først budgetteres, når de kan konstateres. 1. Indkøbsaftaler der er ingen påvirkning af det politisk vedtagne serviceniveau 2. Anskaffelse af elektronisk indkøbssystem bedre udnyttelse af indkøbsaftaler vil indebære mulighed for decentrale institutioner at levere en bedre serviceydelse, da deres budget allerede er reduceret efter de indgåede indkøbsaftaler 3. Revidering af indkøbspolitik - der forventes ingen påvirkning af det nuværende politiske vedtagne serviceniveau 4. Udbudsstrategi - der forventes ingen påvirkning af det nuværende politiske vedtagne serviceniveau Er ikke foretaget Der er ingen af konsekvenser i årsværk jf. overbliksskemaet ovenfor 21

22 - Anskaffelse af elektronisk indkøbssystem - Revidering af indkøbspolitik - Udbudsstrategi - Oversigt over besparelsesanalyser (evt. opgjort på kontonumre - hvis der er flere alternativer/niveauer skal dette fremgå af oversigten) 22

23 NOTAT Bjarkesvej Allerød Tlf: kommunen@alleroed.dk Dato: 17. maj 2011 ØU-06 Tværkommunalt samarbejde Sagsbehandler: Tommy Poulsen Som del af budgetlægningen for besluttede Økonomiudvalget den 8. februar 2011 at igangsætte analyser af en række emner, der samlet skal pege på mulige serviceudgiftsreduktioner på 2,8 mio. kr., herunder blev det bl.a. besluttet at udarbejde en analyse af det tværkommunale samarbejde. Baggrund Kommunalreformen i 2005 påvirkede kommunernes struktur, opgaver og finansiering. Det førte til en række kommunesammenlægninger; bl.a. ud fra argumentet om at større kommuner bedre kan sikre en faglig og økonomisk bæredygtighed i opgaveløsningen. Allerød og andre mindre kommuner, der ikke indgik i en kommune-sammenlægning, vil alene på grund af kommunestørrelsen også skulle foretage vurderinger af, hvordan der sikres en faglig og økonomisk bæredygtighed i opgaveløsningen. En naturlig strategi for Allerød Kommune vil derfor være at indgå i tværkommunale samarbejder, der gennem befolknings- og opgavemæssig volumen kan styrke den faglige og økonomiske bæredygtighed i opgaveløsningen. Økonomiudvalget besluttede på mødet den 9. november 2010, at Allerød Kommunes strategi for tværkommunalt samarbejde fokuserer på konkrete samarbejder med flere forskellige kommuner med henblik på udnyttelse af de faglige og økonomiske gevinster ved opgavespecifikke samarbejder. Økonomiudvalget besluttede tillige, at kommunaldirektøren bemyndiges til på administrativt niveau at forhandle konkrete forslag til samarbejde med andre kommuner med henblik på forelæggelse af forslagene til politisk behandling i Økonomiudvalget. Status Status vedrørende kommunaldirektørens forhandlinger er p.t. følgende: - Brandslukning: Allerød Kommune har på såvel administrativt som politisk niveau haft kontakt til det tværkommunale 60 selskab Rudersdal Hørsholm Brandvæsen for at drøfte samarbejde omkring brandslukning. Kontakten resulterede ikke i, at Allerød Kommune kunne optages i 60 selskabet. Byrådet besluttede derfor den 27. januar 2011 at udbyde brandslukningsopgaven. Udbudsresultatet blev behandlet i Økonomiudvalget den 17. maj 2011 og behandles i Byrådet den 26. maj

24 - Genoptræning: Allerød Kommune har på såvel administrativt som politisk niveau haft kontakt til Hørsholm Kommune om et muligt samarbejde på genoptræningsområdet, idet Hørsholm Kommune i 2012 ibrugtager et nyt genoptræningscenter med tilknyttede døgngenoptræningspladser. Sundheds- og Velfærdsudvalget besluttede den 1. marts 2011 ikke at indgå i et formaliseret partnerskab med Hørsholm Kommune på genoptræningsområdet, idet Allerød Kommunes genoptræningsopgaver nu og fremadrettet kan rummes indenfor de eksisterende ressourcer og fysiske rammer. Det er forvaltningens indstilling, at det i investerings-oversigten afsatte anlægsbeløb på 25 mio. kr. til genoptrænings-faciliteter i 2014 kan udgå af budgettet som konsekvens heraf. - Jobcenter: Allerød Kommune har på såvel administrativt som politisk niveau haft kontakt til Rudersdal Kommune om etablering af et fælles jobcenter. Byrådet besluttede den 23. marts 2011 at bemyndige borgmesteren til at rette henvendelse til relevante myndigheder og med afsæt i udfordringsretten søge om dispensation til at sammenlægge de to kommuners jobcentre i Birkerød, Rudersdal Kommune pr. 1. januar Ansøgningen er afsendt og de to kommunale forvaltninger arbejder videre med yderligere redegørelser om økonomiske forhold, om serviceniveau for forskellige målgrupper og om praktiske forhold ved etablering af et fælles jobcenter, jf. byrådets beslutning. I de foreløbige økonomiske overslag i sagen er der regnet med mindreudgifter til ydelser, som ikke vedrører servicerammen, og på ledelses- og administrationsbudgettet, som vedrører servicerammen. Sidstnævnte forventes at kunne give en årlig budgetbesparelse på 0,5 mio. kr. til Allerød Kommune. Indenrigs- og Sundhedsministeren samt Beskæftigelsesministeren har i brev af 13. maj 2011 meddelt, at der ikke er den fornødne lovhjemmel til at imødekomme ansøgningen, men at de er indstillede på at forsøge at tilvejebringe den fornødne hjemmel. - Madproduktion: Allerød Kommune er blevet kontaktet af Hillerød Kommune og Halsnæs Kommune med invitation til at overveje at indgå i det tværkommunale 60 selskab, som Hillerød og Halsnæs kommuner planlægger at etablere med henblik på drift af et storkøkken til madproduktion. Storkøkkenet er placeret i Hillerød og dermed tæt på Allerød Kommune. Formålet med at undersøge om der er et fagligt og økonomisk potentiale i at indgå i et tværkommunalt samarbejde indenfor madproduktion til bl.a. ældreområdet er dels at undgå kommunale udgifter i 2011 til at forberede konkurrenceudsættelse af Allerød Kommunes virksomhed Mad og Måltider, dels at undgå kommunale udgifter til at udbyde opgaven vedrørende mad til hjemmeboende i 2013, og dels at undgå kommunale udgifter til at ombygge Engholm Køkken, hvortil der er afsat 6,8 mio. kr. på investeringsoversigten i Økonomiudvalget godkendte på mødet den 17. maj 2011, at henvendelsen fra Hillerød og Halsnæs kommuner analyseres nærmere for afklaring af fordele og ulemper ved Allerød Kommunes eventuelle deltagelse i et 60-selskab på området. Konkrete samarbejdsmuligheder Til brug for byrådets forårsseminar i 2010 udarbejdede forvaltningen et notat om tværkommunale samarbejder dels for at orientere om hvordan tværkommunalt samarbejde foregår, dels for at udpege konkrete emner, hvor det vil være relevant at arbejde videre med tværkommunalt samarbejde. I notatet blev nævnt en række samarbejdsområder såsom KKR, busdrift, planlægning i det åbne land, det specialiserede socialområde, erhvervsservice, genoptræning og kultur. Derudover indgår Allerød Kommune i formaliserede samarbejder på en række af kommunens øvrige driftsområder. 24

25 Endelig deltager Allerød Kommune i vidensudveksling, erfa-grupper, fælles kurser, fælles udbud, m.v. sammen med andre kommuner. Forvaltningen vil arbejde videre med at undersøge, hvorvidt der kan aftales fælles opgaveløsning med andre kommuner særligt hvor Allerød Kommunes størrelse gør det vanskeligt at afsætte ressourcer til stillinger, der kræver specialviden på afgrænsede områder. Konkret kan forvaltningen pege på analysemuligheder indenfor løn, it, byggesagsbehandling, vejog bygningsvedligeholdelse, vinterbekæmpelse, kollektiv trafik, natur og miljø, miljøvagt, sprogstimulering af to-sprogede småbørn, tilsyn på ældreområdet, tilsyn med opholdssteder, tilsyn med anbragte børn, tilbud vedrørende psykiatri og misbrug, tandpleje, modtageklasser, den særligt tilrettelagte ungdomsuddannelse, undervisning af plejefamilier, etablering af akutplejefamilier, døgnvagt på familieområdet, sundhed og forebyggelse, velfærdsteknologi og telemedicin, hjælpemiddeldepot, visitation til bil og særlige hjælpemidler, m.v. Forvaltningen forventer, at iværksættelse af tværkommunale samarbejder på områder som disse vil kunne styrke den faglige bæredygtighed i opgaveløsningen, men at der ikke på nuværende tidspunkt kan fastlægges budgetmæssige gevinster herved. Eventuelle økonomiske konsekvenser af et samarbejde med andre kommuner vil afhænge af det konkrete samarbejdes karakter, og vil dermed skulle fastlægges fra sag til sag f.eks. gennem løbende driftsbesparelser eller ved mindskelse af behov for anlægsudgifter. Ved budgetlægningen kan der vælges enten ikke at indsætte budgetforudsætninger om økonomiske gevinster ved tværkommunale samarbejder, idet eventuelle økonomiske gevinster først indarbejdes i budgettet, når de kan konstateres eller at indsætte budgetforudsætninger om forventede økonomiske gevinster ved tværkommunale samarbejder med henblik på efterfølgende udkontering, når/hvis de økonomiske gevinster kan konstateres. Forvaltningen anbefaler den første budgetteringsmodel af hensyn til forudsætningen om, at der foretages en realistisk budgetlægning. Såfremt byrådet ønsker at anvende den anden budgetteringsmodel, vil forvaltningen p.t. kunne pege på følgende opstilling, idet det forudsættes, at forvaltningen løbende iværksætter tværkommunale samarbejder med økonomisk gevinst, der akkumuleres over budgetårene. De indarbejdede budgetforudsætninger revurderes årligt ved budgetlægningen. Mio. kr. Serviceudgifter Drift Fælles jobcenter 0,500 0,500 0,500 0,500 Øvrige samarbejder 0,000 0,250 0,500 0,750 0,500 0,750 1,000 1,250 25

26 Besparelsesforslag: Kommissoriumnummer (indeholder udvalgsforkortelse og fortløbende numre, hvis flere forskellige forslag angiv A, B, C mv.) Acadresagsnummer Overblik over maksimalt besparelsespotentiale de enkelte år Analyse af sygefravær ØU 07 - Analyse af sygefravær Xxx Budgetår Indtægter - = merindtægter + = mindreindtægter Udgifter + = merudg. - = mindreudg. Netto Overblik over maksimale konsekvenser i antal kommunalt ansatte beskæftigede for de enkelte år Mulig ikrafttrædelsesdato Analyseområde Total reduktion i Budgetår antal årsværk Det meste er allerede i gang. Hvis yderligere tiltag ønskes, kan ikrafttrædelse ske afhængig af tiltagets art, fra øjeblikkeligt til ca. 3 måneder efter beslutning Analysen omhandler sygefravær. I analysen behandles korttids- hhv. langtidssygefravær separat. Sygefravær Sygefravær var i 2010 et af Hovedudvalgets indsatsområder. I forbindelse med indsatsen blev sygefraværspolitikken revideret. De største ændringer var skærpelsen af tidspunkt for afholdelse af sygefraværssamtaler (senest ved 2 ugers sammenhængende fravær) samt tydeligere lokale aftaler for afholdelse af omsorgssamtaler. Omsorgssamtaler afholdes på baggrund af 26

27 bl.a. flere kortere eller længere sygefraværsperioder samt ved tegn på mistrivsel og har et sygefraværsforebyggende sigte. Herudover gennemførte over 90% af lederne kursus i omsorgsog sygefraværssamtaler i perioden juni - oktober Udarbejdelse af lokale retningslinjer er gennemført og vil blive fulgt op på i andet halvår af Nedenfor redegøres forskellige sygefravær fra forskellige vinkler samt for mulige måder at arbejde med sygefravær på. Konkret om økonomi Fra kan der først hentes refusion efter 28 dages sammenhængende fravær, mod 21 dage i I 2010 blev der hentet ca. 14 mio kr. i sygedagpengerefusion. Den ny praksis kan ikke beregnes nøjagtig, men anslået vil det formentlig være 4-5 mio kr., Allerød Kommune vil få mindre i sygedagpengerefusion. Der skal således en aktiv indsats til for at undgå, at udgifterne stiger. Beløbet er lagt ind som en administrativ korrektion. Muligvis vil vi blive kompenseret via bloktilskud, men det vides først ifm. regeringsaftalen. Sygefraværet i tal I materialet er valg arbejdsdage som udtryk for sygefraværet. Når vi skal sammenligner sygefravær med andre kommuner, anvendes det fælles løndatasystem (FLD). I dette system er det alene egne sygedage og 56 sygdom, der registreres. 56 er sygedage som følge af en kronisk sygdom, som medfører refusion fra 1. sygedag i stedet for de normalt 21 dage. Tallet for 2010 er på 16,3 kalenderdage per medarbejder mod 16,9 i 2009 og dermed et lille fald. Sygefraværsprocenten er steget siden 2008, hvor fraværet var på gennemsnitligt 15,9 kalenderdag. En forklaring er formentlig, at mere sygefravær nu registreres korrekt, idet vi har fået et andet og bedre indberetningssystem. En stor del af stigningen er dermed sandsynligvis ikke forbundet med fraværsforøgelse. Imidlertid kan ændringen ikke alene tilskrives dette forhold. Årsagerne skal sandsynligvis findes i omstruktureringen på dagtilbudsområdet samt opsigelser efter vedtagelse af budget 2010 og I forbindelse med udmøntningen af budget 2011 blev en del af de berørte medarbejdere sygemeldt og sygefraværet blandt 27